Regulamin Organizacyjny Administracji Uniwersytetu Śląskiego

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 21 Rektora z dnia 25 kwietnia 2007 r. Regulamin Organizacyjny Administracji Uniwersytetu Śląskiego Spis treści I. Postanowienia ogólne II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek administracji A) w administracji ogólnouczelnianej B) w jednostkach organizacyjnych w wydziałach w jednostkach niebędących wydziałami w administracji wspólnej III. Zasady funkcjonowania administracji IV. System oceny pracowników V. Zasady kierowania administracją Kanclerz Zastępcy kanclerza Kwestor Dyrektor Kierownicy jednostek administracji VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją Rektor Kierownicy jednostek organizacyjnych VII. Podpisywanie dokumentów VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji IX. Postanowienia końcowe Załączniki Załącznik nr 1 Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego Załącznik nr 1A Wykaz jednostek administracji w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie jednostek organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom Uniwersytetu Załącznik nr 3 Schemat struktury organizacyjnej administracji ogólnouczelnianej w Uniwersytecie Śląskim Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej Załącznik nr 5 Zakresy zadań jednostek administracji w wydziałach

2 I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin organizacyjny administracji zwany dalej regulaminem, określa szczegółowo organizację i zasady działania administracji Uniwersytetu, w tym strukturę organizacyjną administracji, zasady jej funkcjonowania, kierowania i sprawowania nadzoru oraz zakresy zadań jednostek organizacyjnych administracji. 2. Administracja Uniwersytetu działa na szczeblu ogólnouczelnianym i zwana jest w dalszej części regulaminu administracją ogólnouczelnianą oraz w podstawowych i pozostałych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu, zwanych w dalszej części regulaminu jednostkami organizacyjnymi. Zadaniem administracji jest: 2 1) wykonywanie zadań o charakterze administracyjnym, finansowym, gospodarczym, technicznym i usługowym, w celu stwarzania warunków jak najlepszego wykonywania zadań Uniwersytetu w zakresie badań naukowych i dydaktyki, w określonych uwarunkowaniach. 2) organizowanie działalności socjalnej dla pracowników, studentów i doktorantów oraz uczestniczenie w zarządzaniu mieniem Uniwersytetu. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 3 1) dyspozycji służbowej rozumie się przez to uprawnienie do nadzoru i wydawania poleceń w zakresie organizacji i dyscypliny pracy oraz bieżącej działalności, 2) dyspozycji merytorycznej rozumie się przez to uprawnienie do ustalania zadań, wydawania wiążących poleceń i kontroli ich wykonania, 3) jednostce administracji rozumie się przez to jednostkę wymienioną w 5, 12 ust. 1, 17 ust. 1, 18, 19 ust.1 niniejszego regulaminu, 4) pracowniku administracji rozumie się przez to osobę zatrudnioną w jednostce administracji, 5) bezpośrednim przełożonym rozumie się przez to kierownika jednostki administracji, w której jest zatrudniony i któremu podlega pracownik. II. Zasady tworzenia, łączenia, przekształcania i likwidacji jednostek administracji 4 Jednostki administracji można tworzyć, jeżeli łącznie zostały spełnione następujące przesłanki: - 2 -

3 1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie zasadne, 2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników i podporządkowania ich jednemu kierownikowi. A) w administracji ogólnouczelnianej 5 Jednostkami administracji ogólnouczelnianej są: 1) działy, 2) inspektorat, zespół radców prawnych, 3) sekcje (biura), 4) osiedla akademickie i domy asystenta, 5) centra Dział jest podstawową jednostką administracji ogólnouczelnianej, do którego należy prowadzenie spraw administracyjnych, finansowych, gospodarczych, technicznych i usługowych związanych z wykonywaniem przydzielonych zadań. 2. Utworzenie działu jest możliwe, jeśli realizacja określonego zakresu zadań wymaga zatrudnienia pod wspólnym kierownikiem niemniej niż 10 pracowników (wraz z kierownikiem). 3. W dziale można utworzyć sekcję (biuro), jeżeli specyfika realizowanych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia co najmniej 5 pracowników (wraz z kierownikiem sekcji). 4. Dział, sekcję (biuro) można również utworzyć jeżeli liczba zatrudnionych w nich pracowników jest mniejsza niż określona w ust. 2 lub 3 w przypadku, gdy wyodrębnienie działu, sekcji, (biura) wynika z przepisów prawa lub z innych ważnych przyczyn. 5. Centrum jest jednostką administracji ogólnouczelnianej planującą, organizującą i koordynującą działania istotne z punktu widzenia rozwoju Uniwersytetu i osiągania jego celów strategicznych. W skład centrum wchodzą co najmniej dwie podstawowe jednostki administracji ogólnouczelnianej (działy). 7 Inspektorat jest jednostką administracji ogólnouczelnianej równorzędną działowi, do którego zakresu zadań należy prowadzenie działalności kontrolnej lub prewencyjno - kontrolnej. 8 Osiedle akademickie można utworzyć, jeżeli w jego skład wchodzi kilka obiektów przeznaczonych dla zapewnienia czasowego zakwaterowania studentów, doktorantów lub pracowników

4 9 Jednostki administracji ogólnouczelnianej, o których mowa w 5 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor, w uzgodnieniu z kanclerzem Dla realizacji projektów na rzecz rozwoju Uniwersytetu można powoływać zespoły składające się z pracowników różnych jednostek organizacyjnych, ustalać zadania zespołów i termin ich wykonania oraz wyznaczać kierowników projektów. 2. Powoływanie do zespołów pracowników jednostek organizacyjnych następuje w porozumieniu z kierownikami jednostek, w których pracownicy są zatrudnieni. 3. Zespoły może powoływać rektor a także prorektorzy i kanclerz w zakresie swych właściwości Jednostki administracji ogólnouczelnianej są podporządkowane kanclerzowi, a część z nich podlega dyspozycji merytorycznej rektora i prorektorów. 2. Podległość merytoryczną jednostek administracji ogólnouczelnianej rektorowi i prorektorom określa rektor w zarządzeniu wydawanym na początku kadencji. B) w jednostkach organizacyjnych - w wydziałach Jednostkami administracji w jednostkach organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 1 pkt. I są: 1) dziekanaty, 2) sekretariaty (biura), 3) działy lub sekcje administracyjno gospodarcze. 2. Wykaz jednostek administracji w jednostkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 stanowi załącznik nr 1A do niniejszego regulaminu Dziekanat jest podstawową jednostką administracji wydziałowej służącą realizacji zadań wydziału w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i naukowego

5 2. Dziekanaty mogą być również tworzone w jednostkach organizacyjnych niebędących wydziałami, które prowadzą działalność naukowo - dydaktyczną lub dydaktyczną, jeżeli wymaga tego wydzielenie zakresu zadań Sekretariat (biuro) jest jednostką administracji w jednostce organizacyjnej, do którego należy realizowanie spraw administracyjno - finansowych oraz wykonywanie prac biurowych służących realizacji zadań tej jednostki organizacyjnej lub jej organów albo instytutu, zespołu katedr / zakładów. 2. W sprawach dotyczących organizacji toku studiów oraz prowadzenia dokumentacji osobowej pracowników jednostki, sekretariat (biuro) podlega dyspozycji merytorycznej kierownika dziekanatu Dział administracyjno gospodarczy lub sekcja administracyjno - gospodarcza są jednostkami administracji, do których należy organizowanie i wykonywanie prac gospodarczo technicznych, związanych z funkcjonowaniem jednostki organizacyjnej. 2. O utworzeniu działu lub sekcji stanowi wielkość obsługiwanej infrastruktury technicznej Dziekanat oraz dział lub sekcję administracyjno - gospodarczą w jednostce organizacyjnej tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek kierownika tej jednostki w uzgodnieniu z kanclerzem. 2. Sekretariat (biuro) w jednostce organizacyjnej tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje dziekan, w uzgodnieniu z właściwym prorektorem. - w jednostkach niebędących wydziałami Jednostki administracji w jednostkach organizacyjnych niebędących wydziałami wymienionych w załączniku nr 1 pkt II i III określone są w nadanych tym jednostkom ich regulaminach organizacyjnych albo statutach lub zarządzeniach o ich utworzeniu. 2. Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje rektor w drodze zarządzenia na wniosek kierownika tej jednostki, w uzgodnieniu z właściwym prorektorem, o ile regulamin organizacyjny lub statut tej jednostki nie stanowi inaczej

6 - w administracji wspólnej 18 Jednostki administracji w ośrodkach dydaktycznych współtworzonych przez różne jednostki organizacyjne Uniwersytetu oraz w obiektach użytkowanych przez kilka jednostek tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek kanclerza Dla zwartych obszarowo jednostek organizacyjnych ( kompleksy obiektów) mogą być tworzone wspólne jednostki administracji gospodarczej. 2. Jednostki, o których mowa w ust. 1 tworzy, łączy, przekształca lub likwiduje w drodze zarządzenia rektor na wniosek kierowników tych jednostek w uzgodnieniu z kanclerzem. III. Zasady funkcjonowania administracji 20 Każda jednostka administracji podejmuje i wykonuje pracę, odpowiednio do swojego zakresu zadań, na rzecz Uniwersytetu i jego organów oraz pracowników, studentów i doktorantów zachowując najlepsze tradycje i zwyczaje akademickie Do podstawowych zadań jednostek administracji należy w szczególności: 1) profesjonalne realizowanie przydzielonego zakresu zadań, 2) przygotowanie dokumentów, w tym wewnętrznych aktów prawnych w zakresie spraw realizowanych merytorycznie, 3) przygotowanie opinii i wniosków oraz opracowywanie analiz, sprawozdań i innych materiałów, 4) planowanie i realizacja planów rzeczowo - finansowych, zamówień publicznych, remontów, zaopatrzenia materiałowego i innych planów, 5) stosowanie ustalonego w Uniwersytecie obiegu dokumentów i ich archiwizacja, 6) stosowanie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących uregulowań, 7) zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także przestrzeganie ochrony danych osobowych i informacji niejawnych, 8) doskonalenie metod i organizacji pracy, 9) ochrona powierzonego mienia i zabezpieczenie jego sprawności technicznej, gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, 10) aktualizacja zbiorów przepisów prawnych związanych z zakresem zadań. 2. Przełożony może jednostce administracji będącej w jego dyspozycji merytorycznej rozszerzyć tymczasowo lub na stałe zakres wykonywanych zadań

7 3. Do obowiązków działów administracji ogólnouczelnianej należy koordynowanie i sprawdzanie, w sprawach wchodzących w rzeczowy zakres ich zadań, poprawności działalności administracji w jednostkach organizacyjnych. 4. Zakres zadań jednostek administracji określa niniejszy regulamin. Tworzenie, łączenie przekształcanie lub likwidacja jednostek administracji oraz zmiana zakresu ich zadań wymaga zmiany niniejszego regulaminu Wykonując zadania będące częścią procedury realizowanej przez kilka jednostek administracji ich kierownicy są obowiązani ściśle współpracować ze sobą, w szczególności w formie: uzgodnień, konsultacji, opinii, wyjaśnień, udostępniania materiałów i danych oraz prowadzenia wspólnie prac nad określonymi zadaniami. 2. W przypadku braku uzgodnienia stanowisk kwestie sporne rozstrzygają kierownicy jednostek organizacyjnych lub kanclerz stosownie do odpowiedzialności za realizowaną procedurę Do obowiązków pracownika administracji w szczególności należy: 1) rzetelne wykonywanie przydzielonych zadań, 2) merytoryczne i formalne przygotowywanie sprawy do decyzji przełożonego, 3) przestrzeganie ustalonych procedur postępowania wynikających z obowiązujących uregulowań, 4) przejawianie inicjatywy przy realizacji zadań, 5) przestrzeganie obligatoryjnych terminów realizacji zadań, 6) znajomość i przestrzeganie przepisów prawa dotyczących wykonywanych prac, 7) pogłębianie wiedzy niezbędnej przy wykonywaniu prac, podnoszenie umiejętności zawodowych i jakości wykonywanej pracy, a także sposobu jej wykonywania, uczestniczenie w szkoleniach zawodowych, 8) przestrzeganie zasad wynikających z regulaminu pracy, 9) współpraca z innymi pracownikami przy wykonywaniu zadań, 10) dbanie o dobre imię Uniwersytetu i o poprawne relacje interpersonalne. 2. Do podstawowych uprawnień pracownika należy: 1) odmowa wykonania poleceń przełożonych, jeżeli są one sprzeczne z obowiązującymi przepisami lub zasadami prawidłowej gospodarki, chyba że zostały one wydane ponownie na piśmie, 2) inne uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów lub uregulowań wewnętrznych. 3. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód wynikających z niedopełnienia swoich obowiązków i nieegzekwowania swoich uprawnień

8 24 1. Każdy pracownik administracji podlega kierownikowi jednostki administracji, w której pracuje. W zakresie czynności bezpośredni przełożony przydziela pracownikowi szczegółowe zadania oraz uprawnienia niezbędne do ich wykonania. 2. Bezpośredni przełożony może polecić pracownikowi, za jego zgodą wykonanie prac nie wymienionych w jego zakresie czynności, a wynikających z potrzeb jednostki, o ile pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania. 3. W celu zapewnienia sprawnego wykonywania zadań w jednostce administracji, w przypadku nieobecności pracownika, bezpośredni przełożony wyznacza zastępstwo. 4. Pracownik administracji odpowiada przed bezpośrednim przełożonym za realizację powierzonych mu zadań, w szczególności ponosi odpowiedzialność za niewykonanie zadania lub nieterminowe jego wykonanie. 5. O zagrożeniach niewykonania zadania w terminie pracownik jest obowiązany powiadomić bezpośredniego przełożonego z odpowiednim wyprzedzeniem, w celu usunięcia przyczyny niewykonania zadania lub przesunięcia terminu jego wykonania. IV. System oceny pracowników Pracownicy administracji podlegają ocenie pracy niezależnie od wymiaru zatrudnienia i zajmowanego stanowiska. Podstawę oceny stanowi realizacja powierzonych pracownikowi zadań. 2. System oceny obejmuje: 1) ocenę wstępną - dotyczy kandydata do pracy i nowego pracownika (w okresie próbnym) w zakresie: sprawdzenia w trakcie naboru rzeczywistych umiejętności kandydata w stosunku do wymagań kwalifikacyjnych pożądanych umiejętności związanych ze stanowiskiem pracy, oceny pracy po zakończonym okresie próbnym, zgodnie z przyjętym programem wdrażania nowego pracownika do docelowych zadań przewidzianych dla tego stanowiska, 2) ocenę bieżącą ocena ma charakter nie sformalizowany i winna być wynikiem codziennej obserwacji pracy pracowników przez przełożonego. Wynik tej oceny winien być odzwierciedlony w przyznawanych pracownikom comiesięcznych premiach indywidualnych. 3) ocenę okresową, która ma charakter sformalizowany i winna obejmować kompleksową opinię o pracy pracowników w zakresie zarówno kompetencji zawodowych jak i zachowań pracowniczych

9 3. Cel oceny: 1) określenie mocnych i słabych stron pracownika, 2) typowanie pracowników do nowych bardziej odpowiedzialnych zadań, 3) wzmocnienie motywacji pracownika poprzez wskazanie pracowników do awansu zawodowego, 4) określenie potrzeb szkoleniowych, 5) pozyskanie wiedzy służącej racjonalizacji zatrudnienia. 4. Ocena okresowa, przeprowadzana jest zgodnie z zasadami i trybem określonym przez Rektora w porozumieniu z Kanclerzem. 5. Ocenę okresową przeprowadza się co cztery lata. V. Zasady kierowania administracją Kanclerz Kanclerz kieruje administracją ogólnouczelnianą i podlegają mu wszystkie jednostki administracji ogólnouczelnianej, z wyłączeniem jednostek podlegających wyłącznej dyspozycji rektora. 2. Kanclerz, poza zakresem określonym w Statucie UŚ: 1) uczestniczy w opracowywaniu strategii rozwoju Uniwersytetu, przeprowadza analizy określające ekonomiczne, techniczne i organizacyjne możliwości realizacji strategii, 2) monitoruje bieżącą działalności Uniwersytetu w zakresie zgodności z obowiązującymi planami rzeczowo finansowymi oraz założonymi celami strategicznymi, 3) organizuje, kontroluje i nadzoruje realizację zadań wykonywanych przez administrację ogólnouczelnianą z wyłączeniem jednostek administracji będących tylko w dyspozycji rektora, 4) zabezpiecza funkcjonowanie Uniwersytetu w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i badawczego przez utrzymywanie sprawnej, bezpiecznej i oszczędnej infrastruktury technicznej oraz zapewnia niezbędne dostawy i usługi, 5) doskonali pracę administracji uczelnianej przez jej profesjonalizację, optymalizację struktury organizacyjnej i wykorzystywanie informatycznych systemów wspomagających zarządzanie, 6) uczestniczy w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu dofinansowywanych ze środków zewnętrznych, 7) pełni funkcję przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników podporządkowanych jednostek administracji; dba o rozwój zawodowy podległych pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich warunków ich pracy, 8) ustala zakresy obowiązków podporządkowanych kierowników jednostek administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów uzgadnia z nimi te zakresy oraz zatwierdza zakresy obowiązków pracowników podporządkowanych jednostek administracji

10 27 1. Kanclerz podlega wyłącznie rektorowi i ponosi przed nim odpowiedzialność za skutki podjętych przez siebie decyzji lub złożonych w imieniu Uniwersytetu oświadczeń woli. 2. Kanclerz współdziała z prorektorami w zakresie zadań wyznaczonych przez rektora. 3. W razie okresowej nieobecności kanclerza lub czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków, zastępuje go, niebędący kwestorem zastępca kanclerza, wyznaczony przez kanclerza, za zgodą rektora. Zastępcami kanclerza są: Zastępcy kanclerza 28 1) zastępca kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką, 2) zastępca kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego, 3) zastępca kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem, 4) kwestor Do obowiązków zastępcy kanclerza należy: 1) nadzór nad planowaniem i realizacją zadań przekazanych przez kanclerza i kontrola ich wykonania oraz ciągłe analizowanie stosowanych rozwiązań organizacyjnych, technicznych, formalno-prawnych i ekonomicznych w kontekście poprawy jakości i efektywności pracy, 2) udział w opracowywaniu projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu dofinansowywanych ze środków zewnętrznych, 3) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem, 4) pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do kierowników i pracowników podporządkowanych mu jednostek administracji realizujących zadania zlecone; dbanie o rozwój zawodowy podległych pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich warunków ich pracy, 5) ustalanie zakresu obowiązków podporządkowanych mu kierowników jednostek administracji, a w przypadku jednostek będących w dyspozycji prorektorów uzgadnianie z nimi tych zakresów oraz zatwierdzanie zakresów obowiązków pracowników podporządkowanych jednostek administracji. 2. Do zastępcy kanclerza stosuje się odpowiednio postanowienia 27 ust

11 Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. rozwoju i współpracy z gospodarką należy: 30 1) przygotowywanie strategii pozyskiwania funduszy, 2) pozyskiwanie środków na projekty realizowane przez Uniwersytet, 3) nadzór nad realizacją i tworzeniem interdyscyplinarnych projektów związanych z rozwojem Uniwersytetu, 4) pozyskiwanie nowych inwestorów, 5) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z potencjalnymi sponsorami, 6) przedstawianie i negocjowanie warunków współpracy z szeroko rozumianym otoczeniem (biznes, gospodarka, samorząd, absolwenci, kultura), 7) nadzór nad przygotowywaniem ofert i wniosków aplikacyjnych skierowanych do darczyńców indywidualnych oraz instytucji (fundacji, funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i innych), 8) współpraca z organami Uniwersytetu w zakresie obsługi administracyjnej procesu badawczego, 9) podejmowanie działań zmierzających do wzrostu umiędzynarodowienia Uniwersytetu. 31 Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. inwestycji i zarządzania logistycznego należy: 1) nadzór nad realizacją procesu inwestycyjnego, 2) nadzór nad infrastrukturą techniczną Uniwersytetu w zakresie jej bezpośredniego i prawidłowego funkcjonowania oraz koniecznych modyfikacji jakościowych i ilościowych, 3) udział w tworzeniu i realizacji projektów rozwoju infrastruktury technicznej Uniwersytetu, 4) nadzór nad procesem udzielania zamówień publicznych, 5) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki magazynowej Uniwersytetu oraz zapewnieniem dostaw aparatury, towarów i usług niezbędnych do prowadzenia procesu dydaktycznego i badawczego. 32 Do obowiązków zastępcy kanclerza ds. administracyjnych i zarządzania mieniem należy: 1) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, 2) współpraca z organami Uniwersytetu oraz samorządem studenckim i doktorantów w zakresie realizacji zabezpieczenia ich potrzeb socjalno-bytowych oraz kulturalnych, 3) nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem składnikami mienia w Uniwersytecie,

12 4) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie zarządzania nieruchomościami oraz zapewnienia przez administrację ogólnouczelnianą prawidłowego funkcjonowania obiektów, 5) nadzór nad organizacją oraz zabezpieczeniem realizacji usług o charakterze administracyjno gospodarczym dla Uniwersytetu wykonywanych przez firmy zewnętrzne, 6) nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych, w tym prawidłowa organizacja inwentaryzacji w Uniwersytecie, 7) nadzór oraz zabezpieczenie potrzeb transportowych Uniwersytetu, 8) zarządzanie domami asystenta i osiedlami akademickimi. Kwestor Do obowiązków kwestora należy: 33 1) wykonywanie obowiązków głównego księgowego zgodnie z ustawą o finansach publicznych, 2) organizacja kontroli wewnętrznej i kontroli finansowej w Uniwersytecie, 3) opracowanie zasad polityki rachunkowości, 4) współudział w opracowywaniu założeń polityki finansowej Uniwersytetu. 1. Kwestor odpowiada przed rektorem z tytułu pełnienia funkcji głównego księgowego Kwestor realizuje przekazany mu zakres obowiązków i odpowiedzialności jako główny księgowy przy pomocy zastępców. 3. Kwestor określa zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców w uzgodnieniu z rektorem. 4. W razie okresowej nieobecności kwestora lub czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków zastępuje go wyznaczony przez kwestora jego zastępca. 35 Szczegółowe zakresy obowiązków i odpowiedzialności zastępców kanclerza określa kanclerz w uzgodnieniu z rektorem. Dyrektor W razie wystąpienia potrzeby powierzenia nadzoru nad wykonywaniem zadań o istotnym dla Uniwersytetu znaczeniu rektor na wniosek kanclerza, może utworzyć

13 w administracji ogólnouczelnianej stanowiska dyrektorów. Osobie zatrudnionej na tym stanowisku przekazuje się stosowne uprawnienia. 2. Na wniosek dyrektora, zaopiniowany przez kanclerza, rektor może utworzyć w administracji ogólnouczelnianej stanowisko zastępcy dyrektora. 3. Zastępca Dyrektora zastępuje dyrektora w czasie jego nieobecności. 4. Do zastępcy dyrektora postanowienia 38 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio. Kierownicy jednostek administracji Do podstawowych obowiązków kierowników jednostek administracji, o których mowa w 5 oraz w 12 ust. 1, 17 ust.1, 18 i 19 ust. 1 należy: 1) organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie wykonywanych zadań wchodzących w zakres działania jednostki administracji, którą kierują, zgodnie z ustalonymi procedurami i przepisami prawa, 2) wdrażanie i stosowanie nowoczesnych technik biurowych oraz wykorzystywanie programów informatycznych usprawniających realizację zadań jednostki administracji, 3) zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów: o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych, bhp i p.poż., 4) dbanie o właściwy poziom zawodowy pracowników jednostki i kierowanie ich na szkolenia, 5) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie działalności jednostki, którą kieruje oraz w zakresie wszelkich wydatków, obrotu materiałów i środków trwałych, 6) bieżące zapoznawanie się z obowiązującymi przepisami oraz zarządzeniami wewnętrznymi, informowanie pracowników o ich treści oraz stosowanie tych przepisów w pracy jednostki, 7) wnioskowanie w sprawach pracowników jednostki, a w szczególności dotyczących: zatrudniania, wynagradzania, urlopów, premiowania, ustalanie zakresów czynności podległych pracowników, dokonywanie bieżącej oceny ich pracy, 8) nadzór nad mieniem powierzonym jednostce. 2. Kierownicy jednostek administracji ponoszą odpowiedzialność materialną i służbową w zakresie szkód wynikłych z niedopełnienia swoich obowiązków i nie egzekwowania swoich uprawnień Kierownika jednostki administracji w czasie jego nieobecności zastępuje jego zastępca, a w razie nieobecności zastępcy osoba wyznaczona na piśmie. 2. Zastępca kierownika jednostki administracji nadzoruje i realizuje zadania określone przez jej kierownika i odpowiada przed nim za całokształt powierzonych spraw

14 3. Zastępca kierownika jednostki administracji podlega jej kierownikowi. VI. Zasady sprawowania nadzoru nad administracją Rektor Nadzór nad administracją Uniwersytetu sprawuje rektor. 2. Rektor ustala odrębnie szczegółowy zakres obowiązków w zakresie spraw Administracyjnych pozostających w jego wyłącznej dyspozycji oraz przekazanych prorektorom, kanclerzowi i kwestorowi na okres sprawowania kadencji. Kierownicy jednostek organizacyjnych Nadzór nad administracją w jednostkach organizacyjnych wyszczególnionych w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu sprawują kierownicy tych jednostek, zgodnie z zasadami i w trybie określonym w niniejszym regulaminie. 2. Do zakresu obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust.1 poza zakresem określonym w Statucie UŚ należy: 1) zapewnienie należytego funkcjonowania jednostki w zakresie zadań o charakterze administracyjnym, finansowym, gospodarczym i technicznym, 2) inicjowanie rozwiązań w sprawach organizacji administracji w jednostce organizacyjnej w porozumieniu z kanclerzem, 3) opracowanie planów rzeczowo finansowych i ich realizacja, 4) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków zgodnie z udzielonym upoważnieniem, 5) uzgadnianie sposobu realizacji zadań z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej w zakresie spraw nad którymi administracja ogólnouczelniana sprawuje nadzór lub kontrolę, 6) ustalenie zakresu obowiązków kierowników i pracowników administracji bezpośrednio mu podporządkowanych, 7) wnioskowanie w sprawach zatrudnienia, wynagrodzenia, premiowania i nagradzania pracowników; kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy pracowników jednostek administracji. 3. Podejmowanie decyzji lub składanie oświadczeń woli, jeżeli powodują one skutki finansowe dla Uniwersytetu, wymaga uprzedniego uzgodnienia z kwestorem

15 VII. Podpisywanie dokumentów Dokumenty przedstawione do podpisu kierownikowi jednostki organizacyjnej wymagają zaakceptowania przez kierownika jednostki administracji, w której zostały przygotowane. 2. Każdy dokument winien być parafowany przez pracownika, który go przygotował oraz pracowników, z którymi jego treść została uzgodniona. Parafowanie dokumentu oznacza jego akceptację w aspekcie organizacyjnym, finansowym i prawnym. 3. Prorektorzy, kanclerz i zastępcy kanclerza oraz kierownicy jednostek, o których mowa w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu, podpisują dokumenty według właściwości wynikającej z ich zakresu działania zgodnie z udzielonym przez rektora upoważnieniem. 4. Do podpisywania dokumentów mających na celu nabycie praw lub zaciąganie zobowiązań stosuje się przepisy ustawy i Statutu UŚ. VIII. Struktura, podporządkowanie i zakres zadań jednostek administracji 42 Schemat struktury organizacyjnej Uniwersytetu i podporządkowanie jednostek organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom uczelni przedstawia załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu Podporządkowanie kanclerzowi jednostek administracji ogólnouczelnianej, określa schemat struktury organizacyjnej, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 2. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej wraz z ich zakresem zadań, stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu Jednostki administracji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych niebędących wydziałami - o których mowa w 12 ust. 1 i 17 ust. 1, podlegają dziekanom lub kierownikom tych jednostek. 2. Jednostki administracji wspólnej podlegają kanclerzowi

16 45 1. Zakresy zadań jednostek administracji w wydziałach określa załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu. 2. Zakresy zadań jednostek administracji w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w 17 ust. 1, 18 i 19 ust. 1 określane są w regulaminach organizacyjnych lub statutach tych jednostek organizacyjnych albo w zarządzeniach o ich utworzeniu. IX. Postanowienia końcowe 46 Kanclerz zobowiązany jest dostosować strukturę organizacyjną administracji ogólnouczelnianej do postanowień niniejszego regulaminu najpóźniej do końca 2007 r

17 Załączniki Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego Wykaz jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego I. Wydziały 1/ Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii 2/ Wydział Prawa i Administracji 3/ Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach 4/ Wydział Filologiczny 5/ Wydział Nauk Społecznych 6/ Wydział Biologii i Ochrony Środowiska 7/ Wydział Nauk o Ziemi 8/ Wydział Pedagogiki i Psychologii 9/ Wydział Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego 10/ Wydział Artystyczny 11/ Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji 12/ Wydział Teologiczny II. III. Jednostki organizacyjne niebędące wydziałami 1/ Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych 2/ Studium Wychowania Fizycznego i Sportu 3/ (uchylony) 4/ Szkoła Zarządzania Uniwersytetu Śląskiego 5/ Międzywydziałowe Indywidualne Studia Humanistyczne 6/ Międzywydziałowe Indywidualne Studia Matematyczno-Przyrodnicze 7/ Centrum Studiów nad Człowiekiem i Środowiskiem 8/ Szkoła Języka i Kultury Polskiej 9/ Międzywydziałowa Pracownia Badań Strukturalnych 10/ (uchylony) 11/ Centrum Kształcenia Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, w tym: - Wszechnica Śląska - Uniwersyteckie Towarzystwo Naukowe - Uniwersytet Trzeciego Wieku 12/ Centrum Kształcenia na Odległość w Uniwersytecie Śląskim 13/ Studium Intensywnej Nauki Języka Angielskiego 14/ Wydawnictwo Uniwersytetu Śląskiego 15/ Archiwum Uniwersytetu Śląskiego 16/ Biblioteka Uniwersytetu Śląskiego 17/ Ośrodek Studiów Europejskich Uniwersytetu Śląskiego /działalność zawieszona zarządzeniem Rektora nr 1 z dnia 4 stycznia 2006 r./ 18/ Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych Jednostki wspólne 1/ (uchylony) 2/ Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka

18 Załącznik nr 1A Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego Wykaz jednostek administracji w wydziałach I. Dziekanaty 1. Dziekanat Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii 2. Dziekanat Wydział Prawa i Administracji 3. Dziekanat Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach 4. Dziekanat Wydziału Filologicznego 5. Dziekanat Wydziału Nauk Społecznych 6. Dziekanat Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska 7. Dziekanat Wydziału Nauk o Ziemi 8. Dziekanat Wydziału Pedagogiki i Psychologii 9. Dziekanat Wydziału Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego 10. Dziekanat Wydziału Artystycznego 11. Dziekanat Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji 12. Dziekanat Wydziału Teologicznego II. Działy Administracyjno - Gospodarcze i Samodzielne Sekcje Administracyjno - Gospodarcze 1. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii 2. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Prawa i Administracji 3. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach 4. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Filologicznego 5. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk Społecznych 6. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska 7. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Nauk o Ziemi 8. Dział Administracyjno-Gospodarczy Wydziału Pedagogiki i Psychologii 9. Samodzielna - Sekcja Administracyjno-Gospodarcza Wydziału Radia i Telewizji im. Krzysztofa Kieślowskiego

19 Załącznik nr 2 Schemat struktury organizacyjnej - podporządkowanie jednostek organizacyjnych oraz jednostek administracji władzom Uniwersytetu

20 Załącznik nr 3 Schemat struktury organizacyjnej administracji ogólnouczelnianej w Uniwersytecie Śląskim

21 Załącznik nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Administracji Uniwersytetu Śląskiego I. Wykaz jednostek administracji ogólnouczelnianej 1. Gabinet Rektora 1.1. Dział Informacji i Promocji 1.2. Dział Kształcenia 2. Dział Spraw Obronnych i Ochrony 3. Kancelaria Niejawna 4. Zespół Radców Prawnych 5. Inspektorat BHP i OP 6. Dział Audytu 7. Dział Kontroli Wewnętrznej 8. Dział Spraw Osobowych i Socjalnych 9. Dział Organizacyjno Prawny 10. Biuro Karier 11. Dział Administracji Sieci i Usług Sieciowych 12. Dział Informatycznej Obsługi Toku Studiów 13. Dział Informatycznych Systemów Zarządzania 14. Dział Portalu i Serwisu WWW 14A. Sekcja Teletechniczna 15. Dział Współpracy z Zagranicą 16. Centrum ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką Dział Nauki Biuro Współpracy z Gospodarką (dział) 17. Dział Projektów 18. Biuro Projektu UPGOW 19. Biuro Projektu ZiZOZap 20. Dział Studenckich Spraw Socjalnych 21. Centrum Obsługi Studenta 22. (uchylony) 22A. Sekcja ds. Gospodarowania Nieruchomościami 22B. Sekcja ds. Administracyjno-Gospodarczych 23. Dział Inwentaryzacji 24. Dział Administracji Międzywydziałowej 25. Samodzielna Sekcja Administracyjno-Gospodarcza w Chorzowie 26. Kancelaria Ogólna 27. Osiedla Akademickie i Domy Asystenta 28. Sekcja Transportu 29. Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej 30. Dział Logistyki 31. Dział Zamówień Publicznych 32. Dział Księgowości Głównej 33. Dział Księgowości Projektów 34. Dział Finansowy 35. Dział Płac

22 36. Dział Księgowości Majątkowej 37. Dział Budżetowania i Kontrolingu

23 II. Zakresy zadań jednostek administracji ogólnouczelnianej 1. Gabinet Rektora Do zadań Gabinetu Rektora należy: w zakresie obsługi sekretarskiej rektora i prorektorów: 1. rejestrowanie i opracowywanie korespondencji rektorskiej przekazywanie korespondencji z dyspozycją rektora lub prorektorów dotyczącą dalszego załatwienia lub prowadzenia do wskazanych wg właściwości jednostek organizacyjnych Uczelni, 2. prowadzenie dziennika Ewidencja skarg i wniosków ewidencja skarg kierowanych do Rektora, przekazywanie wniosków do właściwych jednostek do wyjaśnienia i kontrola terminowości załatwiania skarg oraz prowadzenie Książki kontroli rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie kontroli przez organy i instytucje kontroli zewnętrznej, 3. właściwe przechowywanie i używanie pieczęci Uniwersytetu oraz druków rektorskich pozostających w dyspozycji sekretariatów, 4. wykonywanie wszelkich czynności związanych z uwierzytelnianiem dyplomów ukończenia studiów wyższych i ich odpisów oraz świadectw ukończenia studiów podyplomowych, 5. obsługa gości rektora oraz oficjalnych delegacji rektorskich (z zachowaniem zasad protokołu dyplomatycznego). w zakresie obsługi funkcjonowania rektora i prorektorów: 1. organizacja posiedzeń Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorsko- Dziekańskiego, spotkań inicjowanych przez rektora i prorektorów oraz posiedzeń konferencji rektorskich organizowanych w Uniwersytecie Śląskim: Konferencja Rektorów Uniwersytetów Polskich (KRUP), Konferencja Rektorów Uniwersytetów Śląskich (KRUŚ), Regionalna Konferencja Rektorów Uczelni Akademickich (RKRUA), 2. koordynacja prac w zakresie gromadzenia materiałów niezbędnych dla terminowego opracowania sprawozdań rektora z działalności Uniwersytetu oraz przygotowywanie wystąpień, przemówień i innych dokumentów okolicznościowych rektora i prorektorów, 3. wykonywanie prac technicznych związanych z powoływaniem komisji uniwersyteckich (senackich i rektorskich) oraz wskazywanie jednostek obsługujących działalność poszczególnych komisji, prowadzenie aktualnego rejestru działających w Uczelni komisji, 4. prowadzenie wszelkich zadań związanych z realizacją wniosków wydziałów i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu o: nadanie pracownikom Uczelni orderów i odznaczeń państwowych oraz Medalu Komisji Edukacji Narodowej, przyznanie przez Senat Uniwersytetu odznak Zasłużony dla Uniwersytetu Śląskiego oraz przyznanie nauczycielom akademickim Nagrody Pro Scientia et Arte, 5. współdziałanie w zakresie wynikającym z decyzji Rektora w organizowaniu przez inne jednostki uroczystości uniwersyteckich: inauguracja roku akademickiego, obchody Święta Uniwersytetu, uroczystości nadania godności doktora honoris causa, inne uroczystości akademickie oraz przygotowywanie udziału rektora w uroczystościach państwowych,

24 6. dbanie o stroje członków Senatu, insygnia władz rektorskich i dziekańskich, sztandar Uniwersytetu oraz prowadzenie Księgi pamiątkowej Uniwersytetu, 7. czuwanie nad prawidłowym i zgodnym z przepisami oraz w granicach zatwierdzonego limitu wydatkowaniem środków funduszu reprezentacyjnego w obszarze Gabinetu Rektora Dział Informacji i Promocji Do zakresu zadań Działu Informacji i Promocji należy: promocja Uniwersytetu Śląskiego w kraju; prowadzenie działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej o Uniwersytecie Śląskim; organizacja uroczystości i imprez akademickich; prowadzenie PR wewnętrznego i zewnętrznego Uniwersytetu oraz kreowanie wizerunku Uczelni. 1. Do zadań Biura Promocji i Imprez Akademickich należy prowadzenie spraw w zakresie: 1) promocji Uniwersytetu Śląskiego w kraju, 2) działalności popularyzatorskiej, informującej i reklamowej o Uniwersytecie Śląskim, 3) organizacji uroczystości i imprez akademickich, 4) prowadzenia PR wewnętrznego Uczelni, 5) prowadzania PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uczelni, 6) kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem i telewizją, 7) zarządzania treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałością o dalekoplanowy rozwój serwisu, 8) bieżącej współpracy z Gabinetem Rektora a zwłaszcza z rzecznikiem prasowym Uczelni, 9) prowadzenia działalności marketingowej, 10) sporządzania planu zakupów materiałów reklamowych, 11) realizacji zamówień publicznych dotyczących promocji Uczelni, 12) kreowania działań promocyjnych Uniwersytetu skierowanych do absolwentów Uczelni, w tym informowanie ich o działalności Uczelni i ofercie edukacyjnej. 2. Do zadań Biura Prasowego należy prowadzenie spraw w zakresie: 1) zarządzania treścią serwisu WWW, szatą graficzną oraz dbałością o dalekoplanowy rozwój serwisu, 2) bieżącej współpracy z Gabinetem Rektora, a w szczególności z rzecznikiem prasowym Uczelni, 3) promocji Uniwersytetu Śląskiego w kraju i zagranicą, 4) prowadzenia PR wewnętrznego Uczelni, 5) prowadzania PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uniwersytetu, 6) kontaktów z lokalną i ogólnokrajową prasą, radiem i telewizją, 7) realizacji zadań związanych z wydawaniem Gazety Uniwersyteckiej. 3. Zakres zadań związanych z wydawaniem Gazety Uniwersyteckiej UŚ :

25 1) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i informującej o Uniwersytecie Śląskim, 2) zawieranie umów ze współpracownikami Gazety Uniwersyteckiej UŚ, 3) zawieranie umów z drukarnią, 4) dystrybucja Gazety Uniwersyteckiej UŚ, 5) dyżury redakcyjne, 6) nadzór nad przygotowaniem internetowej wersji Gazety Uniwersyteckiej UŚ, 7) prowadzenie PR wewnętrznego Uniwersytetu, 8) prowadzanie PR zewnętrznego, kreowanie wizerunku Uniwersytetu. 4. Do zadań UŚ TV. Telewizja internetowa Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach należy: 1) prowadzenie relacji telewizyjnych (rejestracja i online) z wydarzeń związanych z Uniwersytetem, 2) przygotowywanie materiałów filmowych związanych z wszelkimi polami działalności członków społeczności akademickiej Uniwersytetu, 3) prowadzenie strony domowej UŚ TV, praktyczna nauka studentów dziennikarstwa telewizyjnego, 4) wszelka inna działalność zlecona przez przełożonych Dział Kształcenia Do zadań Działu Kształcenia należy: 1. nadzór merytoryczny nad całością spraw związanych z rekrutacją kandydatów na wszystkie kierunki, poziomy i formy studiów w Uniwersytecie, w tym opracowanie regulacji prawnych dotyczących rekrutacji, 2. obsługa administracyjna Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej, 3. prowadzenie spraw związanych z organizacją procesu dydaktycznego na wszystkich studiach prowadzonych w Uniwersytecie, 4. współdziałanie z jednostkami dydaktycznymi przy tworzeniu nowych kierunków i specjalności studiów, 5. prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem zajęć dydaktycznych w poszczególnych jednostkach dydaktycznych Uniwersytetu, w tym rozliczanie pensum, godzin ponadwymiarowych i zleconych, 6. prowadzenie albumu studenta, 7. prowadzenie księgi dyplomów, 8. sporządzanie decyzji administracyjnych podejmowanych w sprawach studentów i doktorantów w zakresie toku studiów, w II instancji, 9. koordynacja i nadzór nad programem mobilności studentów i doktorantów MOST, 10. obsługa administracyjna Senackiej Komisji ds. Kształcenia, 11. sporządzanie zbiorczych zamówień na druki ścisłego zarachowania, obowiązujące w procesie dydaktycznym oraz nadzór nad ich rozliczaniem, 12. udział w opracowywaniu projektów związanych z pozyskiwaniem środków zewnętrznych na dydaktykę. Do zadań Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim należy: Głównym zadaniem Biura ds. Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Śląskim jest wspomaganie podejmowanych przez Uczelniany Zespół ds. Jakości Kształcenia działań

26 o charakterze koncepcyjnym i organizacyjnym oraz koordynacja przedsięwzięć zmierzających do zapewnienia i podnoszenia jakości studiów na Uniwersytecie Śląskim. Do szczegółowych zadań Biura należą: 1) bieżąca obsługa administracyjna Systemu Zapewniania Jakości Kształcenia (SZJK); 2) opracowanie koncepcji badań jakości kształcenia, udział w opracowywaniu ogólnouczelnianych narzędzi badawczych, koordynowanie procesu przeprowadzania badań i wstępna analiza wyników; 3) dbanie o spójną politykę informacyjną dotyczącą jakości kształcenia w Uniwersytecie Śląskim, w szczególności prowadzenie strony internetowej poświęconej SZJK, organizowanie spotkań, szkoleń i seminariów dla studentów, doktorantów i pracowników Uczelni, promowanie dobrych praktyk w zakresie jakości kształcenia w Uczelni; 4) bieżące monitorowanie procesu wdrażania i doskonalenia wydziałowych systemów zapewniania jakości kształcenia, monitorowanie doświadczenia wybranych krajowych i zagranicznych szkół wyższych w zakresie jakości kształcenia, sporządzenie raportów i zestawień w tym zakresie; 5) wspieranie koncepcyjno-organizacyjne działań odpowiednich pełnomocników Rektora i koordynatorów związanych z wdrażaniem SZJK i postanowień procesu bolońskiego oraz współpraca z wydziałowymi pełnomocnikami ds. SZJK; 6) koncepcyjne i organizacyjne wsparcie pracy wydziałowych zespołów ds. SZJK i zespołów kierunkowych ZJK oraz szeroko pojęta współpraca z wydziałami i innymi jednostkami dydaktycznymi w zakresie działań mających na celu podnoszenie i monitorowanie jakości prowadzonego kształcenia; 7) analiza rocznych raportów samooceny, opracowywanych przez jednostki organizacyjne; przygotowanie na ich podstawie rocznego sprawozdania na temat jakości kształcenia w Uniwersytecie Śląskim; 8) współpraca z Biurem Karier w zakresie badania karier zawodowych absolwentów i opinii pracodawców o przygotowaniu absolwentów do pracy zawodowej (wstępna analiza wyników badań). 2. Dział Spraw Obronnych i Ochrony Obronnych i Ochrony Do zadań Działu Spraw Obronnych i Ochrony należy: 1. w zakresie planowania operacyjnego i obrony cywilnej: 1) opracowywanie planów operacyjnych, regulaminów organizacyjnych, harmonogramów i instrukcji o charakterze obronnym i ochronnym, z zakresu obrony cywilnej oraz zwalczania skutków klęsk żywiołowych, 2) organizowanie i prowadzenie szkolenia obronnego, treningów i ćwiczeń zespołu kierowania, członków formacji obrony cywilnej oraz pracowników Uniwersytetu, 3) współpraca z WKU w zakresie spraw dotyczących reklamacji z urzędu, przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych do formacji obrony cywilnej, planowania obronnego i obrony cywilnej, świadczeń osobistych i rzeczowych, 4) prowadzenie działalności kontrolnej w stosunku do wszystkich jednostek organizacyjnych realizujących zadania obronne; 2. w zakresie ochrony informacji niejawnych: 1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,

27 2) zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których mają być przetwarzane informacje niejawne i przeprowadzenie jego akredytacji, 3) opracowywanie dokumentów szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego i procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego, 4) współpraca z komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa w zakresie ochrony informacji niejawnych; 3. w zakresie ochrony danych osobowych: 1) nadzorowanie i koordynowanie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych i kontrolowanie stopnia zabezpieczenia tych danych, 2) prowadzenie ewidencji osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencji udzielanych informacji instytucjom i osobom spoza Uniwersytetu; 4. w zakresie ochrony osób i mienia: 1) opracowywanie i opiniowanie planów zabezpieczenia fizycznego i technicznego obiektów Uniwersytetu, 2) przygotowanie dokumentacji obiektów Uczelni w zakresie zabezpieczenia technicznego od włamań, 3) przygotowywanie założeń i rozwiązań organizacyjno-technicznych do umów z firmami ochroniarskimi oraz nadzór nad realizacją przyjętych ustaleń, 4) współpraca z firmami ochroniarskimi w zakresie działań koordynujących konwojowanie gotówki z jednostek organizacyjnych Uniwersytetu do banku i z banku do kas Uczelni, 5) sporządzanie planów współpracy portierów i ochrony zewnętrznej przy wykorzystaniu zabezpieczeń elektronicznych obiektów oraz instrukcji postępowania w wypadku zaistnienia zdarzeń, 6) sprawowanie nadzoru nad sprawnością systemu zabezpieczeń elektronicznych oraz kontrolowanie właściwego stosowania tego systemu przez użytkowników, 7) nadzór nad zabezpieczeniem i ochroną zbiorów specjalnych w Uniwersytecie. 3. Kancelaria Niejawna Do zadań Kancelarii Niejawnej należy: rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów niejawnych uprawnionym osobom. 4. Zespół Radców Prawnych Zadania Zespołu Radców Prawnych regulują odrębne przepisy. 5. Inspektorat BHP i OP Do zadań Inspektoratu BHP i OP należy: 1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej, 2. bieżące informowanie rektora o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń, 3. sporządzanie i przedstawianie rektorowi, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć

28 technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy, 4. udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Uniwersytetu oraz przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 5. udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, aparatury oraz inne urządzenia mające wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników, 6. udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz opiniowanie tych instrukcji na poszczególnych stanowiskach pracy, 7. udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie, 8. udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, 9. prowadzenie szkoleń wstępnych oraz organizowanie szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich pracowników uczelni, 10. organizowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla wszystkich studentów rozpoczynających naukę w uczelni, 11. współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami, 12. współdziałanie z służbą zdrowia sprawującą profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników, 13. współdziałanie z PIP, PIS oraz społecznym inspektorem pracy oraz z uczelnianymi organizacjami związkowymi, 14. uczestniczenie w pracach, powołanej przez rektora, Komisji Bezpieczeństwa Pracy oraz w innych uczelnianych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy, przeglądach technicznych obiektów. 6. Dział Audytu Do zadań Działu Audytu należy: 1. przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, 2. ocena przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki, 3. ocena systemu gospodarowania i zabezpieczenia mienia/zasobów jednostki, 4. przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami, 5. ocena systemu pobierania i gromadzenia środków publicznych,