KONTROLE ZEWNĘTRZNE URZĘDU MIEJSKIEGO W TCZEWIE W 2010 R.

Transkrypt

1 Lp KONTROLE ZEWNĘTRZNE URZĘDU MIEJSKIEGO W TCZEWIE W 2010 R. Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego termin przeprowadzenia kontroli: r r. zakres kontroli: kontrola prawidłowości wykorzystania środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 4.3 RPO WP w ramach Projektu nr WND-RPPM /09 pod nazwą Budowa infrastruktury transportowego węzła integracyjnego w Tczewie - - numer umowy o dofinansowanie: UDA-RPPM / rodzaj kontroli: kontrola doraźna informacja pokontrolna Nr 1/P/1/10/I z realizacji projektu: zalecenia pokontrolne: 1). ustalenie z Biurem Projektowo Inżynierskim REDAN Sp.zo.o. ze Szczecina wartości wykonania studium wykonalności, zgodnie z umową 846 / 11 / 2066 z 29 listopada 2006r.; 2). dokonanie zmian opisów na fakturze 80/2009 z 06 lutego oraz 1/IV/2009 z 03 kwietnia 2009r. dotyczących wydatków kwalifikowanych; 3). poucza się Beneficjenta o konieczności stosowania elementów promocji na wszystkich dokumentach zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu; termin wykonania zaleceń pokontrolnych: ( dot. pkt. Nr 1 i 2 ) do r.; zalecenia pokontrolne zostały wykonane; Wojewoda Pomorski termin przeprowadzenia kontroli: r r.; zakres kontroli: kontrola w zakresie prawidłowości wydatkowania i rozliczenia dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa w 2009 roku w następujących rozdziałach i paragrafach: , , , , i 2030, , wystąpienie pokontrolne Nr FB-III-0932/19/2010/BZ/AP z r.: - stwierdzono, iż w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Tczewie nieprawidłowo prowadzono analityczną ewidencję księgową do konta 130 (rachunek bankowy) w zakresie świadczeń z pomocy społecznej, poprzez ewidencjonowanie tylko wydatków, z pominięciem wpływów środków budżetowych na realizację wydatków na w/w koncie wynika z pkt 17 planu kont określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ). - zalecono ewidencjonowanie wpływów na realizację wydatków budżetowych w analitycznej ewidencji księgowej dotyczącej świadczeń z pomocy społecznej; realizacja zaleceń pokontrolnych: - pismem Nr WOR i 0115/23/2010 z dnia 06 maja 2010r. poinformowano, iż w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Tczewie zostały usunięte nieprawidłowości w zakresie ewidencji analitycznej do konta 130 ( rachunek bankowy ) i od dnia 01 stycznia 2010r. w programie księgowym FINANSE DDJ wprowadzono analityczną ewidencję księgową do konta 130 ( rachunek bankowy ) w zakresie wpływów środków na realizację zadań oraz ewidencję wydatków, zgodnie z pkt 17 planu kont określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 42, poz ze zm. ).

2 3. Wojewoda Pomorski termin przeprowadzenia kontroli: r r.; zakres kontroli: kontrola trwałości Projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Sąsiedztwa Litwa, Polska, Obwód Kaliningradzki Federacji Rosyjskiej INTERREG IIIA: - numer Projektu: 2005/136, - nazwa Projektu: Wzmocnienie tożsamości kulturowej obszaru przygranicznego w Tczewie i Kłajpedzie, - numer umowy: IG-2001/ PL LR / 2.22/2.2 / U-3/06, - rodzaj kontroli: wizyta monitorująca trwałość projektu informacja pokontrolna Nr 9/1/1/P/10 z przeprowadzenia wizyty monitorującej trwałość projektu: nieprawidłowości: - brak; wnioski i rekomendacje: - posumowanie: należy niezwłocznie przekazać dokumentację dotyczącą Projektu do archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującą procedurą w tym zakresie i przechowywać dokumentację do dnia 31 grudnia 2013r. ( z zastrzeżeniem, że termin przechowywania może zostać przedłużony przez Instytucję Pośredniczącą ); zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Krajowej zawartym w piśmie nr DWT XI 734 / JŚ /10 ( N.K / 10 ) z dnia 01 czerwca 2010r. ( zał. nr 1 ), zobowiązuje się Beneficjenta do doprecyzowania planów dot. wznowienia kontaktów i podjęcia ponownej współpracy z partnerem litewskim; o wykonaniu rekomendacji należy poinformować pisemnie Instytucję Pośrednicząca w terminie do 20 lipca 2010r.; potwierdzenie trwałości Projektu: na podstawie dokumentacji związanej z realizacją Projektu oraz oględzin na miejscu, Zespół Monitorujący potwierdził, iż została zachowana trwałość Projektu; w nawiązaniu do informacji pokontrolnej Nr 9/1/1/P/10 pismem Nr WRM /09/10 z dnia r.poinformowano, iż: - dokonano archiwizacji dokumentacji projektu i jest ona aktualnie przekazywana do archiwum zakładowego, z przekazaniem zastrzeżeń co do okresu przechowywania, jak wynika z ustaleń umownych, potwierdzonych w trakcie kontroli; - w sprawie podjęcia ponownego partnerstwa z partnerem litewskim, odpowiedzialni pracownicy Urzędu wezmą udział w konferencji / szkoleniu w dniu r. w sprawie nowego Programu Współpracy Transgranicznej Litwa -Polska-Rosja , planując udział w tym Programie. Utrzymywane jest także stałe przekazywanie informacji z Punktem Kontaktowym Pomorskiego Urzędu Marszałkowskiego, w celu pozyskania wiedzy o ciekawych inicjatywach różnych partnerów w obszarze działań, którymi może być zainteresowana Gmina Miejska Tczew. 4. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Tczewie Referat Kontroli Podatkowej termin przeprowadzenia kontroli: r r.; zakres kontroli: sprawdzenie rozliczenia z tytułu podatku od towarów i usług: - rodzaj skontrolowanego podatku VAT podatek od towarów i usług; - okres objęty kontrolą: r r. zalecenia pokontrolne: nie ma;

3 5. Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Tczewie termin przeprowadzenia kontroli: r. kontrola tematyczna: ocena realizacji ogólnych wymogów w kontrolowanym zakładzie, ocena realizacji wymogów w zakresie występowania w środowisku pracy szkodliwych czynników biologicznych oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki zalecenia pokontrolne: należy uaktualnić ocenę ryzyka zawodowego narażenia pracowników zawodowo narażonych na czynniki biologiczne; termin usunięcia nieprawidłowości: 30 września 2010r.: - pismem Nr WOR 0911/30-3/2010 z dnia r. poinformowano, iż stwierdzone nieprawidłowości zostały usunięte; w dniu r. pracownik Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Tczewie przeprowadził powtórną kontrolę, podczas której stwierdzono, iż opracowano ocenę ryzyka zawodowego dla pracowników wdrożonych zawodowo na czynniki biologiczne w archiwum; Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku termin przeprowadzenia kontroli: r. zakres kontroli: działalność Urzędu Stanu Cywilnego w Tczewie w okresie od r. do dnia r. w zakresie prowadzenia ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych oraz wydawania decyzji administracyjnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 28 września 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy z dnia 25 lutego 1962r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz ustawy z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska. zalecenia pokontrolne: pismo Wojewody Pomorskiego Nr SO.II.0932/9/10 z dnia r. - dokumentacja USC nie jest prawidłowo zabezpieczona przed uszkodzeniem i zniszczeniem, zgodnie z 22 rozporządzenia wykonawczego, tj. w pomieszczeniu archiwum znajduje się wysoki poziom wilgotności powietrza, widoczne jest zagrzybienie ścian, brakuje urządzeń do wentylacji ( okna nie spełniają tej funkcji ); część dokumentów jest zagrzybiona; realizacja zaleceń pokontrolnych: pismem Nr WOR 0911/31/4/2010 z dnia r. poinformowano, iż w celu prawidłowego przechowywania ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych podjęto następujące działania: w pomieszczeniu archiwum zostało ustawione urządzenie do osuszania powietrza, dzięki któremu poziom wilgotności powietrza spadł i utrzymuje się od 60 do 70%; dla zapewnienia bieżącej kontroli stanu powietrza prowadzony jest codzienny rejestr pomiaru wilgotności oraz temperatury w pomieszczeniu archiwum za pomocą higrometru; rozważana jest także możliwość zakupu bardziej wydajnego urządzenia do osuszania lub zamontowania w tym pomieszczeniu klimatyzacji i jeżeli będzie to konieczne, to zabezpieczymy na ten cel środki w projekcie budżetu miasta na 2011 rok ( do dnia sporządzenia niniejszej informacji nie było potrzeby zakupu dodatkowego urządzenia do osuszania ); Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Gdańsku; termin przeprowadzenia kontroli: r r.; zakres kontroli: wykonywanie przez właściwe organy administracji publicznej zadań w zakresie zarządzania kryzysowego w latach ( I półrocze ); zalecenia pokontrolne: pismem Nr LGD /2010 z dnia r. poinformowano, o stwierdzonych nieprawidłowościach: - sporządzeniu Planu Reagowania Kryzysowego Miasta Tczewa z 13 miesięcznym opóźnieniem; - nie ujęcia w Planie Reagowania Kryzysowego wszystkich wymaganych elementów ( m.in. wykazu infrastruktury krytycznej );

4 8. realizacja zaleceń pokontrolnych: pismem Nr WOR 0911/32/2010 z dnia r. poinformowano, iż: - stwierdzone nieprawidłowości dot. sporządzenia Planu Reagowania Kryzysowego dla Miasta Tczewa z 13 miesięcznym opóźnieniem oraz nie ujęcia w nim wszystkich wymaganych elementów ( m.in. infrastruktury krytycznej ) były pisemnie wyjaśniane w czasie prowadzenia kontroli; - nie w pełni zrealizowane plany pracy Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego w latach były także wyjaśniane pisemnie, pismem z dnia r. zatwierdzono plan pracy MZZK na 2011r. - z Naczelnikiem Wydziału Zarządzania Kryzysowego ponoszącym bezpośrednią odpowiedzialność za realizację zadań z zakresu zarządzania kryzysowego i powstałe nieprawidłowości Prezydent Miasta Tczewa przeprowadził rozmowę wyjaśniającą, w toku której pouczono o konsekwencjach służbowych w wypadku powtórzenia się nieprawidłowości w zakresie zarządzania kryzysowego; Urząd Skarbowy w Tczewie; termin przeprowadzenia czynności sprawdzających: r. i r.; zakres: przeprowadzono czynności sprawdzające w zakresie sprawdzenia: - transakcji zawartej z PHU GAMMA z siedzibą w Tczewie, wg faktur VAT nr 695/10 z r. i nr 828/10 z r.; - prawidłowości zastosowanej stawki przy sprzedaży działki udokumentowanej w/w fakturami; zalecenia: nie ma; r. Wytworzyła: Danuta Petka Zaakceptowała: Katarzyna Mejna Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Kadr

5