Umowa nr ZP/PN/ /./WIN zawarta w dniu... pomiędzy:

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 Umowa nr ZP/PN/ /./WIN zawarta w dniu... pomiędzy: Gminą Wrocław z siedzibą we Wrocławiu, pl. Nowy Targ 1/8, będącą podatnikiem podatku VAT o numerze NIP , reprezentowaną przez: 1. imię i nazwisko - funkcja - podstawa reprezentacji przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta Wrocławia zwaną dalej Zamawiającym a <nazwa firmy> z siedzibą <adres siedziby firmy> (nr rejestru <dane dotyczące rejestru wpisu do KRS / rejestru handlowego > ), będącą podatnikiem podatku VAT o numerze NIP..., reprezentowaną przez: 1. imię i nazwisko - funkcja - podstawa reprezentacji 2. imię i nazwisko - funkcja - podstawa reprezentacji zwanym dalej Wykonawcą wyłonionym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego (znak postępowania: ZP/PN/25/2012/WIN) zorganizowanego zgodnie Ustawą z dnia 29 stycznia Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 nr 113, poz. 759 ze zm.), następującej treści: 1 PRZEDMIOT UMOWY Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania obsługę serwisową sprzętu komputerowego: komputerów stacjonarnych, notebooków, drukarek i ploterów, określaną w umowie równieŝ jako usługę opieki, pracujących u Zamawiającego, polegającą na naprawach, modernizacji, konserwacji oraz czyszczeniu. 2 Opieka serwisowa wykonywana będzie stosownie do zasad wymienionych w Załączniku nr 1 do umowy. Załącznik ten stanowi integralną część umowy. 3 TERMIN WYKONANIA UMOWY 1. Umowę zawiera się na czas określony od dnia podpisania do wyczerpania wartości brutto zamówienia określonej w 9 ust. 2 umowy jednak nie dłuŝej niŝ do dnia 31 stycznia 2013 r. 2. Z dniem 1 lutego 2013 r. wygasają wzajemne zobowiązania stron w zakresie niezrealizowanego przedmiotu zamówienia do kwoty wskazanej w ust ZOBOWIĄZANIA STRON 1. Wykonawca oświadcza, iŝ posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i zobowiązuje się do wykonywania usług 1

2 będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i z naleŝytą starannością. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompetentne, rzetelne i terminowe wykonywanie przedmiotu umowy oraz za wszelkie szkody wyrządzone w mieniu Zamawiającego przez osoby zatrudnione do wykonywania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone w mieniu Zamawiającego wynikłe z nieprawidłowej realizacji przedmiotu umowy. 4. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia Wykonawcy warunków do sprawnej i zgodnej z zasadami realizacji przedmiotu umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się do utylizacji części komputerowych, pozyskanych podczas świadczenia usług serwisowych u Zamawiającego. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania się z obowiązującymi u Zamawiającego przepisami BHP oraz do ich stosowania podczas akcji serwisowych u Zamawiającego. 5 ZASADY REALIZACJI PRZEDMIOTU UMOWY 1. Obsłudze serwisowej podlegają wszystkie komputery stacjonarne, notebooki, drukarki i plotery będące w uŝytkowaniu Zamawiającego i nie objęte gwarancją producenta. 2. Sprzęt komputerowy, dla którego okres gwarancji producenta kończy się w trakcie trwania niniejszej umowy staje się tym samym podlegającym obsłudze serwisowej. 3. Sprzęt komputerowy objęty gwarancją producenta, który ulegnie uszkodzeniu nie podlegającemu gwarancji, moŝe być serwisowany przez Wykonawcę, na zasadach jak sprzęt po gwarancji. 4. Akcje serwisowe realizowane będą w trzech trybach: standardowym, priorytetowym i dotyczącym drukarek sieciowych. Tryby te określają wymagany przez Zamawiającego i gwarantowany przez Wykonawcę czas reakcji i czas naprawy (zgodnie z Załącznikiem nr 1). 6 Obsługa serwisowa dotyczy sprzętu znajdującego się we wszystkich budynkach Urzędu Miejskiego Wrocławia. 7 W ramach wykonywanej obsługi serwisowej Wykonawca przeprowadzać będzie równieŝ diagnozę, wszelkie prace niezbędne do przeprowadzenia diagnozy i przywrócenia sprawności urządzenia oraz udostępnianie zastępczego sprzętu równowaŝnego na czas naprawy, w sytuacjach opisanych w Załączniku nr 1. PowyŜsze czynności wliczone są w cenę usługi opieki i nie będą osobno fakturowane. 8 Sprzęt komputerowy będzie odbierany z miejsca jego uŝytkowania w Urzędzie Miejskim i dostarczany do Urzędu Miejskiego przez Wykonawcę. Dojazd Wykonawcy oraz transport sprzętu wliczony jest w cenę usługi opieki i nie będzie osobno fakturowany. 9 WYNAGRODZENIE 1. Strony uzgadniają z tytułu wykonywania usług określonych w 1 umowy wynagrodzenie Wykonawcy składające się z dwóch elementów: kwoty ryczałtowej w wysokości zł (w tym podatek VAT. zł) miesięcznie oraz łącznego kosztu faktycznie uŝytych do naprawy lub modernizacji części. Miesięczna kwota ryczałtowa nie zaleŝy od ilości podjętych i zrealizowanych w danym okresie przez Wykonawcę akcji serwisowych i obejmuje wszystkie działania Wykonawcy związane z realizowaną opieką, w tym w szczególności wykonane w tym okresie czyszczenia, konserwacje, wymiany 2

3 zuŝytych/zepsutych podzespołów oraz działania wymienione w 7 i 8 umowy. Cennik części zawarty jest w Załączniku nr 2 do umowy. Ceny podane w cenniku będą stałe przez okres trwania umowy. 2. Wartość umowy ustala się na kwotę. zł brutto (słownie: zł) tj... zł netto (słownie: zł) plus podatek VAT w wysokości zł (słownie:. zł). 3. Ustala się termin wystawienia faktury do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wystawiana jest faktura. 10 WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Wynagrodzenie płatne będzie miesięcznie na podstawie faktury VAT w terminie 30 dni od daty doręczenia faktury Zamawiającemu przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze. 2. Za termin dokonania zapłaty uwaŝa się datę obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego. 11 GWARANCJA 1. Wykonawca udziela gwarancji na wykonywane przez siebie naprawy, modernizacje oraz uŝyte do naprawy części i materiały na okres 12 miesięcy liczonych od dnia odbioru przez Zamawiającego naprawionego sprzętu. 2. Do naprawy Wykonawca będzie uŝywał fabrycznie nowych oryginalnych części zamiennych. W przypadku niedostępności na rynku nowych oryginalnych części do serwisowanego sprzętu (starsze modele), Wykonawca wystąpi do Zamawiającego o zgodę na uŝycie zamienników akceptowanych przez producenta naprawianego sprzętu (nowych) lub materiałów regenerowanych ( z odzysku ). Cena w takim przypadku nie moŝe przekroczyć 70% ceny fabrycznie nowej części zamieszczonej w Załączniku nr 2 do umowy, a okres udzielonej gwarancji nie ulegnie zmianie. Do wystawionej za naprawę faktury Wykonawca dołączy wykaz uŝytych do naprawy części i gwarancje na nie. W przypadku ponownego uszkodzenia uprzednio wymienionej (naprawionej) części (elementu) sprzętu komputerowego, w okresie gwarancji, Wykonawca dokona naprawy na własny koszt na zasadach określonych w Załączniku nr 1 do umowy z zachowaniem terminów, miejsca i transportu jak dla akcji serwisowej priorytetowej. 3. Naprawy szkód powstałych w mieniu Zamawiającego, będących konsekwencją czynności realizowanych przez Wykonawcę w ramach akcji serwisowej, Wykonawca dokona na własny koszt na zasadach określonych w Załączniku nr 1 do umowy z zachowaniem terminów, miejsca i transportu jak dla akcji serwisowej priorytetowej. 12 KARY UMOWNE Odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy Strony opierają na zasadzie kar umownych płatnych w następujących przypadkach i w następującej wysokości: 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 10% wartości faktury brutto za dany miesiąc z tytułu kaŝdorazowego: 1) wydłuŝenia okresu naprawy, 2) wydłuŝenia czasu reakcji, 3) nieudostępnienia sprzętu zastępczego w wymaganej sytuacji, 4) oddania uŝytkownikowi niewyczyszczonego sprzętu po dokonanej naprawie. W przypadku wydłuŝenia czasu reakcji ale nie przekroczenia terminu naprawy w odniesieniu do prawidłowego czasu reakcji, kary nie pobiera się. Kary umowne będą sumowane w obrębie miesiąca. 3

4 W przypadku, gdy suma kar w obrębie miesiąca przekroczy wartość faktury za dany miesiąc, Wykonawca zapłaci łączną karę w wysokości kwoty faktury. 2. Wykonawca wyraŝa zgodę na potrącanie kar umownych z naleŝnego wynagrodzenia. 3. Zamawiający moŝe odstąpić od naliczania kary umownej w uzasadnionym przypadku, na pisemny wniosek Wykonawcy zawierający wyjaśnienie sytuacji będącej podstawą do zastosowania kary. 13 ZABEZPIECZENIE NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Wykonawca wniesie zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu umowy... zł (słownie:... złotych) w formie... Zabezpieczenie zostanie wniesione na rzecz Zamawiającego w pełnej wysokości, najpóźniej w dniu zawarcia umowy. 2. Strony ustalają: a) 70% wniesionego zabezpieczenia, tj. kwota... zł. stanowi zabezpieczenie naleŝytego wykonania usługi. Kwota ta zostanie zwrócona Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za naleŝycie wykonane. b) 30% wniesionego zabezpieczenia, tj. kwota... zł. przeznaczona jest na pokrycie ewentualnych roszczeń z tytułu gwarancji jakości. Kwota ta zostanie zwrócona nie później niŝ w 15 dniu po upływie okresu gwarancji jakości. 3. Zabezpieczenie wniesione w formie pieniądza, Zamawiający zwróci z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było one przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 14 Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zamawiającego o kaŝdej zmianie adresu siedziby i o kaŝdej innej zmianie w działalności Wykonawcy mogącej mieć wpływ na realizację umowy. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku Wykonawcę będą obciąŝać ewentualne koszty mogące wyniknąć wskutek zaniechania. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a w sprawach tam nie unormowanych przepisy Kodeksu Cywilnego. 16 Wykonawca nie moŝe bez zgody Zamawiającego przenieść wierzytelności na osobę trzecią Wszelkie spory jakie mogą wyniknąć pomiędzy Stronami w związku z realizacją niniejszej umowy będą rozwiązane polubownie. 2. W razie braku moŝliwości porozumienia się Stron w terminie dłuŝszym niŝ 30 dni, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu Sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4

5 18 JeŜeli okaŝe się, Ŝe do sprawnej realizacji przedmiotu umowy niezbędne jest dokonanie wzajemnych dodatkowych uzgodnień, Strony poczynią te uzgodnienia niezwłocznie. 19 Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. Sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 5

6 Załącznik nr 1 do umowy ZP/PN/ /.../WIN Zasady sprawowania usługi serwisowej sprzętu komputerowego. 1. Wykonawca oświadcza, Ŝe posiada niezbędną wiedzę, przeszkolony personel, doświadczenie oraz niezbędne autoryzacje i uprawnienia do prowadzenia usługi będącej przedmiotem umowy. 2. Zgłoszenia o awarii sprzętu dokonywane są telefonicznie i następnie potwierdzane faksem lub mailem przez upowaŝnione do tego osoby w dni robocze w godzinach 7:45-15:45. Osobami upowaŝnionymi ze strony Zamawiającego są : Adres osoby upowaŝnionej przez Wykonawcę do odbioru zgłoszenia awarii: Przesyłane Wykonawcy zgłoszenie o awarii zawierać będzie następujące dane : nr inwentarzowy sprzętu, model (podstawowe parametry), lokalizację sprzętu (adres i nr pokoju), numer zgłoszenia, dane osoby zgłaszającej, datę i godzinę sporządzenia zgłoszenia, opis uszkodzenia/wymaganej modernizacji oraz oznaczenie kategorii serwisowej: standardowa, priorytetowa lub dotycząca drukarki sieciowej. 4. Zamawiający gwarantuje, Ŝe ilość akcji serwisowych dotyczących kategorii priorytetowych nie przekroczy 20% wszystkich akcji serwisowych w okresie trwania umowy. 5. Po otrzymaniu zgłoszenia Wykonawca otwiera zlecenie naprawy/modernizacji i przystępuje do wykonania usługi. 6. Gwarantowany czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie awarii liczony jest od momentu przesłania zgłoszenia do odbioru sprzętu z podanej lokalizacji. Gwarantowany czas usunięcia awarii liczony jest od momentu przesłania zgłoszenia do momentu zwrotu sprawnego sprzętu. Czasy reakcji i czasy naprawy zaleŝą od kategorii serwisowej sprzętu zaznaczonej na zleceniu i wynoszą odpowiednio : a) dla kategorii standardowej czas reakcji 16 godzin roboczych, czas naprawy 4 dni robocze, b) dla kategorii priorytetowej: - dla drukarek lokalnych: czas reakcji 8 godzin roboczych z jednoczesnym podstawieniem drukarki zastępczej o podobnym standardzie, - dla pozostałego sprzętu komputerowego: czas reakcji 8 godzin roboczych, czas naprawy 2 dni robocze, c) dla drukarek sieciowych czas reakcji 4 godziny robocze z jednoczesnym podstawieniem drukarki sieciowej o podobnym standardzie. 7. W przypadku konieczności zabrania sprzętu do naprawy poza jego lokalizację, Wykonawca pozostawi uŝytkownikowi sprzętu Protokół odbioru. 8. W przypadku, gdy po przeprowadzeniu diagnostyki uszkodzenia sprzętu, Wykonawca stwierdzi, Ŝe przywrócenie jego sprawności wymaga wykorzystania części, które nie zostały ujęte w załączniku nr 2 lub których łączny koszt przekracza akceptowalną przez Zamawiającego kwotę ustaloną na 300 zł, Wykonawca wystąpi do Zamawiającego o akceptację kosztów telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 6

7 a) W przypadku akceptacji kosztu wymiany wymaganych części Wykonawca odnotuje ten fakt w zleceniu naprawy i przystąpi do usunięcia awarii. b) W przypadku, gdy Zamawiający nie zaakceptuje zwiększonego kosztu naprawy, Wykonawca sporządzi i dołączy stosowną opinię techniczną do dokumentu zlecenia naprawy i dostarczy nie naprawiony sprzęt do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. Do czasu naprawy nie wlicza się czasu od momentu wysłania przez Wykonawcę wniosku o akceptację kosztów do momentu przesłania odpowiedzi przez Zamawiającego. 9. W przypadku, gdy po przeprowadzeniu diagnostyki uszkodzenia sprzętu, Wykonawca stwierdzi, Ŝe przywrócenie jego sprawności przekroczy gwarantowany okres dla danej kategorii serwisowej, Wykonawca zawiadomi o tym osobę upowaŝnioną przez Zamawiającego telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. W tym przypadku nie będzie to uznawane za niewywiązywanie się z warunków umowy, pod warunkiem, Ŝe Wykonawca udostępni i dostarczy uŝytkownikowi równowaŝny sprzęt zastępczy w przewidzianym dla danej kategorii serwisowej czasie naprawy, a wydłuŝenie czasu naprawy nie przekroczy 7 dni roboczych. Udostępnienie sprzętu zastępczego potwierdzane jest na zleceniu naprawy. Ilość napraw z przedłuŝonym terminem serwisu nie moŝe przekroczyć 10% napraw realizowanych w danym miesiącu. 10. Do realizacji usług Wykonawca uŝywać będzie części i materiałów wyłącznie oryginalnych, fabrycznie nowych lub w wyjątkowych przypadkach (określonych w 11 ust.2) zaakceptowanych przez Zamawiającego. 11. Po dostarczeniu do siedziby Zamawiającego Wykonawca dokonuje podłączenia naprawionego sprzętu i sprawdzenia przy udziale uŝytkownika sprzętu. Fakt dostarczenia i sprawdzenia sprzętu oraz datę i godzinę potwierdza na zleceniu naprawy uŝytkownik, jego przełoŝony, lub pracownik Wydziału Informatyki. 12. W przypadku, gdy w ciągu 5 dni od dostarczenia naprawianego sprzętu uŝytkownik stwierdzi, Ŝe wada, której dotyczyło zgłoszenie nadal występuje jako czas naprawy uznaje się sumę czasu naprawy pierwotnej i czasu naprawy ponownego zgłoszenia. 13. Na fakturze Wykonawca umieści dwie pozycje: miesięczny ryczałtowy koszt usługi opieki serwisowej oraz sumaryczny koszt wszystkich wymienionych części w okresie, którego dotyczy faktura. 14. Do faktur dołączane będą zestawienia sporządzone przez Wykonawcę dotyczące komputerów, drukarek (ploterów), w których dokonano wymiany części lub modernizacji uwzględnionych w fakturze. Pojedyncza informacja obejmować będzie numer inwentarzowy sprzętu, numer zlecenia naprawy, nazwę modelu oraz krótką charakterystykę wykonanej naprawy wyraŝoną w standaryzowanej, uzgodnionej z Zamawiającym, formie, w szczególności zaakceptowaną przez Zamawiającego listę wymienionych elementów, ich koszt oraz ewentualne uwagi serwisu dotyczące przeprowadzonej akcji serwisowej. 15. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego karty potwierdzające fakt świadczenia usługi serwisu sprzętu komputerowego na podstawie niniejszej umowy, które po zakończeniu okresu serwisu podlegają zwrotowi. Wzór kart, o której mowa w punkcie 15 Zasad sprawowania usługi serwisowania sprzętu : 7

8 Załącznik nr 2 do umowy ZP/PN/./ /WIN L.p. Model Symbol części Cennik części komputerowych Nazwa oryginalna Nazwa polska Cena brutto za 1 szt. [zł] W tym VAT [zł] Cennik części do drukarek 8

9 Niniejsze cenniki zawierają te pozycje w stosunku do których istnieje realne prawdopodobieństwo, (wynikające z analizy rzeczywistych danych historycznych), Ŝe zostaną uŝyte przy naprawach i modernizacjach znajdującego się w UM sprzętu komputerowego. Potrzeba uŝycia części spoza niniejszego cennika oznacza konieczność powiadomienia Zamawiającego i uzyskania jego akceptacji na dokonanie naprawy lub modernizacji. 9