PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU. Faktura i Kasa Start dla WINDOWS

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA KROK PO KROKU Faktura i Kasa Start dla WINDOWS Wersja 2006

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. jest zabronione. Copyright SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Wszelkie prawa zastrzeżone. Portions of this program Copyright Pervasive Software, Inc. All Rights Reserved. Btrieve jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Pervasive Software, Inc. Microsoft jest zastrzeżonym znakiem towarowymi firmy Microsoft Corporation. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Opracowanie i skład: SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. Wydanie I Warszawa, kwiecień 2006

3 Spis treści Wstęp 1 Linia SYMFONIA Start...1 System SYMFONIA...1 Możliwości programu...3 Szybki dostęp do informacji...3 Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów...3 Planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży...3 Raporty i zestawienia...3 Rozliczanie transakcji...4 Wymiana danych z innymi programami...4 Współpraca z programami Systemów SYMFONIA i SYMFONIA Start...5 Stosowane konwencje...5 Układ dokumentacji...6 Korzystanie z podręczników drukowanych...6 Korzystanie z dokumentów elektronicznych...6 Korzystanie z pomocy kontekstowej...7 Aktualność informacji...9 Zastrzeżenia...9 Instalacja i przygotowanie programu do pracy 11 Instalacja i rejestracja programu...12 Instalacja...12 Rejestracja numeru seryjnego podczas instalacji...12 Rejestracja programu u producenta...13 Firma DEMO...13 Uruchamianie programu...13 Zakładanie własnej firmy...14 Konfigurowanie drukarek...16 Drukarki tekstowe...16 Drukarki graficzne...18 Drukarki fiskalne...19 Firma zakładanie, ustawienia, parametry...23 Firmy w programie Faktura i Kasa Start...23 Uzupełnianie informacji o firmie...24 Ustalanie parametrów pracy...24 Użytkownicy programu i ich uprawnienia...25 Numeracja dokumentów...26 Wypełnianie danymi kartotek kontrahentów i towarów...26 Zakończenie pracy...27

4 II Spis treści Praca z programem 29 Okna programu...30 Główne okno programu...30 Okna kartotek...31 Okna dialogowe...32 Okna danych...32 Nawigacja...32 Przyciski narzędziowe...32 Menu...33 Menu kontekstowe...33 Wybór z listy...33 Klawisze skrótów...33 Organizacja danych...33 Grupowanie danych według kryteriów wyboru...34 Grupowanie danych według rodzajów...36 Lista...36 Przetwarzanie danych...36 Raporty...36 Operacje...37 Operacje grupowe...37 Zestawienia...37 Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie danych...38 standardowe elementy formularzy...38 Wykorzystanie danych z kartotek podczas wprowadzania danych...38 Słowniki...39 Rodzaje...40 Notatki...40 Metoda "przeciągnij i upuść"...40 Kalkulator...40 Kalendarz...40 Zabezpieczenie i archiwizacja danych...41 Wymiana danych...42 Format Format Dokumenty, kontrahenci i towary w programie Faktura i Kasa Start 45 Firma...46 Kontrahenci...46 Towary...47 Typy towarów...47 Przeliczenia jednostek miary...47 Dokumenty...48 Kategorie dokumentów i powiązania między nimi...48 Wystawianie dokumentów sprzedaży...49 Przyciski poleceń w oknie wystawiania dokumentu...55

5 Spis treści III Operacje grupowe: tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów...55 Sprzedaż 59 Czynniki określające politykę sprzedaży...60 Obliczanie końcowej ceny na dokumencie sprzedaży...61 Współpraca z drukarkami fiskalnymi...62 Kategorie dokumentów sprzedaży obsługiwane przez program...62 Wystawianie dokumentów sprzedaży...62 Dokumenty sprzedaży VAT - faktura VAT, paragon...63 Sprzedaż nie podlegająca VAT...66 Operacje na wystawionym dokumencie sprzedaży...67 Unieważnienie (Anulowanie) wystawionego dokumentu...67 Wystawianie dokumentu korygującego...68 Wprowadzanie poprawek na dokumencie...68 Wydruk rejestrów VAT...68 Rozliczenia finansowe 71 Kartoteka Pieniądze...72 Definiowanie rejestrów pieniężnych...72 Należności i zobowiązania...75 Płatności...77 Współpraca z programami księgowymi...80 Synchronizacja kartotek...80 Schematy księgowań...82 Eksport danych dokumentów do programów księgowych...85 Indeks 89

6

7 Wstęp Linia SYMFONIA Start Program FAKTURA I KASA Start jest jednym z programów Systemu SYMFONIA Start, kompleksowo wspomagającego zarządzanie małymi firmami. Tworzą go programy w wersji jednostanowiskowej, obsługujące tylko jedną firmę, wykorzystujące jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. Obecnie są to programy: Mała Księgowość Start Program umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów wraz z rejestrami VAT. Wspomaga również ewidencjonowanie środków trwałych i wyposażenia, rozliczanie wykorzystania pojazdów, prowadzenie analiz przychodowo kosztowych, rozliczanie podatku VAT i podatku dochodowego firmy. Program może być szczególnie przydatny dla właścicieli samodzielnie prowadzących dokumentację swojej firmy, umożliwiając im pełną kontrolę dochodów. Faktura i Kasa Start Program obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych nie posiadających magazynu. Wystawia dokumenty sprzedaży, obsługuje kasę i inne rejestry pieniężne. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe zachodzące w firmie. Wspomaga planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Handel Start Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności. Wspomaga planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. System SYMFONIA Firma SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. wychodzi także naprzeciw potrzebom większych użytkowników, dla których funkcjonalność linii SYMFONIA Start może okazać się niewystarczająca. Dla tych firm oferujemy na korzystnych warunkach finansowych programy Systemu SYMFONIA Premium, wspomagającego zarządzanie w większych firmach. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci; także wykorzystują jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. W skład Systemu SYMFONIA Premium wchodzą obecnie następujące programy: Finanse i Księgowość Premium Program realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe - budowanie planu kont, księgowanie dokumentów, automatyczne obliczanie bilansu zamknięcia, prowadzenie

8 2 Wstęp rozrachunków i rozliczeń, generowanie dostarczonych z programem lub zdefiniowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Analizy Finansowe Premium Program wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-ekonomicznych w firmie. Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zarejestrowanych w programie FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS EXCEL. Zawiera gotowe wzorce podstawowych raportów i zestawień. Środki Trwałe Premium Program wspomaga pracę działu księgowego, ułatwiając ewidencjonowanie, wyliczanie, amortyzację, aktualizację i umarzanie środków trwałych, niskocenowych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzi także ewidencję miejsc użytkowania środków. Kadry i Płace Premium Program zarządza płacami oraz danymi kadrowymi pracowników i firmy. Wspomaga planowanie, ewidencję czasu pracy i płac (umożliwia wykorzystywanie danych z modelu kadrowego do automatycznego naliczania płac). Umożliwia prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowo-płacowej. Płace Premium Program wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Przyspiesza comiesięczne i roczne rozliczenia - generuje listy płac, potrzebne zestawienia, druki i raporty, drukuje przelewy. Zapewnia tajność płac. Wspomaga rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Handel Premium Program wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności. Obsługuje firmy wielooddziałowe. Wspomaga planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży. Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. Faktura Premium Program w całości obsługuje sprzedaż w firmach usługowych i handlowych (nie posiadających magazynu). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży, w tym także dokumenty walutowe oraz dokumenty Pro Forma. Obsługuje Kasę i inne rejestry pieniężne. Rozlicza transakcje gotówkowe i bezgotówkowe zachodzące w firmie. Pozwala zaplanować i prowadzić określoną politykę sprzedaży. Obsługuje drukarki fiskalne. Mała Księgowość Premium Program przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji i rozliczeń podatkowych obowiązujących w małych firmach, prowadzących uproszczoną księgowość. Obsługuje wynagrodzenia pracownicze, ewidencję wyposażenia, środki trwałe i wykorzystywanie prywatnych pojazdów do celów służbowych. Ułatwia i przyspiesza prawidłowe rozliczanie podatków z Urzędem Skarbowym., współpracuje z programem Płatnik.

9 Możliwości programu Wstęp 3 Zadaniem programu jest wspomaganie działania firm poprzez ułatwienie rejestracji zdarzeń gospodarczych i wystawiania odpowiednich dokumentów. Udostępnia on wiele narzędzi, ułatwiających zarządzanie działalnością w firmach handlowych i usługowych. Obecna wersja dostosowana jest do obsługi zmian związanych z przystąpieniem Polski do UE. Najistotniejsze cechy tego programu to: Szybki dostęp do informacji Program ułatwia porządkowanie, przechowywanie i wyszukiwanie danych udostępniając następujące możliwości: Możliwość porządkowania informacji na wiele różnych sposobów, w zależności od potrzeb użytkownika oraz zmiany organizacji informacji w każdym momencie pracy z programem. Szybkie i proste wyszukiwanie informacji w kartotekach według różnych kryteriów Szybkie wprowadzanie danych do kartotek możliwość tworzenia wzorców dla zapisywanych informacji. Szybkie i łatwe wystawianie dokumentów Program umożliwia: Wystawianie dokumentów sprzedaży dla sprzedaży objętej podatkiem VAT i nie podlegającej VAT. Elastyczne zarządzanie numeracją dokumentów. Możliwe jest: Określenie w parametrach pracy programu sposobu kontroli numeracji dokumentów podczas ich wystawiania Określenie symbolu serii, szablonu numeru dokumentu oraz zakresu ciągłości numeracji dokumentów Grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów w przypadku powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. Rejestrowanie wszystkich lub wybranych dokumentów sprzedaży VAT (w zależności od obowiązujących w firmie zasad obsługi sprzedaży VAT) na drukarce fiskalnej. Planowanie i prowadzenie polityki sprzedaży Możliwość zdefiniowania dla każdego towaru czterech cen sprzedaży (trzy ceny netto, także walutowe, jedna brutto, tylko złotówkowa). Możliwość odrębnego określenia domyślnych warunków sprzedaży dla każdego z kontrahentów. Możliwość definiowania indywidualnych cen i upustów na dany towar lub rodzaj towaru dla konkretnego kontrahenta lub rodzaju kontrahenta. Możliwość definiowania kwotowych i procentowych upustów ilościowych dla towaru lub rodzaju towaru. Możliwość przeprowadzenia zmiany cen dla grupy towarów oraz zmiany warunków sprzedaży w grupie wybranych kontrahentów. Pomoc w naliczaniu bieżących cen sprzedaży Raporty i zestawienia Program umożliwia tworzenie następujących zestawień:

10 4 Wstęp Zestawień sprzedaży: globalnych za wybrany okres według dokumentów, kontrahentów i towarów szczegółowych dla wybranego kontrahenta według dokumentów i towarów. szczegółowych dla wybranego towaru według dokumentów i kontrahentów. w ujęciu chronologicznym, z podziałem według użytkowników Zestawień umożliwiających kontrolę rozrachunków i terminów płatności Zestawień rejestrów dokumentów sprzedaży. Cenników dla wybranych towarów. Rozliczanie transakcji Przy wystawianiu dokumentu handlowego występuje równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przyjęciu gotówki (czeku, karty płatniczej, itp.), lub rejestrująca fakt przyszłej zapłaty (np. przelew bankowy). Informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych przechowywane są w kartotece Pieniądze. Umożliwia to: Rejestrowanie i wystawianie dokumentów dotyczących płatności o różnym charakterze Możliwość grupowania wpłat i wypłat pieniężnych w rejestrach Rozliczanie rozrachunków i płatności Tworzenie raportów płatności, także raportów kasowych Wymiana danych z innymi programami Współpraca między programem FAKTURA I KASA Start a innymi programami polega na wymianie plików tekstowych z danymi. Dzięki wykorzystaniu różnych bibliotek programowych (DLL) program FAKTURA I KASA Start (i inne programy Systemu SYMFONIA ) mogą wykorzystywać różne formaty danych dla wymiany danych między sobą lub wymiany danych z innymi programami (np. edytorami tekstów, arkuszami kalkulacyjnymi itp. Obecnie dostępne są dwa formaty wymiany danych: Format 2.0 i Format 3.0. Format 2.0 W formacie tym dane dotyczące kolejnych pozycji kartoteki zapisywane są w osobnych wierszach pliku tekstowego. Pierwszy wiersz tego pliku może zawierać nazwy pól. Poszczególne pola danych rozdzielone są ogranicznikami pól. Pola tekstowe (które mogą zawierać dowolne znaki, także takie, które zostały zdefiniowane jako ograniczniki pól) są ujęte w ograniczniki tekstu. Można także określić sposób kodowania polskich znaków: Windows lub DOS. Format 3.0 Jest to format wymiany danych pomiędzy modułami Systemu SYMFONIA. W tym formacie zarówno liczba jak i kolejność występowania poszczególnych danych nie ma znaczenia, gdyż dane są rozpoznawane poprzez ich nazwę, a nie położenie w pliku danych. Jest to obecnie preferowany format wymiany danych.

11 Wstęp 5 Współpraca z programami Systemów SYMFONIA i SYMFONIA Start Finanse i Księgowość Współpraca programu FAKTURA I KASA Start (FL) i programu FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ (FK) polega na przekazywaniu przez FL do FK informacji o wystawionych dokumentach sprzedaży i dokumentach płatności w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Po zdefiniowaniu odpowiednich schematów księgowań program automatycznie dekretuje dokumenty eksportowane do programu FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ. Wymieniane są również dane opisujące kontrahentów, pracowników i urzędy. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy. Mała Księgowość Premium, Mała Księgowość Start Współpraca z tymi programami polega na automatycznym dekretowaniu wystawionych dokumentów, przekazywaniu do programu MAŁA KSIĘGOWOŚĆ Premium lub MAŁA KSIĘGOWOŚĆ Start informacji zawartych w wystawionych dokumentach, a także na przekazywaniu danych opisujących kontrahentów, pracowników i urzędy. Informacje te są przekazywane w postaci plików tekstowych zapisanych w odpowiednim formacie. Możliwe jest także automatyczne uzgadnianie zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy. Stosowane konwencje Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy czcionki innego kształtu oraz znaków graficznych, umieszczanych na lewym marginesie, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania. Wyróżnienia te stosowano według następujących konwencji: Przykład Znaczenie Kontrahenci, Alt+K Po zamknięciu Nazwy okien programu, nazwy pól w oknach, nazwy przycisków, poleceń menu i klawiszy klawiatury. Ważne uwagi. Tekst oznaczony w taki sposób należy koniecznie uważnie przeczytać! Moment zamknięcia... Dodatkowe wskazówki i uzupełnienie wiadomości dla zaawansowanych Czytelników. Fragmenty te można przy pierwszym czytaniu pominąć bez stracenia wątku. Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemów WINDOWS 9X /NT/2000. Dla łatwiejszego poruszania się po podręczniku dołączono, na końcu podręcznika, spis rysunków. Środowisko WINDOWS przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszki, ale dla użytkowników, którzy wolą korzystać z klawiatury, określono zapis sekwencji klawiszy: Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze.

12 6 Wstęp Ctrl+Shift+A Ctrl+A, R oznacza, że należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa klawisze i wcisnąć klawisz R. Układ dokumentacji Pełną dokumentację programu stanowią podręcznik drukowany, podręcznik elektroniczny, dokumenty w formacie PDF opisujące wybrane zagadnienia, plik w formacie RTF opisujący wprowadzane w programie zmiany oraz pomoc kontekstowa do programu. Aby otworzyć plik opisujący wprowadzane w programie zmiany, należy wybrać polecenie Pomoc Aktualności. Korzystanie z podręczników drukowanych Do programu dołączany jest drukowany Podręcznik Krok po kroku umożliwiający szybkie rozpoczęcie pracy i nabranie orientacji w programie bez wchodzenia we wszystkie szczegóły jego obsługi. Zwiera opisy najczęściej wykonywanych czynności, odpowiada na pytanie Jak to zrobić? Oto krótki opis poszczególnych rozdziałów: 1 Instalacja i przygotowanie Opis wymagań i procedury instalacji programu, oraz programu do pracy czynności, które należy wykonać, aby przygotować program do pracy. 2 Praca z programem Opis zagadnień dotyczących bieżącej pracy z programem 3 Dokumenty, kontrahenci Opis sposobu prezentacji dokumentów, towarów i i towary w programie kontrahentów w programie 4 Sprzedaż Opis zagadnień dotyczących sprzedaży 5 Rozliczenia finansowe Opis zagadnień dotyczących rozliczania transakcji Podręcznik drukowany jest zaopatrzony w szczegółowy spis treści oraz indeks, ułatwiające znalezienie interesujących czytelnika zagadnień. Korzystanie z dokumentów elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną, uaktualnioną w stosunku do podręcznika papierowego wiedzę o programie. Opisuje także zmiany w programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania drukiem. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie PDF. Oprócz tego do programu dołączane są inne dokumenty w tym formacie, opisujące wybrane zagadnienia Sposoby korzystania z dokumentów w formacie PDF są szczegółowo opisane w systemie pomocy przeglądarki ACROBAT READER, dostarczanej wraz z oprogramowaniem i dokumentacją. Aby otworzyć podręcznik elektroniczny, należy wybrać polecenie Pomoc Podręcznik użytkownika. Aby uzyskać dostęp do pozostałych dokumentów w formacje PDF, należy wybrać polecenie Pomoc Dokumentacja.

13 Wstęp 7 Korzystanie z pomocy kontekstowej Pomoc do programu stanowi interaktywne wyjaśnienie zawartości okien programu. Pliki pomocy prezentują w formie interaktywnej pełną wiedzę o programie i uczą początkującego użytkownika podczas bieżącej pracy z programem. Wywołanie pomocy kontekstowej Aby wywołać pomoc dotyczącą okna, należy wskazać okno kursorem i kliknąć lewym klawiszem myszki, a następnie przycisnąć klawisz F1. Można też kliknąć przycisk Pomoc, jeśli jest dostępny w wybranym oknie. Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu głównego okna programu, należy wybrać przycisk. Gdy kursor zmieni kształt na, należy wskazać nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki. Aby uzyskać pomoc dotyczącą elementu okna dialogowego, należy wybrać przycisk, znajdujący się w prawym górnym rogi okna. Gdy kursor zmieni kształt na, należy wskazać nim element okna i kliknąć lewym klawiszem myszki. Innym sposobem uzyskania pomocy na temat elementu ekranu jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy obszaru, dla którego potrzebna jest pomoc i wybranie polecenia Co to jest? Przeglądarka HTML Help Zawartość plików pomocy jest udostępniana przez przeglądarkę HTML Help. Domyślnie plik pomocy jest wyświetlany w oknie podzielonym na trzy części. Ramka położona poniżej paska tytułu, zawiera pasek narzędziowy. Po lewej stronie okna znajduje się ramka nawigacyjna, zawierająca zakładki Spis treści, Indeks i Wyszukaj. Po prawej stronie okna znajduje się ramka tematu, w której wyświetlany jest wybrany temat pomocy lub temat domyślny. Zmiana rozmiaru i pozycji okna przeglądarki Pozycję okna przeglądarki oraz jego rozmiary, a także rozmiary ramek nawigacji i tematu można łatwo zmieniać: Aby zmienić rozmiar ramki nawigacji lub tematu, należy wskazać kursorem rozdzielającą je linię. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć linię rozdzielającą ramki w prawo lub w lewo. Aby proporcjonalnie zmniejszyć lub powiększyć całe okno przeglądarki, należy wskazać kursorem dowolny narożnik okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć narożnik w nową pozycję. Aby zmienić wysokość lub szerokość okna przeglądarki, należy wskazać kursorem jedną z krawędzi okna. Gdy kursor zmieni się w podwójną strzałkę, należy przeciągnąć krawędź w nową pozycję. Aby zmienić pozycję okna przeglądarki na ekranie, należy kliknąć pasek tytułu i przeciągnąć okno na nowe miejsce.

14 8 Wstęp Okno przeglądarki jest wyświetlane w takim położeniu i rozmiarach, jakie zostały ustalone przy jej poprzednim użyciu. Znajdowanie tematu pomocy Aby wyszukać i wyświetlić temat w Spisie treści, należy kliknąć zakładkę Spis treści, na rozwijanej liście ważnych tematów odszukać wybrany temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić temat w Indeksie, należy kliknąć zakładkę Indeks, wpisać w puste pole poszukiwane słowo kluczowe, wyszukać na przewijanej liście odpowiednią pozycję indeksu (temat często jest przypisany do więcej niż jednej pozycji indeksu), wskazać ją kursorem i kliknąć. Aby wyszukać i wyświetlić tematy, w których występuje poszukiwane słowo lub fraza, należy kliknąć zakładkę Wyszukaj, wpisać w puste pole poszukiwane słowo lub frazę, wybrać z listy temat, wskazać go kursorem i kliknąć. Znajdowanie tematu za pomocą przycisków narzędziowych Na pasku narzędziowym przeglądarki HTML Help znajduje się pięć przycisków, których można użyć do znajdowania tematów: Wstecz wyświetla poprzednio oglądany temat. Dalej wyświetla następny z oglądanych poprzednio tematów. Zatrzymaj zatrzymuje pobieranie strony internetowej. Odśwież odświeża zawartość strony internetowej wyświetlanej w ramce tematu. Start wyświetla stronę Startową przeglądanego pliku pomocy Pasek narzędziowy może nie zawierać niektórych z wymienionych przycisków Kopiowanie tematu Aby skopiować część tematu, należy zaznaczyć tekst, który ma być skopiowany, kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać polecenie Kopiuj. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja. Aby skopiować cały temat, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie wybrać polecenie Zaznacz wszystko, ponownie kliknąć prawym klawiszem i wybrać polecenie Kopiuj. Powoduje to skopiowanie tematu do schowka. Następnie należy otworzyć dokument, do którego temat ma być skopiowany, umieścić kursor w miejscu, w którym ma się znaleźć kopiowana informacja i wybrać polecenie Wklej z menu Edycja.

15 Wstęp 9 Drukowanie tematu pomocy Aby wydrukować bieżący temat pomocy, należy kliknąć prawym klawiszem myszki w ramce tematu, a następnie z menu pomocniczego wybrać polecenie Drukuj. Aby wydrukować temat pomocy wybrany ze spisu treści, należy kliknąć prawym klawiszem myszki pozycję spisu i wybrać polecenie Drukuj. Program umożliwia wydrukowanie tylko wybranego tematu lub wybranego tematu i wszystkich podtematów. Aktualność informacji Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Aby zapoznać się z nowościami i zmianami dokonanymi po wydrukowaniu podręcznika, należy wybrać pozycję Jak uzyskać pomoc Najnowsze informacje ze spisu treści Pomocy programu Faktura i Kasa Start. Opisy wszystkich nowości oraz zmian, które nie zostały ujęte w tym podręczniku ani w systemie Pomocy można znaleźć w pliku amfl_zmiany.rtf, dołączanym w momencie instalowania programu, oraz na naszych stronach internetowych pod adresem Zastrzeżenia Podczas pisania przewodnika przyjęto, że użytkownik zna podstawowe zasady obsługi programów w środowisku WINDOWS oraz stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Podane w przewodniku przykłady ilustrują wyłącznie sposób działania programu i nie mogą być traktowane jako źródło informacji dotyczących zagadnień handlowych, finansowych lub podatkowych. Rzeczywiste dane własnej firmy należy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Wszystkie użyte w przykładach nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.

16

17 R O Z D Z I A Ł 1 Instalacja i przygotowanie programu do pracy Dowiesz się: Jak zainstalować i zarejestrować program Jak uruchamiać program Jak konfigurować drukarki Jak przygotować program do pracy w firmie Jak kończyć pracę z programem

18 12 Rozdział 1 W tym rozdziale opisano wszystkie czynności, które należy wykonać rozpoczynając pracę z programem. Wykonuje się je tylko raz, ale od ich właściwego przeprowadzenia zależy, czy dalsza praca będzie przebiegała bez przeszkód. Przed rozpoczęciem wykorzystywania programu w firmie należy go przystosować do jej specyficznych warunków i potrzeb. Wskazane jest udokumentowanie aktualnego sposobu postępowania i dopasowanie go do oferowanych przez program metod. Być może konieczne będą modyfikacje procedur działania firmy, ale jest to normalne zjawisko w czasie wprowadzania komputerowych metod wspomagania działalności. Pozwoli to uniknąć konieczności wprowadzania zmian i zakłócania ciągłości pracy w firmie, umożliwiając łatwiejszą i bardziej efektywną pracę. Należy także szczegółowo przemyśleć sposób wykorzystania jego możliwości zgodnie z zasadami określonymi w ordynacji podatkowej, ustawie o rachunkowości, ustawach podatkowych oraz rozporządzeniach Ministra Finansów. Instalacja i rejestracja programu Instalacja Program instalacyjny kopiuje wszystkie niezbędne pliki z płyty CD do wskazanego przez użytkownika katalogu. Jeśli wcześniej na komputerze tym nie były instalowane programy Systemu SYMFONIA, zakłada w menu Start/Programy odpowiedni folder oraz umieszcza tam skrót programu. Instalacja nie wymaga wykonania żadnych dodatkowych czynności po jej zakończeniu. Rejestracja numeru seryjnego podczas instalacji Okno Rejestracja programu umożliwia zarejestrowanie programu przed jego dalszą instalacją. Zawiera ono następujące pola: Nazwisko.użytkownika W tym polu program odczyta i podpowie automatycznie nazwisko użytkownika systemu operacyjnego. Można je zmienić na nazwisko właściciela instalowanego programu, jeżeli są różne. Nazwa.firmy W tym polu program odczyta i podpowie automatycznie nazwę firmy będącej użytkownikiem systemu operacyjnego. Można ją zmienić na nazwę właściciela instalowanego programu, jeżeli są różne. Nie musi to być nazwa firmy, której dane będą wprowadzane do programu. Numer.seryjny.programu W tych polach należy wpisać numer seryjny, znajdujący się na płycie CD Dopóki dwa pierwsze pola te nie zostaną wypełnione, niemożliwe będzie przejście do następnego okna przygotowania instalacji programu. Pozostawienie niewypełnionego pola Numer.seryjny.programu spowoduje zainstalowanie wersji demonstracyjnej, zawierającej ograniczenia. Treść wprowadzona do dwóch pierwszych pól jest zależna jedynie od użytkownika, natomiast numer seryjny musi być zgodny ze znajdującym się na płycie CD. W przypadku niezgodności numerów pojawi się komunikat z prośbą o wprowadzenie poprawnego numeru.

19 Instalacja i przygotowanie programu do pracy 13 Rejestracja programu u producenta Bezpośrednio po instalacji programu, prosimy o dokonanie jego rejestracji: 1. Uruchom zakupiony program. 2. Wybierz z menu Rejestracja polecenie Rejestracja programu, które uruchomi elektroniczną kartę rejestracyjną. 3. Wypełnij elektroniczną kartę rejestracyjną dokładnie czytając zawartość formatek. Wypełnioną kartę rejestracyjną prześlij poprzez e mail, fax lub pocztą na adres Działu Aktywacji SAGE SYMFONIA SP. Z O. O. (adres poniżej). Kontakt z Działem Aktywacji SAGE SYMFONIA SP. Z O. O.: ul. Bema Warszawa tel. (022) lub fax (022) aktywacja@symfonia.pl Firma DEMO Firma DEMO jest to firma demonstracyjna, służąca zaprezentowaniu możliwości programu. Nie służy do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie można jej w związku z tym aktywować. Jeżeli podczas instalacji programu zainstalowana została Wersja demonstracyjna, program wyświetli komunikat o ograniczeniach związanych z tym faktem. W takim przypadku w celu utworzenia własnej firmy należy ponownie zainstalować program, zaznaczając opcję Wersja pełna, podając numer seryjny znajdujący się na opakowaniu płyty zakupionej wraz z programem. Po instalacji programu należy utworzyć własną firmę. W programie Faktura i Kasa Start istnieje możliwość utworzenia tylko jednej własnej firmy. Uruchamianie programu Aby rozpocząć pracę z programem po jego zainstalowaniu, należy: 1. Kliknąć przycisk Start 2. Na wyświetlonej liście wskazać pozycję Programy, a następnie odnaleźć i kliknąć program SYMFONIA FAKTURA I KASA Start Aby prowadzić dalszą pracę z programem, należy wykonać następujące czynności: 1 Założyć firmę 2 Uzupełnić informacje o firmie 3 Ustalić podstawowe parametry pracy 4 Zdefiniować użytkowników programu i ich uprawnienia

20 14 Rozdział 1 5 Określić sposób numerowania dokumentów 6 Wypełnić danymi kartoteki kontrahentów i towarów Po przeprowadzeniu tych czynności program będzie gotowy do normalnej pracy, to znaczy do wystawiania dokumentów sprzedaży i płatności. Dane kontrahentów i towarów można wprowadzać do kartotek także podczas wystawiania dokumentów, ale wcześniejsze ich wprowadzenie bardzo ułatwia pracę. O ile do uruchomienia programu wystarczy przyjęcie domyślnych wartości ustawień, to dla pełnego wykorzystania możliwości programu oraz zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych konieczne jest ustalenie zasad zabezpieczania danych oraz dostosowanie do potrzeb firmy ustawień programu, parametrów pracy i uprawnień użytkowników. Zakładanie własnej firmy Aby utworzyć firmę, należy Wybrać przycisk polecenia z paska narzędziowego lub polecenie Nowa firma [CTRL+1] z menu Firma, w oknie programu bez firmy. Otworzy się okno dialogu Zakładanie nowej firmy. Jeżeli zainstalowana została wersja demonstracyjna programu, po wybraniu przycisku Nowa lub polecenia Nowa firma pojawi się komunikat: Wprowadzić informacje określające nazwę firmy oraz NIP. Jeśli firma nie ma jeszcze nadanego numeru NIP, można wpisać inny numer identyfikacyjny, np. REGON. Po wybraniu przycisku polecenia Utwórz nową firmę, zostanie utworzony zestaw plików baz danych umożliwiających przechowywania wprowadzonych informacji i otwarte okno, w którym możliwe jest wprowadzenie pozostałych informacji o firmie.