Warszawa, dnia roku. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa DĄŻNOŚĆ. ul. Bohaterów Modlina Nowy Dwór Mazowiecki

Transkrypt

1 Warszawa, dnia roku. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa DĄŻNOŚĆ ul. Bohaterów Modlina Nowy Dwór Mazowiecki W wyniku umowy z dnia 5 listopada 2009 roku zawartej między Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych RP w Warszawie a Spółdzielnią Mieszkaniową Lokatorsko-Własnościową DĄŻNOŚĆ w Nowym Dworze Mazowieckim w dniach od 16 listopada 2009 roku do 8 stycznia 2010 roku została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od roku do roku. Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia: 1. Organizacja Spółdzielni: statut Spółdzielni oraz wewnętrzny system normatywny (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów), działalność organów Spółdzielni, struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni. 2. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni (i budynków z nimi związanych) oraz racjonalność ich wykorzystania. 3. Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami. 4. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi: stan ilościowy oraz estetyczno-porządkowy i techniczny budynków i ich otoczenia, koszty i przychody gzm oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali, gospodarka lokalami użytkowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych, terminowość wnoszenia opłat przez użytkowników lokali i windykacja należności Spółdzielni, treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (dostawa energii cieplnej, wody i kanalizacji, wywóz nieczystości stałych, dostawa energii elektrycznej i gazu).

2 2 5. Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych: nadzór techniczny i ustalanie potrzeb remontowych, ze szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych, akumulacja środków finansowych na remonty, tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja. 6. Gospodarka finansowa: stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania, efektywność zaangażowania finansowego Spółdzielni w zakup akcji i udziałów w innych podmiotach gospodarczych, rozliczanie kosztów ogólnych Spółdzielni, obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych, terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, rozliczenia z tytułu składek ZUS, PFRON), dochodzenie należności Spółdzielni, rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów. 7. Ocena realizacji przez Spółdzielnię obowiązków wynikających z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Lustracja nie obejmowała badań sprawozdań finansowych Spółdzielni w rozumieniu art. 88a Prawa spółdzielczego jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych. Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych lustratorom dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez członków Zarządu oraz podległych im pracowników. W szczególności ustaleniom lustracji służyły: statut i unormowania wewnętrzne o charakterze regulaminowym, dokumentacja z działalności organów samorządowych Spółdzielni, dokumenty członkowskie, dokumentacja dotycząca wykonania robót remontowych,, dokumentacja oraz ewidencja finansowo-księgowa, dokumentacja dotycząca pozostałych zagadnień objętych zakresem merytorycznym badań w ramach niniejszej lustracji. Ustalenia lustracji zostały zawarte w protokóle lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół lustracji został podpisany bez zastrzeżeń przez Zarząd Spółdzielni.

3 3 Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa DĄŻNOŚĆ w Nowym Dworze Mazowieckim przestrzega obowiązku lustracyjnego określonego art.91 1 Prawa spółdzielczego albowiem poprzednia lustracja w Spółdzielni została przeprowadzona w 2006 roku obejmując całość jej działania w okresie od roku do roku. Ustalenia lustracji wskazują, że: jedyny wniosek polustracyjny przedstawiony przez Związek na podstawie tej lustracji był w badanym okresie na bieżąco przez Spółdzielnię realizowany, w okresie od roku do roku również na bieżąco Spółdzielnia dokonywała wpisów w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w związku ze zdarzeniami tego wymagającymi. W okresie objętym lustracją Spółdzielnia dokonała zmian statutu w celu dostosowania go do zmian w obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisach prawa, a ostatnia z tych nowelizacji uchwalona na Zebraniu Przedstawicieli Członków w dniu roku została zarejestrowana przez sąd w dniu roku. Pomimo dokonania tej rejestracji badania wykazały, że statut Spółdzielni zawiera jednostkowe przypadki niedoskonałości, które zostały wymienione na str.7-8 protokołu lustracji. Spółdzielnia posiada niezbędne dla niej normy wewnętrzne o charakterze regulaminowym, a normy te zostały uchwalone przez organy uprawnione; zdaniem Związku uchwalenie wymaganych 59 ust.1 statutu zasad realizacji inwestycji będzie konieczne w przypadku podjęcia przez najwyższy organ Spółdzielni uchwały umożliwiającej rozpoczęcie przez Spółdzielnię działalności inwestycyjnej. W związku ze zmianami statutu i obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisów prawa Spółdzielnia podjęła prace nad aktualizacją norm wewnętrznych o charakterze regulaminowym ale prace te nie zostały jeszcze zakończone. Ponadto w niektórych regulaminach uchwalonych już po ostatniej aktualizacji statutu występują niedoskonałości; wykaz regulaminów wymagających dostosowania do aktualnego statutu i obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisów prawa, a także niedoskonałości regulaminów uchwalonych po ostatnich zmianach statutu zostały przedstawione w protokóle lustracji (str.9-11). W badanym okresie w Spółdzielni funkcjonowały wszystkie organy wymienione w jej statucie, tj. Zebranie Przedstawicieli Członków, Rada Nadzorcza, Zarząd oraz Rady Osiedli i Zebrania Grup Członkowskich, a po rejestracji ostatnich zmian statutu ( roku) Zebranie Przedstawicieli Członków zostało zastąpione Walnym Zgromadzeniem natomiast Zebrania Grup Członkowskich przestały być organami

4 4 Spółdzielni. Lustracja nie wykazała uchybień i nieprawidłowości odnośnie częstotliwości, terminowości i sposobu zwołania Zebrań Grup Członkowskich, Zebrań Przedstawicieli Członków (2007 rok) oraz Walnych Zgromadzeń (2008 i 2009 rok). Zastrzeżeń nie budzi również przebieg oraz sposób udokumentowania obrad tych organów. W świetle ustaleń lustracji: w 2007 roku miały miejsce zmiany w składzie osobowym Rady Nadzorczej w związku z upływem kadencji; badania nie wykazały niewłaściwości w sposobie dokonania tych zmian, Rada Nadzorcza zajmowała się istotnymi sprawami Spółdzielni, a w szczególności wypełnianiem funkcji kontrolno-nadzorczej oraz sprawami ekonomicznymi, decyzje Rady Nadzorczej nie naruszyły kompetencji innych organów Spółdzielni, Rada Nadzorcza oraz jej Komisje działały w oparciu o uchwalone plany pracy, a częstotliwość posiedzeń tego organu oraz sposób ich udokumentowania zastrzeżeń nie budzi. W badanym okresie miały miejsce zmiany w składzie osobowym Zarządu, a lustracja nie wykazała nieprawidłowości w sposobie dokonania tych zmian. Badania nie wykazały również niedomagań w sposobie przestrzegania przez Zarząd wymogów formalnych regulaminu Zarządu (m.in. tryb obradowania i podejmowania uchwał, przestrzeganie ustalonego podziału czynności między członkami Zarządu, sposób udokumentowania posiedzeń). Zarząd będący organem wykonawczym w strukturze organów samorządowych pełnił jednocześnie rolę kierowniczą w bieżącej działalności Spółdzielni rozumianej jako podmiot gospodarczy i ocena działania Spółdzielni zawarta w niniejszym liście polustracyjnym jest przede wszystkim oceną działania tego organu. Jak wynika z przeprowadzonych badań Rady Osiedli prowadziły aktywną działalność w ramach swoich kompetencji, z wyjątkiem Rady Osiedla Młodych, której praca nie została wystarczająco udokumentowana, a tym samym nie pozwala to na potwierdzenie tego ustalenia; jednocześnie badania wykazały, że członkowie Rady Osiedla Młodych w 2006 roku mimo zaproszeń nie brali udziału w pracach komisji przetargowych. W świetle ustaleń lustracji: Spółdzielnia posiada uchwaloną przez Radę Nadzorczą strukturę organizacyjną, dostosowaną do zadań i skali prowadzonej przez Spółdzielnię działalności, we wszystkich latach badanego okresu poziom zatrudnienia w Spółdzielni nie przekroczył poziomu zalimitowanego planem gospodarczo-finansowym oraz strukturą organizacyjną Spółdzielni,

5 5 Spółdzielnia posiada regulamin pracy oraz regulamin wynagradzania, a badania nie wykazały przypadków niedostosowania tych uregulowań do Kodeksu pracy oraz przypadków ich nieprzestrzegania, sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej zastrzeżeń nie budzi, stosownie do wymogów Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 roku nr 180 poz.1860) niezbędnym jest skierowanie na szkolenia okresowe dwóch wymienionych w protokóle lustracji członków Zarządu. Pozytywnie należy ocenić fakt, iż stosownie do postanowień statutu Spółdzielnia prowadzi działalność społeczną, oświatową i kulturalną a sposób finansowania tej działalności odpowiada wymogom art.4 ust.5 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Za pozytyw uznać należy również fakt, iż wszystkie grunty będące we władaniu Spółdzielni posiadają uregulowany stan prawny. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w prowadzeniu przez Spółdzielnię spraw członkowsko-mieszkaniowych oraz dyspozycji lokalami. Spółdzielnia prowadzi wymagane prawe rejestry, w tym także wymagany art.17 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych rejestr lokali dla których zostały założone oddzielne księgi wieczyste. Selektywna wizytacja zasobów mieszkaniowych wykazała, że są one utrzymane w czystości oraz generalnie w należytym stanie estetyczno-porządkowym i technicznym (możliwym do ustalenia w trakcie wizualnego przeglądu) ale wystąpiły jednostkowe usterki, niedostatki oraz inne mankamenty, które wymagają usunięcia. W świetle ustaleń lustracji: Spółdzielnia wdrożyła system ewidencji i rozliczania kosztów i przychodów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości odrębnie dla każdej nieruchomości, co odpowiada wymogom art.4 ust.4 1 znowelizowanej w 2007 roku ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, w 2006 roku gospodarka zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni zamknęła się niedoborem przychodów w stosunku do poniesionych kosztów w wysokości ,55 zł,

6 6 również w 2007 roku wystąpił niedobór finansowy w gospodarce zasobami mieszkaniowymi, który wyniósł ,88 zł, dzięki aktualizacji opłat za używanie lokali w 2008 roku w skali całej Spółdzielni wynik finansowy w gzm był dodatni (29.979,34 zł), wynik finansowy w gzm zamykający I półrocze 2009 roku ( ,04 zł) uprawdopadabnia wystąpienie dodatniego wyniku finansowego Spółdzielni po zamknięciu okresu obrachunkowego 2009, Spółdzielnia przestrzega obowiązującej od 2007 roku zasady uniemożliwiającej traktowanie osiągniętego wyniku na pozostałej działalności operacyjnej i finansowej jako wyniku gospodarki zasobami mieszkaniowymi zwiększającego przychody lub koszty gzm w roku następnym. Według stanu na dzień roku zadłużenia z tytułu opłat za używanie lokali mieszkalnych wynosiły zł, co stanowiło 6,17% rocznego wymiaru tych opłat; poziom tych zadłużeń był wyższy niż w analogicznym okresie w 2007 roku (5,83%), a niższy niż w 2006 roku (7,3%) oraz na koniec I półrocza 2009 roku (7,45%). Na koniec 2008 roku poziom zadłużeń z tytułu opłat od lokali użytkowych wyniósł 3,4% i był znacznie niższy niż w 2006 roku (14,07%) oraz w 2007 roku (12,86%); natomiast poziom tych zadłużeń wzrósł w I półroczu 2009 roku (7,82%). Poziom zadłużeń od lokali mieszkalnych i użytkowych na koniec I półrocza 2009 roku był zbliżony do przeciętnego w spółdzielniach mieszkaniowych. Występujące zadłużenia ograniczały możliwości gospodarcze Spółdzielni. Wskazuje to na konieczność kontynuowania podejmowanych przez Spółdzielnię działań windykacyjnych. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce lokalami użytkowymi oraz w działalności polegającej na wydzierżawianiu terenów ale bezprzetargowy sposób wyboru najemców lokali użytkowych usytuowanych w piwnicach nie znajduje odzwierciedlenia w normach wewnętrznych Spółdzielni. Spółdzielnia zawarła umowy z dostawcami usług komunalnych oraz innych usług związanych z eksploatacją zasobów mieszkaniowych, a umowy te zapewniają ochronę jej interesów. Dla wszystkich budynków Spółdzielni zostały założone książki obiektu budowlanego, a badania przeprowadzone na losowo wybranej próbie reprezentatywnej wykazały konieczność ich uzupełnienia o wpisy wymienione w protokóle lustracji (str.51). W badanym okresie Spółdzielnia przeprowadziła wymagane art. 62 Prawa budowlanego:

7 7 kontrole stanu technicznej sprawności instalacji, okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów, które posłużyły do opracowania rocznych rzeczowo-finansowych planów remontów zatwierdzanych przez Radę Nadzorczą. Zastrzeżenia budzi jednak to, że Spółdzielnia nie posiada dokumentacji potwierdzającej usunięcie mankamentów gniazd wtyczkowych wymienionych w protokóle nr 36/OMU/2005 z sierpnia 2005 roku oraz w protokóle nr 24/S/2005 z lipca 2005 roku z badania ochrony przeciwporażeniowej i pomiarów rezystencji przewodów w budynku przy ul. Młodzieżowej 6 i Sobieskiego 8. Jednocześnie ustalenia lustracji wskazują, że protokoły z badań stanu technicznej sprawności instalacji gazowej sporządzone zostały niestarannie i posiadają inne mankamenty, które wymienia protokół lustracji (str.52). Zdaniem Związku wyeliminowaniu mankamentów protokołów stanu technicznej sprawności instalacji gazowej służyłoby opracowanie i wdrożenie do stosowania wzorcowych protokołów okresowej kontroli instalacji gazowej zasilanej: a) gazem sieciowym, b) gazem płynnym (z butli gazowej) zgodnie z zasadami wynikającymi z: ustawy Prawo budowlane, a w szczególności art. 61 ust. 1 pkt. 1 lit. c, rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 roku w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych (Dz. U. Nr 74, poz. 836 z późn. zm.), a w szczególności Rozdziały 2, 13 i 14, Normy PN-M :2002 Instalacja gazowa. Kontrola okresowa, zawierającej w załączniku propozycje formularzy protokołów z okresowej kontroli. W badanym okresie nakłady Spółdzielni na utrzymanie stanu technicznego zasobów wyniosły łącznie zł. Nakłady te zostały sfinansowane środkami zakumulowanymi na funduszu remontowym, pochodzącymi z odpisów od lokali mieszkalnych i użytkowych oraz innych przychodów funduszu remontowego, który na koniec I półrocza 2009 roku wykazywał saldo dodatnie w wysokości zł. Na szczególne podkreślenie zasługują podjęte przez Spółdzielnię działania energooszczędne, których efekty zostały wymienione w protokóle lustracji. W badanym okresie roboty związane z potrzebami technicznymi zasobów Spółdzielni zostały zrealizowane przez wykonawców obcych. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w sposobie: wyboru obcych wykonawców robót remontowych,

8 8 zapewnienia ochrony interesów Spółdzielni w umowach zawartych z obcymi wykonawcami robót, rozliczeń za wykonane roboty, udokumentowania robót, sprawowania przez Spółdzielnię nadzoru inwestorskiego nad zrealizowanymi robotami. Spółdzielnia posiada wystarczająco określone podstawy normatywne gospodarki finansowej oraz Zakładowy Plan Kont dostosowany do ustawy o rachunkowości, ale nowelizacja ZPK dokonana w 2008 roku wymaga zatwierdzenia w formie stosownej uchwały Zarządu. Sprawozdania finansowe Spółdzielni za 2006, 2007 i 2008 rok zostały sporządzone terminowo i zbadane przez podmioty uprawnione do przeprowadzenia tych badań. Z badań tych wynika, że we wszystkich okresach obrachunkowych objętych lustracją Spółdzielnia uzyskiwała nadwyżki bilansowe, które zostały rozdysponowane na podstawie uchwał najwyższego organu Spółdzielni. Prowadzona przez Spółdzielnię ewidencja analityczna zadłużenia z tytułu kredytów objętych ustawą z roku (z późniejszymi zmianami) o pomocy Państwa w spłacie kredytów mieszkaniowych umożliwia ustalenie zadłużenia wobec banku i budżetu z tytułu kredytów mieszkaniowych i skapitalizowanych odsetek. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w: gospodarce kasowej, zakresie zgodności rozliczeń kosztów ogólnych Spółdzielni z wymogami ustawy o rachunkowości, rozliczeniach finansowych Spółdzielni z członkami z tytułu wkładów. W badanym okresie Spółdzielnia: posiadała wolne środki finansowe, w których największy udział miały środki zdeponowane na lokatach bankowych; od środków tych Spółdzielnia uzyskała dodatkowe przychody z tytułu odsetek (85.418,27 zł), które zasiliły jej gospodarkę, nie angażowała wolnych środków finansowych w zakup akcji i udziałów w innych podmiotach gospodarczych, terminowo spłacała swoje zobowiązania, o czym świadczy stosunkowo niewysoka kwota wymierzonych jej odsetek (tablica nr 13), które zostały uregulowane; umożliwiła to sytuacja finansowa Spółdzielni, a podkreślić należy, że odsetki od nieterminowej zapłaty podatku VAT za marzec 2009 roku obciążyły odpowiedzialnego za tę sytuację pracownika Spółdzielni.

9 9 Spółdzielnia podjęła działania związane z realizacją obowiązków wynikających z przepisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 4 z 2000 roku poz. 27 z późniejszymi zmianami) dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali, a działania te, ich efekty i uwarunkowania z nimi związane zostały przedstawione w protokóle lustracji; ustalenia zawarte w protokóle lustracji pozwalają na pozytywną ocenę tych działań.. Na tle ustaleń zawartych w protokole lustracji oraz oceny niniejszego listu polustracyjnego pożądane byłoby, aby organy statutowe Spółdzielni rozważyły podjęcie następujących działań: 1. Uporządkować wewnętrzny system normatywny Spółdzielni poprzez: uchwalenie i przedłożenie do rejestracji zmian statutu eliminujących jego mankamenty wykazane przez lustrację, zaktualizowanie tych norm wewnętrznych o charakterze regulaminowym, które jeszcze nie zostały dostosowane do znowelizowanego statutu Spółdzielni i obecnie obowiązujących spółdzielnie mieszkaniowe przepisów prawa, wyeliminowanie ujawnionych przez lustrację niedoskonałości zaktualizowanych już regulaminów. 2. Podjąć stosowne działania umożliwiające wyeliminowanie wykazanych przez lustrację niedostatków w udokumentowaniu posiedzeń Rady Osiedla Młodych. 3. Stosownie do wymogów Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy skierować na szkolenia okresowe dwóch wymienionych w protokóle lustracji członków Zarządu Spółdzielni. 4. Usunąć wykazane w trakcie przeglądu usterki oraz inne mankamenty w utrzymaniu zasobów mieszkaniowych. 5. Kontynuować przewidziane prawem działania w celu zwiększenia skuteczności windykacji opłat za używanie lokali. 6. Unormować możliwość bezprzetargowego doboru najemców lokali użytkowych usytuowanych w piwnicach budynków. 7. Uzupełnić wpisy w książkach obiektów budowlanych w zakresie wymienionym w protokóle lustracji. 8. Podjąć stosowne działania w celu wyeliminowania możliwości wystąpienia w przyszłości ujawnionych przez lustrację mankamentów niektórych protokołów z badań stanu technicznej sprawności instalacji gazowej. W szczególności zaś należałoby opracować i wdrożyć do stosowania wzorcowe protokoły okresowej kontroli instalacji gazowej zasilanej gazem sieciowym oraz gazem płynnym (z butli gazowej).

10 10 9. Zatwierdzić stosowną uchwałą Zarządu zaktualizowany w 2008 roku Zakładowy Plan Kont Spółdzielni. Przedstawiając powyższe wnioski Związek informuje, że zgodnie z art Prawa spółdzielczego, winny być one przedstawione przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu. Uprzejmie prosimy o powiadomienie Związku o sposobie realizacji w/w wniosków. LK/41/2010