SZKOLENIE. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją Zarządzanie dokumentacją Czynności kancelaryjne

Transkrypt

1 SZKOLENIE Elektroniczne zarządzanie dokumentacją Zarządzanie dokumentacją Czynności kancelaryjne tel.: ; ;

2 TRENERZY DORADCY KONSULTANCI TRENERZY i KONSULTANCI NASZA MISJA DOSTARCZENIE RZETELNEJ INFORMACJI POZWALAJĄCEJ NA ROZWÓJ I POD- NIESIENIE POZIOMU DOJRZAŁOŚCI ORGANIZACJI. Stawiamy na kompetencje, jakość i wiarygodność. Mamy doświadczenia praktyczne i aktualną wiedzę. Działamy rzetelnie, szybko i profesjonalnie. WIEDZA I UMIEJĘTNOŚCI TO NAJCENNIEJSZY KAPITAŁ KAŻDEJ ORGANIZACJI. to kilkadziesiąt osób z wybitnymi osiągnięciami zarówno w pracy zawodowej (kadra menadżerska, dyrektorzy, osoby zarządzające firmami) jak i przedstawiciele nauki (doktorzy, adiunkci znanych polskich uczelni, szefowie katedr finansów, ekonomii, zarządzania i strategii). W swoich szeregach mamy także osoby znające z własnego doświadczenia instytucje przyznające środki europejskie one najlepiej wiedzą jak pisać wnioski o dotacje. to nasz najbardziej zróżnicowany wiekowo zespół. Mamy analityków, asystentów ludzi młodych i pełnych energii, całkowicie poświęcających się pracy, która jest ich pasją. Budują oni wciąż swoje kompetencje pod opieką naszych ekspertów czerpiących inspirację z dziesiątek projektów i firm, którym pomagali zrozumieć zachodzące procesy i wdrożyć pożądane zmiany. Cieszymy się także doświadczonym zespołem Kierowników Projektu oraz osób zarządzających Portfelami Projektów wszyscy mają certyfikaty PRINCE2 lub PMI. największą radość sprawiają nam te chwile, kiedy Klient mówi, że chce nasze szkolenie, ale koniecznie z tym, wybranym trenerem to znacznie więcej niż dobre oceny w ankietach. My z takimi ludźmi właśnie współpracujemy, a osobowości wybitne zatrudniamy na stałe. Atmosfera w Akademii sprzyja wymianie wiedzy, czerpiemy inspiracje z projektów do szkoleń, zaś ze szkoleń przenosimy wiedzę do projektów. To naprawdę działa i nasi Klienci to dostrzegają i z tego korzystają. 2

3 OFERTA SZKOLENIA PROBLEMY I POTRZEBY ZASPOKAJANE PRZEZ SZKOLENIE Szkolenie ma zapoznać uczestników z podstawowymi przepisami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się z rodzajami przesyłek wpływającymi do podmiotu i ze sposobami dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Dodatkowo uczestnicy w trakcie szkoleń otrzymają informacje o metodach wykonywania czynności kancelaryjnych w systemach elektronicznych, a także w sposób tradycyjny. Istotnym elementem szkolenia są sposoby postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji. INFORMACJE PODSTAWOWE Forma treningu: Wykład, ćwiczenia, dyskusja z prowadzącym, omawianie ciekawych case-study. Każdy uczestnik może zadawać pytania trenerowi. Możliwość omówienia konkretnych praktycznych przykładów z doświadczeń uczestników. Wymiar czasowy: Cena za grupę: Cena za Uczestnika: 1 dzień (8 godzin lekcyjnych) (dotyczy szkoleń zamkniętych do 10 osób): zł (dotyczy szkoleń otwartych): 790 zł* * Cena bez laptopa. Szkolenie z Laptopem: + 990zł/osoba Cena dotyczy przeprowadzenia szkolenia, zapewnienia materiałów szkoleniowych, certyfikatów dla uczestników oraz cateringu. Nocleg, obiad, parking za dodatkową opłatą. CELE TRENINGU Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z zasad Elektronicznego zarządzania dokumentacją zgodnie z nową instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt. Ponadto celem szkolenia jest przedstawienie aktualnych uregulowań prawnych odnoszących się do tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów oraz zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi trafiającymi do i wytwarzanymi w danej jednostce organizacyjnej w tym omówienie procesu prawidłowego przechowywania i archiwizacji e-dokumentacji. METODY PRACY Krótkie wykłady, będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia Burze mózgów Praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych możliwych rozwiązań Modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań Dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń. 3

4 PROGRAM TRENINGU Zakres szkolenia Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją. Zmiany w prawie archiwalnym Rodzaje współczesnej dokumentacji, droga dokumentu wpływającego do jednostki organizacyjnej Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania sprawsystem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) Podstawa prawna i stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych Tradycyjny obieg dokumentacji, a elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów Zmiany w ustawie o zasobach archiwalnych i archiwach zakres ułatwień w gromadzeniu dokumentacji, zarządzanie dokumentacją Dokument elektroniczny Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu przesyłki przekazane pocztą elektroniczną; przesyłki na nośniku papierowym; przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych; Akty prawne regulujące kwestię dokumentacji elektronicznej Sporządzanie dokumentów w formie elektronicznej Formy poświadczenia odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów Formy zatwierdzania dokumentów elektronicznych skutki prawne podpisu elektronicznego, moc dowodowa Pojęcia i ważne terminy Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw papier czy nośnik? Kompletność akt w sprawie papierowej a kompletność akt w sprawie elektronicznej Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw Składy chronologiczne Składy Informatycznych Nośników Danych Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD Interoperacyjność znaku sprawy Akta sprawy w EZD Metryka sprawy w EZD 4

5 Zakres szkolenia - cd Czynności kancelaryjne w systemie w systemie elektronicznym i tradycyjnym Korespondencja wewnętrzna w EZD współdziałanie komórek merytorycznie odpowiedzialnych za załatwienie sprawy i współdziałających Zadania punktów kancelaryjnych (Kancelaria Ogólna) Rejestracja wpływów w RPW Wprowadzanie metadanych Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego. Pełne i niepełne odwzorowanie Wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznego nośników danych Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego Zadania kierowników komórek organizacyjnych Dekretacja pisma Akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa) Podpisanie pisma podpisem elektronicznym Podpisanie pisma pismem odręcznym Zadania prowadzących sprawy Zakładanie spraw Dekretacja zastępcza Uzupełnianie metadanych Prowadzenie kompletnych akt sprawy Prowadzenie metryk spraw Sporządzanie projektów pism Dokonywanie akceptacji Udostępnienie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej Udostępnianie pism do wiadomości Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD Wpływ zmian w strukturze na zmiany w procesach dokumentacyjnych Reakcja na zmianę i zagrożenia z tym związane Archiwizacja dokumentacji spraw zakończonych Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum Terminy związane z zakończeniem spraw 5

6 Wybrani konsultanci i trenerzy Jarosław Petz Koncentruje się na optymalizacji procesów w Urzędach. Ma również duże doświadczenie w zakresie szkoleń dla administracji publicznej w zakresie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, Studiów Wykonalności i dotacji UE. Grzegorz Pośpieszczyk Mentor i trener biznesu. Prowadzi szkolenia doradcze oraz specjalistyczne z zakresu Instrukcji Kancelaryjnych, Project Managementu. Szkolił i doradzał w urzędach administracji publicznej, polskich i międzynarodowych firmach. Marcin Stachura Informatyk, trener zastosowania IT w biznesie, integracji systemów informatycznych, aplikacji biurowych w tym MS Office, VBA. Przeprowadził szkolenia kilkuset osób, swoją wiedzę stale wykorzystuje w praktyce jako konsultant IT. Tomasz Łysakowski Trener biznesu w zakresie zarządzania, sprzedaży i komunikacji. Ekspert w dziedzinie psychologii, języka i mediów w programach Telewizji Polskiej, Polsatu, TOK FM i Polskiego Radia. Piotr Osipa Ekspert w zakresie zarządzania obiegiem dokumentów, w tym zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Kieruje projektami dla sektora publicznego w zakresie obiegu dokumentów oraz szkoli w tym zakresie. Wanda Chyrczakowska- Jestem doradcą i trenerem. Prowadzę szkolenia w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, kierowania zespołem, współpracy zespołowej, zarządzania kompetencjami pracowników oraz do- Michał Skaruz Prawnik, doradca z dużym doświadczeniem w zakresie zarządzania dokumentacją, procedur administrowania dokumentacją i jej przetwarzaniem. Trener z zakresu prawa, elektronicznego obiegu dokumentów i instrukcji kancelaryjnych. Kazimierz Nalepa Jestem doradcą, coachem i trenerem. Mam ponad 35 letni staż pracy w biznesie i administracji publicznej. Pomagam firmom w prowadzeniu projektów o znaczeniu strategicznym. Specjalizuję się w szkoleniach Działu Sprzedaży. Paweł Niezgodzki Menedżer z ponad 25-letnim doświadczeniem w dużych korporacjach w budowaniu i kierowaniu zespołami ludzkimi. Specjalizuje się we wdrażaniu nowych rozwiązań i współpracy biznes-it. Coach kariery i mentor menadżerów. Bartosz Berendt Coach akredytowany przez International Coach Federation (ICF). Od 2006 roku prowadzi coaching indywidualny dla osób stojących u progu ważnych, życiowych zmian takich jak, zmiana pracy, awans, rozwój własnej firmy. Iwona Holka Ma ponad 6 lat doświadczenia w realizacji zamówień publicznych, zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawcy. Jest autorką i współautorką wielu publikacji z zakresu zamówień publicznych oraz funduszy unijnych. Beata Radecka Doświadczony trener i konsultant oraz projektant aplikacji. MS EXCEL, ponad 700 godzin szk.; MS EXCEL VBA, około 300 godzin szk. Absolwentka Politechniki Warszawskiej - Podyplomowe Studium Zastosowania Informatyki. 6

7 Przykłady realizowanych szkoleń Nazwa projektu Projekt Akademia sprzedażowa dla Poczty Polskiej kierowanie zespołem sprzedaży dla naczelników urzędów pocztowych i kierowników punktów pocztowych,, Aktywna sprzedaż dla pracowników służb obsługi klienta. Szkolenia z systemu TREZOR 3.0, szkolenia i warsztaty praktyczne z administracji i obsługi systemu budżetowania jednostek samorządu terytorialnego na zlecenie Ministerstwa Finansów. Projekt realizowany w 4 województwach w przeciągu 1,5 miesiąca ( uczestników dziennie) Szkolenia w zakresie reagowania kryzysowego dla Komendy Głównej Policji. Organizacja 4 tematycznych konferencji, każda dla ponad 100 osób. Szkolenia w zakresie studium wykonalności na poziomie zaawansowanym dla Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Projekt obejmował realizację 123 szkoleń na terenie Polski. Szkolenia w ramach projektu Wykwalifikowana kadra wysoka jakość usług. Doskonalenie warsztatu pracy pracowników realizujących miejską politykę społeczną, współfinansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG, na zlecenie Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy. Cykl szkoleń dla pracowników Urzędu m.st. Warszawy z zakresu MS Excel, MS Word, MS Access poziom zaawansowany. Cykl szkoleń dla osób zakwalifikowanych do projektu pn. Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin. W ramach projektu przeprowadzonych zostało łącznie 40 szkoleń. Cykl szkoleń dla Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej z zakresu "Komunikacji wewnętrznej z elementami kultury organizacji. Projekt szkoleń Media Równych Szans na zlecenie Biura Pełnomocnika Rządu Do Spraw Równego Traktowania Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Projekt szkoleń dla Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy z zakresu "Kształtowania i rozwoju osobistego pracowników obsługujących klienta". Projekt szkoleń i coachingu Kobieta skuteczny lider i menedżer, obejmująca tematy: Budowanie zespołu, Siła rozmowy z pracownikiem, Autoprezentacja, Nowoczesne przywództwo, Coaching pracowników, Wystąpienia publiczne i przeprowadziliśmy łącznie 225 godzin coachingu indywidualnego dla Uczestniczek szkoleń. Cykl szkoleń wewnętrznych z zakresu Prezentacji i wystąpień publicznych, Psychologii motywacji i motywowania pracowników, Perswazji i wywierania wpływu, Trening dla trenerów na zlecenie Wyższego Urzędu Górniczego. Cykl szkoleń wewnętrznych z zakresu Technik negocjacji i zasad zawierania umów na zlecenie Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej. Szkolenie umiejętności osobistych pt. Umiejętności osobiste na zlecenie Krajowej Spółki Cukrowej S.A. Liczba uczestników osób osób osób osób osób 870 osób 600 osób 240 osób 200 osób 110 osób 150 osób 95 osób 60 osób 50 osób 7

8 Akademia ASAP sp. z o.o.; ul. Złota 61 lok. 100; Warszawa NIP: , KRS: , REGON: