Pakiet Obsługi Zbytu

Transkrypt

1 Pakiet Obsługi Zbytu Wersja 6.XX Podręcznik użytkownika Biuro Projektowe OKOM ul.marcelińska 37/3, Poznań tel/fax (0-61) biuro@okom.pl

2 Szanowni Państwo Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów obecna wersja Pakietu Obsługi Zbytu została wyposażona w wiele nowych cech, które ułatwią Państwu prowadzenie własnej firmy. Dzięki niej będą mogli Państwo zrezygnować z czynności, których wykonywanie dotychczas zabierało Państwu zbyt dużo czasu. Teraz wystawianie dokumentów sprzedaży, prowadzenie gospodarki magazynowej czy wykonywanie wieloprzekrojowych analiz i zestawień jest rzeczą bardzo prostą, gdyż wystarczy tylko wybrać odpowiednie polecenie z menu programu. Zaoszczędzony w ten sposób czas będą mogli Państwo przeznaczyć na dalszy rozwój własnej firmy. Firma OKOM dziękuje Państwu za zakup oprogramowania Pakiet Obsługi Zbytu wersja 6.XX i jednocześnie zapewniamy o jego dużej niezawodności działania. Mamy również nadzieję, że zostanie on pozytywnie przez Państwa oceniony, gdyż rzeczą najważniejszą dla naszej firmy jest jak najpełniejsze zaspokojenie potrzeb i oczekiwań naszych klientów.

3 Rozdział I Wstęp Niniejszy podręcznik użytkownika ma za zadanie przybliżyć Państwu obsługę pakietu poprzez szczegółowy opis czynności jakie są potrzebne aby wykonać daną operację. W podręczniku każdy rozdział został tak napisany aby użytkownik wykonując polecenia krok po kroku w łatwy sposób osiągnął zamierzony efekt. A. Charakterystyka Pakietu Obsługi Zbytu Pakiet Obsługi Zbytu spełnia następujące funkcje: prowadzenie rejestru zamówień fakturowanie z automatycznym wypełnianiem stałych rubryk takich jak: nazwa i adres klienta, płatnika i odbiorcy, symbol, nazwa i cena wyrobu, upust i forma płatności uaktualnianie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym możliwość fakturowania z wielu magazynów zarządzanie siecią akwizytorów wraz z ich rozliczaniem prowadzenie rejestru rozliczeń z klientami drukowanie dowodu wydania i oferty handlowej wieloprzekrojowe analizy sprzedaży, zestawienia podatku VAT wg stawek tworzenie katalogu odbiorców, płatników i zamawiających rejestr wystawionych faktur rejestr przyjmowanych zamówień rejestr stanów i dokumentów magazynowych definiowanie kategorii klientów (kraj, rejon, formy własności, formy płatności) definiowanie grup towarów tworzenie katalogu towarów (symbole, nazwy, jednostki miary, ceny, opakowania) definiowanie magazynów określanie stanów minimalnych wyrobów w magazynach analizy zapasów i obrotów w magazynach możliwość wystawiania faktur, rachunków i paragonów posiada możliwość definiowania kursów walut dzięki, którym możliwe jest rozliczanie z kontrahentami zagranicznymi

4 Funkcje dodatkowe: blokowanie hasłem wejścia do programu osobom niepowołanym kontrolowanie wprowadzanych zmian blokowanie możliwości wprowadzania zmian w zamkniętych dokumentach porządkowanie danych zabezpieczenie danych w przypadku awarii komputera lub zaniku zasilania. B. Zastosowane konwencje typograficzne Nazwy klawiszy w podręczniku nazwy klawiszy będą się pojawiać tak jak występują na klawiaturze np. Enter, Ctrl, Page Down. W programie ze względu na brak miejsca w podpowiedziach często są skróty: Skrót Ent Ins PgUp PgDn ^ Pełna nazwa Enter Inset Page Up Page Down Ctrl Kombinacja klawiszy dwie nazwy połączone znakiem minus - np. Ctrl-Enter oznaczają, że podczas naciskania drugiego klawisza należy mieć przytrzymany pierwszy klawisz. Elementy wprowadzane przez użytkownika tekst, który ma być wprowadzony przez użytkownika drukowany będzie wytłuszczoną czcionką, np. Włóż dyskietkę do napędu A i napisz A:\> instal C: U Symbol ten zwraca uwagę na zagadnienia, które mają istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie Pakietu Obsługi Zbytu.

5 C. Korzystanie z pomocy Pakiet Obsługi Zbytu posiada wbudowaną pomoc, która dostępna jest z każdego miejsca w programie po naciśnięciu klawisza F1. Pomoc zawiera dokładny opis wszystkich opcji programu. Ponadto każda opcja i podopcja znajdująca się w menu programu jest opisana u dołu ekranu jednozdaniowym komentarzem. Dodatkowo również pakiet wyświetla u dołu każdego aktywnego okna linię, w której znajdują się skróty klawiszy, które w danej opcji umożliwiają wykonanie jakiejkolwiek operacji. D. Wyszukiwanie pozycji Pakiet oferuje szybkie wyszukiwanie określonej pozycji w aktywnym oknie. Chcąc wyszukać potrzebną nam pozycję należy nacisnąć klawisz F10, następnie w otwartym oknie dokonać wyboru kryterium wg którego ma być prowadzone wyszukiwanie oraz wprowadzić słowo odpowiadające poszukiwanej przez nas pozycji. Istnieje także możliwość odfiltrowania grupy pozycji z pośród wszystkich znajdujących się w oknie. Chcąc tego dokonać należy w opcji zatytułowanej wybór zastąpić symbol gwiazdki konkretnymi znakami stanowiącymi wzorzec. Po wykonaniu tej czynności w oknie widoczne będą tylko te pozycje, których symbole są zgodne ze wzorcem.

6 Rozdział II Uruchomienie A. Uruchomienie Po uruchomieniu komputera i ukazaniu się znaku zgłoszenia gotowości do pracy C:\> należy wprowadzić polecenie C:\> zb i przycisnąć Enter. Po załadowaniu się programu ukazuje się ekran początkowy, który wymaga od użytkownika podania bieżącej daty w formacie rok:miesiąc:dzień. U Podanie poprawnej daty gwarantuje poprawne działanie programu. Jeżeli komputer ma ustawiony prawidłowo zegar wewnętrzny to wystarczy tylko potwierdzić proponowaną datę przyciskając klawisz Enter. Następnie każdy użytkownik musi podać swój pseudonim oraz hasło dostępu. Wpisywane hasło nie jest nigdy widoczne na ekranie. Patrz Rys. Rys.II-1 Ekran początkowy Podanie powyższych prawidłowych informacji spowoduje przejście do głównego menu programu. Więcej informacji na temat ustalania pseudonimu i hasła można znaleźć w rozdziale Zabezpieczenia programu.

7 B. Zabezpieczenia programu Pakiet Obsługi Zbytu posiada zabezpieczenia przed użytkowaniem pakietu przez osoby nieupoważnione oraz posiada ograniczenia dostępu do niektórych poleceń pakietu w zależności od posiadanych przez użytkownika uprawnień. Oferowane przez pakiet zabezpieczenie wejścia do programu realizowanie jest poprzez konieczność wprowadzenia poprawnego pseudonimu i hasła. W zależności od tego jaki posiadamy pseudonim takie zostaną nam nadane uprawnienia. U Swojego hasła nie zdradzaj nikomu, nie zapisuj go nigdzie, postaraj się aby nie kojarzyło się z tobą, ani z firmą. Hasło powinno mieć od 6 do 10 znaków, najlepiej aby była to kombinacja liter i cyfr. 1. Nadawanie uprawnień W pakiecie możliwość zakładania nowych użytkowników i nadawania uprawnień ma tylko użytkownik zwany administratorem, który jako pseudonim pisze słowo: GENERAL i poda poprawne hasło. U W pakiecie wszystkie hasła po zainstalowaniu programu ustawione są początkowo na słowo: demo. Chcąc nadać uprawnienia do korzystania z programu innym użytkownikom należy wybrać opcje NARZĘDZIA, a następnie podopcję Administrator. W otwartym oknie pierwszą pozycje stanowi GENERAL i określa on kto jest administratorem programu, zaś kolejne pozycje to poszczególni użytkownicy. Patrz Rys. II-2 Nadając uprawnienia należy przesunąć podświetlenie za ostatnią pozycję za pomocą klawisza strzałka w dół. Następnie należy podać pseudonim, którym będzie posługiwać się nowy użytkownik przy uruchomieniu programu oraz imię i nazwisko. Hasło nowego użytkownika brzmi: DEMO. Można jednak już w tym miejscu określić hasło dla

8 użytkownika, wystarczy tylko przycisnąć kombinację klawiszy Ctrl-Enter i w otwartym oknie wpisać nowe hasło oraz zatwierdzić je klawiszem Enter. Patrz Rys.II-3. Rys. II-2 Okno zawierające dane użytkowników Rys. II-3 Okno umożliwiające wprowadzenie nowego hasła Program poprosi o potwierdzenie go i jeżeli odpowiedź będzie pozytywna hasło zostanie zapamiętane.

9 Administrator może również odbierać uprawnienia użytkownika. Chcąc odebrać uprawnienia użytkownikowi należy podświetlić jego dane i nacisnąć klawisz Delete, a następnie potwierdzić chęć ich usunięcia. Administrator po pierwszym uruchomieniu programu powinien dokonać zmiany również swojego hasła. Chcąc dokonać zmiany hasła należy podświetlić pseudonim GENERAL i nacisnąć kombinacje klawiszy Ctrl-Enter, następnie podać aktualne hasło oraz nowe hasło. Po potwierdzeniu hasła zostanie zapamiętane. 2. Zmiana hasła Każdy arejestrowany w pakiecie użytkownik po wprowadzeniu swojego pseudonimu i podaniu prawidłowego hasła może dokonać zmiany swojego hasła poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt-F1. Patrz Rys. II-4 Rys. II-4 Okno umożliwiające zmianę hasła użytkownika W otwartym oknie należy najpierw wprowadzić aktualne hasło, następnie nowe hasło oraz potwierdzić chęć zmiany. U Zaleca się dokonywanie zmian hasła przynajmniej raz na kilka miesięcy w celu większego zabezpieczenia danych.

10 Rozdział III Opis głównych opcji pakietu Na głównym ekranie programu widoczna jest nazwa właściciela programu, bieżąca data oraz menu główne, które zawiera siedem opcji. Rys. III-1 Menu główne Pakietu Obsługi Zbytu Wybór opcji następuje poprzez przesuwanie podświetlenia przy użyciu klawiszy: strzałka w lewo i strzałka w prawo oraz naciśnięcie klawisza Enter. Istnieje także możliwość wyboru żądanej opcji poprzez naciśnięcie klawisza pierwszej litery możliwość wyboru żądanej opcji poprzez naciśnięcie klawisza pierwszej litery od której rozpoczyna się nazwa danej opcji. Po wybraniu opcji na ekranie ukazuje się okno, które zawiera dalsze podopcje. Do poruszania w tym oknie wykorzystuje się klawisze: strzałka w dół i strzałka w górę. Chcąc zrezygnować z danej podopcji i wrócić do opcji nadrzędnej należy podświetlić opcję POWRÓT bądź nacisnąć klawisz Esc. Poszczególne opcje umożliwiają: Opcja ZBYT umożliwia generowanie faktur i rachunków sprzedaży, korekt sprzedaży, gospodarowanie opakowaniami, sporządzanie zamówień, raportu wagowego oraz listy konwojentów. Opcja MAGAZYNY umożliwia ewidencję dokumentów magazynowych oraz przeglądanie stanów magazynowych.

11 Opcja ANALIZY umożliwia generowanie wielo przekrojowych analiz i różnorodnych zestawień. Opcja KATALOGI umożliwia obsługę katalogów klientów, wyrobów i konwojentów. Opcja DEFINICJE umożliwia określenie niezbędnych informacji dotyczących cech towarów, charakterystyki klientów, używanych w firmie form płatności, wielkości odsetek oraz określenie podstawowych danych o użytkowniku. Opcja NARZĘDZIA umożliwia przeprowadzenie uporządkowania danych, wybór drukarki oraz nadawanie uprawnień. Opcja STOP umożliwia zakończenie programu i przejście do systemu operacyjnego MS DOS. A. Prowadzenie sprzedaży wyrobów 1. Wystawianie dokumentów sprzedaży Program umożliwia wystawianie faktur VAT, rachunków uproszczonych i paragonów. W związku z tym, iż kolejność czynności podczas wystawiania dokumentów jest taka sama, zostanie ona omówiona na przykładzie wystawiania faktury VAT. Chcąc wystawić fakturę VAT należy wybrać opcje ZBYT, a następnie w otwartym oknie podopcję Sprzedaż, która spowoduje otwarcie okna, w którym będzie można dokonać rodzaju dokumentu, w naszym przypadku faktury VAT. Patrz Rys. III-2 Rys. III-2 Okno zawierające podopcje opcji Sprzedaż

12 . Rys.III-4 Po wykonaniu tych czynności ekran będzie przedstawiał rejestr faktur VAT. Patrz Rys. III-3 Rys.III-3 Okno zawierające rejestr faktur Jeżeli przeanalizujemy ten rejestr to zauważymy, że każda faktura VAT (patrząc od lewej strony) opisana jest poprzez nagłówek, w którym zawarty jest jej niepowtarzalny numer, numer magazynu, numer konwojenta, który jest automatycznie wypełniany w momencie gry dany konwojent zapłaci za zlecone zamówienie, informacja dodatkowa, informacja o źródle dokumentu, numer zamówienia, symbol i nazwa klienta, rodzaj płatności, data sprzedaży i termin płatności. Aby dodać nową fakturę VAT do już istniejącego rejestru wystarczy tylko przesunąć podświetlenie z ostatniej faktury w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. To spowoduje pojawienie się okienka z pytaniem czy chcemy dodać nowy dokument, jeśli nasza odpowiedź będzie pozytywna to będziemy mogli wypełniać nagłówek nowej faktury VAT. Okno zawierające pytanie o dodanie nowej faktury

13 W związku z tym, że kolejne numery faktur są nadawane automatycznie pierwszym polem jaki musimy wypełnić jest pole symbolu magazynu z którego będzie wydany towar. Jeżeli nie pamiętamy jakimi symbolami zostały oznaczone magazyny w firmie możemy skorzystać z okna zawierającego listę magazynów dostępną po naciśnięciu klawisza F3. Patrz Rys. III-5 Rys.III-5 Okno zawierające listę magazynów Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy odpowiedni magazyn i za pomocą klawisza Insert powodujemy wpisanie jego symbolu do nagłówka faktury VAT. Przechodzenie do następnego pola w nagłówku możliwe jest tylko po naciśnięciu klawisza Enter. W następne pole możemy wpisać dowolny komentarz, gdyż jest to pole informacyjne. W polu źródło użytkownik ma możliwość przypisania danemu klientowi rozliczeń magazynowych i zamówień już istniejących ( aby uaktywnić okno należy wpisać dowolny znak co spowoduje, że program przedstawi nam dostępne dokumenty, które można tu przypisać ).Patrz Rys.III-6.

14 Rys.III-6 Okno zawierające możliwość wyboru rodzaju przypisywanego dokumentu Po dokonaniu wyboru ukaże się małe okienko, w które należy wpisać symbol zamówienia jeśli go nie pamiętamy to użycie klawisza F7 ( Patrz Rys.III-7 ) spowoduje, że na ekranie ukaże się podpowiedź. Używając klawisza Insert możemy wybrać interesujące nas zamówienie. Po zatwierdzeniu danego symbolu zamówienia możemy przypisać jeszcze inne zamówienia używając klawisza strzałki i przesuwając podświetlenie w dół i postępując analogicznie. Zamkniecie i zatwierdzenia okna dokonujemy klawiszem Esc. W przypadku wybrania opcji magazyn postępujemy podobnie, ale teraz pod klawiszem F7 ukrywają się rejestry dokumentów. Rys.III-7 Okno zawierające rejestr zamówień

15 Możliwe jest przepisanie danych tylko z zamówień niezrealizowanych, to znaczy tych, które są oznaczone znakiem + z lewej strony. Jeżeli dana faktura VAT nie jest realizacją zamówienia to po przyciśnięciu Enter przechodzimy do podawania symbolu klienta. Jeżeli go nie znamy możemy poprzez naciśnięcie klawisza F8 uzyskać dostęp do listy klientów wraz z wykazem ich zadłużenia. Patrz Rys.III-8 Rys.III-8 Okno zawierające listę klientów Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy odpowiedniego klienta i za pomocą klawisza Insert przepisujemy jego dane do nagłówka faktury. Okno z listą klientów pokaże się również gdy błędnie podamy symbol klienta. Możliwe jest również w tym miejscu wprowadzenie danych o nowym kliencie, więcej informacji na ten temat w rozdziale Dopisywanie nowych klientów. W następnym polu podajemy symbol płatności, jeżeli go nie pamiętamy możemy wybrać go z listy, która pokaże się po naciśnięciu klawisza F9. Patrz Rys.III-9. Rys.III-9 Okno zawierające rodzaje form płatności

16 Następnie za pomocą klawiszy strzałek podświetlamy odpowiednią pozycję i klawiszem Insert przepisujemy symbol do nagłówka. Kolejne pole określa datę sprzedaży, przy czym program zawsze proponuje datę ostatniej faktury. W ostatnie pole w nagłówku wpisujemy liczbę dni jako termin płatności, którego przekroczenie spowoduje naliczanie karnych odsetek. Wypełnienie całego nagłówka spowoduje, że przejdziemy do prowadzania faktury. Patrz Rys.III-10. Rys.III-10 Okno zawierające formularz faktury Wpisywanie towarów na fakturę polega na podawaniu najpierw symbolu grupy asortymentowej, a następnie symbolu towaru. Podanie tych symboli powoduje, że nazwa towaru pokazuje się automatycznie. Jeżeli natomiast nie pamiętamy symbolu towaru możemy skorzystać z listy towarów będących aktualnie w magazynie i dostępnej po naciśnięciu klawisza F3. Patrz Rys.III-11.

17 Rys.III-11 Okno zawierające listę wyrobów dostępną w magazynie W pojawiającym się oknie widzimy oprócz symbolu i pełnej nazwy wyrobu także ilość wyrobu jaka znajduje się w magazynie. Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy daną pozycje i klawiszem Insert wstawiamy ją do faktury. Jednocześnie program proponuje całą ilość danego towaru jaka znajduje się w magazynie. U Program nie umożliwia umieszczenia tego samego towaru w kilku pozycjach. W następnym polu pojawia się cena jednostkowa netto, która jest pobrana z katalogu towarów. Można ją jednak zmodyfikować nie zmieniając jednocześnie ceny w katalogu. Ostatecznie pole zawierające wartość brutto jest automatycznie wypełniane po naciśnięciu Enter i jednocześnie podświetlona zostaje cała pozycja. Aby dodać nowy towar do faktur wystarczy przesunąć podświetlenie za ostatnią pozycję asortymentową. Istnieje jeszcze jedna metoda wyboru pozycji asortymentowych i umieszczania ich na fakturze. Wyboru dokonuje się za pomocą tych samych klawiszy tylko tyle, że z katalogu towarów, których ukazuje się po naciśnięciu klawisza F2. Patrz Rys.III-12. Rys.III-12 Okno zawierające katalogi wyrobów Jednak przy tym sposobie wyboru nie posiadamy informacji dotyczącej aktualnego stanu danego towaru w magazynie. Kiedy już wprowadzimy wszystkie pozycje asortymentowe możemy ustalić upust dla klienta poprzez naciśnięcie klawisza z literą u. Wielkość upustu podajemy procentowo. Po

18 naciśnięciu klawisza Enter zostaniemy zapytani czy upust ma być wliczony w cenę wyrobu. Jeżeli nasza odpowiedź będzie pozytywna to wielkość upustu nie będzie występować w sposób jawny na dokumencie. Program umożliwia nam dopisanie na fakturze jednozdaniowego komentarza, który będzie widoczny na wydruku faktury. Chcąc go wprowadzić należy nacisnąć klawisz k. Jeżeli podczas wypełniania faktury stwierdzimy, że data którą wybraliśmy jest nie prawidłowa możemy ją skorygować naciskając klawisz d i wprowadzić poprawną. Dodatkowo podczas wypełniania faktury możemy wprowadzić walutę w jakiej rozliczamy się z kontrahentem dokonujemy tego naciskając klawisz w. Następnie podajemy skrót waluty, jeżeli go nie pamiętamy możemy uzyskać wykaz naciskając klawisz F9, błędne wpisanie skrótu waluty spowoduje automatyczne uruchomienie wykazu walut, które użytkownik sam zdefiniował. Dodatkowa opcja kryje się pod klawiszem o użycie jej sprawi, że na ekranie ukaże się okno gdzie możemy wpisać opakowania zwrotne. Wypełnianie tej rubryki wykonujemy podobnie jak wypełnianie rachunku to znaczy podajemy symbol wyrobu itd. Jeżeli wystąpi konieczność porzucenia redagowania faktury należy w tym wypadku nacisnąć klawisz BackSpace. Po zakończeniu redagowania faktury naciskamy klawisz Esc, co spowoduje pojawienie się zapytania o jej zamknięcie. Patrz Rys.III-13. Rys.III-13 Okno zawierające pytanie o zakończenie dokumentu

19 Zamknięcie faktury spowoduje, że nie będzie już można wprowadzać do niej żadnych zmian z wyjątkiem zmian wprowadzanych w polu INFO. Jeżeli nie zamkniemy naszej faktury to w oknie rejestru faktur z lewej strony naszego nagłówka pojawi się znak plus +. Po zamknięciu faktury możliwe jest jej wydrukowanie po naciśnięciu klawiszy Alt P. Więcej informacji na temat drukowania dokumentów w rozdziale Drukowanie dokumentów. 2. Rejestrowanie zapłat Chcąc zarejestrować zapłaty do już wystawionych faktur należy wybrać opcję ZBYT, podopcję Sprzedaż, a następnie w otwartym oknie dokonać wybory rodzaju dokumentu do którego chcemy zarejestrować zapłatę. Po tej czynności otworzy się rejestru dokumentów, w którym należy nacisnąć klawisz z literą z. Otworzy się wtedy okno, w którym należy podać: symbol dokumentu zapłaty, wpłacaną kwotę oraz datę dokonania wpłaty. Patrz Rys.III-14. Rys.III-14 Okno umożliwiające zarejestrowanie zapłaty Dokumentów zapłaty do jednej faktury czy rachunku może być kilka, każdy z nich może opiewać na inną kwotę oraz być wystawiony w innym terminie. W momencie gdy termin zapłaty nie nastąpił przed terminem płatności, program dokona naliczenia karnych odsetek. 3. Modyfikacja wystawionych dokumentów

20 Dokonanie modyfikacji już wystawionej faktury VAT czy rachunku jest możliwe tylko wtedy gdy dany dokument jest nie zamknięty tzn. przy nagłówku faktury, z lewej strony znajduje się znak plus +. Chcąc dokonać modyfikacji poszczególnych pozycji wystawionego dokumentu należy podświetlić jego nagłówek za pomocą klawiszy strzałek i nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl Enter. 4. Usuwanie wystawionych dokumentów Istnieje możliwość usunięcia wystawionego dokumentu jedynie wtedy gdy nie został on zamknięty tzn. przy jego nagłówku znajduje się znak plus +. Należy wówczas podświetlić nagłówek dokumentu, który ma zostać usunięty i nacisnąć klawisz Delete. Pojawi się wówczas okno żądające potwierdzenia zamiaru jego usunięcia i jeżeli odpowiedź będzie pozytywna dany dokument zostanie usunięty. 5. Wystawianie dokumentów korekcyjnych Wystawianie dokumentów korekcyjnych polega na wybraniu opcji ZBYT, następnie podopcji Korekty sprzedaż i dokonaniu wyboru rodzaju dokumentu. Patrz Rys.III-15. Rys.III-15 Okno zawierające podopcje opcji Korekty sprzedaż Czynności jakie należy wykonać przy wystawieniu dokumentu korekcyjnego są prawie identyczne jak przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Patrz rozdział Wystawianie

21 dokumentów sprzedaży. Różnica polega na tym, iż w nagłówku dokumentów korekcyjnych zamiast pola zamówienie występuje pole, w które wpisujemy numer faktury, do której odnosi się korekta, jeżeli nie wprowadzimy symbolu faktury program poprosi o podanie daty sprzedaży, która jest wymagana przy wystawianiu dokumentu korekcyjnego. Pakiet umożliwia wystawianie także korekt wartościowych, które nie zmieniają stanu magazynów. Chcąc wystawić taką fakturę nie należy podawać symbolu magazynu. Po otwarciu dokumentu korekcyjnego ujrzymy, że zostały tam przepisane wszystkie pozycje z oryginalnego dokumentu ( o ile dokument ten jest dostępny w systemie ) ale za znakiem minus, czyli tak jak by były wpisane przy wystawianiu dokumentu zwrotnego. Patrz Rys. III-16. Podczas wystawiania faktury zwrotnej udostępnione są do naszej dyspozycji takie same opcje jak w przypadku wystawiania faktury sprzedaży chodzi o funkcje kryjące się pod klawiszami d, u, k, o, w, które zostały już wcześniej opisane. Rys.III-16 Okno zawierające fakturę zwrotną Dalsze operacje na poszczególnych pozycjach towarowych są wykonywane tak samo jak przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. 6. Drukowanie dokumentów Wydrukować dany dokument można jedynie wtedy gdy został on zamknięty. U Przed dokonaniem wydruku należy się upewnić, że drukarka jest załączona i gotowa do pracy, gdyż w przeciwnym razie pojawi się komunikat o błędzie.

22 Chcąc wydrukować dokument należy nacisnąć kombinacje klawiszy Alt-P i w otwartym oknie dokonać wyboru rodzaj napisu jaki ma się pojawić na drukowanym dokumencie. Patrz Rys.III-17. Rys.III-17 Okno zawierające pytanie o rodzaj napisu na drukowanym dokumencie Przy czym wybranie oznaczenia:... spowoduje, że na dokumencie nie pojawi się żaden napis i konieczne będzie ostemplowanie odpowiednim napisem. Każdy użytkownik ma możliwość tylko jednokrotnego wydrukowania oryginału faktury czy rachunku. Jedynie administrator ma uprawnienia do wydruków wielokrotnych. B. Gospodarowanie opakowaniami 1. Wystawianie dokumentów wydania opakowań Prowadzenie rejestru wydań opakowań ma za zadanie ułatwienie gospodarowania opakowaniami zwrotnymi. Chcąc wydać opakowania należy wybrać opcję ZBYT, a następnie podopcję Opakowania i pozycję Wydanie. Patrz Rys.III-18.

23 Rys.III-18 Okno zawierające podopcje opcji Opakowania W otwartym oknie ujrzymy rejestr wydań opakowań. Patrz Rys.III-19. Rys.III-19 Okno zawierające rejestr wydań opakowań Dalsze czynności potrzebne do wydania opakowania są identyczne jak przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Patrz rozdział Wystawianie dokumentów sprzedaży. 2. Wystawianie dokumentów sprzedaży opakowań Chcąc sprzedać opakowanie należy wybrać opcję ZBYT, a następnie podopcję Opakowania i pozycję Sprzedaż. W otwartym oknie ujrzymy rejestr rachunków opakowań. Następnie należy wypełnić nagłówek dokumentu identycznie jak przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Patrz rozdział Wystawianie dokumentów sprzedaży. Po wejściu do dokumentu pokaże się okno umożliwiające sporządzenie zestawienia wydań opakowań za wybrany okres. Dzięki temu zestawieniu na fakturze pokażą się opakowania, które zostały wydane ale ze względu na przekroczenie terminu oddania kwalifikują się do sprzedaży. Opakowania te można usunąć z faktury naciskając klawisz Delete, można także zmniejszyć ich ilość przeznaczoną do sprzedaży ale nie można jej zwiększyć. Opakowania przeznaczone do sprzedaży, a nie wyszczególnione można dopisać poniżej. 3. Wystawianie dokumentów korekcyjnych sprzedaży opakowań Chcąc wystawić dokument korekcyjny należy wybrać opcję ZBYT, a następnie podopcję Opakowania i pozycję Korekty sprzedaży. W otwartym oknie ujrzymy rejestr rachunków opakowań korekty. Dalsze czynności potrzebne do wystawienia korekty są identyczne jak przy wystawianiu dokumentów korekcyjnych sprzedaży. Patrz rozdział Wystawianie dokumentów korekcyjnych.

24 C. Przyjmowanie zamówień Przyjmowanie zamówień polega na wybraniu opcji ZBYT, a następnie podopcji Zamówienia. Patrz Rys.III-20. Rys.III-21. Rys.III-20 Okno zawierające opcje Zamówienia Po wykonaniu tych czynności ekran będzie przedstawiał rejestr zamówień. Patrz Rys.III-21 Okno zawierające rejestr zamówień Jeżeli przeanalizujemy ten rejestr to zauważymy, że każde zamówienie podobnie jak faktura VAT czy rachunek opisane jest poprzez nagłówek, w którym (patrząc od lewej strony)

25 Rys.III-22 zawarty jest jego niepowtarzalny numer, informacja dodatkowa, symbol i nazwa klienta, symbol rodzaju płatności, termin płatności, data zamówienia i data realizacji zamówienia. Aby dodać nowe zamówienie do już istniejącego rejestru wystarczy tylko przesunąć podświetlenie z ostatniego zamówienia w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. To spowoduje pojawienie się okienka z pytaniem czy chcemy dodać nowy dokument. Patrz Rys.III-22.. dodanie nowego zamówienia Okno zawierające pytanie o Jeżeli nasza odpowiedź będzie pozytywna to będziemy mogli wypełniać nagłówek nowego zamówienia. W związku z tym, że kolejne numery zamówień są nadawane automatycznie pierwszym polem jakie możemy wypełnić jest pole informacyjne zamówienia, następnie po przyciśnięciu Enter przechodzimy do podawania symbolu klienta. Jeżeli go nie znamy możemy poprzez naciśnięcie klawisza F8 uzyskać dostęp do listy klientów wraz z wykazem ich zadłużenia. Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy odpowiedniego klienta i za pomocą klawisza Insert przepisujemy jego dane do nagłówka zamówienia. Okno z listą klientów pokaże się również gdy błędnie podamy symbol klienta. Możliwe jest również w tym miejscu wprowadzenie danych o nowym kliencie, więcej informacji na ten temat w rozdziale Dopisywanie nowych klientów. W następnym polu podajemy symbol rodzaju płatności, jeżeli go nie pamiętamy możemy wybrać go z listy, która pokaże się po naciśnięciu klawisza F9. Następnie za pomocą klawiszy strzałek podświetlamy odpowiednią pozycję i klawiszem Insert przepisujemy symbol do nagłówka. W kolejne pole w nagłówku wpisujemy liczbę dni jako umowny termin

26 płatności do faktury. Następne pole określa datę przyjęcia zamówienia, przy czym program zawsze proponuje datę ostatniego zamówienia. Wypełnienie całego nagłówka spowoduje, że przejdziemy do wprowadzania zawartości zamówienia. Patrz Rys.III-23. Rys.III-23 Okno zawierające formularz zamówienia Wpisywanie wyrobów na zamówienie polega na podawaniu najpierw symbolu grupy asortymentowej, a następnie symbolu towaru. Podanie tych symboli powoduje, że nazwa towaru pokazuje się automatycznie. Jeżeli natomiast nie pamiętamy symbolu towaru możemy skorzystać z katalogu towarów, który ukazuje się po naciśnięciu klawisza F2. Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy daną pozycję i klawiszem Insert wstawiamy ją do zamówienia. Następnie w polu do realizacji wprowadzamy potrzebną ilość danego wyrobu i po potwierdzeniu klawiszem Enter przechodzimy do pola, w którym możemy zmienić proponowaną cenę z katalogu wyrobów. ( Pole sprzedano wypełnia się automatycznie przez program po wystawieniu dokumentu sprzedaży ),jeżeli w dokumencie mamy kolumnę cyfr polu do realizacji oznacza to, że nie zrealizowano jeszcze zamówienia. Chcąc dopisać kolejną pozycję do zamówienia naciskamy Enter, a następnie naciskamy klawisz strzałki w dół, co spowoduje podświetlenie nowej pozycji w zamówieniu. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na zamówienie naciskamy klawisz Esc, co spowoduje przejście do rejestru zamówień. D. Tworzenie raportu wagowego Raport wagowy służy kontroli łącznej wagi towarów wywożonych z firmy.

27 Chcąc sporządzić raport wagowy wybieramy opcję ZBYT, a następnie podopcję Raport wagowy. Patrz Rys.III-24. Rys.III-24 Okno zawierające opcje Raport wagowy W wyniku czego na ekranie pokazuje się okno, w którym wprowadzamy numer faktury VAT bądź rachunku. Po jego wprowadzeniu naciskamy klawisz Enter, co spowoduje, że automatycznie zostanie nadany symbol raportu wagowego oraz zostanie zliczona waga towarów znajdujących się na dokumencie. Patrz Rys.III-25. Rys.III-25 Okno zawierające raport wagowy

28 Jeżeli jest więcej faktur VAT bądź rachunków należy nacisnąć klawisz strzałki w dół i wypełnić kolejną pozycję na raporcie. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy raport wydrukować poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt-P. (Raport wagowy nie jest zapisywany) Naciśnięcie klawisza Esc, spowoduje zakończenie raportu wagowego. E. Przypisywanie faktur VAT i rachunków konwojentom Przypisywanie faktur VAT i rachunków konwojentom ma na celu umożliwienie prowadzenia rozliczeń z konwojentami na podstawie pobranych faktur VAT i rachunków. Chcąc przypisać dokumenty do danego konwojenta należy wybrać opcję ZBYT, a następnie podopcję Lista KP. W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym należy podać symbol konwojenta. Patrz Rys.III-26. Rys.III-26 Okno umożliwiające podanie symbolu konwojenta Jeżeli się go nie pamięta można zobaczyć całą listę konwojentów po naciśnięciu klawisza F2. Patrz Rys.III-27

29 Rys.III-27 Okno zawierające listę konwojentów Wybierając konwojenta używamy klawiszy strzałka w dół i strzałka w górę oraz klawisza Insert aby przepisać jego symbol. Po potwierdzeniu symbolu konwojenta otwiera się okno, w którym podajemy symbol dokumentu sprzedaży, który ma być przypisany danemu konwojentowi. Możliwe jest przypisanie tylko dokumentów gotówkowych. Patrz Rys.III-28.

30 Rys.III-28 Okno umożliwiające przypisanie dokumentu konwojentowi Następne dokumenty należy wprowadzić poniżej. Po wprowadzeniu wszystkich raport KP należy wydrukować poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt-P. Podczas dokonywania wydruku następuje przypisywanie dokumentów konwojentowi, dzięki czemu możliwe jest późniejsze rozliczenie konwojenta. Więcej na ten temat w rozdziale Rozliczenia z konwojentami.

31 Rozdział IV Obsługa magazynów Opcja MAGAZYNY umożliwia użytkownikowi przeglądanie stanów magazynowych oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji magazynowej. A. Przeglądanie stanów magazynowych Chcąc przeglądnąć aktualny stan magazynu należy wybrać opcję MAGAZYNY, to spowoduje otwarcie się okna z rejestrem magazynów. Patrz Rys. IV-1 Rys. IV-1 Okno zawierające rejestr magazynów W oknie tym za pomocą klawiszy strzałek dokonujemy wyboru magazynu, którego chcemy zobaczyć stan i naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter. W otwartym oknie wybieramy pozycje Stany. Patrz Rys. IV-2 Rys. IV-2 Okno umożliwiające zobaczenie stanu magazynu

32 Do poruszania się po oknie służą klawisze strzałek. Jeżeli w otwartym oknie podświetlimy dowolny wyrób i naciśniemy kombinację klawiszy Ctrl-Enter będziemy mogli zobaczyć listę dokumentów na, których występuje wybrany przez nas wyrób. Patrz Rys. IV-3 Rys. IV-3 Okno zawierające listę dokumentów, na których występuje wybrany wyrób B. Wystawianie dokumentu magazynowego Chcąc dokonać zmian stanów w magazynie należy wybrać opcję MAGAZYNY, następnie w otwartym oknie rejestru magazynów wybrać magazyn, którego ma ona dotyczyć, nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl-Enter i wybrać pozycję Transakcje. Wybór tej pozycji spowoduje pojawienie się okna, w którym wyświetlone będą wszystkie nagłówki wcześniej zdefiniowanych dokumentów. Patrz Rys. IV-4 Rys. IV-4 Okno zawierające rejestr dokumentów

33 Nagłówek kłada się z ( patrząc od lewej strony ) dwuznakowego symbolu dokumentu, numeru dokumentu, pola informacji dodatkowej oraz daty wystawienia dokumentu. Aby dodać nowy dokument wystarczy tylko przesunąć podświetlone z ostatniego dokumentu w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. ( do ostatniej pozycji w katalogu możemy się szybko przemieścić używając kombinacji klawiszy Ctrl-PageDown ). To spowoduje pojawienie się okna z pytaniem czy chcemy dodać nowy dokument, jeśli nasza odpowiedź będzie pozytywna to będziemy mogli wypełniać nagłówek nowego dokumentu. Przechodzenie pomiędzy polami w nagłówku możliwe jest tylko po naciśnięciu klawisza Enter. W pierwsze pole należy wpisać symbol rodzaju dokumentu, jeżeli go nie pamiętamy możemy skorzystać z okna zawierającego listę rodzajów dokumentów dostępną po naciśnięciu klawisza F9. Patrz Rys. IV-5 Rys. IV-5 Okno zawierające listę rodzajów dokumentów Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy odpowiedni symbol i za pomocą klawisza Insert powodujemy przepisanie go do nagłówka dokumentu. W związku z tym, że kolejne numery dokumentów są nadawane automatycznie przechodzimy do pola, w które możemy wpisać dowolny komentarz, gdyż jest to pole informacyjne. Ostatnim polem, które musimy wypełnić jest pole daty wystawienia dokumentu, przy czym program zawsze proponuje datę poprzedniego dokumentu. Wystawiając dokument taki jak: MM (przesunięcie międzymagazynowe) oprócz powyższych danych należy także podać symbol magazynu docelowego, jeżeli nie pamiętamy

34 jakimi symbolami zostały oznaczone magazyny w firmie możemy skorzystać z okna zawierającego listę magazynów dostępną po naciśnięciu klawisza F3. Korzystając następnie z klawiszy strzałek podświetlamy odpowiedni magazyn i za pomocą klawisza Insert powodujemy wpisani jego symbolu do nagłówka dokumentu. Kolejne naciśnięcie klawisza Enter spowoduje otwarcie się okna, w którym będziemy mogli podawać wyroby mające znaleźć się w na dokumencie. Wpisywanie wyrobów polega na podawaniu najpierw symbolu grupy asortymentowej, a następnie symbolu wyrobu. Podanie tych symboli powoduje, że nazwa wyrobu pokazuje się automatycznie. Jeżeli natomiast nie pamiętamy symbolu wyrobu możemy skorzystać z listy katalogu wyrobów dostępnego po naciśnięciu klawisza F2. Korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy daną pozycję i klawiszem Insert wstawiamy ją do dokumentu. Program umożliwia dodanie komentarza do każdego dokumentu. Chcąc dodać komentarz należy nacisnąć klawisz z literą k i w otwartym oknie wprowadzić komentarz. Po wypełnieniu całego dokumentu naciskamy klawisz Esc, co spowoduje pojawienie się zapytania o jego zamknięcie. Zamknięcie dokumentu spowoduje, że nie będzie już można wprowadzać do niego żadnych zmian oprócz zmian wprowadzanych w polu INFO. Jeżeli nie zamkniemy naszego dokumentu to w oknie rejestru dokumentów z lewej strony naszego nagłówka pojawi się znak plus +. C. Modyfikowanie dokumentu magazynowego Dokonanie modyfikacji już wystawionego dokumentu jest możliwe tylko wtedy gdy dany dokument jest niezamknięty tzn. przy nagłówku dokumentu, z lewej strony znajduje się znak plus +. Patrz Rys. IV-6. Rys. IV-6 Okno rejestru dokumentów zawierające niezamknięte dokumenty Chcąc dokonać modyfikacji poszczególnych pozycji wystawionego dokumentu należy podświetlić jego nagłówek za pomocą klawiszy strzałek i nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl- Enter. D. Usuwanie wystawionych dokumentów magazynowych Istnieje możliwość usunięcia wystawionego dokumentu jedynie wtedy gdy nie został on zamknięty tzn. przy jego nagłówku znajduje się znak plus +. Należy wówczas podświetlić nagłówek dokumentu, który ma zostać usunięty i nacisnąć klawisz Delete. Kiedy pojawi się okno żądające potwierdzenia zamiaru jego usunięcia należy odpowiedzieć pozytywnie i to spowoduje, że dany dokument zostanie usunięty.

35 Rozdział V Prowadzenie katalogów A. Dodawanie nowych wyrobów do katalogu wyrobów Chcąc dodać nowy wyrób do katalogu wyrobów należy wybrać opcję KATALOGI, a następnie podopcję Katalog wyrobów. Patrz Rys. V-1. Rys. V-1 Okno zawierające menu KATALOGI W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym wyświetlone będą wszystkie nagłówki wcześniej zdefiniowanych wyrobów. Patrz Rys. V-2. Rys. V-2 Okno zawierające katalog wyrobów Nagłówek kłada się z (patrząc z lewej strony) jednoznakowego symbolu grupy asortymentowej, kilku znakowego symbolu wyrobu w grupie oraz nazwy wyrobu. Aby dodać nowy wyrób do już istniejącego katalogu wyrobów wystarczy tylko przesunąć podświetlenie z ostatniego wyrobu w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. ( do ostatniej pozycji w

36 katalogu możemy się szybko przemieścić używając kombinacji klawiszy Ctrl-PageDown ) to spowoduje pojawienie się okienka z pytaniem czy chcemy dodać nowy wyrób, jeśli nasza odpowiedz będzie pozytywna to będziemy mogli wprowadzić dane o nowym wyrobie. Podczas wprowadzania danych na ekranie jest widoczny formularz, którego pola należy kolejno wypełniać przy czym do następnego pola przechodzi się po naciśnięciu klawisza Enter. Patrz Rys. V-3. Rys. V-3 Okno zawierające formularz do wprowadzania danych o wyrobie Wypełnianie formularza zaczynamy od podania symbolu grupy asortymentowej do której będzie należał nowy wyrób. Jeżeli nie pamiętamy symbolu danej grupy możemy zobaczyć listę wszystkich zdefiniowanych grup po naciśnięciu klawisza F2. Chcąc wprowadzić potrzebny symbol na nasz formularz musimy go podświetlić i nacisnąć klawisz Insert. Podobny sposób wyboru ze wcześniej zdefiniowanych elementów będzie identyczny w całym programie. W następnym polu podajemy symbol będący numerem w grupie asortymentowej. Symbol ten nie może się powtórzyć w tej samej grupie. Następnie wpisujemy nazwę wyrobu, jednostkę miary i wagę. Następnie wypełniamy SWW oraz cenę zbytu wyrobu i marże ( wpisanie marży nie jest wymagane ). W kolejne pole wprowadzamy numer konta księgowego sprzedaży danego wyrobu (s), a w następne numer konta księgowego podatku VAT (p). Oba te konta są istotne jeżeli w firmie używany jest także program księgowy KS, gdyż wówczas możliwe jest automatyczne przenoszenie danych o sprzedaży do programu księgowego na odpowiednie konta. Ostatnim polem formularza jest pole, w które wprowadzamy wartość podatku VAT jakim jest obciążony wyrób. Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza mamy jeszcze na koniec możliwość wprowadzenia trzech linii informacji dodatkowych o wyrobie. Po wypełnieniu całego formularza naciskamy klawisz Esc, który kończy wprowadzanie nowego wyrobu do katalogu wyrobów. Pozycja Cena wytw. jest wypełniana automatycznie przez program jeśli współpracuje on z programem ZBYT. B. Dodawanie nowych klientów do katalogu klientów

37 Chcąc dodać owego klienta do katalogu klientów należy wybrać opcję KATALOGI, a następnie podopcję Katalog klientów. W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym wyświetlone będą wszystkie nagłówki wcześniej zdefiniowanych klientów. Patrz Rys. V-4. Rys. V-4 Okno zawierające katalog klientów Nagłówek składa się z ( patrząc z lewej strony ) symbolu kraju, rejonu, rodzaju odbiorcy, formy własności, klienta, nazwy klienta oraz wielkości długu. Aby dodać nowego klienta do już istniejącego katalogu klientów wystarczy tylko przesunąć podświetlenie z ostatniego klienta w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. ( do ostatniej pozycji w katalogu możemy się szybko przemieścić używając kombinacji klawiszy Ctrl-PageDown ). To spowoduje pojawienie się okienka z pytaniem czy chcemy dodać nowego klienta, jeśli nasza odpowiedz będzie pozytywna to będziemy mogli wprowadzić dane o nowym kliencie. Podczas wprowadzania danych na ekranie jest widoczny formularz, którego pola należy kolejno wypełniać i przechodzić do następnych poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Patrz Rys. V-5.

38 Rys. V-5 Okno zawierające formularz do wprowadzania danych o kliencie Wypełnianie formularza zaczynamy od podania symbolu kraju, rejonu odbiorcy i formy własności, jeżeli nie pamiętamy poszczególnych symboli możemy je wybrać z listy, która ukazuje się po naciśnięciu odpowiednio klawiszy: F3, F4, F5, F6. Patrz Rys. V-6 do V-9. Rys. V-6 Okno zawierające listę symboli krajów

39 Rys. V-7 Okno zawierające listę symboli rejonów Rys. V-8 Okno zawierające listę symboli rodzajów klienta

40 Rys. V-9 Okno zawierające listę symboli typów klienta Wprowadzanie potrzebnego symbolu na nasz formularz polega na podświetleniu go i naciśnięciu klawisza Insert. Po przejściu do następnego pola naciskamy Enter, co powoduje, że pojawia się okno z pytaniem czy chcemy dodać nowego kontrahenta, jeśli nasza odpowiedź będzie pozytywna to będziemy mogli wprowadzić dane o nowym kontrahencie. Następnie wpisujemy skróconą nazwę płatnika, nazwę pełną, numery telefonów, telex-u i faxu. Kolejne pole określa numer NIP-u, powinien on być wpisany w formacie XXXX-XXX- XX-XX ( gdzie X oznacza liczbę ) lub XXX-XX-XX-XXX. W następnym polu wpisujemy dane o osobie, z którą będziemy się kontaktować w firmie klienta, a w następnym podajemy numery kont bankowych płatnika. W drugiej części formularza wpisujemy dane o odbiorcy, o ile nie jest nim płatnik. Po wprowadzeniu tych danych przejdziemy do pola, w którym podamy termin płatności. Jako ostatnie wypełniamy pole konta księgowego kontrahenta, jest to istotne jedynie wtedy gdy używany jest w firmie program księgowy KS. Po wypełnieniu całego formularza naciskamy klawisz Esc, który kończy wprowadzanie nowego klienta do katalogu klientów. C. Dodawanie nowych konwojentów do katalogu konwojentów Chcąc dodać nowego konwojenta do katalogu klientów należy wybrać opcję KATALOGI, a następnie podopcję Katalog konwojentów. W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym wyświetlona będzie lista wcześniej zdefiniowanych konwojentów. Patrz Rys. V-10.

41 Rys. V-10 Okno zawierające katalog konwojentów Każdy konwojent oprócz imienia i nazwiska ma przypisany niepowtarzalny symbol. Aby dodać nowego konwojenta do już istniejącego katalogu konwojentów wystarczy tylko przesunąć podświetlenie z ostatniego konwojenta w dół za pomocą klawisza strzałki w dół. (do ostatniej pozycji w katalogu możemy się szybko przemieścić używając kombinacji klawiszy Ctrl-PageDown ). W pierwsze pole wprowadzamy dwuznakowy symbol konwojenta, a w drugie jego imię i nazwisko. Po podaniu tych danych naciskamy Enter, co kończy wprowadzanie danych.

42 Rozdział VI Definiowanie elementów pakietu Wcześniejsze zdefiniowane używanych w firmie grup wyrobów, klientów i form płatności, spowoduje, że nawet gdy użytkownik zapomni któregoś ze symboli je reprezentujących zawsze będzie mógł wybrać je z listy dostępnej po naciśnięciu odpowiedniego klawisza funkcyjnego. A. Definiowanie grup wyrobów Zdefiniowanie grup wyrobów jest ułatwieniem dla użytkownika, zwłaszcza wtedy gdy prowadzona jest sprzedaż wielu różnorodnych wyrobów. Użytkownik programu może sam dowolnie zdefiniować podział na grupy wyrobów w zależności od tego jaki sprzedaje asortyment. Chcąc zdefiniować nową grupę wyrobów należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcje Grupy wyrobów. W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym wyświetlone będą wszystkie wcześniej zdefiniowane grupy wyrobów. Parz Rys. VI-1. Rys. VI-1 Okno zawierające grupy wyrobów Aby dodać nową grupę wyrobów wystarczy przesunąć podświetlenie z ostatniej grupy w dół za pomocą klawisza strzałki w dół ( do ostatniej pozycji możemy się szybko przemieścić używając kombinacji klawiszy Ctrl-PageDown ), a następnie podać symbol grupy oraz jej nazwę.

43 B. Definiowanie grup klientów Definiowanie grup klientów polega na przypisaniu symbolom znaczeń, które by w sposób jednoznaczny określały z jakiego kraju pochodzi klient, z jakiego rejonu, jakiego rodzaju jest jego działalność i jaką posiada formę własności. Dzięki jednoznacznemu określeniu każdego symbolu będzie możliwe utworzenie z tych symboli unikalnego ciągu znaków, który będzie mógł być przypisany klientowi w celu jego scharakteryzowania, a także umożliwi dokonywanie przekrojowych analiz i zestawień. Więcej na ten temat wykonywania analiz w rozdziale Sporządzanie analiz i zestawień. Chcąc zdefiniować grupy klientów należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcję Grupy klientów. W wyniku tych czynności pokaże się okno zawierające symbole do zdefiniowania. Patrz Rys. VI-2. Rys. VI-1 Okno zawierające symbole do zdefiniowania Dodawanie symboli do listy polega na przesunięciu podświetlenia za ostatnia pozycję i wprowadzenie symbolu. 1. Definiowanie symbolu kraju Po wybraniu pozycji symbolu kraju otworzy się okno, w którym należy podać dwuznakowy symbol danego kraju oraz opis będący nazwą tego kraju. 2. Definiowanie symbolu rejonu Po wybraniu pozycji symboli rejonu otworzy się okno, w którym należy podać czteroznakowy symbol danego rejonu oraz opis będący nazwą tego rejonu.

44 3. Definiowanie symbolu rodzaju Po wybraniu pozycji symbol rodzaju klienta czyli charakteru jego działalności otworzy się okno, w którym należy podać jednoznakowy symbol danego rodzaju klienta oraz jego opis. 4. Definiowanie symbolu formy własności Po wybraniu pozycji symbol formy własności otworzy się okno, w którym należy podać jednoznakowy symbol danej formy własności oraz opis będący nazwą tej formy własności. C. Definiowanie form płatności Prowadząc sprzedaż dla wielu różnorodnych odbiorców istnieje konieczność zróżnicowania sposobów zapłaty. Użytkownik może sam określić jakie formy płatności będą obowiązywały w jego firmie, przy czym pakiet wyróżnia dwa symbole form płatności: P przelew, G gotówka. Jeżeli zostanie użyty symbol przelewu następuje automatyczne przepisanie terminu płatności klienta zdefiniowanego w katalogu klientów do faktur VAT bądź rachunku. Natomiast gdy zostanie użyty symbol gotówki pakiet umożliwi wtedy przypisanie takiego dokumentu sprzedaży konwojentowi. Chcąc zdefiniować formy płatności należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcje Formy płatności. Następnie w otwartym oknie należy podąć jednoznakowy symbol płatności oraz opis będący nazwą danej formy płatności. Patrz Rys. VI-3. Rys. VI-3 Okno definiowanie form płatności

45 D. Definiowanie kursu walut Pakiet Obsługi Zbytu umożliwia wprowadzanie aktualnego kursu walut, który jest używany np. do wystawiania rachunków w przypadku kiedy odbiorca płaci w innej walucie niż polski złoty. Chcąc wprowadzić nową walutę należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcję Waluta. W otwartym oknie należy wprowadzić symbol waluty a następnie jej dokładniejszy opis wszystkie operacje zatwierdzamy klawiszem Enter. Patrz Rys. VI-4. Rys. VI-4 Okno przedstawiające definiowanie walut Po dokonaniu tej czynności za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl-Enter wprowadzamy aktualny kurs waluty. Patrz Rys. VI-5. Rys.VI-5 Okno przedstawiające wprowadzanie aktualnego kursu

46 Datę zatwierdzamy klawiszem Enter jak również przelicznik walutowy. Po tych czynnościach mamy zdefiniowaną wartość waluty. Kolejne waluty wprowadzamy po przesunięciu podświetlenia za ostatnią pozycję za pomocą klawisza strzałka w dół i postępujemy podobnie jak to zostało opisane powyżej to znaczy definiujemy (symbol, dokładny opis, a następnie datę i przelicznik). E. Definiowanie wielkości odsetek Pakiet Obsługi Zbytu umożliwia automatyczne naliczanie odsetek od niezapłaconych w terminie faktur VAT i rachunków. Jednak, aby następowało to prawidłowo należy określić procentową wielkość odsetek w skali rocznej, a także podać datę, od której odsetki w podanej wysokości będą obowiązywały. Chcąc podać te dane należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcję Odsetki. W otwartym oknie należy podać datę i wielkość odsetek w skali rocznej w procentach. Patrz Rys. VI-6. Kolejne daty i odsetki wprowadzamy po przesunięciu podświetlenia za ostatnią pozycję za pomocą klawisza strzałka w dół. Rys. VI-6 Okno definiowania wielkości odsetek

47 F. Definiowanie użytkownika Pakietu Obsługi Zbytu Podanie podstawowych informacji o użytkowniku spowoduje, że nie będzie konieczne podawanie za każdym razem osobno tych informacji podczas drukowania dokumentów. Chcąc podać te informacje należy wybrać opcję DEFINICJE, a następnie podopcje UŻYTKOWNIK. Jeżeli wybierzemy opcję: FIRMA można będzie wprowadzić w kilku liniach takie informacje jak: nazwa firmy, jej adres, telefon itp. Patrz Rys. VI-7. KONTO można będzie wprowadzić numer konta bankowego. Patrz Rys. VI-8. Rys. VI-7 Okno definiujące firmę użytkownika

48 Rys. VI-8 Okno definiujące konto użytkownika

49 Rozdział VII Sporządzanie analiz i zestawień A. Sporządzanie planu sprzedaży 1. Dokonywanie analizy sieci zamówień Analiza sieci zamówień przedstawia listę zamówień z wybranego rejonu bądź też listę wybranych wyrobów lub grup wyrobów. Chcąc dokonać analizy sieci zamówień należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Plan sprzedaży, a następnie w otwartym oknie wybrać opcję Zamówienia. Patrz Rys. VII-1. Rys. VII-1 Okno zawierające podopcje opcji Plan sprzedaży W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym należy wybrać rejon, z którego interesują nas zamówienia. Poszczególne rejony zaznaczamy poprzez podświetlenie interesującego nas rejonu i naciśnięcie klawisza Enter. Rejon jest zaznaczony jeśli z dwóch jego stron pojawią się symbole gwiazdek: *nazwa rejonu*. Jeżeli analiza ma zostać sporządzona dla wszystkich rejonów, należy je zaznaczyć poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl-+ (klawisz plus + znajdujący się na klawiaturze numerycznej) można oznaczyć wszystkie rejony. Jeżeli zaznaczymy już wszystkie interesujące nas rejony naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter, która spowoduje otwarcie się okna z pytaniem czy chcemy zestawić zamówienia. Pozytywna odpowiedź spowoduje wygenerowanie list zamówień. Patrz Rys. VII-2

50 Rys. VII-2 Okno zawierające listę zamówień Natomiast chcąc otrzymać zestawienie wyrobów z wybranych zamówień należy najpierw wybrać interesujące nas zamówienia postępując identycznie jak zostało to opisane wyżej. Dodatkowo można określić magazyny, z których mają pochodzić wyroby. Chcąc określić magazyn należy nacisnąć klawisz z literą M i kolejno wprowadzić symbole magazynów, jeżeli ich nie pamiętamy możemy wybrać je z listy dostępnej po naciśnięciu klawisza F3. Gdy już zamówienia zostaną zaznaczone należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl-Enter i potwierdzić chęć sporządzenia zestawienia. W wyniku otrzymamy listę wyrobów, na której przy każdym wyrobie będzie informacja o ilości na jaką są złożone zamówienia, jaki jest aktualny stan zapasu i ile możemy przeznaczyć do sprzedaży. Patrz Rys.

51 VII-3. Rys. VII-3 Okno zawierające listę wyrobów 2. Sporządzanie asortymentowego planu sprzedaży Chcąc sporządzić asortymentowy plan sprzedaży wyrobów należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Plan sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Wyroby. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie wyrobów, których ma dotyczyć asortymentowy plan sprzedaży. Wybór wyrobów odbywa się identycznie jak opisano to powyżej. Patrz Rys. VII-4. Rys. VII-4 Okno zawierające katalog wyrobów z zaznaczonymi wyrobami Możliwe jest też ograniczenie wybieranego zakresu do wyrobów z określonej grupy. Chcąc tego dokonać należy nacisnąć klawisz F10, a następnie wybrać opcje grupy wyrobów i w miejsce gwiazdki wpisać symbol danej grupy. Jeżeli już są zaznaczone wszystkie wyroby, dla których chcemy sporządzić asortymentowy plan sprzedaży to należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl-Enter. W efekcie otworzy się okno, w którym będziemy mogli dokonać wyboru rodzaju zestawienia: ZESTAWIENIE 1 przedstawia asortymentowy plan sprzedaży dla wybranych wyrobów miesięcznie, w sposób narastający od początku roku. Wybór tego zestawienia spowoduje otwarcie okna, w którym należy podać rok, którego ma dotyczyć zestawienie. Patrz Rys. VII-5.

52 ZESTAWIENIE 2 przedstawia asortymentowy plan sprzedaży dla wybranych wyrobów w dowolnym przedziale czasu. Przy czym interesujący nas przedział należy podąć wcześniej. Patrz Rys. VII-6. Rys. VII-5 Okno zawierające plan sprzedaży wyrobów miesięcznie

53 Rys. VII-6 Okno zawierające plan sprzedaży wyrobów w dowolnym przedziale czasu B. Sporządzanie asortymentowej analizy sprzedaży Asortymentowej analizy sprzedaży dokonuje się dla wybranego wyrobu, grupy wyrobów, bądź też dla wszystkich wyrobów, a także dla wydanych i sprzedaży opakowań. Dodatkowo można sporządzić bilans opakowań. Zestawienie sprzedaży przedstawia jak kształtowała się sprzedaż w podanym przedziale czasu wcześniej wybranych wyrobów czy opakowań. 1. Sporządzanie asortymentowej analizy sprzedaży wyrobów Chcąc sporządzić asortymentową analizę sprzedaży wyrobów należy wybrać opcje ANALIZY, podopcję Sprzedaż, a następnie w otwartym oknie opcje Wyroby. Patrz Rys.VII-7 Rys. VII-7 Okno zawierające podopcje opcji Sprzedaż W wyniku tych czynności otworzy się okno, w którym wyświetlone będą wszystkie wyroby. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie wyrobów, które mają być ujęte na zestawieniu. Dokonuje się tego podobnie jak przy sporządzaniu asortymentowego planu sprzedaży. Patrz rozdział Dokonywanie analizy sieci zamówień. Po wyselekcjonowaniu wyrobów można określić dodatkowe informacje, które mogą być wykorzystane do wygenerowania

54 zestawienia. Chcąc je określić należy użyć filtra, który jest dostępny po naciśnięciu klawisza Tab. Patrz Rys.VII-8 Rys.VII-8 Okno zawierające filtr Określenie kryteriów filtra umożliwia nam określenie czy pod uwagę mają być brane tylko te wyroby, które spełniają kryteria ustawione przez filtr czy też nie. Włączenie danego kryterium spowoduje, że nie będzie ono brane pod uwagę przy sporządzaniu zestawienia. Do przejścia miedzy oknami WŁĄCZ i WYŁĄCZ służy klawisz Tab. Określając dane kryterium można korzystać z podpowiedzi ukrytych pod klawiszami funkcyjnymi od F2 do F9. Jeżeli ustawimy już kryteria należy je uaktywnić poprzez naciśnięcie klawisza + ( klawisz plus znajdujący się na klawiaturze numerycznej ), dezaktywowanie odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza ( znak minus na klawiaturze numerycznej ). Jeżeli już zaznaczymy wszystkie interesujące nas wyroby naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter. W efekcie otworzy się okno, w którym będziemy mogli dokonać wyboru rodzaju zestawienia : ZESTAWIENIE 1 przedstawia zestawienie sprzedaży dla wybranych wyrobów miesięcznie, w sposób narastający od początku roku. Wybór tego zestawienia spowoduje otwarcie okna, w którym należy podać rok, którego ma dotyczyć zestawienie. Patrz Rys. VII-9.

55 ZESTAWIENIE 2 przedstawia sprzedaż dla wybranych wyrobów w dowolnym przedziale czasu. Przy czym interesujący nas przedział należy podać wcześniej. Patrz Rys. VII-10. Rys. VII-9 Okno przedstawiające sprzedaż wyrobów miesięcznie Rys. VII-10 Okno przedstawiające sprzedaż wyrobów w dowolnym przedziale czasu

56 2. Sporządzanie analizy wydań opakowań zwrotnych Chcąc sporządzić analizę wydań opakowań zwrotnych należy wybrać opcję ANALIZY, podopcje Sprzedaż, a następnie w otwartym oknie opcję Opakowania ( wydane ). W wyniku tych czynności otworzy się okno zawierające katalog wyrobów. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie interesujących nas opakowań, ustawienie kryteriów filtra i naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl-Enter. Oba rodzaje zestawień są opisane powyżej. 3. Sporządzanie analizy sprzedaży opakowań zwrotnych Chcąc sporządzić analizę sprzedaży opakowań zwrotnych należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Sprzedaż, a następnie w otwartym oknie opcję Opakowania (sprzedaż ). Dalej należy postępować dokładnie tak samo jak opisano to wyżej. 4. Sporządzanie bilansu wydań i sprzedaży opakowań zwrotnych Bilans wydań i sprzedaży opakowań zwrotnych przedstawia opakowania, które zostały wydane, ale nie zostały zwrócone w terminie przez co kwalifikują się do tego aby obciążyć nimi klienta. Chcąc sporządzić bilans wydań i sprzedaży opakowań zwrotnych należy postępować dokładnie tak samo jak opisano to wyżej. C. Sporządzanie realizacji zamówień Sporządzanie realizacji zamówień pozwala użytkownikowi na przeanalizowanie stopnia realizacji zamówienia ilościowo jak i wartościowo. Chcąc sporządzić analizę realizacji zamówień należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Realizacja zamówień. W wyniku tej czynności otworzy się okno, w którym wyświetlone będą wszystkie wyroby, które możemy podać analizie. Patrz Rys.VII-11.

57 Rys.VII-11 Okno zawierające katalog wyrobów podlegających analizie realizacji zamówień Kolejnym krokiem jest zaznaczenie tych wyrobów, których ma dotyczyć stopień realizacji zamówienia. Wybór odbywa się za pomocą klawisza Enter. Jeżeli już są zaznaczone wszystkie wyroby, dla których sporządzamy analizę to należy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl-Enter. W efekcie otworzy się okno, w którym będziemy mogli dokonać wybory rodzaju zestawienia: Zestawienie 1 przedstawia stopień realizacji zamówienia dla wybranych wyrobów miesięcznie, w sposób narastający od początku roku. Wybór tego zestawienia spowoduje otwarcie okna, w którym należy podać rok, którego ma dotyczyć zestawienie. Patrz Rys.VII-12. Zestawienie 2 przedstawia stopień realizacji zamówienia dla wybranych wyrobów w dowolnym przedziale czasu. Przy czym interesujący nas przedział należy podać wcześniej. Patrz Rys.VII-13. Rys.VII-12 Okno zawierające stopień realizacji zamówienia miesięcznie

58 Rys.VII-13 Okno zawierające stopień realizacji zamówienia w dowolnym przedziale czasu Patrząc na tabelę widzimy kolumnę fakturowana, zamówiona i (%). W dwóch pierwszych mamy wartości wyrobów zafakturowanych i zamówionych, a w ostatniej kolumnie wartości procentowe stopnia realizacji, gwiazdki oznaczają 100% stopień realizacji. Używając klawiszy strzałek w prawo i w lewo możemy zmieniać okna, w wyniku tych czynności mamy możliwość zobaczyć stopień realizacji zamówień ilościowo jak i wartościowo. Podczas analizy możemy użyć filtr, który uruchamiamy klawiszem Tab. D. Sporządzanie raportu sprzedaży U Wszystkie przedstawione poniżej zestawienia ze względu na ich obszerność należy wydrukować na drukarce. Przed dokonaniem wydruku należy się upewnić, że drukarka jest załączona i gotowa do pracy, gdyż w przeciwnym razie pojawi się komunikat o błędzie. Podczas sporządzania wszystkich poniższych zestawień istnieje możliwość zastosowania filtra, który pozwala na sporządzenie zestawienia według zastosowanego kryterium. Chcąc określić kryteria należy nacisnąć klawisz Tab. Włączenie kryterium filtra powoduje, że pod uwagę będą brane tylko te pozycje, które spełniają kryterium. Natomiast wyłączenie określonego kryterium spowoduje, że nie będzie ono brane pod uwagę przy sporządzaniu zestawienia. Do przechodzenia pomiędzy kryteriami, które chcemy włączyć, bądź wyłączyć służy klawisz Tab. Określając dane kryterium można korzystać z podpowiedzi dostępnych pod klawiszami funkcyjnymi: F2, F8 i F9. 1. Zestawienie faktur sprzedaży wyrobów Zestawienie faktur sprzedaży wyrobów pokazuje listę faktur jakie zostały wystawione w danym dniu. Chcąc sporządzić zestawienie faktur sprzedaży wyrobów należy wybrać opcje ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Faktury. Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać zestawienie oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. Patrz Rys. VII-14.

59 Rys.VII-14 Okno zawierające pytanie o wydruk raportu 2. Zestawienie dokumentów wydań opakowań zwrotnych Zestawienie dokumentów wydań opakowań zwrotnych pokazuje listę dokumentów jakie zostały wystawione w danym dniu, żeby udokumentować wydania opakowań. Chcąc sporządzić zestawienie dokumentów wydań opakowań należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Wydania opakowań. Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać zestawienie oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. 3. Zestawienie dokumentów sprzedaży opakowań zwrotnych Zestawienie dokumentów wydań opakowań pokazuje listę dokumentów jakie zostały wystawione w danym dniu, żeby udokumentować wydania opakowań. Chcąc sporządzić zestawienie dokumentów wydań opakowań należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Wydania opakowań. Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać zestawienie oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. 4. Zestawienie sprzedaży według wyrobów Zestawienie sprzedaży według wyrobów pokazuje listę wyrobów jakie zostały sprzedane w danym dniu.

60 Chcąc sporządzić zestawienie sprzedaży według wyrobów należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Wyroby. Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać zestawienie oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. 5. Zestawienie wydań według opakowań Zestawienie wydań według opakowań pokazuje listę opakowań jakie zostały wydane w danym dniu. Chcąc sporządzić zestawienie wydań według opakowań należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Opakowania (wydania). Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać zestawienie oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. 6. Zestawienie sprzedaży według opakowań Zestawienie wydań według opakowań pokazuje listę opakowań jakie zostały wydane w danym dniu. Chcąc sporządzić zestawienie wydań według opakowań należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Raport Sprzedaży, a następnie w otwartym oknie opcję Opakowania (wyroby). Następnie należy określić dzień, z którego chcielibyśmy uzyskać oraz potwierdzić chęć wydrukowania raportu. E. Dokonywanie analizy sprzedaży dla klientów Przedstawione poniżej zestawienia umożliwiają, przeprowadzenie analizy dotyczącej sprzedaży danemu klientowi, która może pozwolić na określenie jak poważny jest to klient, za jakie kwoty dokonuje zakupów i jak często. U Podczas sporządzania wszystkich poniższych zestawień można korzystać z filtra. Ustawianie kryteriów filtra jest opisane w rozdziale Sporządzanie asortymentowej analizy sprzedaży wyrobów. 1. Sporządzanie listy klientów dla wyrobu

61 Lista klientów dla wyrobu pokazuje listę klientów, którzy dokonali zakupu określonego towaru lub grupy towarów. Chcąc sporządzić listę klientów dla wyrobu należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Klienci, a następnie w otwartym oknie opcję Wyroby. Patrz Rys.VII-15 Rys. VII-15 Okno zawierające podopcje opcji Klienci Następnie należy zaznaczyć wyroby dla których chcemy sporządzić listę klientów. Wyroby zaznacza się poprzez podświetlenie interesującego nas wyrobu i naciśnięcie klawisza Enter. Wyrób jest zaznaczony jeśli z dwóch jego stron pojawi się symbole gwiazdek: *nazwa wyrobu*. Jeżeli lista ma zostać sporządzona dla wszystkich wyrobów należy je zaznaczyć poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl + ( klawisz plus + znajdujący się na klawiaturze numerycznej ). Natomiast naciskając kombinację klawiszy Ctrl - ( klawisz minus - znajdujący się na klawiaturze numerycznej ) można odznaczyć wszystkie wyroby. Jeżeli zaznaczymy Ctrl-Enter, określamy interesujący nas przedział czasu i naciskamy Enter co powoduje wygenerowanie listy klientów dla wyrobu. Patrz Rys. VII-16.

62 Rys. VII-16 Okno zawierające listę klientów dla wyrobu 2. Sporządzanie listy klientów opakowań Lista klientów dla opakowań pokazuje listę klientów, którzy dokonali zakupu określonego opakowania. Chcąc sporządzić listę klientów dla opakowań należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Klienci, a następnie w otwartym oknie opcję Opakowania. Następnie należy zaznaczyć opakowania dla których chcemy sporządzić listę klientów. Opakowania zaznacza się tak samo jak opisano to w rozdziale Sporządzanie listy klientów dla wyrobów. Jeżeli zaznaczamy już wszystkie interesujące nas opakowania naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter, określamy interesujące nas przedział czasu i naciskamy Enter co powoduje wygenerowanie listy klientów dla opakowań. Patrz Rys. VII-17.

63 Rys.VII-17 Okno zawierające listę klientów dla opakowań 3. Sporządzanie listy wyrobów dla klienta Lista wyrobów dla klienta pokazuje listę wystawionych faktur danemu klientowi bądź listę wyrobów zakupionych przez danego klienta. Chcąc sporządzić listę wyrobów dla klienta należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Klienci, a następnie w otwartym oknie opcję Sprzedaż. Następnie należy zaznaczyć wyroby dla których chcemy sporządzić listę. Wyroby zaznacza się tak samo jak opisano to w rozdziale Sporządzanie listy klientów dla wyrobów. Następnie należy nacisnąć kombinacje klawiszy Ctrl-Enter i w otwartym oknie podać symbol klienta dla którego chcemy sporządzić listę. Jeżeli go nie pamiętamy możemy poprzez naciśnięcie klawisza F8 uzyskać dostęp do listy klientów. Następnie korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy interesującego nas klienta i za pomocą klawisza Insert przepisujemy jego dane. Okno z listą klientów pokaże się również gdy błędnie podamy symbol klienta. Kolejnym krokiem jest podanie interesującego nas przedziału czasu. Patrz Rys. VII-18. Rys.VII-18 Okno zawierające dane klienta i przedział czasu Jeżeli podamy już przedział czasu otworzy się okno z pytaniem o rodzaj zestawienia. Zestawienie DOKUMENTY przedstawia listę dokumentów wystawionych danemu klientowi uporządkowanych wg daty lub po naciśnięciu klawisza F10 i wybraniu

64 uporządkowania wg wyrobu listę dokumentów, na których znajduje się wybrany wyrób. Patrz Rys. VII-19. Zestawienie CENA przedstawia listę wyrobów, które zostały sprzedane danemu klientowi z dokładnością do ceny, oznacza to, że jest wyszczególnione jeżeli wyrób został sprzedany po różnych cenach w danym okresie. Patrz Rys.VII-20. Rys.VII-19 Okno zawierające zestawienie DOKUMENTY Rys.VII-20 Okno zawierające zestawienie CENY 4. Sporządzanie listy klientów według obrotów

65 Lista klientów według obrotów przedstawia uporządkowaną listę klientów według największych obrotów w interesującym nas przedziale czasu. Chcąc sporządzić listę klientów według obrotów należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Klienci, a następnie w otwartym oknie opcję Obroty. Kolejnym krokiem jest podanie przedziału czasu, w którym interesują nas obroty klientów. Po podaniu przedziału czasu naciskamy Enter i na ekranie zobaczymy listę klientów według obrotów. Patrz Rys.VII-21. Rys.VII-21 Okno zawierające listę klientów według obrotów F. Dokonywanie analizy rozliczeń z klientami 1. Rozliczenia z płatnikami Rozliczenia z płatnikami pozwalają na prowadzenie karty rozliczeń, sporządzania listy niezapłaconych faktur oraz listy faktur z karnymi odsetkami. Chcąc sporządzić kartę rozliczeń należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Rozliczenia, następnie opcję Płatnicy i w otwartym oknie opcję Karta rozliczeń. Kolejnym krokiem jest podanie symbolu klienta. Patrz Rys.VII-22.

66 Rys.VII-22 Okno umożliwiające wprowadzenie danych o kliencie Jeżeli go nie pamiętamy możemy poprzez naciśnięcie klawisza F8 uzyskać dostęp do listy klientów. Następnie korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy interesującego nas klienta i za pomocą klawisza Insert przepisujemy jego dane. Okno z listą klientów pokaże się również gdy błędnie podamy symbol klienta. Gdy podamy już klienta będziemy mogli dokonać wyboru rodzaju zestawienia: Faktury przedstawia listę faktur wystawionemu danemu płatnikowi. Patrz Rys.VII-23 Wydanie opakowań przedstawia listę dokumentów wydania opakowań zwrotnych. Patrz Rys.VII-24 Saldo przedstawia saldo na dowolny dzień. Patrz Rys.VII-25 Upomnienia przedstawia listę faktur, które kwalifikują się do wysłania upomnienia. Patrz Rys.VII-26 Chcąc wydrukować upomnienie do danej faktury należy przesunąć na nią podświetlenie i nacisnąć kombinacje klawiszy Alt- P. Odsetki przedstawia listę faktur, które kwalifikują się do wysłania noty odsetkowej. Faktura widoczna jest na tej liście dopiero po zapłacie całej kwoty, na którą ona opiewa. Patrz Rys.VII-27 Rys.VII-23 Okno zawierające listę faktur

67 Rys.VII-24 Okno zawierające listę dokumentów wydań opakowań Rys.VII-25 Okno zawierające saldo

68 Rys.VII-26 Okno zawierające listę faktur kwalifikujących się do wysłania upomnienia Rys.VII-27 Okno zawierające listę faktur kwalifikujących się do wysłania noty odsetkowej

69 Chcąc sporządzić listę dłużników według faktur należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Rozliczenia, następnie opcję Płatnicy i w otwartym oknie opcję Faktury ( dług ). Chcąc sporządzić liste dłużników według odsetek za niezapłacone w terminie faktury należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Rozliczenia, następnie opcję Płatnicy i w otwartym oknie opcję Odsetki ( dług ). 2. Rozliczenia z konwojentami Rozliczenia z konwojentami pozwalają na prowadzenie karty rozliczeń dokumentów KP oraz na sporządzanie listy konwojentów nierozliczonych według KP. Chcąc sporządzić kartę rozliczeń należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Rozliczenia, następnie opcję Konwojenci i w otwartym oknie opcję Karta rozliczeń. Kolejnym krokiem jest podanie symbolu konwojenta. Jeżeli go nie pamiętamy możemy poprzez naciśnięcie klawisza F2 uzyskać dostęp do listy konwojentów. Następnie korzystając z klawiszy strzałek podświetlamy interesującego nas konwojenta i za pomocą klawisza Insert przepisujemy jego dane. Okno z listą konwojentów pokaże się również gdy błędnie podamy symbol konwojenta. Po podaniu symbolu konwojenta jego dane ukażą się w oknie i jednocześnie będziemy mogli podać interesujący nas przedział czasu. Patrz Rys.VII-28. Rys.VII-28 Okno umożliwiające wprowadzenie symbolu konwojenta i przedziału czasu

70 Po podaniu tych danych naciskamy Enter i na ekranie ukaże się Karta rozliczeń. Patrz Rys.VII-29. Rys.VII-29 Okno zawierające Kartę rozliczeń Chcąc sporządzić listę konwojentów nierozliczonych według KP należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Rozliczenia, następnie opcję Konwojenci i w otartym oknie opcję Dłużnicy. G. Sporządzanie spływu zapłat Pakiet obsługi zbytu umożliwia sporządzanie analizy dotyczącej śledzenia równomierności spływu zapłat za faktury do firmy. Chcąc sporządzić takie zestawienie spływu zapłat należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Spływ zapłat. W wyniku tej czynności zostanie otwarte okienko, w którym wybieramy przedział czasu, w którym interesuje nas analiza spływu zapłat. Przedział pierwszy dotyczy faktur, a drugi zapłat. Patrz Rys.VII-30.

71 Rys.VII-30 Okno zawierające wybór przedziału czasowego dla analizy spływu zapłat Po wykonaniu powyższych czynności na ekranie pojawi się tabela przedstawiająca zestawienie spływu zapłat do firmy. Patrz Rys.VII-31. Rys.VII-31 Okno zawierające tabelę z zestawieniem spływu zapłat do firmy

72 Przedstawiona powyżej tabela składa się z pięciu kolumn. W pierwszej kolumnie zawarte są numery wystawionych faktur. W drugiej zawarta jest wartość na jaką została wypisana faktura. Następna kolumna SPŁYW do przedstawia nam spływ zapłat, który został dokonany przed przedziałem czasu, który znajduje się nad tym właśnie nagłówkiem. Kolejna kolumna z nagłówkiem SPŁYW przedstawia nam spływ zapłat dokonany w przedziale czasu, który zdeklarowaliśmy i jest on widoczny na górze tego zestawienia. Ostatnia kolumna SALDO informuje o wartości zapłat, które będą uregulowane w następnym okresie. H. Sporządzanie analiz obrotów i zapasów magazynowych Pakiet obsługi zbytu umożliwia generowanie różnorodnych zestawień dotyczących magazynów, które mają za zadanie usprawnienie gospodarowania zapasami. Zestawienia te można sporządzać dla wybranych magazynów, wyrobów, jak również dla wybranego przedziału czasu, dzięki temu łatwiejsze jest dostosowanie programu do potrzeb użytkownika. 1. Sporządzanie zestawienia dokumentów magazynowych Zestawienie dokumentów magazynowych przedstawia listę dokumentów wystawionych w danym przedziale czasu. 2. Sporządzanie zestawienia obrotów i zapasów wyrobów w magazynach Chcąc sporządzić zestawienie obrotów i zapasów wyrobów w magazynach należy wybrać opcję ANALIZY, podopcję Magazyny, a następnie opcję Wyroby. Kolejnym krokiem jest zaznaczanie wyrobów, które mają być ujęte w zestawieniu. Zaznaczenie wyrobów odbywa się tak jak zostało to opisane w rozdziale Sporządzanie listy klientów dla wyrobu. Podczas zaznaczania wyrobów można skorzystać z filtra. Filtr działa tak jak zostało to opisane w rozdziale Sporządzanie raportów sprzedaży. Po zaznaczeniu wyrobów naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter, w wyniku pojawi się okno, w którym będziemy mogli dokonać wyboru rodzaju zestawienia. Zapasy przedstawia zestawienie zapasów wybranych wyrobów. Patrz Rys.VII-32 Zestawienie 1 przedstawia zestawienie dokumentów magazynowych za wybrany przedział czasu. Patrz Rys.VII-33 Zestawienie 2 przedstawia zestawienie miesięcznych obrotów wyrobów narastająco od początku roku.

73 dowolny okres czasu. Zestawienie 3 przedstawia zestawienie obrotów wyrobów za Rys.VII-32 Okno przedstawiające zestawienie zapasów Znaki minus (-) w tabeli oznaczają brak danego wyrobu na składzie w magazynach. Oznacza to, że wystawiono faktury na dany wyrób nie mając pokrycia w towarze. Rys.VII-33 Okno przedstawiające zestawienie dokumentów magazynowych

74 U Dwa ostatnie zastawienia ze względu na ich obszerność należy wydrukować na drukarce. W zestawieniu 1 używając klawiszy strzałek prawo, lewo można zobaczyć tabelę z rozliczeniami przedstawiającymi rozliczenia według wartości towarów. I. Sporządzanie zestawienia podatku VAT Pakiet Obsługi Zbytu umożliwia sporządzanie zestawień podatku VAT dla wybranych wyrobów miesięcznie narastająco od początku roku i za dowolny przedział czasu oraz zestawienia podatku VAT według wielkości stawek podatkowych. 1. Sporządzanie zestawienia podatku VAT według wyrobów Chcąc sporządzić zestawienie podatku VAT według wyrobów lub grup wyrobów należy wybrać opcje ANALIZY, a następnie podopcję Podatek (VAT). W otwartym oknie podświetlamy pozycje Wyroby i naciskamy klawisz Enter. Patrz Rys.VII-34. Rys.VII-34 Okno zawierające podopcje opcji Podatek (VAT) Następnie należy zaznaczyć wyroby lub grupy wyrobów, postępując tak jak zostało to opisane w rozdziale Sporządzanie planu sprzedaży. Można również skorzystać z filtra, którego działanie zostało opisane w rozdziale Sporządzanie asortymentowej analizy sprzedaży wyrobów. Po dokonaniu powyższych czynności naciskamy kombinację klawiszy Ctrl-Enter. W otwartym oknie będziemy mogli dokonać wyboru rodzaju zestawienia: Zestawienie 1 przedstawia zestawienie podatku VAT dla wybranych wyrobów miesięcznie narastająco od początku roku. Patrz Rys.VII-35

75 Zestawienie 2 przedstawia zestawienie podatku VAT dla wybranych wyrobów za dowolny przedział czasu. Patrz Rys.VII-36 Rys.VII- 35 Okno zawierające zestawienie podatku VAT dla wyrobów miesięcznie Rys.VII-36 Okno zawierające zestawienie podatku VAT dla wyrobów za dowolny przedział czasu 2. Sporządzanie zestawienia podatku VAT według wielkości stawek podatkowych Chcąc sporządzić zestawienie podatku VAT według wielkości stawek podatkowych należy wybrać opcje ANALIZY, podopcję Podatek (VAT), a następnie opcje Stawki podatkowe. Kolejnym krokiem jest określenie rodzaju zestawienia:

76 Zestawienie 1 przedstawia zestawienie miesięczne podatku VAT według wielkości stawek podatkowych narastająco od początku roku. Patrz Rys.VII-37 Zestawienie 2 przedstawia zestawienie podatku VAT według wielkości stawek podatkowych za dowolny przedział czasu. Patrz Rys.VII-38 Rys.VII-37 Okno zawierające zestawienie miesięczne podatku VAT wg wielkości stawek podatkowych Rys.VII-38 Okno zawierające zestawienie podatku VAT wg wielkości stawek podatkowych za dowolny przedział czasu

77 U Wszystkie faktury wystawione dla kontrahentów zagranicznych nie są obciążone przez program podatkiem VAT. J. Meldunek Opcja ta umożliwia użytkownikowi programu stworzenie syntetycznego zestawienia dotyczącego interesujących go odbiorców, zestawienie produkcji, sprzedaży danego wyrobu, podział towarów dla poszczególnych odbiorców i tym podobne. Wszystkie wartości zestawienia są liczone w sposób narastający w ciągu roku. Wydruk Meldunku zawiera w zależności od zdefinowanania go rozliczenia z kontrahentami, sprzedaż wyrobów, produkcję. Wszystkie wartości liczbowe są umieszczone w tabelach ilość i wartość. W tabelach tych mamy kolumny przedstawiające rozliczenia ilościowe i wartościowe w danym dniu, miesiącu i roku. K. Drukowanie analiz i zestawień Wszystkie analizy i zestawienia generowane przez program można wydrukować na drukarce poprzez naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt-P.

78 Rozdział VIII Narzędzia Opcja: NARZĘDZIA, programu zawiera polecenia pomocnicze, przydatne użytkownikowi do właściwego zorganizowania pracy z pakietem. Dostępne są trzy narzędzia pomocnicze: porządkowanie zbiorów z danymi, wybór drukarek oraz nadawanie hasła dostępu użytkownikom pakietu. A. Porządkowanie zbiorów z danymi Chcąc dokonać uporządkowania zbiorów z danymi należy wybrać opcje NARZĘDZIA, a następnie podopcję Porządkowanie. Operacja porządkowania danych powinna być wykonywana w każdej sytuacji, gdy nastąpiło nieoczekiwane przerwanie pracy programu np. wyłączenie zasilania w trakcie ostatniej sesji (pracy) z programem. Zaleca się także wykonanie operacji porządkowania okresowo, np. raz w tygodniu, a także wówczas, gdy użytkownik wykonał operację modyfikacji dużej liczby danych w katalogach pakietu. U U Porządkowanie danych może być operacją długotrwałą. Czas jej trwania w istotny sposób zależy od ilości danych przechowywanych w plikach programu. Operacja porządkowania danych może być wykonywana wyłącznie na jednym stanowisku. Patrz Rys. VIII-1. Pozostali użytkownicy muszą zakończyć pracę w programie. W trakcie porządkowania danych w lewym dolnym narożniku pulsuje napis: PROSZĘ CZEKAĆ..., a program nie reaguje na polecenia użytkownika. Po zakończonej operacji program automatycznie powraca do menu. Rys. VIII-1 Okno zawierające potwierdzenie dokonania porządkowania

79 B. Drukarki Opcja ta umożliwia wybór drukarki w przypadku kiedy do systemu podłączonych jest kilka drukarek różnego typu. Użycie tej opcji przedstawia Rys. VIII-2 drukarka aktualnie używana to ta przy nazwie której znajduje się znak +. Rys. VIII-2 Okno przedstawiające wybór drukarki C. Administrator Opis opcji Administrator zamieszczono w rozdziale Zabezpieczenia programu.