INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W KĘPNIE. Spis treści

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W KĘPNIE Spis treści Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora PUP w Kępnie z dnia r. Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Rozdział XIII Rozdział XIV Rozdział XV Rozdział XVI Rozdział XVII Postanowienia ogólne. System kancelaryjny oraz jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek. Przeglądanie i przydzielanie przesyłek. Rejestrowanie spraw i znakowanie akt oraz zakładanie i prowadzenie teczek aktowych. Formy załatwiania spraw. Sporządzanie odpisów i kopii. Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej. Wysyłanie i doręczanie pism. Przechowywanie akt. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Urzędu lub jego reorganizacji. Udostępnianie akt. Postępowanie z aktami Powiatowej Rady Zatrudnienia. Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych. Przepisy końcowe. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kępnie, zwanym dalej Urzędem. 2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów od chwili ich wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych Urzędu do momentu przekazania ich do składnicy akt lub do ich zniszczenia. 3. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentów zawierających informacje niejawne, tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w niniejszej instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach. 1

2 4. Niniejsza Instrukcja określa zasady postępowania z aktami, niezależnie od techniki ich wykonania i ich formy zewnętrznej oraz informacji w nich zawartych, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. 5. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Urzędzie w sprawach dotyczących zatrudnienia uważa się za dokumentację wpływającą do Urzędu. 2 Instrukcję wprowadza Dyrektor w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kępnie po uprzednim jej zatwierdzeniu przez właściwe Archiwum Państwowe. 3 Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwienia i rozstrzygnięcia, 2) akceptacja wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma, 3) archiwista pracownika Urzędu realizującego zadania odpowiednio składnicy akt na podstawie zadań określonych w zakresie czynności, 4) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez osobę upoważnioną, 5) dekretacja adnotację umieszczoną na piśmie lub do niego dołączoną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 6) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 7) Dyrektor Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kępnie, a w razie jego nieobecności jego Zastępcę lub innego upoważnionego pracownika, 8) ESP elektroniczną skrzynkę podawczą określoną w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r. Nr 64, poz. 565 ze zm.), 9) kierownik - kierownika komórki organizacyjnej w Urzędzie, 10) komórka organizacyjna wydzieloną organizacyjnie część Urzędu w szczególności dział, referat, jednoosobowe stanowisko pracy lub inną komórkę zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu, 11) komórka merytoryczna komórka organizacyjna Urzędu, zakładająca sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie, 12) korespondencja - każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd zarówno na nośniku papierowym jak i w wersji elektronicznej, 13) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 14) parafa skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis, 15) paragrafy - paragrafy niniejszej Instrukcji, 16) pieczęć - stemple nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 2

3 17) pieczęć wpływu odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę Urzędu, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, 18) pismo wyrażoną tekstem informację stanowiącą odrębną całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 19) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem godła państwa w środku i z nazwą urzędu w otoku, 20) przesyłka dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez Urząd, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektronicznie przesyłane za pośrednictwem ESP, 21) prowadzący sprawę osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy, 22) Regulamin Organizacyjny Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Kępnie, 23) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedyńczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, 24) rejestr przesyłek wpływających rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Urząd, 25) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Urząd, 26) sekretariat - stanowisko pracy, którego pracownik jest uprawniony do przyjmowania i wysyłania przesyłek, 27) składnica akt komórka organizacyjna wyodrębniona do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej tzw. kategorii B 28) skład informatycznych nośników danych uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, 29) spis spraw - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny służący rejestrowaniu spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. 30) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 31) teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, 32) Urząd Powiatowy Urząd Pracy w Kępnie, 33) UPO urzędowe poświadczenie odbioru w ESP, 34) wykaz akt jednolity rzeczowy wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną akt, 35) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki, druki, formularze itp.), 36) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 37) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, 3

4 Rozdział II System kancelaryjny oraz jednolity rzeczowy wykaz akt 4 1. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw, a także przechowywania akt. 3. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych Urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 4. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli haseł klasyfikacyjnych, dokonuje w drodze zarządzenia Dyrektor po uprzednim ich zatwierdzeniu przez właściwe Archiwum Państwowe W wykazie akt ustala się kategorie archiwalne dokumentacji dla komórek merytorycznych. 2. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki, inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. Rozdział III Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji 6 1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują: 1) Sekretariat, 2) Dyrektor, 3) kierownicy, 4) prowadzący sprawy. 2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych sekretariatu należy: 1) przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie i wypełnianie pieczęci wpływu, a także wprowadzanie danych do rejestru przesyłek wpływających, 2) przedstawianie przesyłek wpływających Dyrektorowi do wglądu i dekretacji, 3) segregowanie przesyłek wg dekretacji i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych, 4) prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i rejestru przesyłek wychodzących, 5) wysyłanie przesyłek, 6) przyjmowanie pism do podpisu Dyrektora. 4

5 3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych prowadzących sprawy należy: 1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i oznaczanie dokumentacji znakiem sprawy, 2) przygotowanie projektów pism oraz przekazywanie ich kierownikom w celu akceptacji oraz oznaczenie sporządzanych pism znakiem sprawy, 3) łączenie dokumentacji w akta sprawy oraz grupowanie dokumentacji, nietworzącej akt spraw, w teczkach aktowych, do czasu przekazania dokumentacji do składnicy akt, 4) przygotowanie dokumentacji do przekazania do składnicy akt. 4. Obieg dokumentacji w Urzędzie: 1) sekretariat przyjmuje przesyłki, otwiera je w zakresie posiadanych uprawnień, sprawdza, umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu oraz odnotowuje w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie przedkłada przesyłki do wglądu i dekretacji Dyrektorowi; 2) zadekretowane przesyłki sekretariat przekazuje poszczególnym prowadzącym sprawy do określonych komórek organizacyjnych celem ich załatwienia; 3) kierownicy mogą dekretować przesyłki wewnątrz komórki organizacyjnej, które mogą kierować na prowadzących sprawy i ewentualnie omawiać z nimi termin oraz sposób załatwienia sprawy; 4) prowadzący rejestrują sprawy w spisach spraw, załatwiają je zgodnie z dyspozycjami przełożonych, przygotowują projekty pism, a następnie zaakceptowane i zaparafowane przez kierownika i oznakowane przekazują do podpisu Dyrektorowi za pośrednictwem sekretariatu; 5) po podpisaniu pisma, sekretariat zwraca pisma prowadzącemu sprawę; 6) prowadzący sprawę sprawdza pod względem formalnym wykonanie pisma, kopertuje, adresuje przesyłki i przekazuje je do sekretariatu celem wysłania, 7) sekretariat segreguje przesyłki, odnotowuje w rejestrze przesyłek wychodzących, ewidencjonuje pisma polecone oraz wysyła przesyłki pod wskazany adres. Rozdział IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek 7 1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania i otwierania całości przesyłek wpływających do Urzędu, w tym przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłek przesyłanych na ESP oraz przesyłek przekazanych na informatycznym nośniku danych. 2. Przesyłki o których mowa w ust. 1, może przyjmować bezpośrednio komórka organizacyjna. Przesyłki przyjęte przez komórkę organizacyjną przekazywane są do sekretariatu celem umieszczenia pieczęci wpływu oraz wprowadzenia danych do rejestru przesyłek wpływających. 3. Pisma dostarczane są do sekretariatu najpóźniej do godz Po godz pisma rejestrowane są dnia następnego z wyłączeniem spraw pilnych. 4. Sekretariat wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. 5

6 8 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, sekretariat sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. 3. W przypadku o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego. 5. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata Przesyłki w postaci papierowej sekretariat rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma, 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym - sekretariat umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma, o ile to możliwe w górnej części pisma po lewej stronie, lub w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. 3. Na ofertach przetargowych, a także dokumentach konkursowych na stanowiska urzędnicze, oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik Nr Pieczęci wpływu nie umieszcza się na: 1) załącznikach, 2) oficjalnych zaproszeniach, 3) czasopismach, książkach, prospektach itp., 4) umowach, 5) dokumentach stanowiących własność osobistą Przyjmując przesyłki przekazywane drogą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Urzędem, 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwienia i rozstrzygnięcia spraw przez Urząd, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Urząd, 6

7 3. Przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 4. Przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek, 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania. 2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukanie i sortowanie co najmniej wg daty wpływu i wg podmiotu, od którego przesyłka pochodzi. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na : 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego w postaci papierowej. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z 9, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane urządzenia w Urzędzie) należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 2. Dopuszcza się prowadzenie w Urzędzie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalową. 3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu, nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego 7

8 i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 4. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie do Dyrekcji Urzędu, 2) adresowanych imiennie do poszczególnych pracowników, 3) oznaczonych do rąk własnych, 4) przesyłek niejawnych, tj. przeznaczonych do wyłącznej wiadomości Dyrekcji Urzędu. Przesyłka o takim charakterze jest niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym rejestrze przesyłek wpływających z adnotacją niejawna bez załączania elektronicznej formy dokumentu oraz jest przekazywania Dyrektorowi. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że przesyłka zawiera informacje niejawne, należy niezwłocznie po zarejestrowaniu w rejestrze z adnotację niejawna przekazać pismo Dyrektorowi w zabezpieczonej kopercie wraz z notatką służbową wyjaśniającą przyczynę otwarcia koperty. 5) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, 6) ofert w postępowaniu z zakresu prawa zamówień publicznych, 7) dokumentów konkursowych na stanowiska urzędnicze, 8) mylnie doręczonych. 2. Przesyłki o których mowa w ust. 1: 1) pkt przekazywane są adresatom, 2) pkt 6-7 przekazywane są właściwej komórce organizacyjnej lub prowadzącemu daną sprawę. 3. Jeżeli pracownik bezpośrednio otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do sekretariatu w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. 4. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza czy: 1) nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych, 2) znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki zostały uwidocznione na kopercie. a w przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego, sporządza się adnotację odpowiednio na danym piśmie lub załączniku. 5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) poufnych, zastrzeżonych, wartościowych, kurierskich, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) dla których brak jest nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 6. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym w postaci papierowej lub na nośniku elektronicznym: 1) liczby porządkowej, 8

9 2) daty wpływu przesyłki do Urzędu, 3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki, 4) nazwy podmiotu, od którego przesyłka pochodzi, z określeniem czy jest to instytucja czy osoba fizyczna, 5) daty widniejącej na przesyłce, 6) znaku występującego na przesyłce, 7) wskazania komu przydzielono przesyłkę; w szczególności może to być osoba, komórka organizacyjna lub w przypadku przesyłki mylnie doręczonej dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, 8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, 9) dodatkowych informacji jeżeli są potrzebne. 7. Jeżeli nie jest możliwe określenie przez sekretariat informacji wymienionych w ust. 6 pkt 3-6, do rejestru wpisuje się w odpowiednich miejscach brak danych. 8. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia: 1) sortowanie przesyłek wg informacji określonych w ust. 6, 2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 6 oraz na każdej stronie, datę wykonania wydruku. 3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 6. Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie przesyłek Sekretariat przekazuje niezwłocznie do wglądu i dekretacji przyjęte przesyłki i przekazuje do dekretacji przez Dyrektora. 2. Dyrektor przeglądając korespondencję: 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, właściwych kierowników lub prowadzących sprawy. 3. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez komórki organizacyjne, właściwych kierowników lub prowadzących sprawy, dekretujący o którym mowa w ust. 1 umieszcza nazwiska osób lub nazwę komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy oraz ewentualne dyspozycje dotyczące: 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji. 2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika lub przez niego dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Dekretacja kierownika nie może zmienić dyspozycji przełożonego - zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. 3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący. 9

10 4. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną. 5. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. 17 W sprawach szczególnie ważnych - wskazanych przez Dyrektora, sekretariat może prowadzić terminarz, w którym zapisuje wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę wyznaczonego do jej załatwienia. Rozdział VI Rejestrowanie spraw i znakowanie akt oraz zakładanie i prowadzenie teczek aktowych 18 Dokumentacja nadsyłana i składana w Urzędzie oraz w nim powstająca, dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta sprawy, 2) nietworzącą akt sprawy Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 2. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy a jedynie do klasy z wykazu akt, a tym samym nie jest rejestrowana w spisie spraw, lecz w sposób dla niej przewidziany jest grupowana w ramach teczki aktowej. 3. Dokumentację nietworząca akt spraw mogą stanowić w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy, 2) niezamawiane przez Urząd oferty, które nie zostały wykorzystane, 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma, 4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe, 5) listy obecności, 6) karty urlopowe, 7) dokumentacja odbioru środków zakupionych przez Urząd, 8) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr, 9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. 10

11 4. Niezamówione oferty i materiały reklamowe podlegają rejestracji, jeżeli podejmuje się czynności zmierzające do ich wykorzystania Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw oraz nadaniu jej znaku sprawy. 2. Spis spraw zawiera następujące dane: 1) odnoszące się do całego spisu: a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, b) oznaczenie komórki organizacyjnej, c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt. 2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie: a) liczbę porządkową, b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, f) datę wszczęcia sprawy, g) datę ostatecznego załatwienia sprawy, h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Urzędu (przez daną komórkę organizacyjną, prowadzącego sprawę). Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, umożliwiającym ustalenie dat wszczęcia sprawy i zakończenia sprawy. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik Nr Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy, w drugim przypadku prowadzący sprawę, traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 5. Znak spraw nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 6. Spis spraw prowadzi się na nośniku papierowym lub informatycznym, oddzielnie dla każdej teczki aktowej zawierającej jednorodne tematyczne akta i założonej na podstawie wykazu akt. 7. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 8. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 9. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt, prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw. 10. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 11

12 11. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe). 12. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy (np. teczka bezrobotnego). 13. Dla ułatwienia pracy, prowadzący sprawy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w poszczególnych teczkach aktowych, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...w roku..". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek aktowych. W przypadku prowadzenia spisów spraw w postaci elektronicznej, po odłożeniu wszystkich zamkniętych spraw do teczki aktowej, spisy spraw należy wydrukować i odłożyć do właściwych teczek aktowych Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera następujące elementy: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej, 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, 4) cztery ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2 i oddziela kropką w następujący sposób np.: ABC , gdzie: 1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 77 to liczba określająca 77. sprawę rozpoczętą w 2012r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; 4) 2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Urzędzie. 5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej, 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw, 4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; 5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. 6. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC ) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej; 2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; 3) 78 to liczba określająca 78. sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2012r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; 4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą 78; 12

13 5) 2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 7. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku spawy kropką w następujący sposób: ABC JK2, gdzie JK2 jest symbolem prowadzącego sprawę (składającym się z inicjałów), dodanym do znaku sprawy. Jeżeli w komórce organizacyjnej prowadzący sprawy posiadają takie same inicjały, wówczas po inicjałach dopisuje się cyfry np. JK1,JK2 itd. 8. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C-D-V JK2 gdzie AB-C-D-V jest oznaczeniem komórki organizacyjnej. 9. Symbole wewnętrznych komórek organizacyjnych określa Regulamin Organizacyjny Urzędu. 10. Znak sprawy należy wpisać powyżej treści pisma z lewej strony Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienione. 2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy.., i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. Rozdział VII Formy załatwiania spraw Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 2. Jeżeli przesyłka przekazana lub dekretowana do prowadzącego sprawę, nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. 3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami. 4. Każdą sprawę należy załatwić odrębnym pismem. 1. Prowadzący sprawy załatwiają je według kolejności ich wpływu i stopnia pilności

14 2. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z ogólnie obwiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania spraw Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowuje się w spisie spraw wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia. 26 Załatwianie sprawy może być dokonane ustnie lub pisemnie Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko (nazwę) adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis prowadzącego sprawę. 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy, 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 2.W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: 1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących, 2) notatki służbowe z rozmów prowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą Urzędu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, 3) pisma przesłane za pomocą telefaksu, 4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w 10 ust. 3 i 4, 11 ust. 3 i 12 ust. 2. 5) projekty pism odrzuconych w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub Dyrektora oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w 28 ust. 9, jeżeli mają znaczenie w sprawie Pisemne załatwienie sprawy polega na opracowaniu projektu pisma przez prowadzącego sprawę oraz sporządzeniu przez niego czystopisu. 2. Jeżeli do projektu pisma dołączony jest rozdzielnik, to sporządza się liczbę egzemplarzy odpowiadającą liczbie instytucji i osób podanych w rozdzielniku z dodatkowym egzemplarzem do akt sprawy (egzemplarz ad acta ). 3. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa, która polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. 4. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: 14

15 1) w postaci papierowej albo 2) w postaci elektronicznej. 5. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub Dyrektor. 6. W przypadku o którym mowa w ust. 4 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swoją imienną pieczęć wraz z odręcznym podpisem (skrótem podpisu). 7. Projekt pisma podlega ocenie i parafowaniu przez kierownika oraz przekazaniu do podpisu za pośrednictwem sekretariatu właściwej osobie. 8. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 9. Jeżeli przedstawiony do akceptacji projekt pisma wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma; 2) lub ustnie. 10. W przypadku gdy projekt jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informacje co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy itd.) oraz potwierdzenie wykonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. 12. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy. Rozdział VIII Sporządzanie odpisów i kopii Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału. 2. Tak odpis jak i kserokopia, które stanowią odwzorowanie pierwszy metodą tradycyjną, a druga metodą nowoczesną tekstu oryginału, wymagają poświadczenia, które stwierdza istnienie dokumentu o treści i formie odwzorowanej odpisem czy kserokopią. 3. Przy sporządzaniu odpisu/kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: za zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i imienną pieczęć wraz ze stanowiskiem służbowym osoby stwierdzającej zgodność treści. 4. Każdy odpis i uwierzytelniona kopia powinny być starannie sprawdzone przez prowadzącego sprawę. 5. Powielanie dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie prowadzący sprawy. 30 Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 15

16 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis Dyrektora Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik Nr Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez Dyrektora zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu logo Urzędu Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. legitymacjach ubezpieczeniowych. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z Urzędu, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. Rozdział IX Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej Zakres kompetencji Dyrektora, jego z-cy lub upełnomocnionych osób w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu. 2. Podpisujący na oryginale i kopii pisma w postaci papierowej umieszcza swój podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. 3. Gdy podpisujący działa w zastępstwie, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym znak wz (w zastępstwie). 4. Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem znak z up. (z upoważnienia) bądź posługuje się taką pieczęcią. 5. Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak p.o. (pełniący obowiązki) bądź posługuje się taką pieczęcią. 6. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. 7. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1. podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2. podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). 16

17 Rozdział X Wysyłanie i doręczanie pism Pisma, po podpisaniu, prowadzący sprawę przygotowuje do wysłania. 4. Przygotowanie pism w postaci papierowej do wysłania polega na: 1) sprawdzeniu, czy pismo lub dokument jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki; 2) wykonaniu niezbędnej liczby kopii, jeżeli pismo przesyłane jest do wiadomości, 3) zapakowaniu pism lub dokumentów w koperty, na których w prawej dolnej części umieszcza się adres odbiorcy, a w lewej górnej części nadawcę oraz znak pisma, 4) potwierdzeniu na egzemplarzu pisma przeznaczonego do włączenia do akt sprawy, a także w elektronicznym systemie obiegu dokumentów informacji co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne itp.), 5) dołączeniu wypełnionego przez prowadzącego sprawę odpowiedniego formularza i przypięciu go do koperty w przypadku pism wysyłanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 5. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym. 6. Pisma w postaci papierowej wysyłane są przez sekretariat. 7. Przesyłki dostarczone do sekretariatu najpóźniej do godz wysyła się w danym dniu za pośrednictwem operatora pocztowego, a dostarczone po godzinie wysyła się następnego dnia. 35 Czynności sekretariatu w zakresie wysyłania przesyłek polegają na: 1) potwierdzeniu w postaci elektronicznej co do sposobu wysyłki oraz numeru wysłanego pisma i daty wysyłki, 2) umieszczeniu na kopertach odcisku pieczątki opłata zryczałtowana, 3) prowadzeniu rejestru przesyłek wychodzących oraz pocztowej książki nadawczej, wzór określa załącznik Nr 2 i 6, 4) przekazaniu przesyłek operatorowi pocztowemu Sekretariat prowadzi rejestr przesyłek wychodzących w postaci papierowej i postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje: 1) liczbę porządkową, 2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatora pocztowego, 3) nazwę podmiotu, do którego wysłano przesyłkę, 4) znak sprawy wysłanego pisma, 5) sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, list polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP itp.). 2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia; 1) sortowanie listy przesyłek wychodzących wg informacji, o których mowa w ust. 1; 2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz na każdej stronie datę wykonania wydruku; 17

18 3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1. Rozdział XI Przechowywanie akt Dokumentacja przechowywana jest w komórkach organizacyjnych i w składnicy akt. 2. Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą. 3. Akta sprawy będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia, pracownicy mogą przechowywać w oddzielnych teczkach aktowych Dokumentację należy przechowywać w teczkach aktowych. 2. Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt. 3. Wewnątrz teczki aktowej, akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od nr 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie. 4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w to miejsce włożyć kartkę zastępczą, która powinna zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysyłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt Każda teczka aktowa powinna być prawidłowo opisana. 2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów (przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik Nr 4): 1) pełnej nazwy Urzędu lub pieczęci nagłówkowej oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej na środku u góry, 2) części znaku sprawy, tj. oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w 21 ust 5, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, 3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kat. B - również okresu przechowywania dokumentacji po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej, 4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce na środku, 5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem. 6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu kwalifikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek pod rocznymi datami skrajnymi. 3. Jeżeli dokumentację gromadzi się w segregatorach, dane te należy umieścić na grzbiecie segregatora. 18

19 4. W przypadku teczek aktowych o których mowa w 20: 1) ust tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce; 2) ust. 11 tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (np. imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych); 3) ust. 12 zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w 40 ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy. 5. W przypadku teczki osoby bezrobotnej lub poszukującej pracy opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów: (przykładowy opis teczki bezrobotnego lub poszukującego pracy zawiera załącznik Nr 4): 1) części znaku sprawy, tj. oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt i numeru nadanego osobie rejestrującej się - po lewej stronie u góry, 2) nazwisko i imię osoby bezrobotnej lub poszukującej pracy - po lewej stronie u góry pod oznaczeniem komórki organizacyjnej i symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt i numeru nadanego osobie rejestrującej się, 3) pełnej nazwy Urzędu lub pieczęci nagłówkowej po prawej stronie u góry, 4) kategorii archiwalnej, a w przypadku kat. B - również okresu przechowywania dokumentacji po prawej stronie pod nazwą Urzędu lub pieczęci nagłówkowej W komórkach organizacyjnych przechowuje się teczki aktowe spraw załatwianych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt. 2. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, przekazuje się do składnicy akt, po upływie dwóch lata kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie. Rozdział XII Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, Urząd prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych Urząd przechowuje na nośnikach papierowych i innych w składnicy akt. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do składnicy akt pełnymi kompletnymi rocznikami. 4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych lub prowadzącymi sprawy, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt. 5. Przekazywanie akt bezrobotnych i poszukujących pracy do składnicy akt, odbywa się na odrębnych zasadach określonych w

20 42 1. Składnica prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt: 1) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze spisów ułożonych według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczoodbiorczych, 2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Zbiór ten służy udostępnianiu akt. 2. Akta powinny być ułożone wg komórek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy miejsca na nowe roczniki. 3. Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą archiwalną, składająca się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych łamanego przez kolejny numer pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. 4. W składnicy akt obowiązuje układ teczek aktowych poziomy teczka na teczce, od dołu ku górze. 5. W przypadku akt osób bezrobotnych i poszukujących pracy teczki aktowe przechowuje się w układzie pionowym wg alfabetu Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika. 2. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie tradycyjnym o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat, rozumie się: 1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w 39 ust. 3, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami, 2) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, 3) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, 4) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek), 5) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty), o grubości nieprzekraczających 5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, 6) opisaniu teczek aktowych zgodnie z 40 ust. 2 i 4, 7) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt. 3. Przez uporządkowanie pozostałej dokumentacji niearchiwalnej rozumie się : 1) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, 2) umieszczenie dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych. 3) opisanie teczek aktowych zgodnie z 40 ust. 2 i 4, 4) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt. 20