Oprogramowanie do pracy grupowej pomaga doskonalić procesy przedsiębiorstwa.

Transkrypt

1 [ Tytułem wstępu ] Każdego dnia strumienie informacji i zadań aktywizują pracowników w efektywnym wykorzystaniu czasu pracy. Tylko umiejętne zarządzanie nimi pozwala w ostatecznym efekcie na uzyskanie grona zadowolonych Klientów. W nowoczesnym przedsiębiorstwie dobrze zorganizowana praca grupowa zapewnia sukces. Poziom jej sprawności decyduje o jakości i szybkości procesów związanych z obiegiem spraw, zadań i dokumentów. Pracownicy oraz partnerzy firmy otrzymując zadania, powinni mieć możliwość szybkiego kontaktu ze sobą i dostępu do tych samych, pełnych informacji. Oprogramowanie do pracy grupowej pomaga doskonalić procesy przedsiębiorstwa. Praca grupowa coraz częściej rozumiana jest szerzej niż tylko sposób organizacji pracy wewnątrz danej firmy. Odpowiedzialność za dostarczanie wysokiej jakość produktów i usług rozszerza się na wszystkie współpracujące podmioty. Powinny mieć to na względzie przedsiębiorstwa, które dążą do osiągnięcia wysokiego udziału w rynku i grona zadowolonych Klientów. Jednym z obszarów, w którym dobrze zorganizowana praca grupowa odgrywa kluczową rolę jest zarządzanie obiegiem różnych typów zleceń, zadań i dokumentów. Document & Workflow Data Management to systemy zarządzania obiegiem różnych typów dokumentów i przepływu zadań. Nowoczesne oprogramowanie, które umożliwia uporządkowanie procesów pracy i lepsze zorganizowanie obiegu informacji w przedsiębiorstwie i poza nim na przykład w strukturze rozproszonych oddziałów bądź partnerów firm. Celem wdrożenia tego typu systemów jest realizacja idei biura bez dokumentów papierowych, które krążą w przedsiębiorstwie od tego momentu w wersji elektronicznej w ujednolicony sposób. Dokumenty powiązane są z różnorodnymi zadaniami i zleceniami realizowanymi przez przedsiębiorstwo. Tak nowocześnie zorganizowana praca pozwala na szybki i dokładny dostęp do danych, umożliwia efektywne zarządzanie zadaniami oraz znacznie poprawa komunikację pracowników i partnerów. Systemy klasy Document & Workflow Data Management to niezastąpione narzędzie podczas wprowadzania i utrzymywania norm z serii ISO 9000:2000.

2 [ TOT.NET ] TOT.NET jest producentem nowoczesnego oprogramowania, które usprawnia procesy wewnętrzne przedsiębiorstw. Firma dostarcza rozwiązania informatyczne w dwóch obszarach specjalizacji: - systemy automatycznej identyfikacji danych [ kody kreskowe, RFID, urządzenia do ich odczytu, autorski system ProTrace ] - systemy zarządzania i przepływu różnego typu zleceń, zadań i dokumentów [ autorski system ORDINO ] TOT.NET dostarcza rozwiązania informatyczne najwyżej jakości, uwzględniając jak najkorzystniejszą stopę zwrotu z inwestycji dla Klienta. Realizując powyższe założenia TOT.NET proponuje pełen zakres usług związanych z optymalizacją procesów dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych: consulting informatyczny; analizy procesów wewnętrznych; dobór i dostawy najbardziej korzystnych rozwiązań sprzętowych; wdrożenia dedykowanych systemów; szkolenia pracowników; opieka serwisowa i help-desk; modyfikacje i rozwój systemów zgodnie z potrzebami przedsiębiorstw. W ofercie TOT.NET znajduje się nowoczesne oprogramowanie ORDINO klasy Document & Workflow Data Management, przygotowane na bazie nowoczesnej technologii Microsoft.NET. [ ORDINO ] jeden system, wiele możliwości ORDINO dedykowane jest przedsiębiorstwom, które dążą do podwyższenia jakości oraz usprawnienia obiegu różnych typów zadań, zleceń i dokumentów. Wdrożenie ORDINO pozwala dokładnie zdefiniować procesy wewnętrzne, lepiej zorganizować pracę oraz umożliwia lepszy monitoring realizacji i obiegu różnych typów spraw i dokumentów. Na uwagę zasługuje elastyczna architektura ORDINO opracowana na zasadzie modułów funkcjonalnych. Zaletą takiej budowy dla klientów jest możliwość dowolnego wyboru i wdrożenia modułów ORDINO zgodnie z potrzebami i procesami przedsiębiorstwa. Twoja strona innowacji

3 [ struktura ORDINO ] Na bazie oprogramowania ORDINO można usprawnić wiele obszarów działalności przedsiębiorstw z różnych branż. Modułowa budowa ORDINO pozwala na dowolne kompletowanie bloków funkcjonalnych idealnie dopasowanych do oczekiwań przedsiębiorstw. W strukturze modułów funkcjonalnych ORDINO wyróżniamy: => zarządzanie zleceniami; => zarządzanie reklamacjami do dostawców; => zarządzanie reklamacjami od odbiorców; => obieg różnych typów dokumentów wewnątrz organizacji lub w strukturze oddziałów bądź partnerów firmy. Przykładowe rodzaje dokumentów, którymi można zarządzać bardziej efektywnie dzięki ORDINO: => faktury => delegacje => protokoły => umowy => zamówienia => reklamacje i wiele innych, które każdego dnia trafiają do przedsiębiorstwa wymagając odpowiedniej ewidencji oraz realizacji. jeden system, wiele możliwości [ Przykładowe moduły funkcjonalne ORDINO] OBIEG ZLECEŃ Cechy wyróżniające obieg zleceń ORDINO: + uporządkowanie prac i dokumentów związanych z obiegiem i realizacją zleceń; + szybki dostęp do danych dotyczących stanu realizacji i osób odpowiedzialnych za zlecenie; + lepsze możliwości kontroli i analizy zleceń; + usprawnienie komunikacji i dostępu do rzetelnej informacji. ORDINO umożliwia ewidencję różnych rodzajów zleceń w obszarze przyjmowania, ewidencji poszczególnych etapów i kroków realizacji, konsultowania lub delegowania, rozliczania oraz zamknięcia zlecenia. Bogaty zestaw cech opisujących sprawę pozwala na automatyczne generowanie wielu raportów przygotowanych wg potrzeb przedsiębiorstwa. ORDINO rejestruje historię działań dotyczących wybranego zlecenia. Są one związane z różnorodnymi zadaniami pracowników, które ewidencjonuje ORDINO. Mechanizmy filtrowania i wyszukiwania spraw umożliwiają szybkie sprawdzenie i efektywną kontrolę realizacji. Nadzorujący zlecenie oraz wykonawcy mogą sprawnie śledzić stan prac, kontrolować terminy i koszty. ORDINO posiada także możliwość załączania dokumentów do zleceń i eksportowania danych do dokumentów Office. Oprogramowanie umożliwia samodzielne zgłaszanie zleceń przez Internet. Na życzenie można udostępnić zleceniodawcom również wybrane poziomy podglądu realizacji. Funkcje ORDINO pozwalają zastosować program także we współpracy z partnerami, którzy w procesie realizacji pełnią funkcję podwykonawców.

4 OBIEG REKLAMACJI W przedsiębiorstwie reklamacje mogą występować dwutorowo z jednej strony są to problemy zgłoszone od klientów. Z drugiej, reklamacje, które firma zgłasza do dostawców. ORDINO stanowi doskonałe narzędzie ewidencji i zarządzania reklamacjami od klientów lub do dostawców. ORDINO umożliwia przyjmowanie, przekazywanie i rozpatrywanie reklamacji. Działanie i funkcje programu są dostosowane do potrzeb i specyfiki procesów reklamacyjnych w przedsiębiorstwie. Częstym wymogiem jest złożenie reklamacji na piśmie. Wówczas dokument w formie papierowej jest skanowany w momencie przyjęcia sprawy i od tego momentu krąży w obiegu elektronicznego formularza reklamacji. Wraz z opisem problemu zostaje przekazany on do odpowiedzialnej za jego rozpatrzenie osoby. Przedsiębiorstwo produkcyjne może za pomocą ORDINO wytyczać i nadzorować standardy poprawy jakości na bazie zgłoszonych problemów jakościowych. Z danych gromadzonych w ORDINO można automatycznie generować różnorodne raporty przygotowane indywidualnie wg potrzeb przedsiębiorstwa. Inną wartością oprogramowania jest komunikacja on-line z dostawcami i odbiorcami oraz udostępnienie danych przez Internet o stanie rozpatrzenia spraw. Cechy wyróżniające obieg reklamacji ORDINO: + elastyczne możliwości przygotowania ORDINO wg potrzeb i specyfiki procesu reklamacji przedsiębiorstwa; + szybki dostęp do danych dotyczących stanu rozpatrzenia reklamacji; + lepsze możliwości kontroli i analizy reklamacji; + doskonałe narzędzie do podejmowania i nadzorowania działań mających na celu poprawę jakości zgłoszonych problemów. OBIEG DOKUMENTÓW Papierowa forma dokumentów często sprawia wiele problemów i opóźnień podczas realizacji zadań poszczególnych pracowników przedsiębiorstwa. Trudno efektywnie zarządzać tysiącami faktur, zamówień, wniosków, delegacji, protokołów bez odpowiednich narzędzi. Rozwiązaniem dla obiegu dokumentów papierowych jest ORDINO, w którym przyjęty dokument jest skanowany w centralnym miejscu przyjęć. Od tego momentu dokument krąży w przedsiębiorstwie w formie elektronicznej wg ustalonej mapy procesów dla danego rodzaju dokumentu. Podczas skanowania dokument w ORDINO zostaje zarejestrowany i od tego momentu posiada swój elektroniczny formularz, który może być połączony z danym zleceniem. Podczas rejestracji nowego dokumentu zostaje przydzielona pierwsza odpowiedzialna osoba, która w mapie procesu powinna otrzymać dokument do dalszej edycji. Następnie dokument w wersji elektronicznej krąży wg mapy procesu do ostatniego miejsca, którym najczęściej jest archiwizacja.

5 Obieg dokumentów na przykładzie faktur Tradycyjny obieg: Faktury krążą w strukturach przedsiębiorstw przede wszystkim w formie papierowej. Trafiają na różne biurka osób odpowiedzialnych, są dekretowane i zatwierdzane przez pracowników i kierowników czasami kilku komórek organizacyjnych. Zanim dotrą do płatności często muszą być wpisane do systemu informatycznego, przypisane do zleceń, przeliczone. Na podstawie faktur szacuje się również rozrachunki z dalszymi odbiorcami. Wszystko to sprawia, że czas obiegu danej faktury się bardzo wydłuża. Zdarzają się sytuacje, że faktura trafia do płatności już przeterminowana. Trudno również o szybkie sprawdzenie, w którym momencie procesu jest faktura. Usprawnienie zarządzania fakturami z ORDINO: Faktura zostaje zeskanowana w momencie przyjęcia np. w sekretariacie. Osoba przyjmująca wpisuje do elektronicznego formularza faktury kilka istotnych informacji dotyczących na przykład komórki organizacyjnej lub pierwszej osoby, do której trafia dokument celem dalszej nad nim pracy. Do formularza elektronicznego załączona jest wersja zeskanowana faktury. Wersja papierowa może być przekazana bezpośrednio do ostatniego miejsca obiegu faktury (najczęściej jest to księgowość). Osoba odbierająca dokument elektroniczny ma za zadanie w odpowiednim czasie przekazać go do dalszego punktu obiegu po dokonaniu odpowiedniej nad nim pracy. Wspólna baza dokumentów umożliwia bieżącą kontrolę realizacji zadań oraz błyskawicznie identyfikuje miejsce i osobę, która zajmuje się w danej chwili fakturą. Istnieje możliwość zastosowania znakowania faktur kodem kreskowym, co upraszcza wyszukiwanie dokumentów (wystarczy zeskanować kod, aby otrzymać informację o historii i miejscu faktury). W momencie wprowadzenia w elektroniczny obieg faktury, osoby odpowiedzialne za płatności i księgowanie widzą ją w systemie. Dzięki temu można na przykład na bieżąco nadzorować aktualny stan płatności. Dodatkowo księgowość posiada dostęp do różnorodnych ustawień filtrów oraz automatycznego generowania zestawień dla dokumentów będących w obiegu. ORDINO może być zintegrowane z innymi systemami informatycznymi. Przyjęte do programu dokumenty można połączyć z różnymi typami zleceń, którymi zarządza aplikacja. Zapraszamy do pobrania bezpłatnej wersji ORDINO obieg zleceń: Przykładowy proces przekazywania dokumentów: Skanowanie nowego dokumentu, utworzenie elektronicznego dla niego formularza oraz przypisanie pierwszej odpowiedzialnej osoby lub komórki organizacyjnej. Przekazanie elektronicznej wersji dokumentu w obieg do wybranej osoby (pierwszy węzeł obiegu). Po dokonaniu prac nad dokumentem przesłanie dokumentu do następnego węzła; w ten sposób w ORDINO automatycznie generowane jest nowe zadanie do wykonania dla kolejnej osoby. Faktura jest jednym z wielu rodzajów dokumentów, których obieg można doskonalić o tak nowoczesne oprogramowanie jakim jest ORDINO. Firma TOT.NET przeprowadza analizy procesów, których celem jest przygotowanie rozwiązań najefektywniej usprawniających obieg różnych typów zleceń, zadań i dokumentów. ORDINO nie jest oprogramowaniem standardowym - opisy pól, funkcje proponowanego programu mogą na życzenie być dostosowane do indywidualnych oczekiwań oraz procesów wewnętrznych przedsiębiorstw. Podczas realizowania zadań w ORDINO istnieje możliwość konsultacji sprawy. W ORDINO jest możliwość zdefiniowania osób kontrolujących przebieg prac nad realizacją zadań objętych mapą procesu.

6 [4 perspektywy korzyści wyboru ORDINO] ZARZĄDZAJĄCY: + szybki i zawsze aktualny dostęp do danych dotyczących zamówień, zadań pracowników oraz dokumentów w procesie realizacji, pozwala na lepsze planowanie i podejmowanie trafnych decyzji. + uporządkowanie, optymalizacja procesów i automatyzacja pracy. + realizacja idei biura bez papierów dokumenty i zadania przepływają w firmie w ujednolicony, elektroniczny sposób. + dzielenie się wiedzą w organizacji informacja jest dostępna dokładnie tam gdzie jest potrzebna. Łatwiejsze jest wdrażanie do pracy nowych pracowników, zastępstwa i delegowanie zadań. + efektywna kontrola pracy pracowników, szerokie możliwości analityczne. + skuteczniejsze możliwości wprowadzania, utrzymania i kontroli norm i standardów. PRACOWNICY: + uporządkowanie procesów, standaryzacja pracy, dostęp do aktualnych informacji sprzyja przyspieszeniu realizacji zadań. + lepsze możliwości organizacji oraz planowania własnej pracy. + usprawnienie komunikacji między osobami odpowiedzialnymi za realizację spraw i obieg dokumentów. + możliwość równoległej pracy w ORDINO osób odpowiedzialnych za realizację zadań. + podwyższenie jakości realizacji zleceń dzięki eliminacji problemów związanych z nieterminowością, pomyłkami, trudnościami w szybkim dotarciu do aktualnych danych o procesie obiegu zadań i dokumentów. + możliwość automatycznego generowania wielu, różnorodnych raportów i zestawień przygotowanych przez TOT.NET wg potrzeb przedsiębiorstwa. PARTNERZY: + lepsze możliwości współpracy z partnerami firmy takimi jak dostawcy lub podwykonawcy, dzięki usprawnieniowym sposobom komunikacji. + możliwość udostępnienia partnerom dostępu do danych o realizacji zleceń, miejscu obiegu dokumentów i innych danych ustalanych wg indywidualnych potrzeb. + możliwość automatycznego generowania różnorodnych raportów, rozliczeń czy zestawień dotyczących współpracy. KLIENCI: + ład organizacyjny przedsiębiorstwa utrwala pozytywny wizerunek wśród klientów firmy. + przyspieszenie realizacji zadań i zleceń przedkłada się na zadowolenie współpracujących stron. + dostęp do rzetelnej, aktualnej informacji umożliwia sprawne i szybkie przekazanie klientom danych o stanie realizacji sprawy. + istnieje możliwość zgłaszania przez klientów zamówień przez Internet, a także udostępnienia im informacji o stanie realizacji ich zleceń. Zapraszamy do współpracy TOT.NET sp. z o.o. - jeden system, wiele możliwości Twoja strona innowacji