Elektroniczny system obiegu dokumentów

Transkrypt

1 Elektroniczny system obiegu dokumentów

2 2 WDMS biznes uporządkowany System obiegu dokumentów WDMS to nowoczesne narzędzie usprawniające proces zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Zapanowanie nad pokaźną ilością informacji zawartych w dokumentach w sposób mądry i przemyślany pozwala skupić się na tym, co dla biznesu jest kluczowe. Poprzez rejestrację dokumentu oraz implementację odpowiedniego workflow, WDMS zapewnia uporządkowany przepływ informacji w firmie umożliwiając odpowiednią klasyfikację, archiwizację dokumentu oraz sterowanie przypisanymi do niego prawami dostępu i zadaniami. To z kolei pozwala skutecznie zwiększyć wydajność, a przez to zaoszczędzić sporą ilość czasu i miejsca, przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków na prace biurowe. Oprogramowanie, które Państwu proponujemy wprowadzi do każdej organizacji nowy standard pracy administracyjnej. System WDMS został stworzony z myślą o sprawnym i wygodnym zarządzaniu dokumentami oraz informacjami w celu optymalizacji procesów biznesowych. WDMS to system intuicyjny, elastyczny, skuteczny i dzięki temu POTRZEBNY» wszędzie tam, gdzie liczy się czas i efektywne działanie. WDMS to biznes UPORZĄDKOWANY. Co możesz zyskać? Eliminuj papierową formę dokumentu minimalizuj koszty wydruku i ogranicz czas fizycznego obiegu dokumentacji Zamieniaj na obraz i rejestruj w systemie ogranicz wydatki na prace biurowe Projektuj e-obieg zapewnij najszybszą ścieżkę akceptacji bez zbędnego przekazywania formy papierowej Nie trać czasu na szukanie zyskaj błyskawiczny dostęp do dokumentu w oparciu o zaawansowaną wyszukiwarkę Zarządzaj uprawnieniami zapewnij poufność danym zamkniętym w dokumentach, chroń je przed niepowołanym dostępem Kontroluj postępy załatwiania spraw bądź na bieżąco i monitoruj efektywność działania poszczególnych pracowników Podejmuj trafne decyzje skorzystaj z raportów, statystyk i błyskawicznego dostępu do informacji Załatwiaj sprawy papierowe także poza siedzibą firmy akceptacja dokumentów on-line przyspieszy proces załatwiania spraw» Poznaj całą gamę korzyści umów się na prezentację i dowiedz się więcej o możliwościach WDMS.

3 3 Funkcjonalność WDMS dzięki modułowej budowie umożliwia elastyczne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb użytkownika. Rozwiązania są modelowane każdorazowo pod Klienta, co gwarantuje uzyskanie maksimum korzyści jakie daje system. 1. Elektroniczna rejestracja dokumentów Dokumenty różnego typu: faksy, załączniki , formularze oraz obrazy elektroniczne dokumentów papierowych zostają zarejestrowane w systemie i opisane za pomocą załączonego formularza elektronicznego złożonego z informacji kluczowych zwanych metadanymi. Dodatkowo, dla każdego typu dokumentu tworzony jest indywidualny formularz (administrator systemu w porozumieniu z odpowiednim pracownikiem dobiera kryteria i projektuje jego formę w celu zmaksymalizowania funkcjonalności) zwany metryką dokumentu w momencie rejestracji dokumentu dane w metryczce są wypełniane. Funkcjonalnością wspierającą opis dokumentu w procesie rejestracji jest moduł OCR (Optical Character Recognition), którego zadaniem jest rozpoznanie kluczowych słów identyfikujących zeskanowany dokument. Pozwala to zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces rejestracji. WDMS poszerza technologię OCR poprzez Infomex Mask System (IMS) autorską aplikację, która umożliwia precyzowanie obszarów zawierających kluczowe dla dokumentu informacje oraz ich automatyczne zaczytywanie z kolejnych, analogicznych dokumentów. IMS przyczynia się do znacznej oszczędność czasu wynikającej z automatycznego uzupełniania tekstu i wpisywania go w odpowiednie miejsca w formularzu. eliminacja postaci papierowej dokumentu minimalizowanie kosztu wydruku zebranie wszystkich przychodzących dokumentów do jednej bazy kompleksowa wiedza o dokumencie w momencie wprowadzenia do systemu łatwiejsze wyszukiwanie również wg zaawansowanych kryteriów błyskawiczne opisanie parametrami dzięki modułowi OCR Wspomaganie rejestracji dokumentów za pomocą systemu OCR automatyczne przepisywanie wartości pól ze skanów.

4 4 2. Wyszukiwanie dokumentów wg kryteriów użytkownika WDMS umożliwia tworzenie własnych filtrów wyszukiwania wg zaprojektowanych kryteriów. Filtry działają niezależnie a dodatkową pomocą wyszukiwarki jest okno umożliwiające wyszukiwanie pełnotekstowe. WDMS został wyposażony w autorski moduł WDMS Search Server umożliwiający rozpoznanie oraz indeksację treści zawartych w plikach typu Word, PDF, Excel, Open Office czy w skanach dokumentów. WDMS Search Server to swoista wyszukiwarka, która zapewnia błyskawiczny dostęp do treści zaszytych w dokumentach zgromadzonych w organizacji, a co za tym idzie, przyczynia się do znacznej oszczędności czasu. 3. Baza podmiotów Proces rejestracji dokumentów przebiega równolegle z tworzeniem bazy podmiotów opisanych wg kluczowych danych. Dokumenty trafiające do systemu zostają podpięte i powiązane z odpowiednim podmiotem, a system gromadzi i porządkuje centralną bazę wszystkich danych dotyczących klientów, dostawców czy partnerów biznesowych. Baza podmiotów WDMS może zostać zintegrowana z innymi systemami typu ERP. dostęp do podmiotów i kontaktów poprzez wyszukiwarkę uporządkowana baza wszystkich dotyczących partnerów biznesowych 4. Workflow (praca grupowa, obieg dokumentu) Workflow (praca grupowa, obieg dokumentu) to automatyzacja procesu przekazywania dokumentów i zadań między kolejnymi osobami zgodnie z zaprojektowaną wcześniej ścieżką (modelowanie zadań do wykonania i przypisanie użytkowników). eliminacja przekazywania dokumentów w formie papierowej lepsza organizacja pracy redukcja czasu dekretacji dokumentu, lepsze zarzą dzanie czasem pracy optymalizacja zadań pracowników administracyjnych, monitorowanie ścieżki obiegu dokumentu komunikaty systemowe informujące o nowym zadaniu oraz o zbliżającym się terminie jego wykonania błyskawiczny dostęp do danych poprzez wyszukiwarkę łatwiejsze podejmowanie decyzji dzięki statystykom i raportom oszczędność czasu na szukanie wersji papierowych w tradycyjnym archiwum 8. Elektroniczne archiwum Elektroniczne archiwum powstaje dzięki połączeniu papierowych wersji dokumentu z ich elektronicznymi odpowiednikami - dokumenty są skanowane, opisywane i przenoszone do systemu komputerowego. Użytkownik z uprawnieniami Administratora, tworzy strukturę katalogów, a następnie określa za pomocą zdefiniowanych ról dostęp do archiwum, np. administrator tworzy katalog dokumentów pt. Faktury kosztowe, gdzie będą grupowane dokumenty typu faktura kosztowa. Dostęp do dokumentu będą mieli użytkownicy poprzez archiwum lub poprzez zadanie oczekujące na realizację. ORGANIZACJA PROCESY Sekretariat Oferty, umowy, Poczta,... Rejestracja dokumentów Rejestracja pism Tworzenie nowych dokumentów Kadry Umowy, CV, Wnioski,... Dekretacja Tworzenie zadań Monitorowanie Oferty, um Rejestr umów Korzyści łatwiejsze zarządzanie i archiwizacja automatyzacja procesu dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych stały dostęp do wszystkich lub wybranych rodzajów zarchiwizowanych dokumentów są widoczne w systemie i przez to łatwe do odszukania INFRASTRUKTURA Usługi WDMS Usługi zewnętrzne WDMS Web Client Microsoft Office (lub inne) Microsoft Sharepoint OCR ERP Oprogramowanie biurowe

5 5 5. Obieg spraw Obieg spraw to wirtualna teczka, do której podpinane są dokumenty dotyczące danej sprawy, czynności zostają przypisane do odpowiednich osób, system narzuca terminy i wyznacza moment zamknięcia sprawy. delegowanie odpowiedzialności za konkretne zadanie raportowanie terminowości załatwienia sprawy łatwa weryfikacja statusu sprawy zdefiniowany termin zamknięcia sprawy eliminacja dokumentu w formie papierowej uspraw niająca komunikację pomiędzy użytkownikami 6, Wersjonowanie dokumentu Funkcjonalność ta pozwala na wersjonowanie danych formularza lub załączników oraz zapamiętywanie wszystkich zmian naniesionych na dokument. System rejestruje kto i kiedy dokonał zmiany dzięki czemu pracownik ma możliwość podglądu historii dokumentu i odtworzenia jego stanu z dowolnego punktu czasowego. pracownik zawsze pracuje na najnowszej, aktualnej wersji dokumentu możliwość śledzenia dokonanych zmian, ze wskazaniem daty i osoby odpowiedzialnej za modyfikację 7, Dziennik i rejestry dokumentów Dzienniki korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz rejestry dokumentów generują się automatycznie w oparciu o zarejestrowane w systemie pisma. Każde pismo otrzymuje podczas rejestracji swój jednoznacznie identyfikujący go znak dokumentu bieżący rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej oszczędność czasu na ręczne wpisywanie danych do dziennika korespondencji usprawnienie oraz uporządkowanie pracy administra cyjnej w organizacji WDMS w organizacji Archiwum zakładowe Dział handlowy Księgowość Produkcja Oddziały Oddziały Przedsiębiorstwa współpracujące owy,... Faktury, Umowy,... Dokumenty,... Dokumenty,... Dokumenty,... Sprawa Obsługa sprawy Weryfikacja sprawy Wysłanie odpowiedzi do kontrachentów Klasyfikacja Nadawanie uprawnień Wyznaczanie zadań Tworzenie notatek Tworzenie innych dokumentów Wyszukiwanie Tworzenie bazy kontaktów Poczta tradycyjna Usługi webowe Miękki HR Faktura elektroniczna Instrukcja kancelaryjna WDMS Search Server Procesy biznesowe (workflow) Portale komunikacyjne SOA / Web Services Aplikacje biznesowe Active Directory E-usługi (XML, SOAP, WebServices) Fax Skaner Drukarki kodów kreskowych Systemy bazodanowe Urządzenia biurowe

6 6 Wdrożenie i modele licencjonowania Jedną z kluczowych zalet systemu WDMS jest możliwość wyboru formy użytkowania prosty system licencjonowania lub zamówienie usługi w chmurze, my zapewnimy niezbędną infrastrukturę w jednym z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce Infomex Data Center. System licencyjny wybierz najkorzystniejszy pakiet funkcjonalny dla Twojej firmy. Tradycyjny system licencjonowania systemu WDMS to dwa pakiety funkcjonalne do wyboru model statyczny oraz model dynamiczny. Zakup licencji uprawnia do bezterminowego korzystania z wybranego pakietu, tak więc jeśli posiadasz już własną infrastrukturę serwerową, ta opcja spełni Twoje oczekiwania. WDMS w modelu SaaS to rozwiązanie oparte platformę Cloud Computing w Data Center Infomex. Skorzystaj z abonamentowego modelu użytkowania systemu, bez konieczności inwestowania w sprzęt czy licencje. Dzięki temu koszty zakupu systemu są rozliczane w formie regularnie płaconego abonamentu. WDMS Cloud to rozwiązanie pozwalające uniknąć czasochłonnej procedury wdrożenia dzięki temu zyskujesz czas a wszelkie problemy sprzętowe zostawiasz po naszej stronie. Więcej o Data Center Infomex znajdziesz na SaaS Co możesz zyskać? Oszczędności ograniczenie wydatków inwestycyjnych, niższe koszty infrastruktury i utrzymania Skalowalność możliwość natychmiastowej reakcji na potrzeby firmy poprzez zwiększenie ilości wykorzystanych licencji Oszczędność czasu na wdrożenie Najwyższą gwarancję bezpieczeństwa zasobów nowoczesne Data Center Infomex zapewniające najwyższe parametry bezpieczeństwa oraz dostępności usług na poziomie SLA 99,98% Stały dostęp on-line Aktualizacje po stronie administratora Opieka wykwalifikowanego zespołu inżynierów helpdesk w systemie 24/7 Chcesz wiedzieć więcej o WDMS Cloud? Skontaktuj się z naszym konsultantem: wdms@infomex.pl

7 7 Ogólna architektura systemu Zaproponowane przez nas rozwiązanie jest przede wszystkim elastyczne WDMS gwarantuje szybki i wydajny dostęp do informacji nawet wówczas, gdy zwiększa się liczba pracowników, komórek i oddziałów Twojej organizacji. Moduł WDMS Search Serwer zapewnia natychmiastowy dostęp do informacji takich jak treści zaszyte w dokumentach elektronicznych oraz skanach pism, których znalezienie przy tradycyjnym modelu gromadzenia i archiwizacji dokumentów wymagałoby sporo wysiłku oraz czasu. wdms Klient OCR WDMS serwer WDMS Search Server Baza danych System plików Baza danych System plików Użytkownicy Użytkownicy Serwer aplikacji Serwer Wyszukiwania Dzięki zastosowanej architekturze systemu opartej na modelu ONION, system WDMS niezwykle łatwo integruje się z innymi systemami. Zastosowanie technologii Microsoft Windows Presentation Foundation umożliwia łatwą i ergonomiczną pracę w systemie w trybie przeglądarkowym jak i grubego klienta. WDMS w unikalny sposób wykorzystuje moc obliczeniową maszyn klienckich do wyświetlania i obsługi interfejsu użytkownika, dzięki czemu użytkownicy nie odczuwają opóźnień typowych dla aplikacji webowych, związanych z przeładowaniami strony. Wykorzystanie mocy komputerów klienckich podczas pracy z aplikacją WDMS pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów serwera oraz czyni system skalowalnym w zależności od rosnących potrzeb użytkowników.

8 Infomex Sp. z o.o. Dział Oprogramowania Biznesowego ul. Strażacka Bielsko-Biała tel: (+48 33) fax: (+48 33) biuro@infomex.pl