Bazy danych program MS ACCESS

Transkrypt

1 Bazy danych program MS ACCESS O sposobach magazynowania i selekcjonowania informacji Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 1

2 1. BUDOWA BAZ DANYCH Baza danych jest złoŝona jest z róŝnych elementów. Bardzo waŝną częścią jest rekord, podzielony na kilka pól, w których są przechowywane informacje poszczególnych kategorii. Na przykład w ksiąŝce adresowej kaŝdy rekord to zbiór informacji na temat jednej osoby. Bazy podzielono na: Hierarchiczne Relacyjne W bazach hierarchicznych wszystkie informacje są zapisywane w formie jednego zbioru. W takim przypadku moŝliwe jest: Sortowanie Proste wyszukiwanie danych Np. Kowalski, Jan czy teŝ Jan Kowalski we Wrocławiu. Tego typu danych nie moŝna ze sobą łączyć w bazie hierarchicznej! W relacyjnych bazach danych informacje są wprowadzane do róŝnych tabel, które stanowią jej integralną część. Dane umieszczone w kilku zbiorach mogą być ze sobą łączone. 2. TWORZENIE BAZ DANYCH Jeśli chcesz stworzyć własną komputerową ksiąŝkę adresową, powinieneś najpierw utworzyć nową bazę danych. Niech będzie to zbiór adresów. KaŜdy rekord w bazie danych odpowiada jednej pozycji w ksiąŝce adresowej, a pola z których się składa, to kolejne kategorie informacji tworzące komplet danych na temat jednej osoby. KaŜda baza danych to oddzielna tabela. Nazwy kolumn tabeli są jednocześnie nazwami pól, a kaŝdy wypełniony wiersz to jeden rekord. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 2

3 3. BUDOWA BAZ DANYCH Uruchom program MS Access Z menu wybierz Plik/Nowy W oknie dialogowym po prawej stronie ekranu zaznacz opcję Pusta baza danych W otwartym oknie dialogowym wpisz w odpowiednie pole nazwę tworzonego pliku (np. Adresy) Potwierdź zmiany naciskając Utwórz Pojawi się kolejne okno, w którym moŝna tworzyć obiekty bazy Naciśnij przycisk Tabele (jeśli nie jest juŝ zaznaczony) i wybierz sposób projektowania, np. utwórz tabelę w widoku projektu (Rys.1) Rys. 1 Okno główne zarządzania bazą danych Zatwierdź wybór klikając podwójnie myszą na tym napisie W następnym oknie wpisz w dane i określ Nazwę pola, Typ danych oraz wprowadź opis Po kliknięciu w psute pole w Typie danych pojawi się rozwijalne menu, w którym moŝesz określić jego typ Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 3

4 4. KLUCZ PODSTAWOWY BAZY DANYCH Po zakończeniu wpisywania danych, aby moŝna było w przyszłości ustawić relację pomiędzy ta tabelą a innymi tabelami baz danych, naleŝy wybrać klucz podstawowy. Naprowadź kursor na nazwę pola Nazwisko i wciśnij prawy przycisk myszy W menu kliknij na pozycję klucz podstawowy (Rys. 2) Rys. 2 Okno projektowania tabeli i ustalenia klucza podstawowego Aby zapisać bazę danych wybierasz z menu Plik/Zapisz W okienku, które się pojawi (Rys.3) wpisz nazwę tabeli Adresy Rys. 3 Okno nadania nazwy tabeli Wciśnij przycisk Ok., tabela zostanie zapisana jako element twojej bazy danych Zamknij okno Adresy: Tabela Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 4

5 5. TWORZENIE FORMULARZA (KREATORA) Utworzona przez Ciebie tabela jest na razie pusta. Zawiera tylko nazwy pól i zdefiniowane typy danych. Następnym krokiem będzie stworzenie formularza, do którego później wprowadzisz wszystkie dane. W oknie głównym programu zaznacz obiekt Formularze Z opcji dostępnych po prawej stronie okna wybierz Utwórz formularz za pomocą kreatora (Rys.4) Rys. 4 Okno główne zarządzania bazą danych Zatwierdź wybór, klikając dwukrotnie myszą na to polecenie. W oknie, które się pojawi musisz przejść przez wszystkie kroki wyborów. Najpierw dołącz pola tabeli do formularza naciśnij przycisk >>, co spowoduje automatyczne przeniesienie wszystkich pól tabeli. Jeśli chcesz to zrobić pojedynczo, zaznaczaj nazwy pól i naciskaj przycisk > (Rys. 5). Naciśnij Dalej. Rys. 5 Okno kreatora formularzy (wybór pól) Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 5

6 W tym oknie dokonasz wyboru układu, w jakim pola będą wyświetlane podczas wprowadzania danych: Wybierz wariant kolumnowy (Rys. 6) Naciśnij przycisk Dalej Rys. 6 Okno kreatora formularzy (wybór układu) MoŜesz teraz wybrać styl wyświetlania formularza. Na podglądzie moŝesz zobaczyć róŝne wersje. Następnie: Zaznacz pozycję Papier ryŝowy (Rys. 7) Rys. 7 Okno kreatora formularza (wybór stylu) Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 6

7 Naciśnij Dalej W kolejnym oknie znajduje się kilka opcji działań (Rys. 8) Rys. 8 Okno kreatora formularza (wybór tytułu i pozostałych opcji) Wybierz wersję Otwórz formularz, aby przejrzeć lub wprowadzić informacje Zmień tytuł formularza na przykład na Wprowadzanie danych Adresy Naciśnij przycisk Zakończ Na ekranie zostanie wyświetlony formularz. MoŜesz wypełnić kilka jego kart (Rys. 9). Aby przejść do wypełnienia następnego rekordu, wciśnij symbol trójkąta > na dole okna formularza. Rys. 9 Wypełniona karta (rekord tabeli) formularza danych Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 7

8 Po zakończeniu wpisywania danych zamknij okno formularza. JeŜeli chcesz sprawdzić, czy wszystko zostało wprowadzone, wówczas w oknie głównym zarządzania bazą danych (okno Adresy: Baza danych) wybierz po lewej stronie okna obiekt Tabele, a po prawej stronie obiekt Adresy (podwójne kliknięcie). Powinieneś ujrzeć wpisane rekordy w układzie tabelarycznym (Rys. 10) Rys. 10 Tabela wypełniona za pomocą formularza Tabela 6. ZARZĄDZANIE BAZĄ DANYCH Jeśli w trakcie korzystania z bazy danych zauwaŝysz, Ŝe potrzebne będzie dodatkowe pole, nic nie szkodzi na przeszkodzie, by je dodać. MoŜe to być pole pod nazwą Uwagi o mnie, które dodasz do naszej bazy danych. Otwórz plik z bazą danych Adresy (główne okno zarządzania bazą danych) Wybierz po lewej stronie okna Obiekt Tabele Wybierz po prawej stronie okna Obiekt Adresy Na pasku menu otwartego okna wybierz opcję Projektuj MoŜesz teraz bez przeszkód dopisać w kolumnie Nazwa pola kolejną pozycję Uwagi o mnie (Rys. 11) Wciśnij pozycje Zapisz z menu Plik dodatkowe informacje zostały dopisane do twojej bazy danych Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 8

9 Rys. 11 Modyfikacja bazy danych W przypadku elektronicznej bazy danych kolejność wprowadzania rekordów do tabeli nie ma większego znaczenia, poniewaŝ w kaŝdej chwili mamy moŝliwość decydowania, w jaki sposób wszystkie informacje mają zostać posortowane. Aby to zrobić naleŝy: W oknie Adresy: Bazy danych zaznacz obiekt Tabele Otwórz tabelę Adresy Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwie kolumny, np. Nazwisko Wywołaj menu kontekstowe klikając prawym klawiszem myszy Wybierz polecenie Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco Określ porządek sortowania według kolejności alfabetycznej i malejąco. Po tych operacjach w bazie wszystkie nazwiska oraz dane, które ich dotyczą, zostaną ułoŝone od A do Z. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 9

10 JeŜeli potrzebny jest ci adres znajomego, to w przypadku prostej bazy danych nie sprawi Ci to problemu. Wystarczy, ze umieścisz kursor w kolumnie Nazwisko a następnie: Wywołaj funkcję Edycja/Znajdź (Ctrl+F) W wyświetlonym oknie dialogowym (karta Znajdź) wpisz nazwisko szukanej osoby Kliknij na przycisk Znajdź następny (Rys. 12) Rys. 12 Wyszukiwanie informacji Działanie to ma sens, gdy baza zawiera duŝą ilość rekordów. Jeśli jest ich mało, wygodniej jest przeszukać bazę, zmieniając jej kolejne karty. Gdy masz juŝ gotową bazę danych, moŝesz zawarte w niej informacje wydrukować słuŝą do tego Raporty. Oto szczegółowe polecenia: W oknie głównym zarządzania bazą danych zaznacz obiekt Raporty Z menu po prawej stronie wybierz opcję Utwórz raport za pomocą kreatora W pierwszym oknie kreatora wybierz pola, które chcesz przedstawić w raporcie naciśnij przycisk Dalej W drugim oknie moŝesz zmienić lub dodać poziomy grupowania (czyli taką selekcję, która umoŝliwi grupowanie rekordów), np. według pierwszej litery nazwiska, co oznacza, Ŝe nazwiska na literę A byłyby wyświetlane w jednej grupie, a nazwiska na literę B w kolejnej. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 10

11 Jeśli chcesz wprowadzić taką selekcję naleŝy: Zaznacz pole Nazwisko Kliknij przycisk Opcje grupowania W oknie Interwały grupowania wskaŝ opcję 1 litera i kliknij OK. Jeśli podejmiesz decyzję wybierz Dalej W kolejnym oknie dokonaj wyboru porządku, w jakim mają być posortowane rekordy i naciśnij przycisk Dalej Wybierz układ raportu kolumnowy i naciśnij Dalej Wybierz styl, naciśnij Dalej W ostatnim oknie nadaj nazwę raportowi, np. Raport adresy, wybierz opcję Podgląd raportu Naciśnij przycisk Zakończ Zobaczysz następujący wygląd raportu (Rys. 13) Rys. 13 Przykładowy wygląd raportu Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 11

12 7. RELACJE MIĘDZY TABELAMI BAZY Zacznijmy od przygotowania tabel. Za przykład niech posłuŝy prosta baza danych przeznaczona do obsługi wypoŝyczalni kaset wideo. Będzie się ona składała z trzech tabel zawierających: dane o klientach, filmach oraz zamówieniach (Rys. 14). Bazę naleŝy podzielić na oddzielne tabele, aby nie powielać niepotrzebnych informacji. Tabele zawierać będą następujące dane: Tabela Filmy: Nr_filmu, Tytuł, Kategoria, Nr_kasety Tabela Klienci: Nr_klienta, Nazwisko, Imię, Adres, Miasto Tabela Zamówienia: Nr_zamówienia, Nr_filmu, Nr_klienta, Data_wypoŜyczenia, data_zwrotu. Nadaj odpowiednie typy danych, tak jak na rys. 14. ZauwaŜ, Ŝe kaŝde okno tabeli zostało wywołane i zmniejszone (jak okna folderów w systemie Windows), by zobaczenie wszystkich tabel było łatwiejsze. Rys. 14 Trzy tabele bazy Wypożyczalnia Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 12

13 Stworzyłeś trzy tabele, aby ułatwić i usprawnić działanie bazy. Chcąc umieścić w jednej tabeli dane o filmach i wypoŝyczających je klientach, za kaŝdym razem naleŝy powtarzać informacje dotyczące adresu zamieszkania kaŝdej osoby. Następnym etapem po stworzeniu tabel jest powiązanie ich relacjami. Warto dowiedzieć się czegoś o rodzajach relacji, jakie mogą występować między tabelami. Oto następujące rodzaje relacji: Jeden do wielu: jedno z powiązanych pól jest kluczem podstawowym Jeden do jednego: oba powiązane pola są kluczami podstawowymi Wiele do wielu: są to dwie relacje jeden do wielu, połączone trzecią tabela, której klucz podstawowy składa się z dwóch pól kluczy obcych z dwóch pozostałych tabel Relacje tworzymy przez dopasowanie danych w polach kluczowych zwykle są to pola o tej samej nazwie w obu tabelach. Okno relacji znajdziemy zaznaczając opcje Narzędzia/Relacje. Tworzenie relacji odbywa się poprzez przeciągnięcie pola kluczowego z jednej tabeli do pola kluczowego w drugiej tabeli. UkaŜe się okno edytowania relacji. Kiedy okno Relacji pokaŝe się na ekranie, wówczas: Klikając lewym przyciskiem myszy, chwyć kolejno obiekty Tabele: Filmy, Zamówienia i Klienci z okna głównego zarządzania bazą danych i przeciągnij je na pulpit okna Relacje Chwyć lewym przyciskiem myszy pola Nr_filmu w tabeli Filmy i przeciągnij je w obszar pola o tej samej nazwie w tabeli Zamówienia UkaŜe się pytanie o typ relacji pozostaw taka, jaka jest. Typ jeden do wielu oznacza, Ŝe jeden rekord z tabeli Filmy moŝe być łączony z wieloma rekordami z tabeli Zamówienia Następnie kliknij przycisk Utwórz i powtórz wykonanie czynności, wybierając tym razem pole o nazwie Nr_klienta znajdujące się w tabelach Klienci i Zamówienia W efekcie powiązania tabele złoŝą siew relacyjna bazę danych (Rys. 15) Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 13

14 Rys. 15 Tworzenie relacji między tabelami Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 14

15 8. TWORZENIE KWERENDY Kwerenda pozwala na zadawanie pytań dotyczących danych prezentowanych w bazie i na uzyskanie odpowiedzi na te pytania. Kwerenda zbiera dane z rozmaitych tabel bazy, aby móc przedstawić uŝytkownikowi konkretny zbiór danych, na przykład: nazwiska osób, które wypoŝyczyły dany film. Budowanie kwerendy polega na wybraniu pól, w których znajdują się interesujące nas informacje oraz na definiowaniu kryteriów ich wyszukiwania. Kwerendy buduje się z pól tabel lub innych kwerend wchodzących w skład bazy danych. Dzięki nim moŝliwe jest przeglądanie, zmienianie i analizowanie informacji. MoŜna je równieŝ uŝywać jako źródła raportów dotyczących danych. Istnieją następujące rodzaje kwerend: Wybierająca: słuŝy do zbierania i wyświetlania informacji z tabel, sumowania rekordów itp KrzyŜowa: wyświetla wartości sumowane z jednego pola w tabeli i na podstawie jednego zestawu danych grupuje je na dwóch stronach arkusza Funkcjonalna: wprowadza zmiany w wielu rekordach za pomocą jednej procedury. WyróŜnia się cztery rodzaje kwerend funkcjonalnych: nasuwająca, aktualizująca, dołączająca i tworząca tabele. MS Access moŝe automatycznie utworzyć kwerendę, co ułatwia i przyśpiesza pracę. Budowanie kwerend wymaga podjęcia decyzji, których tabel lub których kwerend chce się uŝyć jako źródła danych. NaleŜy pamiętać o ustaleniu kryteriów budowania kwerend. Na podstawie przykładu wypoŝyczalni kaset video przystąpimy do tworzenia kwerend umoŝliwiających wyszukanie w bazie informacji, których w danej chwili będziesz potrzebował. W tym celu w oknie bazy danych przejdź do obiektu Kwerendy, a następnie: Kliknij przycisk Nowy, aby otworzyć okno udostępniające narzędzia do tworzenia kwerend W wyświetlonym oknie Nowa kwerenda zaznacz pozycję o nazwie Utwórz kwerendę w widoku projektu Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 15

16 Tym razem nie trzeba korzystać z pomocy kreatora, poniewaŝ samodzielnie, od podstaw chcesz zbudować własną kwerendę. Na koniec naciśnij OK. Na ekranie pojawi się Kwerenda1: Kwerenda wybierająca. Zanim zbudujesz nową kwerendę z zakładki Tabele, w oknie dialogowym Pokazywanie tabeli musisz wybrać te, z których naleŝy uzyskać informacje. Twoja baza danych jest bardzo prosta składa się z trzech podstawowych tabel danych, zaznacz je kolejno i kliknij przycisk Dalej. Kiedy wszystkie tabele (trzy) pojawią się w oknie kwerenda1, w oknie Pokazywanie tabeli kliknij przycisk Zakończ. Wstawione tabele są juŝ ze sobą powiązane. Relacje te pokazują linie łączące odpowiednie pola: Nr_filmu oraz Nr_klienta w tabelach Filmy i Klienci z odpowiednimi polami o tych samych nazwach tabeli Zamówienia (Rys. 16). Rys. 16 Okno Kwerenda1 :Kwerenda wybierająca Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 16

17 ZałóŜmy, Ŝe twoja kwerenda będzie słuŝyła w celu wyszukiwania danych na temat danego tytułu filmu oraz osób, które go wypoŝyczyły: Z tabeli Filmy wybierz pole Tytuł Z tabeli Klienci wybierz Nazwisko i Imię Z tabeli Zamówienia wybierz Data_wypoŜyczenia i Data_zwrotu Aby wybrać kolejno wymienione pola, kliknij Nan ich obszar lewym przyciskiem myszy, przytrzymaj i przeciągnij w kolejne pola tabeli znajdujące się poniŝej (dolna część okna Kwerenda_wypoŜyczalnia) (Rys. 17). W kolejnych kolumnach w wierszu Pole pojawią się nazwy przeniesionych pozycji a pod nimi nazwy tabel, z których pochodzą. Rys. 17 Okno po stworzeniu kwerendy Aby program wyszukał film z tekstem Potop w tytule w wierszu Kryteria pierwszej kolumny musisz wpisać Potop i naciśnij klawisz Enter. MS Access automatycznie poprawi składnię wyraŝenia, dodając znaki cudzysłowu Gdy klikniesz na pasku narzędzi przycisk Uruchom, oznaczony czerwonym wykrzyknikiem, na ekranie pojawi się okno z tabelą i rezultatami wyszukiwania. Aby powrócić do okna projektu kwerendy, wybierz na pasku menu polecenie Widok/Widok projektu. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 17

18 9. SPOSÓB KORZYSTANIA Z KWEREND Spróbuj odnaleźć wszystkie tytuły filmów, które nie zostały jeszcze zwrócone do wypoŝyczalni: Usuń tytuł Potop (zaznacz słowo i wciśnij Delete w klawiaturze) W kolumnie Data_zwrotu w wierszu Kryteria wprowadź tekst Is Null oznaczający puste pole Gdy uruchomisz kwerendę, wówczas pojawi się tabelka z niezwróconymi jeszcze filmami, a wiec takimi, w których wprowadzono datę wypoŝyczenia, lecz brak jest daty zwrotu (Rys. 18). Rys. 18 Wynik działania kwerenda po wprowadzeniu kryterium Is Null Spróbuj zmodyfikować kwerendę tak, aby móc się dowiedzieć, kto do tej pory nie zwrócił filmu lub w przeszłości zbyt długo przetrzymywał kasety. Jeśli masz problem, spróbuj prześledzić poniŝszy opis: Przejdź do pierwszej wolnej kolumny w oknie Kwerenda_wypoŜyczalnia W jej wnętrzu kliknij prawym przyciskiem myszy wywołasz menu kontekstowe Następnie wybierz pozycję Sumy W wierszu Pole (w wybranej kolumnie) wpisz: ([Zamówienia].[Data_zwrotu])- ([Zamówienia].[Data_wypoŜyczenia]) w nawiasach kwadratowych wpisuje się nazwy tabel Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 18

19 Wpisane wyraŝenie oblicza czas (odejmuje od daty zwrotu datę wypoŝyczenia, dlatego zawiera znak odejmowania), przez jaki klienci byli w posiadaniu wypoŝyczonych filmów. Następnie: Kliknij pole Podsumowanie (ukazało się ono w momencie wyboru z listy pomocniczej opcji Sumy) w wybranej na początku kolumnie W dostępnej liście zaznacz pozycję WyraŜenie Po uruchomieniu kwerendy ukaŝą się poszukiwane informacje. 10. MINIBAZY DANYCH W PROGRAMIE MS EXCEL Do przygotowania bazy danych wykorzystać moŝesz arkusz kalkulacyjny MS Excel. PosłuŜą temu dwie funkcje programu i prezentowane poniŝej dwa przykłady. Chcesz stworzyć elektroniczny notatnik, który będzie zawierać informacje o znajomych i wypoŝyczonych im filmach, grach lub ksiąŝkach. Pamiętaj, aby przed załoŝeniem bazy danych dokładnie przemyśleć jej strukturę. Tworzenie mini bazy danych zilustruje, jak z duŝej ilości róŝnorodnych informacji wybrać najbardziej istotne. Po uruchomieniu programu: W pierwszym wierszu wpisz nazwy nagłówków poszczególnych pól danych Do komórki A1 wprowadź Nazwisko Do komórki B1 wprowadź Imię Dodaj pola: Miasto, Ulica, Numer telefonu, Notatki (Rys. 19). Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 19

20 Rys. 19 Okno programu wprowadzanie danych do nagłówka Kliknij na komórkę A1 Z paska menu wybierz polecenie: Dane/Formularz W oknie, które się pojawi (Rys. 20) kliknij przycisk OK. Rys. 20 Okno użycia pierwszego wiersza zaznaczenia jako etykiet, nie danych W ten sposób potwierdzisz, Ŝe komórki pierwszego wiersza mają słuŝyć do oznaczenia pól danych w masce. Przed sobą masz okno maski wprowadzania, poprzez którą wpisywanie nowych informacji odbywa się łatwo: Wprowadź dane (Rys. 21) Za pomocą klawisza Tab przejdź do kolejnych pól maski Jeśli chcesz przejść do kolejnego rekordu bazy, aby wpisać kolejne informacje, wciśnij Enter lub kliknij przycisk Nowy Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 20

21 Rys. 21 Okno maski wprowadzania Po wprowadzeniu danych opuść okno maski kliknięciem przycisku Zamknij Wszystkie informacje moŝna równieŝ wpisywać w komórkach arkusza (Rys. 22), jeśli chcesz powrócić do okna maski, kliknij jedną z wypełnionych juŝ komórek i wywołaj polecenie Dane/Formularz Rys. 22 Okno arkusza z danymi Maska danych słuŝy takŝe do szybkiego wyszukiwania informacji. W tym celu naleŝy kliknąć w niej na przycisk Kryteria i wybranym polu wpisać ciąg znaków, które chce się odnaleźć. Niech to będzie np. Kowal w polu Nazwisko (Rys. 23). PóźniejnaleŜy kliknąć przycisk Znajdź następny. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 21

22 Rys. 23 Okno maski wprowadzania wyszukiwanie informacji MoŜne się zdarzyć iŝ w twojej bazie danych będzie więcej osób o identycznym nazwisku. W takim przypadku naleŝy uzupełnić kryteria wyszukiwania o dodatkowe informacje jeśli wiesz, Ŝ poszukiwany Kowal mieszka w Gdyni, to wystarczy wpisać w pole Miasto wyraz Gdynia. Po dokonaniu pierwszych wpisów do bazy danych moŝesz ją sformatować dodać obramowanie, dostosować wymiary kolumn do zawartych w nich treści, wprowadzić kolory. Wszystko po to, by wygląd bazy danych był estetyczny (Rys. 24). Rys. 24 Okno arkusza baz danych po przykładowym sformatowaniu Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 22

23 Niezwykle szybko moŝemy równieŝ odnajdywać informacje bezpośrednio z poziomu arkusza danych. Wyobraź sobie, Ŝe pracujesz w sekretariacie szkoły i dysponujesz danymi o uczniach twojej szkoły (Rys. 25). Rys. 25 Okno programu z przykładowym fragmentem arkusza z danymi uczniów Twoim zadaniem jest wydrukować listy uczniów tylko z klasy 2A i jedynie chłopców. Aby wykonać to zadanie, Otwórz plik: lista_uczniów.xls a następnie: Z paska menu wywoła polecenie Dane/Filtr/Autofiltr W wierszu nagłówka, przy kaŝdej jego opcji, pojawią się małe przyciski opatrzone strzałkami Kliknij przycisk, który znajduje się przy polu Klasa Spowoduje to wyświetlenie listy zawartości z wszystkich rekordów. Gdy wybierzesz 2A, w arkuszu zostaną wyświetlone tylko te rekordy, w których dana wartość występuje. To jednak nie koniec. Musisz powtórzyć te czynności, zaznaczając przycisk ze strzałka w polu Płeć i wybrać oznaczenie m jak męŝczyzna. Na ekranie pozostaną dane, które miałeś uzyskać (Rys.26). Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 23

24 Rys. 26 Okno z bazą danych w trakcie wyboru właściwego rekordu 11. POLECENIA KONTROLNE Omów budowę baz danych Wyjaśnij do czego słuŝy klucz podstawowy Wymień rodzaje relacji zachodzących miedzy tabelami baz danych Utwórz w programie MS Access bazę danych uczniów twojej klasy. Baza powinna zawierać: informacje o imieniu, nazwisku, adresie, telefonie. Do bazy spróbuj wprowadzić kwerendy, które pokaŝą relacje zachodzące między rekordami bazy. Otwórz plik programu MS Word Zadanie.doc i wykonaj polecenia. Ćwiczenie na zaliczenie wykonanie projektu bazy danych na zadany temat: np. biblioteka. Praca w zespołach dwuosobowych. Opracowała: mgr Bożena Poloczek PUBLICZNE GIMNAZJUM W RUDZIŃCU 2007/2008 Strona 24