PRZEMYSŁOWY INSTYTUT MOTORYZACJI

Transkrypt

1 PRZEMYSŁOWY INSTYTUT MOTORYZACJI JEDNOSTKA CERTYFIKUJĄCA WYROBY OŚRODEK JAKOŚCI Warszawa, ul. Jagiellońska 55 tel do PROGRAM OBOWIĄZKOWEJ CERTYFIKACJI BIOKOMPONENTÓW CK (opracowany na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wydawania certyfikatów jakości biokomponentów przez akredytowane jednostki certyfikujące (Dz.U., 2014, poz. 1733). Strona 1 z 6

2 1. Informacje ogólne Właścicielem niniejszego programu jest Przemysłowy Instytut Motoryzacji. Ośrodek Jakości Przemysłowego Instytutu Motoryzacji jako jednostka certyfikująca wyroby, oferuje producentom oraz dostawcom (zwanymi dalej klientem) usługę obowiązkowej certyfikacji biokomponentów, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wydawania certyfikatów jakości biokomponentów przez akredytowane jednostki certyfikujące (Dz.U., 2014, poz. 1733). Niniejszy program opracowano w celu: przedstawienia oferty PIMOT w zakresie certyfikacji biokomponentów, prezentacji postępowania w procesie certyfikacji biokomponentów, przekazania informacji o warunkach zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu. 2. Zakres badań Program dotyczy biokomponentów, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 14 maja 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wymagań jakościowych dla biokomponentów, metod badań jakości biokomponentów oraz sposobu pobieranie próbek biokomponentów (Dz.U., 2015, poz. 780). 3. Dokumenty związane z procesem certyfikacji biokomponentów PN-EN ISO/IEC 17065: Ocena zgodności Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi PN-EN ISO/IEC 17067: Ocena zgodności Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów, PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią, Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych (Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wydawania certyfikatów jakości biokomponentów przez akredytowane jednostki certyfikujące (Dz.U., 2014, poz. 1733). Procedura PC-CK Certyfikacja biokomponentów 4. Etapy procesu certyfikacji Program certyfikacji obowiązkowej biokomponentów CK przebiega następująco: 1. ustalenia wstępne z klientem, 2. pobranie próbek i badania na zgodność z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki w akredytowanym laboratorium, 3. określenie właściwości procesu produkcyjnego wyrobu (kontrola warunków organizacyjnotechnicznych), 4. przegląd dokumentacji zgromadzonej w procesie certyfikacji, 5. decyzja w sprawie przyznania certyfikatu, 6. zezwolenie do stosowania certyfikatu, Strona 2 z 6

3 5. Przebieg procedury certyfikacji biokomponentów Informację o obowiązkowej certyfikacji biokomponentów można uzyskać w Ośrodku Jakości PIMOT. Zapytania można kierować drogą elektroniczną lub telefonicznie pod numerami telefonów: lub Przebieg procesu obowiązkowej certyfikacji biokomponentu został opisany w procedurze PC-CK Certyfikacja biokomponentów 5.1. Etap 1 - określenie (reprezentatywnych) próbek do badań Podstawowe dokumenty związane z certyfikacją udostępnione są na stronie Klient jest informowany, czy Jednostka Certyfikująca Wyroby może przyjąć biokomponenty do certyfikacji ze względu na posiadane kompetencje. Personel Ośrodka Jakości PIMOT po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji o wyrobie wskazuje klientowi akt prawny, zgodnie z którym określi jakość biokomponentu i może wskazać akredytowane laboratorium badawcze, które dokona poboru próbki i badania próbki biokomponentu Etap 2 - określenie właściwości wyrobu przez badanie Klient aprobując wymagania dla biokomponentów zgłasza zamówienie na pobranie próbki i badania w akredytowanym laboratorium badawczym. Wymaga się, aby próbki były pobrane z tej samej partii produkcyjnej. Protokół pobrania próbki oraz sprawozdania z badań dołączane są do wniosku o wydanie certyfikatu jakości Etap 3 - określenie właściwości procesu produkcyjnego wyrobu Klient posiadający certyfikat systemu zarządzania jakością, wydany przez akredytowaną jednostkę, obejmujący obszar związany z certyfikowanym wyrobem może dołączyć do wniosku kopię posiadanego certyfikatu. Klient wraz z wnioskiem o certyfikację dołącza opis warunków organizacyjno-technicznych, sporządzony wg listy pytań kontrolnych do oceny warunków organizacyjno-technicznych producenta, którą może pobrać ze strony internetowej. Ocena warunków organizacyjno-technicznych jest dokonywana na miejscu u klienta przez auditora Jednostki Certyfikującej Etap 4 - przegląd dokumentacji zgromadzonej w procesie certyfikacji Pracownik Ośrodka Jakości PIMOT dokonuje przeglądu i oceny wniosku pod względem formalnym i merytorycznym. Do wniosku winny być dołączone: 1. Oświadczenie wytwórcy/producenta o zachowaniu zgodności jakości biokomponentu, 2. Protokół pobrania próbki biokomponentu sporządzony przez akredytowane laboratorium badawcze, które jest uprawnione do pobierania próbek biokomponentów, 3. Oświadczenie wytwórcy lub producenta o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie oceny (WOT), 4. Sprawozdanie z badań biokomponentu wykonane w akredytowanym laboratorium w zakresie metod określonych w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 14 maja 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wymagań jakościowych dla biokomponentów, metod badań jakości biokomponentów oraz sposobu pobierania próbek biokomponentów (Dz.U. 2015, poz. 780), 5. Opis warunków organizacyjno-technicznych, Strona 3 z 6

4 6. Pełnomocnictwo, w przypadku podpisania wniosku przez osobę upoważnioną do reprezentowania wytwórcy lub producenta, 7. Dowód wniesienia opłaty wstępnej. Opłatę wstępną należy wpłacić na rachunek Przemysłowego Instytutu Motoryzacji nr: Bank PKO BP SA Oddział I w Otwocku, - dla klienta krajowego; PL SWIFT: BPKO PL PW Bank PKO BP SA Oddział I w Otwocku dla klienta zagranicznego z zaznaczeniem w tytule wpłaty Opłata wstępna za certyfikację biokomponentu. Ośrodek Jakości dokonuje przeglądu i rejestracji wniosku. Wniosek niekompletny nie jest rejestrowany. O decyzji klient jest informowany listem poleconym. Ponowne przesłanie wniosku wraz z wymaganą dokumentacją skutkuje koniecznością wykonania ponownego przeglądu wniosku. Wniosek powinien dotyczyć jednego biokomponentu. Dokumentację należy go przekazać w jednym egzemplarzu w języku polskim. Wyjątek stanowi protokół pobrania próbki biokomponentu, który może być w języku angielskim pod warunkiem, że pobór próbki odbywa się poza granicami Polski. Jednostka akceptuje formularz protokołu pobrania próbki stosowanego w akredytowanym laboratorium, które dokonało poboru. W przypadku złożenia przez klienta kopii dokumentu, powinna być ona potwierdzona na zgodność z oryginałem przez jednostkę, która wydała dokument lub przez jednostkę, dla której został on wydany. Proces certyfikacji biokomponentu przeprowadzany jest nie dłużej niż 21 dni, od dnia wpłynięcia kompletnej dokumentacji zgodnie z 4 w/wym. rozporządzenia. W przypadku negatywnego wyniku przeglądu wniosku proces certyfikacji zostaje przerwany, o czym klient jest informowany listem poleconym. Pozytywny wynik przeglądu powoduje podjęcia dalszych działań procesu certyfikacji: - zawarcie umowy o certyfikację z klientem oraz przedstawienie warunków finansowych - wyznaczenia audytora (zespołu audytorów) do przeprowadzenia kontroli WOT, - przeprowadzenie kontroli WOT Etap 5 - decyzja o udzieleniu certyfikatu Wniosek wraz z dokumentacją oraz raportem (raportami) jest rozpatrywany przez specjalistę branżowego. W przypadku wątpliwości, co do jednoznacznej oceny dokumentacji sprawa kierowana jest do Komitetu Technicznego. Klient otrzymuje informację o podjętej decyzji Etap 6 - zezwolenie udzielenie prawa do stosowania certyfikatu Na podstawie wyników przeprowadzonej oceny Dyrektor Instytutu podejmuje decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia certyfikatu. O decyzji klient jest niezwłocznie informowany listem poleconym. W przypadku odmowy udzielenia certyfikatu klient otrzymuje pisemne uzasadnienie tej decyzji. Po wniesieniu opłat za proces certyfikacji klientowi wydawany jest certyfikat jakości biokomponentu. Certyfikat przyznawany jest na okres 1 roku. 6. Warunki stosowania certyfikatu 6.1. Obowiązki i odpowiedzialność klienta Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany w szczególności do: stosowania certyfikatu wyłącznie do biokomponentów spełniających wymagania potwierdzone certyfikatem, stosowania certyfikatu w sposób właściwy, nie wprowadzający w błąd, Strona 4 z 6

5 zaprzestania stosowania certyfikatu w przypadku zakończenia ważności certyfikatu (wygaśnięcia certyfikatu) oraz zawieszenia/cofnięcia certyfikatu. nie odstępowania osobom trzecim praw własności do certyfikatu, bez zgody PIMOT, rozpatrywania reklamacji na wyroby objęte certyfikatem, informowania jednostkę certyfikującą o wszystkich zamierzonych istotnych zmianach dotyczących certyfikowanego biokomponentu oraz systemu zarządzania jakością, udostępniania obszaru firmy w celu oceny warunków organizacyjno- technicznych, regulowanie płatności za certyfikację biokomponentu Prawa klienta Klient ma prawo do: wnioskowanie o przerwanie procesu certyfikacji, wnioskowanie o zawieszenie ważności certyfikatu lub rezygnacja z certyfikatu, wnioskowanie o przeniesienie praw własności do certyfikatu, zgłoszenie reklamacji na przebieg procesu certyfikacji do Zastępcy Dyrektora ds. Paliw i Energii Odnawialnej w PIMOT, odwołania od decyzji podjętej w procesie certyfikacji do Zastępcy Dyrektora ds. Paliw i Energii Odnawialnej w PIMOT w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji, powoływanie się w prowadzonej działalności, a przede wszystkim w kontaktach z odbiorcami na udzielony certyfikat Obowiązki i odpowiedzialność PIMOT PIMOT zobowiązuje się do: informowania o zmianach w wymaganiach, które powodują konieczność podjęcia przez klienta działań dostosowawczych, wykazywania w swych działaniach należytej staranności, rzetelności i bezstronności, traktowania informacji uzyskanych w procesie certyfikacji jako poufne i chronione, ustalenia opłat zgodnie z aktualnym cennikiem w PIMOT Prawa PIMOT PIMOT ma prawo do: udostępniania informacji o posiadaniu przez klienta ważnej certyfikacji, za pomocą dowolnych, wybranych przez siebie środków, zawieszania lub cofania certyfikatu, jeśli wystąpią okoliczności wymienione w umowie o warunkach stosowania, aktualizowania informacji zawartych w niniejszym programie. 7. Ważność certyfikatu Certyfikat jakości biokompomentu przyznawany jest na rok. 8. Warunki zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu 8.1. Zawieszenie certyfikatu na określony czas może nastąpić w następujących przypadkach: stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań, Strona 5 z 6

6 czasowej rezygnacji klienta z certyfikatu, uchybień w wywiązywaniu się klienta z zobowiązań warunków umowy, niewłaściwego stosowania certyfikatu lub powołania się na certyfikat w sposób wprowadzający w błąd Cofnięcie certyfikatu może nastąpić w przypadku: nie spełnienia warunków, określonych przez PIMOT w związku z zawieszeniem certyfikatu, rezygnacji z certyfikatu, zmianą praw własności do certyfikatu lub ograniczenia zakresu certyfikacji, wypowiedzenia umowy przez którąkolwiek ze stron, nie spełniania wymagań potwierdzonych certyfikatem. 9. Laboratoria badawcze Badania wykonywane są w akredytowanych laboratoriach badawczych PIMOT oraz innych, odpowiednio do posiadanej akredytacji PCA. 10. Poufność PIMOT zapewnia zachowanie poufności przez cały personel uczestniczący w procesie certyfikacji. KONIEC PROGRAMU Strona 6 z 6