INSTRUKCJA Obsługa wymiany danych pomiędzy Apteką a NFZ w systemie KS-AOW ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: 1 Waga: 90

Transkrypt

1 Wersja systemu zawierająca zmiany: I. Wstęp Wejście w życie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 24 maja 2017 zmieniającego rozporządzenie w sprawie informacji gromadzonych przez apteki oraz informacji przekazywanych Narodowemu Funduszowi Zdrowia spowodowało wprowadzenie szeregu zmian w rozliczeniach pomiędzy apteką a NFZ. Zmiany te dotyczą: - zmiany numeru wersji XML na 2.4, - przekazania daty i godziny przyjęcia recepty, wydania leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia lub wyrobu medycznego pacjentowi, a w przypadku leku recepturowego również daty i godziny jej wykonania zgodnie z 1 ust. 1 pkt. a, ww. rozporządzenia, - sprawozdanie identyfikatora osoby realizującej receptę: identyfikatorem może być nr PWZ, nr PESEL w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub techniczny identyfikator nadawany przez Narodowy Fundusz Zdrowia, w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub nr PESEL, - przekazania daty urodzenia pacjenta, w przypadku pacjenta nieposiadającego numeru PESEL zgodnie z 1 ust. 1 pkt. b, ww. rozporządzenia, - obowiązku przekazywania informacji o lekach recepturowych wraz ze składnikami receptury w określonych jednostkach miary. Rozporządzenie definiuje zamknięty słownik jednostek miary w postaci: opakowanie [op], gram [g] dla leku gotowego, gram [g], mililitr [ml], sztuka [szt] dla surowca farmaceutycznego, sztuka [szt] dla opakowania bezpośredniego, - wprowadzenia składników kodów postaci dla leków recepturowych zgodnie z 1 ust. 1 pkt. d, 1 dla proszków dzielonych do 20 sztuk, 2 dla proszków niedzielonych (prostych i złożonych) do 80 gramów, 3 dla czopków, globulek oraz pręcików do 12 sztuk, 4 dla roztworów, mikstur, zawiesin oraz emulsji do użytku wewnętrznego do 250 gramów, 5 dla płynnych leków do stosowania zewnętrznego (jeżeli zawierają spirytus, ilość spirytusu w przeliczeniu na spirytus 95% nie może przekroczyć 100 gramów) do 500 gramów, 6 dla maści, kremów, mazideł, past oraz żeli do 100 gramów, 7 dla kropli do użytku wewnętrznego i zewnętrznego do 40 gramów, 8 dla mieszanek ziołowych do 100 gramów, 9 dla pigułek do 30 sztuk, 10 dla klein do 500 gramów, 11 dla kropli do oczu, uszu i nosa oraz maści do oczu, uszu i nosa, sporządzanych w warunkach aseptycznych do 10 gramów. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 1

2 II. Generowanie zestawienia refundacyjnego do NFZ Sposób wygenerowania zestawienia refundacyjnego nie uległ zmianie. Tak jak do tej pory, należy w module APW21 Zestawienia wybrać z menu Refundacje opcję Zestawienie refundacyjne. Rys. 1 Zestawienia refundacyjne Po zatwierdzeniu okresu zestawienia w oknie Wyboru zestawienia refundacyjnego zostanie utworzony raport w obowiązującej nowej wersji XML 2.4. Rys. 2. Raport ze statusem bufor w wersji XML 2.4 Okno Edycji zestawienia refundacyjnego rozbudowano o dodatkowe kolumny: Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 2

3 a) Osoba realiz. receptę w tej kolumnie przekazywany jest identyfikator osoby realizującej receptę. Identyfikatorem może być nr PWZ, nr PESEL w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub techniczny identyfikator nadawany przez Narodowy Fundusz Zdrowia, w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub nr PESEL. b) Osoba wykon. lek recepturowy w tej kolumnie przekazywany jest identyfikator osoby wykonującej lek recepturowy. Identyfikatorem może być nr PWZ, nr PESEL w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub techniczny identyfikator nadawany przez Narodowy Fundusz Zdrowia, w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub nr PESEL. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. c) Data i godzina wykonania leku rob. informacja dotycząca daty i godziny wykonania/złożenia leku recepturowego. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. d) Kod postaci leku kod postaci leku recepturowego wybieranego w trakcie sprzedaży w module APW11 Sprzedaż. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. e) Numer składn. informacja przekazywana w pliku XML, numer porządkowy poszczególnych składników leku recepturowego. f) Katalog receptura kolumna zawiera informacje czy składnikiem receptury jest: lek gotowy dla receptury, surowiec farmaceutyczny czy też opakowanie bezpośrednie. Informacja pobierana jest z karty towaru (Zakładka [Ctrl+3] Typy). Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. g) Ilość składnika ilość leku gotowego, surowca farmaceutycznego lub liczba opakowań bezpośrednich. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. h) Jednostka miary skład. jednostka miary składnika (informacja pobierana jest z karty towaru z pola jednostka miary apteczna): - opakowanie [op], gram [g] dla leku gotowego, - gram [g], mililitr [ml], sztuka [szt] dla surowca farmaceutycznego, - sztuka [szt] dla opakowania bezpośredniego. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. i) Wartość składnika wartość użytego leku gotowego, surowca farmaceutycznego, opakowań bezpośrednich. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. j) Cena hurt. brutto skład. kolumna zawiera informację dotyczącą ceny hurtowej brutto leku gotowego lub surowca farmaceutycznego lub opakowania bezpośredniego. Atrybut ten jest przekazywany tylko dla leków recepturowych. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 3

4 Rys. 3 Okno Edycji zestawienia refundacyjnego - receptura W nowym formacie XML przekazywane są wszystkie składniki leku recepturowego wraz z ich kodami EAN. W systemie aptecznym dla składników leku recepturowego przy kodzie EAN jest dopisek (skł.) tak jak przedstawiono na poniższym zrzucie. Format przekazywania danych do NFZ uwzględnia możliwość przekazania składnika bez kodu EAN w przypadku jego braku. Rys. 4 Okno edycji zestawienia refundacyjnego EAN składników leku recepturowego W oknie Edycji zestawienia refundacyjnego rozróżnienie czy recepta dotyczy pacjenta czy przedstawiciela ustawowego lub opiekuna faktycznego, widoczne jest w kolumnach Typ id pacjenta, Numer pacjenta oraz Data urodzenia pacjenta. W przypadku przekazywania daty urodzenia dla pacjenta nieposiadającego numeru PESEL w kolumnie Typ id pacjenta widnieje wpis OPIEKUN w kolumnie Numer pacjenta przekazany jest nr PESEL w/w opiekuna. Natomiast w kolumnie Data urodzenia pacjenta przekazana jest data urodzenia pacjenta, dla którego wystawiona była recepta. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 4

5 Rys. 5 Okno edycji zestawienia refundacyjnego Opiekun Tak jak do tej pory, w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w raporcie, zostaną one wyróżnione czerwonym kolorem. W celu zapoznania się ze szczegółami dotyczącymi wykrytego błędu należy podświetlić pozycję recepty, a następnie wybrać przycisk [F5] Ostrzeżenia. Wyświetlone okno poinformuje nas o sygnalizowanym problemie. Rys. 6 Okno edycji zestawienia refundacyjnego informacja o błędzie Następnie podświetlamy pozycję recepty, którą chcemy poprawić, wybieramy przycisk [F4] Zmień. W wyświetlonym oknie Edycja danych korekty poprawiamy wartości na właściwe dane. W przypadku recepty na leki gotowe okno Edycji danych do korekty składa się z dwóch zakładek: a) Zakładka Dane recepty - okno zostało rozbudowane o dodatkowe informacje dotyczące: Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 5

6 - Rodzaju/numeru pacjenta oraz daty urodzenia pacjenta w przypadku, gdy recepta dotyczy pacjenta, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna faktycznego. - Typ/Id osoby realiz. receptę identyfikator osoby realizującej receptę. Identyfikatorem może być nr PWZ, nr PESEL w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub techniczny identyfikator nadawany przez Narodowy Fundusz Zdrowia, w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub nr PESEL. b) Zakładka Dane leku nie uległa zmianie. Rys. 7 Dane recepty dla leków gotowych W przypadku recepty na lek recepturowy okno Edycji danych do korekty składa się z trzech zakładek: a) Zakładka Dane recepty została rozbudowana o dodatkowe informacje dotyczące: - Rodzaju/numeru pacjenta oraz daty urodzenia pacjenta w przypadku, gdy recepta dotyczy pacjenta, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna faktycznego. - Data i godzina przyjęcia recepty moment wprowadzenia recepty z lekiem recepturowym do modułu APW11 Sprzedaż. - Data i godzina wykonania LR data i godzina złożenia leku recepturowego. - Typ/Id osoby realiz. receptę identyfikator osoby realizującej receptę. Identyfikatorem może być nr PWZ, nr PESEL w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub techniczny identyfikator nadawany przez Narodowy Fundusz Zdrowia, w przypadku osoby nieposiadającej nr PWZ lub nr PESEL. - Typ/Id osoby wykonującej LR - identyfikator osoby wykonującej lek recepturowy. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 6

7 Rys. 8 Dane recepty dla leków recepturowych b) Zakładka Dane leku tak jak do tej pory przekazywana jest informacja o nagłówku danych leku recepturowego. Suma wszystkich składników wchodzących w skład leku recepturowego. Rys. 9 Dane leku dla leków recepturowych c) Zakładka Dane leku robionego/składnika została dodana celem możliwości poprawy danych dotyczących leku robionego lub jego składnika. Możliwość zmiany dotyczy: - Kod postaci słownik kodów postaci leku recepturowego. - Taksa laborum parametr określający czy jest to lek jałowy czy niejałowy. - Katalog receptura parametr określający czy jest to: lek gotowy dla receptury, surowiec farmaceutyczny czy opakowanie bezpośrednie. - Typ/Kod EAN składnika kod EAN składnika (leku gotowego, surowca farmaceutycznego, opakowania bezpośredniego). Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 7

8 - Ilość składnika ilość pobranego składnika do receptury. - Jednostka miary parametr określający jedną z dostępnych jednostek miar (opakowanie [op], gram [g] dla leku gotowego, gram [g], mililitr [ml], sztuka [szt] dla surowca farmaceutycznego, sztuka [szt] dla opakowania bezpośredniego). - Wartość brutto składnika parametr określający wartość brutto składnika leku recepturowego. - Cena hurtowa brutto składnika parametr określający cenę hurtową brutto składnika leku recepturowego. Rys. 10 Dane leku robionego/składnika dla leków recepturowych W obecnej wersji programu sposób dodawania nowej recepty do zestawienia refundacyjnego pozwala na wybór jednego z dwóch rodzajów recepty: na lek gotowy oraz lek recepturowy. W zależności jaką receptę użytkownik chce dodać do zestawienia, wybiera przycisk [F2] Dodaj i określa właściwą receptę. Rys. 11 Dodanie nowej recepty do zestawienia Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 8

9 Sposób dodania recepty dla leku gotowego w obecnej wersji systemu nie uległ zmianie. Natomiast w przypadku dodania leku recepturowego po wybraniu recepty na lek recepturowy w oknie Edycji zestawienia refundacyjnego wyświetli się okno do wprowadzenia danych recepty dla leku recepturowego. Rys. 12 Dane recepty leku recepturowego Wszystkie pola w oknie Edycji danych korekty w zakładce Dane recepty powinny być uzupełnione. Następnie w zakładce Dane leku powinny znaleźć się wymagane informacje nagłówka recepty dla wszystkich składników leku recepturowego. Rys. 13 Dane leku leku recepturowego Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 9

10 Zakładka Dane leku robionego/składnika powinna zawierać informacje jednego ze składników leku recepturowego. Przy dodaniu pierwszego składnika określamy Kod postaci oraz taksę laborum, przy dodawaniu kolejnego składnika receptury pola te będą zablokowane. Następnie określamy pozostałe wymagane dane składnika leku recepturowego: - Katalog-receptura, - Typ/Kod EAN składnika, - Ilość składnika, - Jednostka miary, - Wartość brutto składnika, - Cena hurtowa brutto składnika. Rys. 14 Dane leku robionego/składnika leku recepturowego Aby dodać kolejny składnik, należy w oknie Edycji zestawienia refundacyjnego wybrać funkcję [F2] Dodaj, następnie z wyświetlonej listy Składnik receptury. Na ekranie wyświetli się okno Edycji danych korekty - Dane leku robionego/składnika z możliwością wprowadzenia kolejnego składnika leku recepturowego. Zakładka Dane leku jest dostępna, jednak nie wymaga wprowadzenia danych leku recepturowego. Cała wartość z nagłówka wszystkich składników powinna być wprowadzona przy pierwszej pozycji. Czynności związane z dodaniem kolejnych składników leku recepturowego powtarzamy do momentu wprowadzenia wszystkich jego składników. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 10

11 Rys. 15 Dane leku robionego/składnika W przypadku, gdy mamy pewność, że wygenerowany raport nie zawiera błędów, tak jak do tej pory, w celu zapisania pliku *.xml z raportem, należy skorzystać z funkcji [Ctrl+F10] Zapisz dostępnej w oknie Edycja zestawienia refundacyjnego. III. Wczytanie komunikatu zwrotnego przesłanego z NFZ oraz jego weryfikacja Wczytanie komunikatu zwrotnego pobranego z NFZ (funkcja [F6] komunikat zwrotny) oraz jego weryfikacja przebiega tak samo jak do tej pory funkcjonalność nie uległa zmianie. IV. Generowanie korekt do przesłanego zestawienia refundacyjnego Sposób generowania korekt dla zestawienia refundacyjnego przebiega w obecnej wersji bez zmian. Wykonała: J. Stępniak-Pilśniak Sprawdził: Łukasz Bek Zatwierdził: Łukasz Bek Strona 11