Certyfikowany Office Manager

Transkrypt

1

2 kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa Szanowni Państwo! Kwalifikacje profesjonalnego Office Managera to przede wszystkim umiejętności wspierania w organizowaniu codziennych działań przełożonych, jak i zdolność do sprawnego zarządzania przepływem informacji, które pojawiają się na linii zarządzający - działy firmy. Wieloaspektowy charakter tego stanowiska wymaga zdolności budowania funkcjonalnych rozwiązań wewnętrznych, które ułatwią i uproszczą korzystanie z danych, informacji i dokumentów w firmie. Przygotowaliśmy program nastawiony na rozwój wiedzy i umiejętności kierowników biur, w taki sposób, aby podczas zajęć rozwijać najbardziej newralgiczne kompetencje. Podczas szkolenia skupimy się na omówieniu takich elementów praktyki zawodowej jak: planowanie spotkań i zebrań, zarządzanie informacją, koordynacja dokumentacji, tworzenie pism, raportowanie, sporządzania budżetu biura, ochrona danych osobowych. DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W WARSZTATACH? Poszerzysz umiejętności organizowania spotkań w firmie Zdobędzie wiedzę w zakresie profesjonalnej etykiety i obsługi klienta Poznasz reguły tworzenia korespondencji Zdobędziesz wiedzę w obszarze specyfiki różnego rodzaju dokumentacji Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego dowiesz się: Jak przygotować i koordynować przebieg posiedzeń, zebrań menedżerskich Jak postępować z różnego rodzaju dokumentacją w firmie W jaki sposób katalogować i archiwizować dokumenty w biurze Jak tworzyć oficjalne pisma Jak przygotować i zarządzać zamówieniami dla biura Jak przygotować raport służbowy dla przełożonych Jak sporządzać plany wydatków i zestawień dla biura Jak koordynować przepływ informacji i dokumentacji w firmie W jaki sposób przygotować/aktualizować procedury i regulaminy w firmie Jak koordynować dokumentację kontraktową Jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych w firmie Dowiesz się, w jaki sposób przygotować i aktualizować regulaminy Zdobędziesz wiedzę w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych Dowiesz się, w jaki sposób przygotować zapytanie ofertowe Nabędziesz wiedzę związaną z rodzajami umów handlowych oraz kompletowaniem dokumentacji kontraktowej Poznasz procedury związane z obsługą dokumentacji przychodzącej i wychodzącej w firmie Zdobędziesz umiejętności tworzenia oficjalnych pism Poznasz sposoby tworzenia raportów Opinie uczestników wcześniejszych edycji szkolenia Certyfikowany Office Manager: Szkolenie bardzo interesujące zwłaszcza część związana z kwestiami prawnymi. - Izabella Korejwo, Amcor Flexibles Reflex Sp. z o.o. Szkolenie w pełni spełniło moje oczekiwania. Przeprowadzone zgodnie z programem. Prowadzący doskonale przeprowadzali cały program. Z zaangażowaniem odpowiadali na wszystkie pytania uczestników. - Katarzyna Mizgalska, Kanlux S.A. Szkolenie bardzo interesujące, rzeczowe, na temat, prezentowane w profesjonalny sposób - Aleksandra Rosa, DLA Piper Wiater sp.k. "Szkolenie poprowadzone w sposób profesjonalny przez kompetentne osoby. Ciekawe elementy szkolenia z odniesieniem do poszczególnych uczestników" - Daria Kulis, KEGAR Sp. z o.o. Do udziału w szkoleniu zapraszamy: Office Managerów Kierowników biur Kierowników i specjalistów ds. administracji Kierowników sekretariatów Osoby odpowiedzialne za koordynacje pracy biura Metodologia: Szkolenie ma formułę warsztatu. Zajęcia stanowią połączenie mini-wykładów, analiz dokumentów i procedur, ćwiczeń, analizy przypadków oraz dyskusji grupowych. W przypadku jakichkolwiek pytań proszę o kontakt telefoniczny z zespołem pod numerem telefonu (22) lub za pomocą poczty elektronicznej: szkolenia@langas.pl Magdalena Modzelewska-Kaczmarczyk Kierownik Projektu m.kaczmarczyk@langas.pl

3 kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa DZIEŃ I 12 października 2015 r. OBSŁUGA POSIEDZEŃ, RAPORTY, DOKUMENTOWANIE, ARCHIWIZACJA I UDOSTEPNIANIE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć Ekspert: Małgorzata Wozba - praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów KATALOGOWANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW FIRMY W jaki sposób oznaczać, porządkować i przechowywać różnego rodzaju dokumenty? Oznaczanie i porządkowanie dokumentów Organizowanie dokumentów, dokumenty powiązane Jak katalogować korespondencję przychodzącą i wychodzącą; w jaki sposób archiwizować? Skanowanie i przechowywanie różnego rodzaju dokumentów CASE STUDY: analiza dobrych praktyk katalogowania TWORZENIE PISM Jak prawidłowo sporządzać pisma formalne? - Analiza treści pisma, dokumentu, opracowanie planu wypowiedzi - Pułapki dosłowności - jak uniknąć przesady? - Zasada równości i obiektywizmu - Weryfikacja danych, uzupełnienie braków, kompletowanie załączników - Akceptacja, podpisy i dystrybucja - Wartość informacyjna i użytkowa dokumentu - Przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej ZARZĄDZANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEŃ DLA FIRMY, ZAPYTANIA OFERTOWE, ZAMÓWIENIA I DOSTAWY Jak przygotować i koordynować zamówienia dla biura? Przygotowanie zapytania ofertowego na co zwracać uwagę? Umowa dotycząca dostawy kluczowe elementy, zapisy, zabezpieczenie interesów firmy Koordynacja realizacji umowy CASE STUDY: Niezgodność zamówienia procedury postępowania, reklamacja ORGANIZACJA I OBSŁUGA POSIEDZIEŃ, NARAD, SPOTKAŃ MENEDŻERSKICH Jak przygotować i koordynować przebieg zebrania menedżerskiego? W jaki sposób przygotować spotkanie/naradę menedżerów? Przesyłanie zaproszeń, odbieranie zaproszeń, potwierdzenia, kluczowe informacje Przygotowanie spotkania i niezbędnej dokumentacji Przygotowanie agendy spotkania CASE STUDY: Notatki służbowe ze spotkania CASE STUDY: Protokół spotkania Zakończenie pierwszego dnia szkolenia DZIEŃ II 13 października 2015 r. REGULAMINY, OCHRONA DANYCH, PRZEPŁYW DOKUMENTACJI, KONTRAKTY HANDLOWE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć Romana Pietruk, ekspert prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeństwa umów i danych PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZOWANIE REGULAMINÓW ORAZ PROCEDUR FIRMOWYCH W jaki sposób przygotować regulacje organizacji pracy wewnątrz firmy? Regulamin wewnętrzny firmy konstrukcja Zastosowanie różnego rodzaju regulaminów Wprowadzanie zmian do regulaminów Ogłaszanie zmian i treści regulaminów Jak tworzyć procedury na zlecenie przełożonych Dokumenty związane z procedurą Zastosowanie procedur CASE STUDY: Przygotowanie regulaminu CASE STUDY: Konsekwencje złamania zasad zapisanych w regulaminach KOORDYNOWANIE PRZEPŁYWU DOKUMENTACJI I DOSTĘPU DO INFORMACJI W FIRMIE Jak organizować wymianę i dostęp do informacji oraz dokumentacji? Uprawnienia i dostęp do informacji w firmie co reguluje te kwestie i jakich zasad należy przestrzegać? Podpisywanie dokumentów Przepływ informacji w formie elektronicznej i pisemnej kategoryzacja spraw Udostępnianie dokumentów co można udostępniać, a czego nie? Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, mobilny dostęp do dokumentów CASE STUDY: Błędy w przepływie informacji, skutki uchybień

4 kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne DZIEŃ III 14 października 2015 r. PRZYGOTOWANIE I KOORDYNOWANIE DOKUMENTACJI KONTRAKTOWEJ W BIURZE Jak nadzorować prawidłowy proces zawierania umów i utrzymywania kontaktów z kontrahentami firmy? Określanie przedmiotu umowy Zapisy dotyczące obszaru współdziałania stron Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu? Określanie procedur i ich weryfikacja Wzory oświadczeń Formularze, zamówienia czy umowy? Nowa ustawa o terminach płatności w transakcjach handlowych Jak liczyć terminy w umowach? Korzystanie z wzorców umownych - skutki, możliwość obrony przed niekorzystnymi zapisami Umowa przedwstępna, a umowa ostateczna - warunki i różnice Formy umowy. Jak wybrać właściwą formę umowy? Ogólne warunki umów Rodzaje umów handlowych i ich zastosowanie CASE STUDY: praca na wzorach umów analiza kluczowych zapisów OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W BIURZE Jak zabezpieczać kluczowe informacje dotyczące klientów, pracowników i kontrahentów? Istota danych osobowych przetwarzanych w firmie Jakie dane osobowe przetwarzane są w firmie? - rozróżnienie na dane osobowe pracowników (regulacje związane z prawem pracy), a dane osobowe kontrahentów Obowiązek ochrony danych osobowych Dokumentacja związana z przetwarzaniem danych osobowych Warunki dostępu do danych osobowych Dane osobowe w sieci bezpieczne przetwarzanie danych i dokumentów w formie elektronicznej CASE STUDY: Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych Zakończenie drugiego dnia szkolenia ZARZĄDZANIE BIUREM PRZYNOSZĄCE WARTOŚĆ ORGANIZACJI W OPARCIU O ZAAWANSOWANE METODY OPTYMALIZACYJNE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć dr Marek Krasiński Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN SZCZUPŁE ZARZĄDZANIE I OPTYMALIZACJI PROCESÓW W PRACY OFFICE MANAGERA Ciągłe doskonalenie procesów biurowych Zastosowanie metody Lean Management w organizowaniu pracy wewnętrznej Jakiego rodzaju uszczuplenia w zakresie organizacji wewnętrznej sprawdzają się? Wykorzystanie Lean Management w pracy office managera Cele, zasady i wykorzystanie metody Kaizen w biurze Cykl PDCA silnik procesów doskonalenia Zaplanuj - Wykonaj Sprawdź - Popraw Tworzenie systemu sugestii JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO IDENTYFIKOWANIA I ELIMINOWANIA 8 TYPÓW MARNOTRAWSTWA? Eliminacja marnotrawstwa w biurze Japońskie sposoby zarządzania biurem - sprawdzone metody walki z marnotrawstwem 8 głównych marnotrawstw muda w zarządzaniu projektami - skuteczna eliminacja czynności nie dodających wartości w pracy projektowej 7 zasad lean project management - zwiększenie wydajności zespołu projektowego Jakie są podstawowe założenia lean management i jak je wykorzystać w eliminowaniu 8 rodzajów marnotrawstwa? Podnoszenie efektywności procesów biurowych oraz usługowych Korzyści zastosowania narzędzi lean management w działach sprzedaży i marketingu/zakupów/księgowości/obsługi klienta/kadr (HR) SELEKCJA, SYSTEMATYKA, SPRZĄTANIE, STANDARYZACJA, SAMODYSCYPLINA Zastosowanie metody 5s w organizacji pracy działu administracji Funkcje oraz wartość dodana standaryzacji w procesach biurowych Wpływ 5S na zwiększenie produktywności procesów biurowych 5S w biurze (biurko, szuflady, półki, szafy, komody) 5S w komputerze (struktura folderów, plików, systemów pracy) Etapy wdrażania i nadzorowania aktywności 5S MAPOWANIE PROCESÓW W PRACY W CELU OPTYMALIZACJI DZIAŁAŃ Wykorzystanie technik mapowania w zarządzaniu 7 rodzajów strat występujących w procesach biurowych Reguły i etapy mapowania procesów biurowych Optymalizacja procesów z użyciem techniki mapowania Ćwiczenia z mapowania Zakończenie zajęć

5 kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne EKSPERCI: AGENDA 12 października 2015r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA przerwa na kawę, herbatę SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA 13 października 2015r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA przerwa na kawę, herbatę SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA 14 października 2015 r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA przerwa na kawę, herbatę SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA DR MAREK KRASIŃSKI Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN Ekspert w zakresie kaizen. Pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2007 roku zafascynowany metodami lean management. W pracy zajmuje się dostosowywaniem narzędzi i metod lean do polskich uwarunkowań kulturowych. Jako niezależny konsultant i ekspert wspiera polskie firmy w skutecznym wprowadzaniu lean oraz prowadzi warsztaty i szkolenia z lean w usługach dla sektora publicznego. Autor wielu publikacji, w tym także pierwszych polskich opracowań związanych ze stosowaniem metodyki Kanban w zarządzaniu projektami oraz książki pt. Kulturowe uwarunkowania wykorzystania japońskich koncepcji, metod i technik zarządzania. Jest kierownikiem Menedżerskich Studiów Podyplomowych Lean Management, kierownikiem projektu badawczego finansowanego z Narodowego Centrum Nauki oraz członkiem Instytutu Doskonalenia Produkcji. Jego pasją jest ostra kuchnia i japońskie samochody. ROMANA PIETRUK Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeństwa umów i danych Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności. Wspólnik kancelarii prawnej. Prowadziła szkolenia dla sektora bankowego i instytucji finansowych, przedsiębiorców oraz administracji publicznej. Trener z zakresu m.in. Systemu NKW. Prowadziła zajęcia dla kadry Wydziałów Ksiąg Wieczystych, sędziów, referendarzy, sekretarzy sądowych, pracowników administracji i informatyków, pracowników Ośrodków Migracyjnych. Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa. MAŁGORZATA WOZBA Praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów Wieloletni praktyk w zakresie obsługi najwyższych organów spółek akcyjnych. Przez siedem lat wspierała zarządy spółek na stanowisku Asystenta Zarządu, a następnie pełniąc funkcję Dyrektora Biura Zarządu, a potem Dyrektora Finansowego. Obecnie niezależny ekspert i doradca firm w zakresie obsługi administracyjnej, korporacyjnej i prawnej. Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawno-organizacyjnej spółek, projektowaniu i wdrażaniu procedur, przygotowaniu i zarządzaniu dokumentacją korporacyjną, wsparciem w prowadzeniu kancelarii przedsiębiorstwa.

6 FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY Wypełnij formularz zgłoszeniowy i prześlij na numer fax: (22) lub szkolenia@langas.pl Certyfikowany Office Manager października 2015r., Warszawa Firma Adres Imię i nazwisko (1) Imię i nazwisko (2) wysyłając zgłoszenie do oszczędzasz 400 PLN! Imię i nazwisko (3) zgłoszenie do r. zgłoszenie od r PLN PLN netto PLN netto Osoba do kontaktu (przed szkoleniem otrzyma na adres informacje o szkoleniu) Cena zawiera: uczestnictwo w trzydniowym szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat obiady, poczęstunek podczas przerw * cena nie zawiera noclegu, do ceny należy doliczyć podatek 23% VAT Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do organizatora zgłoszenia Sposób płatności przelewem przed rozpoczęciem szkolenia na konto NIP: Potwierdzenie zgłoszenia. Po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego prześlemy Państwu potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu na adres wskazany w formularzu. Langas Group zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca szkolenia, w którym odbędzie się spotkanie (w obrębie tego samego miasta). Telefon/Fax Tak, wyrażam zgodę na przesyłanie ofert drogą elektroniczną Faktura Oświadczamy, że jesteśmy płatnikami VAT nasz nr NIP: Upoważniamy firmę do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczamy, że nie jesteśmy płatnikami VAT W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed szkoleniem, uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia nie zwalnia uczestnika z obowiązku zapłaty 100 % wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi być dokonane w formie pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany trenera z przyczyn niezależnych od organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany planu, miejsca, terminu lub odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od organizatora. Oświadczam, że jestem upoważniony (-na) przez firmę do podpisania formularza podpis data i pieczęć Kierunek dla tych, którzy budują organizację najwyższej światowej klasy