Standard usługi pilotaŝowej doradztwo - asysta w prowadzeniu działalności gospodarczej

Transkrypt

1 Standard usługi pilotaŝowej doradztwo - asysta w prowadzeniu działalności gospodarczej A. Usługa doradztwa-asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej obejmuje: 1. Etap I: Diagnozę potrzeb biznesowych klienta 2. Etap II : Wsparcie doradcze w zakresie zidentyfikowanych w Etapie I potrzeb, zgodnie z ustaloną ścieŝką postępowania. Zakres doradztwa w ramach usługi asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej obejmuje: moduł I Spełnianie wymogów formalno-prawnych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej (bieŝące wsparcie w wywiązywaniu się z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy, w tym składanie dokumentów do ZUS i Urzędu Skarbowego). moduł II Marketing przedsiębiorstwa ( konsultacje w zakresie przygotowania strategii marketingowej, w tym wykorzystania marketing mix-u, analizy SWOT, analizy wpływu czynników zewnętrznych i wewnętrznych na pozycję strategiczną firmy, budowania relacji z klientami, podwykonawcami, klientami, wykorzystania nowoczesnych technologii w marketingu, w tym strony www). moduł III Organizację przedsiębiorstwa (organizacja pracy przedsiębiorcy, zarządzanie czasem, dobór personelu, podział obowiązków i odpowiedzialności, skutki prawne prowadzenia działalności gospodarczej, zmiany formy lub zakresu prowadzenia działalności gospodarczej, zawieszanie, zamykanie działalności gospodarczej). moduł IV Finanse przedsiębiorstwa (konsultacje w opracowaniu kosztorysu przedsięwzięcia, tj: koszty, przychody i źródła finansowania; pomoc w zastosowaniu podstawowych narzędzi zarządzania finansami poprzez planowanie przepływów pienięŝnych i kosztów oraz controllingu; pomoc w zarządzaniu kapitałem obrotowym poprzez wskazanie jak utrzymać bezpieczny poziom naleŝności, zobowiązań, zapasów i gotówki; konsultacje w zakresie zasad i potencjalnych korzyści z pozyskiwania krótkoterminowych, średnio i długoterminowych źródeł finansowania oraz porównywanie tych źródeł pod względem korzyści ekonomicznych, w tym: kredyty kupieckie, factoring, poŝyczki i kredyty z sektora pozabankowego, kredyty bankowe długoterminowe, leasing, obligacje, środki pienięŝne od inwestorów kapitałowych z wyszczególnieniem podstawowych dokumentów wymaganych przez instytucje i 1

2 przy współpracy z tymi instytucjami; wybór najkorzystniejszej formy opodatkowania prowadzonej działalności; odpisy oraz konsekwencje budŝetowe przyjętych odpisów; postępowanie w przypadku zagroŝenia utraty płynności finansowej w przypadku problemów z uzyskaniem płatności od klientów a ponoszeniem obowiązków podatkowych, wypowiedzenie umowy kredytowej przez bank). B: Realizacja usługi doradztwa w zakresie asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej Etap I: Diagnoza potrzeb biznesowych klienta polega na identyfikacji problemów oraz potrzeb klienta związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej szczególnie w pierwszych 6 miesiącach prowadzenia działalności gospodarczej poprzez przeprowadzenie szczegółowego wywiadu z klientem, analizy dokumentów oraz wskazaniu ścieŝki postępowania w celu rozwiązania zdiagnozowanych potrzeb. Diagnoza potrzeb biznesowych klienta powinna zostać poprzedzona podpisaniem umowy o poufności. 1) Przed rozpoczęciem świadczenia usługi klient zostaje poinformowany o etapach usługi, tj. diagnozie i doradztwie, o maksymalnym czasie trwania usługi do 24 godzin, cenie i warunkach finansowania usługi, oraz o udzieleniu przedsiębiorcy w ramach usługi doradczej pomocy de minimis. 2) Diagnoza potrzeb klienta odbywa się na podstawie zestandaryzowanego formularza wspomagającego Konsultanta w procesie diagnozy. Zestandaryzowany Formularz diagnozy zostanie ustalony przy udziale podmiotów wsparcia wybranym w konkursie na pilotaŝ doradztwa- asysty. 3) Formularz składa się z dwóch części obejmujących: a. część I diagnoza w czterech osobnych modułach (obszarach), adekwatnych do specyfiki danego przedsiębiorstwa, diagnoza przeprowadzana jest w zakresie od jednego do maksymalnie czterech obszarów w zaleŝności od oczekiwań klienta, b. część II rekomendowane działania w ramach usługi doradczej. 4) Moduły (obszary) diagnozy oraz usługi doradczej obejmują, zgodnie ze specyfiką przedsiębiorcy: A. Wymogi formalno-prawne prowadzenia działalności gospodarczej a. podstawowe dokumenty dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej (wpis do EDG lub KRS, umowy, pozwolenia, licencje, patenty, dokumentów rejestracyjne ZUS, US, REGON, PKD), b. okres prowadzenia działalności gospodarczej, analiza ewentualnych zmian w dokumentach rejestrowych (EDG lub KRS), c. terminowe składanie odpowiednich deklaracji do ZUS i US, 2

3 d. informacja nt. ewentualnych zaległości w zakresie składania niezbędnej dokumentacji i odprowadzaniu składek, wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej, e. obowiązki dla przedsiębiorcy wynikające z licencji, pozwoleń, patentów, umów, decyzji administracyjnych itp. B. Marketing przedsiębiorstwa a. otoczenie konkurencyjne przedsiębiorstwa, b. polityka marketingowa przedsiębiorstwa, w tym strategia marketingowa, marketing mix: cele biznesowe działalności przedsiębiorstwa, tworzenie opisów produktów i usług, grup klientów, dostawców i rynków zbytu, sposoby dystrybucji i promocji, ceny i warunki płatności, c. analiza SWOT, oceny wpływu czynników zewnętrznych i wewnętrznych na pozycję strategiczną firmy lub planowane przedsięwzięcie, w tym moŝliwości i skutki realizacji przedsięwzięcia, oceny koniunktury, sezonowości na prowadzenie działalności gospodarczej, d. stopień wykorzystywania technologii informatycznych, w tym Internetu w działalności gospodarczej, e. budowanie relacji z klientami podwykonawcami, dostawcami, mediami, interesariuszami przedsięwzięcia, f. stopień śledzenia zmian zachodzących na rynku i dostosowywania oferty firmy do tych zmian. C. Organizacja przedsiębiorstwa a. wielkość firmy, struktura, udział właścicielski, organy nadzorujące, b. rodzaj prowadzonej działalności, branŝy, obszar geograficzny, c. wielkość zatrudnienia, dobór personelu, podział odpowiedzialności, zarządzanie czasem oraz planowanie i organizacja pracy, d. systemu zarządzania przedsiębiorstwem, stosowanych metod zarządzania, systemów wspomagających zarządzanie, systemów finansowo-księgowych, e. systemy zarządzania: ISO, HACCP, bhp, środowiskowy. D. Finanse przedsiębiorstwa a. koszty, przychody i źródła finansowania działalności przedsiębiorstwa, b. systemu opodatkowania prowadzenia działalności gospodarczej, c. narzędzi zarządzania finansami (prognozowania przepływów pienięŝnych, planowania przepływów i kosztów, controllingu, metod utrzymania płynności finansowej), 3

4 d. zarządzania kapitałem obrotowym przedsiębiorstwa (utrzymywania bezpiecznego poziomu naleŝności, zobowiązań, zapasów i gotówki), e. krótkoterminowych, średnio i długoterminowych źródeł finansowania (porównanie źródeł pod kątem korzyści ekonomicznych), w tym: kredytów kupieckich, factoringu, poŝyczek i kredytów z sektora pozabankowego, kredytów bankowych długoterminowych, leasingu, obligacji, środków pienięŝnych od inwestorów kapitałowych, podstawowe dokumenty wymagane przez instytucje finansowe, analizy umów poŝyczkowych i kredytowych, 5) Po przeprowadzeniu diagnozy w jednym lub kilku obszarach na formularzu podpisuje się konsultant oraz klient przedsiębiorca. 6) Zalecane jest aby diagnoza oraz doradztwo objęły wszystkie obszary zgodnie ze Standardem, jednakŝe zakres usługi doradczej powinien odpowiadać na potrzeby klienta określone w trakcie diagnozy. 7) Formularz zostaje sporządzony w 2 egzemplarzach po jednym dla konsultanta i klienta. 8) Sama diagnoza nie jest jeszcze usługą doradczą i nie stanowi pomocy de minimis dla przedsiębiorcy. Efektem końcowym etapu I jest podpisanie najpóźniej w ciągu 2 tygodni od przeprowadzonej diagnozy potrzeb biznesowych klienta umowy z klientem na świadczenie usługi asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej, która zawiera: 1) zakres i sposób realizacji usługi, 2) zasady wprowadzania zmian w zakresie i sposobie realizacji usługi, 3) czas trwania usługi, maksymalnie 24 godziny, 4) harmonogram realizacji usługi i termin wykonania, 5) koszt usługi, ze wskazaniem udziałów środków publicznych oraz wkładu własnego przedsiębiorcy, 6) osoby do kontaktu ze strony klienta odpowiadające za dostarczenie informacji oraz kanały komunikacji z podaniem adresów , telefonów, 7) osoby z zarządu klienta, do których powinna trafiać do wiadomości korespondencja związana z procesem świadczenia usługi, 8) załączenie do umowy formularza diagnozy z opisem rekomendowanych działań oraz zaleceń i wytycznych dla przedsiębiorcy, 9) zapis o moŝliwości przeprowadzania działań monitoringowych, kontrolnych i ewaluacyjnych zakresu i produktów usługi doradczej, zgodnie z wymogami wynikającymi z Zasad finansowania POKL, 10) wzór protokółu odbioru usługi. Etap I powinien obligatoryjnie obejmować wywiad z klientem oraz analizę dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej, przeprowadzany według 4

5 zestandaryzowanego formularza. Czas trwania etapu I powinien wynieść do 1/6 całkowitego czasu trwania usługi (do 4 godzin) chyba, Ŝe klient wyrazi potrzebę przedłuŝenia diagnozy i zostanie ona odnotowana w formularzu diagnozy. Etap II stanowi meritum usługi asysty w prowadzeniu działalności gospodarczej, obejmuje do 20 godzin doradztwa dla przedsiębiorcy i powinien zostać przeprowadzony w okresie maksymalnie 4 miesięcy. Czas przeznaczony na usługę doradcza obejmuje takŝe czas na wypełnienie formularza diagnozy, przygotowania zakresu umowy doradczej, sporządzenia protokołu odbioru usługi oraz przygotowania zaświadczenia o pomocy de minimis. Całkowite przeprowadzenie usługi doradczej - asysty w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje etap I i II usługi i stanowi podstawę do jej rozliczenia. Etap II: Doradztwo w zakresie zidentyfikowanych w etapie I potrzeb problemów przedsiębiorcy obejmuje: 1. Doradztwo w adekwatnych obszarach prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z rekomendowanymi działaniami zawartymi w zestandaryzowanym formularzu diagnozy wynikającymi ze zdiagnozowanych potrzeb i problemów przedsiębiorcy. 2. Świadczenie usługi przez konsultanta dokonującego diagnozy potrzeb klienta lub ewentualnie przez konsultanta specjalizującego się w danej dziedzinie (np. prawnej, podatkowej). 3. Efektami pracy doradcy w poszczególnych modułach (obszarach tematycznych usługi), w zaleŝności od potrzeb przedsiębiorcy będą: moduł I Wymogi formalno-prawne dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej wypełnienie dokumentów skierowanych do ZUS i Urzędu Skarbowego, wypełnienie dokumentów do instytucji publicznych o wydanie decyzji, zezwoleń, opinii, itp. (zgodnie z listą procedur zdiagnozowaną przez Ministerstwo Gospodarki w ramach programu uepa), konsultacje dotyczące umów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, licencji, patentów, itp. inne zidentyfikowane na etapie diagnozy. moduł II Marketing przedsiębiorstwa opracowanie planu marketingowego, opracowanie listy potencjalnych klientów, określenie najlepszych kanałów dystrybucji, określenie najlepszych kanałów promocji i opracowanie komunikatów promocyjnych, zredagowanie opisów oferowanych produktów i usług, zredagowanie materiałów promocyjnych, 5

6 analiza i wybór ofert najkorzystniejszych dostawców, inne zidentyfikowane na etapie diagnozy. moduł III Organizacja przedsiębiorstwa opracowanie strategii rozwoju firmy, opracowanie schematu organizacyjnego i zakresu obowiązków pracowników, opracowanie regulaminu pracy, przygotowanie i przeprowadzenie procesu rekrutacji nowych pracowników, wypełnienie wniosków o zmianę formy prawnej prowadzonej działalności, wypełnienie dokumentacji związanej z zamykaniem działalności gospodarczej, inne zidentyfikowane na etapie diagnozy. moduł IV Finanse przedsiębiorstwa konsultacje w opracowaniu kosztorysu przedsięwzięcia, tj: koszty, przychody i źródła finansowania, porównywanie dostępnych źródeł finansowania pod względem korzyści ekonomicznych (kredyty kupieckie, factoring, poŝyczki i kredyty z sektora pozabankowego, kredyty bankowe długoterminowe, leasing, inne) i wybór najkorzystniejszej formy finansowania, porównanie i wybór najkorzystniejszej oferty na rynku w zakresie wybranej formy finansowania, przygotowanie dokumentacji wymaganej przez instytucję finansową (wnioski kredytowe, biznes plany, inne), przygotowanie wezwań do zapłaty wobec dłuŝników, przygotowanie wniosków do sadu w postępowaniu uproszczonym, inne zidentyfikowane na etapie diagnozy. 4. Produktami pracy doradcy będzie powstała w trakcie usługi doradczej dokumentacja, np. przygotowany wniosek kredytowy, plan marketingowy, wniosek do sądu, wezwanie do zapłaty i stanowić będzie potwierdzenie wykonania usługi załączane do protokołu odbioru. 5. Rezultatem pracy doradcy będzie liczba zadowolonych z przeprowadzonej usługi doradczej klientów w zakresie obsługi klienta oraz przydatności usługi w aspektach prowadzenia działalności gospodarczej danego przedsiębiorcy. 6. Usługa doradcza powinna zakończyć się przekazaniem klientowi opracowanej w ramach usługi dokumentacji i podpisaniem protokołu odbioru usługi, sporządzanego w dwóch egzemplarzach, podpisanego przez konsultanta i klienta. 7. Po wykonaniu usługi i podpisaniu protokołu odbioru zbadana zostanie opinia klienta odnośnie do jakości wykonanej usługi na podstawie ankiety. 6

7 8. PARP przedstawi propozycję ankiety badania zadowolenia klientów, który po uzgodnieniu z Podmiotami świadczącymi usługę doradczą, stanowić będzie wzór ankiety do badania zadowolenia klientów. 9. Wskazanie podmiotów lub usługodawców świadczących usługi specjalistyczne dostępne w systemie KSU (przedstawienie pozostałych usług KSU) lub dostępnych w otoczeniu geograficznym lub branŝowym klienta (kancelarie prawne, banki, doradcy podatkowi itp.). C. Wymagania wobec podmiotów świadczących usługę doradczą - asysty w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Podmiot świadczący usługę doradczą - asysty w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej działa na rzecz rozwoju gospodarczego oraz posiada: 1. WdroŜony i zweryfikowany standard w zakresie świadczenia usług informacyjnych i doradczych o charakterze ogólnym, spełniający wymagania świadczenia usług, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 stycznia 2005 r. w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw, tj. 1) posiada system zarządzania jakością obejmujący usługi informacyjne oraz doradcze o charakterze ogólnym, zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009) 1 oraz zawiera opisy postępowania dotyczące: a) pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług - klientem, w tym sposobu postępowania w przypadku braku moŝliwości realizacji usługi; b) przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług - klientach oraz o zrealizowanych usługach, w sposób zapewniający poufność informacji, a w szczególności ochronę danych osobowych; 2) Przestrzega w wykonywanej działalności zasad etyki zawodowej, tj.: a) prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; b) przestrzega zasad wolnej i uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wszystkich uczestników obrotu gospodarczego; c) zapewnia poprawność i jasność sformułowań w zawieranych umowach; d) świadczy usługi z naleŝytą starannością, a w razie braku niezbędnej wiedzy lub doświadczenia kieruje podmiot zamierzający korzystać z jego usług - klienta do innego ośrodka, posiadającego taką wiedzę i doświadczenie; e) zapewnia poufność informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług; f) zachowuje szczególną ostroŝność w formułowaniu zarzutów wobec innych podmiotów, w tym ośrodków; g) dąŝy do polubownego załatwiania sporów; h) zapewnia realizację usług wyłącznie przez wykwalifikowany personel i dąŝy do stałego podwyŝszania jego kwalifikacji; 1 Posiadanie systemu zarządzania jakością obejmującego usługi doradcze o charakterze ogólnym, zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009) nie wymaga posiadania certyfikatu w tym zakresie. 7

8 3) Świadcząc usługę informacyjną oraz doradczą o charakterze ogólnym: a) przestrzega wymagań określonych w normie, o której mowa w pkt 1; b) poprzedza realizację usługi wstępną analizą potrzeb, wymagań i oczekiwań podmiotu korzystającego z usług klienta oraz oceną moŝliwości realizacji usługi; c) w przypadku braku moŝliwości samodzielnego wykonania usługi informuje podmiot korzystający z usług klienta o moŝliwości jej wykonania przez innych usługodawców oraz, za zgodą klienta, pośredniczy w nawiązaniu kontaktu między klientem a innym usługodawcą; d) wycenia wartość usługi według jednoznacznych zasad, znanych potencjalnemu klientowi; e) dokumentuje realizację usługi; f) zapewnia wewnętrzny nadzór nad realizacją usługi; g) realizuje usługę w oparciu o pisemną umowę z klientem, określającą w szczególności: i) zakres i sposób realizacji usługi, ii) zasady wprowadzania zmian w zakresie i sposobie realizacji usługi, iii) sposób przekazywania usługobiorcy wyników realizacji usługi, iv) wynagrodzenie za usługę oraz warunki płatności, o ile usługa jest odpłatna, v) termin wykonania usługi; 4) Przechowuje dokumenty związane z realizowanymi usługami i zawartymi umowami, a takŝe informacje o klientach skierowanych do innych usługodawców przez okres 5 lat od daty odpowiednio: realizacji usługi, zawarcia umowy lub skierowania klienta do innego usługodawcy. 5) KaŜdą usługę doradczą o charakterze ogólnym realizuje w oparciu o zakres zadań, określony w umowie z przedsiębiorcą, zawierający szczegółowe informacje na temat: prac, które zostaną zrealizowane, sposobu i terminu ich realizacji, kwalifikacji osób realizujących, formy przygotowania raportu oraz wyceny usługi. 6) Zakres zadań, określony jest w umowie z klientem. 7) Co najmniej raz na trzy lata przechodzi audyt weryfikujący spełnienie ww. standardów. 2. Odpowiedni potencjał organizacyjny, techniczny i ekonomiczny, tj. w zakresie potencjału technicznego: 1) posiada na terytorium RP stałe miejsce wykonywania działalności, oznaczone na zewnątrz i łatwo dostępne dla podmiotów klientów korzystających z usług; 2) dysponuje wydzielonym pomieszczeniem przeznaczonym do prowadzenia indywidualnych spotkań z podmiotami - klientami korzystającymi z usług; 3) posiada wyposaŝenie biurowe zapewniające właściwe przechowywanie dokumentacji związanej ze świadczeniem usług; 4) posiada urządzenia techniczne zapewniające właściwą obsługę podmiotów korzystających z usług - klientów oraz łączność z tymi podmiotami i ośrodkami, w szczególności: sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem biurowym oraz niezaleŝny od prowadzonych rozmów telefonicznych dostęp do Internetu; 5) zatrudnia na podstawie umowy o pracę co najmniej 2 osoby, w wymiarze pełnego etatu kaŝda, w tym co najmniej jedną stale obecną w miejscu wykonywania działalności; 8

9 6) zapewnia moŝliwość realizacji usług doradczych o charakterze ogólnym, przez co najmniej 2 specjalistów posiadających: a) wykształcenie wyŝsze w zakresie związanym ze świadczonymi usługami doradczymi, lub wykształcenie wyŝsze oraz ukończone szkolenia lub studia podyplomowe w zakresie związanym ze świadczonymi usługami doradczymi, lub uprawnienia księgowego, biegłego rewidenta bądź doradcy podatkowego oraz b) co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w realizacji usług doradczych lub co najmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej ze świadczonymi usługami doradczymi. 7) zapewnia realizację usług informacyjnych przez co najmniej dwóch specjalistów posiadających: a) wykształcenie wyŝsze lub uprawnienia księgowego, biegłego rewidenta bądź doradcy podatkowego, oraz b) co najmniej roczne doświadczenie w zakresie gromadzenia i przetwarzania informacji na rzecz przedsiębiorców, w tym z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, 8) prowadzi ewidencję zrealizowanych usług określającą w szczególności usługobiorców; 9) posiada dostęp do baz danych zawierających informacje niezbędne do świadczenia usług informacyjnych, w tym baz danych udostępnianych w systemach teleinformatycznych, oraz 10) zatrudnia na umowę o pracę co najmniej 2 konsultantów w wymiarze minimum 0,3 etatu kaŝdy, którzy posiadają minimum 2 letnie doświadczenie, w ciągu ostatnich 3 lat, w zakresie świadczenia usług informacyjnych lub doradczych dla MSP w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej, w zakresie potencjału ekonomicznego: 1) w poprzednim roku obrotowym zrealizował usługi doradcze oraz informacyjne dla mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw oraz podmiotów podejmujących działalność gospodarczą o wartości netto co najmniej 50 tys. zł, oraz 2) w poprzednim roku obrotowym zrealizował usługi doradcze o charakterze ogólnym dla mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw oraz podmiotów podejmujących działalność gospodarczą, które stanowiły co najmniej 20% ogólnej liczby zrealizowanych usług doradczych, 3) w poprzednim roku obrotowym zrealizował usługi informacyjne dla mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw oraz podmiotów podejmujących działalność gospodarczą, które stanowiły co najmniej 20% ogólnej liczby zrealizowanych usług informacyjnych oraz 4) w ostatnich 3 latach swojej działalności zrealizował co najmniej 200 usług informacyjnych i doradczych z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej dla sektora 9

10 MSP oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą (wykonanie usługi weryfikowane będzie na podstawie oświadczenia Wnioskodawcy o zrealizowaniu usług wraz z zestawieniem usług zawierających rodzaj usługi, datę wykonania oraz dane klientów: przedsiębiorców oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą). 5) posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości zł zapewniające moŝliwość finansowania świadczenia usług asysty przed uzyskaniem refundacji ze środków publicznych. 10