Zmiana podstawowe zagadnienia charakteryzujące pojęcie

Transkrypt

1 Zmiana podstawowe zagadnienia charakteryzujące pojęcie mgr Anna Głowicka,,Jedyną stałą we współczesnej organizacji jest ciągła zmiana. (Kreitner, Kinicki 1992) 1 1 E. Marfo Yiadom, Zasady zarządzania., Wydawnictwo Wyższej Szkoły Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi, Łódź 2008, s

2 Wstęp Współczesne czasy charakteryzują się niesamowitą zmiennością, dosłownie wszystkiego zmieniają się ludzie, ich zachowania, normy i wartości, zmieniają się organizacje, ich struktury i kultury organizacyjne, zmienia się również otoczenie, w którym dokonują się te wszystkie przeobrażenia. Od lat 60-tych XX w. nastąpił wyraźny wzrost turbulentności otoczenia, głównie w związku ze wzrostem nowości zmiany, szybkości w jej dokonywaniu się oraz wzrostem intensywności i złożoności samego otoczenia. 2 Funkcjonujemy zatem w świecie ciągłej i nieustannej zmiany wszystko się zmienia. Dokonujące się zmiany mogą być dla nas szansą, jeżeli zostaną prawidłowo zidentyfikowane i wykorzystane, ale również mogą nieść ze sobą różnego rodzaju zagrożenia, jeżeli nie potrafimy się w odpowiedni sposób do nich dostosować. W związku z tym bardzo ważna staje się umiejętność identyfikacji zachodzących zmian oraz ich zrozumienia. 1. Pojęcie zmiany Istnieje wiele różnic definicji terminu zmiana, poszczególne źródła literaturowe wskazują na różne podejścia w dokonywaniu jej charakterystyki. Najczęściej dokonując opisu tego pojęcia poszczególni autorzy ukazują ją odnosząc do zmiany,,czegoś, 3 czyli tym samym w gruncie rzeczy opisują te pojęcie przy użyciu tego samego pojęcia co mija się z celem. W obszarze definiowania zauważalna jest również tendencja bazująca na tym, iż bardzo często trudno jest nadać konkretne granice temu pojęciu można nawet pokusić się o stwierdzenie, iż jest ono zbyt abstrakcyjne, aby mogło mieć jakiekolwiek granice. Tym samym po zapoznaniu się z przypadkowo napotkaną definicja można mieć wrażenie, że tak naprawdę nie wiele więcej się wie w tym zakresie. W związku z tym poniżej zostaną przytoczone wybrane definicje terminu zmiana, które przynajmniej w określonym stopniu oddają istotę tego pojęcia. Po pierwsze zmianę można scharakteryzować, jako każdą istotną modyfikację jakiejś części w ramach wyróżnionej całości. 4 Po drugie jako zdarzenie, w wyniku którego stan 2 B. Kożuch, Nauka o organizacji., Wydawnictwo Fachowe CeDeWu, Warszawa 2011, s K. Dziekoński, A. Jurczuk, Zarządzanie zmianą w procesach inicjatyw klastrowych., [w:] red. A. Wasiluk, Nowoczesne podejście do zarządzania organizacjami., Wydawnictwo Difin, Warszawa 2009, s R.W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami., Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, s

3 końcowy jest odmienny od stanu początkowego. 5 Następnie w kontekście tego, iż jest to planowana i kontrolowana modyfikacja sposobu funkcjonowania organizacji, będąca reakcją na przewidywane, bądź też zachodzące przeobrażenia w otoczeniu, mająca za zadanie podniesienie poziomu konkurencyjności i efektywności tejże organizacji. 6 Zmiana to również funkcja systemu, odnosząca się do walki z entropią i dążeniem do doskonalenia oraz poprawy swej pozycji w otoczeniu, czyli jest to zarazem celowe i świadome działanie ukierunkowane na przejście ze stanu obecnego do stanu innego (odmiennego). Natomiast zakres i struktura dokonywanych zmian uwarunkowane są tendencjami występującymi w otoczeniu. 7 Każda z powyżej zaprezentowanych definicji jest inna, każda reprezentuje inny sposób podejścia, ale w rzeczywistości każda z nich ma za zadanie przekazać tą samą ideę, która najprecyzyjniej wyraża się w słowach, iż jest to,,przejście od stanu obecnego do innego. 2. Rodzaje zmian Istnieje wiele różnych kryteriów w oparciu o które dokonywana jest klasyfikacja poszczególnych rodzajów zmian. Na potrzeby tegoż opracowania zostały wybrane i przedstawione jedynie te najczęściej spotykane w źródłach literaturowych, znajdują się one w poniższym zestawieniu tabelarycznym. TABELA 1 Wybrane rodzaje zmian Kryterium Rodzaj zmiany Charakterystyka zmiany wewnętrzna związane z otoczeniem układu/systemu Przyczyna zaistnienia zmiany zewnętrzna odnoszące się do wnętrza układu/systemu Kryterium Rodzaj zmiany Charakterystyka zmiany 5 T. Pszczołkowski, Mała encyklopedia prakseologii i teorii organizacji., Wrocław Warszawa Kraków Gdańsk 1978, s R. Wendt, Zarządzanie zmianą w polskiej firmie., Dom Wydawniczy Zachorek, Warszawa 2010, s B. Kożuch, Nauka o organizacji., Wydawnictwo Fachowe CeDeWu, Warszawa 2011, s

4 planowana wprowadzana w sposób planowany i terminowy wyprzedza oczekiwane oraz przyszłe zdarzenia Przewidywalność zmiany dostosowawcza stanowi reakcje na zaistniałe okoliczności, pojawiające się wydarzenia Głębokość zmiany powierzchowna głęboka szybka jest niezwykle ogólna i odnosi się przede wszystkim do konieczności dostosowywania się do zmian zachodzących w otoczeniu silnie przekształca istniejący stan rzeczy, a jej konsekwencje są długofalowe uzależniona jest od zaistniałych okoliczności i odnosi się do przypadków wymagających natychmiastowego reagowania Szybkość zmian powolna Odnosi się do sytuacji bardzo powolnego reagowania, przy czym zbyt powolne uświadomienie celu zmiany może doprowadzić do sytuacji bezcelowości dokonywanej zmiany Sposobu zmiany Oddziaływania na otoczenie narzucona uzgodniona psychologiczna polityczna kulturalna ekonomiczna (gospodarcza) wprowadzona odgórnie, bez uwzględnienia stanowiska podmiotów podrzędnych opiniowana i akceptowana przez wszystkie zainteresowane podmioty/strony odnosi się do sfery psychologicznej Występująca w obszarze politycznym zachodząca w sferze kultury występująca na gruncie ekonomicznych warunków funkcjonowania technologiczna odnosi się do sfery technologicznej Źródło: S. Sokołowska, Organizacja i zarządzanie. Ujęcie teoretyczne., Wydawnictwo Uniwersytetu Opolskiego, Opole 2009, s

5 3. Modele przeprowadzania procesu zmian Nie ma co do tego wątpliwości, iż zmiana nie jest pojedynczym aktem, lecz ciągłym i złożonym procesem, sekwencją wielu wzajemnie powiązanych zdarzeń. Źródła literaturowe wskazują na istnieje co najmniej kilka modeli procesu dokonywaniu zmian. Do najbardziej popularnych z całą pewnością można zaliczyć trójetapowy model procesu zmian zaproponowany przez wybitnego specjalistę z zakresu teorii organizacji K. Lewina - obejmuje on następujące fazy: 8 rozmrożenie bazuje na wytworzeniu w ludziach potrzeby zmiany i motywacji do jej wprowadzenia, jak również na otwarciu się w zakresie absorpcji informacji płynących z otoczenia; zmiana dokonanie modyfikacji, transformacji stanu pierwotnego do aktualnych warunków poprzez wdrożenie odpowiedniego (co najważniejsze) nowego rozwiązania, przy uprzednim oczywiście jego opracowaniu i stworzeniu warunków do jego wdrożenia, zaś cały proces odbywa się przy wsparciu tzw. agenta zmiany; zamrożenie opiera się na stabilizacji, wdrożeniu oraz integrowaniu dokonanych przekształceń, czyli na utrwaleniu wprowadzonej zmiany przy wykorzystaniu różnego rodzaju narzędzi wspierających oraz wzmacniających. Agent zmiany, o którym wspomniano przy opisywaniu etapu drugiego, jest jednostką przeprowadzającą daną organizację przez dokonującą się zmianę, czuwa nad przebiegiem i poprawnością całego procesu. Nie musi być nim koniecznie podmiot, którego dokonująca się zmiana dotyczy w sposób bezpośredni, może być to równie dobrze podmiot zewnętrzny. 9 Innym modelem godnym poświęcenia mu większej uwagi jest czterostopniowy model procesu zmian Jones'a., wg którego proces zmian powinien dokonywać się w oparciu o następujące etapy: 10 8 B. Kożuch, Wstęp do teorii zarządzania., Wydawnictwo Nauka - Edukacja, Warszawa 1999, s J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert, Kierowanie., Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 201, s E. Marfo Yiadom, Zasady zarządzania., Wydawnictwo Wyższej Szkoły Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi, Łódź 2008, s

6 ocena potrzeby wprowadzenia zmiany uświadomienie istnienia problemu, a następnie identyfikacja jego źródła; podjęcie decyzji o wprowadzeniu zmiany określenie sposobu oraz narzędzi umożliwiających osiągniecie wyznaczonego celu ze szczególnym uwzględnieniem możliwości pojawienia się przeszkód w całym procesie; wprowadzenie zmiany etap właściwej realizacji powziętego celu; ocena wprowadzonej zmiany ocena pod kątem skuteczności wdrożenia. W porównaniu do modelu K. Lewina powyżej zaprezentowany model zawiera dodatkowy element oceny skuteczności przeprowadzonej zmiany, a ponadto w sposób bardzie wyraźny sygnalizuje konieczność poznania przyczyny problemu, będącego podstawą dokonywanej zmiany. Przy omawianiu modeli procesu zmian nie można pominąć również wielofazowego modelu zaplanowanej zmiany, w ramach którego wyodrębnia się następujące fazy: 11 poszukiwanie uświadomienie potrzeby zmiany, korzystanie ze wsparcia podmiotów zewnętrznych w zakresie zaplanowania i wdrożenia procesu; planowanie gromadzenie informacji w celu zdefiniowania problemu, określenie celu zmiany oraz narzędzi niezbędnych do jej dokonania; działanie sformułowanie głównych wytycznych procesu zarządzania zmianą, dokonywanie oceny wdrożonych rozwiązań oraz bieżące korygowanie planów i działań; integracja implementowanie nowych rozwiązań przy wykorzystaniu odpowiednich metod i narzędzi oraz poszukiwanie możliwości dalszego doskonalenia działań. Najbardziej rozbudowany pod względem liczby etapów model dokonywania zmian dostępny w źródłach literaturowych obejmuje aż osiem etapów, a należą do nich: B. Kożuch, Wstęp do teorii zarządzania., Wydawnictwo Nauka - Edukacja, Warszawa 1999, s Strategia zarządzania zmianą gospodarczą w powiecie sztumskim,, publikacja w ramach projektu Wyprzedź zmianę partnerstwo lokalne dla rozwoju gospodarczego powiatu sztumskiego, Gdańsk, Sopot 2012, s

7 oczekiwanie na zmianę narastające poczucie potrzeby zmiany po pewnym czasie, pod wpływem silnie działających czynników determinujących tą zmianę, powoduje powzięcie decyzji o konieczności podjęcia tego trudu; analiza sytuacji i określenie potrzeb dokonywania zmiany może opierać się np. na analizie SWOT, a jej zadaniem jest wykreowanie wniosków z analizy sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej; formułowanie wizji i podejmowanie decyzji o kierunku zmian wizja ma odpowiadać na pytania: gdzie jesteśmy i dokąd dążymy; formułowanie celów strategicznych i opracowanie strategii zmian każdy z celów powinien odpowiadać zasadzie SMART, a wypracowana strategia zmian powinna być spójna i odpowiadać istniejącym możliwościom; przygotowanie rozwiązań (organizacyjnych, finansowych, technicznych) i planów przeprowadzenia zmiany zgodnie z wyznaczonymi celami; rozpoczęcie procesu zmiany; wdrożenie przy założeniu elastycznej realizacji planu; utrwalenie zmiany, czyli trwałe dostosowanie jej do otoczenia zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Wszystkie powyżej zaprezentowane modele procesu zmian są do siebie zbliżone w zakresie prezentowanego stanowiska w odniesieniu do procesu zmian powinien być to proces etapowy, w którym przejścia pomiędzy poszczególnymi etapami dokonują się na zasadzie sekwencji określonych zdarzeń następujących po sobie, a w wszystko to bazuje na świadomym, planowym i efektywnym działaniu. 4. Zmiany dokonujące się w otoczeniu Każda organizacja funkcjonuje w określonym otoczeniu, w którym to występują różne podmioty, zjawiska, procesy oraz siły. Jedne z nich mają na nią korzystny wpływ, a inne nie. Tzw. model pola sił zakłada, iż na każdą organizację działają dwa rodzaje sił siły napędowe oraz siły hamujące, ich równomierne oddziaływanie pozwala na utrzymanie równowagi, lecz przewaga jednej z nich powoduje polepszenie lub pogorszenie sytuacji organizacji lub warunków, w których funkcjonuje. W związku z tym należy dążyć do poszukiwania źródeł sił 7

8 hamujących i ograniczać ich działanie, natomiast wzmacniać i utrwalać działanie sił napędowych, aby utrzymać niezbędną stabilizację. 13 Tak, jak zostało wspomniane już wcześniej organizacja posiada określone otoczenie, które można podzielić na bliższe i dalsze, zaś elementy składowe każdego z nich mogą stać się determinantami pojawiających się zmian. W sposób najbardziej ogólny, przyczyny wymuszające konieczność zaistnienia zmian, dzielą się na trzy grupy: 14 przyczyny wewnętrzne, związane z wdrożeniem rozwiązań naznaczonych już na początku pewnym elementem niedoskonałości; przyczyny wewnętrzne, wynikające ze zmiany warunków wewnętrznych; przyczyny zewnętrzne, odnoszące się do wszelkich przeobrażeń w otoczeniu ogólnym, warunkujących funkcjonowanie organizacji; Należy jednak pamiętać, iż zmiany zachodzące zarówno w otoczeniu bliższym, jak i dalszym są silnie wzajemnie sprzężone, tak więc bez względu na to, gdzie dana zmiana się dokonuje jej efekty będą odczuwalne dla organizacji. W ostatnim dwudziestoleciu wśród najbardziej istotnych przyczyn determinujących dokonywanie się zmian w otoczeniu dalszym, a zarazem warunkujących funkcjonowanie w nim organizacji, są następujące zjawiska: 15 globalizacja gospodarki; wyścig technologiczny; zachowania konsumenckie specyficzne, zindywidualizowane gusta i preferencje, to konsument dyktuje warunki; przemiany własnościowe; zmiany społeczne ( w tym demograficzne) i kulturowe; zmiany środowiskowe zmiany instytucjonalne (prawne); 13 J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert, Kierowanie., Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2011, s B. Kożuch, Zarządzanie. Podstawowe zasady i funkcje., Wydawnictwo Uniwersytetu w Białymstoku, Białystok 2000, s K. Bolesta Kukułka, Jak patrzeć na świat organizacji?, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1993, s oraz A.K. Koźmiński, D. Jamielniak, Zarządzanie od podstaw., Oficyna Wolters Kluwer Business, Warszawa 2011, s

9 zmiany polityczne; postępująca informatyzacja; zmiany ekonomiczne (gospodarcze). W tym miejscu warto na chwilę zatrzymać się przy ostatniej wymienionej pozycji - zmianie ekonomicznej i omówić jej wymiary, ze względu na szczególną rolę, jaką odgrywa w czasach współczesnych. Do podstawowych wymiarów zmian ekonomicznych zalicza się: 16 makroekonomiczną funkcję produkcji (praca, kapitał, technika) układ branżowy gospodarki (udział poszczególnych sektorów rolnictwo, przemysł, budownictwo, usługi w tworzeniu PKB); koniunkturę gospodarczą (ujęcie popytowe, w tym poziom importu, exportu, inwestycji, konsumpcji prywatnej, wydatków rządowych, itp...); kondycję gospodarczą (podstawowe wskaźniki charakteryzujące gospodarkę PKB, stopa bezrobocia, poziom inflacji, rachunek obrotów bieżących, stan finansów publicznych, itp...); klimat gospodarczy (instytucje otoczenia biznesu, podatki, struktura MSP, innowacyjność, nakłady na B+R, poziom BIZ, itp...). Zakończenie W burzliwym i zmiennym otoczeniu, czyli w takim, w którym funkcjonujemy obecnie dostosowanie się do zmiany, podążanie za nią staje się warunkiem koniecznym przetrwania i możliwości dalszego rozwoju każdego człowiek oraz każdej organizacji. 17 W związku z tym nie można tylko i wyłącznie przypatrywać się tym zmianom, biernie się im podporządkowywać, ale przede wszystkim należy wykształcić umiejętność ich wyczuwania i odczytywania, w szczególności w obszarze otoczenia technologicznego, ekonomicznego, społecznego oraz politycznego. 18 Bibliografia: 16 M. Goetz, Zarządzanie zmianą gospodarczą w regionie: przesłanki, podejścia, przykłady., Instytut Zachodni w Poznaniu, s K. Dziekoński, A. Jurczuk, Zarządzanie zmianą w procesach inicjatyw klastrowych., [w:] red. A. Wasiluk, Nowoczesne podejście do zarządzania organizacjami., Wydawnictwo Difin, Warszawa 2009, s E. Marfo Yiadom, Zasady, s

10 1. Bolesta Kukułka K., Jak patrzeć na świat organizacji?, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Drucker P.F., Zarządzanie w czasach burzliwych., Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków Griffin R.W., Podstawy zarządzania organizacjami., Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Jędralska K., Zarządzanie niepewnością., Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice Kożuch B., Wstęp do teorii zarządzania., Wydawnictwo Nauka - Edukacja, Warszawa Kożuch B., Nauka o organizacji., Wydawnictwo Fachowe CeDeWu, Warszawa Kożuch B, Zarządzanie. Podstawowe zasady i funkcje., Wydawnictwo Uniwersytetu w Białymstoku, Białystok Koźmiński A.K., Piotrowski W., Zarządzanie. Teoria i praktyka., Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Koźmiński A.K., Jamielniak D, Zarządzanie od podstaw., Oficyna Wolters Kluwer Business, Warszawa Masłyk Musiał E., Zarządzanie zmianami w firmie., CIM, Warszawa Marfo Yiadom E., Zasady zarządzania., Wydawnictwo Wyższej Szkoły Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi, Łódź Sikorski C., Nauka o zarządzaniu., Wydawnictwo Wyższej Szkoły Humanistyczno- Ekonomicznej w Łodzi, Łódź Sokołowska S., Organizacja i zarządzanie. Ujęcie teoretyczne., Wydawnictwo Uniwersytetu Opolskiego, Opole Stoner J.A.F., Freeman R.E., Gilbert D.R., Kierowanie., Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa Sutherland J., Canwell D., Klucz do zarządzania strategicznego. Najważniejsze teorie, pojęcia, postaci., Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Wasiluk A. (red.), Nowoczesne podejście do zarządzania organizacjami., Wydawnictwo Difin, Warszawa Webber R.A., Zasady zarządzania organizacjami., Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

11 18. Wendt R., Zarządzanie zmianą w polskiej firmie., Dom Wydawniczy Zachorek, Warszawa Wołowiec T., D. Reśko, Strategia rozwoju gminy, jako narzędzie zarządzania zmianą gospodarczą., Zeszyty Naukowe WSEI seria: EKONOMIA, 5(2/2012) 20. Analiza trendów rozwojowych i podejmowanych partnerskich inicjatyw i projektów gospodarczych. Subregion tarnowski., Eurokreator, PwC, Strategia zarządzania zmianą gospodarczą w powiecie sztumskim,, publikacja w ramach projektu Wyprzedź zmianę partnerstw lokalne dla rozwoju gospodarczego powiatu sztumskiego, Gdańsk, Sopot Zarządzanie zmianą gospodarczą w regionie: przesłanki, podejścia, przykłady., Instytut Zachodni w Poznaniu, M.Goetz 23. Zarządzanie zmianą gospodarczą dla powiaty Zamoyskiego., opracowanie w ramach projektu Lubelskie asocjacje zarządzania zmianą gospodarczą w powiatach, Lublin