JAK PRZYGOTOWAĆ DOBRY PROJEKT?

Transkrypt

1

2 JAK PRZYGOTOWAĆ DOBRY PROJEKT? Konkurs lutego 2017 r., Warszawa

3 OD CZEGO ZACZĄĆ?

4 PLANOWANIE PROJEKTU Cel Analiza potrzeb Grupa docelowa Upowszechnianie Plan działań Rezultaty Korzyści i wpływ Trwałość Priorytety i cele PS Zasoby

5 CEL PROJEKTU

6 CEL To, co chcemy osiągnąć. Musi się odnosić do szkolnictwa wyższego, ale również do zidentyfikowanego problemu, a często także do grupy docelowej. Najlepiej posługiwać się prostymi, krótkimi zdaniami, zdania zawsze w pozytywnej, twierdzącej formie (np. rozwój, wzrost, podniesienie, zniwelowanie, implementacja, stworzenie itp.) Na koniec projektu powinniśmy móc udowodnić, że cel został osiągnięty. Jakie będziemy mieć na to dowody?

7 WYZNACZANIE CELU Cel ogólny (długofalowy) Poszerzenie oferty uczelni w języku angielskim z zakresu zarządzania dla studentów niestacjonarnych Cele szczegółowe (operacyjne) Utworzenie zdalnych anglojęzycznych studiów I stopnia z zarządzania na 3 uczelniach partnerskich Uruchomienie studiów w 2019 r. na każdej uczelni partnerskiej Na nowy kierunek zdalny zostanie przyjętych co najmniej 50 osób w każdej z uczelni partnerskich Cel SMART Simple, czyli prosty /Specific, czyli konkretny Measurable, czyli mierzalny Achievable czyli osiągalny/ Ambitious, czyli ambitny Relevant czyli istotny/ Realistic, czyli realny Time defined, czyli określony w czasie Ten sam cel w formule SMART: Poszerzenie oferty uczelni z zakresu zarządzania dla studentów niestacjonarnych poprzez utworzenie i uruchomienie zdalnych, anglojęzycznych studiów I stopnia z zarządzania na 3 uczelniach partnerskich, dla min. 50 studentów na każdej, do roku 2019.

8 DLACZEGO CELE SĄ TAKIE WAŻNE?

9

10 PRIORYTETY

11 DLACZEGO I DLA KOGO? analiza potrzeb grupa docelowa analiza rynku = konkurencji dlaczego w partnerstwie a nie samodzielnie?

12 dane zastane ANALIZA POTRZEB GRUP DOCELOWYCH badania własne potrzeby grupy docelowej ogólnie (np. studentów) Potrzeby naszych studentów w kraju, regionie, na naszej uczelni dane jakościowe statystyki

13 PRZYKŁADY NA ANALIZĘ POTRZEB badania własne wśród pracodawców jakich kompetencji brakuje absolwentom raporty zewnętrznych organizacji mówiące o wysokim zapotrzebowaniu w Polsce/danym regionie na edukację studentów w zakresie... odwołania do rekomendacji na poziomie europejskim, krajowym badanie dostępności na rynku rezultatów, które mają być stworzone w projekcie, np. podręcznika, materiałów edukacyjnych badanie własne ofert szkół wyższych w PL/regionie

14 ANALIZA POTRZEB kontekst, cele projektu analiza potrzeb, grupa docelowa, dlaczego we współpracy międzynarodowej KRYTERIUM 1 ZNACZENIE PROJEKTU

15 ZASOBY, CZYLI BUDOWANIE KONSORCJUM Dobór partnerów Jakie są potrzeby partnerów? Kompetencje a podział ról Rola koordynatora

16 ZAANGAŻOWANIE INSTYTUCJI W REALIZACJĘ PROJEKTU Przykładowe sposoby: zaangażowanie wielu osób w instytucji w realizację projektu (nie 1 lub 2 osób); zaangażowanie w projekt przedstawicieli władz wydziału czy uczelni; wyznaczenie konkretnego pracownika w dziale projektów lub współpracy międzynarodowej do pomocy w realizacji projektu;

17 Przykładowe sposoby: ZAANGAŻOWANIE INSTYTUCJI W REALIZACJĘ PROJEKTU wyznaczenie w dziale finansowym osoby odpowiedzialnej za finansowe rozliczenie projektu (w tym delegowanie jej na spotkania dla beneficjentów organizowane przez NA); wyasygnowanie własnych środków finansowych instytucji.

18 TEGO, CO MOŻESZ USTALIĆ DZIŚ, NIE ODKŁADAJ NA JUTRO!

19 WSPÓŁPRACA I KOMUNIKACJA Uzgodnienia przed złożeniem wniosku: Podział zadań i odpowiedzialności Zasady finansowe Umowy partnerskie

20 O BUDŻECIE SŁÓW KILKA Budżet rzeczywisty projektu vs budżet w programie Erasmus+ Podział zadań a podział budżetu Co wolno, a czego nie wolno

21 REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ Spójne z celem projektu i odpowiadające na potrzeby grupy docelowej trwałość Przystosowane do upowszechniania twoje rezultaty nie powinny być potrzebne tylko tobie Liczba rezultatów realna do wykonania

22 REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ (RPI) - co to jest? To są konkretne produkty, często materialne wieńczące główne, merytoryczne działania w projekcie (ale nie dotyczą takich elementów jak zarządzania projektem i jakością oraz upowszechniania); RPI najczęściej są powiązane z elementami innowacji, które wskazaliśmy we wniosku; RPI powinny mieć jasno określonego adresata (grupy docelowe); RPI powinny być logicznie i tematycznie powiązane z celem projektu; Działania w projekcie powinny być nakierowane na stworzenie rezultatów; RPI powinny mieć formę (nośnik), który ułatwia jego upowszechnianie ( do pobrania );

23 Tak Nie

24 PLAN DZIAŁANIA PRZYGOTOWANY POD KĄTEM CELU PROJEKTU

25 PLAN DZIAŁANIA Należy pamiętać, że działania muszą prowadzić do osiągnięcia celu i opracowania rezultatów pracy intelektualnej; Dobry plan ułatwia wszystkim pracę w projekcie (realny, a jednocześnie elastyczny); Należy podzielić projekt na etapy tematyczne; powinny być one ze sobą powiązanie logicznie czyli jeden powinien prowadzić do drugiego (np. najpierw pierwsza wersja produktu, potem testowanie);

26 PLAN DZIAŁANIA Należy pamiętać, że w każdym projekcie są co najmniej 3 stałe elementy - zarządzanie projektem, zarządzanie jakością i upowszechnianie/promocja, które trwają przez cały czas trwania projektu; Każdy projekt jest ograniczony w czasie. Trzeba określić, ile czasu potrzebuję na realizację danego etapu. Pomogą nam w tym odpowiedzi na dwa pytania: jaka jest skala danego działania jaki jest sposób jego przeprowadzenia. Najtrudniejsze etapy powinny być najdłuższe. Każdy etap powinien mieć swojego lidera i pozostałych wykonawców;

27 Dla studentów: DZIAŁANIA MOBILNOŚCIOWE kursy intensywne mobilność łączona kształcenie w formule mieszanej Dla pracowników: krótkie programy szkoleniowe dla pracowników długoterminowe wyjazdy w celach nauczania lub szkoleniowych We wniosku: o programy intensywne dla nauczycieli o zaproszeni nauczyciele prowadzący programy intensywne

28 MONITORING Monitorowanie w aspekcie: postępu prac: budżetu względem harmonogramu względem opisu planu działań i rezultatów we wniosku Monitoring budżetu dotyczy: stopnia wykorzystania funduszy w poszczególnych kategoriach budżetowych, u poszczególnych partnerów; weryfikacji kwalifikowalności kosztów;

29 MONITORING określa efektywności/skuteczności w stosunku do planu i wskaźników; pomaga w zarządzaniu jakością, w zarządzaniu ryzykiem (monitoring jakości i monitoring ryzyka) i w zarządzaniu zmianą.

30 NARZĘDZIA I FORMY MONITOROWANIA Raporty Terminy Wskaźniki Plan monitorowania

31 WSKAŹNIKI MONITOROWANIA Informacja liczbowa wykorzystywana do interpretacji monitorowanego procesu Zmienne, które można zmierzyć A konkretnie? np.: o Satysfakcja uczestników szkolenia: 80% uczestników zadeklarowało, że szkolenie spełniło ich oczekiwania o Liczba przeprowadzonych szkoleń: 2

32 EWALUACJA Przez ewaluację należy rozumieć ocenę przydatności i skuteczności rezultatów oraz działań podejmowanych w projekcie w stosunku do grup docelowych i całego szkolnictwa wyższego w odniesieniu do założonych celów; Ewaluacja powinna się opierać o konkretne kryteria. Najczęściej stosowane kryteria to: trafność, skuteczność, efektywność, użyteczność oraz trwałość; Ewaluacja to proces oceny, uczenia się, wyciągania wniosków ze zrealizowanych etapów, jest to proces szerszy niż monitoring;

33 EWALUACJA Ewaluacja zawsze bierze pod uwagę kontekst; Ważne jest, aby informacje do ewaluacji były zbierane z różnych źródeł (pracowników projektu, grup docelowych, interesariuszy); Ewaluacja dzieli się o na wewnętrzną (przeprowadzana jest przez samego beneficjenta) i zewnętrzną (ekspert zewnętrzny);

34 EWALUACJA- co może być jej przedmiotem? Rezultaty Pracy Intelektualnej (głównie przez grupy docelowe lub ekspertów zewnętrznych) Rezultaty miękkie/niematerialne Przebieg realizacji projektu - procesy i działania

35 EWALUACJA - NARZĘDZIA WAŻNE JEST, ABY NARZĘDZIA DOBIERAĆ ODPOWIEDNIO DO PRZEDMIOTU BADANIA Analiza dokumentów (zwykle dotyczy procesów i produktu); Ustne informacje zwrotne na temat poszczególnych etapów realizacji projektu lub produktów; Wywiady indywidualne (głównie z grupą docelową); Kwestionariusze, ankiety (mogą dotyczyć procesów jak i produktów); Grupy fokusowe (przydatne w przypadku uczestników szkoleń); Obserwacja (głównie procesów);

36 EWALUACJA ZASTANÓW SIĘ Z jakiego powodu chcę zrealizować ewaluację i do czego chcę wykorzystać jej wyniki? Kiedy muszę zakończyć ewaluację, aby móc w pełni wykorzystać jej rezultaty? Jaką wysokość środków finansowych mogę przeznaczyć na realizację ewaluacji?

37 EWALUACJA Jak sprawdzić, czy projekt osiągnął założone cele? Stworzenie 100% rezultatów pracy intelektualnej Przedstawienie dowodów na udział w projekcie przedstawicieli grup docelowych i ich satysfakcji z projektu i jego rezultatów Przedstawienie dowodów na zaistnienie zmian, jakie prognozowaliśmy np. poszerzania wiedzy, nabycie nowych umiejętności, rekrutacja na nowy kierunek studiów itp. Przedstawienie dowodów, że rezultaty projektu budzą zainteresowanie i będą wykorzystywane w przyszłości (wskaźniki wpływu)

38 PRZYKŁADY WSKAŹNIKÓW 2 pozytywne recenzje ekspertów zewnętrznych na temat publikacji; 30 studentów zarejestrowanych na nowy program studiów; 80% pozytywnych odpowiedzi osób oceniających podręcznik; opracowanie programu 3 przedmiotów w konsultacji z przedsiębiorstwami;

39 CZYM JEST ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ W PROJEKCIE PARTNERSTW STRATEGICZNYCH? czuwaniem nad taką realizacją projektu, aby rezultaty końcowe spełniły wymagania jakościowe grup docelowych instytucji partnerskich interesariuszy Narodowej Agencji i Komisji Europejskiej Autor: Agnieszka Włodarczyk, FRSE

40 MONITOROWANIE VS EWALUACJA Monitoring zbiera i rejestruje twarde informacje, (liczbę beneficjentów; liczbę modułów szkoleniowych, godziny pracy personelu, stan realizacji projektu). Służy ocenie prawidłowości realizacji projektu. Zebrane dane same nie świadczą o wartości projektu. Muszą być interpretowane. Ewaluacja wykorzystuje dane m.in. z monitoringu, by odpowiedzieć na pytanie, co się wydarzyło, jak to się wydarzyło i czy osiągnięto założone w projekcie cele. Monitoring dostarcza danych, które powinny być brane pod uwagę w ewaluacji projektu, a ewaluacja wzbogaca dane monitoringowe o ich interpretację, wyjaśnienie. Monitoring ma służyć poprawie efektywności wdrażania działań, ewaluacja służy poprawie jakości i skuteczności projektu w osiąganiu zaplanowanych celów

41 UPOWSZECHNIANIE I TRWAŁOŚĆ Plan upowszechniania: co, dla kogo i w jakiej formie? Co pozostanie po zakończeniu projektu? Otwarte Zasoby Edukacyjne i dostęp do rezultatów

42 UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW TO PROCES Krok (1) Charakterystyka osiągniętego rezultatu Krok (2) Zidentyfikowanie grupy odbiorców Krok (3) Wybór narzędzi i kanału dystrybucji Krok (4) Działania upowszechniające

43 KANAŁY UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW NARZĘDZIA Strony internetowe, media społecznościowe Kontakty bezpośrednie TV, Radio, Prasa Wydarzenia Materiały drukowane profile społecznościowe (Facebook, Twitter, instagram, pinterest) newslettery artykuły, fotorelacje, wideokonferencje, webinaria prezentacje, spotkania, konferencje szkolenia, seminaria, pokazy umiejętności reportaże, artykuły prasowe wywiady z uczestnikami, szkoleniowcami, instruktorami zawodu, konferencje, seminaria, wystawy, targi, gale, sympozja ulotki, broszury przewodniki

44 WYDARZENIA UPOWSZECHNIAJĄCE REZULTATY PRACY INTELEKTUALNEJ ile? dla kogo? w jakim języku?

45 WPŁYW, TRWAŁOŚĆ Wpływ oznacza oddziaływanie realizowanego działania lub jego wyników na ludzi, praktyki, organizacje i systemy. Trwałość projektu oznacza, że projekt wywiera wpływ na grupy docelowe również po jego zakończeniu. Trwałość jest największa, jeśli rezultaty projektu są wdrożone przez instytucje uczestniczące w projekcie, np. nowy program kształcenia jest uruchomiony w uczelniach, wówczas projekt oddziałuje na uczelnie, nauczycieli i studentów również po jego zakończeniu.

46 NAD CZYM MUSIMY SIĘ ZASTANOWIĆ, ABY ZAPEWNIĆ WPŁYW I TRWAŁOŚĆ REZULTATÓW PROJEKTU? Kto po zakończeniu projektu będzie zainteresowany tym, co w nim wypracowano? W jakiej formie będą dostępne rezultaty? W jaki sposób rezultaty będą bezpośrednio wykorzystywane przez instytucje partnerskie?

47 JAK NIE OPISYWAĆ WPŁYWU? A JAK NALEŻY TO ZROBIĆ? Rezultaty projektu będą mieć pozytywny wpływ na wiele grup i podmiotów mających styczność z realizowanym projektem. Pierwszą z tych grup są studenci (grupa docelowa). Wypracowana w projekcie metoda kształcenia przyczyni się do przyspieszania nauczania umiejętności przekrojowych w procesie kształcenia praktycznego wśród studentów. [ ] Kolejna grupa to uczelnie [ ] wdrażające opracowaną metodę [ ]. Wpłynie to na podniesienie zarówno jakości kształcenia na poszczególnych uczelniach, jak również podniesienie jakości organizacji praktyk. [ ]

48 DZIAŁANIA ZAPEWNIAJĄCE TRWAŁOŚĆ REZULTATÓW

49 MNIEJ WAŻNE I WAŻNE POLA W E-FORMIE

50

51 PARTNERSTWA STRATEGICZNE: KONTAKTY Narodowa Agencja programu Erasmus+ w Polsce, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Zespół Szkolnictwa wyższego KA2 he2@erasmusplus.org.pl Anna Bielecka (anna.bielecka@frse.org.pl) Małgorzata Członkowska Naumiuk (malgorzata.czlonkowska@frse.org.pl) Katarzyna Żarek (katarzyna.zarek@frse.org.pl) Joanna Szczecińska, ekspert Narodowej Agencji programu Erasmus+