Raport cząstkowy wskazówki dla beneficjentów

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Raport cząstkowy wskazówki dla beneficjentów Szkolenie z beneficjentami TOI 2012 Warszawa, października 2013 r.

2 Elementy raportu I część raportu opisowa: Wypełniony formularz raportu (złożony on-line oraz w wersji papierowej) Załączniki: Protokoły ze spotkań partnerskich (papierowe lub elektroniczne) Rezultaty dotychczas przygotowane Dokumenty dot. testowania/ewaluacji/upowszechniania Zaktualizowana baza ADAM II część raportu finansowa: Tabele finansowe G1 G7 w wersji papierowej z podpisem i elektronicznej Załączniki: Wyciągi bankowe Dowody postępowania przy wyborze podwykonawcy OŚWIADCZENIA OD PARTNERÓW POTWIERDZAJĄCE PRZECZYTANIE I ZAAKCEPTOWANIE RAPORTU MERYTORYCZNEGO I FINANSOWEGO ( E)!

3 Zasady raportowania Wskazówki dla beneficjentów do raportu cząstkowego toi 2012 punktualnie w terminie określonym w umowie (zmiana terminu wymaga aneksu) w wersji elektronicznej - wypełniony formularz raportu składany on-line w wersji papierowej wydrukowane i podpisane przez upoważnioną osobę

4 Formularz elektroniczny beneficjent otrzymuje formularz od NA na adres osoby kontaktowej logowanie przez bazę ECAS (webgate.ec.europa.eu/cas/) indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się wypełnia danymi ściągniętymi z wniosku) aktywny plik PDF (rozwijalne pola) zapisać na własnym komputerze (wypełnianie w przeglądarce grozi utratą danych) wypełnia się jak e-form, składa elektronicznie i drukuje można wypełniać etapami, zapisując za każdym razem ostatnią wersję formularz wypełnia się w języku roboczym partnerstwa sekcje formularza raportu wypełnione w obszerny opisowy sposób dopiero po złożeniu on-line należy raport wydrukować, podpisać, opieczętować, wstawić datę i wysłać pocztą

5 Kwestie formalne - załączniki Raport przygotowany w sposób umożliwiający analizę to znaczy: - załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach zgodnie z listą w sprawozdaniu - nazwy folderów powinny identyfikować zawartość Uwaga: - nazwy produktów (np. zawierają tytuł rezultatu, język) - w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie internetowej, należy dla każdego podać dokładny (z rozszerzeniem) adres internetowy i (jeśli stosowne) hasło dla NA

6 Kwestie formalne - załączniki Nie trzeba specjalnie drukować rezultatów, które wg umowy miały być tylko w wersji elektronicznej wystarczy, jeśli będą na CD/pendrivie. Również inne załączniki takie jak materiały upowszechniające (np. artykuły w prasie fachowej, programy konferencji z wystąpieniami nt. projektu) mogą być tylko w wersji elektronicznej - CD/pendrive. (Papierowe wydruki prosimy, jeśli można, drukować dwustronnie).

7 Kwestie formalne baza ADAM Marketing text: EN, DE, FR Summary: Description: main activities and results achieved in past tense, main activities and results ahead in future tense Sectors: education, energy, construction Product types: program or curricula, website, DVD, e-learning platform Product information The following products/results have been achieved:.. In the next months the following products/results will be available Projecthomepage

8 Proces oceny Raport wpływa do NA (papierowy, podpisany) Ocena formalna Ocena merytoryczna Analiza finansowa Rozliczenie raportu i pismo z rekomendacjami NA potwierdza otrzymanie raportu Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień Wezwanie do uzupełnień

9 Kwestie merytoryczne - CUI BONO?... czyli po co komu ten raport?

10 Kwestie merytoryczne po co ten raport - komu? -Narodowej Agencji ; -ekspertowi NA; - Komisji Europejskiej (kod Leonarda) ; -beneficjentowi i partnerom? (autorefleksja + ewaluacja gratis!)

11 Kwestie merytoryczne -Czy wszystko co miało być zrobione na tym etapie zostało zrobione? i - czy zostało zrobione dobrze? (+ czy zrobione przez tych partnerów, którzy mieli to zrobić?) - Czy istnieją jakieś zagrożenia?

12 Kwestie merytoryczne ocena rezultatów - jaki jest postęp w pracach nad rezultatami? - czy są zgodne z umową (wersje językowe itp)? - czy dostosowane do odbiorców (użytkowników/grup docelowych)? - czy treści/materiały zgodne z aktualnymi osiągnięciami w danym sektorze? - czy ewaluacja/testowanie były prowadzone, czy dobrze opisano ich metody i wyniki? - co wskazuje, że rezultaty będą wykorzystywane przez grupę docelową? - upowszechnianie czy zgodne z planem, czy informacja dotarła do właściwych grup/użytkowników? Czy pozyskano zaangażowanie interesariuszy?

13 Kwestie merytoryczne ocena działań, zarządzania i partnerstwa - zarządzanie projektem, koordynacja i podział zadań w konsorcjum - spotkania konsorcjum (cele, ustalenia, zaangażowanie wszystkich właściwych partnerów) - realizacja planu pracy zgodnie z umową (zał. 1) - czy wprowadzono lub zaplanowano zmiany w działaniach i czy sprzyjają one czy zagrażają sukcesowi projektu - jeśli podział zadań między partnerów się zmienił, to czy jest to korzystne dla projektu.

14 Kwestie merytoryczne ocena działań, zarządzania i partnerstwa - oraz: czy wyniki spotkań partnerskich pokazują postęp w realizacji projektu i zaangażowanie wszystkich partnerów.

15 Kwestie merytoryczne ocena Najważniejsze w LdV TOI są produkty; ich dobroć, użyteczność, trwałość i jak wiele osób i instytucji będzie z nich miało pożytek (+ partnerstwo). Ekspert zewnętrzny (NA) oceniający raport cząstkowy oceni: -produkty (załączone do raportu); -raport i materiały, które Państwo załączą a które o tych produktach pośrednio wiele mówią. Np. opis testowania i ewaluacji może pokazać, czy produkt rzeczywiście dostosowano do potrzeb grupy docelowej; grupa testowa była reprezentatywna, pilotaż miarodajny a informacje zwrotne i wyniki ewaluacji uwzględniono, wprowadzając odpowiednie zmiany. Z opisu testowania i ewaluacji wynika więc ważna informacja o jakości produktu.

16 Kwestie merytoryczne ocena Ważne więc, by projekt i rezultaty w raporcie cząstkowym dobrze zaprezentować wykorzystując sam formularz i możliwość uzupełnienia go załącznikami. (Dobrze to znaczy korzystnie ale rzetelnie). Pismo NA do beneficjenta, przedstawiające wyniki dokonanej przez eksperta oceny raportu cząstkowego, jest potem (w kopii) przekazywane ekspertowi, który dokonuje raportu końcowego.

17 Kwestie merytoryczne Raport należy przygotować starannie, dając w formularzu: -odpowiedzi wyczerpujące ( description enumeration ), ale zwięzłe; - spójne (liczby i informacje w różnych miejscach nie mogą się różnić) Prosimy wyraźnie wskazywać czy coś wykonano, czy dopiero jest w planie, czy też wykonano częściowo (w jakiej części). Równoważniki zdań czy kopiowanie fragmentów z wniosku nie dają tej informacji. Prosimy o spójność nazewnictwa rezultatów we wszystkich dokumentach. tzn. w raporcie, w załącznikach i w samych rezultatach. Odpowiedzi w formularzu raportu można/należy uzupełnić załącznikami

18 Załączniki merytoryczne C dane o organizacji beneficjenta - ewent. dokumenty informujące o nowym reprezentancie prawnym (lub zmianach takich jak nazwa, adres, konto) E partnerstwo - protokoły ze spotkań partnerskich F plan pracy / produkty / rezultaty - 1 komplet rezultatów juź gotowych, we wszystkich wersjach językowych i w każdej zaplanowanej formie (druk/cd/itp.) lub wersji roboczych ( dla wersji roboczych wystarczy wersja elektroniczna). Uwaga! prosimy o aktualne linki do produktów na stronach internetowych wraz z loginami i hasłami dostępu dla NA. Dokumenty dotyczące działań np.: - dokumentację z fazy testowej (np. raport z wnioskami); - raporty z ewaluacji (recenzje/ankiety, itp.).

19 Załączniki merytoryczne G upowszechnianie i wykorzystywanie - kopia strategii upowszechniania (jeśli powstała); 1 egz. wszelkich opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły, plakaty, ulotki, prezentacje)/przedstawienie przykładów ze wszystkich krajów partnerskich - lista konferencji/spotkań z programem, info o uczestnikach, prezentacjami, itp. zdjęcia mniej ważne niż informacje kim byli uczestnicy, jaki pożytek dla projektu i rezultatów. Informacje te istotne również do rozliczenia kosztów. -ewent. inne załączniki wg uznania beneficjenta, ale bez zbytniej drobiazgowości J- lista załączników: pełna, logiczny układ (pomocna dla nas będzie ta sama lista jeszcze w postaci osobnego pliku Word) załączniki prosimy oznaczyć zgodnie z listą

20 Dziękujemy Kontakt: