JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO WDROŻENIA SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA SERWISEM?

Transkrypt

1 JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO WDROŻENIA SYSTEMU DO ZARZĄDZANIA SERWISEM?

2 SPIS TREŚCI 1. Cel wdrożenia systemu do zarządzania serwisem 2. Jakie problemy chcesz rozwiązać? 3. Kim powinna być osoba odpowiedzialna za wdrożenie? 4. Jakie działania należy podjąć podczas wdrożenia? 5. Jak korzystać z systemu do zarządzania serwisem?

3 CEL WDROŻENIA Sprawne zarządzanie zleceniami, efektywna koordynacja pracy serwisantów oraz stworzenie spójnej i kompletnej bazy wiedzy o klientach i serwisowanych urządzeniach stanowią cele, do których dążą działy serwisu. Ich realizacja staje się możliwa, a przede wszystkim łatwa, dzięki programowi do zarządzania serwisem.

4 JAKIE PROBLEMY CHCESZ ROZWIĄZAĆ? Przed wdrożeniem systemu do zarządzania serwisem należy określić główne problemy, z którym zmaga się przedsiębiorstwo. Najczęściej należą do nich: problem z szybkim dotarciem do informacji o zrealizowanych zleceniach nieznajomość etapu realizacji bieżących zleceń problemy z efektywnym zarządzaniem czasem serwisantów problemy w planowaniu realizacji zleceń w czasie

5 JAKIE PROBLEMY CHCESZ ROZWIĄZAĆ? System do zarządzania serwisem w skuteczny sposób może rozwiązać te problemy poprzez wsparcie takich procesów jak: gromadzenie wiedzy o klientach i serwisowanych urządzeniach w jednym miejscu i dostęp do niej za pośrednictwem systemu w dowolnym momencie określenie etapów realizacji zleceń i bieżąca ich rejestracja w systemie pozwalające przewidzieć czas pozostały do ich sfinalizowania adekwatne przydzielanie zadań serwisantom na podstawie dostępnych w systemie informacji o ich dyspozycyjności sprawne planowanie zleceń z pomocą zawartego w systemie kalendarza oraz generowanych przez system przypomnień

6 KIM POWINNA BYĆ OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA WDROŻENIE? W przypadku wdrożenia każdego systemu bardzo ważną rolę odgrywa osoba odpowiedzialna za ten proces. Czym powinna charakteryzować się taka osoba? szeroka wiedza o funkcjonowaniu działu serwisu, o sposobie jego pracy oraz problemach, jakie napotyka znajomość potrzeb i oczekiwań firmy oraz jej poszczególnych pracowników, pozwalająca formułować adekwatne cele wdrożenia systemu autorytet wśród współpracowników, który ułatwia zachęcenie ich do aktywnego wykorzystania systemu, a tym samym doprowadza do sukcesu wdrożenia

7 JAKIE DZIAŁANIA NALEŻY PODJĄĆ PODCZAS WDROŻENIA? określenie typów zleceń określenie etapów zleceń określenie informacji, które posłużą do opisu zleceń określenie informacji, które posłużą do opisu urządzeń ustalenie zasad zarządzania uprawnieniami

8 OKREŚLENIE TYPÓW I ETAPÓW ZLECEŃ Określenie typów i etapów zleceń pozwoli adekwatnie opisać w systemie realizowane działania, a to doprowadzi do sprawniejszego zarządzanie nimi.

9 OKREŚLENIE INFORMACJI, KTÓRE POSŁUŻĄ DO OPISU ZLECEŃ Określenie informacji, które posłużą do opisu zleceń pozwoli gromadzić dane niezbędne do wykonania usługi (np. opis naprawy, opis zgłoszenia).

10 OKREŚLENIE INFORMACJI, KTÓRE POSŁUŻĄ DO OPISU URZĄDZEŃ Adekwatny opis serwisowanych urządzeń również jest bardzo istotny, ułatwi bowiem stworzenie historii napraw konkretnego urządzenia.

11 USTALENIE ZASAD ZARZĄDZANIA UPRAWNIENIAMI Aby zapewnić bezpieczeństwo danych firmy, należy określić, którzy pracownicy mają uprawnienia do wprowadzania informacji oraz ich odczytu.

12 JAKICH ZASAD PRZESTRZEGAĆ PODCZAS WDROŻENIA SYSTEMU? zaangażowanie zarządu w proces wdrażania i użytkowanie systemu zachęcenie serwisantów do pracy w systemie nastawienie na aktywne wykorzystanie systemu

13 ZAANGAŻOWANIE ZARZĄDU Zaangażowanie zarządu w proces wdrażania systemu jest niezwykle ważne. To właśnie zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu systemu i to on jest głównym beneficjentem korzyści płynących z użytkowania systemu. Zarząd powinien więc wykazać dużą aktywność zarówno w czasie wdrażania systemu, jak i po jego wdrożeniu na analizowanie danych uzyskiwanych dzięki systemowi, ich weryfikację oraz kontrolę.

14 ZACHĘCENIE SERWISANTÓW DO PRACY W SYSTEMIE Głównymi użytkownikami systemu zostają serwisanci. Często obawiają się oni wdrożenia systemu ze względu na powszechną u ludzi obawę przed zmianą, ale też ze względu na obawę przed kontrolą. Należy zatem na bieżąco informować serwisantów o podejmowanych decyzjach i planowanych krokach. Słusznym będzie również wskazanie im udogodnień, jakie daje praca w systemie. System ma bowiem w dużej mierze służyć serwisantom i wspomagać ich w bieżących działaniach.

15 NASTAWIENIE NA AKTYWNE WYKORZYSTANIE SYSTEMU Wyłącznie aktywne korzystanie z systemu przynosić będzie planowane efekty i osiąganie zamierzonych celów. Należy podkreślić, że bieżące rejestrowanie danych w systemie jest niezwykle istotne i pozwala zbudować spójną bazę informacji o klientach, zleceniach i urządzeniach. Dzięki temu możliwa staje się weryfikacja przeszłych działań oraz planowanie działań, które dopiero mają się odbyć.

16 NA JAKIM ETAPIE JESTEŚ? określenie celu wdrożenia systemu określenie problemów wymagających rozwiązania wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie podjęcie odpowiednich działań podczas wdrożenia aktywne wykorzystanie systemu

17 MASZ PYTANIA LUB WĄTPLIWOŚCI? ZAPYTAJ NAS Poznańska Poznań