administrowanie dokumentacją, tworzenie pism, obsługa zamówień, kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa

Transkrypt

1

2 Certyfikowany Office Manager kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa DLACZEGO WARTO WZIĄD UDZIAŁ W WARSZTATACH? Poszerzysz umiejętności organizowania spotkao w firmie Zdobędziesz wiedzę w zakresie profesjonalnej etykiety i obsługi klienta Poznasz reguły tworzenia korespondencji Zdobędziesz wiedzę w obszarze specyfiki różnego rodzaju dokumentacji Dowiesz się, w jaki sposób przygotowad i aktualizowad regulaminy Zdobędziesz wiedzę w zakresie bezpieczeostwa danych osobowych Dowiesz się, w jaki sposób przygotowad zapytanie ofertowe Nabędziesz wiedzę związaną z rodzajami umów handlowych oraz kompletowaniem dokumentacji kontraktowej Szanowni Paostwo! Kwalifikacje profesjonalnego Office Managera to przede wszystkim umiejętności wspierania w organizowaniu codziennych działao przełożonych, jak i zdolnośd do sprawnego zarządzania przepływem informacji, które pojawiają się na linii zarządzający - działy firmy. Wieloaspektowy charakter tego stanowiska wymaga zdolności budowania funkcjonalnych rozwiązao wewnętrznych, które ułatwią i uproszczą korzystanie z danych, informacji i dokumentów w firmie. Przygotowaliśmy program nastawiony na rozwój wiedzy i umiejętności kierowników biur, w taki sposób, aby podczas zajęd rozwijad najbardziej newralgiczne kompetencje. Podczas szkolenia skupimy się na omówieniu takich elementów praktyki zawodowej jak: planowanie spotkao i zebrao, zarządzanie informacją, koordynacja dokumentacji, tworzenie pism, raportowanie, sporządzania budżetu biura, ochrona danych osobowych. Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego dowiesz się: Jak przygotowad i koordynowad przebieg posiedzeo, zebrao menedżerskich? Jak postępowad z różnego rodzaju dokumentacją w firmie? W jaki sposób katalogowad i archiwizowad dokumenty w biurze? Jak tworzyd oficjalne pisma? Jak przygotowad i zarządzad zamówieniami dla biura? Jak przygotowad raport służbowy dla przełożonych? Jak sporządzad plany wydatków i zestawieo dla biura? Jak koordynowad przepływ informacji i dokumentacji w firmie? W jaki sposób przygotowad/aktualizowad procedury i regulaminy w firmie? Jak koordynowad dokumentację kontraktową? Jak zadbad o bezpieczeostwo danych osobowych w firmie? Poznasz procedury związane z obsługą dokumentacji przychodzącej i wychodzącej w firmie Zdobędziesz umiejętności tworzenia oficjalnych pism Poznasz sposoby tworzenia raportów Opinie uczestników wcześniejszych edycji szkolenia Certyfikowany Office Manager: Szkolenie bardzo interesujące zwłaszcza częśd związana z kwestiami prawnymi. - Izabella Korejwo, Amcor Flexibles Reflex Sp. z o.o. Szkolenie w pełni spełniło moje oczekiwania. Przeprowadzone zgodnie z programem. Prowadzący doskonale przeprowadzali cały program. Z zaangażowaniem odpowiadali na wszystkie pytania uczestników. -Katarzyna Mizgalska, Kanlux S.A. Szkolenie bardzo interesujące, rzeczowe, na temat, prezentowane w profesjonalny sposób - Aleksandra Rosa, DLA Piper Wiater sp.k. "Szkolenie poprowadzone w sposób profesjonalny przez kompetentne osoby. Ciekawe elementy szkolenia z odniesieniem do poszczególnych uczestników" - Daria Kulis, KEGAR Sp. z o.o. Do udziału w szkoleniu zapraszamy: Office menedżerów Kierowników biur Kierowników i specjalistów ds. administracji Kierowników sekretariatów Osoby odpowiedzialne za koordynacje pracy biura Metodologia: Szkolenie ma formułę warsztatu. Zajęcia stanowią połączenie mini-wykładów, analiz dokumentów i procedur, dwiczeo, analizy przypadków oraz dyskusji grupowych. W przypadku jakichkolwiek pytao proszę o kontakt telefoniczny z zespołem pod numerem telefonu (22) lub za pomocą poczty elektronicznej: szkolenia@langas.pl Magdalena Modzelewska - Kaczmarczyk Kierownik Projektu m.kaczmarczyk@langas.pl

3 Certyfikowany Office Manager kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa DZIEO I 27 września 2016 r. ZARZĄDZANIE BIUREM PRZYNOSZĄCE WARTOŚD ORGANIZACJI W OPARCIU O ZAAWANSOWANE METODY OPTYMALIZACYJNE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęd dr Marek Krasioski Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN MAPOWANIE PROCESÓW W PRACY W CELU OPTYMALIZACJI DZIAŁAO Wykorzystanie technik mapowania w zarządzaniu Zakooczenie I dnia szkolenia DZIEO II 28 września 2016 r. SZCZUPŁE ZARZĄDZANIE I OPTYMALIZACJI PROCESÓW W PRACY OFFICE MANAGERA Ciągłe doskonalenie procesów biurowych Zastosowanie metody Lean Management w organizowaniu pracy wewnętrznej Jakiego rodzaju uszczuplenia w zakresie organizacji wewnętrznej sprawdzają się? Wykorzystanie Lean Management w pracy office managera? Cele, zasady i wykorzystanie metody Kaizen w biurze Cykl PDCA silnik procesów doskonalenia Zaplanuj - Wykonaj Sprawdź - Popraw Tworzenie systemu sugestii JAK PRZYGOTOWAD SIĘ DO IDENTYFIKOWANIA I ELIMINOWANIA 8 TYPÓW MARNOTRAWSTWA? Eliminacja marnotrawstwa w biurze Japooskie sposoby zarządzania biurem - sprawdzone metody walki z marnotrawstwem 8 głównych marnotrawstw muda w zarządzaniu projektami skuteczna eliminacja czynności nie dodających wartości w pracy projektowej 7 zasad lean project management - zwiększenie wydajności zespołu projektowego Jakie są podstawowe założenia lean management i jak je wykorzystad w eliminowaniu 8 rodzajów marnotrawstwa? Podnoszenie efektywności procesów biurowych oraz usługowych Korzyści zastosowania narzędzi lean management w działach sprzedaży i marketingu/zakupów/księgowości/obsługi klienta/kadr (HR) SELEKCJA, SYSTEMATYKA, SPRZĄTANIE, STANDARYZACJA, SAMODYSCYPLINA Zastosowanie metody 5s w organizacji pracy działu administracji Funkcje oraz wartośd dodana standaryzacji w procesach biurowych Wpływ 5S na zwiększenie produktywności procesów biurowych 5S w biurze (biurko, szuflady, półki, szafy, komody) 5S w komputerze (struktura folderów, plików, systemów pracy) Etapy wdrażania i nadzorowania aktywności 5S 7 rodzajów strat występujących w procesach biurowych Reguły i etapy mapowania procesów biurowych Optymalizacja procesów z użyciem techniki mapowania Ćwiczenia z mapowania REGULAMINY, OCHRONA DANYCH, PRZEPŁYW DOKUMENTACJI, KONTRAKTY HANDLOWE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęd Romana Pietruk, ekspert prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeostwa umów i danych PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZOWANIE REGULAMINÓW ORAZ PROCEDUR FIRMOWYCH W jaki sposób przygotowad regulacje organizacji pracy wewnątrz firmy? Regulamin wewnętrzny firmy konstrukcja Zastosowanie różnego rodzaju regulaminów Wprowadzanie zmian do regulaminów Ogłaszanie zmian i treści regulaminów Jak tworzyd procedury na zlecenie przełożonych? Dokumenty związane z procedurą Zastosowanie procedur CASE STUDY: Przygotowanie regulaminu CASE STUDY: Konsekwencje złamania zasad zapisanych w regulaminach KOORDYNOWANIE PRZEPŁYWU DOKUMENTACJI I DOSTĘPU DO INFORMACJI W FIRMIE Jak organizowad wymianę i dostęp do informacji oraz dokumentacji? Uprawnienia i dostęp do informacji w firmie co reguluje te kwestie i jakich zasad należy przestrzegad? Podpisywanie dokumentów Przepływ informacji w formie elektronicznej i pisemnej kategoryzacja spraw Udostępnianie dokumentów co można udostępniad, a czego nie? Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, mobilny dostęp do dokumentów CASE STUDY: Błędy w przepływie informacji, skutki uchybieo

4 Certyfikowany Office Manager kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne PRZYGOTOWANIE I KOORDYNOWANIE DOKUMENTACJI KONTRAKTOWEJ W BIURZE Jak nadzorowad prawidłowy proces zawierania umów i utrzymywania kontaktów z kontrahentami firmy? Określanie przedmiotu umowy Zapisy dotyczące obszaru współdziałania stron Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnid informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu? Określanie procedur i ich weryfikacja Wzory oświadczeo Formularze, zamówienia czy umowy? Nowa ustawa o terminach płatności w transakcjach handlowych Jak liczyd terminy w umowach? Korzystanie z wzorców umownych - skutki, możliwośd obrony przed niekorzystnymi zapisami Umowa przedwstępna, a umowa ostateczna - warunki i różnice Formy umowy. Jak wybrad właściwą formę umowy? Ogólne warunki umów Rodzaje umów handlowych i ich zastosowanie CASE STUDY: praca na wzorach umów analiza kluczowych zapisów OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W BIURZE Jak zabezpieczad kluczowe informacje dotyczące klientów, pracowników i kontrahentów? Istota danych osobowych przetwarzanych w firmie. Jakie dane osobowe przetwarzane są w firmie, rozróżnienie na dane osobowe pracowników (regulacje związane z prawem pracy), a dane osobowe kontrahentów Obowiązek ochrony danych osobowych Dokumentacja związana z przetwarzaniem danych osobowych Warunki dostępu do danych osobowych Dane osobowe w sieci bezpieczne przetwarzanie danych i dokumentów w formie elektronicznej CASE STUDY: Naruszenie bezpieczeostwa danych osobowych PRZYJMOWANIE ORAZ EWIDENCJA DOKUMENTÓW Jakie procedury stosowad w prawidłowej obsłudze napływającej dokumentacji i korespondencji? KATALOGOWANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW FIRMY W jaki sposób oznaczad, porządkowad i przechowywad różnego rodzaju dokumenty? - OBSŁUGA POSIEDZEO, RAPORTY, DOKUMENTOWANIE, ARCHIWIZACJA I UDOSTEPNIANIE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęd Ekspert: Małgorzata Wozba - praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów ORGANIZACJA I OBSŁUGA POSIEDZIEO, NARAD, SPOTKAO MENEDŻERSKICH Jak przygotowad i koordynowad przebieg zebrania menedżerskiego? W jaki sposób przygotowad spotkanie/naradę menedżerów? Przesyłanie zaproszeo, odbieranie zaproszeo, potwierdzenia, kluczowe informacje Przygotowanie spotkania i niezbędnej dokumentacji Przygotowanie agendy spotkania CASE STUDY: Notatki służbowe ze spotkania CASE STUDY: Protokół spotkania Oznaczanie i porządkowanie dokumentów Organizowanie dokumentów, dokumenty powiązane Jak katalogowad korespondencję przychodzącą i wychodzącą; w jaki sposób archiwizowad? Skanowanie i przechowywanie różnego rodzaju dokumentów CASE STUDY: analiza dobrych praktyk katalogowania TWORZENIE PISM Jak prawidłowo sporządzad pisma formalne? Zakooczenie II dnia szkolenia DZIEO III 29 września 2016 r. Dokumentacja przychodząca postępowanie Reguły przetwarzania dokumentacji napływającej Przekazywanie dokumentów wewnątrz firmy Rejestracja dokumentów - Analiza treści pisma, dokumentu, opracowanie planu wypowiedzi Pułapki dosłowności - jak uniknąd przesady? Zasada równości i obiektywizmu Weryfikacja danych, uzupełnienie braków, kompletowanie załączników Akceptacja, podpisy i dystrybucja Wartośd informacyjna i użytkowa dokumentu Przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej ZARZĄDZANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEO DLA FIRMY ZAPYTANIA OFERTOWE, ZAMÓWIENIA I DOSTAWY Jak przygotowad i koordynowad zamówienia dla biura? Przygotowanie zapytania ofertowego na co zwracad uwagę? Umowa dotycząca dostawy kluczowe elementy, zapisy, zabezpieczenie interesów firmy Koordynacja realizacji umowy CASE STUDY: Niezgodnośd zamówienia procedury postępowania, reklamacja Zakooczenie szkolenia

5 Certyfikowany Office Manager kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne EKSPERCI: AGENDA dr Marek Krasioski Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN Ekspert w zakresie kaizen. pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2007 roku zafascynowany metodami lean management. W pracy zajmuje się dostosowywaniem narzędzi i metod lean do polskich uwarunkowao kulturowych. Jako niezależny konsultant i ekspert wspiera polskie firmy w skutecznym wprowadzaniu lean oraz prowadzi warsztaty i szkolenia z lean w usługach dla sektora publicznego. Autor wielu publikacji, w tym także pierwszych polskich opracowao związanych ze stosowaniem metodyki Kanban w zarządzaniu projektami oraz książki pt. Kulturowe uwarunkowania wykorzystania japooskich koncepcji, metod i technik zarządzania. Jest kierownikiem Menedżerskich Studiów Podyplomowych Lean Management, kierownikiem projektu badawczego finansowanego z Narodowego Centrum Nauki oraz członkiem Instytutu Doskonalenia Produkcji. Jego pasją jest ostra kuchnia i japooskie samochody.. 27 września 2016 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA 28 września 2016 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA ROMANA PIETRUK postępowania Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności. Wspólnik kancelarii prawnej; Prowadziła szkolenia dla sektora bankowego i instytucji finansowych, przedsiębiorców oraz administracji publicznej; Trener z zakresu m.in. Systemu NKW; Prowadziła zajęcia dla kadry Wydziałów Ksiąg Wieczystych; sędziów, referendarzy, sekretarzy sądowych, pracowników administracji i informatyków; pracowników Ośrodków Migracyjnych; Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa. 29 września 2016 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, administracyjnego, bezpieczeostwa umów i danych MAŁGORZATA WOZBA Praktyk w zakresie i organizacyjnej Zarządów obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej Wieloletni praktyk w zakresie obsługi najwyższych organów spółek akcyjnych. Przez siedem lat wspierała zarządy spółek na stanowisku Asystenta Zarządu, a następnie pełniąc funkcję Dyrektora Biura Zarządu, a potem Dyrektora Finansowego. Obecnie niezależny ekspert i doradca firm w zakresie obsługi administracyjnej, korporacyjnej i prawnej. Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawno-organizacyjnej spółek, projektowaniu i wdrażaniu procedur, przygotowaniu i zarządzaniu dokumentacją korporacyjną, wsparciem w prowadzeniu kancelarii przedsiębiorstwa.

6 FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY Wypełnij formularz zgłoszeniowy i prześlij na numer fax: (22) lub szkolenia@langas.pl Certyfikowany Office Manager 27, 28, 29 września 2016 r., Warszawa Firma Adres Imię i nazwisko (1) Imię i nazwisko (2) wysyłając zgłoszenie do oszczędzasz 400 PLN! Imię i nazwisko (3) zgłoszenie do r PLN PLN netto+23% VAT Osoba do kontaktu (przed szkoleniem otrzyma na adres informacje o szkoleniu) zgłoszenie od r PLN netto netto+23% VAT Cena zawiera: uczestnictwo w trzydniowym szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat obiady, poczęstunek podczas przerw * cena nie zawiera noclegu, do ceny należy doliczyd podatek 23% VAT Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do organizatora zgłoszenia Sposób płatności przelewem przed rozpoczęciem szkolenia na konto NIP: Potwierdzenie zgłoszenia. Po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego prześlemy Paostwu potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu na adres wskazany w formularzu. zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca szkolenia, w którym odbędzie się spotkanie (w obrębie tego samego miasta). Telefon/Fax Tak, wyrażam zgodę na przesyłanie ofert drogą elektroniczną Faktura Oświadczamy, że jesteśmy płatnikami VAT nasz nr NIP: Upoważniamy firmę do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczamy, że nie jesteśmy płatnikami VAT W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed szkoleniem, uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia nie zwalnia uczestnika z obowiązku zapłaty 100 % wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi byd dokonane w formie pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany trenera z przyczyn niezależnych od organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany planu, miejsca, terminu lub odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od organizatora. Oświadczam, że jestem upoważniony (-na) przez firmę do podpisania formularza podpis data i pieczęd Kierunek dla tych, którzy budują organizację najwyższej światowej klasy