LOMBARD INSTRUKCJA OBSŁUGI.

Transkrypt

1 LOMBARD INSTRUKCJA OBSŁUGI

2 Spis treści 1. Wymagania programu Uruchomienie programu Ustawienia Nowa umowa Obsługa umowy Odbiór zastawu Przedłużenie terminu płatności Odroczenie odbioru płatności Spłata opłat i częściowy odbiór zastawu Sprzedaż nowe Sprzedaż używane Sprzedaż częściowa Wystawa Pokaż opłaty Usuń umowę Konfiskata Raporty Raport zawarte umowy Raport odsetki +przechowanie Raport remanent Raport sprzedaż używane Raport prowizja+odsetki+przechowanie Bilans Kalkulator umowy... 29

3 1. Wymagania programu System: Windows 98/Me, 2000/2003/XP,Vista, Windows 7 Minimalna rozdzielczość ekranu: 1024 x Uruchomienie programu Podczas pierwszego uruchomienia programu pojawi się okno Kwota otwarcia Wprowadzamy kwotę otwarcia (aktualnie znajdującą się w Lombardzie) a następnie potwierdzamy klawiszem ENTER bądź przyciskiem Zatwierdź. Kwota jest potrzebna do prowadzenia bilansu w Lombardzie. To okno pojawia się tylko podczas pierwszego uruchomienia. 3. Ustawienia Aby dopasować program do swoich potrzeb należy nacisnąć przycisk Ustawienia

4 Pojawia się okno z ustawieniami - Minimalna kwota za przechowanie w zł oznacza minimalną kwotę jaką zapłaci klient za przechowanie.

5 I tak np.: jeśli klient przyjdzie za 2 dni to jeśli obliczona kwota za przechowanie będzie niższa od min kwoty za przechowanie w zł to program automatycznie ustawia wybraną przez nas min kwotę za przechowanie [zł]. - Minimalna ilość dni za przechowanie: można wpisać dowolny przedział czasowy np.: 7 dni. Kontynuując przykład oznacza to, że jeśli klient przyjdzie odebrać zastaw po 5 dniach to program policzy przechowanie za 7 dni UWAGA!!! Chyba, że minimalna kwota za przechowanie w zł będzie wyższa niż przechowanie % za 7 dni). - Odsetki w %: odsetki wyrażone w %. - Przechowanie w %: wielkość za przechowywanie wyrażona w %. UWAGA ODSETKI % I ZA PRZECHOWANIE w % JAK I WSZYSTKIE POZOSTAŁE % LUB W ZŁ OBLICZAJĄ KWOTĘ BRUTTO. JEŚLI MAMY NP.: PRZECHOWANIE 0.5% NETTO, TO W PROGRAMIE TRZEBA USTAWIĆ 0.61% A JEŚLI MAMY NP.: MINIMALNĄ KWOTĘ ZA PRZECHOWANIE W ZŁ NP. 5 ZŁ NETTO TO TRZEBA USTAWIĆ 6.1 ZŁ!!!INNYMI SŁOWY NETTO NALEŻY POMNOŻYĆ PRZEZ 1.22!!! - Przechowanie w % po terminie: umożliwia zmianę % za przechowanie po terminie dla klienta. Przykład: Przechowanie w % jest 0.7%,a przechowanie po terminie 1.0%. Jeśli klient przyjdzie 3 po terminie odbioru to program liczy przechowanie po 0.7% do terminu odbioru, za 3 dni po terminie za przechowanie % program liczy za 1.0%, - Prowizja %: Opłata za "Napisanie" umowy w % od kwoty pożyczki, - Prowizja zł: Opłata za "Napisanie" umowy. Niezależnie od kwoty pożyczki, - Prowizja przy przedłużeniu:- mówi o tym czy przy kolejnym przedłużeniu umowy przez klienta naliczać prowizję. - Dodatkowe dni do przeterminowania: oznaczają dodatkowe dni dla klienta, aby umowa nie była traktowana jako przeterminowana. Program przy wyszukiwaniu przeterminowanych uwzględnia te dodatkowe dni. UWAGA!!! - JEŚLI ZAZNACZONO OPCJĘ PRZECHOWANIE W % PO TERMINIE, TO PROGRAM ZMIENIA PRZECHOWANIE W % PO TERMINIE NIEZALEŻNIE OD ILOŚCI DODATKOWYCH DNI, - Zaokrąglanie do pełnych zł: Program tak dobiera wielkość aby wychodziła pełna kwota, zarówno przy odbiorze jak i przy przedłużeniu: +/- 0.50gr, - Nie pobieraj opłat za pierwszy dzień: Program liczy odsetki i przechowanie od następnego dnia od zawarcia/przedłużenia umowy, ale pobiera minimalną kwotę za przechowanie w zł (jeśli klient przyjdzie tego samego dnia).

6 UWAGA!!! - OPISANE POWYŻEJ OPCJE SĄ ZAPAMIĘTYWANE Z KAŻDĄ UMOWĄ. POWODUJE TO, ŻE PÓŹNIEJSZA ZMIANA OPCJI NIE WPŁYWA NA UMOWY ZAWARTE WCZEŚNIEJ ABY KLIENT NIE MIAŁ PRETENSJI. OPIS USTAWIEŃ DODATKOWYCH (nie ma wpływu na umowy wstecz, działają na daną chwilę) - Pokazuj niedzielę w datach: Jeśli LOMBARD nie pracuje w niedziele, nie trzeba zaznaczać tej opcji, aby np. nie pomylić się i nie dać zwrotu/przeterminowania na niedzielę. PROGRAM NA CHWILĘ OBECNĄ NIE UWZGLĘDNIA ŚWIĄT) - Wydruk potwierdzenia odbioru/przedłużenia: Jeśli w samej treści umowy nie ma tych informacji typu: "Odebrałem zastaw, nie mam uwag" itp, itd... to można zaznaczyć te opcje i gdy będzie odbiór/przedłużenie (w zależności co zaznaczone) to będzie drukowane takie potwierdzenie, - Wydrukuj mój NIP na umowie: zaznaczamy opcję w celu wydrukowania na umowie NIPu, - Wydrukuj nr dow. klienta na umowie: zaznaczamy opcję w celu wydrukowania na umowie nr dowodu klienta - Pokaż informacje o przeterminowaniu: Dotyczy otwartych UMÓW i jeśli jest zaznaczona ta opcja to: jeśli umowa nie jest przeterminowana umowa zostaje wyświetlona jako: OTWARTA, TERMIN: ROK-MIESIĄC-DZIEŃ (uwzględniając przedłużenie/odroczenie), jeśli jest przeterminowana to wyświetla się napis na czerwono: PRZETERMINOWANA (ILOŚĆ DNI). UWAGA!!! JEŚLI SĄ ZDEFINIOWANE DODATKOWE DNI DO PRZETERMINOWANIA TO JEŚLI TERMIN ODBIORU MIEŚCI SIĘ Z TYMI DODATKOWYMI DNIAMI, TO NAPIS JEST NA NIEBIESKO, - Ustawienia drukarki: Ustawiamy sami w zależności od rodzaju posiadanej drukarki w Lombardzie. Test drukarki jest łatwy w obsłudze - program sam wszystko napisze co i jak trzeba zrobić (dotyczy tylko zwykłych drukarek). - Ustawienia administracyjne [F4]:Na wstępie wpisujemy HASŁO: admin, które następnie można zmienić na własne hasło.

7 Ustawienia administracyjne daję możliwość stworzenia kont dla poszczególnych pracowników, które będą uprawniały do przyznawaniu rabatów a także przy wpisywaniu wejść i wyjść z kasy. Ustawienia administracyjne mają za zadanie kontrolę nad tym jakie rabaty zostały przyznane i przez kogo. 4. Nowa umowa Aby dodać nową umowę należy nacisnąć przycisk [F7] Nowa umowa / Klienci lub nacisnąć klawisz F7.

8 Skróty klawiszowe: [F1] czyści pole z numerem umowy i można wpisywać numer umowy z którą chce się coś zrobić np.: wydrukować, obsłużyć, [F3] wydruk umowy, [F4]- wirtualny kalkulator, [F5] obsługa umowy, [F7] nowa umowa i obsługa klientów, [F8] zmniejsza rok o jeden, [F9] zwiększa rok o jeden, [F11] wydruk historii obsługi umowy, [Esc] ustawia aktualny rok i ustawia numer kolejnej umowy. Następnie pojawi się okno z klientami.

9 Jeśli wcześniej wpisano jakiś klientów zostaną oni wyświetleni. Program od razu ustawia się do wpisywania nazwiska klienta. Jeśli istnieje klient którego nazwisko zaczyna się od liter już wpisanych zostanie on wyszukany w trakcie pisania. Jeśli się okaże, że np.: mamy w bazie klientów m.in. 4 Kowalskich i zaczynamy wpisywać Kowa to program wyszuka pierwszego Kowalskiego. Jeśli okaże się, że istnieje kilku klientów o tym samym nazwisku w bazie to za pomocą strzałek przejść do interesującego nas klienta i wcisnąć ENTER lub przycisk Nowa umowa dla klienta lub dwukrotnie myszką w tabeli na wybranym kliencie. Jeśli klienta nie ma bazie należy uzupełnić wszystkie pola: Nazwisko, Imię, Ulica i nr domu, Miasto (domyślnie będzie uzupełniane miasto w którym znajduje się państwa Lombard), Seria / nr dowodu, PESEL(każda zmiana numeru PESLA powoduje zmiany we wszystkich umowach tego klienta), osoba upoważniona (pole to podlega zmianie) oraz pole Uwaga (pole dające nam możliwość wpisania ważnych dla nas informacji na temat klienta pole to jest wyróżnione podczas wyszukiwania umów i przy raportach! ). Jest to pole dodatkowe w którym można umieścić uwagę i dodatkowo informacje o kliencie. Jeśli zaznaczono pole uwaga to w tabeli klientów po prawej stronie pojawi się wykrzyknik dla danego klienta. Po wpisaniu danych o kliencie należy nacisnąć klawisz Enter lub nacisnąć klawisz OK

10 Nie zależnie od tego czy klient już był wcześniej w bazie, czy został na nowo wpisanym klientem to zostaje on podświetlony w tabeli klientów i teraz można utworzyć nową umowę dla danego klienta. Po naciśnięciu klawisza Enter lub przycisku Nowa umowa dla tego klienta lub dwukrotnie myszką w tabeli na wybranym kliencie spowoduje pokazanie się okna z danymi do wypełniania (dane klienta są już uzupełnione).

11 W powyższym oknie ustawiamy: data udzielenia jest ustawiona na dzień dzisiejszy i nie można jej zmienić, datę zwrotu liczba w nawiasie informuje na ile dni zostanie zawarta umowa a w drugim nawiasie są skróty nazw tygodnia, kwota czyli ile pożyczamy klientowi, zmiana % za przechowanie domyślnie jest tyle ile jest w ustawieniach programu lub tyle ile jest zdefiniowane dla tego klienta (można to dodatkowo zmieniać), powód zmiany % za przechowanie jeśli zmieniono % za przechowanie to można podać powód, wartość rzecz. czyli jaka jest wartość rzeczywista zastawu, upoważniony jeśli klient upoważnia kogoś innego do odbioru zastawu, to należy wpisać w to pole np.: numer dowodu osobistego osoby upoważnionej i/lub imię nazwisko i/lub inną informację np.: syn (można to dodatkowo zmieniać), opis opis co zostało zastawione. Aby zobaczyć skróty klawiszowe najczęściej zastawianych przedmiotów należy nacisnąć prawy przycisk myszy w polu opis: Po pojawieniu się powyższego okna można wybrać dany przedmiot nacisnąć lewy przycisk myszy. Jeśli skróty zostaną opanowane można z nich korzystać i w polu opis wystarczy nacisnąć klawisz np.: Ctrl+R i program automatycznie wstawi do opisu wyraz pierścionek,

12 komentarz jest to informacja dla Lombardu, że ta umowa ma z jakiegoś powodu (można go podać) charakter szczególny i wtedy gdy szukamy umów lub przeglądamy raporty to umowa w tabeli będzie miała z lewej strony wykrzyknik!. Łatwo jest taką umowę zlokalizować podczas przeglądania raportów lub wyszukiwania umów. przypomnij (nie kojarzyć z przeterminowanym!!!) jeśli umowa dla Lombardu jest z jakiegoś powodu ważna to można ustawić opcję przypomnienia o umowie w wybranym dniu. I kiedy program zostanie uruchomiony w tym dniu najpierw zapyta się czy wyświetlić umowy do przypomnienia. [F2] zapis umowy w bazie (BEZ WYDRUKU), [F3] zapis umowy w bazie + WYDRUK UMOWY, [Esc] zamyka okno (NIE dodaje i NIE drukuje umowy). 5. Obsługa umowy Aby obsłużyć wybraną umowę należy nacisnąć przycisk [F5] Obsługa umowy lub nacisnąć klawisz F5 [F3] wydruk umowy,

13 [Esc] zamyka okno. Jeśli umowa jest zamknięta pojawi się komunikat: Umowa zamknięta. Jeśli umowa jest otwarta to pojawi się następujące okno: na którym zaznaczamy w jaki sposób obsłużyć umowę. Jeśli umowa została rozbita na sprzedaż częściową to program automatycznie przechodzi do okna: Sprzedaż Częściowa. 5.1 Odbiór zastawu

14 Program wylicza kwotę jaka powinna być pobrana od klienta. Uwzględnia wcześniejsze spłaty (jeśli takie były), uwzględnia poprzednią niedopłatę (jeśli taka była), uwzględnia poprzednie rabaty (jeśli takie były). Program podczas zmiany kwoty liczy automatycznie jakie będą: prowizja (jeśli była zaznaczona), odsetki, przechowanie, opłaty razem oraz jeśli kwota jest mniejsza niż wyliczona przez program, to automatycznie wlicza to w udzielony rabat. Po ustaleniu kwoty jaka zostanie pobrana od klienta należy nacisnąć przycisk Zatwierdź lub nacisnąć klawisz Enter. Jeśli rabat jest wyższy od dopuszczalnej kwoty rabatu (wyliczonej z procentów i/lub kwotowej) ustalonej przez właściciela Lombardu to, żeby dokończyć odbiór osoba obsługująca program musi wybrać swój login i podać swoje hasło. Jest to forma zabezpieczenia, aby przez przypadek osoba obsługująca program nie udzieliła za dużego rabatu. Jeżeli dopuszczalne rabaty są wyłączone to logowanie nie jest wymagane. DLACZEGO?: Jeśli ktoś udziela rabatu w wysokości 0,34 groszy aby wyrównać kwotę do pobrania to (raczej) nie trzeba się podpisywać, ale jeśli rabat jest powyżej 5 zł to warto taki fakt odnotować. UWAGA: RABAT JEST TYLKO NA SUMĘ OPŁAT(PROWIZJA JEŚLI ZOSTAŁA ZAZNACZONA, + ODSETKI + PRZECHOWANIE). MINIMALNA KWOTA JAKA MUSI ZOSTAĆ WPROWADZONA TO WARTOŚĆ ZASTAWU..

15 5.2 Przedłużenie terminu płatności Po wpisaniu kwoty oraz ewentualnego rabatu oraz po ewentualnej zmianie daty przedłużenia (domyślnie proponowany jest tydzień od dnia dzisiejszego) należy nacisnąć przycisk Zatwierdź lub klawisz Enter. Zasada udzielania rabatu jest taka sama jak podczas odbierania umowy. 5.3 Odroczenie odbioru płatności W tym oknie podaje się tylko datę do kiedy zostaje odroczona spłata. Program domyślnie ustawia datę odroczenia o siedem dni od daty dzisiejszej oraz wylicza ile klient danego dnia będzie musiał zapłacić. Następnie należy nacisnąć przycisk Zatwierdź lub klawisz Enter.

16 5.4 Spłata opłat i częściowy odbiór zastawu

17 To okno w programie powstało dlatego, że czasami przychodzi klient i chce odebrać część zastawu i całkowicie spłacić opłaty(m.in. odsetki, przechowanie). Na początku jest wpisana cała kwota jaką ma spłacić klient. Jeśli zostanie ona zmniejszona to program obliczy jaka będzie wartość zastawu na nowej umowie. Po zatwierdzeniu program otworzy okno z nową umową z wypełnionymi wszystkimi danymi i jedyne co trzeba będzie zmienić to wartość rzeczywistą i/lub opis zastawu. Zasada udzielania rabatu jest taka sama jak podczas odbierania umowy. 5.5 Sprzedaż nowe W tym oknie użytkownik podaje kwotę sprzedaży. Vat jest liczony od całości pobranej kwoty. Podczas zmiany kwoty program pokazuje czy pobrana kwota będzie z zyskiem czy ze stratą dla Lombardu.

18 Po wpisaniu kwoty za jaką przedmiot zostanie sprzedany należy nacisnąć przycisk Zatwierdź lub klawisz Enter. O tym, że sprzedaż zastawu przyniosła stratę będzie świadczył żółty wykrzyknik w historii umowy podczas przeglądania umów - tak jak udzielenie rabatu. 5.6 Sprzedaż używane

19 W tym oknie użytkownik podaje kwotę sprzedaży. Vat jest liczony od marży. Podczas zmiany kwoty program pokazuje czy pobrana kwota będzie z zyskiem czy ze stratą dla Lombardu. Po wpisaniu kwoty za jaką przedmiot zostanie sprzedany należy nacisnąć przycisk Zatwierdź lub klawisz Enter. O tym, że sprzedaż zastawu przyniosła stratę będzie świadczył żółty wykrzyknik w historii umowy podczas przeglądania umów - tak jak udzielenie rabatu. 5.7 Sprzedaż częściowa

20 [F2] czyści pola Szczegóły przedmiotu, ustawia się w polu Nazwa, w trybie wpisywania nowego przedmiotu, [F3] ustawia się w polu Nazwa, w trybie zmiany (edycji) wprowadzonego wcześniej przedmiotu (jeśli nie został sprzedany), [F8] usuwa przedmiot (jeśli nie został sprzedany), [F10] wykonuje sprzedaż używane (VAT Marża) wybranego przedmiotu (jeśli przedmiot nie został wcześniej sprzedany), [Esc] jeśli program jest w tryb wpisywania nowego przedmiotu lub w trybie zmiany (edycji) wprowadzonego wcześniej przedmiotu to działa jak przycisk Anuluj, jeśli nie jest w żadnym trybie to zamyka okno. Jeśli klient nie wywiązał się z warunków umowy to Lombard ma prawo ją wystawić do sprzedaży. To okno pozwala rozpisać każdą część zastawu jako osobną pojedynczą rzecz wystawioną do sprzedaży. Gdy umowa była całkowicie OTWARTA to pojawia się czyste okno i od razu można wpisywać: Nazwę przedmiotu, Gramaturę, Próbę (domyślnie jest pr585), Złoto czy przedmiot jest złotem (domyślnie zaznaczone), Kwotę WARTOŚĆ PRZEDMIOTU WYCENIONA PRZEZ LOMBARD, UWAGA: SUMA KWOT WSZYSTKICH PRZEDMIOTÓW NIE MOŻE PRZEKROCZYĆ KWOTY POŻYCZKI (INFORMUJE O TYM POLE: POZOSTAŁO ), Cena sprzedaży Jest to wartość za jaką Lombard sprzedał dany przedmiot. Status Jest to informacja czy dany przedmiot jest w magazynie lub na wystawie lub sprzedany lub sprzedany jako używane lub sprzedany jako nowe. Jeśli status zostanie ustawiony na którąkolwiek ze sprzedaży (używane lub nowe) to Cena sprzedaży jest wymagana. EWENTUALNE ZMIANY W SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWEJ SĄ ZAPISYWANE PRZY ZAMYKANIU OKNA. PROGRAM WYKRYWA CZY ZOSTAŁY WPROWADZONE JAKIEKOLWIEK ZMIANY, JEŚLI TAK TO ZADAJE PYTANIE CZY ZAPISAĆ ZMIANY? JEŚLI TAK TO ZMIANY SĄ ZAPAMIĘTYWANE.

21 !!! UWAGA 1 Jeżeli przedmiot jest ustawiony jako SPRZEDANY (można użyć przycisku: [F11] Oznacz przedmiot jako sprzedany - NIE DODAWAJ DO RAPORTÓW ), oznacza to, że przedmiot został sprzedany w danym dniu, ale informacja o sprzedaży nie wchodzi do żadnego z raportów: z przyjętych odsetek + przechowania i/lub sprzedaży oraz taki przedmiot można usunąć z listy i/lub jeśli zostanie wciśnięty klawisz [F9] i/lub przycisk [F9] Usuń wszystkie możliwe, to zostanie on usunięty.!!! UWAGA 2 Jeżeli jakikolwiek przedmiot zostanie sprzedany jako nowy lub używany i zmiany zostaną zatwierdzone przy zamykaniu okna ze sprzedażą częściową to tych przedmiotów nie będzie można usunąć z listy i wykonanie takiej sprzedaży (nowe lub używane) powoduje, że informacja pojawi się w raportach: z przyjętych odsetek + przechowania i/lub sprzedaży. 5.8 Wystawa

22 Wybranie tej opcji oznacza, że wybrane przedmioty znajdują się na wystawie. W celu zrezygnowania z tej opcji należy wejść Obsługę umowy [F5] i wybrać opcję Cofnij wystawę. 5.9 Pokaż opłaty Wybrana opcja pokazuje bieżące opłaty Usuń umowę Opcja ta służy do usunięcia umowy. Poprzedzona jest zapytaniem czy jesteśmy pewni co do wykonania zamierzonej czynności. UWAGA: Można wyłącznie usunąć ostatnią umowę z bieżącego dnia pod warunkiem, że żadne operacje na danej umowie. Nie można usunąć umowy z poprzedniego dnia, pomimo, że jest ona ostatnią w programie. Opcja usuwania umowy dlatego dotyczy ostatniej umowy, żeby zachować ciągłość numeracji!!! Konfiskata Opcja ta jest stosowana w sytuacji kiedy doszło do konfiskaty przechowywanych przedmiotów. W sytuacji wyjaśnienia się sprawy istnieje opcja Cofnij konfiskatę. 6. Raporty

23 6.1 Raport zawarte umowy [F3] wydruk raportu, [F5] obsługa umowy, [F11] wydruk zdarzeń (historii) wszystkich umów biorących udział w raporcie,

24 [Esc] jeśli program jest w trybie zmiany Specjalna i/lub Przypomnienie to działa jak przycisk Anuluj, w przeciwnym przypadku zamyka okno. 6.2 Raport odsetki +przechowanie [F3] wydruk raportu, [Esc] jeśli program jest w trybie zmiany Specjalna i/lub Przypomnienie to działa jak przycisk Anuluj, w przeciwnym przypadku zamyka okno. Raport ten można również wygenerować na zakończenie danego dnia. Przyjmuje on wtedy postać:

25 6.3 Raport remanent

26 [F3] wydruk raportu, [F5] obsługa umowy, [Esc] jeśli program jest w trybie zmiany Specjalna i/lub Przypomnienie to działa jak przycisk Anuluj, w przeciwnym przypadku zamyka okno. 6.4 Raport sprzedaż używane

27 [F3] wydruk raportu, [F5] obsługa umowy, [F11] wydruk zdarzeń (historii) wszystkich umów biorących udział w raporcie, [Esc] jeśli program jest w trybie zmiany Specjalna i/lub Przypomnienie to działa jak przycisk Anuluj, w przeciwnym przypadku zamyka okno. 6.5 Raport prowizja+odsetki+przechowanie

28 [F3] wydruk raportu, [F5] obsługa umowy, [F11] wydruk zdarzeń (historii) wszystkich umów biorących udział w raporcie, [F4] podobna umowa, [Esc] jeśli program jest w trybie zmiany Specjalna i/lub Przypomnienie to działa jak przycisk Anuluj, w przeciwnym przypadku zamyka okno. 7. Bilans Pozwala w prosty sposób wyliczyć sprawozdanie finansowe za dany okres. Istnieje możliwość wglądu w szczegóły sprawozdania za sprawą przycisku Pokaż szczegóły.

29 8. Kalkulator umowy

30 W prosty sposób wylicza opłaty od pożyczonych pieniędzy bez wypisywania hipotetycznej umowy.