Platforma Systemowa Wspomagania Zarządzania Projektami Szkoleniowymi

Transkrypt

1 Platforma Systemowa Wspomagania Zarządzania

2 Spis Treści: Zastosowanie...3 Obszary wsparcia projektu szkoleniowego przez system:...5 1) Definiowanie szkoleń...5 2) Ułożenie harmonogramu i oferty projektowanych szkoleń...6 3) Monitorowanie przebiegu i wyników szkoleń...7 4) Zbiorcza baza szkoleń...8 Co możemy uzyskać i jakie problemy rozwiązujemy...8 1) Automatyzacja zapisów na kursy...8 2) Śledzenie stanu zapisów na poszczególne kursy...8 3) Śledzenie zobowiązań projektowych...9 4) Rozliczenie i współfinansowanie uczestników (np. w projektach EFS)...9 5) Wsparcie zarządzania infrastrukturą szkoleniową...9 6) Obsługa firm i uczestników indywidualnych...9 7) Narzędzia planowania grup, wykorzystania trenerów i wyboru dostawców usług...9 8) Wsparcie rozliczania kooperantów i trenerów...9 9) Zagwarantowanie szybkiego przepływu informacji ) Wsparcie księgowości i dokumentacji projektowej ) Ewaluacja i monitorowanie szkoleń ) Potrzebujemy szybko i sprawnie wdrożyć system ) Minimalizujemy koszty wdrożenia ) Bezpieczeństwo...10 Podsumowanie korzyści...11 Przez kogo ten system może być efektywnie wykorzystany?...11

3 Zastosowanie Projekt szkoleniowy to taki, w którym w określonym czasie należy przeprowadzić, ocenić i rozliczyć pewną liczbę szkoleń. Typowym przykładem sa tu projekty realizowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, dla których w sposób bardzo szczegółowy określono sposób prowadzenia dokumentacji, raportowania i rozliczania. Firmy szkoleniowe z reguły obsługują takie projekty bez wykorzystywania specjalizowanych narzędzi informatycznych. Tymczasem ich właściwe zastosowanie znacznie ten proces usprawnia, powodując znaczne zmniejszenie nakładu pracy i redukcję błędów. System wspierający zarządzanie projektami szkoleniowymi jest narzędziem pozwalającym na: zdefiniowanie projektu szkoleniowego szybkie przygotowanie oferty kursów oraz uruchomienia szkoleń, monitorowanie rezultatów i zarządzanie zadaniami projektowymi raportowanie uzyskanych wyników obsługiwanych projektów szkoleniowych. Rozwiązanie oferowane przez Grupę Antares jest oparte na technologii internetowej i jego filozofia schematycznie może być przedstawiona następująco: Uczestnicy Szkoleń Zespół Realizacji Projektu Trenerzy i Konsultanci Zamawiający Szkolenie Repozytorium projektowe i system obsługi projektów szkoleniowych Organizator Szkolenia Rozliczający Projekt Kooperanci Kontrolujący Projekt Repozytorium projektowe i system obsługi projektów szkoleniowych pozwala na centralne gromadzenie w jednym miejscu i udostępnianie zgodnie z przyjętymi zasadami i potrzebami projektowymi wszystkich informacji projektowych. Wykorzystywana do tego jest najbardziej popularna i dostępna w dniu dzisiejszym platforma internetowa. Z dowolnego komputera lub innego urządzenia, wyposażonego w przeglądarkę internetową, możliwe jest wprowadzanie danych i śledzenie postępu prac projektowych. Wszystko odbywa się w czasie rzeczywistym, a więc bez jakiejkolwiek zwłoki mamy dostęp do aktualnych informacji projektowych. Zespół realizujący projekt ma możliwość ustalenia standardów dostępu do informacji i modyfikacji procesów niezbędnych do obsługi i zarządzania projektem. Użytkownicy mogą się zgłaszać i rejestrować swoje uczestnictwo w szkoleniach. Otrzymają także informacje o zakwalifikowaniu się na dany kurs, zmianie jego terminu lub miejsca przeprowadzenia. Trenerzy znają rozkład swoich zajęć, a także w prosty i łatwy sposób mogą wprowadzić wszystkie informacje niezbędne do zamknięcia i rozliczenia szkolenia. Organizujący szkolenie wie ile osób i w jakim czasie będzie uczestniczyć w zajęciach oraz, jakich kooperantów ma do

4 dyspozycji lub potrzebuje zaangażować. Może poznać i zaspokoić indywidualne wymagania oraz preferencje uczestników szkoleń. Zamawiający szkolenie na bieżąco może śledzić osiągane rezultaty.. Całe przedsięwzięcie może być także śledzone przez jednostki rozliczające i kontrolujące projekt. Pozwala to na interaktywną współpracę przy projekcie i unikanie sytuacji trudnych do rozwiązania na etapie rozliczenia czy kontroli projektu. Wszystko to przekłada się na sprawne, terminowe i zorientowane na osiągnięcie planowanego wyniku wykorzystywanie funduszy projektowych. Komunikacja i informacja Zadania i ich realizacja Kontrola i monitoring projektu Automatyzacja i integracja danych Wykorzystana platforma zarządzania i komunikacji internetowej może przyczynić się do: Szybszego dostępu do informacji dzięki zintegrowaniu danych o projekcie szkoleniowym dla wszystkich jego uczestników w jednym miejscu i w koniecznym dla każdego z nich zakresie Sprawniejszego realizowania wyznaczonych zadań przez wszystkich uczestników projektu Redukcji kosztów obsługi projektu poprzez automatyzację niektórych jego zadań oraz zintegrowanie funkcji projektu (dane są wprowadzane raz) Efektywnej kontroli i sprawnego monitorowania projektu Zmniejszenia ilości prac administracyjnych Z perspektywy organizacji zarządzającej projektem i firmy szkoleniowej możliwe jest skoncentrowanie się przede wszystkim na zadaniach operacyjnych i celach projektowych. Niektóre działania stają się automatyczne i proste poprzez: uporządkowanie i zdefiniowanie pełnej oferty szkoleniowej firmy usystematyzowanie informacji o dostępnych szkoleniach, potrzebnych zasobach do ich realizacji przygotowanie i obsługa projektów szkoleniowych monitorowanie i raportowanie szkoleniach.

5 Obszary wsparcia projektu szkoleniowego przez system: Zanim zaczniemy używać systemu do wspierania naszych codziennych zadań warto zastanowić się nad tym co robimy, jak robimy, co należy zmienić i jak powinniśmy działać. Patrząc na proces obsługi projektu szkoleniowego, jego sposób realizacji, monitorowania i zarządzania można zdefiniować następujące zadania do wykonania: 1) Definiowanie szkoleń Możliwość predefiniowania założeń kursu i wymagań szkoleniowych zgodnych z danym projektem i organizacją szkoleniową! W każdym projekcie możemy zdefiniować bazową listę kursów i dokonać ich właściwej parametryzacji, która może przykładowo zawierać: - opis szkolenia - kategoria szkolenia - informacje o wymaganiach i kryteriach kwalifikacji dla uczestników - harmonogram szkolenia - rekomendowana liczba uczestników (maksymalna i minimalna) - lista trenerów przewidzianych do realizacji szkolenia - wymagania dla ośrodka szkoleniowego - lista umiejętności zdobytych po szkoleniu - certyfikaty i następne szkolenia do zaproponowania - przewidywany algorytm dla obliczania kosztu szkolenia (np. uwzględniający w różnej formie wkład własny uczestników) - oferowana cena jednostkowa

6 2) Ułożenie harmonogramu i oferty projektowanych szkoleń Dokładny harmonogram i plan realizacji kursu pozwala na szybkie przygotowanie oferty, uruchomienie szkoleń oraz ich sprawne rozliczenie! Przygotowanie i realizacja projektu szkoleniowego obejmuje przygotowanie: - harmonogramu, który dokładnie określa przebieg szkolenia oraz założony do realizacji plan dydaktyczny - organizacji naboru, analizę i przebieg rekrutacji, na której podstawie uruchamiane zostają poszczególne szkolenia - ewidencji do bilansu kosztów - indywidualnych informacji o uczestnikach oraz dziennika szkolenia - planu wykorzystania środków dydaktycznych Wszyscy zainteresowani mają pełny wgląd do informacji i mogą prowadzić analizę naboru, podejmować decyzję o odpowiednim przygotowaniu i uruchomieniu szkoleń. Raporty i zestawienia są przygotowywane w oparciu o rzeczywiste i kompletne dane, które pozwalają na sprawną komunikację ze wszystkimi osobami przygotowującymi zajęcia, uczestnikami szkoleń i jednostkami rozliczająco-kontrolującymi.

7 3) Monitorowanie przebiegu i wyników szkoleń Skonsolidowanie wszystkich danych projektowych w jednym miejscu pozwala na opracowanie i przygotowywanie pełnych lub wybranych zestawień, raportów i analiz zawsze w oparciu o najbardziej aktualne informacje! Bardzo często w projektach szkoleniowych działamy na wyczucie lub kierujemy się intuicją. Do dyspozycji możemy mieć ankiety, które uczestnicy wypełniają po szkoleniach, a po wprowadzeniu do systemu pozwolą na uzyskanie analizy wyników. System dostarcza także trenerom narzędzia do przygotowania testów z pełną różnorodnością typów pytań - które mogą być wykonane przez szkolonego w dowolnym miejscu i czasie. Trener będzie mógł zaakceptować wydanie certyfikatu na podstawie wyniku testu. Testy mogą być także wykorzystane do rekrutacji osób do grup o odpowiednim poziomie umiejętności ( bardzo przydatna funkcja przy szkoleniach językowych). W prosty i kompletny sposób można przedstawić skonsolidowane wyniki w opracowanych wcześniej raportach i zestawieniach na podstawie rzeczywistych danych.

8 4) Zbiorcza baza szkoleń Kompletne informacje o uczestnikach, zaangażowanych instytucjach i organizatorach szkoleń pozwalają na świadome zarządzanie relacjami z wykorzystaniem najlepszych praktyk i wcześniejszych doświadczeń projektowych! Choć wszyscy staramy się być obiektywni i sprawiedliwi, dla pewności, dobrze jest dysponować kompletną informacją o uczestnikach, trenerach, firmach i współpracujących kooperantach. Dokonując oceny nie polegamy jedynie na wrażeniu i intuicji, lecz dysponujemy faktami i danymi, na podstawie których możemy z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić co się sprawdza, jaki trener najlepiej szkoli, gdzie szkolenia przebiegają w najbardziej efektywny sposób, kiedy i jak organizować rekrutację oraz czego tam naprawdę oczekują od nas uczestnicy kursów. Zaczynamy wykorzystywać narzędzie do rzeczywistego zarządzania relacjami. Co możemy uzyskać i jakie problemy rozwiązujemy 1) Automatyzacja zapisów na kursy Dzięki dostępowi przez Internet każdy uczestnik lub firma może samodzielnie wprowadzić niezbędne dane i uzyskać informacje o dostępnych szkoleniach, aktualnej kwalifikacji na kursy oraz terminach szkoleń i osiąganych wynikach. Doświadczenie z innych sektorów pokazuje, że klienci doskonale potrafią obsługiwać się samodzielnie, z wykorzystaniem odpowiednio przygotowanych narzędzi w postaci aplikacji internetowych, systemów telefonicznych contact-center czy specjalizowanych stanowisk samoobsługowych (np. kiosków multimedialnych). Niektóre instytucje, dzięki takiemu podejściu, od 30 do 50% czynności zlecają do wykonania przez uczestników szkoleń, kooperantów, instytucje i organizacje współpracujące. Dzięki architekturze wykorzystującej technologie internetowe możliwa jest pełna automatyzacja procesu zapisywania uczestników na kursy. 2) Śledzenie stanu zapisów na poszczególne kursy Uruchomić szkolenie czy nie? Kto się rzeczywiście zapisze, a kto nie ma na tyle silnej motywacji aby przyjść na kurs. Jaki jest stan na dziś? Ile osób dokonało wpłaty, a ile jeszcze się wacha? To wszystko możemy wiedzieć i podejmujemy decyzje na podstawie rzeczywistych danych dostępnych on-line.

9 3) Śledzenie zobowiązań projektowych Każda organizacja, każdy uczestnik może mieć swoje indywidualne potrzeby i wymagania. Kontrakty narzucają określone wymagania realizacji projektu. Niezmiernie dużo elementów trzeba brać pod uwagę, aby zapewnić optymalne warunki nauczania przy napiętym budżecie wykonawczym. Kiedy możemy pozwolić sobie na trochę więcej, na jakim etapie projektu już jesteśmy i czy budżet jest wystarczający? Dzięki dostępowi do niezbędnych informacji stale możemy śledzić i monitorować koszty i inne wskaźniki projektu, kontrolując ryzyko i koncentrując się na uzyskaniu jak najlepszych rezultatów. 4) Rozliczenie i współfinansowanie uczestników (np. w projektach EFS) Budżety projektów szkoleniowych coraz częściej wspierane są przez programy strukturalne. Pozwalają one na znaczne wsparcie finansowe projektu, lecz w zamian wymagają realizacji zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem, wymagają dokładnego raportowania i monitorowania kosztów kwalifikowanych. Monitorowanie wprowadzania danych (np. jeden trener będzie w dwóch miejscach jednocześnie) i później prawidłowe ich agregowanie oraz raportowanie pozwala na sprawne rozliczanie projektu. Wspieramy współfinansowanie uczestników, rozliczenie trenera i szkoleń. 5) Wsparcie zarządzania infrastrukturą szkoleniową Gdzie jest rzutnik? Czy pamiętaliśmy o papierze, materiałach informacyjnych? Czy samochód będzie wolny? W jakim obiekcie jest planowane szkoleni? Kto sprawdzi ustawienie sali, instalację przed prezentacją i przygotowanie materiałów szkoleniowych? Co z transportem? Te i inne zmartwienia często nie pozwalają trenerom skoncentrować się na przeprowadzeniu szkolenia. W zależności od specyfiki projektu szkoleniowego może to być problem rzeczywisty lub marginalny. Opcjonalnie na życzenie możemy dostarczyć moduł, który pozwoli na zarządzanie i ewidencję infrastruktury niezbędnej do prowadzenia projektów szkoleniowych. 6) Obsługa firm i uczestników indywidualnych Każdy uczestnik chce mieć możliwość zrealizowania swoich własnych planów. Inne priorytety mają firmy, a na co innego zwracają uwagę uczestnicy indywidualni. Jedni i drudzy mając na odpowiednim poziomie i w potrzebnym zakresie dostęp do wszystkich informacji. Mogą dokonać zgłoszenia, potwierdzić dokonane płatności, zaznaczyć obecności, zaproponować zmiany i zaplanować dalsze szkolenia na odpowiednim poziomie. Dostęp do samodzielnie wypełnianych ankiet, testów sprawdzających i kwestionariuszy, elektroniczny kontakt z trenerem i wymiana doświadczeń z innymi uczestnikami projektu daje poczucie komfortu i bezpieczeństwa inwestycji. Jak najmniej czasu poświęcamy na administracje, mamy zawsze dostęp do pełnej i aktualnej informacji. Możemy koncentrować się na najważniejszym zdobywaniu nowych niezbędnych umiejętności. 7) Narzędzia planowania grup, wykorzystania trenerów i wyboru dostawców usług Logistyka to zawsze wyzwanie i właściwe jej ustawienie może decydować o efektywności projektu. Szczególnie przy dużych i długoterminowych projektach wymaga koordynacji. Okazuje się, że na rozwiązywanie problemów spowodowanych przez błędy logistyczne idzie 10 razy więcej energii organizacji niż gdyby wszystko odbywało się prawidłowo. Każdy projekt może mieć swoją specyfikę i wymagania. Opcjonalnie możemy przygotować dokładnie dopasowany do wymagań organizacji lub projektu moduł systemu planowania i wyboru dostawców usług. 8) Wsparcie rozliczania kooperantów i trenerów Zadowoleni współpracownicy i profesjonalni dostawcy są zawsze bazą dla sukcesu przedsięwzięcia projektowego. Dzięki sprawnej ewidencji czasu pracy trenerów, ewidencji ponoszonych kosztów z tytułu realizowanych zadań przez podwykonawców weryfikacja projektu może być bardzo szybka. Sprawne dokonanie rozliczeń pozwala na płynne realizowanie projektu i znacznie minimalizuje jego ryzyko związane z brakiem funduszy na obsługę projektu nie tylko przez organizację zarządzająca projektem, lecz i przez jego podwykonawców.

10 9) Zagwarantowanie szybkiego przepływu informacji Potrzeba stałego kontaktu z uczestnikami projektu szkoleniowego jest naturalna i daje poczucie bezpieczeństwa wszystkim. Uczestnicy wiedzą kiedy i gdzie mają przyjechać oraz co będą robili. Trenerzy znają rozkład zajęć i harmonogram szkoleń. W przypadku zmian możliwie jak najszybciej rozsyłana jest aktualna informacja do zainteresowanych, a na portalu projektu zawsze znajdują się aktualne informacje. Jeśli ktoś czegoś nie wie może zadać pytanie do odpowiedniej osoby z zespołu projektowego, która mając do dyspozycji komplet informacji może udzielić wszystkich niezbędnych wskazówek oraz wyjaśnień. 10) Wsparcie księgowości i dokumentacji projektowej Porządek w dokumentacji projektu oraz ewidencja kosztów według przemyślanych i wymaganych standardów projektowych pozwala na pełną kontrolę finansową projektu. Dzięki mechanizmom rejestracji kosztów uzyskujemy nie tylko wskazania co ile kosztuje, lecz pozwala na zweryfikowanie poziomu ponoszonych kosztów, dokonać ich optymalizacji i lepiej zaplanować kolejne projekty. Nie chodzi tu o zastąpienie pracy księgowej czy stworzenie drugiego systemu finansowo-księgowego. Chodzi o stworzenie gwarancji także finansowego sukcesu dla realizowanych projektów. 11) Ewaluacja i monitorowanie szkoleń Dzięki dokładnej ewidencji i odpowiednio przygotowanym ankietom oceniamy pracę trenerów, partnerów, kooperantów i osiągane przez nich wyniki. Ocenę projektów prowadzimy na podstawie rzetelnych, rzeczywistych i możliwie najbardziej aktualnych danych. Możemy także obserwować zmiany w zachowaniu beneficjentów i lepiej planować następne akcje oraz dalsze szkolenia. Zestawienie informacji z różnych obszarów (np. wpływ budżetu reklamy w prasie i radiu na nabór uczestników szkoleń) to bezcenna informacja potrzebna do prawidłowego monitorowania budżetu w stosunku do zamierzonych celów projektowych. 12) Potrzebujemy szybko i sprawnie wdrożyć system Wersja standardowa systemu została sprawdzona w wielu rzeczywistych projektach szkoleniowych. Każdy z nich wnosił także coś nowego i unikalnego charakterystycznego dla siebie. Na ich podstawie powstał system, który można bardzo szybko wdrożyć, łatwo przeszkolić użytkowników i w miarę potrzeb oraz z zachowaniem umiaru oraz zdrowego rozsądku dostosowywać do indywidualnych potrzeb projektowych. Wersja podstawowa może być zainstalowana i przygotowana do użytku praktycznie w kilka tygodni nawet dla najbardziej skomplikowanego projektu. Dzięki wykorzystaniu technologii internetowej oraz standardowych narzędzi użytkownicy w sposób prosty i intuicyjny korzystają z platformy systemowej, 13) Minimalizujemy koszty wdrożenia Korzystamy z najbardziej optymalnej kosztowo technologii internetowej często nie wymagającej jakichkolwiek dodatkowych inwestycji sprzętowych. Firma jedynie powinna pamiętać o kosztach łączy internetowych, utrzymania systemu na serwerze intranetowym i bardzo podstawowych szkoleniach dla użytkowników. Administracja oraz monitorowanie może być prowadzona zdalnie przez pracowników własnych lub wyspecjalizowaną firmę serwisową. 14) Bezpieczeństwo Każdy projekt może być wydzielony, z autoryzowanym dostępem do aplikacji przez użytkowników jedynie w tych obszarach, które są dla nich przewidziane. Dane są zabezpieczone poprzez odpowiednie działania administracyjne (procedury back up i restore) pozwalające na ich szybkie odtworzenie lub przeniesienie w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Dodatkowo można przewidzieć także wykorzystanie infrastruktury PKI pozwalającej na weryfikację osób mających dostęp do systemu.

11 Podsumowanie korzyści Korzyści płynące z użytkowania systemu zebrane w kilku punktach to: Predefiniowane raporty i agregowane dane oraz informacje wymagane przez instytucje wdrażające projekty strukturalne (EFS,.) pozwalają na sprawne realizowanie projektów Zintegrowany system zarządzania projektem szkoleniowym ułatwiające ewidencję oraz rozliczanie trenerów, beneficjentów i kooperantów. Możliwości zdalnego dostępu do systemu przez firmy i uczestników szkoleń wydajnie zmniejsza obciążenie zadaniami zespół obsługujący projekt i pozwala na jego sprawne monitorowanie i zarządzanie w oparciu o rzeczywiste i zawsze aktualne dane. Uproszczenie i zautomatyzowanie wielu czynności związanych z przygotowaniem, planowaniem i rozliczeniami kursów ogranicza działania administracyjne na rzecz osiągnięcia celów projektowych. Wykorzystanie standardowej technologii internetowej gwarantującej bezpieczeństwo, wydajność i intuicyjność wykorzystania stosowanej platformy technologicznej. Wykorzystanie technologii internetowej ułatwia przygotowanie bardziej skomplikowanych niestandardowych dokumentów, ankiet, testów i zestawień pozwalających analizować osiągane wyniki. Jest to potężne narzędzia dla kierownictwa projektu i wszystkich organów kontrolno-rozliczających pozwalające na prowadzenie bieżącej analizy prawidłowości i poprawności realizacji projektu szkoleniowego. Całym projektem można zarządzać za pomocą jednego systemu dostępnego on-line przez 24h na dobę z każdego miejsca poprzez bezpieczny internet. Usprawniając logistykę i dbając o odpowiednią komunikację w projekcie nie marnuje się zbędnych funduszy na naprawianie błędów powstałych z niedoinformowani, nie ponosi się nadmiernych kosztów na dojazdy, faksy i zbędne telefony. Zmniejszenie ilości papierowych dokumentów na przykład kartotek uczestników szkoleń i trenerów. Szybkie i niekłopotliwe wdrożenie systemu. Przez kogo ten system może być efektywnie wykorzystany? System przygotowywany jest do wykorzystania z myślą o: Firmach prowadzących szkolenia stacjonarne i wyjazdowe Firmach i organizacjach realizujących projekty szkoleniowe szczególnie z funduszy strukturalnych Działach personalnych w firm prowadzących dużą ilość szkoleń wewnętrznych Instytucjach realizujących projekty szkoleniowe z wykorzystaniem funduszy strukturalnych Firmach planujących reorganizację struktur pracowniczych lub otwarcie nowego biznesu Szkołach wyższych