STANDARD USŁUGI DORADCZEJ W ZAKRESIE OPTYMALIZACJI KOSZTÓW PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ DLA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW

Transkrypt

1 STANDARD USŁUGI DORADCZEJ W ZAKRESIE OPTYMALIZACJI KOSZTÓW PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ DLA MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW Opracowane przez: Zespół Instytucjonalnego Systemu Wsparcia Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości 1/12

2 A. Usługa doradcza w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorstw polega na: I. Etap I usługi Przeprowadzeniu audytu zarządzania finansami w przedsiębiorstwie oraz opracowaniu Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej, na które składa się: 1. Audyt finansowy (analiza modelu biznesowego) za okres ostatnich 3 lat: a) Analiza przychodów i kosztów, b) Analiza rynku, c) Analiza wskaźnikowa, 2. Audyt rachunkowy: a) Weryfikacja stosowanych zasad rachunkowości, b) Ocena systemu kontroli wewnętrznej (system obiegu dokumentów), c) Weryfikacja systemu rachunkowości, d) Analiza prawidłowości i rzetelności wyceny pozycji bilansowych, e) Analiza i ocena istotnych operacji gospodarczych z punktu widzenia poprawnego ujęcia i wykazania dla celów księgowych, 3. Audyt podatkowy, 4. Audyt prawny: a) Analiza stosowanych form zabezpieczenia wierzytelności, sposobu zarządzania wierzytelnościami oraz procedur ich windykacji, b) Analiza zabezpieczeń udzielanych przez przedsiębiorcę (wystawione weksle, udzielone poręczenia, ustanowione hipoteki), 5. Opracowanie raportu z Etapu I Strategia Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej. II. Etap II usługi WdroŜeniu rekomendacji optymalizacyjnych wynikających ze Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej. B. Realizacja usługi doradczej optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorstw: I Etap I polega na przeprowadzeniu audytu zarządzania finansami w przedsiębiorstwie (Działanie 1) oraz opracowaniu Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (Działanie 2). I. 1. Działanie 1 przeprowadzenie audytu zarządzania finansami, na które składa się: 1. Audyt finansowy (analiza modelu biznesowego) za okres ostatnich 3 lat Efektem końcowym audytu finansowego jest raport zawierający zbiór informacji zebranych w przedsiębiorstwie wraz z ich oceną oraz ze wskazaniem obszarów, które powinny być poddane optymalizacji w zakresie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. W raporcie zostaną wskazane rekomendacje, które będą mogły być wdroŝone w przedsiębiorstwie w ramach II Etapu realizacji omawianej usługi. a) Analiza przychodów i kosztów: 2/12

3 analiza kosztów analiza nośników kosztów (w układzie rodzajowym, kalkulacyjnym, kosztów zmiennych i stałych) Efektem końcowym analizy kosztów jest wskazanie moŝliwości optymalizacji struktury kosztów, jak równieŝ określenie tych kosztów, których poziom w wyniku wprowadzonych zmian będzie mógł być zmniejszony. kontrola kosztów (analiza budŝetu, controlling) Efektem końcowym controllingu jest określenie stanu faktycznego w przedsiębiorstwie w ww. zakresie oraz wskazanie narzędzi i procedur, jakie naleŝy stosować w controllingu (rekomendacja), a które pozwolą w przyszłości na bieŝącą kontrolę realizacji planów finansowych, a takŝe szybką analizę powstałych odchyleń w stosunku do przyjętych załoŝeń. W przypadku wdroŝenia rekomendacji z zakresu controllingu wykonawca wdroŝy u przedsiębiorcy narzędzia i procedury pozwalające na stosowanie controllingu. analiza relacji: koszty przychody zysk Efektem końcowym analizy relacji koszty przychody zysk jest wskazanie właściwej relacji kosztów stałych i zmiennych, w celu określenia progu rentowności dla bieŝącej sprzedaŝy produktów/usług oraz planowanej sprzedaŝy. analiza rentowności produktów/usług Efektem końcowym analizy rentowności jest wskazanie optymalnej struktury sprzedaŝy produktów/ usług pod kątem maksymalizacji marŝy przedsiębiorstwa. dźwignia operacyjna i finansowa Efektem końcowym analizy dźwigni operacyjnej oraz finansowej jest ustalenie optymalnej struktury kosztów działalności operacyjnej oraz źródeł finansowania, tak aby efekt obu dźwigni przyniósł przedsiębiorstwu jak największe korzyści pod kątem maksymalizacji marŝy/zysku. b) Analiza rynku analiza kanałów dystrybucji Efektem końcowym analizy kanałów dystrybucji jest określenie optymalnej struktury kanałów dystrybucji towarów i/lub usług umoŝliwiającej maksymalizację marŝy/zysku przedsiębiorstwa. analiza głównych konkurentów/dostawców Efektem końcowym analizy jest uzyskanie informacji pozwalających na określenie czynników, jakie wpływają na sytuację rynkową w branŝy, dzięki czemu przedsiębiorstwo moŝe wypracowywać strategie, które pozwolą uzyskać mu przewagę konkurencyjną i zwiększyć rentowność. Wnioski płynące z modelu Portera pozwolą na usystematyzowanie i uporządkowanie sposobu postrzegania sektora i otoczenia konkurencyjnego przez kierownictwo przedsiębiorstwa. analiza otoczenia rynkowego i tendencji rynkowych Opracowanie analizy SWOT pozwoli przedsiębiorstwu na opracowanie moŝliwych, dopuszczalnych i wykonalnych strategii inwestycyjnych, które uwzględniać winny szanse i zagroŝenia przedsiębiorstwa oraz mocne i słabe strony prowadzonej działalności. 3/12

4 c) Analiza wskaźnikowa Efektem końcowym analizy wskaźnikowej będzie raport zawierający interpretacje uzyskanych wskaźników rentowności, płynności, sprawności działania, zadłuŝenia wraz z rekomendacjami na przyszłość oraz wskazaniem działań, których usprawnienie w bezpośredni sposób przełoŝy się na skuteczną optymalizację kosztów prowadzonej działalności. Raport musi uwzględniać wszystkie wymienione poniŝej wskaźniki: Wskaźniki rentowności, Wskaźniki płynności, Wskaźniki sprawności działania (wykorzystania zasobów), Wskaźniki zadłuŝenia (analiza źródeł finansowania działalności). 2. Audyt rachunkowy Efektem końcowym audytu rachunkowego będzie, poprzez dobór właściwych zasad rachunkowości, raport w sposób jasny przedstawiający aktualną (rzeczywistą) sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa oraz jego wynik finansowy. Wykonawca w pierwszej kolejności winien przeprowadzić audyt systemu finansowo-księgowego i sprawdzić jego szczelność (bezpieczeństwo i zabezpieczenia systemu), a dopiero potem, w zaleŝności od tego jak działa badany system, poddać weryfikacji większą lub mniejszą liczbę dokumentów. Audyt rachunkowy jest przeprowadzany w oparciu o następujące narzędzia: Weryfikacja stosowanych zasad rachunkowości, Ocena systemu kontroli wewnętrznej (system obiegu dokumentów), Weryfikacja systemu rachunkowości, Analiza prawidłowości i rzetelności wyceny pozycji bilansowych, Analiza i ocena istotnych operacji gospodarczych z punktu widzenia poprawnego ujęcia i wykazania dla celów księgowych. 3. Audyt podatkowy Efektem końcowym audytu podatkowego jest raport wskazujący optymalne rozwiązania podatkowe, zawierający: 1.1. wskazanie transakcji rodzących ryzyka podatkowe, 1.2. rekomendacje prawidłowych rozwiązań lub działań pozwalających ograniczyć lub wyeliminować zidentyfikowane ryzyka podatkowe, 1.3. ocenę kwalifikacji podatkowej dokonanej przez przedsiębiorcę w odniesieniu do wskazanych operacji. 4. Audyt prawny Efektem końcowym przeprowadzonego audytu prawnego będzie raport zawierający ocenę badanego u przedsiębiorcy zakresu przedmiotowego określonego poniŝej, ze wskazaniem elementów, które mogą być dalej stosowane, a które muszą być objęte zmianami (rekomendacje ewentualnych zmian naleŝy zawrzeć w raporcie końcowym z Etapu I) a) Analiza stosowanych form zabezpieczenia wierzytelności, sposobu zarządzania wierzytelnościami oraz procedur ich windykacji Efektem końcowym analizy stosowanych form zabezpieczenia wierzytelności będą rekomendacje wskazane w raporcie końcowym z Etapu I. W przypadku ich wdroŝenia w Etapie II do zrealizowania będą następujące prace: stworzenie procedury kontroli kontrahentów, stworzenie procedury dokumentowania wierzytelności (wskazanie ewentualnych zmian w stosowanych przez przedsiębiorcę umowach), 4/12

5 stworzenie procedury weryfikowania terminów przedawnienia i prowadzenie postępowania mającego na celu ściągnięcie wierzytelności, stworzenie procedury przyjmowania zabezpieczeń wierzytelności przez przedsiębiorcę. b) Analiza zabezpieczeń udzielanych przez przedsiębiorcę (wystawione weksle, udzielone poręczenia, ustanowione hipoteki) Efektem końcowym analizy stosowanych zabezpieczeń udzielanych przez przedsiębiorcę powinno być: wybór najkorzystniejszych z punktu widzenia przedsiębiorcy zabezpieczeń, określenie procedur, dla potrzeb kontroli udzielanych zabezpieczeń (liczba, podmiot na rzecz którego udzielono zabezpieczenia, przesłanki i termin zwolnienia zabezpieczenia). I.2 Działanie 2 opracowanie Strategia Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (raport końcowy z Etapu I) 1. W Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (zwanym takŝe raportem końcowym z Etapu I) powinny być wskazane: 1.1. ryzyka działalności danej branŝy oraz zagroŝenia kontynuowania działalności przedsiębiorstwa, 1.2. główne zagroŝenia oraz metody ich rozwiązania w zakresie polityki finansowej, rachunkowej, podatkowej firmy, 1.3. moŝliwości bardziej efektywnego zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (wskazanie wąskich gardeł ), w tym sposobów optymalizacji kosztów operacyjnych, 1.4. modyfikacje portfela produktów i usług, 1.5. redukcje kosztów obsługi kosztów finansowania zewnętrznego, 1.6. procedury wyboru ofert bankowych, ubezpieczeniowych, leasingowych, 1.7. optymalizacje przepływów pienięŝnych, 1.8. moŝliwości zastosowania rachunkowości zabezpieczeń, 1.9. procedury zabezpieczenia wierzytelności wraz ze wskazaniem sposobów pozyskiwania informacji o kontrahentach, procedury windykacji naleŝności, zagroŝenia i optymalizacje niekorzystnych skutków udzielonych zabezpieczeń, rozwiązania polegające na optymalizacji obciąŝeń podatkowych, ocena polityki cen transferowych, optymalizacja modelu zarządzania ryzykiem podatkowym, optymalizacja struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, w przypadku przedsiębiorcy, który w sposób naleŝyty optymalizuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej lub w przypadku którego optymalizacji wymaga większość badanych obszarów, a przedsiębiorca nie posiada środków na wdroŝenie tak wielu rekomendacji optymalizacyjnych, raport musi wskazać przesłanki uzasadniające odstąpienie od realizacji Etapu II. 2. Raport winien zostać opracowany w oparciu o zakres realizacji usługi działania 1 w kaŝdym ze wskazanych obszarów i uwzględniać wszystkie informacje zawarte w raportach z poszczególnych audytów: audytu finansowego, audytu rachunkowego, audytu podatkowego, audytu prawnego (tj. raport końcowy z Etapu I obejmuje raporty z poszczególnych audytów: finansowego, rachunkowego, podatkowego, prawnego) 5/12

6 3. Raporty z poszczególnych audytów, będące podstawą do opracowania raportu końcowego z Etapu I, winny zawierać: 3.1. rekomendacje dotyczące obszarów, w których były prowadzone prace, 3.2. określenie kosztów wdroŝenia tychŝe rekomendacji oraz 3.3. załoŝenia co do oszczędności, jakie przynieść powinna kaŝda z proponowanych rekomendacji. 4. W przypadku braku moŝliwości uwzględnienia elementu audytu finansowego/ rachunkowego/ podatkowego/ prawnego raport powinien zawierać taką informację z podaniem uzasadnienia. 5. Do raportu końcowego z Etapu I wykonawca powinien wybrać i szczegółowo opisać co najmniej trzy najbardziej rokujące optymalizacje obniŝenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, przynajmniej w dwóch obszarach przeprowadzonego audytu, które zostaną następnie wdroŝone w ramach Etapu II. 6. Dokonując wyboru optymalizacji, rekomendowanych w raporcie końcowym z Etapu I, wykonawca powinien wskazać takie obszary optymalizacji, których koszty wdroŝenia powinny być adekwatne do moŝliwych do uzyskania oszczędności u przedsiębiorcy. Wybór rekomendowanych optymalizacji powinien uwzględniać takŝe zaleŝności pomiędzy rekomendowanymi zmianami z róŝnych przeprowadzonych audytów. 7. Szczegółowa optymalizacja ma zawierać poniŝsze elementy, aby moŝna było skutecznie przeprowadzić jej wdroŝenie w Etapie II: 7.1. Dokładny opis zmian, które naleŝy wdroŝyć Procedurę wdraŝania zmian ze wskazaniem, jakie czynności wykonać będzie musiał sam przedsiębiorca, a jakie czynności wykona wykonawca usługi Wskazanie, jakich korzyści i w jakim okresie czasu moŝe spodziewać się przedsiębiorca lub jakich negatywnych skutków moŝe uniknąć Wskazanie kosztów, jakie musi ponieść przedsiębiorca, w celu wdroŝenia optymalizacji na przykład zakup oprogramowania, zapłata podatków, opłaty sądowe i administracyjne (naleŝy uwzględnić rezerwę tych kosztów i wpisać ją w raporcie) Określenie liczby godzin doradztwa, niezbędnych do wdroŝenia optymalizacji kosztów, przy załoŝeniu następującej liczby godzin (dla potrzeb wdroŝenia optymalizacji w zakresie jednego z czterech niŝej wymienionych obszarów), który dla jednego przedsiębiorcy nie powinien przekroczyć następującej liczby godzin: audyt finansowy 50 h audyt rachunkowy 50 h audyt podatkowy 30 h audyt prawny 20 h JeŜeli wdroŝeniu podlegać będą dwie rekomendacje optymalizacyjne z jednego obszaru liczbę godzin doradztwa w tym obszarze pomnoŝyć naleŝy razy dwa Określenie czasu, w którym optymalizacja winna zostać wdroŝona, w przypadku braku zewnętrznych czynników powodujących opóźnienie wdroŝenia, a niezaleŝnych od wykonawcy usługi i przedsiębiorcy Załącznikiem do opracowanego raportu, w zaleŝności od rekomendowanych obszarów do wdroŝenia, winny być następujące narzędzia informatyczne i procedury: arkusz kalkulacyjny do obliczenie struktury kosztów działalności operacyjnej, arkusz kalkulacyjny do obliczenie dynamiki kosztów działalności operacyjnej, arkusz kalkulacyjny do obliczenie struktury kosztów stałych i zmiennych, arkusz kalkulacyjny pozwalający na wyliczenie wskaźników rentowności, 6/12

7 arkusz kalkulacyjny pozwalający na wyliczenie wskaźników płynności, arkusz kalkulacyjny pozwalający na wyliczenie wskaźników zadłuŝenia, arkusz kalkulacyjny pozwalający na wyliczenie wskaźników sprawności, procedury, umoŝliwiające bieŝącą kontrolę realizacji z planami, procedury określające moment powstania przychodów i kosztów dla celów podatkowych, procedury kontroli kontrahentów, procedury dokumentowania wierzytelności, procedury windykacji wierzytelności Wykonawca jest zobowiązany, w ramach trzech zaproponowanych do wdroŝenia rekomendacji, wskazać odpowiednie z ww. narzędzi. 8. Etap I powinien zostać zrealizowany w ciągu 29 dni roboczych. 9. Po otrzymaniu raportu przedsiębiorca w terminie 14 dni powinien uzgodnić z wykonawcą terminu rozpoczęcia Etapu II wdroŝenia, który nie powinien przypadać później niŝ 14 dnia od dnia uzgodnienia terminu rozpoczęcia wdroŝenia. II Etap II wdroŝenie rekomendacji zawartych w Strategii Optymalizacji Kosztów Prowadzenia Działalności Gospodarczej (zwanej takŝe raportem końcowym z Etapu I) 1. Po przygotowaniu raportu zawierającego co najmniej trzy rekomendacje optymalizacyjne, z których przynajmniej dwie dotyczą innego obszaru dokonanego audytu Wykonawca uzgadnia z przedsiębiorcą terminu rozpoczęcia wdroŝenia. 2. Przedsiębiorca winien wybrać co najmniej jedną osobę, najlepiej po jednej w kaŝdym z wdraŝanych obszarów (jeśli jest to moŝliwe), która będzie odpowiedzialna za wdroŝenie optymalizacji w przedsiębiorstwie. Osoby te wejdą w skład zespołu projektowego. 3. Zespół projektowy składać się będzie z: 3.1. osób/osoby uprawnionych/uprawnionej do podejmowania w przedsiębiorstwie decyzji koniecznych do wprowadzenia rekomendowanych w Strategii optymalizacji, 3.2. wykonawcy świadczącego usługę doradztwa w zakresie optymalizacji kosztów oraz 3.3. osób odpowiedzialnych za wdroŝenie optymalizacji kosztów po stronie przedsiębiorcy. 4. Wykonawca usługi będzie świadczył dla przedsiębiorcy doradztwo w zakresie wdroŝenia, wg przygotowanej przez niego wcześniej Strategii Optymalizacji. W ramach udzielanego doradztwa ma on obowiązek: 4.1. udzielać wyjaśnień, co do poszczególnych elementów Strategii Optymalizacji, 4.2. wskazywać konkretne czynności, które na danym Etapie wdraŝania Strategii Optymalizacji muszą być podejmowane przez przedsiębiorcę, 4.3. przeszkolić wskazane przez przedsiębiorcę osoby w zakresie: samodzielnego posługiwania się przekazanymi przedsiębiorcy narzędziami informatycznymi, samodzielnego stosowania przekazanych przedsiębiorcy procedur. 5. Potwierdzeniem wdroŝenia Strategii Optymalizacji będzie złoŝone przez przedsiębiorcę i wykonawcę usługi oświadczenie, mówiące o tym, Ŝe: 5.1. rekomendacje z raportu końcowego z Etapu I zostały wdroŝone, w całym zakresie (tj. co najmniej dwie ze wskazanych w raporcie końcowym z Etapu I trzech rekomendacji optymalizacyjnych), 7/12

8 5.2. przedsiębiorca stosuje i zobowiązuje się stosować w całym okresie trwałości projektu, wdroŝone procedury oraz narzędzia informatyczne (jeśli zostały przedsiębiorcy przekazane w ramach usługi). 6. Wskazana w raporcie z Etapu I liczba godzin doradztwa konieczna do wdroŝenia rekomendacji z poszczególnych typów audytu winna być wykorzystana w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia Etapu II ale nie dłuŝej niŝ 12 miesięcy. 7. Zgodę na ewentualne wydłuŝenie okresu realizacji usługi wyraŝa Agencja na wniosek Usługodawcy. 8. Po zakończeniu przez wykonawcę wdroŝenia wybranych, co najmniej trzech optymalizacji kosztów powadzenia działalności gospodarczej wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przedstawienia usługobiorcy oraz Agencji raportu końcowego z Etapu II w ciągu 15 dni od zakończenia wdroŝenia obejmującego: 8.1. opisanie czynności, które podejmowane były w trakcie wdroŝenia, 8.2. opisanie współpracy przedsiębiorcy w zakresie wdroŝenia, 8.3. opisanie, w przypadku zaistniałych podczas procesu wdraŝania zmian optymalizacji, ze wskazaniem podstaw do ich wprowadzenia oraz korzyści wynikających z zastosowanych zmian, 8.4. wykaz oczekiwanych efektów wdroŝenia poszczególnych rekomendacji elementy te będą sprawdzane w ramach badania, o którym mowa w rozdziale III punkt 7, 8.5. złoŝenie oświadczenia o zrealizowaniu wdroŝenia. 9. Weryfikacja, czy optymalizacje zostały wdroŝone, będą odbywały się na zlecenie PARP poprzez kontrolę następujących elementów: 9.1. czy wskazany w raporcie końcowym z Etapu I zakres optymalizacji został przeprowadzony w przedsiębiorstwie (raport końcowy z Etapu I musi wskazywać konkretne zadania do zrealizowania, raport końcowy z Etapu II musi ustosunkowywać się do tych wytycznych), 9.2. czy wdroŝone procedury są stosowane przez przedsiębiorcę, 9.3. sprawdzenie czy wskazane w optymalizacji narzędzia informatyczne zostały przekazane przedsiębiorcy i czy potrafi on z nich korzystać. 10. Po okresie 12 miesięcy od daty zakończenia procesu wdraŝania rekomendacji przeprowadzone zostanie badanie przedsiębiorcy mające na celu sprawdzenie, czy rekomendacje zostały wdroŝone i czy zakładane wskaźniki optymalizacji zostały osiągnięte. 8/12

9 C. Wymagania wobec podmiotów świadczących usługę doradczą w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorców: Podmiot działa na rzecz rozwoju gospodarczego i posiada wdroŝony i zweryfikowany standard w zakresie świadczonych usług doradczych, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 stycznia 2005 r. w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich (Dz.U. Nr 27, poz. 221) lub standard równowaŝny z ww. oraz odpowiedni potencjał organizacyjny, techniczny i ekonomiczny, tj.: I. Wymagania, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 stycznia 2005 r. w sprawie Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich (Dz.U. Nr 27, poz. 221) w zakresie usług doradczych o charakterze ogólnym, tj. podmiot: 1. Spełnia wymagania w zakresie potencjału technicznego: a) posiada na terytorium RP stałe miejsce wykonywania działalności, oznaczone na zewnątrz i łatwo dostępne dla podmiotów korzystających z usług; b) dysponuje wydzielonym pomieszczeniem przeznaczonym do prowadzenia indywidualnych spotkań z podmiotami korzystającymi z usług; c) posiada wyposaŝenie biurowe zapewniające właściwe przechowywanie dokumentacji związanej ze świadczeniem usług; d) posiada urządzenia techniczne zapewniające właściwą obsługę podmiotów korzystających z usług oraz łączność z tymi podmiotami i ośrodkami, w szczególności: sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem biurowym oraz niezaleŝny od prowadzonych rozmów telefonicznych dostęp do Internetu; e) zatrudnia na podstawie umowy o pracę co najmniej 2 osoby, w wymiarze pełnego etatu kaŝda, w tym co najmniej jedną stale obecną w miejscu wykonywania działalności; f) zapewnia moŝliwość realizacji usług doradczych o charakterze ogólnym, przez co najmniej 2 specjalistów posiadających: a) wykształcenie wyŝsze w zakresie związanym ze świadczonymi usługami doradczymi, lub wykształcenie wyŝsze oraz ukończone szkolenia lub studia podyplomowe w zakresie związanym ze świadczonymi usługami doradczymi, lub uprawnienia księgowego, biegłego rewidenta bądź doradcy podatkowego oraz b) co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w realizacji usług doradczych lub co najmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej ze świadczonymi usługami doradczymi. g) prowadzi ewidencję zrealizowanych usług określającą w szczególności usługobiorców; 2. Spełnia wymagania w zakresie potencjału ekonomicznego tj., w poprzednim roku obrotowym: a) udział środków finansowych pochodzących z PARP w jego przychodach ogółem nie przekracza 80%, b) zrealizował usługi doradcze, szkoleniowe, informacyjne lub finansowe dla mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw oraz podmiotów podejmujących działalność gospodarczą o wartości netto co najmniej 50 tys. zł, c) usługi doradcze o charakterze ogólnym dla mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw oraz podmiotów podejmujących działalność gospodarczą stanowiły co najmniej 20% ogólnej liczby zrealizowanych usług doradczych. 9/12

10 3. Posiada system zarządzania jakością obejmujący usługi doradcze o charakterze ogólnym, zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009) 1 oraz zawiera opisy postępowania dotyczące: a) pierwszego kontaktu z podmiotem korzystającym z usług, w tym sposobu postępowania w przypadku braku moŝliwości realizacji usługi; b) przechowywania danych o podmiotach korzystających z usług oraz o zrealizowanych usługach, w sposób zapewniający poufność informacji, a w szczególności ochronę danych osobowych; 4. Przestrzega w wykonywanej działalności zasad etyki zawodowej, tj.: a) prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; b) przestrzega zasad wolnej i uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wszystkich uczestników obrotu gospodarczego; c) zapewnia poprawność i jasność sformułowań w zawieranych umowach; d) świadczy usługi z naleŝytą starannością, a w razie braku niezbędnej wiedzy lub doświadczenia kieruje podmiot zamierzający korzystać z jego usług do innego ośrodka, posiadającego taką wiedzę i doświadczenie; e) zapewnia poufność informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług; f) zachowuje szczególną ostroŝność w formułowaniu zarzutów wobec innych podmiotów, w tym ośrodków; g) dąŝy do polubownego załatwiania sporów; h) zapewnia realizację usług wyłącznie przez wykwalifikowany personel i dąŝy do stałego podwyŝszania jego kwalifikacji; 5. Świadcząc usługę doradczą o charakterze ogólnym: a) przestrzega wymagań określonych w normie, o której mowa w p. 3; b) poprzedza realizację usługi wstępną analizą potrzeb, wymagań i oczekiwań usługobiorcy oraz oceną moŝliwości realizacji usługi; c) w przypadku braku moŝliwości samodzielnego wykonania usługi informuje usługobiorcę o moŝliwości jej wykonania przez innych usługodawców oraz, za zgodą usługobiorcy, pośredniczy w nawiązaniu kontaktu między usługobiorcą a innym usługodawcą; d) wycenia wartość usługi według jednoznacznych zasad, znanych potencjalnemu usługobiorcy; e) dokumentuje realizację usługi; f) zapewnia wewnętrzny nadzór nad realizacją usługi; g) realizuje usługę w oparciu o pisemną umowę z usługobiorcą, określającą w szczególności: a) zakres i sposób realizacji usługi, b) zasady wprowadzania zmian w zakresie i sposobie realizacji usługi, c) sposób przekazywania usługobiorcy wyników realizacji usługi, d) wynagrodzenie za usługę oraz warunki płatności, o ile usługa jest odpłatna, e) termin wykonania usługi; h) przechowuje dokumenty związane z realizowanymi usługami i zawartymi umowami, a takŝe informacje o usługobiorcach skierowanych do innych usługodawców przez okres 5 lat od daty odpowiednio: realizacji usługi, zawarcia umowy lub skierowania usługobiorcy do innego usługodawcy. 1 Posiadanie systemu zarządzania jakością obejmującego usługi doradcze o charakterze ogólnym, zgodny z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001 (lub 9001:2009) nie wymaga posiadania certyfikatu w tym zakresie. 10/12

11 6. KaŜdą usługę doradczą o charakterze ogólnym realizuje w oparciu o zakres zadań, określony w umowie z przedsiębiorcą, zawierający szczegółowe informacje na temat: prac, które zostaną zrealizowane, sposobu i terminu ich realizacji, kwalifikacji osób realizujących, formy przygotowania raportu oraz wyceny usługi. 7. Zakres zadań, o którym mowa w pkt. 6, określony jest w umowie z usługobiorcą. 8. Co najmniej raz na trzy lata przechodzi audyt weryfikujący spełnienie ww. standardów. II. Wymagania, związane ze specyfiką świadczenia usługi doradczej optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, tj. podmiot 1. Spełnia wymagania w zakresie potencjału technicznego: 1.1. jest wpisany na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych lub zajmuje się na bieŝąco wykonywaniem analiz finansowych i doradztwem finansowym w świadczeniu usług zbliŝonych do usług doradczych o charakterze ogólnym KSU w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie ww. usług na kwotę nie mniejszą niŝ zł; 1.2. zapewnia świadczenie usług doradczych w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorstw przez co najmniej: a) jednego biegłego rewidenta (który musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej dwóch usług w zakresie audytu finansowego i/lub rachunkowego, zrealizowanych w ciągu 3 lat, licząc do dnia składania wniosku o dofinansowanie); b) jednego doradcę podatkowego (który musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej dwóch usług w zakresie audytu podatkowego, zrealizowanych w ciągu 3 lat, licząc do dnia składania wniosku o dofinansowanie); c) jednego radcę prawnego (adwokat) lub prawnika posiadającego co najmniej 3-letnią praktykę w świadczeniu usług optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej (który musi wykazać się doświadczeniem w realizacji co najmniej dwóch usług w zakresie audytu prawnego, zrealizowanych w ciągu 3 lat, licząc do dnia składania wniosku o dofinansowanie); 1.3. Specjaliści, o których mowa w pkt.1.2. są zatrudnieni przez usługodawcę na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilno-prawnej (np. umowa o dzieło, umowa zlecenie), której przedmiotem jest świadczenie usług w zakresie własnej specjalizacji (audyt: finansowy, rachunkowy, prawny lub podatkowy) w imieniu bądź we współpracy z usługodawcą. 2. Spełnia wymagania w zakresie potencjału ekonomicznego: 2.1. w ostatnim roku swojej działalności zrealizował co najmniej trzy usługi analityczne na rzecz podmiotów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw łącznie na co najmniej ,00 PLN w zakresie: zarządzania przedsiębiorstwem w obszarze finansowym, podatkowym lub prawnym; 2.2. Podmiot wykona w ciągu roku (kalendarzowego) minimum 3 usługi doradcze w zakresie optymalizacji kosztów prowadzania działalności gospodarczej dla małych i średnich przedsiębiorstw. 11/12

12 2.3. Maksymalnie 30% usług doradczych w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności dla małych i średnich przedsiębiorstw moŝe zakończyć się na Etapie I z następujących powodów: a) przedsiębiorca w sposób naleŝyty optymalizuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej w badanym u niego zakresie - nie ma zatem moŝliwości wprowadzenia zmian pozwalających na dodatkowe obniŝenie kosztów, b) przedsiębiorca w sposób naleŝyty optymalizuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej w badanym u niego zakresie - istnieją co prawda obszary, w których moŝna wprowadzić zmiany pozwalające ewentualnie na dodatkowe obniŝenie kosztów prowadzania działalności, ale koszty wdroŝenia optymalizacji są niewspółmierne do zakładanych oszczędności, c) przedsiębiorca w taki sposób prowadził dotychczas swoją działalność gospodarczą, iŝ optymalizacji wymaga większości badanych obszarów, a przedsiębiorca nie posiada środków na ich wdroŝenie. 2.4 W przypadku, o którym mowa w pkt przesłanki uzasadniające odstąpienie od realizacji Etapu II wdroŝenia muszą zostać wskazane przez podmiot w raporcie końcowym z Etapu I. 3. Świadcząc usługę doradczą optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej: 3.1. prowadzi sprawozdawczość na potrzeby Agencji z wykorzystaniem Systemu Informatycznego Krajowego Systemu Usług dla MSP obejmującą w szczególności dane dotyczące realizowanej usługi oraz obsługiwanych klientów; 3.2. realizuje działania promocyjne dotyczące realizowanych usług zgodnie z obowiązującymi wytycznymi okresowymi przez Agencję; 3.3. umowa z klientem na podstawie której realizowana jest usługa doradcza w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej ma formę pisemną i zawiera: a) informacje na temat źródeł i warunków finansowania usługi, b) obowiązki i prawa przedsiębiorcy w tym w szczególności informacje na temat obowiązku poddania się przez przedsiębiorcę kontroli/badaniu ewaluacyjnemu mającemu na celu zweryfikowanie czy optymalizacje zostały wdroŝone oraz załoŝonych rezultatów wdroŝenia rekomendacji optymalizacyjnych, c) standardy realizacji usługi doradczej w zakresie optymalizacji kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. 12/12