Jak skutecznie zarządzać informacją?

Transkrypt

1 Jak skutecznie zarządzać informacją? Platforma Office 2010 jako narzędzie do efektywnego zarządzania procesami w organizacji. Tomasz Szałaj IT-Dev Sp. z o.o.

2 AGENDA Informacje o firmie IT-Dev sp. z o.o. Kompetencje Klienci i wdrożenia Infrastruktura - własna czy dzierżawiona? Zastosowania Automatyzacja i monitorowanie procesów Wsparcie przygotowywania pism

3 IT-Dev sp. z o.o. Informacje o firmie Doświadczenie i kompetencje - Microsoft Managed Gold Certified Partner - Największy zespół certyfikowanych programistów SharePoint 2010 w Polsce Międzynarodowe uznanie - Nagrody Partner Roku Microsoft 2008 i w rejonie Europy Środkowej i Wschodniej w obszarze rozwiązań dla pracowników merytorycznych 2010 światowy finalista w obszarze rozwiązań dla pracowników merytorycznych: wyszukiwanie i dostęp do informacji - Kilkudziesięciu klientów z kraju doradztwo, wdrożenia, komponenty i zagranicy komponenty Sharepoint

4 IT-Dev sp. z o.o. Wybrani klienci SharePoint

5 IT-Dev sp. z o.o. Rozwiązania - wdrożenia Obieg dokumentów - Obieg kancelaryjny - Obieg faktur zakupowych - Obiegi wniosków (urlopy, delegacje, zaliczki itp.) - Dedykowane obiegi i integracja z systemami firm trzecich Praca grupowa i zarządzanie projektami - Witryny pracy grupowej dla komórek organizacyjnych - Witryny projektowe i przetargowe - Planowanie, monitorowanie i rozliczanie projektów Analizy i raporty - Analiza danych o kosztach pracy w projektach - Analiza stanu procesów i przydziału zadań - Dedykowane analizy

6 Infrastruktura własna czy dzierżawiona? Microsoft Online Services

7 Microsoft Online Services Infrastruktura własna czy dzierżawiona? Lepsza kontrola kosztów Mniejsze obciążenie zarządzaniem technologiami IT Chcę się skoncentrować na swoich interesach, nie na informatyce Poziom obsługi wg standardu Business Class Szybszy zwrot wartości biznesowej

8 Microsoft Online Services Infrastruktura - własna czy dzierżawiona? Infrastruktura własna Infrastruktura dzierżawiona Sprzęt serwerowy Zakup Utrzymanie (zasilanie+naprawy) Skalowalność Oprogramowanie Zakup licencji (Serwery+CAL) Instalacja i konfiguracja Utrzymanie (aktualizacje) Kopie zapasowe i odtwarzanie Możliwości i ryzyka Pełna kontrola Pełna odpowiedzialność Oprog. jako usługa Tylko koszt miesięczny na użytkownika Łatwość zmiany liczby użytkowników i skalowania Utrzymanie w cenie Możliwości i ryzyka Ograniczenia w dostosowaniu* w zależności od wersji Mniejsze ryzyko utrzymania Gotowe narzędzia do zarządzania

9 Microsoft Online Services Business Productivity Online Suite (8.52 EUR) Sharepoint Online - Repozytorium dokumentów - Organizacja kontaktów, terminów i zadań - Obsługa ankiet, zgłoszeń problemów, forum dyskusyjne - Możliwość zdefiniowania przepływów pracy Exchange Online - Profesjonalny serwer poczty z ochroną antywirusową i antyspamową - Integracja (synchronizacja) z Active Directory Office Communications Online - Obsługa wiadomości błyskawicznych i rozmów głosowych - Prezentacja statusu użytkownika w Sharepoint i Exchange Office Live Meeting - Konferencje na żywo

10 * Prezentowane przykłady rozwiązań dotyczą wdrożeń zrealizowanych w środowiskach utrzymywanych u klientów IT-Dev Przykłady zastosowań* Obieg kancelaryjny

11 Obieg kancelaryjny rejestracja korespondencji

12 Obieg korespondencji przegląd rejestru

13 Obieg kancelaryjny podsumowanie funkcjonalności Rejestracja korespondencji tradycyjnej i poczty elektronicznej Dekretacja do osób i komórek organizacyjnych Podgląd stanu sprawy na wszystkich poziomach dekretacji Obsługa pism terminowych Automatyczne archiwizowanie dokumentów Zarządzanie uprawnieniami do dokumentów dla komórek organizacyjnych i pojedynczych osób

14 Automatyzacja i monitorowanie procesów

15 Automatyzacja i monitorowanie procesów Statystyczny pracownik merytoryczny poświęca średnio w tygodniu 8,3 godziny na obsłudze obiegu dokumentów i podejmowania na ich podstawie decyzji Niedotrzymywanie terminów w złożonych sprawach Obiegi dokumentów - Obieg wniosku inwestycyjnego (planowanie zamówień) - Obieg projektu umowy - Obieg zgłoszenia reklamacyjnego (lub innego roszczenia) Rozwiązanie - Szablon procesu (etapy/kroki, osoby odpowiedzialne, opisy, terminy) - Wykonywanie zadań automatycznie przydzielanych przez workflow - Podgląd przewidywanego czasu trwania procesu

16 Automatyzacja i monitorowanie procesów nowy szablon

17 Automatyzacja i monitorowanie procesów zadanie

18 Automatyzacja i monitorowanie procesów podgląd stanu

19 Automatyzacja i monitorowanie procesów podsumowanie Definiowanie: - kroków procesu i osób realizujących zadania - formularzy zadań i dostępnych akcji - logiki przepływu Realizacja: - automatyczne przydzielanie zadań zgodnie z logiką procesu - podejmowanie decyzji i wprowadzanie informacji zwrotnej - powiadomienia o zbliżających się terminach i opóźnieniach Monitorowanie - raportowanie liczby otwartych zadań i czasów realizacji - podgląd stanu procesu - Wizualizacja przewidywanego czasu trwania procesu

20 Wsparcie przygotowywania pism

21 Wsparcie przygotowywania pism Statystyczny pracownik merytoryczny poświęca średnio w tygodniu 9,5 godziny na poszukiwaniu informacji Wielokrotne powtarzanie pracy z powodu rutynowych błędów, np. pozostawienie poprzednich lub wprowadzenie nieaktualnych danych Przygotowywanie korespondencji - Korespondencja z urzędami - Postępowania przetargowe - Obsługa umów Rozwiązanie - Szablony dokumentów (pismo, protokół komisji przetargowej, umowa) - Osadzanie danych z witryny Sharepoint w dokumencie - Możliwość dowolnego edytowania zawartości dokumentu

22 Wsparcie przygotowywania pism Kontrahenci Rejestr spraw Rejestr zamówień i umów

23 Wsparcie przygotowywania pism edycja dokumentu Protokół Członkowie komisji przetargowej Wybrany wykonawca

24 Wsparcie przygotowywania pism przygotowanie szablonu Protokół

25 Wsparcie przygotowywania pism podsumowanie Definiowanie szablonów dokumentów uzupełnianych na podstawie zawartości witryn Sharepoint Tworzenie w witrynach Sharepoint nowych dokumentów z szablonu Możliwość dowolnej edycji dokumentu oraz aktualizowania danych pobranych z portalu

26 PROGRAM OPIEKI PERINATOLOGICZNEJ dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego

27 2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.