Nr sprawy: ZP Łódź, dnia r.

Transkrypt

1 Nr sprawy: ZP Łódź, dnia r. Zamawiający Województwo Łódzkie Prowadzący postępowanie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Biuro Zamówień Publicznych Łódź, al. Piłsudskiego 8 tel. (042) fax.(042) zp.info@lodzkie.pl Wykonawcy biorący udział w postępowaniu WYJAŚNIENIE ORAZ ZMIANA TREŚCI SIWZ z dnia r. Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Opracowanie kreatywnej koncepcji i realizacja kampanii naborowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata (RPO WŁ ) Działając na podstawie art. 38 ust. 1, 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579) Zamawiający udziela następujących wyjaśnień : Pytanie 1: Czy eksponowanie hasła: Zmieniamy Łódzkie z Funduszami Europejskimi jest obligatoryjne we wszystkich materiałach graficznych? Eksponowanie hasła jest kluczowe, powinno znaleźć się co najmniej raz w danym materiale graficznym, chyba, że wielkość grafiki uniemożliwi zachowanie czytelności hasła lub umieszczenie hasła zatrze przekaz ilustrowany danym materiałem graficznym, jak i zamieszczenie hasła będzie burzyło zasady estetyki oraz kompozycji materiału wtedy w uzgodnieniu z zamawiającym hasło nie musi być zastosowane wiodące są logotypy, które przynajmniej raz powinny wystąpić w danym materiale graficznym. Pytanie 2: Czy możemy prosić o odniesienia do działań realizowanych w ramach kampanii promocyjnej w 2016? Jeśli pytanie to dotyczy projektów graficznych, to część z nich znajduje się na profilu fb. Zmieniamy Łódzkie i jest ogólnie dostępna dla okresu realizacji poprzedniej kampanii promocyjnej.

2 Pytanie 3: W podkryterium ocen: koncepcja kreatywna kampanii wpisujecie Państwo, że projekt musi być zgodny z: - elementami graficznymi perspektywy finansowej zgodny z działaniami realizowanymi w 2016 roku - zgodny z elementami Księgi Identyfikacji Wizualnej Marki Fundusze Europejskie - zgodny z Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Łódzkie Czy na jednym projekcie graficznym musimy uwzględnić te wszystkie kryteria? Każdy projekt powinien być zgodny z powyższymi założeniami. W związku z faktem, iż kampania promuje Regionalny Program Operacyjny hierarchicznie stosujemy dokumenty związane z elementami Księgi Identyfikacji Wizualnej Marki Fundusze Europejskie oraz elementy graficzne perspektywy finansowej , następnie pozostałe wizualizacje zgodnie z wytycznymi dot. oznakowania działań informacyjno promocyjnych. Dodatkowo intencją Zamawiającego jest nawiązanie graficzne do poprzedniej linii kampanii promocyjnej w celu zachowania spójności, co nie oznacza, że linia ta zostanie zachowana w niezmienionej formie przez okres realizacji niniejszego zamówienia. Pytanie 4: Jednym z zadań wykonawcy jest: Opis każdego działania na podstawie szczegółowego opisu osi priorytetowych z wyszczególnieniem typów beneficjentów i dedykowanymi dla nich narzędziami promocyjnymi ze wskazaniem tytułów/nazw rozgłośni/stacji pytanie: co rozumie zamawiający pod słowem działanie? Działanie jest to szereg czynności oraz narzędzi wykorzystanych przez Wykonawcę do dostosowania kampanii (danej części kampanii) do odpowiedniego tematu (np. nabór wniosków na infrastrukturę drogową lub nabór dot. szeroko rozumianego włączenia społecznego) i skierowanie jej do określonego odbiorcy (potencjalnego beneficjenta opisanego w szczegółowym opisie osi priorytetowych np. JST lub osób wykluczonych społecznie). Ze względu na szeroki zakres wsparcia w ramach RPO WŁ zamawiający wymaga dostosowanie owych działań do tematu naborów oraz odbiorców tj np. inny model działań powinien być dedykowany instytucją, a inny matką powracającym na rynek pracy. Pytanie 5: Jaka pula środków pozostała na działania do 2020? Wszelkie informacje związane z wykorzystaniem środków w podziale na poszczególne obszary wsparcia zostały zamieszczone pod linkiem: Pytanie 6:

3 Zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie punktu 4.10 OPZ Influencer, w szczególności w odniesieniu do zapisu: "Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji zaproponowanego twórcy oraz możliwość nie podjęcia współpracy ze względu na profil i tematykę kanału Youtube proponowanego twórcy internetowego. Wykonawca jest zobowiązany nawiązać współpracę z takimi twórcami treści internetowych, którzy posiadają minimum subskrupcji." 1. Proszę o wyjaśnienie zakresu współpracy jaką Wykonawca powinien podjąć z danym Influencerem oraz jej częstotliwość. Wykonawca jest zobowiązany podjąć współpracę przez 24 miesiące, czyli przez cały okres umowy osoba ta powinna nawiązywać treściami do działań realizowanych w ramach kampanii oddziaływać w swoich materiałach w sposób nie nachalny zgodnie ze swoim modelem publikowania treści w internecie. Ze względu na fakt, iż każdy twórca internetowy posiada inną specyfikę działań oraz częstotliwość przekazywania swoich treści Zamawiający pragnie nawiązać płynną współpracę w celu pozostawienie naturalności przekazu danego twórcy, tak by nie stracić jego odbiorców, którzy identyfikują się z danym twórcą, a nie z przekazem Zamawiającego co skutkowało by osłabieniem siły tego narzędzia. 2. W zapisie jest mowa o minimum subskrupcji na kanale Youtube. Influencerzy to nie tylko youtuberzy. Ponadto zakres współpracy z youtuberami został określony przez Zamawiającego w punkcie 4.9 Youtuber. O jakie konkretnie subskrypcje chodzi oraz które kanały social media są do dyspozycji w zakresie doboru influencera? Zamawiający oparł metodologię uzyskania influenserów o powyższy model, który jest łatwo weryfikowalny i Zamawiający podtrzymuje powyższe zapisy. Jednak jeśli Wykonawca widzi potrzebę nawiązania współpracy z influenserami, którzy oddziałują poprzez inne social media może to zrealizować w opisie działań dodatkowych np. w działaniach kryzysowych lub przy inauguracji kampanii. 3. Co w sytuacji gdy żaden z zaproponowanych influencerów nie będzie odpowiadał Zamawiającemu ze względu na profil i tematykę a współpraca nie zostanie podjęta? W przypadku, gdy Zamawiający udowodni, iż Wykonawca nie wykorzystał wszelkich dostępnych możliwości podjęcia takiej współpracy zostaną wykorzystane odpowiednie zapisy umowne dotyczące niewywiązania się wykonawcy z zawartej umowy. W innym przypadku Zamawiający będzie korzystał z pierwszego zdania par. 14 umowy, biorąc pod uwagę możliwości rynku oraz stan faktyczny. Pytanie 7: Czy wszystkie działania zaproponowane w ramach strategicznej koncepcji kampanii mają być opracowane przez Wykonawcę zgodnie z harmonogramem na rok 2018 znajdującym się na stronie

4 rpo.lodzkie.pl? W SOPZ na stronie 3, punkt 5, znajduje się wyłącznie informacja o harmonogramach archiwalnych oraz na 2017 rok. Ze względu na okres realizacji zamówienia, czyli 24 miesiące od dnia podpisania umowy, Wykonawca jest zobowiązany na podstawie analizy obecnego harmonogramu, jak i harmonogramów archiwalnych oraz wiedzy pozyskanej z dokumentów programowych, których zakres obejmuje cały okres programowania tak zaplanować koncepcje strategiczną by była odpowiednia do całego czasu realizacji kampanii. W przypadku zmiany głównych elementów Zamawiający zastrzegł możliwość dwukrotnej modyfikacji tematyki i celów kampanii. Pytanie 8: Czy przez sformułowanie projekty współfinansowane Zamawiający rozumie ogłaszane konkursy i nabory w ramach projektu? Projekty współfinansowane, to takie, który uzyskały wsparcie z Funduszy Europejskich, które zostały dookreślone w SOPZ ze szczególnym uwzględnieniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego. Pytanie 9: Zgodnie z SPOZ Wykonawca jest odpowiedzialny za wytypowanie projektów współfinansowanych lub beneficjentów do zobrazowania wszystkich kanałów promocji (SOPZ, str. 3, punkt 5). Co Zamawiający miał na myśli w tym sformułowaniu? Czy Zamawiający wyznacza minimalną liczbę propozycji wytypowanych projektów współfinansowanych lub beneficjentów, którą należy przedstawić na etapie składania oferty, czy też oferta ma przedstawiać pełen zakres nawiązując do wszystkich grup i kanałów opisanych w SOPZ? Zamawiający nie wyznacza minimalnej ilości przykładów do zobrazowania grup i kanałów. To Wykonawca dobiera przykład dobrą praktykę projekt lub beneficjenta by w jak najlepszy sposób wesprzeć poprzez dany przykład przekazywane treści w danym kanale komunikacji do danej grupy docelowej. Pytanie 10: Czy e-biuletyn możemy rozumieć jako newsletter? Jeśli nie to prosimy o zdefiniowanie pojęcia ebiuletyn. Tak, zamawiający dopuszcza taką interpretację po spełnieniu założeń SOPZu. Pytanie 11:

5 Wybór ekspertów do webinarium leży po stronie Zamawiającego czy Wykonawcy? Czy Wykonawca ma uwzględnić w wycenie koszt wynagrodzenia eksperta? Odp. Tak, to Wykonawca dobiera ekspertów oraz rozlicza się z nimi. Pytanie 12: Jaka jest minimalna liczba filmów, którą Wykonawca powinien stworzyć do publikacji w serwisie You Tube? Czy jest to 24? Odnosi się to do zapisu: Wykonawca będzie tworzył i publikował co najmniej 1 film miesięcznie (dodatkowo 24 w ramach kampanii) (SOPZ, str. 6.). Minimum 24 w ramach tego działania. Pytanie 13: Czy samodzielne zebranie i opracowywanie materiałów dotyczących szkoleń COP i WUP wiąże się z wzięciem udziału Wykonawcy w tych szkoleniach? Jaka jest wymagana liczba obecności Wykonawcy na szkoleniach? Jak odnosi się to do sformułowania: Maksymalna ilość tutoriali przygotowanych na podstawie przekazanych materiałów: 60 (SOPZ, punkt 4.8.b, str. 7). Tak samodzielnie zebranie materiałów oznacza takie działanie, które nie będzie angażowało Zamawiającego, a ilość tych działań pozwoli osiągnąć Wykonawcy minimalne wskaźniki opisane w SOPZ, zapis dot. przekazanych materiałów dot. programu i prezentacji merytorycznych danego szkolenia, które mają za zadanie pomóc Wykonawcy. Pytanie 14: W punkcie 4.9, str. 7 SOPZ znajduje się informacja o współpracy z youtuberem czy może to być jedna osoba, która przeprowadzi min. 4 akcje promocyjne, czy też każda z akcji musi być przeprowadzona przez innego twórcę? To Wykonawca decyduje, czy będzie współpracował z jednym, czy z czterema różnymi Youtuberami pod warunkiem spełnienia przez nich kryteriów SOPZ. Zamawiający określił jedynie minimalną ilość akcji promocyjnych. Pytanie 15: W punkcie 4.10, str. 8 SOPZ znajduje się informacja o konieczności podjęcia współpracy z influencerem. Czy współpraca z jednym influencerem ma trwać nieprzerwanie przez 24 miesiące? Czy istnieje możliwość zaangażowania 3 influencerów i podzielenia pomiędzy nich okres 24 miesięcy, czyli

6 współpraca z każdym przez około 8 miesięcy? Koszt podjęcia współpracy na tak długi okres czasu będzie bardzo wysoki. Czy Zamawiający przewiduje możliwość skrócenia czasu trwania współpracy? Trudo będzie znaleźć osobę, która udzieli swojego wizerunku na tak długi okres czasu. Czy Zamawiający określa na czym ma polegać ta współpraca lub czy wyznacza jakieś minimum jego aktywności? Wykonawca jest zobowiązany podjąć współpracę przez 24 miesiące, czyli przez cały okres umowy osoba ta powinna nawiązywać treściami do działań realizowanych w ramach kampanii, oddziaływać w swoich materiałach w sposób nie nachalny, zgodnie ze swoim modelem publikowania treści w Internecie. Ze względu na fakt, iż każdy twórca internetowy posiada inną specyfikę działań oraz częstotliwość przekazywania swoich treści Zamawiający pragnie nawiązać płynną współpracę w celu pozostawienia naturalności przekazu danego twórcy, tak by nie stracić jego odbiorców, którzy identyfikują się z danym twórcą, a nie z przekazem Zamawiającego co skutkowałoby osłabieniem siły tego narzędzia. Zamawiający określił tylko czas trwania działania, więc dopuszcza możliwość realizowania go przez różne osoby, pod warunkiem spełnienia kryteriów SOPZ chyba, że Wykonawca zaproponuje zgodnie z kryterium w działaniach dodatkowych współpracę z 3 infuencerami, to Zamawiający będzie to traktował jako 3 różne akcje, gdzie w jednym czasie współpraca powinna być prowadzona równolegle z ilością zaproponowanych podmiotów. W przypadku gdy Wykonawca skorzysta z kryterium w celu uzyskania dodatkowych punktów i zaproponuje dwóch/trzech lub więcej influencerów, to w jednym czasie powinien prowadzić dwie/trzy lub więcej akcji z udziałem infuencerów spełniających wymogi SOPZ. Podstawą realizacji działania jest ciągła współpraca z jednym influencerem, którego Wykonawca z przyczyn niezależnych od siebie może zamienić z innym. Jednak bez względu na ilość podmiotów współpracujących z Wykonawcą, będzie to traktowane jako jedna współpraca z jednym influencerem przez 24 miesiące 1 akcja. W przypadku, gdy Wykonawca skorzysta z kryteriów dodatkowych i zaproponuje współpracę z dwoma lub większą ilością influencerów, będzie musiał równolegle, tzn. w tym samym czasie prowadzić akcję na dwóch/ trzech lub więcej kanałach. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zgłoszenia większej niż minimalna ilość influencerów, tj. 1 w celu prowadzenia 1 akcji przez 24 miesiące przez zaproponowaną ilość w celu otrzymania dodatkowych punktów. Każdy dodatkowy zgłoszony infuencer to dodatkowa akcja przez ciąg 24 miesięcy. Pytanie 16: Czym dla Zamawiającego różni się Youtuber od Influencera pod względem kanałów publikowanych treści? Czy chodzi tutaj wyłącznie o różnicę pod względem subskrypcji? Czy w przypadku Influencera chodzi wyłącznie o działanie w kanale Youtube - podobnie jak w przypadku Youtubera, czy też mamy wziąć pod uwagę inne kanały, na których można tworzyć i udostępniać treści np. blog? W opisie współpracy z Influencerem Zamawiający pisze wyłącznie o profilu Youtube (SOPZ, str. 8, pkt. 4.10).

7 Zamawiający określił poszczególnych twórców poprzez odpowiednie zapisy w SOPZ, które są łatwo weryfikowalne i Zamawiający podtrzymuje powyższe zapisy. Jednak jeśli Wykonawca widzi potrzebę nawiązania współpracy z influenserami, którzy oddziałują poprzez inne social media może to zrealizować w opisie działań dodatkowych np. w działaniach kryzysowych lub przy inauguracji kampanii. Pytanie 17: Czy Youtuber/rzy zaproponowani przez Wykonawcę do przygotowania specjalnego materiału będą zaangażowani w udział w akcji tylko w ramach pracy nad materiałem bez określonej długości czasu trwania ich aktywności? Youtuberzy będą zaangażowani zgodnie z zapotrzebowaniem opisanym w SOPZ oraz zgodnie z koncepcja realizacji kampanii stworzonej przez Wykonawcę, który może zrealizować minimalne zakresy w tym działaniu lub wesprzeć inne działania w celu uzyskania postawionych przez Zamawiającego celów. Pytanie 18: Czy podczas opracowywania koncepcji strategicznej kampanii Wykonawca ma kłaść równy nacisk na trzy grypy odbiorców: odbiorcy rezultatów, beneficjenci, uczestnicy projektów, czy w większym stopniu ma skupić się na beneficjantach i wyszczególnionych wśród nich podgrupach? To Wykonawca decyduje o rozłożeniu nacisku w koncepcji strategicznej, tak by osiągnąć efekt, którym są poprawnie złożone wnioski, a więc wsparcie wykorzystania środków europejskich w regionie. Dlatego grupa docelowa powinna być każdorazowo analizowana pod kątem ogłaszanych konkursów i naborów. W tej kampanii nie da się skierować strumienia do z góry ściśle określonego odbiorcy, ponieważ grupy docelowe będą identyfikować potencjalni beneficjenci dla danych ogłaszanych naborów. Pytanie 19: Każda audycja musi być tłumaczona na język migowy, mieć długość od 10 do 12 minut, być wyemitowana 1 raz jako premiera i 1 raz jako powtórka w każdej ze stacji telewizyjnych czy to oznacza, że łączna emisja audycji premiery i powtórki wynosi minimum 60? (SOPZ, str. 12, punkt XI) Łączna liczba emisji min. 60 ( w tym min. 30 emisji jako premiera i min. 30 emisji jako powtórka). Pytanie 20: Jak należy rozumieć zapis dotyczący ilości emisji audycji w stacjach radiowych: min. 100 emisji w dwóch stacjach w każdej ze stacji radiowych w prime time? Chodzi o emisję audycji w dwóch stacjach radiowych w ich prime time (łącznie minimum 200 audycji)? Jak to się ma do zapisu SIWZ, strona 16, punkt 14.1, 2.10 dotyczącego przyznawania punktów za produkcję i emisję audycji radiowych.

8 Wcześniej Zamawiający wskazuje na zakup czasu antenowego w 8 regionalnych/lokalnych stacjach radiowych. (SOPZ, str. 15, pkt. XIII, 2) W każdej stacji radiowej powinno być emitowanych po min. 100 audycji w prime time. Audycje powinny być emitowane w każdej z 8 stacji radiowych o zasięgu regionalnym/lokalnym. Pytanie 21: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem reklamy ambientowej. Czy ma to być event, wydarzenie? Prosimy o zdefiniowanie. Reklama ambientowa to forma reklamy niestandardowej wykorzystująca róże nośniki reklamy, forma ambientu i jego narzedziea zależą od koncepcji Wykonawcy i jego potencjału. Reklama ambientowa musi być spójna z całą koncepcja kampanii przedstawioną przez Wykonawcę. Pytanie 22: Czy pod pojęciem odnoszącym się do reklamy ambientowej (SOPZ, str. 17, pkt XVI,1) ekspozycja reklamy min. 2x2 dni należy rozumieć konieczność zaproponowania co najmniej 2 reklam ambientowych, których łączny czas trwania wynosi 4 dni? Dodatkowa forma reklamy w postaci ambientu (1 reklama ambientowa) powinna odbywać się dwa razy po dwa dni. Pytanie 23: Czy na etapie przetargu wystarczające jest opisanie w ofercie wstępnej koncepcji kampanii, tzn. wstępnej koncepcji strategicznej kampanii, wstępnej koncepcji kreatywnej kampanii, działań PR oraz działań kryzysowych zgodnie z wytycznymi wskazanymi na stronach SIWZ, punkt bez opisywania poszczególnych elementów wskazanych w SOPZ tj. scenariusze spotów, audycji telewizyjnych i radiowych, opis przebiegu śniadań prasowych itp. Opisy scenariuszy spotów i audycji będą mile widziane. Pytanie 24: Jak wykonawca powinien rozumieć używane przez Zamawiającego sformułowanie twarz kampanii. Czy jest nim: Youtuber/rzy, Influencer, czy może Ekspert/Specjalista czy też ma to być zupełnie oddzielna osoba? Czy na etapie przetargu Wykonawca musi złożyć 5 propozycji?

9 Twarz kampanii osoba rozpoznawalna na poziomie regionu, niekontrowersyjna, pozytywnie kojarzona, budząca zaufanie, na etapie przetargu Wykonawca. Nie musi być to Youtuber, Influencer, ekspert, specjalista, ale musi spełniać założenia SOPZ. Wykonawca powinien przedstawić co najmniej 5 propozycji twarzy kampanii. Pytanie 25: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem Przedstawienie sposobu realizacji kampanii wg. założeń kampanii (strona 21, punkt )? Prosimy o doprecyzowanie. Wykonawca musi przedstawić harmonogram działań, dobór narzędzi w kampanii cross mediowej i ich uzasadnienie. Pytanie 26: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem narzędzi dodatkowych wskazanych w punkcie XVII SOPZ? Czy będą w jakikolwiek sposób podlegały ocenie? Działania dodatkowe są to wszelkie działania mające na celu aktywizację potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o środki z Unii Europejskiej, które nie zostały ujęte w SOPZ. Wykonawca jest zobowiązany do opisu każdego narzędzia dodatkowego wskazanego w pkt. XVIII w SOPZ oddzielnie ze wskazaniem do jakiej grupy jest kierowane. Działania dodatkowe będą podlegały ocenie. Pytanie 27: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem powiązanie narzędzi promocyjnych wraz z tytułami prasowymi i przyporządkowanie dla poszczególnej grupy odbiorców beneficjentów danego naboru? Czy Zamawiający przez sformułowanie narzędzia promocyjne rozumie wszystkie narzędzia wymienione w SOPZ np. webinaria, spoty radiowe i telewizyjne, audycje itd.? Tematyka musi dotyczyć danego naboru, komunikat dotyczący naboru musi być spójny i przekazywany równolegle w danych mediach. Ponadto, narzędzia muszą być dobrane do grupy docelowej, np. powrót na rynek pracy mam po urodzeniu dziecka reklama w czasopiśmie dla mam bądź innym z tego obszaru, itp. Pytanie 28: Czy w ramach Osi Priorytetowych Wykonawca ma uwzględnić wszystkie nabory?

10 Tak, dlatego w celu pomocy dla Wykonawcy, Zamawiający podał nabory aktualne i historyczne, a Wykonawca powinien dostosować działania do wszystkich typów beneficjentów określonych w osiach priorytetowych. Wszelkie informacje są dostępne pod linkiem: Pytanie 29: Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie krótkich filmów promocyjnych, min. 40 historii osób, które skorzystały z FE. Czy Wykonawca ma uwzględnić ich wynagrodzenie w ramach wystąpienia w filmach? Tak, to Wykonawca rozlicza się z osobami występującymi w filach promocyjnych i zakłada wszystkie koszty dotyczące realizacji działania (prawa autorskie, zgoda na wykorzystanie wizerunku, itp.). Pytanie 30: Linia graficzna kampanii powinna nawiązywać do realizowanej kampanii promocyjnej w 2016, czy w związku z tym Zamawiający może udostępnić projekty z tej kampanii? Zamawiający informuje, iż część materiałów prezentujących linie graficzną znajduje się na profilu fb. Zmieniamy Łódzkie oraz na blogu i są ogólnie dostępna dla okresu realizacji poprzedniej kampanii promocyjnej. Pytanie 31: Czy już na etapie złożenia oferty mamy zaprezentować min. 5 propozycji twarzy kampanii we wstępnej koncepcji kreatywnej kampanii? Tak, wykonawca powinien przedstawić pięć propozycji. Pytanie 32: Czy do kampanii będzie wykorzystany wizerunek 5 osób- twarzy kampanii. Czy Zamawiający wybierze do realizacji kampanii jedną z pięciu twarzy zaproponowanych przez Wykonawcę? Zamawiający wybierze jedna twarz kampanii spośród złożonych propozycji. Pytanie 33: Czy Zamawiający może udostępnić linię graficzną nowej perspektywy finansowej ?

11 Linia graficzna jak i wszelkie informacje dot. uwarunkowań przy prowadzeniu działań promocyjnych znajdują się pod poniższym linkiem i są ogólnodostępne Pytanie 34: Czy Zamawiający może wskazać /udostępnić Systemu Identyfikacji Wizualnej Marki Łódzkie? Linia graficzna jak i wszelkie informacje dot. uwarunkowań przy prowadzeniu działań promocyjnych znajdują się pod poniższym linkiem i są ogólnodostępne Pytanie 35: Jakie konkretnie formaty oraz ilości grafik/scenariuszy/projektów powinny zostać zamieszczone we wstępnej koncepcji kreatywnej kampanii? Zamawiający nie określił konkretnych formatów może to być format A4 lub inny, ale w czytelny sposób przedstawiający propozycję. Minimalna Ilość grafik/form jest podyktowana ilością działań do których maja być zaprezentowane. Wykonawca powinien opisać grafikę do jakiego narzędzia ją zaprojektował np. ogłoszenie prasowe, citylight itp. Pytanie 36: W Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia pkt XXI Zamawiający określił, że: W przypadku realizacji działań zapobiegających sytuacjom kryzysowym, a nieosiągnięcia efektu, czyli poprawnie złożonych wniosków pod względem formalnym, niewykorzystania puli środków na dany konkurs ze względu na brak chętnych wynagrodzenie Wykonawcy będzie obniżane proporcjonalnie do 5% za dany miesiąc współpracy, za każdy konkurs, w którym Zamawiający zgłosi potrzebę realizacji ww. Działań. Jednocześnie w projekcie umowy w 4 pkt 19 istnieje zapis: 19. W przypadku realizacji działań zapobiegających sytuacjom kryzysowym określonych w załączniku nr 1 pkt. XXI. do niniejszej umowy i nieosiągnięciu minimalnego wskaźnika Wykonawca pomniejszy wynagrodzenie wynikające z sumy działań zrealizowanych w danym miesiącu o 5%, za każdy zgłoszony konkurs, którym nie osiągnięto minimalnego wskaźnika.

12 Prosimy o wyjaśnienie rozbieżności i wskazanie, która wersja jest obowiązująca. Zamawiający nie widzi rozbieżności pomiędzy dwoma zapisami i wyjaśnia, iż w przypadku gdy w danym miesiącu Wykonawca otrzyma 1 zlecenie w ramach sytuacji kryzysowych i nie wykonana poprawnie tego działania, zgodnie z założeniami SOPZu i umowy, to będzie miał pomniejszone wynagrodzenie o 5% od wartości działań zrealizowanych w danym miesiącu (rozliczanych w fakturze za dany miesiąc). W przypadku gdy w danym miesiącu Zamawiający zleci 5 działań (5 różnych konkursów) w ramach sytuacji kryzysowych i Wykonawca zrealizuje 2 działania poprawnie, a 3 nie wykonana poprawnie, zgodnie z założeniami SOPZu oraz umowy, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone 3 x 5% od wartości działań zrealizowanych w danym miesiącu (rozliczanych w fakturze za dany miesiąc). Pytanie 37: W Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia pkt XXI Zamawiający określił, że: W przypadku, gdy nie realizowano konkursu z danego podziałania lub wskaźnik wynosi zero, warunek poprawnie zrealizowanego działania zostanie osiągnięty, gdy ilość złożonych wniosków wyczerpie 75% puli dotacji przewidzianej na dany nabór. Ilość zrealizowanych działań: bez limitu, po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego w trakcie trwania kampanii. Mając na uwadze konieczność precyzyjnego opisania przedmiotu zamówienia uprzejmie prosimy o wyjaśnienie i doprecyzowanie intencji Zamawiającego dotyczącego zapisu o ilości zrealizowanych działań bez limitu. Zwracamy uwagę na fakt, że Wykonawca w złożonej ofercie zobowiązany jest precyzyjnie wycenić koszt wszystkich działań. Liczba akcji o charakterze kryzysowym powinna mieć zatem swój maksymalny poziom, nawet jeżeli to wykonawca w ramach składanej oferty rekomenduje i określa narzędzia. Prosimy o określenie takiego poziomu. Zamawiający ze względu na obszerny charakter oraz zakres przedmiotu zamówienia doprecyzował wszystkie możliwe narzędzia użyte w ramach tej kampanii jak najdokładniej potrafił i było to możliwe. Z uwagi na to, że kampania jest działaniem ciągłym, to jedno narzędzie zostało potraktowane jako czynność ciągła, która jest realizowana w stanie gotowości przez 24 miesiące, czyli Wykonawca powinien oszacować miesięczny koszt takiego działania. Dodatkowo, działanie to zaistnieje tylko wtedy, gdy zostaną spełnione przesłanki niezależne od Zamawiającego, których nie jest w stanie przewidzieć, czyli nieprzewidziane problemy napotkane przez beneficjentów podczas konkursów. W celu jak najbardziej dokładnego doprecyzowania przedmiotu zamówienia i pomocy przy oszacowaniu ryzyka po stronie Wykonawcy, Zamawiający podał odniesienie do harmonogramu obecnych jaki i archiwalnych konkursów, dodatkowo przygotował zestawienie efektywności konkursów do czerwca 2017 r., jednak nie jest w stanie dookreślić ilości zlecanych akcji, dlatego przyjął model ciągłego działania, które jest inicjowane przez czynniki zewnętrzne. Ponadto, kompleksowość i ilość zamawianych form wsparcia dla beneficjentów w tej kampanii powoduje, że wskazany element jest tylko drobną jej częścią, a nie wiodącym kosztem przy

13 realizacji działania, które może w ogóle nie zaistnieć i wtedy to ryzyko ponosi Zamawiający, ponieważ płaci za gotowość lub zaistnieje z przyczyn niezależnych, których Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć i nie doprowadzi do nich celowo. Pytanie 38: W pkt 14 SIWZ (str 22) Zamawiający określił, że wraz z Ofertą Wykonawca powinien złożyć: wstępną koncepcję działań przeciwdziałających przeciwdziałających sytuacjom kryzysowym, czyli związanymi z brakiem aplikacji beneficjentów w danym naborze. Koncepcja musi być rozpisana dla każdego poddziałania i możliwego naboru, z określeniem typu potencjalnych beneficjentów, przypasowaniem narzędzi motywujących do sprawnego i poprawnego aplikowania o środki. Jednocześnie Zamawiający nie udostępnił wraz z dokumentacją przetargową planowanego harmonogramu naborów. Dokument opublikowany na stronie przyjecie-harmonogramu-naborow-wnioskow-o-dofinansowanie-w-trybie-konkursowym-dla-regionalnegoprogramu-operacyjnego-wojewodztwa-lodzkiego-na-lata na-2018-rok zawiera wyłącznie plan na rok 2018 i nie zawiera finalnych terminów ogłoszenia ani czasu trwania naborów. Prosimy o potwierdzenie, że wstępny plan ma zatem uwzględniać wyłącznie rok 2018 i bazować na wstępnych terminach określonych we wspomnianym dokumencie. Zamawiający nie może zgodzić się ze stwierdzeniem, że nie udostępnił dokumentów wskazanych w pytaniu 3, ponieważ wszelkie dokumenty na podstawie których należy zrealizować kampanię naborową są ogólnodostępne na stronie internetowej Zamawiającego, czyli dokumenty programowe, szczegółowe opisy rodzajów naborów i typów beneficjentów, które są umieszczone w szczegółowym opisie osi priorytetowych, który to dokument wskazał Zamawiający. Wszelkie informacje są dostępne pod linkiem: Ze względu na to, że Zamawiający wymaga by kampania była też umocowana merytorycznie w zakresie Funduszy Europejskich, a ilość dokumentów, które Wykonawca może uwzględnić przy sporządzaniu oferty, ma szerokie spectrum, oraz wszelkie te dokumenty są ogólnodostępne, nie są dołączane do SIWZu, a w przypadku kłopotów w ich odnalezieniu, Zamawiający każdorazowo wskazuje ścieżkę dostępu w celu ułatwienia prac Wykonawcy, dlatego Zamawiający zaleca całościowe spojrzenie na Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego, a nie wybiórcze analizy działań już zrealizowanych Pytanie 39: W pkt 14 SIWZ (str 22) Zamawiający określił, że Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia 3 propozycji działań antykryzysowych dla następujących nośników: dotarcie bezpośrednie, Internet, prasa, radio i telewizja. Prosimy o wyjaśnienie czy mają to być po 3 propozycje dla każdego nośnika (czyli

14 3 propozycje * 5 nośników = 15 propozycji) czy też 3 propozycje dla wybranych i rekomendowanych przez Wykonawcę nośników (np. 3 tylko dla dotarcia bezpośredniego lub 2 dla internetu i jedna dla prasy). Zamawiający wymaga aby Wykonawca przedstawił 3 działania kryzysowe z wykorzystaniem min. wymienionych nośników Pytanie 40: Czy Zamawiający posiada określone grupy docelowe dla każdego poddziałania i możliwego naboru? Jeżeli tak - prosimy o udostępnienie lub wskazanie źródła z którego powinien korzystać Wykonawca w analizie. Informacje o które pyta Wykonawca są związane z konstrukcją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego, który Wykonawca ma promować/wspierać w celu skutecznych naborów, a są umieszczone pod linkiem: Pytanie 41: W SIWZ (str. 26) Zamawiający w ocenie podkryterium działania kryzysowe ocenia Pkt 8.2 Czy Wykonawca przedstawi 3 propozycje działań antykryzysowych dla następujących nośników: dotarcie bezpośrednie, Internet, prasa, radio i telewizja. Uzasadni ich adekwatność i skuteczność. (1 bądź 0 pkt). I jednocześnie w pkt 9.1 Zamawiający oceniać będzie: Ilość dodatkowych narzędzi z uzasadnieniem w celu interwencji przy zaistnieniu sytuacji kryzysowe 1 dodatkowe działanie 5 pkt 2 dodatkowe działania 10 pkt. 3 dodatkowe działania 15 pkt Prosimy o wyjaśnienie jak rozumieć te kryteria oceny. Czy Zamawiający dwukrotnie ocenia przedstawienie 3 propozycji działań antykryzysowych? Prosimy o doprecyzowanie jakie elementy są oceniane w pkt 8.2 a jakie w 9.1 oraz potwierdzenie, że w tych dwóch punktach nie jest oceniany dwukrotnie fakt przedstawienia tych samych 3 działań. Zamawiający w pkt. 8.2 będzie oceniał 3 propozycje zawierające obligatoryjne narzędzie użyte przez Wykonawcę, ocenie będzie podlegało rozłożenie poszczególnych działań dla danego narzędzie w celu jak

15 najskuteczniejszego dotarcia do grupy docelowej, czyli czy wiodąca jest kampania w radiu lub tv i czy ta konstrukcja jest adekwatna do danej grupy odbiorców. W pkt. 9.1 poza powyższym obligo, Wykonawca może zaproponować inne narzędzie nie wskazane przez Zamawiającego i uzasadnić ich użycie w celu skutecznej interwencji w danym obszarze kryzysowym, dla danej grupy odbiorców i te propozycje wraz z uzasadnieniem będzie oceniał Zamawiający. Równocześnie Zamawiający informuje, iż dokonuje następujących zmian treści SIWZ, w celu doprecyzowania i uspujnienia zapisów umowy i formularza ofertowego: 1. Zmianie ulega załącznik nr 2 do SIWZ Formularz ofertowy (wzór aktualnego formularza znajduje się w załączeniu). 2. Zmianie ulega pkt SIWZ, który otrzymuje brzmienie: Wykonawca podaje Cenę brutto oferty w Formularzu ofertowym w pkt. 1, która stanowi sumę cen z pozycji 13, kolumna 4 z tabeli A oraz pozycji 22, kolumna 4 z tabeli B) 3. Zmianie ulega 4 ust. 1 pkt e i f projektu umowy (zał. nr 5 do SIWZ), który otrzymuje brzmienie: e. przygotowanie i emisja jednej reklamy w prasie branżowej f. przygotowanie i emisja jednego artykułu w prasie branżowej zł brutto Równocześnie informuję, iż termin składania ofert ulega przedłużeniu do dnia r. do godz. 9:00 W związku z powyższym zmianie ulegają zapisy pkt 12.1 i 12.3 SIWZ, które otrzymują brzmienie: 12.1 Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego Łódź, al. Piłsudskiego 8, Biuro Podawcze (na parterze) do dnia r. do godz. 09:00 (UWAGA: decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową lub kurierską) Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 11:00 w siedzibie Zamawiającego Łódź, al. Piłsudskiego 8, piętro XV, pokój Przewodniczący Komisji Przetargowej