COMPUTERWORLDGUiDE. Office 365 w Sygnity

Transkrypt

1 COMPUTERWORLDGUiDE Office 365 w Sygnity wypróbuj bezpłatnie

2 Office 365 w Sygnity Computerworld Guide Office 365 w Sygnity Sygnity uczyniła duży krok naprzód w rozwoju organizacji, rewolucjonizując sposób dostępu pracowników do narzędzi komunikacji i pracy grupowej. Odważnie wybrano rozwiązanie, w którym dostęp do poczty możliwy jest na komputerach wyłącznie poprzez przeglądarkę i urządzenia mobilne. Decyzja ta okazała się słuszna. Sygnity jest firmą z długimi tradycjami, działającą w branży IT już od 20 lat. Firma oferuje usługi informatyczne m.in. w takich sektorach, jak: bankowość i finanse, administracja centralna i samorządowa, usługi, handel, detaliczny, budownictwo i inne. Posiadając kilkanaście oddziałów na terenie Polski, zatrudnia około 2000 pracowników i współpracowników, którzy pracują zarówno w biurach, jak i u klienta, a także zdalnie. Jednocześnie pracownicy ci są ekspertami w branży IT, którzy oczekują od usług informatycznych najwyższej jakości i elastyczności. Od analiz do decyzji Pierwsze prace nad wyborem nowego rozwiązania do pracy grupowej, obejmującego pocztę elektroniczną, komunikację poprzez VoIP i chat, system spotkań oraz pracę nad dokumentami, rozpoczęły się w marcu 2011 roku. W tym czasie w Sygnity rozpoczęto pracę nad specyfikacją projektu wyboru rozwiązania i listą dostawców spełniających te kryteria. Analizowano szerokie spektrum możliwości. Dokładnie przeanalizowaliśmy rozwiązania, jakie funkcjonują na rynku, pod kątem korzyści jakie mogą przynieść spółce. mówi Wojciech Zaskórski, dyrektor Biura Informatyki w Sygnity SA. Pod kątem przydatności przebadano wszystkie Wybór systemu rozwiązania do komunikacji i pracy grupowej w Sygnity harmonogram działań maj lip paÿ Zamkniêcie Rezygnacja Zawê enie wyboru lis gru listy wymogów z niektórych alternatyw do dwóch rozwi¹zañ Decyzja Umowa mar kwi Kryteria wyboru kwi maj lip Wyceny realnych rozwi¹zañ liczące się rozwiązania, zapewniające funkcjonalność poczty elektronicznej i komunikacji grupowej. Kolejnym etapem była ocena kosztów każdego z rozważanych wcześniej narzędzi. Na tę część poświęcono prawie tyle samo czasu co na lip wrz Analizy prawne Analizy bezpieczeñstwa analizy technologoczne wrz lis Testy wybranych rozwiazañ maj cze lip sie wrz paÿ lis gru lis gru Negocjacje sie paÿ Analizy prawne rtozwi¹zañ chmurowychwpolsce sprawdzanie funkcjonalności, analizując koszty od maja do lipca 2011 roku. Od lipca rozpoczęły się analizy dotyczące różnych aspektów rozwiązania, takich jak bezpieczeństwo oraz aspekty prawne. Dla takiej firmy jak nasza Sygnity to nie tylko klient, ale także partner Microsoftu, zatem wymagania co do systemu były dość wysokie. Istotnym wyzwaniem był czas wdrożenia, czyli dostarczenie gotowego rozwiązania produkcyjnie dla wszystkich użytkowników. Mieliśmy na to miesiąc. Musimy pamiętać również, że ponad 2200 skrzynek to jednak dość duże wdrożenie jak na rynek polski. Jednym z założeń stawianych nowemu rozwiązaniu było pojedyncze logowanie, czyli integracja usługi katalogowej która była po stronie Sygnity z usługami Office 365. Musieliśmy zatem zbudować infrastrukturę, która pozwoliła na taką integrację. Kolejnym wyzwaniem był System Lotus i konieczność jego integracji z usługami w cloud. O ile cała poczta w 100% została przeniesiona do Office 365, o tyle po stronie Lotusa zostało kilka aplikacji, które Sygnity zdecydowało się migrować w kolejnym etapie do Offica 365. Musieliśmy więc zapewnić koegzystencję tych aplikacji z usługami po stronie Office 365, np. z Exchange Online. Microsoft był aktywny na każdym etapie projektu. Wspieraliśmy klienta/partnera podczas wykonywanych analiz: analiza techniczna i fukcjonalna, analiza finansowa, analiza bezpieczeństwa i zgodności z istniejącymi przepisami. Uczestniczyliśmy również w procesie planowania projektu, a także samego wdrożenia. Po stronie Microsoftu mamy zawsze do dyspozycji techniczny dział serwisu 24/7 dla wszystkich naszych klientów, którzy zdecydują się na zakup Office 365. Sygnity miała również do dyspozycji firmę szkoleniową, która gotowa była udzielić wsparcia na każdym etapie projektu, oraz wsparcie konsultantów i specjalistów z Office 365. Od początku wiedzieliśmy, że kluczowy będzie dzień, kiedy cała organizacja zostanie przepięta na Office 365, i dobrze się do niego przygotowaliśmy, zapewniając wsparcie odpowiednich zasobów. Oczywiście tytaniczną pracę wykonało samo Sygnity i dzięki doskonałej organizacji i pracy specjalistów wspólnie udało się osiągnąć sukces. Jarosław Sokolnicki, Business Development Manager Partnerships, Online Services, Microsoft 2

3 Computerworld Guide Office 365 w Sygnity Na szczególną uwagę Sygnity zasługuje wykorzystanie narzędzia Lync. niezmiernie ważne są wszelkie aspekty prawne związane z wykorzystaniem chmury. Bez rozwiązania tych kwestii wiążących się z przechowywaniem danych w chmurze nie mogło być mowy o implementacji rozwiązania. W październiku ub. r. okazało się, że zastosowanie chmury jest prawnie dopuszczalne dla takiej jak my spółki giełdowej. Jednak naszym zdaniem nie wszystkie te rozwiązania mogą być implementowane mówi Wojciech Zaskórski. W październiku na liście wyboru pozostały już tylko dwa rozwiązania w chmurze, które potencjalnie spełniały postawione im warunki. Między wrześniem a listopadem wykonana została tura testów technologicznych, obejmujących m.in. testy wydajnościowe. Okazało się, że obecny rozwój infrastruktury w tym także rozwiązań mobilnych nie niesie zagrożeń związanych z możliwością wykorzystania aplikacji w chmurze. Aby zminimalizować ryzyko, kryteria wyboru zawężono do największych dostawców. Wśród czynników, które brano pod uwagę, należy w pierwszej kolejności wymienić funkcje niezbędne w codziennej pracy konsultantów Sygnity, czyli funkcjonalność obejmującą pocztę elektroniczną, kalendarz, kontakty, archiwum osobiste, odpowiednio dużą powierzchnię dyskową skrzynek pocztowych, integrację z Active Directory. Warunkiem koniecznym było także spełnienie podstawowych kryteriów związanych z zabezpieczeniem poprzez odpowiednie certyfikaty i SLA powyżej 99,9%. Bardzo ważnym czynnikiem wyboru było tworzenie witryn online, która to możliwość w przypadku Office 365 była dostarczana w pakiecie wraz z pozostałymi elementami komunikacji oraz pracy grupowej. W listopadzie podjęta została decyzja o wyborze systemu Microsoft Office 365. O ostatecznym wyborze zadecydowała przewaga tego narzędzia w świetle zakładanych kryteriów: TCO, skalowalność, przewidywalność kosztowa, w tym np. koszty awarii oraz szybki zwrot z inwestycji i niskie koszty wdrożenia. Istotnym czynnikiem było zapewnienie neutralnego wpływu projektu na rachunek wyników w firmie, objawiający się m.in. w niskich wydatkach inwestycyjnych (CAPEX). Błysk w oku dyrektora finansowego pojawi się wtedy, gdy uzyska on gwarancję niskich nakładów inwestycyjnych projektu. Dużo łatwiej jest przekonać ich do realizacji przedsięwzięć, pozwalających rozłożyć koszty w czasie i zbilansować je bieżącymi zyskami wynikającymi z korzyści z realizacji projektu. Pozostaje dla nich wówczas zawsze możliwość zamknięcia projektu, jeżeli rzeczywiste wyniki nie pokrywają się z założeniami wyjaśnia Wojciech Zaskórski. Kryteria ekonomiczne zadecydowały o tym, że wybrano właśnie rozwiązanie w chmurze, posiadające tę zaletę, że ponoszone koszty na technologię informatyczną mogą być wprost proporcjonalne do fazy rozwoju firmy zależne od bieżących potrzeb i przychodów i całkowicie przewidywalne. Przed Sygnity pozostał jedynie wybór, które z dostępnych rozwiązań w chmurze wybrać do wdrożenia. Biorąc pod uwagę wszystkie kryteria oceny, zdecydowaliśmy się na Microsoft Office 365 twierdzi Wojciech Zaskórski. Od listopada do grudnia trwała faza negocjacji umowy, zakończona jej podpisaniem. Podpisanie umowy nastąpiło 30 grudnia 2011 roku. Wybraliśmy rozwiązanie, w którym dostęp do poczty możliwy jest na komputerach wyłącznie poprzez przeglądarkę oraz urządzenia mobilne mówi Krzysztof Jasiński, główny architekt rozwiązania w Sygnity. Oznacza to dodatkowe ryzyko. W praktyce brak dostępu do internetu to brak możliwości korzystania z narzędzi Office. Jednak wcześniejsze testy i testy powdrożeniowe pozwoliły na realną ocenę tego zagrożenia, które w praktyce okazało się mieć znikomy wpływ na bieżącą praktykę korzystania z narzędzi Office. Przebieg wdrożenia Po podpisaniu umowy Sygnity bardzo szybko przystąpiło do prac wdrożeniowych. Wdrożenie objęło 2470 licencji Office 365. Oprócz wspomnianych wcześniej założeń bardzo ważne było utrzymanie systemu pojedynczego logowania poprzez Active Directory oraz poprawny przebieg migracji. Dlatego zespół wdrożeniowy objął dość liczne grono specjalistów: administratora Lotus Notes, administratora AD, inżyniera bezpieczeństwa/integracji AD/LN, specjalistę ds. komunikacji, administratora sieci, administratora systemów wirtualizacji oraz specjalistę od Office 365. Do projektu włączeni zostali także administratorzy z Biura Informatyki, konsultanci telefonicznego centrum wsparcia (Infolinia) oraz testerzy systemów. W procesie, który dotyczył całej organizacji, kluczowym elementem była komunikacja. Proces przejścia z dotychczas wykorzystywanego rozwiązania do Office 365 musiał być przejrzysty dla użytkowników. Nowa technologia w założeniu miała zostać przyjęta przez użytkowników ze zrozumieniem i z tego, co mi wiadomo, tak właśnie się stało twierdzi Michał Wyszkowski, kierownik zespołu infrastruktury i menedżer projektu w Sygnity. Kampania informacyjna objęła m.in. ogólny przekaz trafiający do użytkowników (założenia i harmonogram działań). Udostępniono także w intranecie dane w postaci pytań i odpowiedzi, instrukcje dla infolinii, która w początkowym etapie, po wdrożeniu, przejęła na siebie obowiązki informacyjne, świadcząc usługi pomocy dla użytkowników. Zaawansowane funkcje administracyjne, integracja z usługą AD Całodobowa pomoc techniczna Poczta , kalendarz, kontakty, archiwum osobiste 25 GB miejsca do przechowywania skrzynek Witryny służące do udostępniania dokumentów online Wiadomości błyskawiczne, informacje o obecności i spotkania Zaawansowana ochrona przed wirusami i filtrowanie spamu Witryny pozwalające na stosowanie rozbudowanych formularzy i publikowanie prostych baz danych Pełny zestaw lokalnych funkcji komunikacji głosowej w firmie Usługa posiadająca certyfikację ISO SAFE HARBOR SAS70 typ II FISMA Kryteria wyboru systemu przez Sygnity Wysoka dostępność usług. SLA >= 99,9% Dostęp do audytów systemu Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i ustawą o ochronie danych osobowych możliwość podpisania załącznika z dostawcą rozwiązania chmurowego o przetwarzaniu danych osobowych Uwierzytelnienie SSO na bazie istniejącego AD Już w pierwszych miesiącach usługi możemy stwierdzić wyższy poziom dostępności usługi (nie zanotowaliśmy żadnej awarii), 30-proc. spadek zapytań o sposób użycia zakupionego produktu, dział infrastruktury może zająć się dostarczaniem dodatkowej wartości dla firmy, otrzymaliśmy dodatkowe funkcjonalności w cenie licencji Office 365 (komunikator, Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange). Poczta, współdzielenie kalendarza, komunikator działają bezproblemowo na wszystkich urządzaniach mobilnych używanych w firmie (Windows, Android, ios, Symbian, BlackBerry) przy włączanych mechanizmach zabezpieczających i szyfrujących te urządzenia. Wojciech Zaskórski, dyrektor Biura Informatyki, Sygnity SA 3

4 Office 365 w Sygnity Computerworld Guide Office 365 jest zintegrowany z systemami FrontOffice i BackOffice (Axapta, CRM, Lotus Notes, Oracle). Pełni funkcje poczty elektronicznej, kalendarza, rezerwacji i zarządzania zasobami, repozytoriów dokumentów, kolaboracji grupowej (konwersacje audio, wideo, wiadomości błyskawiczne, udostępnianie pulpitu i aplikacji). W najbliższej przyszłości będziemy przenosić dotychczas wykorzystywane aplikacje, m.in. w Lotus, Oracle, Alfresco, do SharePoint Online. SharePoint będzie również pełnił rolę witryny intranetowej. Krzysztof Jasiński, główny architekt rozwiązania, Sygnity SA Udostępniono także stronę internetową wsparcia, zawierającą nie tylko najważniejsze informacje pomocy, ale także elementy typu porada tygodnia. Kluczowe dla powodzenia implementacji było wdrożenie federacji i synchronizacji z chmurą (ADFS/Directory Synch), a także poprawna migracja najistotniejszych skrzynek utrzymywanych dotąd w technologii Lotus Notes. Jednym z trudniejszych elementów realizacji wdrożenia była migracja dotychczasowych skrzynek z wykorzystywanego w Sygnity Lotus Notes do Office 365 mówi Michał Wyszkowski. Migracji podlegały m.in. skrzynki pracowników oraz współdzielone skrzynki mailowe projektowe/ serwisowe, które zostały przeniesione w tej części, w jakiej było to niezbędne do zachowania ciągłości korespondencji i spójności danych w Sygnity. Osobnym problemem było zachowanie możliwości wysyłania/odbierania i przez aplikacje Lotus Notes.. Wszystkie te prace udało się zrealizować w zakładanym czasie, od początku stycznia do 6 lutego 2012 roku. W trakcie wdrożenia udało się zaimplementować wszystkie nowe funkcjonalności wiążące się z Office 365, czyli dwukierunkową komunikację pomiędzy Lotusem a Office365, możliwość otworzenia dokumentu w zasobach Lotus z poziomu office365 oraz częściową możliwość edytowania grup mailowych przez pracowników. W efekcie, migrowanych została funkcjonalność 15 serwerów Lotus Notes wykorzystujących 5 6 TB. Migracja skrzynek z Lotus Notes do Office 365 nie była zadaniem prostym z uwagi na to, że system źródłowy jest zamkniętym systemem podsumowuje Wojciech Zaskórski. Cały proces wdrożenia zakończony był fazą testów, od których powodzenia zależało przejście do fazy produkcyjnej i rozpoczęcie korzystania z Office 365 przez pracowników Sygnity. Korzyści Realizacja wdrożenia w pełni spełniła pokładane w niej założenia. Konsultanci Sygnity mogą cieszyć się wszystkimi funkcjami, jakie daje dotychczas znany Office, i mobilnością, jaką niesie chmura. Do zarządzania wykorzystywany jest zarówno panel administracyjny Office 365, jak i narzędzie skryptowe PowerShell. Na szczególną uwagę zasługuje wykorzystanie narzędzia Lync. Pozwala ono m.in. korzystać z komunikacji wideo, organizować konferencje zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji nagrywanie spotkań, udostępnianie pulpitów, prezentacji, tablic, tworzenie ankiet. Dostęp do narzędzi komunikacyjnych możliwy jest na tradycyjnym PC i na urządzeniach mobilnych. Chociaż od strony funkcjonalnej ograniczeniem są uboższe w stosunku do wersji on premise możliwości klienta webowego oraz brak zarządzania systemem z jednego narzędzia dla administratorów, to użytkownicy Sygnity, administratorzy i zarządzający są zadowoleni z rezultatu wdrożenia. Do najważniejszych zalet systemu należy zaliczyć łatwość i uniwersalność wykorzystania Office 365, dzięki klientowi webowemu, i dużą Do zarządzania wykorzystywany jest zarówno panel administracyjny Office 365, jak i narzędzie skryptowe PowerShell. Wdrożenie rozpoczęło się z dniem podpisania umowy, tj , zakończyło się zgodnie z planem Cały projekt przebiegał według harmonogramu. Przyjęty plan wdrożenia okazał się pełny i zawierał wszystkie wymagane czynności dla przyjętych założeń. Jedynym problemem, który pojawił się podczas testów, była konfiguracja polis domenowych dla przeglądarki internetowej w zakresie SSO. Decydując się na wdrożenie, spodziewaliśmy się zwiększenia poziomu SLA systemów komunikacji i pracy grupowej, podniesienia intuicyjności i ergonomii narzędzi grupowych, zmniejszenia nakładu pracy administracyjnej przy systemie pocztowym, obniżenia kosztów utrzymania infrastruktury i oprogramowania, zwiększenia mobilności rozwiązań do kolaboracji grupowej przy zachowaniu bezpieczeństwa informacji. Michał Wyszkowski, kierownik zespołu infrastruktury i PM projektu, Sygnity SA mobilność. Użytkownicy zyskali także całkiem sporej wielkości skrzynki mailowe, o rozmiarze do 25 GB wyjaśnia Wojciech Zaskórski. Ze strony korzyści finansowych na pierwszym miejscu należy wymienić mniejsze nakłady na administrację systemem. Duża część pracy, która dotychczas była domeną administratorów, została scedowana na dostawcę rozwiązania w chmurze mówi Krzysztof Jasiński. Takie czynności jak backup czy zarządzanie sprzętem nie są już zmartwieniem w Sygnity, bo jest to obowiązek Microsoftu. Administrator Office 365 zajmuje się zarządzaniem użytkownikami dodawaniem, nadawaniem praw itd. mówi Krzysztof Jasiński. Dzięki odciążeniu administratorów od części prac poprzez przejście w chmurę, przy tej samej liczbie administratorów Sygnity oraz obsługi help desk IT udaje się zapewnić wsparcie dla większego zakresu funkcjonalności na bardzo wysokim SLA. Część zadań wykonywanych dotychczas przez administratorów została delegowana do Service Desku, dzięki czemu możliwa jest szybsza obsługa zgłoszeń użytkowników. Od strony administracji systemem narzędzie daje szerokie możliwości konfiguracyjne z poziomu konsoli PowerShell mówi Michał Wyszkowski. Nowe aplikacje wykonywane będą już na platformie Office 365, zamiast dotychczas używanej Lotus Notes. Ważną zaletą od strony architektonicznej jest unifikacja w Office 365 wszystkich narzędzi do komunikacji i pracy grupowej, także z systemem antyspamowym i antywirusowym twierdzi Krzysztof Jasiński. W efekcie wdrożenie systemu Office 365 pozwoliło obniżyć koszty oraz zwiększyć dostęp pracowników do narzędzi komunikacyjnych i pracy grupowej, zwiększając ich produktywność oraz mobilność. 4

5 Computerworld Guide Office 365 w Sygnity Więcej mobilności w Sygnity Umiejętne przejście z tradycyjnego sposobu komunikacji w biznesie do wykorzystania oprogramowania Microsoft Lync działającego w chmurze przynosi Sygnity wymierne korzyści dzięki obniżeniu kosztów operacyjnych. Większość firm wciąż ponosi wysokie nakłady związane z przejazdami i zakwaterowaniem swoich pracowników podróżujących po kraju i za granicę. Tymczasem, wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, wydatki te można zdecydowanie obniżyć poprzez wykorzystanie narzędzi komunikacji. Czat, audio i wideokonferencje Lync to oprogramowanie umożliwiające organizowanie spotkań online, łącznie z przesyłaniem dźwięku, wideo i udostępnianiem ekranu. Microsoft Lync pozwala na znajdowanie współpracowników i klientów oraz łączenie się z nimi z praktycznie dowolnej lokalizacji. Po wdrożeniu w Sygnity zastosowanie tego oprogramowania dało znaczne oszczędności operacyjne związane z kosztami podróży i pobytu w hotelach dla osób pracujących w wirtualnym zespole, a pochodzących z różnych miast. Lync łączy takie funkcje komunikacyjne, jak wiadomości błyskawiczne (czat), rozmowy telefoniczne, rozmowy poprzez komunikator i wideokonferencje. Po uruchomieniu programu Lync pokazuje się prostokątne okno komunikatora, a w nim funkcje podstawowe połączenie audio, połączenie audiowideo, czat, przesyłanie plików. Poza typowymi funkcjami komunikatora zaimplementowane zostały dodatkowe funkcje, ulepszające obieg informacji. Karta Konwersacje zawiera historię rozmów dotyczącą interakcji z kontaktami w programie Lync Karta Źródło działania umożliwia użytkownikom w firmie ustalanie, czym w tym momencie zajmują się inni współpracownicy, co ma znaczenie zwłaszcza w małym zespole, skoncentrowanym na zadaniach. Wysyłanie opinii pozwala wymieniać dobre wiadomości i informacje o problemach, dzięki którym wszyscy dowiedzą się, co obecnie dzieje się w grupie. Oszczędności W Sygnity zaczęliśmy masowo wykorzystywać oprogramowanie Lync zarówno do narad, jak i prowadzenia wirtualnych spotkań «w chmurze» mówi Renata Tul-Michalska, starszy konsultant ds. sprzedaży w Pionie Integracji Infrastruktury Sygnity. Daje to w skali firmy duże oszczędności roczne. Szacunek oszczędności przy przejściu z tradycyjnego sposobu kontaktów do chmury jest bardzo interesujący. Jeśli założymy konieczność zebrania 5-osobowego zespołu w Warszawie raz w tygodniu i zakładając, że ludzie przyjeżdżają z miast, takich jak Wrocław, Poznań czy Gdańsk, i muszą zostać przynajmniej na jedną noc w Warszawie, to możemy zaoszczędzić kwotę rzędu 1500 zł na jednym spotkaniu tego typu dodaje Mirosław Kaliński, dyrektor Pionu Integracji Infrastruktury Sygnity. Biorąc pod uwagę specyfikę projektów Sygnity, gdzie zespoły powinny spotykać się lub komunikować regularnie raz w tygodniu, daje to tylko dla jednego zespołu oszczędności w skali roku rzędu tys. zł. W całej firmie wielkości Sygnity takich zespołów są dziesiątki, co pozwala uzmysłowić sobie poziom potencjalnych oszczędności. Lync to oprogramowanie umożliwiające organizowanie spotkań online, łącznie z przesyłaniem dźwięku, wideo i udostępnianiem ekranu. Microsoft Lync pozwala na znajdowanie współpracowników i klientów oraz łączenie się z nimi z praktycznie dowolnej lokalizacji. Trudne do oszacowania są dodatkowe korzyści wynikające z lepszej komunikacji za pomocą Lync. Jeżeli wykorzystamy oprócz kanału głosowego także wideo (członkowie zespołu mogą się widzieć) i czat w tle, to pozwala na poziom interakcji niespotykany w realu i zwiększa efektywność (można ustalać szczegóły techniczne i doprecyzowywać zagadnienia niejako w tle, kierując pytania poprzez czat) twierdzi Mirosław Kaliński. Dla Sygnity Microsoft Lync jest doskonałym narzędziem do ujednoliconej komunikacji z obsługą wiadomości błyskawicznych, spotkań i połączeń głosowych. Zapewnia uczestnikom spotkań możliwość wszechstronnej komunikacji audio i wideo, udostępniania prezentacji, edycji i wprowadzania notatek do slajdów oraz korzystania ze wskaźników wizualnych. W wielu przypadkach taka forma wymiany informacji jest optymalna, bo pozwala przekazać wiele danych w stosunkowo krótkim czasie. W procesie wyboru i wdrożenia rozwiązania chmury publicznej Sygnity dokonało analizy scenariuszy użycia Office 365 w polskich realiach. Według Sygnity, Office 365 sprawdzi się doskonale nie tylko w małych, ale i w dużych polskich firmach, które: mają wiele oddziałów rozrzuconych geograficznie po Polsce (w realiach polskich dróg i połączeń kolejowych sens ma przejście z realu w chmurę już w sytuacji, gdy firma ma 2 3 oddziały; są w procesie transformacji biznesu lub stanęły przed taką koniecznością i chcą obniżyć nakłady inwestycyjne w IT przy zachowaniu pełnej komunikacji w firmie; nie wdrożyły jeszcze na szerszą skalę mechanizmów pracy grupowej ze względu na ograniczenia posiadanej infrastruktury IT i brak systemu komunikacji obejmującego całą firmę; chcą w sposób płynny uporządkować istniejącą infrastrukturę przez bezinwestycyjne wprowadzenie uporządkowanej architektury o wysokiej dostępności (takiej jak w Office 365); pragną przygotować się na nadchodzącą falę młodych pracowników i umożliwić szerokie wykorzystanie urządzeń mobilnych do komunikacji w ramach firmy; są zainteresowane pozyskaniem rozwiązania chmury publicznej, bezpiecznego a jednocześnie elastycznego i pozwalającego na dostosowanie do istniejących już w firmie systemów bezpieczeństwa. 5

6 Office 365 w Sygnity Computerworld Guide Sygnity stawia na pracę w chmurze Analiza opłacalności wdrożenia Office 365 na przykładzie Sygnity Szczegółowa analiza opłacalności wdrożenia w Sygnity wykazała o 44% niższe koszty rozwiązania Office 365 pracującego w chmurze, w perspektywie 3-letniej, w porównaniu z tradycyjnym rozwiązaniem Office dostępnym on-premise. Rozwiązanie cloud cechuje się także przewagą w zakresie funkcjonalnym. 6

7 Computerworld Guide Office 365 w Sygnity JJak przystało na firmę zajmującą się najnowszymi technologiami, firma Sygnity zdecydowała się na przeniesienie części swojej infrastruktury do chmury. Niedawno została podpisana umowa z firmą Microsoft na usługi Office 365, na której bazie Sygnity wykorzystuje Data Center Microsoftu do dostarczenia pracownikom usług związanych z komunikacją i współpracą. Z nowej usługi mają korzystać wszyscy pracownicy firmy. Sytuacja przed wdrożeniem Zanim wdrożono system Office, Sygnity posiadało oprogramowanie pocztowe Lotus, służące do komunikacji owej oraz wykorzystywane jako platforma aplikacyjna. Firma nie miała natomiast systemu potrzebnego do wideokonferencji oraz do przesyłania wiadomości błyskawicznych. Brak było również systemu pojedynczego logowania w usłudze katalogowej Active Directory. Chociaż zdecydowana większość pracowników jest w pracy mobilna, przemieszczając się od lokalizacji w biurze do klienta i często pracując z domu. Analiza zwrotu z inwestycji W analizie przyjęto, że liczba licencji dla użytkowników oprogramowania końcówek klienckich Office 365 i korzystających z serwerów Exchange, Lync oraz SharePoint wyniesie W analizie wpływu projektu wdrożenia systemu Office na bilans finansowy Sygnity uwzględniono: koszty sprzętu, usług Microsoftu oraz licencji oprogramowania, usług innych firm, prac wdrożeniowych i migracji oraz wsparcia dla użytkowników. Wpływ na wynik finansowy badano w perspektywie 3- i 6-letniej. W perspektywie 3-letniej koszt rozwiązania w chmurze okazał się o 44% niższy w porównaniu z on-premise. Z kolei badanie kosztów w okresie 6-letnim wskazuje koszty rozwiązania w chmurze o 40% niższe w stosunku do rozwiązania tradycyjnego. Porównanie kosztów w poszczególnych latach oraz skumulowanych kosztów rozwiązania on-premise i rozwiązania Office 365 pokazują grafiki zamieszczone obok. Argumenty za wdrożeniem Office 365 Według analiz wykonanych przez firmę Sygnity, zdecydowanie na korzyść wyróżniało się rozwiązanie chmurowe. Wykonana analiza finansowa TCO wykazała lepszą efektywność finansową i lepszy zwrot z inwestycji w przypadku zastosowania rozwiązań Microsoft Online Services. Poza argumentami natury ekonomicznej, także kryteria funkcjonalne przemawiały na korzyść rozwiązania w chmurze. Office 365 zawiera zaawansowane funkcje administracyjne i integruje się z usługą Active Directory, zapewniając mechanizm pojedynczego logowania. Skrzynka pocztowa ma rozmiar 25 GB, a funkcjonalność e- -mail uzupełnia kalendarz, kontakty, mechanizm wiadomości błyskawicznych oraz wideokonferencji. Kompletny, oferujący wszystkie funkcje zestaw aplikacji biurowych w pakiecie Office Professional Plus pozwala na przeglądanie, edytowanie i udostępnianie treści utworzonej w trybie online w Word, Excel, PowerPoint i OneNote. Korzyścią jest także brak wydatków na dodatkowe narzędzia sprawdzające pocztę pod kątem wirusów oraz spamu, dzięki zaawansowanej ochronie w poczcie i bibliotek dokumentów w intranecie. Witryny z zaawansowanymi funkcjami umożliwiają stosowanie rozbudowanych formularzy, rozszerzoną wizualizację danych również przy użyciu usług programu Visio i publikowanie prostych baz danych. Usługa Office 365 oraz centra danych oferują odpowiednie poziomy zabezpieczeń poświadczające przez certyfikaty: ISO 27001, SAFE HARBOR, SAS70 typ II i FISMA. Zgodnie z umową dostęp do usługi zagwarantowano na poziomie SLA 99,9%. Zapewniona została również zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i ustawą o ochronie danych osobowych. Obecnie, bazując na swoich pozytywnych doświadczeniach, firma Sygnity udostępnia wszystkim organizacjom usługi doradczo-wdrożeniowe w zakresie cloud i Microsoft Online Services. Opis Planu E1: Zaawansowane funkcje administracyjne, integracja z usługą Active Directory i całodobowa pomoc techniczna. Poczta . Kalendarz, kontakty, archiwum osobiste i 25 GB miejsca do przechowywania skrzynek pocztowych w usłudze Exchange Online. ZASTOSOWANE PLANY OFFICE 365 DLA SYGNITY SA Rodzaj licencji Liczba Microsoft Office 365 Plan E3 250 Microsoft Office 365 Plan E Microsoft Exchange Online Plan 2 upgrade from O365 plan E1 200 Microsoft Exchange Online Kiosk 500 Suma 2470 Witryny służące do udostępniania dokumentów oraz informacji w usłudze SharePoint Online. Wiadomości błyskawiczne, informacje o obecności i spotkania online w usłudze Lync Online. Zaawansowana ochrona przed wirusami i filtrowanie spamu w poczcie i witrynach przy użyciu rozwiązania Microsoft Forefront Online Protection for Exchange. Prawa licencyjne umożliwiające uzyskanie dostępu do lokalnego wdrożenia programów Exchange Server, SharePoint Server i Lync Server. Dodatkowe funkcjonalności Planu E3: Przeglądanie, edytowanie i udostępnianie zawartości utworzonej w trybie online w aplikacjach komputerowych Word, Excel, Power- Point i OneNote za pomocą aplikacji Office Web Apps. Kompletny, oferujący wszystkie funkcje, zestaw aplikacji biurowych w pakiecie Office Professional Plus. Witryny z zaawansowanymi funkcjami pozwalające na stosowanie rozbudowanych formularzy, rozszerzoną wizualizację danych (przy użyciu usług programu Visio) i publikowanie prostych baz danych (przy wykorzystaniu usług programu Access w usłudze SharePoint Online). Zaawansowane funkcje archiwizacji, nieograniczona ilość miejsca do przechowywania wiadomości i hostowana poczta głosowa w usłudze Exchange Online. Porównanie kosztów w poszczególnych latach oraz skumulowanych kosztów rozwiązania on-premise i rozwiązania Office 365 Porównanie kosztów Łączne koszty w 6 lat Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Rok 6 0 Rok 1 Rok 2 Rok 3 Rok 4 Rok 5 Rok 6 On-premises Office 365 On-premises Office 365 7

8 Office 365 w Sygnity Computerworld Guide Office 365 w ofercie Sygnity Doświadczenia związane z wdrożeniem i użytkowaniem Office 365 we własnej organizacji pozwoliły Sygnity stać się jednym z najbardziej liczących się partnerów Microsoft oferujących usługi implementacji i opieki nad tym oprogramowaniem na polskim rynku. Firma Sygnity SA działa na polskim rynku od ponad 20 lat. W tym czasie z powodzeniem zrealizowano kilkanaście tysięcy projektów informatycznych dla klientów ze wszystkich branż polskiej gospodarki zarówno komercyjnych, jak i instytucji publicznych. Do najważniejszych sektorów rynkowych, z którymi współpracujemy, należą: bankowość i finanse, administracja centralna i samorządowa, utilities i odbiorcy mediów, telekomunikacja, sektor paliwowy, handel detaliczny, budownictwo i infrastruktura oraz małe i średnie przedsiębiorstwa. Firma świadczy usługi m.in. w obszarach: doradztwo informatyczne, usługi wdrożeniowe, projektowanie, produkcja i wdrażanie oprogramowania, integracja rozwiązań, audyt i testowanie oprogramowania, dostarczanie infrastruktury informatycznej, serwis oraz outsourcing IT. Office 365 Zdobyta wiedza i doświadczenie podczas wdrożenia Office 365 wewnątrz organizacji, używanie chmury Microsoft na co dzień pozwalają na świadczenie usług w zakresie Office 365 na najwyższym poziomie. Należą do nich m.in.: profesjonalne doradztwo oraz konsultacje przed wyborem i wdrożeniem rozwiązania chmury publicznej, ocena finansowa, ryzyka, bezpieczeństwa, audyt aktualnego oprogramowania, połączenie systemu bezpieczeństwa chmury publicznej Office 365 z istniejącymi u klientów politykami, systemami, narzędziami w obszarze bezpieczeństwa IT, dostarczenie kompleksowego rozwiązania informatycznego, usługa wdrożeniowa, integracja Office 365 z istniejącą infrastrukturą u klienta, dostarczenie licencji Microsoft w atrakcyjnych cenach (posiadamy status LAR), serwis i wsparcie użytkowników po wdrożeniu, service desk pierwsza linia wsparcia, help desk 24x7, 365 dni w roku (wszystkie kanały komunikacji: web, , głos, faks, SMS). Poznanie produktu na własnej skórze, zdobyte doświadczenie podczas wdrażania Office 365, ułatwiło Sygnity podjęcie decyzji o rozwoju własnych aplikacji w chmurze. Obecnie trwają prace nad przystosowaniem części tych aplikacji do chmury i ich integracją z technologią Microsoftu. PLANY TARYFOWE PAKIETU OFFICE DLA PRZEDSIĘBIORSTW Podsumowanie Informacje dotyczące wersji próbnej usługi Office 365 Najważniejsze funkcje Inne funkcje Skalowalność Specjaliści i małe firmy Plan P1 Ta wersja jest optymalnym rozwiązaniem dla organizacji, w których liczba użytkowników jest mniejsza niż 25 i które nie mają działu informatycznego ani pracowników o fachowej wiedzy. 30-dniowa nieodpłatna wersja próbna bez zobowiązań. Po 30 dniach subskrypcja miesięczna w cenie 5,25 za użytkownika/miesiąc. Internetowa poczta Wiadomości błyskawiczne, komunikacja głosowa i konferencje wideo Aplikacje Office Web Apps (wersje online programów Word, Excel, PowerPoint i OneNote) Sieć intranetowa programu SharePoint do udostępniania plików i współtworzenia dokumentów. Limit 1 intranetowego zbioru witryn. Najlepsze filtrowanie antywirusowe i antyspamowe Obsługa klientów w trybie online Możliwość utworzenia i hostowania firmowej witryny sieci Web z niestandardową domeną. Od 1 do 50 użytkowników Średnie firmy i przedsiębiorstwa Plan E3 Ta wersja jest optymalnym rozwiązaniem w przypadku organizacji o dowolnej wielkości, które mają wysokie wymagania dotyczące technologii informatycznych. 30-dniowa nieodpłatna wersja próbna bez zobowiązań. Po 30 dniach roczna subskrypcja w cenie 19,00 za użytkownika/miesiąc (w przypadku planów E zakres cenowy to 7,25 do 20,75 za użytkownika/miesiąc). Internetowa poczta Wiadomości błyskawiczne, komunikacja głosowa i konferencje wideo Aplikacje Office Web Apps (wersje online programów Word, Excel, PowerPoint i OneNote) Sieć intranetowa programu SharePoint do udostępniania plików i współtworzenia dokumentów. Limit 1 intranetowego zbioru witryn. Najlepsze filtrowanie antywirusowe i antyspamowe Obsługa klientów w trybie online Subskrypcja na komputerową wersję pakietu Office Professional Plus 2010, którą użytkownicy mogą zainstalować na pięciu różnych urządzeniach (łącznie z najnowszymi wersjami programów Word, Excel, PowerPoint, Outlook z dodatkiem Business Contact Manager, OneNote, Publisher, Access, Lync, InfoPath i SharePoint Workspace). Nieograniczona ilość miejsca do przechowywania i archiwizacji wiadomości Integracja z usługą Active Directory Obsługa hostowanej poczty głosowej Telefoniczna całodobowa obsługa klientów przez siedem dni w tygodniu Od jednego do kilkudziesięciu tysięcy użytkowników 8