Panel tematyczny 3 Kontrola zarządcza w postępowaniu administracyjnym

Transkrypt

1 Kontrola zarządcza w administracji publicznej w innej perspektywie. Efektywniej i skuteczniej z benchmarkingiem. Konferencja podsumowująca Projekt Warszawa stycznia 2015 r. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych Panel tematyczny 3 Kontrola zarządcza w postępowaniu administracyjnym Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Teza I Wyznaczanie celów i zadao jest zadaniem obowiązkowym w kontroli zarządczej Teza II Mierniki są narzędziem umożliwiającym pomiar stanu przed i po wdrożeniu działao Teza III Dobrze skonstruowane wskaźniki umożliwiają eliminację działao nieskutecznych i nieefektywnych ułatwiają uczenie się

3 C E L E P R O J E K T U Podniesienie kwalifikacji kadry zarządzającej Wypracowanie modelowego zestawu wskaźników Upowszechnianie modelowych wskaźników efektywności, uśrednionych wyników monitorowania Wypracowanie metody prowadzenia systemowych badao benchmarkingowych Podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w urzędach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu Identyfikacja i wymiana dobrych praktyk Zaprojektowanie i udostępnienie narzędzia informatycznego do systemowego monitorowania efektywności Włączenie użytkowników produktu w proces systematycznego monitorowania modelowych wskaźników

4 W S K A Ź N I K I M O D E L O W Y Z E S T A W SKUTECZNOŚCI pokazuje stopieo realizacji zakładanych celów EFEKTYWNOŚCI określa stosunek efektów do nakładów osiąganych i wydatkowanych w danym działaniu TERMINOWOŚCI obrazuje czas wykonania danej usługi i stopieo zgodności osiąganych rezultatów z przepisami prawa (terminami ustawowymi) SATYSFAKCJI KLIENTÓW (UŻYTKOWNIKÓW, MIESZKAOCÓW) odzwierciedla stopieo zadowolenia klientów w poszczególnych zakresach tematycznych, na podstawie przeprowadzonych badao opinii mieszkaoców zrealizowanych na terenie jednostek samorządowych uczestniczących w projekcie benchmarkingowym

5 Wskaźnik skuteczności Wskaźnik stopnia poprawności wydawania decyzji Wskaźnik terminowości ustawowej Wskaźnik terminowości/oszczędności czasu z perspektywy klienta Cel ogólny Cel operacyjny Wskaźnik efektywności Wydanie poprawnej decyzji (zgodnie z ) i w jak najkrótszym czasie Pozwolenia na budowę CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 30 dni (PB) Warunki zabudowy CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 60 dni (WZ) Inwestycja celu publicznego CN 80% decyzji zostaje wydanych w terminie do 60 dni (ULI) W EFEPB = (L PB /L EPB ) W EFEWZ = (L WZ /L EWZ ) W EFEULI = (L ULI /L EULI ) W EFEDK = (L DK /L EDK ) Drzewa i krzewy CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 21 dni w czasie faktycznym (DK) Perspektywa klienta (czas faktyczny) W SKK = (L PB30K / L PB )*100 W SKK = (L WZ60K / L WZ )*100 W SKK = (L ULI60K / L ULI )*100 W SKK = (L DK21K / L DK )*100 Perspektywa urzędu (czas efektywny) W SKU = (L PB30U / L PB )*100 W SKU = (L WZ60U / L WZ )*100 W PD = [(L PB - L PBSZ )/ L PB ]*100 W PD = [(L WZ - L WZSZ )/ L WZ ]*100 W PD = [(L ULI - L ULISZ )/ L ULI ]*100 W PD = [(L DK - L DKSZ )/ L DK ]*100 W TU = (L TERPB / L PB )*100 W TU = (L TERWZ / L WZ )*100 W TU = (L TERULI / L ULI )*100 W TU = (L TERDK / L DK )*100 W TERM = (A TFPB / 65) * 100 W TERM = (A TFWZ / 60) * 100 W TERM = (A TFULI / 65) * 100 W TERM = (A TFDK / 30) * 100 W SKU = (L ULI60U / L ULI )*100 W SKU = (L DK21U / L DK )*100

6 Wskaźnik skuteczności Wskaźnik stopnia poprawności wydawania decyzji Wskaźnik terminowości ustawowej Wskaźnik terminowości/oszczędności czasu z perspektywy klienta Benchmarki Cel operacyjny Wskaźnik efektywności Czy osiągnęliśmy cel? Jaką ilością etatów? W jakim stopniu osiągnęliśmy cel? Jaką częśd stanowią decyzje poprawne? Jaki % decyzji został wydany w terminie do..? Ile czasu potrzebujemy na wydanie decyzji? Pozwolenia na budowę osiągnięto w 13 (25) jednostkach Warunki zabudowy osiągnięto w 15 (25) jednostkach Inwestycja celu publicznego osiągnięto w 16 (23) jednostkach Drzewa i krzewy osiągnięto w 6 (40) jednostkach Pozwolenia na budowę: ,47 Ś 154,48 M 135,84 Warunki zabudowy Ś 75,34 Inwestycja celu publicznego 93,18 4 Ś 37,62 Wycinka drzew i krzewów ,5 Ś 227,56 M 199,75 Perspektywa klienta (czas faktyczny) PB: 75,47 25,87 Ś 50,81 WZ: Ś 47,74 ULI: Ś 66,92 DK: 91,29 5,17 Ś 37,69 Perspektywa urzędu (czas efektywny) PB: 92,48 2,08 Ś 61,93 WZ: Ś 67,97 ULI: Ś 82,94 DK: 93,24 4,43 Ś 44,56 PB ,9 Ś 99,66 WZ ,48 Ś 98,11 ULI ,23 Ś 98,43 DK ,95 Ś 99,66 PB 100 Ś 100 WZ Ś 63,21 ULI ,24 Ś 96,41 DK ,81 Ś 74.5 PB 95,8 32,31 Ś 54,37 WZ Ś 136,73 M ULI 115,38 63,08 Ś 85,13 DK 243,33 16,67 Ś 108,32

7 Wniosek Przyjęcie Rejestracja Książka nadawcza Wysłanie Dekretacja Czy zaakceptowano decyzję Tak Zapoznanie się z dokumentem Nie Czy wniosek jest kompletny? Tak Wezwanie do uzupełnienia Przeprowadzenie postępowania administracyjnego Nie Przygotowanie decyzji Przygotowanie decyzji do wysłania Dekretacja do pracownika Zalecenie działao Nie Czy jest zaakceptowana? Tak

8 Klient Kancelaria (Sekretariat) OBSŁUGA STANOWISKA POMOCNICZE WSPOMAGAJĄCE PROCES Wójt STANOWISKO DECYZYJNE Pracownik merytoryczny STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA REALIZACJĘ ZADAO (BEZPOŚREDNIE I SAMODZIELNE WYKONANIE ZADANIA) Naczelnik Wydziału Kierownik Referatu STANOWISKO ROZLICZANE ZA REZULTATY REALIZOWANYCH ZADAO (NADZÓR I KONTROLA)

9 Drzewa i krzewy Pozwolenia na budowę Umowny termin na sprawdzenie wniosku 14 dni Monitoring poczty wychodzącej Bieżące monitorowanie realizacji zadania system powiadomieo Warunki zabudowy Praca zespołowa (plany i decyzje razem) Organizacja pracy, ZZL, EOD Korygowanie map między wydziałami bez angażowania wnioskodawców Inwestycja celu publicznego Monitoring realizowania zdania przez osoby zarządzające Monitoring realizowania zdania przez osoby zarządzające e-sod Wprowadzenie druku przyjaznego dla Klienta Spisywanie protokołu w trakcie oględzin Wyznaczenie miernika Kontakt telefoniczny

10 Nazwa Urząd, w którym praktyka jest stosowana Nazwa procesu Cel Opis rozwiązania Potencjalne koszty finansowe Praco i czasochłonnośd Organizacja pracy w kontekście zarządzania procesem Zaangażowanie kierownictwa średniego i wyższego szczebla w nadzór nad realizacją Efekt wdrożenia

11 Paneliści: Jolanta REZEK Urząd Miejski w Lubliocu Andrzej SCHMIDT Urząd Miasta Żory Bogdan RAJEK Urząd Miasta Częstochowy Krzysztof CHROMY Urząd Miasta Chorzowa

12 1. Co warto porównywad w zakresie postępowao administracyjnych jakie obszary? 2. Jakie informacje z innych urzędów uczestniczących w Projekcie mogą byd przydatne z perspektywy osoby zarządzającej jednostką? 3. Czy, a jeśli tak to jakie dane z Projektu zostały wykorzystane przy dokonywaniu samooceny w ramach kontroli zarządczej? 4. Czy przy planowaniu celów na dany rok, wykorzystane zostały cele z Projektu? (np. sposób formułowania celów) 5. Czy przy określaniu celów i zadao ich monitorowanie następuje za pomocą wyznaczonych mierników np. takich, które zostały zastosowane w Projekcie? 6. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadao uwzględniając kryterium oszczędności efektywności i skuteczności. Który lub które ze stosowanych w Projekcie wskaźników pozwalają według Pani/Pana na spełnienie tych wymogów? 7. Dwudziesty drugi standard z obszaru E. Monitorowanie i ocena, mówi o tym iż źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny byd w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Czy uważa Pan/Pani, że dane pochodzące z benchmarkingu mogą byd źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej? 8. Jaka jest według Pana największa wartośd dodana z tytułu uczestnictwa w Projekcie? 9. Paostwo zanim przystąpiliście do Projektu stosowaliście system informatyczny pozwalający na monitorowanie procesu wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji architektoniczno budowlanej. Czy udział w Projekcie spowodował podjęcie działao doskonalących w tym zakresie? 10. Jak udział w Projekcie pomógł w realizacji zadao związanych z kontrolą zarządczą? 11. Czy system zarządzania jakością i kontrola zarządcza mogą się wzajemnie uzupełniad? Czy może jest tak, że warto pewne rzeczy przenieśd z SZJ na grunt kontroli zarządczej?

13 Teza I Prawda Teza II Prawda Teza III Prawda