Wersja wymaga wykonania aktualizacji bazy danych Aktualizacja wprowadza zmiany we wzorcach HZiCh i ksiąg

Transkrypt

1 Raport Nr 23/2014 SYSTEM INFORMATYCZNY KS-SOMED'2014 WERSJA Nr z dnia Wersja wymaga wykonania aktualizacji bazy danych Aktualizacja wprowadza zmiany we wzorcach HZiCh i ksiąg MODUŁ OPIS ZMIAN, MODYFIKACJI i AKTUALIZACJI 1. Opcja Terminarza onywanie wcześniej zarezerwowanych wizyt: pobierz datę z rezerwacji została zastąpiona podobną opcją z modułu Zlecenia (Podczas wykonywania wcześniej zarezerwowanych zleceń pobierz czas z rezerwacji). Różnica w działaniu była taka, że opcja Terminarza powodowała przypisanie takiej samej godziny końca i początku wykonania jak godzina końca rezerwacji. W efekcie po wykonaniu wizyta stawała się cienkim paskiem o ile terminarz wyświetlał wykonane zlecenia według czasu wykonania, a nie M11 TERMINARZ rezerwacji. onanie w module Zlecenia, gdy wykorzystywana była opcja Zleceń, powodowało iż godzina końca wykonania była równa godzinie końca rezerwacji, a godzina początku wykonania godzinie początku rezerwacji. W efekcie w Terminarzu wizyta widoczna była tak samo, jak przed wykonaniem czyli zajmowała tyle komórek terminarza ile wynikało z rezerwacji. Opisywana modyfikacja spowoduje, że również wykonanie w Terminarzu zachowa obie godziny i wykonane zlecenie widoczne będzie tak jak wyglądało przed wykonaniem. 1. Nowa opcja i uprawnienie pozwalające na blokadę zmiany płatnika podczas edycji zlecenia. 2. W zestawieniu: Lista wykonanych zleceń dedykowana rozliczeniom z NFZ dodano nowe kolumny: ICD-10, Tryb przyjęcia, Ratujące życie. W dolnej części okna dodano listę komunikatów (błędów lub ostrzeżeń) oraz listę procedur związanych z wybranym zleceniem. Dodano również możliwość filtrowania świadczeń ratujących życie. M12 ZLECENIA 3. Dodano nowy wzór wydruku Zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2013 r. w sprawie wzoru zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz wzoru zlecenia naprawy: Nowy wzór automatycznie zostanie włączony z dniem 1 lipca 2014 roku. Istnieje możliwość wydrukowania nowego wzoru jeszcze w czerwcu. W tym celu należy ustawić opcję Zlecenie na zaopatrzenie na Załącznik nr 1 (obowiązujący od 1 lipca 2014 roku). Opcja dostępna jest w opcjach modułu Zlecenia na zakładce Ustawienia/Formularze/Wydruki. M13 MEDYCYNA 1. Poprawiono widoczność pola Badanie kontrolne podczas edycji orzeczenia. PRACY 2. Wizyta MP: poprawiono zapisywanie danych w polach edycyjnych tabelek (np. opis patologii). 1. Rozwinięto listę rozszerzeń rodzaju deklaracji o nowe typy podopiecznych: MOW - Podopieczny Młodzieżowego Ośrodka Wychowawczego. MOS-c - Podopieczny Młodzieżowego Ośrodka Socjoterapii - typu całodobowego. SOW - Podopieczny Specjalnego Ośrodka Wychowawczego. SOS-W - Podopieczny Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego. IOP - Interwencyjny Ośrodek Preadopcyjny. RPO-T - Regionalna Placówka Opiekuńczo-Terapeutyczna. PO-WI - Placówka Opiekuńczo - Wychowawcza typu interwencyjnego. PO-WS - Placówka Opiekuńczo - Wychowawcza typu socjalizacyjnego. M14 DEKLARACJE PO-WST - Placówka Opiekuńczo - Wychowawcza typu specjalistyczno-terapeutycznego. PO-WSR - Placówka Opiekuńczo - Wychowawcza typu rodzinnego. 2. W oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej usunięto przyciski do zmiany poradni i pracownika na deklaracji, w zamian dodano przycisk CF8 Zmiana danych. Funkcjonalność podpięta pod wspomniany przycisk umożliwia zmianę danych na deklaracji takich jak: rozszerzenie rodzaju deklaracji, pracownika, poradnię. 3. Zmieniono wydruk nazwy świadczeniodawcy na deklaracji POZ. Jeśli na karcie podmiotu uzupełniona będzie druga linia nazwy podmiotu to zostanie ona również wydrukowana. 1. Recepty: a) dla uprawnień CN oraz DN podczas wystawiania nowej recepty sprawdzane jest, czy pacjent jest kobietą (CN) oraz czy pacjent ma mniej niż 18 lat (DN). Jeśli warunek nie jest spełniony pojawia się ostrzeżenie z możliwością usunięcia tego uprawnienia ale tylko z aktualnej recepty. Jeśli odpowiemy M21 GABINET twierdząco odpowiedź ta jest chwilowo zapamiętywana i kolejna recepta pacjenta na tej samej wizycie nie ma już uprawnienia CN ani DN. Powrót do stanu pierwotnego czyli do aktualnych uprawnień z karty pacjenta, jeśli byłaby taka potrzeba, można uzyskać korzystając z przycisku odświeżenia danych o pacjencie na karcie recepty, b) na karcie recepty przycisk do ręcznego przeliczania dawkowania leku został przeniesiony obok pola z ilością (po prawej stronie) z zachowaniem dotychczasowego skrótu (F6). M22 STOMATOLOG 1. Poprawiono obsługę formularzy, w przypadku gdy na karcie usługi ustawiono formularz wspólny. M31 POGOTOWIE 1. Nowy wygląd głównego okna modułu wstążka. 1. Funkcja RIS-Lekarz: umożliwiono zlecenie ponownego wykonania badania (przycisk Zleć badanie). To zlecenie pojawi się w RIS-Rejestracja na zakładce Skierowania i będzie mogło być zaplanowane do wykonania. M35 RIS 2. W pewnych przypadkach, jeśli badanie miało podpięte dwa formularze (skierowanie i wynik), wyświetlenie listy badań w RIS-Lekarz mogło się kończyć błędem. 3. W nowych formularzach uzupełniono stałe w danych badania diagnostycznego RIS dla pracownika kierującego, wykonującego i opisującego (imię, nazwisko, tytuł, numer prawa wykonywania zawodu, specjalizacja) oraz dodana została stała z nazwą rozpoznania ze skierowania obok dotychczasowego kodu rozpoznania. M42 UMOWY 1. Nowa opcja określająca kolor umów, które niebawem wygasną. Domyślnym ustawieniem jest kolor oliwkowy. Strona 1 z 7

2 M51 ZESTAWIENIA M52 KARTOTEKI M53 ROZLICZENIA TECHNOLOGIA OBSŁUGI KONTRAKTÓW Kolorowane są umowy, dla których data wygaśnięcia umowy upłynie za mniej niż określona wartość dni, lub też data ważności abonamentu upłynie za mniej niż określona wartość dni, albo data ta już minęła. Kolor ten wyróżnia umowy, które niebawem przestaną być wykorzystywane przez moduł Zlecenia. Wartością, która określa umowy bliskie wygaśnięcia to 30 dni. W przypadku posiadania funkcjonalności umowy enterprise możliwe jest ustawienie tej wartości w zakładce Opcji umowy. Można wówczas również wyłączyć kolorowanie wpisując wartość Na karcie specyfikacji punktu umowy, na zakładce Informacje dodatkowe dodano wyświetlanie danych dotyczących zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze: kod środka/przedmiotu wg MZ, typ środka/przedmiotu oraz rodzaj zaopatrzenia. 1. Zestawienie faktur dodano kolumnę z symbolem umowy. 2. Zestawienie zleceń dodano opcję pozwalającą na filtrowanie zleceń według wieku pacjenta w dniu wykonania lub rezerwacji wizyty. Uwaga, wiek jest liczony co do dnia z założeniem, że każdy rok ma 365 dni. Dodatkowo dostępna jest kolumna z wiekiem pacjenta w chwili wykonania zlecenia. 1. Rozbudowano Kartę rodziny o możliwość wprowadzenia informacji: a) opiekun osoby ubezwłasnowolnionej, b) opiekun osoby małoletniej, c) matka. Informacje te uwzględniane są w księgach oraz HZiCh. Jeżeli nie zostaną uzupełnione to wówczas przedstawiciel ustawowy i PESEL opiekuna działają tak jak dotychczas. Natomiast w przypadku ustawienia tych danych w księgach i HZiCh w pierwszej kolejności jest sprawdzany opiekun osoby ubezwłasnowolnionej, jeżeli jest to jest wyświetlany (wyświetlany jest bez względu na wiek). Jeżeli nie ma opiekuna osoby ubezwłasnowolnionej to program szuka opiekuna osoby małoletniej, ale tylko jeżeli pacjent ma mniej niż 18 lat. PESEL matki uzupełniany jest w przypadku HZiCh jeżeli dziecko ma mniej niż 12 miesięcy, natomiast w księgach gdy pacjent nie przekroczył 6 miesięcy życia. 1. Modyfikacje w raporcie zaopatrzenia w przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze: a) atrybut "kod-przedm" w elemencie "przedmiot" zawiera kod krótszy np. "P.71", b) atrybuty "okres-zaop-od" i "okres-zaop-dlug" w elemencie "przedmiot" są przekazywane tylko w przypadku realizacji świadczenia na podstawie karty zaopatrzenia. 2. Poprawiono funkcję importu aneksu do umowy. Czasami po imporcie aneksu zlecenia oznaczały się "do synchronizacji" mimo, że aneks nie zmieniał ceny jednostkowej i wagi punktowej. 3. W pliku korekty do rachunku refundacyjnego *.rfx zmieniono zapis miesiąca i roku sprzedaży. Aktualnie miesiąc i rok sprzedaży pobierany jest z rachunku pierwotnego. Zmiana dotyczy OW NFZ: 02,03,07,10,13,14,15,16. W pozostałych OW NFZ miesiąc i rok sprzedaży w korektach były uzupełniane miesiącem i rokiem sprzedaży z rachunku. 4. W raporcie deklaracji POZ wprowadzono zmiany zgodnie z komunikatem dla Świadczeniodawców z dnia Komunikat dotyczy aktualizacji wartości słownika kategorii pacjentów w komunikacie szczegółowym deklaracji POZ/KAOS przekazywanych od 1 lipca 2014 r. określonych w komunikacie z dnia r.. Szczegóły na stronie: M55 KASA 1. Faktura z odwrotnym obciążeniem. M61 1. Poprawiono widoczność rozbudowanych uprawnień w drzewku uprawnień (są widoczne tylko wtedy gdy ADMINISTRATOR rozbudowane uprawnienia są wykorzystywane). INNE 1. Nowa wizyta w modułach lekarskich: a) poczekalnia: dodano informację o ilości oczekujących wizyt, b) dodano opcję, która pozwala wyłączyć animacje przy otwieraniu, przełączaniu i zamykaniu wizyty, c) dodano możliwość określenia grupy swoich poradni, dla których filtr Tylko moja poradnia uwzględnia całą grupę, a nie tylko poradnię, do której zalogowany jest operator. Funkcjonalność zadziała tylko wtedy, gdy ta poradnia jest w ustawionej grupie, w przeciwnym razie działa w sposób dotychczasowy, d) panele: U2, U3 i U4: usługi trafiające do tych paneli nie są już wyświetlane w panelu ogólnym Usługi, tylko w panelu docelowym. 2. Nowe formularze: dodano stałe z kodami kreskowymi: REGON jednostki oraz numeru prawa wykonywania zawodu lekarza. Dodano też stałą Wizyta - Zaordynowane leki z dawkowaniem. Uporządkowano również działanie uprawnień do edycji formularzy. 3. W HZiCh oraz w księgach usunięto informację o poradni dla indywidualnych praktyk. Forma organizacyjna pobierana jest z Karty danych świadczeniodawcy z zakładki Dane rejestracyjne z pola Forma organizacyjna. 4. KSPLUpgrade: poprawiono obsługę baz ćwiczeniowych, do których parametry połączenia wymuszone zostały przez wpisy w rejestrze. 5. OSOZ: a) wprowadzono możliwość automatycznego wysyłania powiadomień SMS przypominających o nadchodzącym terminie wizyty lekarskiej lub odwołaniu wizyty. Data i godzina wizyty są pobierane bezpośrednio z terminarza lekarza, co sprawia, że po wprowadzeniu zmian w terminarzu, od razu wysyłana jest stosowna wiadomość SMS do pacjenta. Możliwość jednorazowej wysyłki informacji o odwołaniu wizyty do wybranej grupy pacjentów, b) dodano opcję obowiązkowego potwierdzania wizyt za pośrednictwem powiadomień SMS, c) dodano opcję anulowania wizyty przez pacjenta za pomocą wiadomości SMS, d) wprowadzono możliwość wysyłki powiadomień SMS do wybranej grupy odbiorców np. korzystających z usług komercyjnych. Strona 2 z 7

3 Blokada zmiany płatnika Od kilku lat w systemie KS-SOMED możliwe jest wskazanie typu płatnika zlecenia, co skutkuje wyborem takiej, a nie innej umowy do rozliczenia zlecenia. Wcześniej użytkownik mógł jedynie wybrać rozliczenie prywatne, obecnie można wskazać konkretną grupę płatników (więcej informacji w biuletynie do wersji oraz ). Jedną z takich grup jest wskazany płatnik, co skutkuje tym, że nie tylko wybierana jest umowa o danym typie płatnika, ale chodzi tu o umowę dokładnie tego, konkretnego płatnika. Jaki to płatnik, widoczne jest na zakładce OpłatyEx. W opisywanej aktualizacji pojawił się rozbudowany mechanizm pozwalający na dodatkowe zarządzanie wyborem płatnika w przypadku edycji zlecenia z płatnościami (wykonanie, rezerwacja, przyjęcie jeśli z opłatami). W opcjach modułu Zlecenia pojawiła się nowa opcja: Jej włączenie spowoduje, że podczas edycji zlecenia z płatnościami, system ustawi typ płatnika jako wybrany płatnik pobierając również z płatności dokładne informacje o płatniku. Strona 3 z 7

4 Spowoduje to, że zwykłe przeliczenie zlecenia, nawet przyciskiem Przelicz, nie zmieni nam płatnika zlecenia nawet, jeśli dostępne jest rozliczenie plasujące się wyżej w strategii wyboru umowy. Gdyby typem płatnika była pozycja automatycznie, możliwe byłoby wybranie innego rozliczenia. Oczywiście operator może zmienić typ płatnika i ustawić np. wspomniany typ automatycznie co przywróci możliwość wyboru rozliczenia spośród wszystkich możliwych. Aby jednak możliwa była zmiana typu płatnika podczas edycji zlecenia konieczne jest posiadanie uprawnienia: Zlecenia/Modyfikacja/Możliwość zmiany rodzaju płatnika na karcie zlecenia. Uwaga, uprawnienie to jest domyślnie wyłączone, jak każde nowe uprawnienie w systemie! Jeśli więc operator, np. lekarz, nie posiada takiego uprawnienia, natomiast włączona jest wspomniana opcja w systemie, osiągniemy zamierzony przez niektórych klientów efekt: po określeniu rozliczenia przez rejestrację, lekarz wykonujący dane zlecenie, nie ma żadnej możliwości zmiany rozliczenia i np. zamiast rozliczenia NFZ wybrać rozliczenie z prywatną ubezpieczalnią, albo odwrotnie. Opisany mechanizm pozwala natomiast na wybór jednej z kliku umów jeśli pacjentowi te umowy przysługują i są one związane z tym samym płatnikiem! Mechanizm ten ogranicza się do blokady płatnika, nie zaś do blokady wyboru umowy. Faktura z odwrotnym obciążeniem W pewnych przypadkach płatnikiem podatku VAT jest nabywca towaru lub usługi a nie jego sprzedawca. Dotyczy to między innymi sytuacji obrotu towarami wrażliwymi czyli np. złomem. Z punktu widzenia systemu KS-SOMED ciekawsze jest jednak to, że może obejmować świadczenie usług podmiotom, których siedziba leży poza granicą RP. Sytuacja ta jest coraz częstsza wśród użytkowników systemu KS-SOMED dlatego też zdecydowaliśmy się na wprowadzenie mechanizmu faktur z odwrotnym obciążeniem. Pierwszym krokiem jest ustawienie w umowie znacznika faktury z odwrotnym obciążeniem. Dokonuje się tego na karcie umowy na zakładce Fakturowanie. Podczas edycji karty umowy system weryfikuje adres podmiotu umowy i w przypadku, gdy adres wskazuje na miejscowość poza granicą RP, program proponuje włączenie znacznika Faktura z odwrotnym obciążeniem, o ile włączony nie został. Tak samo, jeśli znacznik jest włączony a miejscowość wskazuje na Polskę program proponuje wyłączenie znacznika. Mechanizm weryfikacji działa tylko jeden raz, po zatwierdzeniu karty i ponownej jej edycji drugi ponowna weryfikacja znacznika już się nie odbędzie, choć oczywiście użytkownik może go zmienić wedle własnych potrzeb. Aby jednak móc zmienić znacznik konieczne jest posiadanie uprawnienia: Bazy/Umowy/Możliwość zmiany znacznika odwrotne obciążenie na umowie. Ustawienie tego znacznika informuje system, że zlecenia wyliczone na podstawie tej umowy w części płatnika umowy (nie pacjenta) powinny być rozliczane jako odwrotne obciążenie. Blokuje również fiskalizację takich płatności. Strona 4 z 7

5 Podczas wykonywania zleceń w oparciu o taką umowę nic nie zmienia się. Widoczna płatność zlecenia uwzględnia podatek VAT, o ile oczywiście usługa ma inną niż zw lub też 0 stawkę podatku VAT. Funkcjonalność odwrotnego obciążenia jest wykorzystywana w chwili fakturowania. Powyżej przykładowe zlecenie wykonanego w ramach umowy, która posiada znacznik odwrotnego. Jak widać płatność płatnika tej umowy opiewa na kwotę 12,00 zł brutto. Kiedy jednak takie zlecenie, w części opłaty płatnika zostanie umieszczone na fakturze, wygląda ona tak: Korzystając z informacji w umowie, a dokładniej mówiąc z płatności powstałej na podstawie umowy, automatycznie ustawił się na fakturze znacznik Odwrotne obciążenie (przycisk z flagą UE). Włączenie tej funkcjonalności na umowie skutkuje: pojawieniem się komunikatu o tym, że powstanie faktura z odwrotnym obciążeniem, przeliczeniu faktury według kwoty netto. Strona 5 z 7

6 Drugi skutek objawia się tym, że choć na początku mieliśmy wybraną płatność o wartości 12,00 zł (brutto) kwota faktury, a więc i jej wartość do zapłaty wynosi 9,76 zł. Ta przykładowa usługa ma stawkę VAT 23% stąd właśnie po przeliczeniu według kwoty netto taka właśnie ostateczna jest wartość faktury. Jeśli byłaby taka potrzeba można wyłączyć znacznik odwrotnego obciążenie (o ile operator ma stosowne uprawnienie: Kasa/Dokumenty finansowe/możliwość zmiany znacznika Odwrotne obciążenie) wówczas faktura wróci do rzeczywistych wartości brutto. Również faktura, która powstałaby w oparciu o zwykłe opłaty, a więc nie wynikające z umowy ze znacznikiem odwrotnego obciążenia, może być wystawiona ze znacznikiem odwrotne obciążenie, o ile wcześniej nie zafiskalizowano pozycji tej faktury (z uwagi na to, że moduł Zlecenia w momencie rejestracji zlecenia nie miał wiedzy o odwrotnym obciążeniu, nie było tego w umowie, nie założono blokady na fiskalizację takiego zlecenia). Po wydrukowaniu takiej faktury w miejsce stawki VAT pojawia się napis np., wartość VAT, ceny brutto nie są podawane (pojawia się kreska), natomiast w miejscu przeznaczonym na dodatkowe informacje pojawia się adnotacja odwrotne obciążenie (wymagana przez rozporządzenie) oraz angielskie tłumaczenie czyli reverse charge. W przypadku problemów z umiejscowieniem tej informacji na wydruku zaleca się usunięcie wzorca wydruku dokumentu finansowego. Strona 6 z 7

7 Faktura z odwrotnym obciążeniem może posiadać tylko pozycje ze stawką np. KS-SOMED nie pozwala na to, aby na jednej fakturze pojawiły się zarówno pozycje ze stawką VAT jak i pozycje z np. Taką fakturę można oczywiście skorygować. Jeśli jednak korekta ma polegać na zmianie znacznika i wykazaniu na pozycjach faktury stawki VAT, system automatycznie ustawi pozycjom taką stawkę VAT jaka by była na dokumencie pierwotnym, gdyby nie ustawiono znacznika odwrotnego obciążenia. Operator nie ma możliwości wskazania innej stawki VAT. Dokonujemy tego korzystając z przycisku Odwrotne obciążenie. Mechanizm faktur z odwrotnym obciążeniem działa również w przypadku fakturowania wykonań oraz fakturowania umów. Dla dokumentów finansowych z odwrotnym obciążeniem nie zadziała funkcjonalność Grupowanie pozycji faktury według warunków. Strona 7 z 7