WPŁYW PRZEPISÓW O OCHRONIE TAJEMNICY WOJSKOWEJ NA KSZTAŁTOWANIE ZASOBÓW AKT INSTYTUCJI WOJSKOWYCH W LATACH

Transkrypt

1 Jan Andrzej Igielski WPŁYW PRZEPISÓW O OCHRONIE TAJEMNICY WOJSKOWEJ NA KSZTAŁTOWANIE ZASOBÓW AKT INSTYTUCJI WOJSKOWYCH W LATACH Tajemnica wojskowa obejmuje aktualne wiadomości dotyczące spraw obrony państwa. W związku z tym. wszelkie akta zawierające informacje objęte nią, określane są jako tajne, a postępowanie z nimi normują odpowiednie przepisy. W okresie międzywojennym wydawano przepisy o ochronie tajemnicy wojskowej, które zazwyczaj dotyczyły całego szeregu zagadnień, jak np.: ochrona zewnętrzna obiektów wojskowych, ograniczenie wiadomości o wojsku podawanych dla prasy, uświadomienie kadry i szeregowych o obowiązku przestrzegania zasad ochrony tajemnicy itp. Większość tych spraw nie miała żadnego wpływu na tworzenie akt i ich archiwizację. W niniejszym artykule przedstawiony zostanie przegląd jedynie tych zasad manipulacji i przechowywania akt tajnych w okresie międzywojennym, które miały lub mogły mieć wpływ na kształtowanie zasobów akt instytucji i jednostek wojskowych. 1. Rozwój przepisów o ochronie tajemnicy wojskowej w okresie międzywojennym

2 O k r e s p i e r w s z y W początkowym okresie organizowania sił zbrojnych II Rzeczypospolitej przepisy o zabezpieczeniu tajemnicy wojskowej nie zostały ujęte w większy akt normatywny. Natomiast naczelne władze wojskowe wydały szereg rozkazów i zarządzeń przypominających podwładnym, bardzo ogólnikowo, obowiązek zachowywania tajemnicy służbowej 1. Początkowo nie przewidywano podziału na akta tajne i jawne. Tymczasowy regulamin registraturalny Ministerstwa Spraw Wojskowych z roku 1918 nakazywał rejestrację całej korespondencji w jednym dzienniku głównym 2. Dopiero fakt wydania, przez urzędnika MSWojsk. osobie prywatnej odpisu pisma zawierającego tajemnicę służbową, zwrócił uwagę kompetentnych czynników na niebezpieczną lukę w przepisach biurowych 3. Prawie w tym samym czasie stwierdzono, że dowództwa i oddziały także nie przestrzegają odpowiednio tajemnicy i przez sposób manipulacji kancelaryjnej, dają dostęp do akt osobom postronnym 4. W związku z tymi zjawiskami rozkaz dzienny MSWojsk. nr 51 z 23 lutego 1919 roku ustalił zasady postępowania z korespondencją tajną. Zaliczono do niej pisma w sprawach operacyjnych, organizacyjnych, budżetowych i personalnych-oficerskich. Wprowadzono obowiązek umieszczania na pismach hasła,,tajne lub poufne. Rejestrację korespondencji tajnej powierzono oficerom lub specjalnie dobranym urzędnikom cywilnym. Nie przestrzeganie tych zasad miało być surowo karane na drodze sądowej. Z dniem 6 maja 1919 roku wprowadzono pojęcie korespondencji mobilizacyjnej, oznaczonej hasłem Mob 5, która miała być uważana jako tajna i starannie przechowywana. Nadal jednak nie było instrukcji regulującej, jako całość, ochronę tajemnicy. Nadmienić trzeba, że w okresie tym nie było również przepisów normujących jednolicie pracy biurowej w wojsku. Pewną poprawę w wymienionych 1 Odprawa wewnętrzna nr 2 MSWojsk. z dnia roku zawierała stwierdzenie: Ścisłe przestrzeganie tajemnic służbowych obowiązuje wszystkich pracowników, pomimo że nie złożyli jeszcze przysięgi. Poza tym obowiązywało rozporządzenie Komisji Wojskowej z dnia roku zakazujące udzielania jakichkolwiek informacji przedstawicielom prasy. Przekroczenie tego zakazu było traktowane jako zdrada tajemnic wojskowych. Por. Dziennik Rozporządzeń Komisji Wojskowej nr 1, poz roku. 2 Rozkaz dzienny MSWojsk. nr 12, pkt roku. 3 Rozkaz kierownika MSWojsk. z roku. Dz. Rozk. Wojsk, nr 14, poz roku 4 Rozkaz Sztabu Generalnego nr 3 z roku. Rozkaz ten ustalał m.in. jakie dane stanowią jak największą tajemnicę. CAW, Rozkazy Naczelnego Dowództwa, t Rozkaz ministra spraw wojskowych nr 1771 z roku. Dz. Rozk. Wojsk, nr 51, poz roku.

3 dziedzinach zapoczątkowały Przepisy służbowe dla Ministerstwa Spraw Wojskowych z dnia 10 grudnia 1919 roku 6. Wprowadziły one dwa pojęcia tajemnicy: tajemnicę państwową i tajemnicę służbową. Sprawy szczególnej wagi miały być traktowane jako tajemnica państwowa. Tajemnicą służbową natomiast objęte zostały wszystkie sprawy będące w opracowaniu i oczekujące załatwienia, lecz jeszcze nieogłoszone. Przepisy te przewidywały podział akt na tajne, poufne i jawne. Czas trwania tajności dokumentu mieli określać szefowie departamentów i samodzielnych sekcji lub na ich każdorazowe zlecenie szefowie sekcji, albo referenci. Tajność miała być znoszona, gdy uznawano ją już jako zbyteczną. Najważniejszym postanowieniem omawianych przepisów było wprowadzenie z dniem 1 stycznia 1920 roku we Wszystkich urzędach MSWojsk. odrębnych registratur tajnych. Przepisy służbowe dla MSWojsk. z roku 1919 obowiązywały jedynie w instytucjach centralnych. Instrukcji kancelaryjnej jednolitej dla całego wojska nadal nie było. Również ochrona tajemnicy w dalszym ciągu była niedostateczna, o czym świadczą liczne rozkazy ogłoszone przez MSWojsk 7. Po przejściu sił zbrojnych na stopę pokojową w roku 1921 sytuacja właściwie nie uległa zmianie, mimo iż wydane zostały nowe rozkazy i zarządzenia z zakresu zabezpieczenia tajemnicy wojskowej. Wymienić tu należy rozkaz szefa Sztabu Generalnego z 14 lutego 1922 roku i rozkaz ministra spraw wojskowych z 14 sierpnia 1922 roku. Rozkazy te dotyczyły manipulacji kancelaryjnej, ewidencji i przechowywania akt tajnych 8. Wydana 18 marca 1926 roku Instrukcja manipulacyjna dla aktów Mob przewidywała odrębną rejestrację tej kategorii tajnej dokumentacji w osobnym dzienniku podawczym Mob. O k r e s d r u g i Rok 1928 był w polskiej biurowości wojskowej momentem zwrotnym. Wówczas to zapoczątkowana została ogólna reforma systemu kancelaryjnego, której celem było uproszczenie pracy i ograniczenie 6 Przepisy służbowe dla MSWojsk. Wprowadzone rozkazem dziennym MSWojsk. nr 275 z roku. CAW, Oddział I Sztabu MSWojsk., t Należy tu wymienić: 1) zakaz drukowania regulaminów i instrukcji w drukarniach prywatnych. Rozkaz dzienny MSWojsk. nr 9, poz roku; 2) nakaz zaopatrzenia instytucji wojskowych w szafy żelazne na akta tajne. Rozkaz dzienny MSWojsk. nr 26, poz roku; 3) zakaz ogłaszania zarządzeń władz wojskowych w prasie cywilnej. Dz. Rozk. Tjn. MSWojsk. nr 7, T. poz roku. 8 Ochrona tajemnic wojskowych zestawienie wykonywanej pracy, Sztab Generalny nr 16050/II Inf. C./TO z roku. CAW, GISZ, sygn

4 nadmiernego tworzenia akt, jakie miało miejsce w okresie poprzednim 9. Prawie jednocześnie z przepisami Biurowość w czasie pokoju (,,Biur-1 ) wydana została w roku 1928 Szczegółowa instrukcja o ochronie tajemnicy wojskowej 10. Przepisy Biur-1 przewidywały podział akt na jawne, poufne i tajne, natomiast Szczegółowa instrukcja... dzieliła akta na tajne, ściśle tajne, mob i poufne. Oba wymienione akty normatywne z roku 1928 kładły nacisk na niszczenie zbędnych akt tajnych w kancelariach. Przełomowe znaczenie przepisów,,biur-1 polega na tym, że ujęto w nich zasady prowadzenia całokształtu biurowości wraz z zabezpieczeniem tajemnicy wojskowej, co zostało uregulowane po raz pierwszy jednolicie dla całości sił zbrojnych. W latach nowy system biurowy był stosowany próbnie. Zebrane spostrzeżenia z tego okresu stały się podstawą do zrewidowania wydanych przepisów z roku W roku 1931 ukazała się nowa wersja przepisów Biur-1 oraz,,biurowość władz i instytucji szczebla wyższego ( Biur-2 ) 11. Zasady postępowania z aktami tajnymi regulować miała,,instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych, wydana jako załącznik do tych nowych przepisów. Nowością w tej instrukcji był nakaz ograniczenia zbędnej korespondencji tajnej i załatwiania niektórych spraw drobnych ustnie, osobiście lub telefonicznie. Na podstawie przepisów,,biur-2 opracowane zostały w roku 1931 i w latach następnych regulaminy biurowe poszczególnych instytucji wojskowych. Niektóre z nich regulowały m.in. sprawy związane z aktami tajnymi, uwzględniając charakter pracy i warunki lokalne instytucji. Wiele instytucji wojskowych, oprócz regulaminów biurowych, opracowało własne instrukcje o załatwianiu tajnej korespondencji, których schemat oparty był na instrukcji wydanej przez MSWojsk 12. Przepisy z tego okresu przewidywały prowadzenie odrębnych kancelarii mobilizacyjnych z odrębnym dziennikiem podawczym. Postępowanie z aktami Mob 9 Reformę systemu kancelaryjnego w wojsku w latach omawia szczegółowo L. T e t e r, Biurowość wojskowa w latach , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971, s Wprowadzona rozkazem szefa Sztabu Generalnego nr 1701/11 Inf. z dnia roku. CAW, GISZ, sygn Szczegóły o przepisach Biur-1 i Biur-2 patrz L. T e t e r, Biurowość wojskowa..., s. 25 i nast. 12 Np. Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych dla DOK VIII. CAW, DOK VIII, t. 19.

5 regulowały osobne instrukcje. W latach wydano kilka instrukcji o ochronie tajemnicy. Obejmowały one stronę techniczną pracy instytucji oraz sprawy ochrony zewnętrznej obiektów wojskowych, nie dotyczyły bezpośrednio tworzenia i archiwizacji akt tajnych 13. Wyjątkiem była Instrukcja o postępowaniu z dokumentami Mob., wydana przez Oddział I Sztabu Głównego w roku Wytworzenie wielkiej masy akt u schyłku okresu międzywojennego, przepełnienie registratur i składnic spowodowało szersze stosowanie niszczenia materiałów zbędnych. W latach opracowano Instrukcję o przechowywaniu, Wydzielaniu i niszczeniu akt 15, której postanowienia nie zostały przed wrześniem 1939 roku w pełni wprowadzone w życie 16. Reasumując przegląd przepisów o ochronie tajemnicy wojskowej w latach należy stwierdzić, że po początkowym okresie, gdy wydawano liczne lecz nieprecyzyjne instrukcje i zarządzenia, nastąpiła pewna stabilizacja dzięki wprowadzeniu obszernych i ujednoliconych przepisów. Częste zmiany w tej dziedzinie w okresie dwudziestolecia międzywojennego musiały odbić się niekorzystnie na praktycznym stosowaniu przepisów. 2. Tok pracy kancelaryjnej i tworzenie akt tajnych Początkowo zasady zabezpieczania tajemnicy wojskowej nie miały żadnego wpływu na tok pracy kancelaryjnej w instytucjach sił zbrojnych. W roku 1918 nawet w Ministerstwie Spraw Wojskowych wszystkie pisma przychodzące były rejestrowane w dzienniku głównym prowadzonym przez Sekcję Ogólną MSWojsk. 17. Dopiero w lutym 1919 roku ukazały się pierwsze zarządzenia o prowadzeniu i rejestracji 13 Instrukcja ochrony tajemnicy wojskowej dla Sztabu Głównego L.dz. 2VOf.Inf./tj./36. CAW, GISZ, sygn Instrukcja o ochronie tajemnicy wojskowej. Rozkaz wykonawczy dla warunków pracy w GISZ, 1938 roku CAW, GISZ, sygn Instrukcja o postępowaniu z dokumentami Mob. Sztab Główny L. 6650/mob.37 z roku. CAW, SeKOR, t. 52, k Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt z roku. CAW, GISZ, sygn Por. też projekty tej instrukcji z roku CAW, GISZ, sygn L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych okresu międzywojennego. Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s Por. Tymczasowy regulamin registraturalny MSWojsk. Rozkaz dzienny MSWojsk. nr 12, pkt roku.

6 korespondencji tajnej 18. Przepisy służbowe MSWojsk. z 10 grudnia 1919 roku określały szczegółowo postępowanie z aktami tajnymi. Wprowadzały one dwa rodzaje dzienników podawczych w każdej kancelarii: osobny dla akt tajnych i osobny dla akt zwyczajnych (jawnych). Oba dzienniki prowadzone były na identycznym wzorze formularza. Paragraf 20 tych przepisów wprowadzał z dniem 1 stycznia 1920 roku registratury tajne w MSWojsk., które miały być prowadzone przez oficerów 19. Obieg akt tajnych wewnątrz ministerstwa miał się odbywać tylko z ręki do ręki za pokwitowaniem. Dla wysyłanej korespondencji tajnej wprowadzono specjalne czerwone koperty oraz torby do jej przenoszenia przez gońców. Dłuższe przechowywanie akt tajnych w biurkach referentów było niedopuszczalne. Wprowadzono do tego celu specjalne szafy żelazne. Tworzenie akt zawierających tajemnicę służbową nie zostało ograniczone. Natomiast akta szczególnej wagi, zawierające tajemnicę państwową miały być sporządzane w minimalnej ilości egzemplarzy. Opracowanie referatów, sporządzanie czystopisów spraw mających charakter tajemnicy państwowej miało być dokonywane tylko w rękopisie przez referenta. Dopuszczenie do wglądu w sprawy tajemnicy państwowej osób, których stanowisko służbowe tego nie wymagało, miało być traktowane jako zdrada stanu. Kopiowanie lub powielanie pism tej kategorii było również niedopuszczalne. Przepisy służbowe MSWojsk. z roku 1919 nie były stosowane w całej rozciągłości. Poszczególne instytucje centralne zmieniały je w sposób dowolny, m.in. przez prowadzenie jednej registratury wspólnej dla akt jawnych i tajnych i jednego wspólnego dziennika 20. Dla instytucji i jednostek szczebla niższego MSWojsk. nie wydało instrukcji służby kancelaryjnej. Manipulacja korespondencją tajną odbywała się w różny sposób. Np. niektóre dowództwa okręgów korpusów prowadziły odrębny dziennik podawczy tajny oraz tajną registraturę; inne tylko jedną wspólną. W roku 1925 Szefostwo Administracji Armii oficjalnie stwierdziło, że prowadzenie dwóch registratur w DOK 18 Rozkaz dzienny MSWojsk. nr 51, poz roku. 19 Wkrótce odstąpiono od tej zasady, dopuszczając do prowadzenia registratur tajnych, zaufanych szeregowych. Dod. tjn. do rozkazu dziennego MSWojsk. nr roku. 20 Pismo szefa Administracji Armii L. 9889/25 z roku. CAW, Biuro Administracji Armii, t. 130.

7 jest niedopuszczalne. Rejestracja pism tajnych miała się odbywać w ten sposób, że kancelaria na początku roku rezerwowałaby pewną ilość pozycji dziennika głównego dla tajnej korespondencji. System ten nie był usankcjonowany żadnym rozkazem, ale wynikał z praktyki Szefostwa Administracji Armii 21. Produkcja akt tajnych, nie będąc ograniczona przepisami biurowymi, wzrosła w latach dwudziestych do niebywałych rozmiarów. Podczas gdy w czasach zaborczych w jednym z dowództw okręgów wojskowych w latach , dziennik podawczy tajny posiadał około 800 liczb, a dziennik jawny 1.500, to w analogicznym polskim dowództwie okręgu korpusu na koniec 1925 roku dziennik podawczy tajny wykazał 18 tysięcy liczb, a jawny 12 tysięcy 22. Przeprowadzona w latach kontrola stanu ochrony tajemnicy wojskowej stwierdzała cały szereg niedopatrzeń i usterek. W szeregu departamentów MSWojsk. ustalono, że nie ma najmniejszego śladu, aby obowiązujące w tej mierze rozkazy były wykonywane. Na szczeblu dowództw okręgów ochrona tajemnicy była niedostateczna i prowadzona w formie dorywczych akcji. Na niższych szczeblach stwierdzono niezadawalające przeprowadzenie manipulacji kancelaryjnej, a nawet bezład i lekkomyślność 23. Równolegle z powszechnymi przejawami lekceważenia zabezpieczenia tajemnicy w instytucjach wojskowych, nasiliła się w Polsce działalność szpiegowska. Wywiad niemiecki w latach dwudziestych prowadzony był metodą dokumentalną, polegającą na zdobywaniu tajnej dokumentacji w drodze kupna, wyłudzenia bądź też sporządzania fotokopii lub odpisów. Prowadzona była też,,taktyka zbierania wszystkiego, nawet pism powielanych o podrzędnym znaczeniu. Do Polski napływały z Niemiec całe grupy agentów-werbowników, którzy mieli za zadanie pozyskać dla współpracy szpiegowskiej przede wszystkim personel kancelarii wojskowych. W latach władze polskie ujęły ponad tysiąc osób prowadzących działalność szpiegowską. Większość z nich rekrutowała się spośród wojskowego personelu kancelaryjnego Pismo DOK II L z roku i pismo DOK X L z roku. Tamże. 22 Odpis rozkazu DOK III L. 48 z roku. Tamże. 23 Jak przypis Dane o werbowaniu do prac szpiegowskich personelu kancelaryjnego podaje H. K o p c z y k, Niemiecka działalność wywiadowcza na Pomorzu w latach , Gdańsk 1970, s. 111 i 230. Por. też: L.

8 Zarządzenia zapobiegawcze wydane przez władze wojskowe dotyczyły początkowo głównie doboru odpowiedniego personelu biurowego oraz ograniczenia dostępu do obiektów wojskowych osobom postronnym. W latach zaczyna się też przejawiać w urzędach i jednostkach WP tendencja do uproszczenia biurowości wojskowej 25. Pojawiają się nowe przepisy. Zasady zawarte w Instrukcji' manipulacyjnej dla aktów Mob. z roku 1926 polegały na wyodrębnieniu dokumentów i korespondencji w sprawach mobilizacyjnych w osobną grupę akt ściśle tajnych. Protokołowanie wpływu i obiegu akt mob zostało jak najściślej obostrzone i miało być prowadzone w specjalnych dziennikach podawczych mob. Miało to na celu odciążenie kancelarii od nadmiaru tej kategorii pism, podlegających specjalnej ochronie 26. Tendencja do uproszczenia biurowości zbiegała się z zasadą ograniczenia grona osób mających dostęp do korespondencji tajnej. Zaostrzone zostały również sankcje karne za niedbalstwo w strzeżeniu tajnej dokumentacji 27. Reforma biurowości wojskowej w latach , w odniesieniu do akt tajnych, przyniosła nowy element w postaci ograniczenia załatwiania spraw na piśmie. Zarówno,,Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych wydana przez MSWojsk. w roku 1931 oraz pochodne od niej instrukcje lokalne, zalecały, jako warunek zasadniczy, zabezpieczenie tajności, unikanie zbędnej korespondencji i załatwianie możliwie jak najwięcej spraw ustnie (telefonicznie). Akta tajne miały być przechowywane centralnie w danym biurze (dowództwie, jednostce wojskowej) pod osobistym nadzorem sekretarza. Ich układ miał odpowiadać schematowi wykazu akt 28. Na powyższej zasadzie scentralizowanej registratury oparty był tok pracy kancelaryjnej w Generalnym Inspektoracie Sił Zbrojnych. Kancelaria Ogólna Biura Inspekcji GISZ prowadziła nie tylko rejestrację pism tajnych dla samego biura, lecz jednocześnie we wspólnych pomocach kancelaryjnych protokółowała wpływ i obieg G o n d e k, Działalność Abwehry w Polsce , Warszawa 1971, s. 46 i nast. 25 Pismo DOK IV L z roku. CAW, Biuro Administracji Armii, t Tamże. 27 Poprzednio niejednokrotnie ostrzej karano za wykroczenia przeciw regulaminowi służby wewnętrznej niż za zaniedbania w dziedzinie zabezpieczenia tajemnicy. Por. paragrafy 11 i 115 Szczegółowej instrukcji o ochronie tajemnicy wojskowej, wprowadzonej rozkazem Sztabu Generalnego nr 1701/11 Inf. z roku. CAW, GISZ, sygn Por. art. 16 Instrukcji o załatwianiu pism tajnych i poufnych, Warszawa Ponadto: Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych dla DOK VIII z roku. CAW, DOK VIII, t. 19.

9 akt sztabów inspektorów armii rezydujących w Warszawie. Przechowywanie akt w tych sztabach zostało ograniczone jedynie do dokumentacji potrzebnej do prac bieżących. Akta spraw załatwionych musiały być dwukrotnie w ciągu każdego miesiąca przekazywane przez inspektoraty do kancelarii ogólnej, gdzie nadawano im jednolity dla całej instytucji układ rzeczowy według schematu wykazu akt 29. W Ministerstwie Spraw Wojskowych, ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną i bardzo szeroki zakres zadań, zbyt daleko posunięta centralizacja registratury tajnej nie była możliwa. W departamentach i biurach MSWojsk. akta tajne były przechowywane w registraturach tajnych w układzie rzeczowym. Wprowadzenie w roku 1931 dla akt jawnych systemu bezdziennikowego zapoczątkowało częste przypadki zagubienia pism tej kategorii. Spowodowało to tendencję do ujmowania, wbrew przepisom, ważniejszej korespondencji jawnej w dzienniku podawczym tajnym. Pojawiło się znowu, znane z lat dwudziestych, przeładowanie registratur tajnych nadmierną ilością akt rzekomo tajnych, czemu towarzyszyły przejawy lekceważenia przez personel biurowy ochrony spraw stanowiących rzeczywiste tajemnice wojskowe 30. Innym, szkodliwym dla ochrony tajemnicy, zjawiskiem w praktyce kancelaryjnej na początku lat dwudziestych było stosowanie dla dokumentów i pism tajnych zbyt wielkich rozdzielników. Powielane rozkazy, instrukcje, wytyczne i sprawozdania były rozsyłane do szeregu instytucji wojskowych, których zupełnie nie dotyczyły 31. Rozsyłanie korespondencji według rozdzielnika było również niekorzystne dla zachowania tajemnicy, organizacji wojska, gdyż na podrzędnych, często jawnych pismach umieszczano wykazy nazw instytucji nawet szczebla centralnego. Aby zapobiegać tego rodzaju ujawnianiu pokojowej struktury sił zbrojnych wydane zostały w roku 1936 zarządzenia zakazujące rozsyłania pism adresatom, których one bezpośrednio nie dotyczą. Opracowano nawet projekt zaszyfrowanego rozdzielnika 29 Por. Regulamin biurowy GISZ z roku CAW, GISZ, sygn Te niekorzystne zjawiska przedstawił szef Biura Inspekcji GISZ w uwagach do projektu instrukcji o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt z roku. CAW, GISZ, sygn Skrajny przypadek tego rodzaju przytacza gen. Osiński w piśmie do I wiceministra z roku. Stwierdza w nim, że komunikat naukowy nr 1 Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego, zawierający m.in. ściśle tajne dane o uzbrojeniu i wyszkoleniu własnych wojsk, został rozkolportowany w wojsku w ilości 135 egzemplarzy. CAW, GISZ, sygn

10 korespondencji jawnej 32. Również ochrona dokumentacji tajnej mob prawdopodobnie w praktyce była niewystarczająca, na co wskazuje wydana w roku 1937 Instrukcja o postępowaniu z dokumentami Mob 33. W myśl tej instrukcji cała dokumentacja mob miała być podzielona na dwie kategorie: podręczniki mob i akty mob. Do kategorii pierwszej podręczników zaliczono dokumenty wydane przez władze centralne o znaczeniu zasadniczym dla przeprowadzenia mobilizacji. Akty mob obejmować miały inne dokumenty oraz korespondencję związaną ze szczegółami mob. Instrukcja zalecała kancelariom na niższym szczeblu, traktowanie pism niezawierających istotnych elementów planów mob i organizacji wojennej, jako akt tajnych lub nawet jawnych. W latach w przepisach o manipulacji kancelaryjnej zarysowały się silne tendencje do ograniczenia tworzenia akt tajnych. Pojawiły się nakazy o ograniczeniu zbędnej korespondencji tajnej i polecenia, aby stosować ustne załatwianie i uzgadnianie spraw. Wprowadzony został zakaz wykonywania większych ilości odbitek powielanych pism tajnych i poufnych. Ograniczono również przechowywanie akt bieżących w referatach biur. Referentom nie wolno było w czasie pracy gromadzić większych ilości akt treści tajnej lub poufnej. Załatwioną korespondencję tego rodzaju należało natychmiast przekazywać do registratury tajnej. Okres przetrzymywania w referatach akt niezbędnie potrzebnych do pracy bieżącej został ustalony maksymalnie na dwa tygodnie 34. Wydane w dwudziestoleciu międzywojennym przepisy biurowe, a tym bardziej zastosowanie ich w praktyce kancelaryjnej nie stworzyło niestety, całkowicie skutecznego systemu ochrony tajemnic wojskowych Zarządzenia Departamentu Dowodzenia Ogólnego MSWojsk. z roku i roku. CAW, GISZ, sygn Instrukcja opracowana przez Oddział I Sztabu Głównego L z roku. CAW, SeKOR, t. 52, k Instrukcje o załatwianiu pism tajnych i poufnych z roku i roku. CAW, DOK VIII, t. 19. Por. też Instrukcja wewnętrzna Biura Inspekcji GISZ z roku CAW, GISZ, sygn Przykłady licznych afer szpiegowskich w latach , polegających na wykradaniu lub kopiowaniu tajnych akt wojskowych podaje L. G o n d e k, op. cit., s. 108 i nast.

11 3. Archiwizacja akt tajnych w świetle przepisów obowiązujących w okresie międzywojennym Zasady przekazywania akt przez kancelarie do archiwum stanowią czynnik decydujący o kształtowaniu się zasobu archiwalnego. Od prawidłowego ich ustalenia oraz właściwego stosowania w praktyce biurowej i archiwalnej zależy stan ilościowy i jakościowy zachowanej dokumentacji. Prawidłowe rozwiązanie tego problemu polega na przejęciu przez archiwum tylko akt o wartości trwałej. Przygotowanie i wstępne opracowanie akt winno należeć do kancelarii przekazującej je do stałego przechowywania. Niekiedy bardziej celowe dla interesów państwowych i wojskowych jest niszczenie akt zawierających szczególnie ważne informacje, niż zachowanie ich w archiwum dla badań historycznych, gdy materiały te stają się zbędne dla dalszego urzędowania. W tego rodzaju przypadkach powstaje zasadnicza sprzeczność między zadaniami służby archiwalnej, a najpraktyczniejszym rozwiązaniem zachowania tajemnicy wojskowej. Pierwszym normatywem w okresie międzywojennym, który ustalał formy przekazywania akt tajnych celem stałego przechowywania w archiwum były omawiane już uprzednio,,przepisy służbowe dla MSWojsk. z roku Przewidywały one dokonywanie raz w roku w biurach i departamentach przeglądu akt i zakwalifikowanie dokumentacji zbędnej w registraturze, do przekazania do archiwum względnie do zniszczenia 36. Akta tajne i akta, których tajność została zniesiona o ile posiadały trwałe znaczenie miały być odsyłane do tajnego archiwum wraz z najszczegółowszym wykazem. Wydane w roku 1922 zarządzenia podkreślały konieczność stworzenia w archiwach odpowiednich warunków bezpieczeństwa dla przechowywania tajnej dokumentacji 37. Materiały nienadające się do archiwizacji musiały być niszczone. Oddawanie zbędnych akt niejawnych do przeróbki na masę papierową było niedopuszczalne. Likwidacja tego rodzaju akt odbywała się w drodze protokolarnego 36 Paragraf 47 Przepisów służbowych dla MSWojsk. CAW, Oddział I Sztabu MSWojsk., t Jak przypis 8.

12 spalenia. Przepisy służbowe z roku 1919 w zakresie archiwizacji akt, podobnie jak w odniesieniu do toku prac kancelaryjnych, nie były w całości stosowane w praktyce. Akta MSWojsk. z lat zaczęto przekazywać do Archiwum Wojskowego dopiero po roku Archiwum Wojskowe, które przejęło materiał aktowy z pierwszej wojny światowej i akta po różnych zlikwidowanych dowództwach i instytucjach z lat , było obciążone poważnymi pracami nad porządkowaniem, inwentaryzacją i brakowaniem akt. Napływ dużych ilości bezwartościowych materiałów do archiwum na szczeblu centralnym resortu spraw wojskowych spowodował powstanie pomysłu opracowania instrukcji o wydzielaniu i niszczeniu akt. Ostateczna realizacja tego projektu czekać musiała do roku Należy tu wspomnieć, że kontrola organów Archiwum Wojskowego nad narastającym zasobem akt była mocno ograniczona, gdyż dotyczyła jedynie składów akt jawnych 39. Natomiast dokumentacja przechowywana w tajnych registraturach i składnicach była powierzona opiece wyłącznie personelu kancelaryjnego. Narastanie i sposób przechowywania akt tajnych pozbawiony był więc całkowicie fachowego nadzoru służby archiwalnej. Wydana w roku 1931 Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych rozwiązywała sprawę archiwizacji akt tajnych podobnie, jak przepisy z roku Dokumentacja i korespondencja tajna miała być przechowywana w registraturze tajnej według numerów schematu akt, pod osobistym nadzorem sekretarza szefa biura. W styczniu każdego roku odbywać się miało komisyjne wydzielanie akt tajnych. Należało wyłączyć wszystkie pisma zbędne do dalszej pracy, dzieląc je na: l) materiały podlegające przekazaniu do archiwum, 2) pisma podlegające zniszczeniu. Materiały tajne zakwalifikowane do archiwizacji miały być przekazywane do archiwum po upływie co najmniej trzyletniego okresu przechowywania w składnicach akt tajnych 40. W myśl przepisów z roku 1931 niszczenie korespondencji tajnej nieposiadającej trwałego znaczenia, miało nadal odbywać się przez protokolarne 38 L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych..., s Dz. Rozk. MSWojsk. nr 34, poz roku oraz art. 8 Instrukcji o składach akt z roku 1931 (załącznik nr 3 do Biur-1 ). 40 Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych. Warszawa 1931 (druk), art. 16 i 17. Por. także: Instrukcja o załatwianiu pism tajnych dla DOK VIII z roku. CAW, DOK VIII, t. 19.

13 spalenie. Zasady archiwizacji i niszczenia akt określone w omawianych wyżej przepisach i instrukcjach okazały się niewystarczające. W związku z tym w roku 1935 opracowano projekty,,instrukcji o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt. Przepełnienie registratur i składów akt skłoniło autorów projektów tej instrukcji do zaproponowania radykalnych środków zmierzających do zmniejszenia ilości akt przeznaczonych do archiwizacji. W jednym z projektów przewidywano np. niszczenie w instytucjach wojskowych wszystkich dokumentów i pism wpływających, po 3- letnim okresie przechowywania. Ze względu na zachowanie tajemnicy wojskowej wszystkie zarządzenia władz centralnych i okręgowych wydane w dużym nakładzie (powielone) po wygaśnięciu ich mocy obowiązującej, miały być niszczone przez spalenie w kancelariach organów wykonawczych, na podstawie każdorazowego rozkazu władz, które zarządzenia te wydały 41. Projekty instrukcji przewidywały kontrolę wojskowych składnic akt, nie tylko przez pracowników Archiwum Wojskowego, ale także przez organa Wydziału Archiwów Państwowych Ministerstwa Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. Pracownicy służby archiwalnej podczas wizytacji mieli udzielać fachowych wskazówek personelowi prowadzącemu składnicę. Jednak sposób przechowywania akt tajnych i poufnych miał być nadal wyłączony spod kontroli 42. Zatwierdzona 22 grudnia 1938 roku ostateczna wersja Instrukcji o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt bardziej niż jej pierwsze projekty, nastawiona była na archiwizację akt. Autorzy tej wersji odrzucili pomysł niszczenia w kancelariach akt wpływających i zachowania tylko akt własnych wychodzących. Zalecano natomiast zatrzymywanie na trwałe przechowanie niekiedy drugorzędnej wartości akt jako zastępczych. To miało mieć miejsce w przypadku stwierdzenia przy wydzielaniu akt, że ważne, pod względem historycznym, materiały zostały uprzednio zdekompletowane. Akta zastępcze mogłyby wówczas, w połączeniu z innymi źródłami, obrazować dane zagadnienie i w ten. sposób zastąpić akta zasadnicze Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt projekt Biura Ogólno- Administracyjnego MSWojsk. z roku. CAW, GISZ, sygn Por.: Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt z. roku 1935 (projekt druga redakcja). CAW, DOK VIII, t Instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt z roku. CAW, GISZ,

14 Powyższa instrukcja weszła w życie jako obowiązująca z dniem 1 stycznia 1939 roku Trudno ustalić jak dalece była ona zastosowana w praktyce. W niektórych składnicach przyczyniła się jednak do zintensyfikowania prac mających na celu wydzielenie akt przeznaczonych do trwałego przechowywania i likwidację zbędnych materiałów tajnych. W samym tylko Biurze Inspekcji Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych w pierwszym półroczu 1939 roku wydzielono większość dokumentacji specjalnej wagi, celem archiwizacji oraz spalono protokolarnie przeszło 1000 kg zbędnych akt tajnych 44. O ile omawiana instrukcja uwzględniała w szerokim zakresie archiwizację akt niejawnych, to przepisy dotyczące dokumentacji mob, zakładały całkowite zniszczenie tej kategorii materiałów tajnych. Instrukcja o postępowaniu z dokumentami Mob z roku 1937 przewidywała, jak już wspomniano, dwie kategorie tych materiałów, dzieląc je na podręczniki i akty. Podręczniki czyli dokumenty o zasadniczym znaczeniu dla mobilizacji, miały być niszczone tylko na rozkaz szefa Sztabu Głównego. Natomiast akty mob, czyli korespondencja lub pomocnicze zarządzenia, miały być niszczone według uznania przechowującego. Akty mob, zawierające decyzje lub wyjaśnienia, mogły być niszczone w kancelarii mob tylko po zmianie obowiązującego planu ogólnego mobilizacji. Pozostała bieżąca korespondencja mob o ile odnośny dowódca uznał ją za zbędną dla dalszej pracy, mogła być niszczona po upływie dwóch lat 45. Akta mob, podobnie jak akta tajne, niszczone były 'przez protokolarne spalenie w obecności dwóch oficerów. Przepisy obowiązujące w okresie międzywojennym nie przewidywały więc zupełnie archiwizacji dokumentów mob. Wydarzenia drugiej wojny światowej spowodowały, że akta wojskowe przekazane zostały do archiwum bez żadnych formalności i często niezgodnie z przepisami 46. sygn. 302, Sprawozdanie z dokonanych prac w archiwum Biura Inspekcji z lipca 1939 roku. CAW, GISZ, sygn Instrukcja o postępowaniu z dokumentami Mob Sztab Główny L z roku. CAW, SeKOR, t. 52, k B. W o s z c z y ń s k i, Systematyka zespołów akt w praktyce archiwalnej, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s. 16.

15 4. Wnioski Przepisy o ochronie tajemnicy wojskowej wywarły dość znaczny wpływ na ukształtowanie się zasobów akt instytucji wojskowych działających w okresie międzywojennym. Wpływ ten zaznaczył się głównie w dziedzinie akt tajnych. Już Przepisy służbowe MSWojsk. z roku 1919 ograniczały ilość tworzonych dokumentów zawierających tajemnicę państwową. Miały one być sporządzane jedynie w rękopisach, mimo iż w ówczesnej biurowości wojskowej, szeroko stosowano nie tylko maszyny do pisania, lecz także urządzenia powielające. Przepisy o ochronie tajemnicy z roku 1931 i późniejsze, ograniczyły jeszcze bardziej tworzenie dokumentacji i korespondencji niejawnej. W myśl tych normatywów drobne sprawy tajne lub szczegóły poważniejszych zagadnień miały być uzgadniane ustnie lub telefonicznie między zainteresowanymi czynnikami. W ten sposób szereg czynności urzędowych nie miało być utrwalonych na piśmie. Poszczególny akt tajny tracił więc na znaczeniu nie znajdując często powiązania z innymi aktami 47. Jednocześnie starano się zmniejszać ilość egzemplarzy pism tajnych, redukując rozdzielniki korespondencji. Czynnik ten, w połączeniu ze stratami wśród archiwaliów podczas wojny, poważnie zubożył zachowaną dokumentację tajną. Nie tylko ograniczanie ilości i jakości tworzonych akt niejawnych zmniejsza ich wartość jako źródła historycznego, lecz także stosowana, na podstawie przepisów, praktyka palenia w kancelariach konceptów, brulionów i notatek związanych ze sprawami tajnymi. Taka działalność ogołociła często zespoły z materiału źródłowego, który mógł mieć istotne znaczenie dla ustalenia okoliczności i motywów decyzji zawartych w dokumentach tajnych 48. Niszczenie akt, jakie było przewidziane przez przepisy obowiązujące w okresie międzywojennym, miało na celu nie tylko pozbycie się materiału o czasowym znaczeniu, bezwartościowego dla badań naukowych, lecz także zabezpieczenia tajemnicy przez likwidację dokumentacji, która mogła mieć w przyszłości wartość sygn Por. definicję aktu w Polskim Słowniku Archiwalnym, Warszawa 1952, s Paragraf 10 Szczegółowej instrukcji o ochronie tajemnicy wojskowej z roku CAW, GISZ,

16 źródła historycznego 49. Na przykład dokumentacja mob miała być, po dezaktualizacji, całkowicie niszczona 50. Zasady archiwizacji akt tajnych zawarte w omówionych przepisach, nie miały charakteru czynnika decydującego, o kształtowaniu się zasobów akt wojskowych, gdyż przejęcie akt do archiwów nastąpiło w wyniku działań wojennych. Wprowadzenie w latach scentralizowanych registratur, m.in. w celu zapewnienia lepszych warunków zachowania tajności, spowodowało zarzucenie strukturalnego układu akt. Przyjęto, jako zasadę, układ według jednolitego rzeczowego wykazu akt, a więc dla celów archiwalnych bardziej korzystny. Zaznaczyć należy, że podział akt na tajne, i jawne nie miał wpływu na ich archiwizację, gdyż za kryterium decydujące przyjęto w przepisach ich wartość historyczną 51. Wieloletni okres pracy nad wojskowymi aktami okresu międzywojennego, przechowywanymi w Centralnym Archiwum Wojskowym nie pozwolił jeszcze ściśle ustalić procentowego stopnia zachowania tych materiałów. Nie odnaleziono bowiem danych umożliwiających pełne stwierdzenie, jaka ilość akt znajdowała się w registraturach w chwili wybuchu wojny i co z tego przejął okupant. Ważne byłyby również dane o stratach archiwaliów wojskowych poniesionych w ciągu całego okresu wojny 52. Zachowane fragmentarycznie pomoce kancelaryjne, jak i protokóły spalenia nie pozwalają na ustalenie procentowego stosunku niszczonych w kancelariach materiałów tajnych do pozostałych akt. W związku z tym bardzo trudno ustalić, jaki wpływ na stan zachowanych zespołów miało w rzeczywistości niszczenie dokumentacji tajnej, wprowadzone instrukcjami. Dla archiwisty porządkującego archiwalia wojskowe okresu międzywojennego można sformułować wnioski następujące: 1) stan zachowanych akt 49 W zespole akt GISZ zachowały się protokoły palenia akt tajnych, jakie systematycznie przeprowadzano w okresie roku. CAW, GISZ, sygn Przechowywane w CAW w różnych zespołach akta mob są stosunkowo nieliczne. Znalazły się bowiem w archiwum przypadkowo, prawdopodobnie nie zdołano ich na czas zniszczyć. 51 Instrukcja wycofania dla archiwum Biura Inspekcji GISZ. CAW, GISZ, sygn Mimo usilnych badań dotychczas nie udało się ustalić pełnych strat akt proweniencji wojskowej, poniesionych w latach wojny Ogólnie o tym wspominają: L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych...; L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe w czasie okupacji , Wojskowy Przegląd Historyczny nr 2, 1972, s

17 nie pozwala na pełną rekonstrukcję archiwalną zespołów; 2) stosowany przez kancelarie jednolity wykaz rzeczowy pozwala na równorzędne traktowanie przez porządkującego akt tajnych i jawnych, dzięki czemu układ nadany aktom w zespole zyskuje na przejrzystości.