Wykonanie aplikacji internetowej umożliwiającej certyfikację Klubów Integracji Społecznej

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 19/2014 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Wykonanie aplikacji internetowej umożliwiającej certyfikację Klubów Integracji Społecznej 1

2 Spis treści 1. WSTĘP SŁOWNICZEK INTERNETOWEJ APLIKACJI CERTYFIKACJI KIS ZAŁOŻENIA MERYTORYCZNE DLA APLIKACJI UMOŻLIWIAJĄCEJ CERTYFIKACJĘ KIS Cel systemowy certyfikacji KIS Cel merytoryczny internetowej aplikacji certyfikacji KIS Założenia merytoryczne internetowej aplikacji certyfikacji KIS Podział Użytkowników wg. aktywności w procesie certyfikacji SC KIS Funkcjonalność użytkowa aplikacji przepływ informacji między Użytkownikami aplikacji Dokumenty internetowej aplikacji certyfikacji KIS SZCZEGÓŁOWE WYTYCZNE DOTYCZĄCE SYSTEMU APLIKACJI INTERNETOWEJ SZCZEGÓŁOWE WYTYCZNE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3 1. WSTĘP Kluby integracji społecznej (KIS) w wielu rejonach kraju stały się trwałym partnerem publicznych służb zatrudnienia oraz jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, uzupełniając system działań aktywizacyjnych podejmowanych wobec osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Kluby integracji społecznej korzystają z tej samej formy finansowania środków publicznych, jednak działają w różny sposób, realizują różne zakresy zadań i świadczą usługi o różnym poziomie jakości i efektywności. Proces tworzenia KIS, jak i późniejsze jego funkcjonowanie nie podlega żadnej zewnętrznej weryfikacji tak, jak ma to miejsce w przypadku tworzenia i funkcjonowania centrów integracji społecznej. W związku z powyższym rozpoczęto prace nad ustaleniem standardów usług świadczonych przez centra i kluby integracji społecznej, opracowaniem katalogu wzorców, będących odniesieniem dla oceny działania poszczególnych podmiotów, ich skuteczności oraz gwarancji przygotowania merytorycznego. Aplikacja internetowa certyfikacji KIS jest jednym z końcowych rezultatów projektu Kompleksowe formy reintegracji społeczno-zawodowej w środowisku lokalnym realizowanym przez Centrum Rozwoju Zasobów ludzkich, którego celem było wypracowanie: 1. Modelu Lokalnej Współpracy czyli propozycji dla samorządów gmin budowania partnerstwa lokalnego, którego celem jest uzyskanie synergii działań instytucji, podmiotów i organizacji obywatelskich oraz społecznych liderów wykorzystując usługi reintegracji społecznej i zawodowej oraz wzmacniając ich jakość i efektywność dla aktywnego włączania mieszkańców gminy, szczególnie tych zagrożonych wykluczeniem społecznym. 2. Regionalnych Platform Współpracy czyli rozwiązania organizacyjnego konstruowanego na szczeblu województwa umożliwiającego pozytywne rzecznictwo zatrudnienia socjalnego oraz jego wpisywanie w instrumentarium polityki społecznej prowadzonej na obszarze gminy, powiatu i województwa; a także podkreślania ścisłego związku zatrudnienia socjalnego z rozwojem różnorodnych form ekonomii społecznej. 3. Systemu Certyfikacji KIS (SC KIS) czyli rozwiązania proceduralnego potwierdzającego przygotowanie jednostki organizacyjnej zatrudnienia socjalnego (KIS) do stosowania usług reintegracji społecznej i zawodowej zgodnie ze standardem, który zapewnia prawidłową realizację usług, gwarantuje profesjonalny poziom udzielanego wsparcia osobom 3

4 korzystającym z zajęć w klubie oraz wymusza partnerską współpracę z jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej i powiatowymi urzędami pracy. Wymienione powyżej produkty końcowe były przedmiotem testowania w fazie pilotażowej projektu, co pozwoliło dokonać stosowne korekty merytoryczne oraz sformułować rekomendacje, skierowane m.in. na zmiany rozwiązań prawnych ustawy o zatrudnieniu socjalnym. Wdrożenie Systemu Certyfikacji KIS to nie tylko przygotowanie propozycji rozwiązań proceduralnych, ale także wykorzystanie możliwości Internetu do obsługi tego procesu. Prezentowana poniżej koncepcja merytoryczna to propozycja internetowej aplikacji, w której poprzez takie narzędzia jak: internetowy formularz wniosku, internetowy obieg dokumentacji procedury certyfikacyjnej oraz bank informacji o jednostkach zatrudnienia socjalnego dysponujących certyfikatem, będzie można w prosty sposób uzyskać efekt w formie standaryzacji usług KIS. Niniejsze opracowanie składa się trzech części: 1. Pierwsza część prezentuje ogólne założenia systemu aplikacji certyfikacji KIS, zawiera informacje o podstawowych elementach tego rozwiązania. 2. Druga część prezentuje zakres funkcjonalnych cech aplikacji certyfikacji KIS w kontekście umiejscowienia jej w elektronicznym systemie internetowym, a także informuje o zakresie przepływów informatycznych pomiędzy poszczególnymi instytucjami procesu certyfikacyjnego. 3. Trzecia część prezentuje wzory elektronicznych dokumentów, które powinny zostać opracowane i wdrożone do systemu internetowego w celu umożliwienia sprawnej obsługi procesu. Przy opracowywaniu koncepcji aplikacji internetowej certyfikacji KIS wykorzystano wyniki pilotażu SC KIS oraz część postulatów formułowanych przez realizatorów pilotażu, szczególnie tych dotyczących zakresu merytorycznego i części informacyjnej niektórych dokumentów. W celu prawidłowego korzystania z niniejszego opracowania należy zapoznać się z treścią publikacji pod tytułem Standard Certyfikacji Klubów Integracji Społecznej podręcznik szkoleniowy, wydanej przez CRZL. W niniejszym podręczniku wszystkie istotne zagadnienia merytoryczne systemu SC KIS są bardzo dokładnie opisane. 4

5 2. SŁOWNICZEK INTERNETOWEJ APLIKACJI CERTYFIKACJI KIS CRZL Projekt KIS SC KIS Zatrudnienie socjalne Podmiot zatrudnienia socjalnego Reintegracja społeczna Reintegracja zawodowa Użytkownik aplikacji (U) Jednostka budżetowa powołana decyzją Ministra Pracy i Polityki Społecznej nr 1 z dnia 5 marca 2007 r. do realizacji zadań polityki rozwoju określonej w ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Jednostka uczestniczy w realizacji programów operacyjnych, w tym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Jest Instytucją Wdrażającą (IP2) realizującą zadania oddelegowane przez Instytucję Pośredniczącą w drodze odrębnego porozumienia, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. Nr 84 poz. 712 i Nr 157, poz oraz z 2011 r. Nr 279, poz. 1644). Jest liderem projektu systemowego 1.48 Kompleksowe formy aktywizacji społeczno-zawodowej w środowisku lokalnym. Pojęcie odnoszące się do projektu systemowego 1.48 Kompleksowe formy aktywizacji społeczno-zawodowej w środowisku lokalnym realizowanego w ramach działania 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej. Skrót określający Klub Integracji Społecznej, czyli jednostkę zatrudnienia socjalnego działającą zgodnie z przepisami ustawy z dn. 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2003 r. Nr 122, poz z późn. zm.). Skrót odnoszący się do pojęcia System Certyfikacji Klubów Integracji Społecznej, oznacza procedurę nadawania instytucjom tworzącym kluby integracji społecznej odpowiedniego Certyfikatu jakości usług reintegracji społecznej i zawodowej. Pojęcie odnoszące się do usług reintegracji społecznej i zawodowej, wykonywanych zgodnie z przepisami ustawy z dn. 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym, (Dz. U. z 2003 r. Nr 122, poz.1143 z późn. zm.). Jednostka organizacyjna świadcząca usługi reintegracji społecznej i zawodowej, utworzona zgodnie z procedurą i wymogami ustawy z dn. 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym, (Dz. U. z 2003 r. Nr 122, poz.1143 z późn. zm.). Podmiotem zatrudnienia socjalnego jest centrum integracji społecznej lub klub integracji społecznej. Działania mające na celu odbudowanie i podtrzymanie u osoby uczestniczącej w zajęciach w centrum integracji społecznej, klubie integracji społecznej lub zatrudnionej u pracodawcy, umiejętności uczestniczenia w życiu społeczności lokalnej i pełnienia ról społecznych w miejscu pracy, zamieszkania lub pobytu. Działania mające na celu odbudowanie i podtrzymanie u osoby uczestniczącej w zajęciach w centrum integracji społecznej i klubie integracji społecznej zdolności do samodzielnego świadczenia pracy na rynku pracy. Pojęcie odnoszące się do wszystkich jednostek organizacyjnych i podmiotów, a także osób fizycznych biorących udział w procedurze internetowej aplikacji certyfikacji KIS. W grupie użytkowników aplikacji wyróżnia się: a) Wnioskodawców instytucje tworzące kluby integracji społecznej zgodnie z ustawą o zatrudnieniu socjalnym, b) Jednostki certyfikujące instytucje reprezentowane przez Wydziały Polityki Społecznej Urzędów Wojewódzkich, c) Jednostki Audytu Certyfikacyjnego instytucje reprezentowane przez 5

6 Użytkownik Aktywny aplikacji (UA) Użytkownik aplikacji (UB) Dokument aplikacyjny Standard SC KIS Bierny Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej Marszałkowskich Urzędów Wojewódzkich, d) Jednostkę odwoławczą reprezentowaną przez Departament Pomocy i Integracji Społecznej MPIPS, e) Osoby fizyczne zainteresowane problematyką funkcjonowania podmiotów zatrudnienia socjalnego. Pojęcie określające instytucje i podmioty korzystające z aplikacji w procesie nadawania Certyfikatu KIS, mających dostęp do dokumentów aplikacji, umożliwiających wykonanie proceduralnych czynności. Pojęcie określające instytucje oraz osoby fizyczne zainteresowane uzyskaniem informacji o nadaniu, dysponowaniu lub odmowie przyznania Certyfikatu KIS instytucji tworzącej klub integracji społecznej. Ten rodzaj użytkownika ma ograniczony dostęp do dokumentacji aplikacji. Pojęcie to oznacza każdy dokument umieszczony w aplikacji internetowej SC KIS, służący Użytkownikom Aktywnym do wykonania stosownych czynności proceduralnych, związanych z nadaniem Certyfikatu KIS. Pojęcie to oznacza zbiór kryteriów, na podstawie których rozpatrywany jest wniosek o nadanie Certyfikatu, dokonywany audyt certyfikacyjny oraz wydawania ostateczna decyzja o przyznaniu / odmowie Certyfikatu. 6

7 3. ZAŁOŻENIA MERYTORYCZNE DLA APLIKACJI UMOŻLIWIAJĄCEJ CERTYFIKACJĘ KIS 3.1 Cel systemowy certyfikacji KIS System Certyfikacji KIS to dążenie jednostek zatrudnienia socjalnego (klubów integracji społecznej) do uzyskania profesjonalizacji i efektywności świadczonych usług reintegracji społecznej i zawodowej. System SC KIS należy traktować, jako narzędzie, które powinno być powiązane z planowaniem procesu akredytacji centrów integracji społecznej. Ma to na celu utworzenie kompleksowego systemu kontroli merytorycznej potwierdzającego właściwe przygotowanie podmiotów zatrudnienia socjalnego do wykonywania zadań publicznych w obszarze przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu. Uzyskanie tego celu wymaga podjęcia w przyszłości działań wpisujących system SC KIS w rozwiązania ustawy o zatrudnieniu socjalnym. Wdrożenie systemu SC KIS powinno gwarantować: 1) merytoryczne wzmocnienie sieci działających KIS poprzez wyłonienie grupy profesjonalnych wykonawców usług, dysponujących właściwą strukturą organizacyjną, fachową kadrą co będzie gwarantować efekty usług, a więc wykonawców którym będzie warto powierzać publiczne środki finansowe, 2) wyeliminowanie z procesu zlecania zadań publicznych tych podmiotów (klubów), które działają nieefektywnie i będą chciały tylko koniunkturalnie skorzystać z możliwości uzyskania środków publicznych, 3) możliwość uzyskania przez instytucje partnerskie (np. ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy) niezbędnego zasobu informacji o standardach usług reintegracji społecznej i zawodowej, 4) stworzenie krajowego banku wzorców dla tych instytucji i organizacji pozarządowych, które będą chciały zainicjować na terenie gminy przedsięwzięcia organizacyjne wpisujące się w szeroko pojmowane działania pomocowe dla osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. 3.2 Cel merytoryczny internetowej aplikacji certyfikacji KIS Internetowa aplikacja certyfikacji KIS ma na celu ułatwienie prowadzenia procesu weryfikacji przygotowania instytucji tworzącej klub integracji społecznej do wykonywania podstawowych zadań ustawy o zatrudnieniu socjalnym czyli świadczenia usług reintegracji społecznej i zawodowej. Ta 7

8 aplikacja jest narzędziem, z którego będą mogły skorzystać instytucje tworzące ww. jednostki z zachowaniem zasady dobrowolności poddania się procedurom weryfikacyjnym. Instytucja uzyskuje dokument pod nazwą Certyfikat KIS w trakcie procesu weryfikacyjnego prowadzonego na podstawie procedur SC KIS (nadanie certyfikatu, przedłużenie terminu obowiązywania certyfikatu oraz audyt). KIS posiadający certyfikat powinien być traktowany przez administrację publiczną (rządową i samorządową np. ROPS, WUP) jako gwarant rzetelności wykonywania usług publicznych. Celem merytorycznym aplikacji jest: 1) powszechne udostępnienie formularza wniosku o nadanie certyfikatu instytucjom tworzącym KIS, które już prowadzą taki podmiot albo są na etapie podjęcia decyzji o jego uruchomieniu, 2) ułatwienie procesu przekazywania dokumentów i niezbędnych informacji w celu weryfikacji wniosku i wydania certyfikatu przez instytucje wskazane w procesie certyfikacji, 3) powszechne udostępnienie informacji o klubach integracji społecznej, którym przyznano Certyfikat wraz z okresem jego obowiązywania, tj. korzystanie z Banku Certyfikatów KIS. 3.3 Założenia merytoryczne internetowej aplikacji certyfikacji KIS Korzystanie z internetowej aplikacji certyfikacji KIS powinno odbywać się przy spełnieniu następujących założeń merytorycznych: 1. Pakiet informacyjny dla wszystkich instytucji biorących udział w procesie certyfikacji spełnienie tego założenia może nastąpić poprzez skonstruowanie strony internetowej, na której będą znajdowały się następujące dokumenty aplikacyjne: 1) Formularz wniosku do wypełnienia przez zainteresowaną instytucję tworzącą KIS, tj. już prowadzącą klub lub zamierzającą go utworzyć, która dobrowolnie przystępuje do certyfikacji 2) Objaśnienia dotyczące wniosku o nadanie certyfikatu, tj. zbiór informacji dla instytucji tworzącej KIS związanych z wypełnieniem formularza wnioskowego, 3) Karta Standardu SC KIS, tj. zbiór podstawowych wymogów stawianych przed KIS w zakresie przygotowania organizacyjnego oraz merytorycznego do prowadzenia zajęć z reintegracji społecznej i zawodowej, 4) Informacja dotycząca wytycznych proceduralnych, określająca zasady ubiegania się o certyfikat, czas trwania poszczególnych czynności proceduralnych oraz pouczenie o sposobie odwołania się od decyzji instytucji nadającej certyfikat wyciąg z Karty Procesu, 8

9 5) Karta Audytu Certyfikacyjnego, zawierająca treść wypełnianą podczas audytu sprawdzającego przygotowanie danego KIS do wykonywania jego zadań, 6) Wzór Certyfikatu KIS, zawierający treści umieszczane w wydawanym certyfikacie, 7) Tabela rejestracyjna Bank Certyfikatów, do wpisywania instytucji tworzących KIS, które uzyskały certyfikat - rejestr wojewódzki, 8) Zgłoszenie Recertyfikacji, tj. wypełnienie przez Wnioskodawcę dokumentu zgłoszeniowego dotyczącego przedłużenia obowiązywania Certyfikatu KIS, 9) Opinia Jednostki Audytu Certyfikacyjnego o przedłużeniu / odmowie Certyfikatu na podstawie której Jednostka Certyfikacyjne podejmuje ostateczną decyzję o przedłużeniu lub odmowie przedłużenia Certyfikatu. Merytoryczna dostępność do komórek aplikacji dla Użytkowników dokumenty aplikacji od nr 1 do nr 7 powinna cechować aktywność dostępu do nich przez zainteresowane instytucje (jednostki procesu certyfikacyjnego). Aktywność dostępu powinna gwarantować Użytkownikom aplikacji możliwość: 1) zapoznania się z treściami zawartymi w poszczególnych częściach aplikacji bez możliwości dokonywania zmian, w tym także wydruk oraz poznania kolejności czynności proceduralnych, 2) wykorzystania egzemplarzy elektronicznych dokumentów dla: a. rozpoczęcia procedury złożenia wniosku, b. rozpoczęcia procedury rozpoznania treści złożonego wniosku, c. dokonania wpisu z przeprowadzonego audytu, d. przygotowania Certyfikatu, przed jego wydaniem w wersji papierowej z odpowiednimi adnotacjami urzędowymi (np. pieczęcie urzędowe), e. dokonania wpisów do tabeli rejestracyjnej, f. przeprowadzenie procesu Recertyfikacji. W celu zagwarantowania Użytkownikom dostępu do pierwszego punktu wszystkie dokumenty w aplikacji internetowej powinny być w formie PDF. Dla zagwarantowania Użytkownikom realizacji czynności proceduralnych część dokumentów winna zostać skonstruowana o regułę dostępności komórek danego dokumentu aplikacyjnego: a. aktywne komórki które będzie można wypełniać w poszczególnych etapach procesu SC KIS, 9

10 b. nieaktywne komórki zawierające treści obligatoryjne dla danego Użytkownika aplikacji, których nie będzie on mógł zmieniać. PRZYKŁAD DOSTĘPNOŚCI MERYTORYCZNEJ KOMÓREK DOKUMENTU APLIKACYJNEGO Poniżej zaprezentowano podział formularzy aplikacyjnych ze względu na dostępność merytoryczną poszczególnych pól (komórek): WYKAZ DOKUMENTÓW W APLIKACJI SC KIS Z PODZIAŁEM NA DOSTĘPNOŚĆ MERYTORYCZNĄ KOMÓREK Rodzaj dokumentu z dostępnością dla danego Użytkownika Rodzaj dokumentu z brakiem dostępności dla Użytkownika 10

11 Konstrukcja głównej strony aplikacji wg. merytorycznego podziału procesów certyfikacyjnych aplikacja internetowa powinna być tak skonstruowana, aby każda jednostka proceduralna łatwo identyfikowała się z zakresem merytorycznym. Oznacza to podział aplikacji na trzy części: 1) Aplikacja wnioskowa zawiera dokumenty związane z procedurą wnioskową/ certyfikacyjną; 2) Aplikacja procedury weryfikacyjnej zawiera dokumenty pozwalające Jednostce Certyfikacyjnej oraz Jednostce Audytu Certyfikacyjnego przeprowadzić czynności proceduralne; 11

12 3) Aplikacja wydania Certyfikatu zawiera dokumenty ułatwiające Jednostce Certyfikacyjnej przygotowanie i wydanie właściwych dokumentów. Proponowany układ konstrukcyjny strony głównej Aplikacji, nawet przy założeniu powtórzenia się wglądu Użytkownika w niektóre dokumenty aplikacyjne powinien zapewnić danej jednostce procesu certyfikacji skoncentrowanie uwagi tylko na tych elementach procedury, które są właściwe z punktu widzenia zakresu jej czynności. PODZIAŁ GŁÓWNEJ STRONY APLIKACYJNEJ II. Funkcjonalność internetowej aplikacji certyfikacji KIS Użytkownikami merytorycznymi aplikacji internetowej certyfikacji KIS zgodnie z założeniami ogólnymi SC KIS będą następujące rodzaje instytucji: 1. WNIOSKODAWCA - instytucja tworząca lub dysponująca klubem integracji społecznej prowadzonym na podstawie przepisów ustawy o zatrudnieniu socjalnym, wpisana do rejestru wojewody, która chce dobrowolnie poddać się procesowi certyfikacji. Wnioskodawcą może być: 1) Gmina, 2) Upoważniona przez Gminę jednostka organizacyjna pomocy społecznej np. OPS, 12

13 3) Organizacja pozarządowa 2. JEDNOSTKA CERTYFIKACYJNA instytucja prowadząca procedurę certyfikacji, która wydaje na czas określony tzw. certyfikat próbny, a następnie po uzyskaniu informacji z audytu certyfikującego wydaje ostateczny certyfikat KIS. To instytucja, która dokonuje także wpisu do Tabeli rejestracyjnej SC KIS. Ta instytucją jest Wydział Polityki Społecznej Urzędu Wojewódzkiego. 3. JEDNOSTKA AUDYTU CERTYFIKACYJNEGO instytucja (zespół specjalistów) przeprowadzająca audyt w miejscu utworzenia (funkcjonowania) KIS potwierdzający spełnienie wymogów Standardu KIS. To zespół pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego. 4. JEDNOSTKA ODWOŁAWCZA instytucja rozpatrująca wniosek odwoławczy od negatywnej decyzji Jednostki Certyfikacyjnej. To odpowiednia komórka organizacyjna Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej - Departament Pomocy i Integracji Społecznej. Innymi użytkownikami aplikacji będą pozostałe instytucje i podmioty chcące uzyskać informację o dysponowaniu przez instytucję tworzącą klub integracji społecznej Certyfikatem KIS. Zakres dostępności do aplikacji dla tych użytkowników powinien być bardzo ograniczony i sprowadzać się tylko do przeglądu Tabeli rejestracyjnej wydanych certyfikatów. 13

14 3.4 Podział Użytkowników wg. aktywności w procesie certyfikacji SC KIS Klasyfikacja instytucji występujących w procesie certyfikacji SC KIS, a także inne instytucji/ podmiotów/organizacji/osób fizycznych przedstawia się następująco: Założenie nr II.2.: Funkcjonalność użytkowa aplikacji dostępność do dokumentów wg. Użytkowników Uwzględniając dokonany podział rodzajowy Użytkowników aplikacji internetowej SC KIS należy zagwarantować w ww. aplikacji selektywną dostępność do poszczególnych dokumentów. Selektywność dostępu wynika z faktu bezpośredniego udziału i zainteresowania problematyką funkcjonowania KIS oraz z faktu prawa do dostępu do informacji publicznej, tj. otwartość informacji o jakości usług w poszczególnych jednostkach zatrudnienia socjalnego. 14

15 WYKAZ DOKUMENTÓW WG. DOSTĘPNOŚCI UŻYTKOWEJ JEDNOSTKI W PROCESIE SC KIS 15

16 3.5 Funkcjonalność użytkowa aplikacji przepływ informacji między Użytkownikami aplikacji Aplikacja certyfikacji SC KIS powinna gwarantować przepływ informacji pomiędzy wybranymi (wyselekcjonowanymi) Użytkownikami. Przepływ informacji w aplikacji SCKIS powinien wobec: 1) Użytkowników Aktywnych prezentować charakter informacji wejściowych oraz informacji zwrotnych, tj. zapewnić przekazanie informacji oraz uzyskanie zwrotnego stanowiska (opinii) drugiego Użytkownika; 2) Użytkowników Biernych reprezentować charakter wyłącznie informacji zwrotnych, po zalogowaniu się do aplikacji, tj. głównie odnosi się to do wglądu w Tabelę Rejestracyjną Bank Certyfikatów. SCHEMAT PRZEPŁYWU INFORMACJI WG. UŻYTKOWNIKA APLIKACJI I. Użytkownicy Aktywni (UA) Odbiór wniosku Wniosek Internetowa Aplikacja przez Jednostkę Certyfikującą Jednostka odwoławcza Wejście / Wyjście informacji do/z Jednostki Audytu Zwrot informacji do Wnioskodawcy Certyfikat/Odmowa 16

17 II. Użytkownicy Bierni (UB) Użytkownik Bierny Użytkownik Bierny Internetowa Aplikacja Wejście informacji o skorzystaniu z danych z Tabeli rejestracyjnej Wyjście informacji o KIS z certyfikatem Pozyskanie informacji z Aplikacji o Klubach Integracji Społecznej dysponujących certyfikatem W poszczególnych etapach procesu certyfikacji zależności pomiędzy Użytkownikami aplikacji SC KIS oraz rodzaj wejściowej i zwrotnej informacji przedstawiono poniżej: Poziom procesu certyfikacji Nr 1 Złożenie Wniosku Nr 2 Rejestracja Nr 3 Sprawdzenie Nr 4 Audyt Czynność proceduralna w aplikacji SCKIS Wejście w aplikację oraz praca w systemie Formularz Wniosku Rejestracja Wniosku w systemie 3.1 Sprawdzenie formalne Wniosku 3.2 Ocena Wniosku ze standardem SC KIS Audyt certyfikacyjny Użytkownik i rodzaj informacji wejściowej UA - Wnioskodawca 1) Pobranie formularza, 2) Wypełnianie komórek UA- Jedn. Certyfikująca, 1) Informacja o przyjęciu Wniosku UA- Jedn. Certyfikująca, 1) Informacja o dopuszczeniu Wniosku do procedury UA- Jedn. Certyfikująca, 1) Informacja o zgodności ze standardem KIS UA- Jedn. Certyfikująca 1) Informacja o wydaniu próbnego certyfikatu UA Jedn. Audytu 1) Karta Audytu UA Jedn. Audytu 1) Informacja o wypełnieniu Karty Audytu Użytkownik i rodzaj informacji zwrotnej X UA Wnioskodawca 1) Informacja o numerze rejestracyjnym Wniosku UA Wnioskodawca 1) Informacja o dalszej procedurze UA Wnioskodawca 1) Próbny certyfikat UA Jedn. Audytu Certyfikacyjnego 1) Informacja o wydaniu próbnego certyfikatu X UA- Jedn. Certyfikująca 1) Przekazanie Karty Audytu 17

18 Nr 5 Wydanie Certyfikatu KIS Nr 6 Rejestracja Certyfikatu Nr 7 Recertyfikacja Nr 8 Rejestracja Certyfikatu Certyfikat KIS (na okres 3 lat) Bank Certyfikatów 7.1 Zgłoszenie 7.2 Weryfikacja zgłoszenia 7.3 Audyt weryfikujący 7.4 Przedłużenie/Odmowa Certyfikatu (na okres kolejnych 3 lat) UA- Jedn. Certyfikująca 1) Przygotowanie Certyfikatu KIS UA- Jedn. Certyfikująca 1) Wydanie Certyfikatu KIS UA - Jedn. Certyfikująca 1) Umieszczenie adnotacji w Tabeli rejestracji Certyfikatów UB Inni użytkownicy 1) Wejście do aplikacji tylko do Tabeli UA Wnioskodawca 1) Zgłoszenie przedłużenia Certyfikatu wypełnienie dokumentu zgłoszeniowego UA - Jedn. Certyfikująca 1) Sprawdzenie danych z Wniosku (archiwum aplikacji) UA Jedn. Audytu Certyfikacyjnego 1) Wydanie opinii o przedłużeniu/odmowie Certyfikatu UA- Jedn. Certyfikująca 1) Wydanie Certyfikatu KIS 8.1 Bank Certyfikatów UA - Jedn. Certyfikująca 1) Umieszczenie adnotacji w Tabeli rejestracji Certyfikatów UB Inni użytkownicy 1) Wejście do aplikacji tylko do Tabeli X UA Wnioskodawca 1) Informacja o terminie odbioru Certyfikatu X UB Inni użytkownicy 1) Informacja o zamieszczeniu Certyfikatu w Tabeli X UA Jedn. Audytu Certyfikacyjnego 1) Prośba o przeprowadzenie audytu kontrolnego UA- Jedn. Certyfikująca 1) Przyjęcie opinii UA Wnioskodawca Informacja o terminie odbioru Certyfikatu X UB Inni użytkownicy 1) Informacja o zamieszczeniu Certyfikatu w Tabeli 18

19 3.6 Dokumenty internetowej aplikacji certyfikacji KIS Aplikacja certyfikacji KIS składa się z dokumentów skonstruowanych wg ogólnego schematu: Aplikacja powinna pozwolić Użytkownikowi Aktywnemu szybką orientację, z którym dokumentem ma do czynienia (nazwa), a także ze sposobem jego wypełnienia (pola aktywne i bierne). Komórka dokumentu powinna umożliwić korzystanie z: 1) edytora tekstu do wpisywania treści wymaganych i pożądanych, 2) symboli do zaznaczenia pola danej komórki, będącego odpowiedzią na pytanie z formularza, 3) funkcji podglądu do Objaśnień w celu rozwiązania problemu interpretacyjnego. 19

20 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 1 FORMULARZ APLIKACYJNY Nr 1 Oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią dokumentów aplikacyjnych. Komórka 01 (nieaktywna) WNIOSEK O NADANIE CERTYFIKATU KIS NUMER REJESTRACYJNY WNIOSKU. Komórka 02 (nieaktywna) Nazwa Jednostki Certyfikującej Komórka 04 (nieaktywna) Wnioskodawca (nazwa instytucji tworzącej KIS) Komórka 03 (aktywna) Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Adres:.. Komórka 05 (aktywna) Gmina OPS NGO Komórka 06 (nieaktywna) Klub Integracji Społecznej Komórka 08 (nieaktywna) Kierownik Klubu (Lider) Komórka 10 (nieaktywna) Data i numer rejestru wojewody Komórka 12(nieaktywna) Osoba upoważniona do złożenia wniosku Komórka 15 (nieaktywna) Baza Lokalowa (Czym dysponuje KIS?) Komórka 07 (aktywna) Nazwa klubu integracji społecznej: Adres klubu integracji społecznej: Województwo - rozwinięcie listy województw Powiat rozwinięcie listy powiatów Gmina rozwinięcie listy gmin Kod pocztowy Ulica Numer budynku/lokalu Komórka 09 (aktywna) Imię Nazwisko.... Komórka 11 (aktywna) Lokal Rozwinięcie: Własność Najem Użyczenie Komórka 19 (aktywna) Pomieszczenie socjalne.. Komórka 13 (aktywna) Imię Nazwisko. Komórka 14 (nieaktywna) DANE DO OCENY STANDARDU CERTYFIKACYJNEGO Komórka 16 (aktywna) Komórka 17 (aktywna) Komórka 18 (aktywna) Sala zajęć Komórka 20(aktywna) Sprzęt komputerowy i dydaktyczny Przystosowanie dla osób niepełnosprawnych Komórka 21 (nieaktywna) Kadra (Kto pracuje w KIS?) Komórka 22 (aktywna) Kierownik KIS Komórka 23 (aktywna) Specjaliści Komórka 24 (aktywna) Pracownik 20

21 Rozwinięcie Psycholog Terapeuta Prawnik Doradca zawodowy socjalny Komórka 25 (aktywna) Inni Pracownik administracyjno księgowy Komórka 26 (nieaktywna) Organizacja usług (Dokumentacja KIS) Komórka 27 (aktywna) Regulamin KIS organizacyjny Komórka 28 (aktywna) Kontrakty socjalne Komórka 29 (aktywna) Własne narzędzia diagnostyczne Komórka 30 (nieaktywna) Współpraca Lokalna KIS Komórka 31(aktywna) Porozumienie z OPS Komórka 32 (aktywna) Porozumienie z PUP Komórka 33 (aktywna) Inne porozumienia Komórka 34 (nieaktywna)zakres USŁUG REINTEGRACJI SPOŁECZNEJ i ZAWODOWEJ Komórka 35 (nieaktywna) Usługi indywidualne (Rodzaje oferowanych usług) Komórka 36 (aktywna) Poradnictwo psychologiczne Komórka 37(aktywna) Poradnictwo prawne Komórka 38 (aktywna) Poradnictwo socjalne i inne Komórka 39 (nieaktywna) Usługi grupowe (Rodzaje oferowanych usług) Komórka 40(aktywna) Samopomocowa grupa wsparcia Komórka 41(aktywna) Warsztaty psychoedukacyjne Komórka 42 (aktywna) Zajęcia integracyjne Komórka 43(aktywna) Warsztaty edukacji społecznej i zawodowej Komórka 44(aktywna) Kursy zawodowe Komórka 45(aktywna) Formy prozatrudnieniowe Rozwinięcie: Prace społecznie użyteczne Roboty publiczne Staże Komórka 46 (nieaktywna) Wniosek przygotował/a Komórka 47(aktywna) Imię Nazwisko Kontakt

22 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 2 OBJAŚNIENIA DO WNIOSKU Objaśnienia aktywnych komórek (pól) Wniosku Numer komórki Treść Objaśnienia 03 Należy wpisać nazwę Jednostki Certyfikującej, do której kierowany jest Wniosek. 05 Należy wpisać nazwę instytucji tworzącej klub integracji społecznej, upoważnionej przepisami ustawy o zatrudnieniu socjalnym, tj. gmina/ ośrodek pomocy społecznej/organizacja pozarządowa. Spółdzielnie socjalne zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zostały uznane za organizacje pozarządowe, a więc mogą być Wnioskodawcą. 07 Należy wpisać pełną nazwę klubu integracji społecznej wraz z adresem używanych w dokumentach statutowych (np. w statucie organizacji pozarządowej). 09 Należy wpisać imię i nazwisko osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji kierownika klubu, lidera lub pracownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej wskazanego do koordynowania, organizowania i reprezentowania klubu. 11 Należy wpisać datę uzyskania wpisu do rejestru wojewody (wymóg ustawy o zatrudnieniu socjalnym), potwierdzoną pismem Urzędu Wojewódzkiego oraz ewentualnie nadany numer rejestracyjny. 13 Należy wpisać imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentowania Wnioskodawcy. W przypadku organizacji pozarządowych wpis ten musi być zgodny z KRS. 16 Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez klub lokalem: własnym/wynajętym/użyczonym do prowadzenia zajęć. Lokalem może być wyznaczone pomieszczenie/pomieszczenia w budynku, w którym znajduje się siedziba klubu. W przypadku dysponowania pisemną umową najmu/użyczenia lokalu (pomieszczenia), termin umowy musi zawierać się w przedziale czasowym trwania certyfikatu próbnego. Brak lokalu własnego/lokalu wynajętego/lokalu użyczonego wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez KIS odrębną salą do prowadzenia zajęć w ramach pomieszczeń klubu. Brak sali zajęć wpisać Należy wpisać 1 tylko w przypadku dostosowania budynku/pomieszczeń klubu do potrzeb osób niepełnosprawnych. Brak dostosowania wpisać 0 19 Należy wpisać 1 tylko w przypadku dysponowania odrębnym pomieszczeniem socjalnym, które wykorzystywane jest zarówno przez kadrę klubu jak i uczestników zajęć. Brak pomieszczenia socjalnego wpisać 0 20 Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez KIS własnym sprzętem komputerowym i innym dydaktycznym ( własny sprzęt oznacza własność instytucji tworzącej KIS lub użyczony na podstawie zawartej umowy.) Brak sprzętu komputerowego i dydaktycznego wpisać Należy wpisać 1 w przypadku wyodrębnienia etatu dla kierownika KIS lub 22

23 wyznaczenia osoby do pełnienia tej funkcji. Brak wyodrębnionego etatu dla kierownika KIS lub wyznaczonej osoby do pełnienia tej funkcji wpisać Należy wpisać 1 w przypadku zaangażowania do pracy specjalistów z takich dziedzin jak: psychologia, socjologia, prawo, doradztwo zawodowe, terapia i inne. Dowolna forma zatrudnienia w zależności od możliwości organizacyjnofinansowych instytucji tworzącej KIS np. wolontariat. Brak specjalistów - wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez instytucję tworzącą KIS pracownikiem socjalnym na etacie lub zawarcia przez instytucję tworzącą KIS stosowanej umowy osobą posiadającą wykształcenie pracownika socjalnego, lub umowy o współpracy z ośrodkiem pomocy społecznej do wykonywania zadań określonych w ustawie o zatrudnieniu socjalnym czynności. Brak dysponowania pracownikiem socjalnym wpisać 0 25 Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania pracownikiem administracyjno-księgowym. Dowolna forma zatrudnienia w zależności od możliwości organizacyjno-finansowych instytucji tworzącej KIS np. wolontariat. 27 Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania własnym regulaminem korzystania z zajęć w KIS. Przyjęcie treści regulaminu musi zostać potwierdzone przez uczestników zajęć np. w formie podpisania stosownego oświadczenia. Brak regulaminu wpisać 0, w tym niespełniającego wymogu zapoznania się z jego treścią przez uczestników. 28 Należy wpisać 1 w przypadku zawarcia kontraktów socjalnych. W przypadku braku kontraktów socjalnych wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania własnymi narzędziami diagnostycznymi (ankieta, kwestionariusz zainteresowań i preferencji zawodowych, testy psychologiczne) Brak przygotowania własnych narzędzi diagnostycznych - wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez instytucję tworzącą KIS porozumieniami o współpracy z ośrodkiem pomocy społecznej. Brak porozumień wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez instytucję tworzącą KIS porozumieniami o współpracy z powiatowym urzędem pracy. Brak porozumień wpisać Należy wpisać 1 w przypadku dysponowania przez instytucję tworzącą KIS odpowiednimi porozumieniami o współpracy np. z przedsiębiorcami, instytucjami kultury, oświaty, sportu. Brak porozumień wpisać Należy wpisać 1 w przypadku świadczenia/planowania usługi w formie poradnictwa psychologicznego dla uczestników zajęć w KIS. Brak poradnictwa psychologicznego wpisać Należy wpisać 1 w przypadku świadczenia/planowania usługi w formie poradnictwa prawnego dla uczestników zajęć w KIS. Brak poradnictwa prawnego wpisać 0. 23

24 38 Należy wpisać 1 w przypadku świadczenia/planowania usługi w formie poradnictwa socjalnego/innego dla uczestników zajęć w KIS. Brak poradnictwa socjalnego/innego wpisać 0 40 Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku organizowania/planowania powstania samopomocowej grupy wsparcia Brak samopomocowej grupy wsparcia/planów ww. grupy wpisać Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku organizowania/planowania warsztatów psychoedukacyjnych. Brak warsztatów psychoedukacyjnych/planów ww. warsztatów wpisać Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku organizowania/planowania zajęć integracyjnych. Brak zajęć integracyjnych/planów ww. zajęć wpisać Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku organizowania/planowania warsztatów edukacji społecznej i zawodowej. Brak ww. warsztatów/planów ww. warsztatów wpisać Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku organizowania/planowania kursów zawodowych. Brak ww. kursów/planów ww. kursów wpisać Zaznaczyć wpisem 1 w przypadku funkcjonowania/planowania jednej z wymienionych form zatrudnienia subsydiowanego określonego w ustawie o zatrudnieniu socjalnym. Brak funkcjonowania/planów jednej z wymienionych form zatrudnienia subsydiowanego wpisać Należy wpisać imię i nazwisko osoby oraz dane kontaktowe osoby, która przygotowała Wniosek. 24

25 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 3 KARTA STANDARDU SC KIS (wersja tylko PDF brak dostępu Użytkowników do komórek) Kryterium Standardu BAZA LOKALOWA KIS KADRA KIS ORGANIZACJA KIS WSPÓŁPRACA LOKALNA KIS KARTA STANDARDU SCKIS Opis kryterium Część I Standardu SC KIS sfera instytucjonalna To odpowiednie pod względem powierzchni i wyposażenia miejsce, w którym można prowadzić zajęcia z uczestnikami KIS. Wszystkie pomieszczenia wykorzystywane do przeprowadzenia zajęć reintegracji społecznej i zawodowej powinny pozostawać w dyspozycji KIS (własność, umowa najmu, porozumienie użyczenia itp.) oraz być dostosowane do grupy docelowej. A także wyposażone w niezbędny sprzęt i urządzenia dostosowane do rodzaju i tematyki planowanych zajęć. Każdorazowo w kryterium Bazy Lokalowej KIS należy uwzględnić dostęp do urządzeń higieniczno-sanitarnych, pomieszczeń socjalno-bytowych, a także w wypadku kierowania usług do grupy osób niepełnosprawnych dostępności pomieszczeń dla osób niepełnosprawnych zgodnie z wymogami prawa budowlanego wraz z pozwoleniami na ich użytkowanie (Ustawa z dnia r., Dz. U. z 2000r., nr 106, poz z późn. zm.). Optymalny skład personelu KIS (bez względu na rodzaj umowy o zatrudnieniu) to zespół 6 osobowy: a) Lider klubu kierownik, b) Pracownik administracyjno - księgowy, c) Pracownik socjalny, d) Specjaliści: psycholog, terapeuta, doradca zawodowy, prawnik. W minimum standardowym zakłada się, że pracownik socjalny oraz specjaliści posiadają odpowiednie i aktualnie obowiązujące przygotowanie zawodowe. 1. Własny Regulamin Uczestnictwa w Zajęciach, określający relacje pomiędzy uczestnikami a kadrą, zasady korzystania z zasobów technicznych klubu, zasady uczestnictwa w zajęciach itp. 2. Własne formularze niektórych dokumentów, np.: narzędzia diagnozy potencjału i potrzeb uczestników ankieta ogólna, kwestionariusz preferencji i zainteresowań zawodowych oraz zestaw testów psychologicznych do oceny początkowej poziomu umiejętności i predyspozycji uczestnika zajęć (np.: bateria testów NEO-FFI). 3. Ramy czasowe trwania zajęć. Czas realizacji zajęć w KIS każdorazowo powinien być dostosowany do potrzeb grupy docelowej z zastrzeżeniem, że miesięczny czas trwania zajęć powinien wynosić co najmniej 40 godzin dydaktycznych (zajęć indywidualnych i grupowych łącznie). Okres realizacji programu nie powinien być krótszy niż 3 miesiące. Zaświadczenie o uzyskaniu statusu absolwenta KIS, zgodnie z zapisami ustawowymi jest wydawany uczestnikom odbywającym zajęcia przez co najmniej 6 miesięcy. Instytucja tworząca klub integracji społecznej powinna dysponować pakietem porozumień lokalnych zawartych przez instytucję go tworzącą. Optymalny zakres współpracy powinien obejmować: a) Porozumienie o współpracy z Ośrodkiem Pomocy Społecznej zlokalizowanym na terenie działalności KIS, 25

26 USŁUGI INDYWIDUALNE USŁUGI GRUPOWE b) Porozumienie o współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy, na którego obszarze działania zlokalizowany jest KIS Ten rodzaj porozumienia o współpracy może mieć charakter umowy trójstronnej. Część II Standardu SC KIS sfera usług klubu Poradnictwo psychologiczne (diagnoza potencjału i potrzeb) to rodzaj zindywidualizowanych działań koordynowanych przez psychologa we współpracy z pracownikiem socjalnym oraz doradcą zawodowym w celu dokładnego określenia potrzeb i deficytów oraz sytuacji życiowej uczestnika zajęć. Narzędziami tej usługi są: ankieta ogólna, kwestionariusz preferencji i zainteresowań zawodowych oraz testy psychologiczne (np. bateria testów NEO FFI) służące do oceny początkowego poziomu umiejętności, predyspozycji i zainteresowań uczestników. Poradnictwo prawne to rodzaj zindywidualizowanych działań umożliwiających bezpłatne korzystanie z usług prawnych z zakresu m.in.: problemów socjalnych, problemów rodzinnych (w tym: zjawiska przemocy w rodzinie), problemów lokalowych, problemów uzależnień oraz korzystania z właściwych instytucji i zakładów leczniczych itp. Poradnictwo socjalne i pedagogiczne - to rodzaj zindywidualizowanych działań mających na celu udzielenie uczestnikowi zajęć pomocy związanej z korzystaniem z różnych form pracy socjalnej, świadczeń pomocy społecznej, a także udzielenie pomocy dla członków jego rodziny. Samopomocowa grupa wsparcia w której poprzez proces animowania wzrasta zaangażowanie członków grupy przy uwzględnieniu ich indywidualnych umiejętności zaspakajania własnych potrzeb. W samopomocowej grupie wykorzystywane są także elementy terapii grupowej, w której poprzez wymianę doświadczeń osoby znajdujące się w podobnej sytuacji wzajemnie się wspierają. Warsztaty psychoedukacyjne to animacja odbudowywania prawidłowych zachowań prospołecznych, kształtowanie aktywnej i odpowiedzialnej postawy życiowej. Członkowie warsztatów korzystają z treningów interpersonalnych, obejmujących m.in.: komunikację społeczną, asertywność, wzmocnienie samooceny i poczucia własnej wartości, pokonywanie stresu oraz naukę wyznaczania własnych celów i nauki sposobów ich osiągania. Zajęcia integracyjne promujące alternatywne formy spędzania czasu wolnego to działania ukierunkowane na organizowanie różnorodnych form spędzania czasu wolnego w grupie (rodzina, sąsiedzi), np.: poprzez zajęcia rekreacyjne, wyjścia do kina i teatru, wycieczek i imprez sportowych, a także korzystanie z sal gimnastycznych i świetlic. Warsztaty edukacji społecznej i zawodowej to działania umożliwiające uczestnikom zajęć w klubie m.in.: nabycie umiejętności racjonalnego prowadzenia gospodarstwa domowego, aktywnego poszukiwania pracy, przygotowania własnego CV, listu motywacyjnego, pisania pism urzędowych i podań, poznania podstaw prawa pracy, prowadzenia działalności gospodarczej, administracyjnej, naukę autoprezentacji, naukę korzystania z komputera i Internetu. Kursy podnoszące umiejętności i kwalifikacje zawodowe to działania prowadzące do podniesienia lub odświeżenia kwalifikacji w wybranych zawodach. Zatrudnienie subsydiowane udział uczestników zajęć w pracach społecznie użytecznych lub robotach publicznych, stażach itp. 26

27 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 4 (wersja tylko PDF brak dostępu Użytkowników do komórek) WYTYCZNE PROCEDURALNE Wytyczne dla Wnioskodawcy (W) Wytyczna W1 Wytyczna W2 Wytyczna W3 Wytyczna W4 Wytyczna W5 Wytyczna W6 Wytyczna W7 Wytyczna JC1 Wytyczna JC2 Wytyczna JC3 Wytyczna JC4 Instytucja tworzącą KIS, wymieniona w ustawie o zatrudnieniu socjalnym podejmuje decyzję o przystąpieniu do procedury SC KIS na zasadzie dobrowolności. Instytucja tworząca KIS przed przystąpieniem do procedury nadania Certyfikatu KIS musi spełnić wszystkie wymogi ustawowe związane z organizacją zajęć w klubie, w tym dotyczące przede wszystkim: 1. Zarejestrowania KIS u Wojewody właściwego dla siedziby klubu, 2. Nawiązania współpracy z ośrodkiem pomocy społecznej oraz powiatowym urzędem pracy potwierdzonej kontraktami socjalnymi, o których mowa w ustawie o zatrudnieniu socjalnym oraz ustawie o pomocy społecznej. Instytucja tworząca KIS przed przystąpieniem do procedury certyfikacyjnej musi zapoznać się ze wszystkimi dokumentami internetowej aplikacji SC KIS (wersja PDF). Zapoznanie się z tymi dokumentami jest potwierdzane podczas składania w aplikacji wniosku (odpowiednia komórka Formularza Wniosku). Instytucja tworząca KIS po złożeniu wniosku musi sprawdzić w aplikacji potwierdzenie odbioru jego przez Jednostkę Certyfikującą oraz nadany numer rejestracji tego wniosku. Instytucja tworząca KIS po otrzymaniu decyzji o odmowie Certyfikatu KIS wydanego na okres 3 lat ma prawo odwołania się do Jednostki Odwoławczej. Prawo to nie przysługuje w momencie odrzucenia nieprawidłowo przygotowanego wniosku. Instytucja tworząca KIS po okresie obowiązywania certyfikatu SC KIS przygotowuje Zgłoszenie Recertyfikacyjne i przekazuje je przez Internet do Jednostki Certyfikacyjnej. Instytucja tworząca KIS po uzyskaniu informacji o terminie odbioru zgłasza się do Jednostki Certyfikacyjnej po pisemne wersje: 1. Certyfikatu KIS, 2. Decyzję Recertyfikacyjną. Wytyczne dla Jednostki Certyfikacyjnej (WJC) Zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami aplikacji internetowej certyfikacji SC KIS (wersja PDF). Jednostka Certyfikująca po sprawdzeniu aplikacji wejściu Wniosku nadaje numer rejestracyjny Jednostka Certyfikująca przeprowadza czynności formalnego sprawdzenia wniosku, w tym przede wszystkim uprawnienia Wnioskodawcy do ubiegania się o Certyfikat KIS - czy jest to instytucja wymieniona w ustawie o zatrudnieniu socjalnym. Jednostka Certyfikująca porównuje dane Wniosku z Kartą Standardu SC KIS oraz 27

28 Wytyczna JC5 Wytyczna JC6 Wytyczna JC7 wydaje certyfikat próbny na okres 3 miesięcy (do czasu przeprowadzenia audytu certyfikującego) Jednostka Certyfikująca przekazuje do Jednostki Audytu Certyfikacyjnego informację o wydaniu certyfikatu próbnego oraz prośbę o przeprowadzenie w ciągu kolejnych 3 miesięcy audytu (weryfikacji danych wnioskowych). Jednostka Certyfikująca po uzyskaniu z Jednostki Audytu Certyfikacyjnego wypełnionej Karty Audytu Certyfikacyjnego przystępuje do przygotowania dokumentu - Certyfikat KIS. Jednostka Certyfikująca zawiadamia Wnioskodawcę o terminie odbioru Certyfikatu KIS wydanego na okres 3 lat i poucza go o możliwości skorzystania z Recertyfikacji po upływie 3 lat od daty wydania dokumentu. Wytyczna JC8 Jednostka Certyfikująca umieszcza dane o wydanym Certyfikacie KIS w Tablicy rejestracyjnej Banku Certyfikatów danego województwa. Wytyczna JAC1 Wytyczne dla Jednostki Audytu Certyfikacyjnego (JAC) Zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami aplikacji internetowej certyfikacji SC KIS (wersja PDF). Wytyczna JAC2 Jednostka Audytu Certyfikacyjnego po otrzymaniu informacji o rozpoczętej procedurze certyfikacyjnej wydaniu certyfikatu próbnego potwierdza fakt przygotowania audytu informacja zwrotna do Jednostki Certyfikacyjnej. Jednostka Audytu Certyfikacyjnego zapoznaje się z aplikacyjnymi Wytyczna JAC3 dokumentami: (a) wnioskiem umieszczonym w aplikacji, (b) Kartą Standardu KIS, oraz (c) Kartą Audytu Certyfikacyjnego. Przeprowadza wizję lokalną KIS, który został zgłoszony do procesu certyfikacyjnego. Wypełnia Kartę Audytu Certyfikacyjnego. Przekazanie Karty Audytu Certyfikacyjnego do Jednostki Certyfikacyjnej. Wytyczna JAC4 Odebranie informacji zwrotnej o jej przyjęciu przez Jednostkę Certyfikacyjną. Wytyczna JO1 Wytyczna JO2 Wytyczna JO3 Wytyczna JO4 Wytyczne dla Jednostki Odwoławczej (JO) Zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami aplikacji internetowej certyfikacji SC KIS (wersja PDF). Zarejestrowanie odwołania oraz zapoznanie się z internetową wersją wniosku, wypełnioną Kartą Audytu Certyfikacyjnego. Analiza porównawcza dokumentacji aplikacyjnej. Wydanie decyzji o ponownym rozpatrzeniu Wniosku. 28

29 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 5 KARTA AUDYTU CERTYFIKACYJNEGO Komórka 01 (nieaktywna) Komórka 02 (nieaktywna) Nazwa Jednostki Audytu Certyfikacyjnego KIS KARTA AUDYTU KIS Komórka 03 (aktywna) Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Adres:.. Komórka 04 (nieaktywna) Komórka 05 (nieaktywna) Klub Integracji Społecznej poddany audytowi Komórka 07 (nieaktywna) Wpis do rejestru Wojewody POTWIERDZENIE ZGODNOŚCI ZE STANDARDEM KIS Komórka 06 (aktywna) Nazwa klubu integracji społecznej: Adres klubu integracji społecznej: Województwo rozwinięcie listy województw, Powiat rozwinięcie listy powiatów, Gmina rozwinięcie listy gmin, Kod pocztowy Ulica Numer budynku/lokalu Komórka 08 (aktywna) Komórka 09 (aktywna) Komórka 10 (aktywna) DOKONANY BRAK W TRAKCIE PROCEDURY Komórka 11 (nieaktywna) Spełnienie kryterium określonego w Standardzie SC KIS (zaznaczyć właściwą odpowiedź) Komórka 12 (nieaktywna) Nazwa kryterium Komórka 15 (nieaktywna) Komórka 13 (nieaktywna) TAK Komórka 16 (aktywna) Komórka 14 (nieaktywna) NIE Komórka 17 (aktywna) Lokalowe Komórka 18 Komórka 19 (aktywna) Komórka 20 (aktywna) (nieaktywna) Kadrowe 29

30 Komórka 21 (nieaktywna) Organizacji usług Komórka 24 (nieaktywna) Współpracy Lokalnej Komórka 27 (nieaktywna) Usług indywidualnych Komórka 30 (nieaktywna) Usług grupowych Komórka 22 (aktywna) Komórka 25 (aktywna) Komórka 28 (aktywna) Komórka 31 (aktywna) Komórka 23 (aktywna) Komórka 26 (aktywna) Komórka 29 (aktywna) Komórka 32 (aktywna) Komórka 33 (nieaktywna) OSTATECZNA OPINIA PO AUDYCIE Komórka 34 (nieaktywna) Pozytywna Komórka 36 (nieaktywna) Negatywna Komórka 36 (nieaktywna) Komórka 35 (aktywna) Komórka 37 (aktywna) Osoba sporządzająca Kartę Audytu Komórka 37 (aktywna) Nazwisko i Imię : Telefon kontaktowy : Adres poczty elektronicznej : Objaśnienia: Pole komórki do zaznaczenia w systemie: Tak 1, Nie 0 30

31 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 6 (dokument z aktywnymi komórkami edytor tekstu) WZÓR CERTYFIKATU Komórka 01 (nieaktywna) Wydział Polityki Społecznej Urząd Wojewódzki Komórka 02 (aktywna) w. Komórka 03 (nieaktywna) CERTYFIKAT KIS Komórka 04 (aktywna) Nr.../rok Komórka 05 (aktywna) (próbny / ostateczny )* potwierdza, że Klub Integracji Społecznej z siedzibą w..., utworzony przez... spełnia wymagania określone dla Standardu Certyfikacyjnego Klubu Integracji Społecznej, zgodnie z Wytycznymi Dla Wdrażania Systemu SC KIS Certyfikat KIS ważny jest na okres.(próbny / na 3 lata)*... / pieczęć i podpis osoby reprezentującej Jednostkę Certyfikującą / Komórka 06 (nieaktywna) Data wystawienia Certyfikatu Komórka 07 (aktywna) (dn. mc-rok) 31

32 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 7 TABELA REJESTRACYJNA BANK CERTYFIKATÓW KIS Komórka 01 (nieaktywna) WOJEWÓDZTWO Komórka 02 (nieaktywna) Komórka 03 (nieaktywna) Komórka 04 (nieaktywna) Komórka 05 (nieaktywna) Komórka 06 (nieaktywna) Lp. Nazwa Klubu Integracji Społecznej z siedzibą / Instytucja tworząca Data wydania Certyfikatu Numer Certyfikatu / rodzaj Okres obowiązywania Komórka 07 (aktywna) Komórka 08 (aktywna) Komórka 09 (aktywna) Komórka 10 (aktywna) Komórka 11 (aktywna) ROZWNIĘCIE TABELI 32

33 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 8 ZGŁOSZENIE RECERTYFIKACJI Komórka 01 (nieaktywna) Komórka 02 (nieaktywna) Wnioskodawca (nazwa instytucji tworzącej KIS) Komórka 04 (nieaktywna) Klub Integracji Społecznej Komórka 06 (nieaktywna) Kierownik Klubu (Lider) Komórka 08 (nieaktywna) ZGŁOSZENIE RECERTYFIKACJI Komórka 03 (aktywna) Gmina OPS NGO Komórka 05 (aktywna) Nazwa klubu integracji społecznej: Adres klubu integracji społecznej: Województwo - rozwinięcie listy województw, Powiat rozwinięcie listy powiatów, Gmina rozwinięcie listy gmin, Kod pocztowy Ulica Numer budynku/lokalu Komórka 07 (aktywna) Imię Nazwisko Komórka 09 (aktywna) Data i numer Certyfikatu Komórka 10 (nieaktywna) Osoba upoważniona do złożenia zgłoszenia Recyrtyfikacji Komórka 11 (aktywna) Imię Nazwisko Komórka 12 (nieaktywna) Komórka 13 (aktywna) UZASADNIENIE ZGŁOSZENIA (maksymalnie znaków..) Komórka 14 (nieaktywna) Komórka 15(aktywna) Wniosek przygotował/ła ( Imię i Nazwisko, kontakt) 33

34 DOKUMENT APLIKACYJNY NR 9 OPINIA RECERTYFIKACYJNA Komórka 01 (nieaktywna) Komórka 02 (nieaktywna) Nazwa Jednostki Audytu Certyfikacyjnego KIS Komórka 04 (nieaktywna) Komórka 05 (nieaktywna) Klub Integracji Społecznej poddany audytowi Komórka 07 (nieaktywna) Utrzymanie kryteriów określonych w Standardzie SCKIS Komórka 09 (nieaktywna) Brak utrzymania kryteriów określonych w Standardzie SCKIS Komórka 11 (nieaktywna) Komórka 12 (nieaktywna) Pozytywna Komórka 14 (nieaktywna) Negatywna Komórka 16 (nieaktywna) OPINIA RECERTYFIKACYJNA Komórka 03 (aktywna) Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Adres:.. POTWIERDZENIE UTRZYAMNIA STANDARDU KIS Komórka 06 (aktywna) Nazwa klubu integracji społecznej: Adres klubu integracji społecznej: Województwo rozwinięcie listy województw, Powiat rozwinięcie listy powiatów, Gmina rozwinięcie listy gmin, Kod pocztowy Ulica Numer budynku/lokalu Komórka 08 (aktywna) Komórka 10 (aktywna) OSTATECZNA OPINIA PO AUDYCIE RECERTYFIKACYJNYM Komórka 13 (aktywna) Komórka 15 (aktywna) Osoba sporządzająca Kartę Audytu Komórka 17 (aktywna) Nazwisko i Imię : Adres poczty elektronicznej : Telefon kontaktowy : Objaśnienia: Pole komórki do zaznaczenia w systemie: Tak 1, Nie 0 34