Projekty zrealizowane w perspektywie na przykładzie Powiatu Dzierżoniowskiego. Wałbrzych, r.

Transkrypt

1 Projekty zrealizowane w perspektywie na przykładzie Powiatu Dzierżoniowskiego Wałbrzych, r.

2 Regionalny Program Operacyjny Województwa Oś priorytetowa: 2. Rozwój społeczeństwa informacyjnego na Dolnym Śląsku Numer i nazwa działania: 2.2 Rozwój usług elektronicznych Projekt pn.: Przebudowa infrastruktury teleinformatycznej Starostwa Powiatowego w Dzierżoniowie wraz z rozbudową bazy danych i zapewnieniem bezpieczeństwa informacji, oraz udostępnieniem nowych, publicznych usług elektronicznych dla obywateli Okres rzeczowej realizacji projektu: r r. Całkowita wartość projektu: ,32 zł Dofinansowania projektu (85%): ,63 zł Wysokość wkładu własnego: ,69 zł

3 Charakterystyka projektu, czyli problemy, które ma rozwiązać projekt 1. Brak odpowiednich systemów, by móc zabezpieczyć otrzymywane dane - zdiagnozowano niski poziom bezpieczeństwa danych elektr., związanych z przechowywaniem danych w systemie teleinformatycznym oraz wymianą danych pomiędzy siecią wewnętrzną a Internetem. Dodatkowo zauważono brak kontroli nad wydrukami (w aspekcie bezpieczeństwa danych, wtórnej emisji dokumentów w postaci papierowej, kontroli zużycia materiałów eksploatacyjnych i energii elektrycznej), brak odpowiedniej bazy danych dla archiwum zakładowego, co powoduje dług okres oczekiwania klientów na dokumenty archiwalne.

4 2. Niedofinansowany system elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) z uwagi na niewystarczającą liczbę i w znacznym stopniu przestarzałą platformę użytkowanych stanowisk komputerowych (sprzęt użytkowany dłużej niż 5 lat) z możliwością obsługi SEOD (wymagany dodatkowy sprzęt komputerowy - skanery). Brak dedykowanego dla SEOD modułu obsługi telefaksu. Niewydajne systemy umożliwiające świadczenie usług on-line dla obywateli, brak integracji pomiędzy SEOD a Biuletynem Informacji Publicznej, co powoduje ograniczony zakres informacji dostępnych w BIP dla obywateli, a urzędnicy wykonują podwójnie tą samą pracę, poprzez ręczne publikowanie informacji w BIP, które wcześniej wprowadzono do SEOD.

5 3. Brak e-usług z co najmniej dwustronną interakcją i wieloma formularzami elektronicznymi oraz brak możliwości używania podpisu elektronicznego przez urzędników. Duże luki w wiedzy urzędników na temat wykorzystania nowoczesnych technologii i świadczenia usług elektronicznych. Po stronie odbiorców e- usług publicznych (mieszkańców, przedsiębiorców, organizacji pozarządowych) występuje duża niewiedza na temat korzyści ze stosowania elektronicznego podpisu i komunikacji on-line z urzędami. Świadczy o tym niewielka ilość dokumentów przesyłanych droga elektroniczną wpływających do urzędu.

6 Odpowiedź na zdiagnozowane problemy, czyli opis zrealizowanych zadań/etapów: 1. E-Urząd: wymiana przestarzałej platformy teleinformatycznej tj. zakup nowego sprzętu komputerowego i oprogramowania niezbędnego do wdrożenia i obsługi systemu e-urząd, oraz zakup i wdrożenie systemu e- Urząd zawierającego 10 formularzy elektronicznych do obsługi wybranych spraw załatwianych w Starostwie. Realizacja zadania umożliwiła osobom posiadającym elektroniczny podpis kwalifikowany załatwienie za pomocą formularzy elektronicznych spraw bez konieczności wizyty w urzędzie. Koszt realizacji: ,56 zł.

7 2. Baza danych dla archiwum zakładowego: zadanie polegało na utworzeniu bazy danych z dokumentami dla archiwum zakładowego. Do realizacji zadania niezbędne było podniesienie wydajności serwera poprzez jego modernizację sprzętowo-programową. Działania te związane były ze zwiększeniem ilości przechowywanych danych w formie elektronicznej w SEOD. Cel ten osiągnięto poprzez zastosowanie pojemnej macierzy dyskowej w systemie RAID 5. Na takiej platformie posadowiono nowy silnik bazy danych odpowiednio wydajny, aby realizować na nim zaplanowane zadania. Koszt realizacji: ,64 zł.

8 3. Stanowiska komputerowe z możliwością obsługi SEOD: w ramach projektu zakupiono 60 nowych stanowisk komputerowych, rozszerzono licencje na obsługę SEOD o następnych 40 stanowisk. Działania te zwiększyły ilość pracowników jednocześnie obsługujących SEOD, co znacznie usprawniło funkcjonowanie Starostwa i wydatnie skróciło czas załatwiania spraw, a także zwiększyło bezpieczeństwo informacji, poprzez kontrolę dostępu do dokumentacji. Koszt realizacji: ,35 zł.

9 4. Integracja SEOD i Biuletynu Informacji Publicznej: zadanie polegało na przygotowaniu mechanizmu umożliwiającego synchronizację danych z SEOD z BIP'em. Efektem tego działania jest przenoszenie automatycznie na BIP określonych dokumentów opracowanych i zapisanych w obiegu dokumentów. Dane przenoszone są w postaci plików XML importowanych przez system redakcyjny BIP'u, który umieszcza je w odpowiednich działach BIP na stronach www. Zadanie, polegające na przygotowaniu interfejsu dla systemu OrnakBIP do czytania danych w ustalonym formacie XML i umieszczania ich na stronach BIP, zlecono producentowi tegoż systemu, firmie Ornak z Warszawy. Sposób wyboru wykonawcy uzasadniony był koniecznością dostosowania OrnakBIP do współpracy z innymi systemami jako, że SEOD (el-dok) posiadał już odpowiednie mechanizmy. Koszt realizacji: ,99 zł.

10 5. Urządzenia drukująco-kopiujące oraz dedykowane oprogramowanie do kontroli wydruków: pozyskano urządzenia do produkcji dokumentacji, co usprawniło działanie SEOD oraz podniosło poziom bezpieczeństwa danych klientów Starostwa. Zwiększono kontrolę nad tworzeniem wydruków. Funkcjonalność oprogramowania DocuMaster umożliwiła tworzenie okresowych raportów nt. wykorzystania sprzętu drukującego. Koszt realizacji: ,13 zł.

11 6. Dedykowany dla SEOD moduł obsługi telefaksu: przystosowanie do automatycznej rejestracji faksów w systemie elektronicznego obiegu dokumentów (SEOD) polegało na zakupieniu odpowiedniego urządzenia faksowego wraz z oprogramowaniem umożliwiającym jego poprawne działanie na serwerze SEOD. Ponadto skonfigurowano środowisko SEOD do współpracy z faksem i przeszkolono administratorów systemu i pracowników kancelarii z obsługi nowych funkcjonalności. Centralizacja funkcji faksu zautomatyzowała sposób rejestracji dokumentów przychodzących tym kanałem i poprawiła kontrolę nad dokumentami wpływającymi do urzędu. Koszt realizacji: 4 400,00 zł

12 7. Budowa strukturalnej sieci komputerowej: wykonano nowoczesną strukturalną sieć komputerową wraz z dedykowanym systemem zasilania. Dotychczas istniejąca sieć nie obejmowała wszystkich pomieszczeń zajmowanych przez urząd, a jej jakość nie gwarantowała poprawnego funkcjonowania oprogramowania do zarządzania dokumentacją i bezawaryjnego korzystania z zasobów sieci. Ponadto sprzęt podłączony do sieci zasilany był z różnych źródeł za pomocą starej instalacji elektrycznej co skutkowało niepoprawnym działaniem sprzętu sieciowego. Nowoczesna technologia, w jakiej wykonano nową sieć, zapewnia niezawodność, wysoką przepustowość i elastyczność w wykorzystaniu zasobów sieciowych. Złącza krawędziowe, zastosowane przy budowie sieci, zapewniają możliwość dostosowania ilości, rodzaju i jakości połączeń do indywidualnych i zmieniających się potrzeb.dedykowany system zasilania dla sieci gwarantuje bezawaryjne działanie urządzeń z niej zasilanych. Koszt realizacji: ,00 zł.

13 8. Systemy zabezpieczające: zabezpieczono brzeg sieci lokalnej, poprzez instalację urządzeń UTM pełniących rolę firewall'a, antywirusa, systemu zapobiegającemu atakom z sieci zewnętrznych. Dodatkowo dzięki szerokiej funkcjonalności urządzeń administratorzy otrzymali narzędzie do zarządzania przepływem informacji w sieci lokalnej i na styku sieci lokalnej i Internetu. Dodatkowo istotne dane zostały objęte automatycznym systemem archiwizacji danych. Całość urządzeń zabezpieczających objęta została systemem awaryjnego zasilania, gwarantującego bezpieczną eksploatację urządzeń i ochronę danych. Koszt realizacji: ,60 zł.

14 9. Infomaty: zakupiono i zainstalowano dwa kioski informacyjne infomaty. Obecnie, dzięki infomatom, przez 24h/dobę dostępne są dla obywateli strony www i BIP-y urzędów miast i gmin powiatu dzierżoniowskiego. Jako wyróżnione zostały również informacje o Powiatowym Urzędzie Pracy, Urzędach Województwa Dolnośląskiego oraz aktach prawnych prezentowanych na witrynach Dziennika Urzędowego Województwa Dolnośląskiego jak i Rządowego Centrum Legislacji (m.in. Monitor Polski). Za pomocą infomatów można również przesyłać do urzędu. Koszt realizacji: ,00 zł.

15 10. Szkolenia pracowników obsługujących zakupiony sprzęt/oprogramowanie: w ramach zadania przeprowadzono: 8 modułowe szkolenie pracowników z zakresu: instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu w odniesieniu do SEOD, elektronicznego obiegu dokumentów (el-dok) dla nowych pracowników Starostwa Powiatowego zakres podstawowy oraz dla kadry kierowniczej i pozostałych pracowników zakres rozszerzony, obsługi platformy e-urzędu i BIP-u, a także aplikacji biurowych jako podstawowego narzędzia pracy w El-Doku, szkolenie z obsługi i wdrożenia komputerowych systemów zabezpieczających, - szkolenia z zakresu nowej instrukcji kancelaryjnej w odniesieniu do SEOD. Szkolenia przyczyniły się do podniesienia umiejętności obsługi klienta za pomocą dostępnych środków elektronicznej komunikacji i wymiany danych. Koszt realizacji: ,00 zł.

16 11. Promocja projektu: działania informacyjno-promocyjne kierowane były do potencjalnych odbiorców projektu - mieszkańców powiatu i województwa dolnośląskiego. Projekt promowano m.in.: poprzez realizację i emisję filmu promocyjnego, dostępnego w Internecie na stronie internetowej i BIP-ie Starostwa, emisji spotu reklamowego w lokalnym radiu, ogłoszenia w prasie lokalnej i specjalistycznej, druk plakatów i ulotek informacyjnych. Koszt realizacji: ,59 zł.

17 Wskaźniki produktu - Liczba stworzonych /udoskonalonych baz danych 1 szt. - Liczba zakupionych zestawów komputerowych 60 szt. - Liczba stworzonych systemów zabezpieczających dane elektroniczne 2 szt. Wskaźniki rezultatu - Liczba osób, które uzyskały możliwość używania podpisu elektronicznego 6 os. -Liczba jednostek sektora publicznego korzystających z utworzonych aplikacji i usług teleinformatycznych 1 szt. - Liczba uruchomionych on-line usług na poziomie 3 - dwustronna interakcja 10 szt.

18 Pracownicy Starostwa Powiatowego w Dzierżoniowie podczas szkolenia Infomat przy budynku Starostwa Powiatowego w Dzierżoniowie

19 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Program Operacyjny Kapitał Ludzki Oś priorytetowa: V Dobre rządzenie Numer i nazwa działania: 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie: Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt pn.: Innowacyjne E-Usługi świadczone za pomocą Zintegrowanego Systemu Informatycznego Powiatu Dzierżoniowskiego Okres rzeczowej realizacji projektu: Całkowita wartość projektu: zł Dofinansowania projektu (85%): ,45 zł Wysokość wkładu własnego: ,55 zł

20 Uczestnicy projektu: 8 Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) Lider projektu - Powiat Dzierżoniowski Partner 1 - Gmina Bielawa Partner 2 - Gmina Dzierżoniów Partner 3 - Gmina Miejska Dzierżoniów Partner 4 - Gmina Łagiewniki Partner 5 - Gmina Niemcza Partner 6 - Gmina Pieszyce Partner 7 - Gmina Piława Górna Program Operacyjny Kapitał Ludzki

21 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Celem głównym projektu jest podniesienie ilości i jakości świadczonych e-usług, podwyższenie kompetencji pracowników 8 JST w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia tych usług. Celami szczegółowymi realizacji projektu IEUZSIPD są: 1. Wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urzędy 8 JST. 2. Wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez 8 JST za pomocą platformy epuap. 3. Podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych 8 JST w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych. 4. Podniesienie świadomości obywateli oraz promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez 8 JST. 5. Wdrożenie dziedzinowego systemu informatycznego wspierającego świadczenie w sposób zautomatyzowany e-usług w każdej z JST 6. Uruchomienie punktów potwierdzania Profilu Zaufanego w każdej z 8 JST

22 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Charakterystyka projektu, czyli problemy, które ma rozwiązać projekt 1. Niski poziom wykorzystania e- usług za pomocą platformy epuap. 2. Niewykorzystany w pełni system ESOD (elektroniczny system obiegu dokumentów), zintegrowanie tylko w podstawowym stopniu z EZD (elektroniczny system zarządzania dokumentacją). 3. Wysokie koszty funkcjonowania urzędu, wynikające z niskiego wykorzystania korespondencji elektronicznej i braku integracji z systemami dziedzinowymi. 4. Bariera w zakresie wykorzystywania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia EUP przez pracowników. 5. Niska świadomość obywateli w zakresie możliwości wykorzystania EUP świadczonych przez urzędy.

23 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Opis realizowanych zadań/etapów: 1. Utworzenie zaplecza technicznego do świadczenia w sposób zautomatyzowany e-usług publicznych za pomocą epuap - zakup serwera Intranet z osprzętem i oprogramowaniem systemowym, zakup macierzy dyskowej, szafy serwerowej 42U z wentylacją oraz stacji roboczej do administracji (Punkt potwierdzający Profil Zaufany) lier + partnerzy. Zakup zapory sieciowej dla węzła centralnego i lokalnego. Koszt zadania: zł

24 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-usług publicznych za pomocą platformy epuap Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ (Umowa zlecenie), następnie wdrożenie podsystemu: Gospodarki Nieruchomościami, Kształtowania Ładu Przestrzennego, Zarządzania Infrastrukturą Drogową, Ochrony Środowiska, Zarządzania Kryzysowego, Słownikowego, Zarządzania Informacją, wdrożenie oprogramowania narzędziowego: e-usługa pismo ogólne wraz z e-formularzem umieszczonymi na epuap, e-usługi transakcyjne i interakcyjne zintegrowane z podsystemem (GN, KŁP, ZID, OŚ, Słownikowym) Koszt zadania: zł

25 Program Operacyjny Kapitał Ludzki System szkoleń dla pracowników 8 JST Szkolenia pracowników z: - podsystemu dziedzinowego: GN, KŁP, ZID, OŚ, ZK, - świadczenia e-usług zintegrowanych z epuap i systemami dziedzinowymi, - obsługi z podsystem.dziedzin.: Słownikowy i ZI, - obsługi ESP platformy epuap i profilu zaufanego, - zasad bezpieczeństwa przetwarzania informacji w systemach informatycznych, nowa instrukcja kancelaryjna i zmiany procedury administracyjnej w związku z realizacją e-usług, Przygotowanie teczki warsztatowej dla uczestników szkoleń. Koszt zadania: zł

26 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Promocja wzrostu wykorzystania e-usług publicznych Opracowanie wizualizacji projektu (logotyp projektu, ulotki, plakat, roll -up, teczki), scenariusza spotów radiowych i multimedialnej prezentacji posługiwania się profilem zaufanym z przykładem składania wniosku przez epuap, przygotowanie materiałów informacyjno-promocyjnych (ulotki, plakat, roll -up), tablic informacyjnych o projekcie, kompletu naklejek na oznakowanie sprzętu, przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej wśród mieszkańców (radio lokalne, telewizja lokalna, prasa lokalna i regionalna) oraz konferencji prasowej. Koszt zadania: zł

27 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Wkład własny pochodzący ze środków budżetu 8 JST Wynagrodzenia pracowników Koszty wynagrodzeń 104 pracowników JST brutto z narzutami pracodawcy proporcjonalnie do udziału w szkoleniach podczas czasu pracy Koszt: zł 6. Zarządzanie projektem Wynagrodzenie Kierownika projektu, Wynagrodzenie Specjalisty ds. finansowych, Wynagrodzenie Specjalisty ds. informatycznych, Wynagrodzenie Specjalisty ds. techniki Informatycznej, Wynagrodzenie Specjalisty ds. promocji, Wynagrodzenie Koordynatorów lokalnych ds. monitoringu Koszt zadania: zł

28 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Wskaźniki pomiaru celu głównego Liczba jednostek samorządu terytorialnego oraz zespolonej wojewódzkiej administracji rządowej, których pracownicy ukończyli szkolenia z zakresu świadczenia elektronicznych usług publicznych - 8 Wskaźniki pomiaru celów szczegółowych - Liczba dokumentów elektronicznych wysłanych przez urzędy JST za pomocą ESP na epuap o wartości 5% w stosunku do ogółu korespondencji wysłanej w 2012r Liczba nowych e-usług (Pismo ogólne do Urzędu) Liczba nowych e-usług dziedzinowych (Lider) 7 - Liczba nowych e-usług dziedzinowych (Partnerzy) Liczba pracowników JST którzy ukończyli szkolenia Liczba medialnych kampanii informacyjno-promocyjnych -1

29 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Liczba multimedialnych prezentacji posługiwania się profilem zaufanym z przykładem składania wniosku przez epuap Liczba konferencji prasowych podsumowujących projekt Liczba wdrożonych dziedzinowych systemów informatycznych Liczba potwierdzonych Profili Zaufanych (10% liczby dow. osobistych lub liczby nowych dow. rejestracyjnych pojazdów wydanych w 8 JST w roku 2012) Liczba uruchomionych punktów potwierdzania Profilu Zaufanego - 8

30 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Punkty potwierdzania PROFILI ZAUFANYCH znajdują się w: -Starostwie Powiatowym w Dzierżoniowie przy ul. Świdnickiej 38, - Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie, Rynek 1, - Urzędzie Gminy w Dzierżoniowie przy ul. Piastowskiej 1, - Urzędzie Miejskim w Bielawie, ul. Piastowska 1, - Urzędzie Miasta w Piławie Górnej, ul. Piastowska 29, - Urzędzie Gminy Łagiewniki, ul. Jedności Narodowej 21, - Urząd Miejski w Pieszycach, ul. Kościuszki 2, Pieszyce, - Urząd Miasta i Gminy Niemcza, ul. Rynek 10, Niemcza.

31 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Korzyści ze stosowania PROFILU ZAUFANEGO: -oszczędność uzyskania i korzystanie z profilu nie wiąże się z ponoszeniem kosztów, - poprawa bezpieczeństwa w porównaniu do podpisu składanego w sposób odręczny - niezależność od dodatkowych urządzeń nie wymaga stosowania czytników kart, ani instalacji oprogramowania, -możliwość załatwienia większości spraw administracyjnych przez internet.

32 Dziękuję za uwagę Alicja Dźwiniel Lokalny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Wałbrzychu pl. Magistracki Wałbrzych Tel , e- mail: pife.walbrzych@dolnyslask.pl