Zamówienia internetowe instrukcja obsługi

Transkrypt

1 Zamówienia internetowe instrukcja obsługi tel.: (32) , tel. kom.: ,

2 Spis treści 1. Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę str Proces realizacji zamówienia tworzonego bezpośrednio w e-aptece str Płatności apteka może oglądać rozliczenia między Medicare a apteką w zakładce Płatności str Promocje apteka może zamawiać promocje opcjonalne i pakietowe w zakładce Strona Główna str Zapisywanie koszyka str Historia złożonych zamówień, zapisanych koszyków, WZ i faktur str. 21 tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 2

3 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Nacisnąć opcję zamów z pliku aby ściągnąć plik z zamówieniem stworzonym w programie aptecznym. 2. Naciśnij przycisk Przeglądaj 3. Ściągnąć plik z zamówieniem do wiersza Nazwa pliku 4. Wciśnij przycisk Wczytaj aby wczytać plik z zamówieniem do koszyka. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 3

4 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Komunikat Błędne Pozycje oznacza, że preparaty, które są wymienione w tabeli mają różny numer bloz w aptece i w Medicare lub któregoś z wymienionych preparatów nie ma w Mediacare na stanie w danym dniu. Aby to sprawdzić - należy nacisnąć przycisk zmień. 2. Nazwa preparatu, która została zaczytana z pliku stworzonego w programie aptecznym. 3. W wierszu Nazwa można wpisać element nazwy lub inny człon nazwy szukanego preparatu umieszczając znaczek % przed nazwą preparatu lub znaczki % przed i po elemencie nazwy preparatu. 4. Nazwa preparatu, który jest w Medicare i jest taki sam jak preparat, który apteka chce zamówić (wystąpiły różnice w numerach bloz między apteką a Medicare). Proszę najechać kursorem na czerwoną nazwę tego preparatu i nacisnąć lewy klawisz myszy. 5. Jeśli ten preparat chcecie Państwo wrzucić do koszyka to proszę potwierdzić naciskając przycisk TAK. Preparat wpadnie do koszyka. Po naciśnięciu słowa TAK znowu wrócicie Państwo do Błędnych Pozycji i ponownie, przy następnym preparacie należy nacisnąć słowo zmień i wynaleźć preparat odpowiadający temu preparatowi, który chcieliście Państwo zamówić. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 4

5 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Jeśli nie znajdziecie Państwo w tabeli preparatu, który jest taki sam jak preparat zapisany tłustym drukiem nad wierszem Nazwa wtedy należy nacisnąć przycisk Powrót. Wtedy powracacie Państwo do Błędnych pozycji aby analizować kolejną z nich. 2. Pozycja, która była przez Państwa analizowana, ale nie została znaleziona w Mediacare w danym dniu została oznaczona żółtym wykrzyknikiem. (mogło tej pozycji nie być w danym dniu w magazynie Medicare lub była niewłaściwie szukana, ale była analizowana) 3. Po przeanalizowaniu błędnych pozycji, pozostały pozycje których nie było w danym dniu w magazynie Medicare. Aby przejść dalej należy nacisnąć przycisk Koszyk tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 5

6 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Jeśli chcecie Państwo zmienić ilość zamawianych produktów należy wprowadzić inna wartość w kolumnie ilość, następnie należy wcisnąć przycisk Przelicz, aby zobaczyć aktualną wartość koszyka. 2. Aby usunąć wybraną pozycję należy wcisnąć przycisk usuń w wybranym wierszu. 3. Aby usunąć wszystkie pozycje należy wcisnąć przycisk Wyczyść znajdujący się w sekcji Dostępne akcje. Koszyk zostaje w całości zlikwidowany. 4. Istnieje możliwość dodania do koszyka preparatów z zakładki Oferta lub z zakładki Strona główna. 5. Wysyłanie zamówienia odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Zamów. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 6

7 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. W polu Uwagi należy wpisać informację na kiedy zamówienie ma być dostarczone do apteki, np ok. godz. 13 lub II tura lub sama data wystarczy jeśli dostawa jest raz dziennie. 2. Naciśnięcie przycisku TAK powoduje wysłanie zamówienia. 3. Po wysłaniu zamówienia należy otworzyć zakładkę Zamówienia aby uzyskać następujące informacje: - pewność że zamówienie dotarło do Medicare - informację zwrotną z magazynu Medicare, potwierdzającą, że apteka otrzyma preparaty w zamówionych ilościach lub jakiegoś preparatu nie otrzyma bądź otrzyma mniejszą ilość niż była zamawiana. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 7

8 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Apteka ma pewność, że zamówienie dotarło do Medicare jeżeli w tabeli - status zamówienia jest zafakturowane i pojawi się wartość netto i brutto zamówienia. Wcześniejsze statusy to: zapisane do bazy - czyli komputer nie wysłał jeszcze zamówienia przekazane do realizacji - czyli komputer wysłał zamówienie zafakturowane - zamówienie wpłynęło do Medicare (jest dostępny numer WZ w zakładce Faktury ) zrealizowane - dla zamówienia został nadany numer faktury, a plik z faktura dostępny jest w zakładce Faktury 2. Jeśli status zamówienia będzie zafakturowano to należy nacisnąć czerwoną datę w kolumnie data zamówienia aby sprawdzić, które preparaty i w jakich ilościach magazyn Medicare potwierdza, że apteka otrzyma w terminie określonym w polu Uwagi przed wysłaniem zamówienia. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 8

9 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Potwierdzenie z magazynu Medicare znajduje się w kolumnie Zrealizowano. Jeśli w tej kolumnie w którymś wierszu jest puste pole to znaczy, że tego preparatu apteka nie dostanie, ponieważ wyprzedał się w Medicare w ciągu dnia. Jeśli natomiast w kolumnie zrealizowano w którymś wierszu będzie cyfra mniejsza niż w tym samym wierszu, ale w kolumnie ilość to oznacza to, że apteka otrzyma taką ilość jaka jest wymieniona w kolumnie Zrealizowano. 2. W Dostępnych akcjach znajduje się przycisk Raport braków, w tym raporcie wyświetlają się następujące preparaty: - które pozostały w Błędnych Pozycjach - które zostały usunięte z koszyka przed wysłaniem zamówienia - których magazyn Medicare potwierdził mniejszą ilość niż ilość zamawianą przez aptekę. 3. Proszę oznaczyć ostanie kółko Wyświetl raport w przeglądarce i nacisnąć przycisk Pobierz. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 9

10 Proces realizacji zamówienia stworzonego w programie aptecznym i wysłanego internetem przez eaptekę 1. Raport braków zawsze jest przypięty do każdego zamówienia internetowego, które automatycznie zapisuje się pod datą kiedy zamówienie zostało wysłane. 2. Jeżeli zamówienie osiągnie status zafakturowane to uaktywnia się zakładka Faktury. W tabeli pojawia się numer WZ w magazynie Medicare. Po naciśnięciu na ten numer WZ - apteka może sprawdzić serię i daty ważności preparatów, które zostały potwierdzone przez magazyn Medicare. 3. Po przygotowaniu paczki z zamówieniem, zostanie nadany numer faktury dla danego zamówienia. Naciskając przycisk Zapisz można wgrać plik z fakturą np. na dyskietkę i przegrać ją do programu aptecznego zanim kierowca przyjedzie z zamówionymi preparatami do apteki. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 10

11 Proces realizacji zamówienia tworzonego bezpośrednio w e-aptece 1. Otworzyć zakładkę Oferta i w wierszu Nazwa wpisać nazwę lub część nazwy preparatu umieszczając znaczek % przed i po nazwie lub części nazwy. 2. Nacisnąć przycisk Filtruj, a następnie w kolumnie ilość zmawiana wpisać cyfry w wybranych wierszach. 3. Nacisnąć przycisk Zapisz lub klawisz enter na klawiaturze. Sprawdzić w koszyku czy zmieniła się ilość Wybranych pozycji. Jeśli zmieniła się ilość Wybranych pozycji to można szukać następnego preparatu, wpisując jego nazwę w wierszu Nazwa i powtórzyć procedurę. 4. Po wybraniu i wrzuceniu wszystkich preparatów do Koszyka należy nacisnąć słowo Koszyk lub Pokaż koszyk i pokażą się preparaty wrzucone do koszyka. 5. Ogólna wartość koszyka. Jeśli apteka zmieni cyfry w kolumnie Ilość to należy przeliczyć wartość koszyka przyciskiem Przelicz. 6. Nacisnąć słowo Zamów w Dostępnych akcjach tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 11

12 Proces realizacji zamówienia tworzonego bezpośrednio w e-aptece 1. Ważne!! W Uwagach wpisać informację na kiedy zamówienie ma być dostarczone do apteki. (np. data i tura lub orientacyjna godzina dostawy bądź sama data jeśli dostawa jest raz w ciągu dnia). 2. Wysłanie zamówienia następuje po naciśnięciu przycisku Tak. 3. Status zamówienia zapisane do bazy oznacza że komputer jeszcze nie wysłał zamówienia. Należy nacisnąć inna zakładkę i wrócić na zakładkę Zamówienia. 4. Status zamówienia Zafakturowane oznacza, że zamówienie dotarło do Medicare i dla tego zamówienia został nadany numer WZ w magazynie. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 12

13 Proces realizacji zamówienia tworzonego bezpośrednio w e-aptece 1. Apteka ma pewność, że zamówienie dotarło do Medicare jeżeli w tabeli - status zamówienia jest zafakturowane i pojawi się wartość netto i brutto zamówienia. Wcześniejsze statusy to: zapisane do bazy - czyli komputer nie wysłał jeszcze zamówienia przekazane do realizacji - czyli komputer wysłał zamówienie zafakturowano - zamówienie wpłynęło do Medicare (jest dostępny numer WZ w zakładce Faktury ) zrealizowane - dla zamówienia został nadany numer faktury, a plik z faktura dostępny jest w zakładce Faktury 2. Jeśli status zamówienia będzie zafakturowano to należy nacisnąć czerwoną datę w kolumnie data zamówienia aby sprawdzić, które preparaty i w jakich ilościach magazyn Medicare potwierdza, że apteka otrzyma w terminie określonym w polu Uwagi przed wysłaniem zamówienia. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 13

14 Proces realizacji zamówienia tworzonego bezpośrednio w e-aptece 1. Potwierdzenie z magazynu Medicare znajduje się w kolumnie Zrealizowano. Jeśli w tej kolumnie w którymś wierszu jest puste pole to znaczy, że tego preparatu apteka nie dostanie, ponieważ wyprzedał się w Medicare w ciągu dnia. Jeśli natomiast w kolumnie zrealizowano w którymś wierszu będzie cyfra mniejsza niż w tym samym wierszu, ale w kolumnie ilość to oznacza to, że apteka otrzyma taką ilość jaka jest wymieniona w kolumnie Zrealizowano. 2. W Dostępnych akcjach znajduje się przycisk Raport braków, w tym raporcie wyświetlają się następujące preparaty: - które zostały usunięte z koszyka przed wysłaniem zamówienia - których magazyn Medicare potwierdził mniejszą ilość niż ilość zamawianą przez aptekę. 3. Proszę oznaczyć ostanie kółko Wyświetl raport w przeglądarce i nacisnąć przycisk Pobierz. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 14

15 Płatności apteka może oglądać rozliczenia między Medicare a apteką w zakładce Płatności 1. W kalendarzu apteka wybiera datę i naciska przycisk Filtruj. Program pokazuje wszystkie faktury, które w kolumnie Data płatności mają wpisaną datę narastająco do daty wybranej w kalendarzu przez aptekę. 2. Jeśli płatność wpłynie do Medicare w danym dniu i zostanie rozksięgowana na konkretną fakturę w tym samym dniu to z eapteki (z zakładki Płatności ) faktura ta powinna zniknąć w następnym dniu, po wczytaniu nowej oferty. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 15

16 Strona Główna apteka może zamawiać promocje opcjonalne i pakietowe. 1. W zakładce Strona główna znajdują się promocje: opcjonalne (apteka wybiera preparaty oraz ilość) oraz promocje pakietowe (preparaty oraz ilość są narzucone odgórnie). 2. Aby otworzyć promocję należy nacisnąć przyciski: Wybierz lub Zamów. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 16

17 Strona Główna apteka może zamawiać promocje opcjonalne i pakietowe. Promocja tygodniowa (opcjonalna) po naciśnięciu słowa Wybierz pokazane zostaną preparaty, które są objęte promocją. Promocja ta codziennie jest aktualizowana więc nie pokazują się preparaty z tej promocji, które nie są już dostępne. 1. W kolumnie Ilość zamawiana wpisujemy cyfry i klawiszem enter lub przyciskiem zapisz wrzucamy oznaczone preparaty do koszyka. 2. Wartość całego pakietu 3. Pakiet promocyjny po naciśnięciu słowa Zamów pakiet automatycznie wpada do koszyka. 4. Jeśli apteka chce zrezygnować z tego pakietu należy nacisnąć słowo Usuń. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 17

18 Zapisywanie koszyka Po naciśnięciu zakładki Zamówienia - notatka, którą zrobiła apteka ma status Zapamiętane. Notatka ważna jest do godzi danego dnia kiedy została zrobiona. 1. Po północy znika przycisk Do koszyka w kolumnie co robić i notatka zostanie zapisana pod datą kiedy została zrobiona, ale apteka nie będzie mogła: przekształcać zapisanego koszyka w zamówienie dodawać do tego zapamiętanego koszyka, nowych preparatów. Zapamiętany koszyk nie przekształci się samoczynnie w zamówienie. 1. Po naciśnięciu przycisku Do koszyka apteka odzyskuje zapisany wcześniej koszyk. W kolumnie Ilość pokazane są cyfry z trzema zerami co oznacza, że preparaty są zapamiętane. 2. Aby dodać kolejne preparaty do koszyka należy przejść do zakładki Oferta (magazyn Mediacare) lub Strona główna (promocje). tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 18

19 Zapisywanie koszyka 1. W zakładce Oferta apteka wybiera kolejne preparaty, które chce dodać do zapisanego koszyka, wpisuje ilość w kolumnie Ilość zamawiana i naciska przycisk Zapisz lub klawisz enter aby wybrane preparaty dorzucić do zapisanego koszyka. 2. Preparaty zapamiętane (po cyfrze mają trzy zera). 3. Preparaty nie zapamiętane. Jeśli koszyk zostanie utracony przed zapisaniem to preparaty nie zapamiętane również zostaną utracone. Apteka odzyska tylko preparaty zapamiętane (które w kolumnie Ilość po cyfrze mają trzy zera). 4. Apteka zapisuje kolejny raz koszyk z nowymi preparatami. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 19

20 Zapisywanie koszyka 1. Potwierdzić naciskając przycisk Tak. 2. Przejść ponownie do zakładki Zamówienia. 3. W zakładce Zamówienia apteka widzi dwa zapamiętane koszyki. Zapamiętany koszyk, który ma wyższy numer Identyfikatora zamówienia jest ostatnio zapamiętanym koszykiem. I w tym wierszu należy nacisnąć przycisk Do koszyka w kolumnie co robić. Można wielokrotnie powtarzać procedurę zapisywania koszyka i dopiero ostatnio zapisany koszyk można przekształcić w zamówienie. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 20

21 Historia złożonych zamówień, zapisanych koszyków, WZ i faktur 1. Jeśli apteka chce sprawdzić jakie były wysyłane zamówienia lub zapisane koszyki w dniu np r. To należy w kalendarzu wybrać datę , nacisnąć przycisk Filtruj i wtedy eapteka pokaże wysłane zamówienia i zapamiętane koszyki z tego dnia (o ile takie czynności były w tym dniu robione). 2. Po naciśnięciu przycisku Filtruj pokazane są wysłane zamówienia (i zapamiętane koszyki jeśli takie były w tym dniu). 3. Naciskając czerwoną datę w kolumnie Data zamówienia apteka może dokładnie sprawdzić rodzaje zamówionych preparatów, ilości zamówione, ilości potwierdzone przez Medicare, ceny. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 21

22 Historia złożonych zamówień, zapisanych koszyków, WZ i faktur 1. W zakładce Faktury po wybraniu daty z kalendarza i po naciśnięciu przycisku Filtruj, pokazuje się tabela z numerem WZ w magazynie Medicare. 2. Jeśli w wybranym dniu był nadany numer faktury to powinien również się pokazać wiersz z tą fakturą. 3. W dniu r. Była zapisana tylko WZ Natomiast numer faktury do zamówienia nr został nadany w następnym dniu czyli r. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 22

23 Historia złożonych zamówień, zapisanych koszyków, WZ i faktur 1. Raport braków zawsze jest przypięty do każdego zamówienia internetowego, które automatycznie zapisuje się pod datą kiedy zamówienie zostało wysłane. 2. Jeżeli zamówienie osiągnie status zafakturowane to uaktywnia się zakładka Faktury. W tabeli pojawia się numer WZ w magazynie Medicare. Po naciśnięciu na ten numer WZ - apteka może sprawdzić serię i daty ważności preparatów, które zostały potwierdzone przez magazyn Medicare. 3. Po przygotowaniu paczki z zamówieniem, zostanie nadany numer faktury dla danego zamówienia. Naciskając przycisk Zapisz można nagrać plik z fakturą np. na dyskietkę i wygrać ją do programu aptecznego zanim kierowca przyjedzie z zamówionymi preparatami do apteki. tel.: (32) , tel. kom.: , rblaszkiewicz@medicare.pl str. 23