CZĘŚĆ III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 CZĘŚĆ III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1

2 SPIS TREŚCI 1. INFORMACJE PODSTAWOWE.3 2. ZAKRES UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG Ogólny zakres zamówienia ZałoŜenia i ryzyko Umowy o świadczenie usług ZałoŜenia leŝące u podstawy Umowy o świadczenie usług Ryzyko osiągnięcia celów Umowy o świadczenie usług Grupy docelowe Cele usług z zakresu reklamy i promocji 5 3. ZAKRES PRAC Harmonogram realizacji działań z zakresu reklamy promocji Projektu Środki i instrumenty podjętych działań Elementy systemu identyfikacji wizualnej Broszury, ulotki, foldery informacyjne GadŜety reklamowe Prezentacja multimedialna Filmy o Projekcie przeznaczone do emisji w TV Strona internetowa Tablice informacyjne Tablice pamiątkowe Materiał fotograficzny Współpraca z Zamawiającym Obowiązki Zamawiającego w zakresie współpracy z Wykonawcą RAPORTY Dostarczenie i zatwierdzenie raportów Wymagania szczegółowe Personel Wykonawcy..24 2

3 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1. Projekt: Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry - Etap II. NR POIiŚ/1.1/NFOŚiGW 1.2. Przedmiot zamówienia: Promocja Projektu : Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry - Etap II. NR POIiŚ/1.1/NFOŚiGW Kraj Zamawiającego: Rzeczpospolita Polska 1.4. Lokalizacja projektu: Miasto Zielona Góra, Gmina Zielona Góra: miejscowości Racula i Drzonków; 1.5 Termin Wykonania zamówienia: - 36 miesięcy. 2. ZAKRES UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG 2.1 Ogólny zakres zamówienia Zakres niniejszego zamówienia obejmuje usługi z zakresu reklamy i promocji Projektu nr NR POIiŚ/1.1/NFOŚiGW pod nazwą: Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry - Etap II. Szczegółowy opis działań Wykonawcy znajduje się w pkt. od 3 do 4 niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia. 3

4 2.2 ZałoŜenia i ryzyko Umowy o świadczenie usług ZałoŜenia leŝące u podstawy Umowy o świadczenie usług a) Wykonawca uwzględni w zakresie rzeczowym realizacji usług wszystkie środki i instrumenty wymienione w pkt. 3 niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia. b) Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia kompetentny personel posiadający odpowiednie doświadczenie i kwalifikacje, gwarantujące naleŝyte wykonanie Umowy. c) Zamawiający posiada zdolność finansową do realizacji Umowy. d) Zamawiający przekaŝe Wykonawcy niezbędne dane i dokumenty, o których mowa w pkt. 3.4 niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia Ryzyko osiągnięcia celów Umowy o świadczenie usług Ewentualnym zagroŝeniem dla Umowy o świadczenie usług moŝe być działanie siły wyŝszej tj. zdarzenie, którego ani Zamawiający ani Wykonawca nie mógłby przewidzieć, któremu nie mogłyby zapobiec ani któremu nie mógłby przeciwdziałać, a które uniemoŝliwia Wykonawcy wykonanie w części lub w całości jego zobowiązań. Siła wyŝsza obejmuje w szczególności zdarzenia takie jak wojna, działania wojenne, terroryzm, rewolucja, przewrót wojskowy, klęski Ŝywiołowe, jak huragany, powodzie, trzęsienia ziemi etc Grupy docelowe Działania reklamowe promocyjne kierowanie są do następujących grup docelowych: o mieszkańcy Miasta Zielona Góra i Gminy Zielona Góra, o szersza opinia publiczna, o media. 4

5 Cele usług z zakresu reklamy i promocji Podstawowym celem działań z zakresu reklamy i promocji Projektu nr POIiŚ/1.1/NFOŚiGW pn. Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry - Etap II jest wykonanie materiałów mających na celu poinformowanie opinii publicznej o wykorzystywaniu środków finansowych Unii Europejskiej (środków Funduszu Spójności) przy realizacji Projektu, wielkości udzielonej przez Unię Europejską pomocy finansowej, jej znaczenia dla urzeczywistnienia realizacji Projektu. Drugim waŝnym celem jest poinformowanie opinii publicznej o osiągniętych rezultatach Projektu dzięki wsparciu przez Unię Europejską (efektach, środowiskowych, społecznych i gospodarczych). 3. ZAKRES PRAC 3.1. Harmonogram realizacji działań z zakresu reklamy promocji Projektu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu, efektywnie zaplanowany w czasie, szczegółowy Harmonogram realizacji działań z zakresu promocji Projektu Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry - Etap II na podstawie wytycznych i w uzgodnieniu z Zamawiającym zgodnie z zaplanowaną realizacją całego Projektu. Szczegółowy harmonogram powinien być przedstawiony do akceptacji Zamawiającemu w terminie do 14 dni od daty zawarcia Umowy. Na wniosek Zamawiającego moŝe być w miarę potrzeb aktualizowany Środki i instrumenty podjętych działań Aby osiągnąć cele związane z reklamą i promocją w oparciu o aktualne wytyczne Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego na lata z lipca 2009 r. do prowadzenia działań w zakresie informacji i promocji dla Programu Infrastruktura i Środowisko wraz z opisem spójnej identyfikacji wizualnej tych działań, opisanych równieŝ szczegółowo 5

6 w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w odniesieniu do Narodowej Strategii Spójności na lata , zastosowane będą następujące środki i instrumenty : Elementy systemu identyfikacji wizualnej Zadaniem Wykonawcy jest zastosowanie, zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej zawartej w wyŝej wymienionych dokumentach, spójnej identyfikacji wizualnej opracowanie tych elementów systemu identyfikacji wizualnej Projektu, które będą wykorzystywane przez Wykonawcę przy wykonywaniu poszczególnych działań z zakresu reklamy i promocji opisanych w pkt niniejszego Opisu przedmiotu zamówienia oraz przez Zamawiającego przy wszystkich czynnościach związanych z realizacją Projektu, którym będzie towarzyszyła oprawa wizualna. W szczególności do obowiązków Wykonawcy naleŝeć będzie zastosowanie jednolitej szaty graficznej, do opracowań związanych z Projektem tj. prezentacji multimedialnej, ulotek, folderów itp. Projekt jednolitej szaty graficznej dla wszystkich elementów kampanii promocyjnej winien zostać opracowany i przekazany Zamawiającemu do akceptacji nie później, niŝ w ciągu 30 dni od dnia zawarcia Umowy Broszury, ulotki, foldery informacyjne Zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie następujących materiałów informacyjno-promocyjnych o Projekcie: - folderów informacyjnych, ulotek informacyjnych z informacjami o zakresie, kosztach i korzyściach Projektu; realizacja w dwóch częściach: na początku realizacji Projektu i po zakończeniu realizacji Projektu w terminach określonych w Harmonogramie realizacji zatwierdzonym przez Zamawiającego. oraz - papieru firmowego w ilości ok. 60 tys. szt. oraz papieru do faksu w ilości ok. 30 tys. szt. dla korespondencji JRP, kopert w ilości ok. 40 tys. szt., teczek do dokumentów w ilości ok szt. i wizytówek w ilości 1000 szt. - na miarę bieŝącego zapotrzebowania wydziału (z moŝliwością dodrukowania) 6

7 oraz opracowanie tekstu oraz grafiki, wydruk, jak i dostarczenie do Zamawiającego następujących materiałów informacyjno-promocyjnych o Projekcie: ULOTKA A4 - przygotowanie projektu z wykorzystaniem grafik i zdjęć. - A4 falcowana do 1/3, A4, kreda 90g, format: 210 x 297 mm - papier: kreda spulchniana 90 g - kolorystyka: falcowanie x2 - objętość stron: 2 - nakład 2 x 10 tys. - w ramach zlecenia dystrybucja wyŝej opisanej ulotki jako wkładka w Gazecie Lubuskiej FOLDER 235 X 327 ad 1. - Opracowanie katalogu - koncepcja, dwie propozycje kreacji do wyboru, nadzór artystyczny, nadzór techniczny nad wykonaniem projektu do druku - 24 strony. ad 2. - Skład, złamanie tekstów - Przygotowanie do druku - Opracowanie mapy - skład, przygotowanie do druku ad 3. - Parametry druku: 1. Okładka + klejenie kieszeni na mapę format: 235,5 x 327 mm papier: kreda 300g kolorystyka: 4+4 objętość stron: 4 Folia mat dwie strony, - lakier wybióczy UV cztery strony, 7

8 - bigowanie, - płyty CTP, - klisze, - matryca do tłoczenia, tłoczenie (logo na okładce) - kieszeń na mapę, 2. Środek 20 stron format: 235,5 x 327 mm papier: kreda 200g kolorystyka: 4+4 Folia matowa, bigowanie objętość stron: 20 - lakier wybiórczy UV - objętość stron: 20 - klisze - zbieranie i szycie ręczne 3. Mapa + kieszeń na mapę mapa format: 650x450mm papier: kreda 120g. kolorystyka: 4x4 - składanie - offsetowy lakier matowy 4. Proof materiałów do druku, do akceptacji przez Klienta. 5. Nakład = 2000 szt. FOLDER 190 X Przygotowanie projektu - 12 str. + 2 strony kalki, grafika, wykresy: 2. Tłumaczenie tekstów - jedna wersja językowa - cztery znormalizowane strony tłumaczeń. Folder ma zawierać trzy wersje językowe tekstów polską, angielską i niemiecką. 3. Zdjęcia fotograficzne z pełnymi prawami - 25 szt. 8

9 4. Przygotowanie do druku - skład foldera 400 x170 mm, szyty do 200 x 170 mm, 12 str. kreda 200g, folia, matt dwustronnie + lakier UV błysk wybiórczy, wydruk na kalkach; 5. Druk - specyfikacja wyceny druku: Przygotowanie do druku - skład foldera 198 x170 mm, szyty, 8 str. kreda 250g, folia, matt dwustronnie + lakier UV błysk wybiórczy, projekt zadruku na kalki. Specyfikacja wyceny druku foldera. Okładka + środek: - format: 198 x 170 mm - papier: kreda 250g - kolorystyka: lakier dyspersyjny matowy, dwie strony, - lakier wybiórczy UV dwie strony, - objętość stron: 4 i 4 - bigowanie objętość stron: Środek - kalka: - format: 198 x 170 mm - papier: kalka techniczna MIST 110g - kolorystyka: objętość stron: 4 W sumie objętość stron: 16 - zbieranie i szycie - klisze - transport do klienta 6. Nakład = 2000 szt. Projekty materiałów wymienionych powyŝej powinny być opracowane nie później niŝ w ciągu 14 dni przed terminem zlecenia do druku. Po zatwierdzeniu treści materiałów przez Zamawiającego, Wykonawca niezwłocznie przekaŝe opracowane i poprawione według wskazówek Zamawiającego materiały do druku. 9

10 Dystrybucja ulotek i folderów będzie obowiązkiem Zamawiającego GadŜety reklamowe GadŜety - gadŝety reklamowe z logo i nazwą Projektu, przeznaczone są min. na konferencje prasowe, na spotkania z przedstawicielami instytucji współpracujących przy realizacji Projektu. GadŜety ściśle muszą odzwierciedlać Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego na lata z lipca 2009 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji projektów i konkretnych produktów w ramach realizowanego zamówienia. PoniŜej przedstawiono rekomendowane materiały promocyjne: 1) Notes A5, papier biały 80g, nadruk 1 kolor jedna strona, 1+0, 50 kartek, karton na spodzie, klejone od góry nakład 500 szt. 1a) Teczka z klipem do notesu A5, 4+0 z folia błysk na zewnątrz, wymiary po rozłoŝeniu ok.400x225mm, w środku biała wyklejka nakład 500 szt. 2) Długopisy metalowe - opcja z grawerem dwustronnym w etui velvetowym szt. 3) Torby na materiały papierowe na materiały A4,, kolor beŝowy, papier ekologiczny, nadruk w jednym kolorze, papierowe skręcane uchwyty nadruk w jednym kolorze jednostronnie sitodruk nakład: 500 szt. 4) Torba ekologiczna - Usztywniane dno, uszy wszyte od dna, dodatkowa kieszonka, Nadruk po stronie bez kieszonki w jednym kolorze (jedna strona) Nakład 500 szt. 10

11 5) Kubki ceramiczne z nadrukiem w 3 kolorach, (loga i nazwa Projektu), pojemność 250 ml 500 szt 6) Pendrive - 2GB, w pudełku tekturowym, ze smyczą w tym grawer dwustronny 500 szt. 7) Metalowy zegar elektroniczny wielofunkcyjny z wyświetlaczem LCD, stojący (na biurko) z alarmem, datownikiem, stacją pogodową + grawer z logo projektu, rozmiar ok. 12 x 8 x 2,5 500 szt. 8) Kalendarz trójdzielny, ścienny, promujący Projekt, dwa wydania na rok 2011 i 2012, 2013 w ilości po 200 szt. 9 )Roll up 4 szt. mechanizm w kasecie, podstawa bez elementów ruchomych, Zadruk: - laminowany, jednostronny, - jakość na poziomie 360 DPI lub więcej, - moŝliwość wymiany pola zadrukowanego na nowe, - rozmiar 90x200cm - torba na potrzeby przechowywania i transportu Prezentacja multimedialna Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie prezentacji multimedialnej obrazującej zakres realizacji Projektu z dokładnym przebiegiem realizowanych sieci wodociągowo-kanalizacyjnych danych ulicach. W ramach realizacji tego zadania: a. Zostanie wykonana animacja początkowa. Przewidziane realizacja w technice animacji 3D przebiegu realizowanych inwestycji na mapie Zielonej Góry z wirtualną wizualizacją. b. Opracowanie w formie dynamicznych animacji 2D zestawień, wykresów, tabel. 11

12 c. Prezentacja zostanie przygotowana w polskiej i angielskiej wersji językowej. d. Prezentacja zostanie opracowana i oprogramowana jako w pełni multimedialna płyta DVD do wszechstronnego zastosowania promocyjno informacyjnego. Będzie to płyta hybrydowa: Po załadowaniu do komputera, prezentacja uruchamia się z autostartu i po krótkiej animacji początkowej mamy dostęp do menu z wyborem projekcji filmu, albo z wyborem intuicyjnej nawigacji po prezentacji. Po włoŝeniu płyty do stacjonarnego odtwarzacza DVD mamy moŝliwość obejrzenia w jakości DVD, zamieszczonych na płycie filmów. e. Wykonanie ulotki do włoŝenia do etui oraz nadruku na płycie DVD. f. Zostanie wykonana duplikacja płyt DVD z prezentacją. Płyty będą z zaprojektowanym nadrukiem i w plastikowych pudełkach SLIM 1000 szt Filmy o Projekcie przeznaczone do emisji w TV Zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie 2 filmów i 5 spotów reklamowych dotyczących Projektu. W oparciu o co najmniej 20 dni zdjęciowych dokumentujących przebieg realizacji Projektu. Program telewizyjny przeznaczony będzie do wyemitowania w programie o tematyce Unii Europejskiej bądź ekologicznej w telewizji: TVP3 Lubuska. A. ZałoŜenia merytoryczne i zakres zadań przy produkcji filmu Gospodarka ściekowa na terenie Zielonej Góry ETAP II Scenariusz, zebranie, dokumentacji do filmu do uzgodnienia z Zamawiającym. - scenariusz w oparciu o materiały ZWiK, Miasta i Gminy Zielona Góra; - zdjęcia filmowe; - animacja komputerowa czołówki, komputerowe wykresy, tabele - autorski podkład muzyczny; - 2 wersje językowe (polska i angielska) - gotowy materiał na płytach DVD w ilości 1000 szt.; 12

13 Wykonawca podejmuje się wykonania wszelkich działań o charakterze technicznym (wykonanie zdjęć, montaŝ), słuŝących realizacji niniejszego Filmu w zakresie uzgodnionym przez obie strony. Plan i harmonogram zdjęć do uzgodnienia z Zamawiającym. Zamawiający zastrzega wymóg gotowości Wykonawcy na wykonanie zdjęć filmowych bieŝących robot w ciągu 24 h od momentu zgłoszenia potrzeby dokumentacji przebiegu robót. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do zrealizowanych zdjęć. Czas trwania filmu: Film - wariant A Czas trwania do ok. 15 min. Spot reklamowy wariant B 30 s. 5 szt. emisja w TV, omawiający dane zakończone Zadanie. B. ZałoŜenia techniczne: a. Źródło obrazu: - cyfrowa kamera HDV - animowana grafika komputerowa b. Nośnik źródłowy, taśma cyfrowa DV, telewizyjna jakość obrazu i dźwięku, c. Nośnik docelowy: - master na taśmie BetacamSP z kompletem dokumentów do emisji w TV, - Wykonawca podejmie się obróbki filmu do formatów cyfrowych, (MPEG2, WMV) oraz przygotowanie mastera filmu, na płycie DVD - konwersja do formatu DVD. Nakład płyt DVD z filmem w ramach oferty 1000 szt. (w opakowaniu do DVD z pełnokolorową wkładką, płyty z nadrukiem). C. ZałoŜenia merytoryczne i zakres zadań przy produkcji nakładu płyt DVD z filmem Gospodarka Ściekowa na terenie Zielonej Góry ETAP II 13

14 a. Zostanie wykonana duplikacja płyt DVD z filmem. Płyty będą z zaprojektowanym nadrukiem, z pełno kolorową okładką, w plastikowych pudełkach SLIM. Nakład 1000 szt. b. Zostanie wykonana efektowna animacja początkowa menu wyboru wersji językowych. Film na płycie będzie do wyboru w polskiej i angielskiej wersji językowej. c. Płyta DVD zostanie opracowana i oprogramowana jako w pełni multimedialna płyta DVD do wszechstronnego zastosowania promocyjno informacyjnego. Będzie to płyta do odtwarzania w komputerze i na stacjonarnych odtwarzaczach DVD. D. Reklamowy Spot TV na zakończenie kaŝdego z Zdań w ramach realizacji Projektu - 5 szt. Spot TV: - opracowanie i wykonanie 5 spotów reklamowych, po jednym na kaŝde zadanie oraz zakup czasu antenowego niezbędnego do emisji przygotowanych spotów reklamowych przy załoŝeniu 10 emisji: 50% przed i 50% po Informacjach Lubuskich - zgodny z wymogami programowymi i technicznymi, jakie obowiązują w TVP, - nie naruszający dóbr osób trzecich, - wykonany w technice wysokiej rozdzielczości, konwertowany zaleŝnie od zastosowania (TVP, Internet, płyta DVD) do odpowiednich parametrów, - czas trwania po 30 sekund, - spot opracowany w wersji filmowej z lektorem - dźwięk stereo zgodny z wymogami emisji w TVP, - standardy estetyczne i literackie zgodnie z wymogami szczegółowego scenariusza, zatwierdzonego przez Zamawiającego, - spot zostanie dostarczony do Zleceniodawcy w formie elektronicznej na płycie DVD w wersji łatwej do umieszczenia na stronie internetowej oraz w wersji profesjonalnej umoŝliwiającej emisję spotu w telewizji; - prawa autorskie do spotu zostaną przekazane na rzecz Zleceniodawcy. 14

15 3.2.6 Strona internetowa Na stronie internetowej beneficjenta powinny znaleźć się oznaczenia w wariancie Podstawowym: tj. emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, (opcjonalnie hasło promocyjne) oraz obowiązkowo odniesienie (link)do głównego serwisu POIiŚ, tj. W odniesieniu do informacji o Projekcie wskazane jest podanie podstawowego zakresu Projektu, całkowitego kosztu projektu, wysokości dofinansowania przez Unię Europejską ze środków danego funduszu, a takŝe celów i korzyści z realizacji projektu. Informacje udostępniane na stronie internetowej odnośnie projektu naleŝy aktualizować wraz z rozwojem projektu. Wymagane jest, aby adres internetowy z informacjami o projekcie był rozpowszechniany m.in. w publikacjach, folderach, ulotkach, informacjach prasowych. a. Ogólne załoŝenia: - analogicznie jak na stronie ZWiK, zachowanie wszystkich moŝliwości obecnego serwisu (z przeniesieniem zawartości wg uznania), - dodanie moŝliwości łatwe uaktualnienie informacji serwisowych, łatwa publikacja ilustracji, galerii, map, filmów itp., - przygotowanie wersji językowych do publikacji w dowolnym momencie (zawartość wersji moŝe być dowolnie niezaleŝna od wersji polskiej), 15

16 b. ZałoŜenia techniczne: - hosting po stronie wykonawcy przez okres 5 lat od momentu wykonania strony internetowej - wykonana w technologii: xhtml, css. javascript + flash - dostosowana do przeglądarek: ie6, ie7, ie8, firefox 3, opera z własnym panelem cms, pozwalającym na edycję wszystkich treści dynamicznych w serwisie: text, multimedia, bannery, itp. - szkolenie pracowników JRP w zakresie obsługi strony - serwis: 24 h c. ZałoŜenia wizualne: Nowoczesny wygląd serwisu z nawigacją nawiązujący do aktualnej strony ZWiK. Grafika będzie oprawą do zaprezentowania zawartości merytorycznej. Strona www zawierać ma system prezentacji grafiki nagłówkowej (tzw bannery), z opcją dowolnej wymiany fotografii, w pierwszej kolejności system zaopatrzony zostanie w ilustracje prezentujące uzgodnione treści. Grafika moderowana co do kolejności i czasu prezentowania oraz z dostępem dla Zamawiającego by dowolnie dodawać, wymieniać, usuwać niepotrzebne dane Tablice informacyjne Tablice informacyjne muszą spełniać następujące wymagania zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego na lata z lipca 2009 r. Ilość tablic = 10 szt. (po dwie na kaŝdym Zadaniu) Tablica informacyjna musi zawierać następujące elementy: 16

17 a) emblemat Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz odwołaniem słownym do Funduszu Spójności, logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upowaŝnionego, hasło promocyjne POIiŚ - powyŝsze informacje muszą zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy, b) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko, c) tytuł projektu, d) nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upowaŝnionego, e) wartość projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN), f) kwotę dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do pełnego PLN). Wielkość czcionki zastosowana do elementu z ppkt b) nie moŝe być mniejsza od wielkości czcionki zastosowanej do opisania elementów w pptk c)-f). Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 3 m (szerokość) x 2 m (wysokość). Dopuszcza się moŝliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne na stronie internetowej w zakładce Zasady promocji. 17

18 3.2.8 Tablice pamiątkowe Tablice pamiątkowe muszą spełniać następujące wymagania zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego na lata z lipca 2009 r. Tablica pamiątkowa W celu pozostawienia trwałej informacji o współfinansowaniu projektu ze środków Funduszu Spójności w ramach POIiŚ, nie później niŝ sześć miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tj. rzeczywistym zakończeniu wszystkich robót i/lub dostaw, naleŝy umieścić tablicę pamiątkową. Tablice pamiątkowe muszą zawierać następujące elementy: a) emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne Funduszu Spójności,logo POIiŚ, logo beneficjenta i/lub podmiotu upowaŝnionego, hasło promocyjne POIiŚ) - powyŝsze informacje muszą zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy, b) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: Projekt (naleŝy wstawić tytuł projektu - moŝe być skrócona nazwa.) współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko. Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej wynoszą 1 m (szerokość) x 0,7 m (wysokość). Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne na stronie internetowej w zakładce Zasady promocji. - ilość tablic pamiątkowych: 5 sztuk (miejsca przewidziane do montaŝu Urząd Miasta Zielona Góra, Urząd Gminy Zielona Góra, Drzonków, Racula, siedziba Zielonogórskich Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. ) - wykonanie odlewane z mosiądzu, 18

19 - minimalna wielkość tablicy: 0,7 m x 1 m, - preferowany rodzaj czcionki: Arial lub inny czytelny, Materiał fotograficzny Do obowiązków Wykonawcy w ramach wykonywania integralnej części całości usług przedmiotu zamówienia naleŝeć będzie bieŝące fotografowanie stanu realizacji Projektu oraz wydarzeń promocyjno informujących wchodzących w skład realizacji Projektu, jak i archiwizacja wykonanych zdjęć na płycie CD lub DVD. Zamawiający zastrzega wymóg gotowości Wykonawcy na wykonanie zdjęć bieŝących robot w ciągu 24 h od momentu zgłoszenia potrzeby dokumentacji przebiegu robót. Materiał fotograficzny posłuŝy do wykorzystania przy ulotkach, prezentacjach multimedialnych etc. Wszystkie zdjęcia po selekcji przekazywane Zamawiającemu na płycie CD/DVD muszą mieć rozdzielczość min. 12 mpix (format JPG). Prawa autorskie do zdjęć przechodzą na Zamawiającego. 3.3 Współpraca z Zamawiającym Wszystkie działania podejmowane oraz przygotowywane przez Wykonawcę, muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego na 14 dni przed wykonaniem i być zgodne z: 1. Aktualnymi wymaganiami w zakresie informowania i promowania projektów Funduszu Spójności, a w szczególności w oparciu o Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego na lata z lipca 2009 r. o w oparciu o Strategię komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w odniesieniu do Narodowej Strategii Spójności na lata Wymogami określonymi w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 621/2004 z dnia 1 kwietnia 2004r. ustanawiającymi zasady stosowania Rozporządzania Komisji (WE) nr 1164/1994 w sprawie działań informacyjnych i promujących działalność Funduszu Spójności. 19

20 3.4. Obowiązki Zamawiającego w zakresie współpracy z Wykonawcą Do obowiązków Zamawiającego naleŝy przekazanie Wykonawcy wszystkich dokumentów związanych z Projektem, które są niezbędne Wykonawcy do wykonywania swoich obowiązków i które są w posiadaniu Zamawiającego. Wykonawca dostarczy do ułatwienia współpracy i poprawy komunikacji w trakcie realizacji projektu specjalną witrynę dostępną po zalogowaniu (tzw. Basecamp) Funkcje bazy: Planowanie zadań w określonym przedziale czasowym; MoŜliwość dzielenia pracy na poszczególne etapy i zaznaczanie ich w kalendarzu; Koordynowanie wielu niezaleŝnych elementów projektu; MoŜliwość wyznaczania zadań poszczególnym partnerów z funkcją śledzenia postępów ich prac; Automatyczna funkcja mailowego informowania partnerów o przydzielonych im zadaniach; Dodawanie komentarzy do określonych zadań z moŝliwością przesłania ich drogą mailową do wybranych osób zaangaŝowanych w projekt; Funkcja odznaczania wykonanych zadań ( wykonane zatwierdzone ; Podgląd zrealizowanych zadań; System przypominania o ew. spóźnieniach w realizacji wyznaczonych prac; Automatyczne zaznaczanie spóźnień w kalendarzu; Automatyczne przypominanie drogą mailową o zbliŝających się terminach zakończenia planowanych prac; MoŜliwość załączania plików do kategorii tworzonych w zaleŝności od potrzeb; Tworzenie i wysyłanie wiadomości do współpracowników; Funkcja Tablicy pomysłów słuŝąca do zapisywania róŝnych koncepcji. 20

21 4. RAPORTY Wykonawca musi przygotować następujące Raporty podczas realizacji niniejszej Umowy: a) Raport Kwartalny obejmujący kwartał kalendarzowy, opracowywany i przekazywany Zamawiającemu w terminie do 7 dnia od ostatniego dnia kwartału objętego raportowaniem, zawierający sprawozdanie z działań Wykonawcy w tym okresie. Zamawiający opiniuje raporty w terminie do 14 dni od daty otrzymania. c) Raport Końcowy z wykonania Umowy musi być dostarczony w terminie 14 dni po wykonaniu ostatniego z działań w zakresie promocji Projektu. Raport Końcowy powinien zawierać m.in. pełne i obszerne podsumowanie wykonywanych czynności z realizacji niniejszej Umowy. W w/w raportach naleŝy umieścić syntetyczny opis działań dotyczących odpowiedniego dla raportu okresu sprawozdawczego, zgodnie z podjętymi działaniami wg ustalonego harmonogramu: Materiały informacyjno-promocyjne, foldery informacyjne, ulotki informacyjne Papier firmowy, papier do faksu, koperty, wizytówki, teczki na dokumenty w oparciu o katalog identyfikacji wizualnej - Data wydania folderów/ulotki - Liczba egzemplarzy wydanej folderów/ulotki GadŜety- gadŝety reklamowe z logo i nazwą Projektu - data wykonania - liczba egzemplarzy 21

22 Filmy o realizacji Projektu na początku i końcu realizacji Projektu oraz spoty reklamowe, przeznaczone do emisji w TV lokalnej, na konferencjach prasowych, na stronie internetowej Projektu i ZWiK. Prezentacja multimedialna - obrazująca zakres poszczególnych zadań, przebieg w konkretnych ulicach. Strona internetowa - o Projekcie zawierająca podstawowe informacje, aktualny stan realizacji, zdjęcia z przebiegu robót. Tablice informacyjne - Miejsce umieszenia tablic - Termin umieszczenia tablic - Zgodność ze wzorem określonym w wytycznych MRR Tablice pamiątkowe - Miejsce umieszczenia tablic - Termin umieszczenia tablic - Zgodność ze wzorem określonym w wytycznych MRR Inne : Materiał fotograficzny, - Termin wykonania - Nazwa zadania Szczegółowy wzór raportu Wykonawca ustali z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Do informacji z działań w zakresie reklamy i promocji naleŝy dołączyć kopie opracowanych materiałów ( na płytach DVD - filmy, prezentacje multimedialne) oraz dowody podjętych działań np. fotografie tablic informacyjnych czy pamiątkowych, wydruk ze strony internetowej, foldery, ulotki. Kopie tych materiałów oraz kopie opracowanych materiałów wraz z dowodami podjęcia innych działań Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu w 4 kopiach. Wskazanie działań reklamowych i promocyjnych jest niezbędne do ogólnego monitorowania realizacji Umowy. Przestrzeganie zasad promocji i informacji 22

23 o Projekcie będzie miało duŝe znaczenie przy akceptacji Raportu Końcowego, który będzie warunkował przekazanie Wykonawcy płatność końcową. 4.1 Dostarczenie i zatwierdzenie raportów a) Wszystkie raporty powinny zawierać na okładce wyraźną informację o finansowaniu przez UE oraz logo UE. b) Wszystkie raporty powinny być dostarczone do Zamawiającego w 2 egzemplarzach, w języku polskim (wydruk komputerowy), jak równieŝ w wersji elektronicznej ( lub CD). c) Raporty muszą być napisane w języku polskim. Zamawiający, w terminie 14 dni od otrzymania, powiadomi Wykonawcę o zatwierdzeniu lub odrzuceniu otrzymanych przez niego Raportów z podaniem przyczyn ich odrzucenia. d) Raporty po akceptacji przez Zamawiającego będą podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury, za zakończone w okresie sprawozdawczym działania objęte przedmiotem Zamówienia. e) Zamawiający zastrzega sobie prawo przygotowania dodatkowych raportów przez Wykonawcę w przypadku zaistnienia takiej konieczności. 4.2 Wymagania szczegółowe Wszystkie działania promocyjno informacyjne podjęte przez Wykonawcę muszą w jasny sposób, podkreślać rolę Unii Europejskiej w współfinansowaniu przedsięwzięcia z Funduszu Spójności oraz posiadać logo UE. Wszystkie działania w powyŝszym zakresie powinny być prowadzone zgodnie z: - Wytycznymi do identyfikacji wizualnej dla Wykonawców - Wytycznymi do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu Spójności (najaktualniejszą ich wersją). 23

24 Wszystkie materiały wykonywane przez Wykonawcę w trakcie kampanii promocyjnej zostaną dostarczone do Zamawiającego (siedziba JRP). Koszty transportu Wykonawca musi uwzględnić w swojej ofercie. 5. Personel Wykonawcy Wymagany przez Zamawiającego Kluczowy Personel Wykonawcy winien obejmować następujących Ekspertów: Kierownik Zespołu - Ekspert 1, niniejsza osoba ma posiadać następujące kwalifikacje: wykształcenie wyŝsze, co najmniej 5-letnie doświadczenie w kierowaniu lub zarządzaniu projektami w zakresie reklamy i promocji, w tym doświadczenie w zrealizowaniu co najmniej 1 filmu o tematyce gospodarczej w zakresie gospodarki wodnościekowej, biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie. Ekspert 2 niniejsza osoba ma posiadać następujące kwalifikacje: - wykształcenie wyŝsze, co najmniej 3 - letnie doświadczenie w działaniach z zakresu reklamy i promocji, w tym doświadczenie w zakresie wykonania co najmniej 1 strony internetowej i 1 prezentacji interaktywnej. Ekspert 3 niniejsza osoba ma posiadać następujące kwalifikacje: co najmniej 2 - letnie doświadczenie w działaniach w zakresie reklamy i promocji, w tym doświadczenie w zrealizowaniu materiałów poligraficznych, tj. folderów i ulotek informacyjnych. 24

25 Wymieniony kluczowy personel, nie wyczerpuje wymagań dla rzetelnego wypełnienia zobowiązań Wykonawcy i winien być traktowany jako minimalne wymogi Zamawiającego, a Wykonawca jest odpowiedzialny za jego prawidłowy dobór. Personel Wykonawcy (ekipa realizująca materiał filmowy) powinien posiadać przeszkolenie BHP i ubezpieczenie na wypadek następstw od nieszczęśliwych wypadków. 25