Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro w Powiatowym Zespole Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie Podstawa prawna 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013 r. poz.885 ze zm. ) Postanowienia ogólne 1 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie 1 1. Regulamin określa reguły, formy i tryb udzielania zamówień publicznych przez Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie na dostawy, usługi i roboty remontowo budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro. 2. Regulamin został opracowany w celu zapewnienia jawności, przejrzystości, efektywności, oszczędności w wydatkowaniu środków publicznych zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Wartość zamówień, o których mowa w regulaminie, ustala się każdorazowo przy zastosowaniu przepisów art ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz na podstawie obowiązującego w dniu określania wartości zakupów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówienia. 4. Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia powinno nastąpić z zachowaniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania ich wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty netto wyrażonej w złotych równowartości euro dokonuje się z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności. 6. Regulamin obowiązuje w zakresie udzielania zamówień powyżej 3 000, 00 zł netto. 7. Wydatki do kwoty 3 000, 00 zł netto, z wyjątkiem dostaw lub usług powtarzających się okresowo, o których mowa w art. 34 ustawy, mają być z zachowaniem zasad art. 44 ustawy o finansach publicznych. 8. Wszelkie wydatki pochodzące ze środków unijnych powinny być wydatkowane zgodnie z wytycznymi danego programu unijnego.

2 Postanowienia szczegółowe 2 1. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówień wymagają dokumentowania z zastosowaniem formularzy stanowiących załączniki do niniejszego regulaminu. 2. Dokumentację z przeprowadzonego postępowania przechowuje pracownik merytorycznie odpowiedzialny za udzielone zamówienie. 3. Kontakt z wykonawcami należy przeprowadzić w formie wybranej przez prowadzącego postępowanie tj. a) pisemnie, b) faksem, c) telefonicznie, d) drogą elektroniczną Udzielenie zamówienia, którego wartość netto wynosi od 3 000,01 zł do , 00 zł należy poprzedzić rozeznaniem rynku i oszacowaniem wartości zamówienia zgodnie z zasadą gospodarności i racjonalności wydatków. 2. Rozeznanie rynku polega na ustaleniu cen u co najmniej 2 potencjalnych wykonawców z wykorzystaniem w szczególności : Internetu, łączności telefonicznej lub faksowej. 3. Wymóg ustalenia cen u co najmniej 2 potencjalnych wykonawców nie obowiązuje, jeżeli na rynku lokalnym wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniej niż 2 wykonawców lub zachodzą obiektywne okoliczności uzasadniające udzielenie zamówienia określonemu wykonawcy. Dla skuteczności przeprowadzonego postępowania wystarczy złożenie 1 oferty. Fakt ten wymaga opisania w notatce służbowej. 4. Na podstawie przeprowadzonego rozeznania wnioskujący wskazuje wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia. 5. Czynności rozeznania rynku należy udokumentować w formie notatki służbowej ( załącznik nr 1 wzór notatki służbowej z rozeznania rynku ). 6. Notatka służbowa stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia lub umowy. 7. Dopuszcza się także fakturę VAT jako jedyny dokument pisemny potwierdzający realizację zamówienia wskazanego w notatce służbowej. 8. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria oceny ofert odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji itp., lub do właściwości wykonawcy Przy zamówieniach o wartości netto od , 01 zł do zł należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert skierowanych co najmniej do 2 wykonawców ( załącznik nr 2 wzór zaproszenia do składania ofert ). Wymogu powyższego nie stosuje się, gdy dane zamówienie może realizować tylko jeden wykonawca na rynku lokalnym. 2 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

3 2. Przy zamówieniach o wartości powyżej zł do kwoty stanowiącej równowartość euro należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert skierowanych co najmniej do 3 wykonawców ( załącznik nr 2 wzór zaproszenia do składania ofert ). 3. Zaproszenie do składania ofert kierowane jest do wykonawców w formie pisemnej lub elektronicznej. 4. Zaproszenie do składania ofert ( załącznik nr 2 ) zawiera podstawowe informacje dotyczące : a) rodzaju zamówienia, b) opisu przedmiotu zamówienia, c) terminu realizacji zamówienia, d) warunków płatności, e) formy, miejsca i terminu złożenia oferty, f) osoby uprawnionej do kontaktów z wykonawcami. 5. W zależności od potrzeb Zaproszenie do składania ofert może ulec niewielkiej modyfikacji poprzez umieszczenie dodatkowych informacji np. informacji dotyczącej zawierania umowy, okresu gwarancji, formy rozliczenia itp. 6. W zależności od potrzeb do Zaproszenia do składania ofert można załączyć dodatkowo wzór umowy w celu zapoznania się z warunkami umownymi i ich akceptacji. 7. Formularz oferty ( załącznik nr 2A ) może ulec niewielkiej modyfikacji w zależności od potrzeb danego zamówienia. Modyfikacja polega na dopisaniu, wykreśleniu lub zamianie niektórych słów. 8. W przypadku Zaproszeń kierowanych w formie pisemnej należy zachować wszelką korespondencję z wykonawcami, tj. : zaproszenie do składania ofert, formularz oferty, zaakceptowany wzór umowy ( o ile był załączony ), kopertę, potwierdzenie otrzymania zaproszenia. 9. W przypadku Zaproszeń kierowanych w formie elektronicznej należy zachować wszelką korespondencję z wykonawcami, tj. : e z załącznikami, potwierdzenie otrzymania zaproszenia. 10. Zamawiający zobowiązany jest sporządzić protokół z otwarcia ofert ( załącznik nr 3 ) wraz z zestawieniem ofert ( załącznik nr 3A ). Wzór protokołu wraz z zestawieniem może ulec niewielkiej modyfikacji, w zależności od potrzeb danego zamówienia. 11. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który w złożonej ofercie zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia biorąc pod uwagę przede wszystkim oferowaną cenę, ale również pozostałe przyjęte kryteria oceny ofert. 12. Jeżeli wysłano Zaproszenie do składania ofert do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, a otrzymano w jego wyniku tylko jedną ofertę, to uznaje się ją za najkorzystniejszą. 13. Obowiązek sporządzania pisemnych umów istnieje, jeżeli ich wartość przekracza równowartość , 00 zł, a w szczególnych przypadkach także dla zamówień poniżej tej kwoty, jeżeli wymaga tego interes Powiatowego Zespołu Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie ( np. konieczność określenia terminu realizacji zamówienia, ustalenie szczególnych warunków gwarancji, inny sposób rozliczenia itp. ). 14. Oferta jest nieważna, jeżeli : a) jej treść jest niezgodna z warunkami lub wymaganiami określonymi w Zaproszeniu do składania ofert, b) została złożona po upływie terminu, c) została złożona przez wykonawcę niezaproszonego, 3 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

4 d) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów prawa. 15. Czynności związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i udzieleniem zamówienia obejmują w szczególności : a) opracowanie i przesłanie Zaproszenia do składania ofert do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, b) zebranie ofert, c) sporządzenie protokołu z postępowania, d) dokonanie wyboru najkorzystniejszej ofert. 16. Całość dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia, do momentu przekazania jej do archiwum, przechowuje pracownik zatrudniony na stanowisku samodzielnego referenta. 17. Osoba albo zespół ( komisja ) przeprowadzająca procedurę udzielenia zamówienia : a) zachowuje bezstronność i obiektywizm w podejmowanych czynnościach, b) zachowuje korespondencję przeprowadzona z wykonawcami, c) informuje pisemnie lub telefonicznie wykonawców, którzy złożyli oferty cenowe o ewentualnym unieważnieniu procedury i podaje uzasadnienie. 18. Zebrane dokumenty z przeprowadzonego rozpoznania cenowego stanowią podstawę do wyrażenia zgody przed Dyrektora Szkoły na udzielenie zamówienia i podpisania umowy lub zlecenia na dostawę, usługę lub robotę remontowo-budowlaną z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Postanowienia końcowe 5 1. W wyjątkowych sytuacjach, niewynikających z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, których nie mógł on przewidzieć ( np. awaria wymagająca natychmiastowej naprawy, szkoda w majątku zamawiającego spowodowana siłą wyższą ) lub z innych nieprzewidzianych przyczyn, niezależnie od progów kwotowych regulowanych niniejszym regulaminem, dopuszcza się odstąpienie od stosowania procedury udzielania zamówień określonej w niniejszym regulaminie. W takim przypadku usuniecie awarii następuje na podstawie zleceni ustnego lub pisemnego Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikom, którzy będą wykonywali czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań objętych procedurą. 2. Odpowiedzialnych pracowników zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania zasad w niej zawartych. 3. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu, traci ważność regulamin z dnia 01 września 2011 r. Świebodzin, 17 kwietnia 2014 r. Sabina Orlicka dyrektor PZSTiZ w Świebodzinie 4 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

5 Załącznik nr 1 NOTATKA SŁUŻBOWA z rozeznania rynku o udzielenie zamówienia i oszacowanie wartości zamówienia na. ( określić przedmiot zamówienia ) I. Dokonałam/-łem rozeznania rynku i oszacowania wartości zamówienia u następujących wykonawców : 1).. ( nazwa wykonawcy ) cena netto.. zł, cena brutto. zł numer telefonu / faksu / . nazwisko osoby udzielającej informacji cenowej.. 2).. ( nazwa wykonawcy ) cena netto.. zł, cena brutto. zł numer telefonu / faksu / . nazwisko osoby udzielającej informacji cenowej.. II. Cenę ustaliłam/łem ( np. podczas rozmowy telefonicznej, drogą faksową, em / wydruk ze strony internetowej ). III. Proponuję wykonanie usługi, zakupu dostawy, roboty budowlanej* u wykonawcy..... za cenę netto zł, cenę brutto.. zł. IV. Uzasadnienie pominięcia procedury ( należy podać w przypadku zgłoszenia się tylko jednego wykonawcy ). * niepotrzebne skreślić.. ( podpis pracownika ) 5 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

6 Załącznik nr 2 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT dla zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Zamawiający: Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych, ul. Świerczewskiego 76 a, Świebodzin Tel/fax NIP: REGON: Zaprasza do złożenia oferty w rozpoznaniu cenowym na. 1. Rodzaj zamówienia: Opis przedmiotu zamówienia: 3. Termin realizacji zamówienia: Termin rozpoczęcia r., termin zakończenia -... r. 4. Warunki płatności:. dni od daty przedłożenia faktury. 5. Forma, miejsce i termin złożenia oferty: - ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym druku Formularz oferty - termin i miejsce składania ofert: w terminie do dnia. do godz... w Powiatowym Zespole Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie, ul. Świerczewskiego 76a, sekretariat, I piętro. - ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis: 6. Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest:.. 7. Informacja dotycząca zawierania umowy: niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą.. ( pieczątka i podpis dyrektora ) W załączeniu: - druk Formularz oferty ( załącznik nr 2A ) 6 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

7 Załącznik nr 2A (miejscowość, data) FORMULARZ OFERTY na. I. Nazwa i adres Zamawiającego Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych ul. Świerczewskiego 76a, Świebodzin II. Nazwa przedmiotu zamówienia:.. III. Tryb postępowania: rozpoznanie cenowe IV. Nazwa i adres Wykonawcy Nazwa firmy. Adres.... Tel. fax REGON. NIP. V. W nawiązaniu do zaproszenia oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za: - wartość netto w wysokości. zł słownie:.. - stawka podatku VAT wynosi % tj. zł - cena brutto w wysokości.zł słownie:.. VI. Oświadczam, że: zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz dokonałem wcześniejszej wizji lokalnej na terenie obejmującym przedmiot zamówienia. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do realizacji zamówienia na warunkach określonych w pkt. I IV Zaproszenia do składania ofert, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. (podpis i pieczątka Wykonawcy) 7 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

8 Załącznik nr 3 (miejscowość, data) PROTOKÓŁ Z OTWARCIA OFERT W RAMACH ROZPOZNANIA CENOWEGO na.. Komisja w składzie: 1) przewodniczący 2) członek 3). sekretarz Komisja stwierdziła co następuje: A/ Zapytanie ofertowe na wykonanie, przekazano / wysłano elektronicznie* do następujących firm: B/ W dniach/dniu r. wpłynęły / odebrano osobiście. oferty w zamkniętych kopertach / bez kopert* C/ Otwarcie/przejrzenie ofert nastąpiło w dniu..r. o godz... w gabinecie Dyrektora Szkoły. W otwarciu ofert uczestniczyli / nie uczestniczyli* oferenci. Komisja odczytała ceny przedstawione w poszczególnych ofertach, przejrzała załączone dokumenty i nie stwierdziła żadnych nieprawidłowości / stwierdziła nieprawidłowości. Zestawienie cen przedstawionych w ofertach zawiera załącznik nr 3A. (można dopisać jeszcze inne ważne informacje, powstałe podczas otwarcia ofert) D/ Najniższą cenę zawiera oferta nr. firmy -...., w kwocie brutto złotych. 8 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

9 E/ Komisja uznaje ofertę nr. za najkorzystniejszą i wnioskuje przyjąć ją do realizacji. F/ Pozostałych oferentów powiadomiono pisemnie / telefonicznie* o wynikach wyboru. Na tym obrady Komisji zakończono. Podpisy członków Komisji : Zatwierdził ( pieczątka i podpis dyrektora ) * niepotrzebne skreślić W załączeniu: - druk Zestawienie ofert ( załącznik nr 3A ) 9 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

10 Załącznik nr 3A (miejscowość, data) ZESTAWIENIE OFERT na W terminie do dnia.. do godziny przedstawiono następujące oferty : OFERTA Nr 1 Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi OFERTA Nr 2.. ( podpis pracownika ) 10 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie