INSTRUKCJA KANCELARYJNA Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia Dyrektora nr SPJ 0161/2/16 z dnia 19 stycznia 2016 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach

2 Spis treści: 1. Cel, przedmiot i zakres instrukcji. 2. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. 3. Podział prac kancelaryjnych i obieg dokumentów. 4. Przyjmowanie wpływających pism. 5. Przeglądanie i przydzielanie wpływów. 6. Rejestrowanie spraw i ich znakowanie. Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych. 7. Formy załatwienie spraw. 8. Sporządzanie czystopisów (oryginałów) i kopii uwierzytelnionych. 9. Podpisywanie pism, umieszczanie pieczątki służbowej. 10. Wysyłanie korespondencji. 11. Przechowywanie akt spraw załatwionych. 12. Przekazywanie akt do składnicy akt. 13. Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną. 14. Postępowanie z aktami po reorganizacji lub likwidacji szkoły. 15. Nadzór nad wykonywanymi czynnościami. 16. Postanowienie końcowe. Załączniki do instrukcji: 1. Spis zdawczo odbiorczy 2. Wzór opisu teczki 3. Formularz spisu spraw 4. Układ pisma

3 Rozdział 1 Postanowienia wstępne i ogólne 1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej Instrukcją określa zasady i tryb wykonania czynności kancelaryjnych Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach (dalej określanej skrótem SP). 2. Określony instrukcją tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów w SP. 3. Instrukcja ustala zasady obiegu, gromadzenia i przechowywania akt od momentu ich wpływu do SP lub sporządzenia do momentu ich przekazania do składnicy akt. 4. Czynności kancelaryjne w SP wykonywane są w systemie tradycyjnym i nie wykorzystuje się w toku działalności kancelarii SP systemu EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją). 5. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 6. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy. 7. Przez użyte w instrukcji następujące określenia rozumie się: 1) SP Szkoła Podstawowa im. Stanisława Staszica w Jankowicach, 2) Dyrektor kierujący SP, 3) Sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna SP, 4) Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych, 5) Akta sprawy całokształt dokumentacji dotyczącej danej sprawy, 6) Wpływ każda przesyłka (pismo, faks, paczka, ), która wpłynęła do SP, 7) Teczka aktowa teczka, skoroszyt, segregator itp. Służąca do gromadzenia i przechowywania jednorodnych lub pokrewnych tematycznie akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą końcową klasą wykazu akt, (dla której ustalono już kategorię archiwalną), 8) Znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy i grupy spraw, 9) Załącznik każda luźna kartka zawierająca treść odnoszącą się do pisma przewodniego, tworząca pod względem treści całość dokumentu, pisma zszyte, sklejone lub w inny sposób załączone; broszury, książki i inne przedmioty traktuje się jako pojedyncze załączniki, 10) Dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający usprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń lub danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 11) Pieczęć pieczęcie (stemple) nagłówkowe, wpływu imienne do podpisu itp. Rozdział 2 System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. 1. W SP obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty ma jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt, zatwierdzony przez Dyrektora SP.

4 2. W systemie bezdziennikowym daną sprawę rejestruje się w spisach spraw dołączonych do każdej teczki akt spraw, zgodnie z wykazem akt. 3. Wykaz akt jest to tematyczny podział akt powstających w toku działalności SP. W wykazie akt ustalona została również kwalifikacja archiwalna akt wytworzonych przez SP. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności SP oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią. 4. Wykaz akt oparty jest na systemie kwalifikacji dziesiętnej i dzieli całość akt wytwarzanych przez SP na sześć klas pierwszego rzędu oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 5. W ramach tych klas wprowadzono klasy drugiego rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu pierwszej klasy jednej z cyfr od 0 do 9. W miarę potrzeb wprowadza się również dalszy podział na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi. 5. Klasy w wykazie akt, dla których ustalono kategorię archiwalną, odpowiadają teczkom akt spraw (tematycznym). 6. Dyrektor SP może rozbudować końcowe klasy wykazu akt na klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając jednocześnie w rozbudowywanej klasie oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt. 7. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w SP dzieli się ze względu na jej wartość archiwalną na kategorie: 1) Materiały archiwalne oznaczone symbolem A do której zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego 2) Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem B oraz cyframi arabskimi określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B-5 i załatwione w 2000 roku należy przechowywać do 31 grudnia 2005 roku). Po ustalonym okresie przechowywania dokumentacja ta może być przekazana na makulaturę lub zniszczenie 3) Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem Bc zalicza się do dokumentacji manipulacyjnej mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pewnym jej wykorzystaniu, bez przekazania jej do składnicy akt 4) Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem BE zalicza się do dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Rozdział 3 Podział prac kancelaryjnych i obieg dokumentów 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych sekretariatu należy: 1) Przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek, 2) Wysyłanie korespondencji i przesyłek, 3) Przyjmowanie i łączenie telefonów, faksów, obsługa komputera, 4) Udzielanie informacji interesantom, 5) Umieszczanie pieczątki wpływu dokumentu,

5 6) Przyjmowanie wysyłanych pism do podpisu Dyrektorowi lub upełnomocnionej przezeń osobie, 7) Przygotowanie korespondencji do wysłania i jej ekspedycja. 2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne i formalne załatwienie spraw należy: 1) Przygotowanie projektów pism i przekazywania ich Dyrektorowi w celu aprobaty oraz oznaczanie pism znakiem sprawy z rzeczowego wykazu akt, 2) Rejestrowanie spraw w spisach spraw, 3) Przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt. 3. Szczegółowy podział prac kancelaryjnych ustala Dyrektor SP. 4. Obieg typowej dokumentacji w SP jest następujący: 1) Sekretariat przyjmuje wpływy, otwiera je sprawdza i nadaje im pieczątki wpływu, oraz umieszcza numer z rzeczowego wykazu akt. Następnie przekazuje wpływy Dyrektorowi SP do dekretacji. Zadekretowane przez Dyrektora rozdzielane są pomiędzy poszczególnych pracowników celem załatwienia sprawy, 2) Pracownicy przygotowujący merytorycznie pismo, sprawdza je pod względem zgodności z zasadami instrukcji oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki, a następnie zaaprobowane przez przełożonych przekazują do sekretariatu, 3) Sekretariat przedkłada Dyrektorowi pisma do podpisu. Rozdział 4 Przyjmowanie wpływających pism 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat lub osoba upoważniona. 2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania w razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem: 1) Adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) Zastrzeżone, które przekazuje odpowiednim pracownikom, chyba, że osoba obsługująca sekretariat jest upoważniona przez Dyrektora do otwierania tychże zastrzeżonych przesyłek. 4. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz napisem poufne okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 5. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) Czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) Czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie, 3) Czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki; brak załączników odnotowuje się na piśmie. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) Zastrzeżonych, wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,

6 2) Dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego) np. skargi, odwołania itp., 3) W których brak nadawcy lub daty pisma, 4) Mylnie skierowanych, 5) Załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) W razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma, sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się do urzędu pocztowego. 9. Na każdym piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach niewymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, foldery, zaproszenia). Rozdział 5 Przeglądanie i przydzielanie wpływów 1. Sekretariat przekazuje pisma wpływające do wglądu i dekretacji wpływu Dyrektorowi SP lub osobie upoważnionej. 2. Sekretariat przedkłada przełożonemu do wglądu całą otrzymaną korespondencję. 3. Dyrektor SP umieszcza na piśmie dyspozycję, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, datę dekretacji oraz swoją parafkę oraz przydziela korespondencję do załatwienia poszczególnym pracownikom. Rozdział 6 Rejestrowanie spraw i ich znakowanie. Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych. 1. Zarejestrowanie spraw polega na wpisaniu ich do spisu spraw według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, jakie wpłynęło w danej sprawie. Każde nowe pismo, ale dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Znak sprawy zawiera: 1) SPJ Szkoła Podstawowa w Jankowicach, 2) Symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3) Liczba kolejna, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) Rok kalendarzowy, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne składniki znaku sprawy oddzielone są od pozostałych kropką. 4. Przykładowo: SPJ Znak sprawy umieszcza się na każdym piśmie w danej sprawie w obrębie pieczątki wpływu. 6. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestracji w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw odrębnymi przepisami (np. dokumentacja finansowa). 7. Nie są rejestrowane sprawy dotyczące: 1) Publikacji: dzienników urzędowych, czasopism, książek oraz innych druków niewymagających merytorycznego załatwienia, 2) Zaproszeń, życzeń, zawiadomień i tym podobnych pism.

7 8. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki zawierającej jednorodne tematycznie akta i założonej na podstawie wykazu akt. 9. Spisy spraw zakłada się za każdy rok kalendarzowy oddzielnie. 10. Jeżeli wpływające pismo dotyczy kilku różnych spraw, rejestruje się je pod odpowiednimi znakami, zaznaczając jednocześnie w uwagach, pod którym znakiem przechowywany będzie oryginał pisma. W takim przypadku odpowiedź należy sformułować odrębnym pismem w każdej sprawie. 11. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu bieżącego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem jej do nowego spisu spraw może nastąpić, gdy sprawa zaczyna się od nowa w następnym roku. 12. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw. W sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat. 13. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej. 14. Każdą teczkę akt spraw należy prawidłowo opisać. Wzór opisu teczki stanowi załącznik nr 2 niniejszej instrukcji. 15. Dopuszczalne jest gromadzenie akt dokumentacji niearchiwalnej w segregatorach. Rozdział 7 Formy załatwienie spraw 1. Przy załatwieniu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania. 2. Obowiązek wykonania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowe jej załatwienie spoczywa na pracowniku sekretariatu sprawy wyznaczonym przez bezpośredniego przełożonego. Pracownik sekretariatu powinien również dbać o terminowe wykonanie sprawy. 3. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwienie ustne może być stosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. 4. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: 1) Odręczną, 2) Korespondencyjną. 5. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub sporządzenie na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwiania. Treść pisma załatwionego odręcznie wychodzi na zewnątrz w formie, jaką mu nadał pracownik (napisane na maszynie do pisania, komputerze, przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem na formularzu itp.). 6. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. 7. Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać: 1) Nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową 2) Znak sprawy 3) Powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy

8 4) Odbiorcę i jego adres 5) Treść załatwienia 6) Podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko) 7) Wykaz ewentualnych załączników 8. Przykładowy układ pisma przedstawiony jest w załączniku nr 4 niniejszej instrukcji. 9. Kopia pisma załatwiającego powinna zawierać parafkę pracownika z lewej strony pod treścią pisma. 10. Załatwione ostatecznie sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiedniej rubryce datę jej załatwienia. 11. Z rozmów przeprowadzonych z klientami oraz z czynności przeprowadzonych w terenie sporządza się notatki służbowe lub czyni istotne adnotacje w aktach, jeżeli uzyskane tą drogą informacje mają istotne znaczenie dla załatwienia sprawy. Sporządzone notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 12. Sprawy załatwia się według ich daty wpływu. Co do terminowości załatwienia spraw stosuje się odpowiednie przepisy zawarte w KPA. Rozdział 8 Sporządzanie czystopisów (oryginałów) i kopii uwierzytelnionych 1. Czystopisy (oryginały) sporządza się w ilości wskazanej na projekcie pisma. Jeśli nie ma takiej wskazówki sporządza się czystopis z jedną kopią. 2. Przy sporządzaniu czystopisów należy pamiętać o następujących zasadach: 1) Czystopisy pism wychodzących sporządza się z odpowiednim nadrukiem, 2) Każde pismo należy własnoręcznie podpisać. 3. Reprodukcje uwierzytelnione wymagają umieszczenia na odwrocie reprodukcji następującą formułkę uwierzytelniającą: /pieczątka podłużna/ i. Za zgodność z oryginałem ii. Data iii. Podpis pracownika sporządzającego 4. Dodatkowo na odwrocie reprodukcji uwierzytelnionej można umieścić pieczątkę lub odręczną adnotację informującą na czyj wniosek została reprodukcja uwierzytelniona wydana. 5. Każdy czystopis powinien być starannie sprawdzony przez pracownika sekretariatu. Rozdział 9 Podpisywanie pism, umieszczanie pieczątki służbowej 1. Podpisujący umieszcza na oryginale i kopii pisma swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątkę określające stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. W razie, gdy podpisujący działa w zastępstwie, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym aprobujący znak wz czyli w zastępstwie. Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia danego przez bezpośredniego przełożonego, wówczas stawia przed stanowiskiem aprobujący znak z up czyli

9 z upoważnienia. Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak p.o. czyli pełniący obowiązki. 2. Podpis odręczny można zastąpić facsimile imienia i nazwiska podpisującego, gdy aprobujący dane pismo ma podpisać większą liczbę pism tej samej treści. Jeżeli zastosowano facsimile, pozostające w aktach sprawy pismo powinno być własnoręcznie podpisane. 3. Facsimile nie można umieszczać na dokumentach takich jak: decyzje, orzeczenia, umowy, pisma tajne, zastrzeżone i poufne. Przez pismo uwierzytelnione, rozumiemy stwierdzające lub ustanawiające stan prawny lub służące do wykonywania określonych uprawnień. Rozdział 10 Wysyłanie korespondencji 1. Sekretariat otrzymuje przygotowaną do wysyłki korespondencję. 2. Do zadań sekretariatu należy: 1) Umieszczenie na kopertach i innych przesyłkach znaczków pocztowych, 2) Ewidencjonowanie wysyłanej korespondencji w kontrolce wysyłanej korespondencji (pocztowej książce nadawczej), 3) Przekazywanie przesyłek na pocztę. Pozostałe zadania sekretariatu reguluje rozdział Każdy pracownik załatwiający sprawę przekazuje do wysyłki zapakowaną kopertę, przesyłkę itp. 4. Do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony przez pracownika odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją (polecony, priorytet.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Rozdział 11 Przechowywanie akt spraw załatwionych 1. Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia, wyznaczeni pracownicy gromadzą w oddzielnych teczkach. 2. Akta spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach założonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Teczki te układa się w kolejności pozycji wykazu akt. Akta spraw wewnątrz teczki powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie. 3. Teczki spraw ostatecznie załatwionych powinny być na zewnętrznej stronie zaopatrzone w następujące napisy (patrz załącznik nr 2): 1) Na środku u góry: Szkoła Podstawowa im. Stanisława Staszica w Jankowicach, 2) W prawym górnym rogu oznacza się kategorię archiwalną, 3) Na środku teczki tytuł teczki hasło, według jednolitego rzeczowego wykazu akt i ewentualnie bliższe określenie zawartości teczki, 4) Pod tytułem teczki ewentualnie tom teczki i daty skrajne akt (data pierwszego i ostatniego pisma).

10 4. Akta spraw zakończonych przechowuje się przez okres jednego roku. Okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do składnicy akt. Rozdział 12 Przekazywanie akt do składnicy akt 1. Akta spraw zakończonych, po upłynięciu okresu przechowania w sekretariacie pracownik sekretariatu przenosi do składnicy akt. 2. Do akt należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze itp. 3. Przeniesione do składnicy akta powinny być uporządkowane. 4. Przez uporządkowanie rozumie się: 1) Ułożenie akt wewnątrz teczek zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozdziale 11 pkt 2. niniejszej instrukcji, 2) Ułożenie teczek aktowych w porządku ustalonym w wykazie akt, 3) Opisanie teczek aktowych zgodnie z załącznikiem nr 2 niniejszej instrukcji. Rozdział 13 Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną 1. W postępowaniu z aktami zastrzeżonymi stosuje się odpowiednie przepisy, w szczególności te dotyczące ochrony danych osobowych. 2. W postępowaniu z aktami zastrzeżonymi stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych z następującymi zastrzeżeniami: 1) Pisma zastrzeżone podlegają dodatkowej rejestracji w zaprowadzonej w tym celu książce korespondencji zastrzeżonej, 2) Obieg tych akt odbywa się w toku załatwiania w kopertach lub teczkach, które zabezpieczają treść tych akt przed wglądem osób nieupoważnionych, 3) Akta zastrzeżone przechowuje się taki sposób, aby niemożliwy był wgląd do nich osób nieupoważnionych, 4) Pisma zastrzeżone wysyła się jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w nieprzezroczystej, najlepiej podwójnej kopercie, z adnotacją zastrzeżone i wskazaniem konkretnego adresata upoważnionego do odbioru tejże, 5) Przekazywanie akt zastrzeżonych osobom upoważnionym odbywa się wyłącznie za pokwitowaniem. Rozdział 14 Postępowanie z aktami po reorganizacji lub likwidacji SP W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej SP przez prawnego następcę należy przekazać mu na podstawie spisów zdawczo odbiorczych akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu przejmuje również składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji należy przekazać do składnicy akt.

11 Rozdział 15 Nadzór nad wykonywanymi czynnościami 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników SP czynności kancelaryjnych należy do Dyrektora placówki. 2. Obowiązki Dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników i udzielanie im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu: 1) Prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz układu akt w teczkach, 2) Prawidłowości załatwienia spraw, 3) Terminowości załatwiania spraw, 4) Prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) Prawidłowego stosowania pieczęci. 3. Do obowiązków Dyrektora należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników w celu umożliwienia im zapoznania się z treścią Rozdział 16 Postanowienia końcowe 1. Dyrektor SP powinien regularnie kontrolować prace kancelaryjne wykonywane przez podległych mu pracowników. 2. Kontrola ta polega na sprawdzeniu: 1) Terminowość załatwianych spraw, 2) Prawidłowość obiegu dokumentacji, 3) Terminowość przekazywania dokumentacji do składnicy akt. 3. Inne czynności, związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nieuregulowane niniejszą instrukcją określa Dyrektor SP.

12 Załącznik nr 1.. Nazwa zakładu Spis zdawczo odbiorczy akt nr Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat. Arch. akt Liczba teczek Miejsce przechowywa nia w składnicy akt Data zniszczenia

13 Załącznik nr 2 Przykładowy opis teczki Szkoła Podstawowa im. Stanisława Staszica w Jankowicach B-25 Rada Pedagogiczna 2010

14 Załącznik nr 3 Spis spraw Rok Referent Symbol kom. org. Oznaczenie teczki Tytuł teczki wg. wykazu akt Lp. Sprawa (krótka treść) Od kogo Data Uwagi wypłynęła Znak Z dnia Wszczęcie Załatwienie pisma

15 Załącznik nr 4 Nagłówek lub pieczęć SP Adresat Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data Treść pisma:.. Pieczęć i podpis Dyrektora SP lub innej osoby upoważnionej Załączniki: Do wiadomości:....