ZAPYTANIE OFERTOWE NA SYSTEM B2B. Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki

Transkrypt

1 Poznań, dnia 3 czerwca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA SYSTEM B2B Zapytanie dotyczy realizowanego projektu w ramach: Działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest: Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka z siedzibą w Poznaniu, Poznań, ul. Strzelecka 45/3 NIP: , REGON: kontakt: tel. (+48) , fax. (+48) kancelaria@bcsplegal.pl 2. Adres na który należy kierować korespondencję: Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka ul. Strzelecka 45/3, Poznań kancelaria@bcsplegal.pl Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adres wskazany w pkt. I.2. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia i późniejszej umowy jest zaprojektowanie i wdrożenie platformy B2B do sprawniejszej i efektywniejszej obsługi Partnerów-Klientów oraz usprawnienia i zautomatyzowania współpracy z Partnerami-Usługodawcami. W ramach zaprojektowania i Strona 1 z 16

2 wdrożenia platformy będącej przedmiotem zamówienia, zaplanowano przeprowadzenie następujących prac: - prace projektowania/prace cięcia i kodowania projektów: a) zaprojektowanie struktury organizacyjnej platformy B2B, b) zaprojektowanie funkcjonowania modułu - Klienci, c) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Komunikacja, d) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Sprawy, e) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Kadra, f) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Kontakty, g) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Historia, h) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Zadania, i) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Zarządzenie, j) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Rozliczenia, k) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Dokumenty, l) zaprojektowanie funkcjonowania modułu Windykacja, m) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Klienci, n) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Komunikacja, o) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Sprawy, p) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Kadra, q) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Kontakty, r) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Historia, s) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Zadania, t) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Zarządzenie, u) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Rozliczenia, v) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Dokumenty, w) cięcie i przygotowanie projektów do kodowania modułu Windykacja, - prace kodowania php (programowanie funkcjonowania): a) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Klienci, b) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Komunikacja, c) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Sprawy, d) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Kadra, e) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Kontakty, Strona 2 z 16

3 f) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Historia, g) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Zadania, h) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Zarządzenie, i) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Rozliczenia, j) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Dokumenty, k) kodowanie php (programowanie funkcjonowania) modułu Windykacja, - prace programowania bazy danych (programowanie funkcjonowania): a) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Klienci, b) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Komunikacja, c) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Sprawy, d) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Kadra, e) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Kontakty, f) kodowanie bazy danych l (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Historia, g) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Zadania, h) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Zarządzenie, i) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Rozliczenia, j) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Dokumenty, k) kodowanie bazy danych (programowanie funkcjonowania bazy danych) modułu Windykacja, - prace graficzne: a) prace graficzne dopracowujące wygląd (interfejs ) systemu B2B dla Klientów Strona 3 z 16

4 2. Informacje na temat projektu będącego przedmiotem zamówienia: W ramach projektu zostanie zaprojektowana i wdrożona platforma B2B do sprawniejszej i efektywniejszej obsługi Partnerów-Klientów oraz usprawnienia i zautomatyzowania współpracy z Partnerami-Usługodawcami. Przez wdrożenie kilkunastu modułów i wielu funkcji, Kancelaria zorganizuje i zautomatyzuje swoją pracę w jednym miejscu. Każdy użytkownik (pracownik Kancelarii, Partner-Klient i Partner-Usługodawca) zostanie zarejestrowany w systemie B2B i otrzyma uprawnienia od administratora w ramach których będzie mógł się poruszać po platformie B2B w zakresie przyznanych uprawnień. Projekt musi być całkowicie zgodny z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych, GIODO oraz innych aktów prawnych obowiązujących na terenie RP oraz Unii Europejskiej. Kilkanaście modułów udostępni możliwość sprawnej i łatwej obsługi Partnera-Klienta w pełnym zakresie świadczenia usług zarówno przez Kancelarię, jak i przez Kancelarię we współpracy z Partnerem-Usługodawcą. Wszystkie sprawy, czynności, dokumenty, zostaną uporządkowane w jednym miejscu. System automatycznie będzie generował pewne dokumenty, zaoszczędzając czas i pieniądze. Wiele modułów będzie powiązanych, tym samym wszyscy uprawnieni aktorzy procesów będą mogli w jednym czasie przeglądać sprawy i czynności, które ich dotyczą. System B2B będzie wdrożony z myślą o prostym uporządkowaniu spraw Kancelarii również w celu pozyskania nowych Partnerów i sprawnej ich obsłudze. Planowany do wdrożenia system będzie składał się z kilku modułów: 1) Moduł - Klienci Będzie służył do porządkowania danych o klientach wprowadzonych do systemu B2B, wpłynie na obsługę klienta w trakcie oraz po zakończeniu współpracy. Gromadzone informacje o kliencie i czynnościach prowadzonych dla niego, będą uporządkowane w jednym miejscu. Dla każdego z klientów, będzie można przypisać opiekuna, czyli osobę odpowiedzialną za kontakt z klientem. Dla każdego klienta będzie można również przypisać notatki oraz dane teleadresowe. W poszczególnych kategoriach, będą informacje o sprawach lub czynnościach prowadzonych dla danego klienta, informacje o rozliczeniach tych spraw i czynności oraz ewentualnej windykacji płatności. Wszystkie informacje będą zaprezentowane w czytelny i uporządkowany sposób w formie tabelarycznej, tak aby odszukanie dokumentów było proste i łatwe dla opiekuna, a klient miał w jednym miejscu całą historię współpracy z kancelarią. Strona 4 z 16

5 2) Moduł - Komunikacja Moduł będzie służył do zarządzania korespondencją przychodzącą do Kancelarii i wychodzącą z Kancelarii, tak aby archiwizować wszystkie wiadomości od oraz do klienta, ew. również do Partnera-Usługodawcy. Wiadomości będą zaprezentowane w sposób tabelaryczny, oznaczone jako przychodzące lub wychodzące, z indywidualnym nr ID, od lub do jakiego klienta, czy zawierają załączniki, wiadomości o jakim temacie zostały nadawane lub odbierane, jaka data nadania i odebrania, treść. Będzie istniała możliwość filtrowania i wyszukiwania korespondencji w celu szybkiego jej odszukania. Korespondencja będzie połączona z modułem Klienci, tak aby przy każdym kliencie była wyłącznie korespondencja dotycząca jego i Kancelarii. 3) Moduł - Sprawy Moduł umożliwia monitorowanie oraz uporządkowanie, spraw wprowadzonych do systemu B2B. Do spraw mają dostęp klienci oraz pracownicy, którym jest przypisana sprawa (zarówno pracownicy Kancelarii, jak i ewentualnego Partnera-Usługodawcy). Każda sprawa jest podzielona na etapy postępowania, do każdego etapu można załączyć dokumenty. Moduł będzie zintegrowany z modułem rozliczenia, w którym będzie definiowana stawka ryczałtowa za prowadzenie sprawy lub stawka godzinowa. Stawki będą wyświetlane za każdy etap osobno, aby klient miał podgląd na rozliczenia. Sprawy będą prezentowane w formie tabelarycznej, gdzie w tabelach będą dane o powodzie i pozwanym, symbolu sprawy, etapach prowadzenia sprawy, załączonych dokumentach, rozliczeniach, korespondencji pomiędzy klientem i Kancelarią (Partnerem-Usługodawcą). 4) Moduł - Kadra Na platformie B2B - moduł Kadra odpowiada za spis wszystkich zarejestrowanych pracowników. W poszczególnych kategoriach modułu można przeglądać klientów, sprawy, czynności, których dany pracownik jest opiekunem. W module można zdefiniować uprawienia poruszania się po systemie dla danego pracownika. Moduł służy również do kontrolowania i monitorowania pracy pracownika w celu jego rozliczenia z obsługi powierzonych jemu klientów, w zakresie prowadzenia dla nich spraw oraz czynności. Dane są zaprezentowane w czytelny i przejrzysty sposób, tak aby każdy pracownik oraz administrator mógł w prosty sposób dotrzeć do poszukiwanych informacji, dotyczących klienta. Strona 5 z 16

6 5) Moduł - Kontakty Moduł umożliwia porządkowanie i szybkie odszukanie danych teleadresowych klientów, którzy zostali wcześniej wprowadzeni do systemu, dla których klientów były realizowane wcześniej jakiekolwiek usługi przez Kancelarię. W module są nie tylko dane klientów, ale również osób z którymi był nawiązany kontakt i zostały wprowadzone do systemu. Poprzez poszczególne funkcje tego modułu możemy szybko odnaleźć firmę lub osobę, możemy z tego poziomu założyć sprawę lub czynność dla klienta, wprowadzić nowe dokumenty. Dane zaprezentowane w formie tabelarycznej w kolumnach bardzo dobrze obrazują spis wszystkich klientów, których będzie można odszukać przez klika filtrów tj. nazwa, nr sprawy, , osoba kontaktowa. 6) Moduł - Historia Do modułu historia zostaną automatycznie przeniesione wszyscy klienci, pracownicy, sprawy, czynności, nad którymi Kancelaria (i ew. Partner-Usługodawca) zakończyli już pracę. Moduł będzie archiwum w którym będą przechowywane dane archiwalne, ale do których zawsze można powrócić w razie potrzeby. Przez moduł będzie można zoptymalizować pracę systemu, aby pracownicy i klienci, mogli skupić się wyłącznie na obecnych sprawach i czynnościach. Moduł Historii będzie podzielony na 3 główne działy - Klienci / Sprawy / Pracownicy - w każdym dziale będą zaprezentowane dane w formie tabeli dotyczące prowadzenia dla klienta w trakcie trwania współpracy. 7) Moduł - Zadania Platforma B2B będzie zawierała kalendarz zadań Kancelarii oraz poszczególnych pracowników, klientów, partnerów. Kalendarz będzie prezentował w formie graficznej przewidziane sprawy i czynności do wykonania dla danego klienta przez odpowiedzialnego opiekuna (pracownika Kancelarii lub Partnera-Usługodawcy). Dla każdego zapisanego zadania w kalendarzu będzie można ustalić przypomnienie o jego wykonaniu na określony czas przed jego rzeczywistym odbyciem. prowadzenie terminarza bardzo dobrze wpłynie na organizację spraw, czynności na rzecz klientów, przez Kancelarię (ew. również Partnera- Usługodawcę). Prezentacja zadań będzie możliwa do przedstawienia dla danego dnia, tygodnia, miesiąca. Przeterminowane sprawy i czynność będą zaznaczane na czerwono, sprawy i czynność do wykonania w przyszłości będą oznaczane na zielono. Strona 6 z 16

7 8) Moduł - Zarządzanie Moduł jest odpowiedzialny za konfigurację wszystkich pozostałych modułów w platformie B2B. Przez moduł zarządzania będzie można wprowadzać uprawienia i dane dla wszystkich pozostałych modułów, jak mają się wyświetlać i jakie dane prezentować dla wszystkich aktorów pracowników: Kancelarii, Partnera-Usługodawcy i Partnera-Klienta. W module będą również prezentowane raporty z poruszania się po systemie przez aktorów, czyli jakiego dnia i której godzinie, logowali się do systemu i jakie dane przeglądali. W module będzie można zdefiniować typy prowadzonych spraw, typy prowadzonych czynności, typy kosztów np. ryczałtowe, godzinowe. 9) Moduł Rozliczenia Przez moduł rozliczenia można w prosty i szybki sposób, rozliczyć Partnerów-Klientów, Partnerów-Usługodawców oraz własnych pracowników ze spraw i czynności. Moduł będzie elastyczny więc będzie można dla tych samych klientów rozliczać sprawy i czynności na wiele sposobów np. ryczałt za sprawę, ryczałt za czynność, stawka godzinowa. Dane będą zaprezentowane w sposób uporządkowany z podziałem na aktorów (klientów oraz pracowników). W kategorii klienci będą wszystkie prowadzone sprawy i czynności według zaznaczonych przy nich rozliczeń (ryczałt lub godzinowo) na podstawie zakończonych spraw będzie można tym samym w prosty sposób wygenerować zestawienie dla klienta za pracę. i jednocześnie wygenerować automatycznie fakturę z podpisem elektronicznym. W kategorii pracownicy będzie spis wszystkich zatrudnionych do prowadzenia spraw i czynności na rzecz klientów / symbole spraw / nazwy czynności / zaznaczone informacje o sposobie rozliczenia. W jednym miejscu w systemie będą wszystkie rozliczenia, co bardzo dobrze zaprezentuje rentowność prowadzonych spraw i umożliwi szybką ich weryfikację. 10) Moduł Dokumenty Platforma B2B przewiduje przetrzymywanie dokumentów w sposób elektroniczny i uporządkowany. Pliki będą przyporządkowane do klientów, spraw i czynności dla nich prowadzonych. Będzie wiadomo kiedy dokumenty i przez kogo zostały dostarczone oraz wprowadzone do systemu. Moduł pozwala na bardzo szybkie odnalezienie potrzebnego pliku. W przypadku tworzenia pliku przez pracownika (Kancelarii, Partnera-Klienta lub Partnera-Usługodawcy) na potrzeby sprawy lub czynności, pliki podlegają wersjonowaniu, Strona 7 z 16

8 które pozwala na zapisywanie różnych wersji tego samego dokumentu według daty jego zapisywania. 11) Moduł Windykacja System B2B przewiduje automatyczną windykację należności od Partnerów-Klientów (lub w przypadku rozliczeń, również od Partnerów-Usługodawców), którzy nie opłacili faktur za wykonywanie pracy przez Kancelarię na ich rzecz. W przypadku braku płatności 7 dni po terminie, system automatycznie wygeneruje zadanie kontaktu z partnerem w terminarzu dla jego opiekun. W przypadku upłynięcia kolejnych 7 dni od kontaktu z partnerem i braku płatności, system automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty z elektronicznym podpisem. System automatycznie obliczy również odsetki przypadające na dzień wystawienia wezwania do zapłaty. Wszystkie procesy windykacji będą zaprezentowane w tabeli w wierszach odpowiadających nr faktury, dacie wystawienia, dni spóźnienia. 12) Sposób komunikacji: Komunikacja z partnerami będzie przebiegać wyłącznie przez system B2B, wszystkie niezbędne pliki, dane i dokumenty będą wysyłane przez pracowników Kancelarii i partnerów przez moduł komunikacji. Platforma B2B będzie prezentowała informacje o aktualnych prowadzonych sprawach, czynnościach, które są w toku, które zostały już zakończone, które należy rozliczyć, jaka jest ich historia. Wszelkie dane od pozyskania partnera przez wprowadzenie danych do systemu, korespondencję z partnerem, wymianę dokumentów, informacje o pracach, rozliczenia partner pracownik Kancelarii - otrzyma do wglądu na swoim koncie w systemie B2B. 13) Skalowalność: Modułowa budowa platformy B2B pozwala na rozbudowę o kolejne moduły w przyszłości, system B2B jest otwarty na nowe potrzeby obecnych i przyszłych partnerów. Dzięki modułowej budowie można w przyszłości rozwijać system w miarę powstawania nowych jeszcze nie zidentyfikowanych potrzeb partnerów. Tym samym w przyszłości nie trzeba będzie tworzyć nowego systemu, tylko można rozwijać obecny o kolejne rozwiązania. Kolejnym atutem systemu B2B potwierdzającym jego skalowalność jest ograniczona funkcjonalność dla poszczególnych kont użytkowników. Administrator systemu przydziela możliwość korzystania z jego modułów i funkcji w zależności od użytkownika systemu na Strona 8 z 16

9 różnych poziomach (pracownik Kancelarii a pracownik partnera, czy np. prawnik a administrator itd.). System nie przewiduje ograniczeń odnośnie liczby użytkowników. III. Wymagania dotyczące prawa autorskich. 1. Wykonawca składając ofertę może zdecydować, że przeniesie całość majątkowych praw autorskich do utworu na Zamawiającego. Utworem jest przedmiot niniejszego zamówienia opisany w pkt II wraz z wszystkimi jego funkcjonalnościami i dodatkami opisanymi w niniejszym zapytaniu, istotnych postanowieniach umowy oraz formularzu ofertowym oraz w kryterium nr Niezależnie od powyższego Wykonawca może nie zgodzić się na przeniesienie autorskich praw majątkowych lub przenieś je jedynie na wybranych polach eksploatacji które będą przedmiotem dalszych negocjacji. 3. Jeżeli Wykonawca zdecyduje się przenieś autorskie praw majątkowe (zgodnie z ust. 1) do utworu, przeniesienie obejmie w szczególności następujące pola eksploatacji: a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową w szczególności zapisu na dyskach CD, DVD, na dyskach twardych, na dyskach przenośnych, b) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami na których utwór utrwalono wprowadzanie do obrotu, jego sprzedaż, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, zamawiający ma prawo do dalszej odsprzedaży utworu i przenoszenia przedmiotowych praw autorskich na inne podmioty, do udzielania licencji na korzystanie z utworu, samodzielnego decydowania o warunkach przeniesienia własności, prawach autorskich czy udzielonych licencjach, c) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony wyżej - Zamawiający ma prawo do publicznego wykonania, wystawienia, wyświetlania odtwarzania oraz nadawania i reemitowania, a także publicznego udostępniania utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności przy pomocy internetu, d) w zakresie zmian utworu - zamawiający będzie mógł utwór w dowolny sposób zmieniać w każdym jego zakresie, w szczególności zmieniając jego funkcje, dodając je, rozbudowując, likwidując, modyfikując, zmieniając przeznaczenie utworu a także wprowadzać zmiany m.in.: w kodzie źródłowym, w zakresie cięcia i kodowania projektu, kodowania php, mysql, zmian graficznych, językowych w tym tłumaczenia na inne języki Strona 9 z 16

10 Powyższe wyliczenie ma charakter minimalny, zamawiający zastrzega sobie prawo do rozszerzenia go. Składając ofertę wykonawca oświadcza, że jest świadomy iż celem zamawiającego jest uzyskanie pełni praw do utworu tak aby w przyszłości móc nim swobodnie dysponować, zmieniać go, modyfikować, wprowadzać do obrotu, sprzedaży, jakby był jego twórcą. IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy powinni posiadać wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. V. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający uzna spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale IV, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert posiada doświadczenie w realizacji co najmniej jednej dostawy i wdrożenia, w tym: - min. 1 dostawa i wdrożenie systemu B2B, - posiada doświadczenie i umiejętności w zakresie obsługi klienta końcowego, - posiada doświadczenie i umiejętności w zakresie bezpieczeństwa utrzymania systemów i programów, - posiada wiedzę odnośnie bezpiecznej wymiany danych w sieci internet. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków, o których mowa powyżej Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą złożyć wraz z ofertą cenową następujące informacje: a) Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, również wykonywanych dostaw i wdrożeń (min. 1 system B2B) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert z podaniem ich przedmiotu, dat (terminów) wykonania i wskazania odbiorców w przedsiębiorstwach. Z powyższego zestawienia musi wynikać, że Wykonawca ma także doświadczenie i umiejętności: w zakresie obsługi klienta końcowego, w zakresie bezpieczeństwa utrzymania systemów i Strona 10 z 16

11 programów oraz że posiada wiedzę odnośnie bezpiecznej wymiany danych w sieci internet. b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia o udzielenia wyjaśnień w stosunku do załączonego wykazu oraz do dostarczenia dokumentów potwierdzających, że zrealizowane dostawy zostały wykonane należycie (np. referencje, listy polecające, protokoły odbioru, inne dokumenty, potwierdzające że zrealizowane dostawy zostały wykonane zgodnie z umową, bez zastrzeżeń ze strony zamawiających); VI. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 25 pkt. 2. Czas realizacji przedmiotu zamówienia 15 pkt. 3. Miesięczne koszty utrzymania systemu 20 pkt. 4. Serwis gwarancyjny 15 pkt. 5. Koszt licencji 25 pkt. Razem 100 pkt. 1. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna brutto w zbiorze - cena brutto oferty badanej A - ilość punktów przyznana ofercie Strona 11 z 16

12 W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę a gdy negocjacje nie przyniosą oczekiwanego skutku, odrzuci ofertę i rozpocznie negocjacje z kolejnym wykonawcą albo powtórzy konkurs ofert. 2. W kryterium 2. Czas realizacji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. B - ilość przyznanych punktów - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w tygodniach) - termin realizacji badanej oferty (w tygodniach) W przypadku gdy wykonawca wskaże czas realizacji w dniach. Liczba dni zostanie podzielona przez 7 i zaokrąglona w dół. Czas realizacji łącznie obejmuje zarówno dni robocze jak i dni wolne od pracy. Zamawiający przewiduje, że projekt powinien być wykonany najpóźniej do 31 grudnia 2014 r. 3. W kryterium 3. Miesięczne koszty utrzymania systemu maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zakładająca najniższe koszty utrzymania systemu tj. przedmiotu zamówienia w okresie 36 miesięcy licząc od dnia oddania zamawiającemu przedmiotowego oprogramowania do samodzielnego użytkowania (przyjmuję się, że szacowana liczba użytkowników będzie wynosiła ok 50). C - ilość przyznanych punktów - minimalny miesięczny koszt brutto utrzymania systemu w zbiorze (w zł) - miesięczny koszt brutto utrzymania systemu badanej oferty (w zł) Jednocześnie Zamawiający informuje, że: a) nie ma warunków technicznych - lokalowych umożliwiających mu samodzielne utrzymanie systemu oraz przechowywanie danych (należy brać pod uwagę że będą one szyfrowane). Wykonawca składając ofertę musi zatem zapewnić utrzymanie systemu, jest to Strona 12 z 16

13 warunek konieczny. Brak utrzymania systemu spowoduje, że oferta wykonawcy nie będzie wybrana. b) Utrzymanie systemu musi zapewnić bezproblemowe funkcjonowanie aplikacji, platformy B2B, przechowywanie danych przynajmniej dla 50 użytkowników (liczba ta może ulec zwiększeniu) a w przyszłości umożliwić ich bezproblemowe przeniesienie na inny serwer. 4. W kryterium 4. Serwis gwarancyjny maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zakładająca najdłuższy okres gwarancji. Okres gwarancji jest wyrażony w miesiącach. W przypadku gdy wykonawca wskaże, że okres gwarancji jest bezterminowy, Zamawiający przyjmie dla potrzeb obliczenia punktów, że okres gwarancji wynosi 1200 miesięcy tj. (100 lat). Zamawiający wskazuje, że w ramach gwarancji Wykonawca: - zapewnieni wsparcie dla Zamawiającego oraz jego klientów korzystających z platformy B2B. Pomoc musi być udostępniona w formie elektronicznej poczty lub kontaktu telefonicznego. HelpDesk będzie dotyczył także sytuacji w których problem nie dotyczy bezpośrednio funkcjonowania programu ale błędów użytkownika lub wątpliwości użytkownika co do korzystania z określonych funkcji programu. Usługa dostępna w dni robocze w godzinach od 8 do zdefiniuje czas reakcji na zgłoszone usterki, problemy, związane z działaniem programu, - zdefiniuje czas reakcji na pytania/wątpliwości, - usunięcie awarii, błędów oprogramowania w terminie 24 h. Termin może być wydłużony za zgodą Zamawiającego. - ilość przyznanych punktów G n - okres gwarancji badanej oferty (w miesiącach) G max - najdłuższy okres gwarancji (w miesiącach) 5. W kryterium 5 Koszt licencji maksymalną liczbę punktów (25) otrzyma Wykonawca który przeniesie w całości autorskie prawa majątkowe do przedmiotu zapytania ofertowego na warunkach wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz określonych w 9 istotnych postanowień Umowy tj. załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. W takiej Strona 13 z 16

14 sytuacji w Formularzu ofertowym należy w odniesieniu do tego kryterium podać kwotę 0 lub pozostawić wolne miejsce. W przypadku nie przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworu a udzielenie licencji, spowoduje przydzielenie punktów w następujący sposób, gdy roczny koszt licencji: a) nie przekroczy kwoty 80 zł brutto 10 pkt, b) przekroczy 80 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 100 zł brutto 9 pkt, c) przekroczy 100 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 120 zł brutto 7 pkt, d) przekroczy 120 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 140 zł brutto 5 pkt, e) przekroczy 140 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 160 zł brutto 4 pkt, f) przekroczy 160 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 180 zł brutto 3 pkt, g) przekroczy 180 zł brutto ale nie przekroczy kwoty 200 zł brutto 1 pkt, h) przekroczy kwotę 200 zł brutto - 0 pkt. W przypadku udzielenia licencji zamawiający zastrzega sobie praw do przeprowadzenia negocjacji co do zakresu licencji z wykonawcą którego oferta okazała się najkorzystniejsza. W przypadku braku konsensusu co do zakresu, treści licencji, Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania konkursowego albo odrzucenie oferty ww. wykonawcy i podjęcia negocjacji z kolejnym wykonawcą którego oferta była najkorzystniejsza albo konkurs powtórzyć. E = liczba punktów przyznana przez Zamawiającego, zgodnie z wskazanymi wyżej przedziałami (od 0-25) W przypadku unieważnienia postępowania konkursowego lub odrzucenia oferty z ww powodów lub z jakichkolwiek innych powodów wykonawcy nie przysługują, żadne dodatkowe roszczenia w szczególności o odszkodowanie. 6. Zamawiający wybierze ofertę która uzyska łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów, zgodnie ze wzorem: A+B+C+D+E= liczba punktów oferty W przypadku unieważnienia postępowania konkursowego wykonawcy nie przysługują, żadne dodatkowe roszczenia w szczególności o odszkodowanie. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. Strona 14 z 16

15 VII. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach bieżących niżej wymienione osoby: Roman Łyczyński kancelaria@bcsplegal,pl VIII. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 60 dni. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY 1. Ofertę składa się, w formie pisemnej pocztą lub przesyłką kurierską. 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 3. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim 4. Ofertę należy sporządzić w 2 (dwóch) egzemplarzach. 5. Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników (formularzy) do niniejszego zapytania, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. 6. W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty), jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu. 7. Ofertę należy dostarczyć na adres: Poznań, ul. Strzelecka 45/3 do dnia 11 czerwca 2014 r. do godz. 15:00 (CET). Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. Strona 15 z 16

16 X. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE 1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje Zamawiającego do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą podlegały zwrotowi. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 2. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych. 3. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych zostaną odrzucone. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z wybranym wykonawcą, jeśli zaproponowana oferta przekroczy koszty zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej. XI. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPYTANIA 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie istotnych treści niniejszego zapytania ofertowego. 2. Treść pytań odnośnie istotnych treści niniejszego zapytania wraz z wyjaśnieniami (które wykraczają poza treść niniejszego zapytania) Zamawiający umieści na stronie internetowej pod adresem (bez ujawniania źródła pytania). 3. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści zapytania wprowadzone przez Zamawiającego staną się integralną treścią niniejszego zapytania ofertowego. XII. Załączniki 1. Formularz ofertowy. 2. Istotne postanowienia umowy. Krzysztof Bobiński adwokat Strona 16 z 16