ROLA RZECZOWEGO WYKAZU AKT W KSZTAŁTOWANIU NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO PROPOZYCJA OPRACOWYWANIA I STOSOWANIA W KANCELARII WOJSKOWEJ

Transkrypt

1 Jan Micewicz A r t y k u ł d y s k u s y j n y ROLA RZECZOWEGO WYKAZU AKT W KSZTAŁTOWANIU NARASTAJĄCEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO PROPOZYCJA OPRACOWYWANIA I STOSOWANIA W KANCELARII WOJSKOWEJ Istniejące współcześnie zjawisko masowości wytwarzanych akt (także i w wojsku), poza tym ograniczona pojemność magazynów archiwalnych, stosunkowo nieliczny personel archiwów, a tym samym i ograniczone możliwości archiwalnego opracowywania przejmowanych akt, determinują taką działalność służby archiwalnej, aby pozostawić do trwałego przechowywania minimum materiałów zawierających maksimum informacji. Celowi temu służy właśnie s e l e k c j a a k t, tj. dokonywanie wyboru z całości dokumentacji aktowej danej jednostki organizacyjnej tej części akt, która posiada największą wartość źródłową (informacyjną), a więc zasługującą na trwałe przechowywanie 1. Zasadniczym normatywem warunkującym właściwe narastanie materiałów archiwalnych w obrębie jednostki organizacyjnej jest r z e c z o w y w y k a z a k t. Stanowi on bowiem klasyfikator rzeczowy zalicza wytwarzane akta do odpowiednich grup rzeczowych oraz kwalifikator archiwalny określa wartość 1 W państwowej służbie archiwalnej przeprowadzono tzw. selekcję instytucji tj. dokonano wyboru tych instytucji, które wytwarzają akta o wartości historycznej, obejmując je szczególnym nadzorem archiwalnym.

2 historyczną lub praktyczną akt przy pomocy odpowiednich oznaczeń kategorii: archiwalnej A i niearchiwalnej B. Klasyfikacja rzeczowa polega na grupowaniu akt w klasy (grupy) według zakresu i treści spraw w obrębie odpowiedniej kategorii archiwalnej. Celem klasyfikacji jest podział wytwarzanej dokumentacji aktowej na odpowiednie teczki przedmiotowe umożliwiające w miarę szybkie i sprawne odszukiwanie danej sprawy (pisma) wśród innych. Natomiast kwalifikacja archiwalna polega na określeniu, które akta ze względu na zawartą w nich informację źródłową mają wartość historyczną trwałą (kategoria A ), a które jedynie praktyczną czasową (kategoria B ) 2. Tak więc w pracy kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę podziału wytwarzanej dokumentacji aktowej na poszczególne teczki obejmujące jednorodne grupy spraw o jednakowych kategoriach archiwalnych. Wykaz dobrze opracowany i właściwie stosowany chroni materiały archiwalne przed zniszczeniem oraz umożliwia terminowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W kancelarii systemu bezdziennikowego rzeczowy wykaz akt pełni również funkcję ewidencyjną, gdyż stosowany w nim znak akt jest elementem numeru sprawy (pisma). Natomiast w kancelarii wojskowej (systemu dziennikowego) znak akt może mieć jedynie znaczenie pomocnicze w wyszukiwaniu poszczególnych teczek. Dotychczas w działalności kancelarii wojskowej nie stosowano rzeczowych wykazów akt w rozumieniu archiwistyki. Sporządzany z początkiem każdego roku kalendarzowego wykaz teczek założonych na dany rok (Rejestr teczek dokumentów tajnych, dzienników i ksiąg ewidencyjnych) jest tzw. planem registratury i nie może być traktowany jako rzeczowy wykaz akt sensu stricto. Według definicji Polskiego Słownika Archiwalnego plan registratury jest systematycznym spisem haseł rzeczowych, według których kancelaria rejestruje i przechowuje akta. Natomiast rzeczowy wykaz akt jest rzeczową klasyfikacją akt występujących w działalności twórcy zespołu, wyrażoną za pomocą haseł obejmujących poszczególne grupy spraw oraz przyporządkowanych im odpowiednim kategoriom archiwalnym 3. Brak dotychczas w kancelarii wojskowej właściwego podziału rzeczowego i odpowiedniego 2 A. M u s z y ń s k i, Rola wykazu akt w kształtowaniu narastającego zasobu archiwalnego, Archeion t. 60, 1974, s i Polski Słownik Archiwalny, Warszawa 1974, s. 62 i 88.

3 określenia wartości archiwalnej dokumentacji jeszcze przed jej powstaniem utrudnia prawidłowe w sensie archiwalizacji kompletowanie akt w ramach jednostki organizacyjnej. Dlatego też istnieje konieczna potrzeba stosowania w kancelarii wojskowej rzeczowego wykazu akt jako jednego z zasadniczych normatywów w jej działalności. * Rzeczowe wykazy akt pod względem budowy mogą mieć układ strukturalny lub dziesiętny, tzw. jednolity. Wykaz strukturalno-rzeczowy oparty jest o aktualną strukturę organizacyjną urzędu (instytucji) i obejmuje zagadnienia będące przedmiotem ich działalności. Jego budowa polega na tym, że w jednej grupie rzeczowej znajdują się akta wytworzone tylko przez jedną komórkę organizacyjną. Zaletą tego wykazu jest to, że w przypadku częściowej zmiany organizacyjnej lub kompetencji instytucji trzeba dokonać zmian tylko w jego części bez naruszania całości. Ma on również stronę ujemną z chwilą zmiany struktury organizacyjnej instytucji traci aktualność i wtedy konieczna jest zmiana jego budowy. Ponadto umieszczenie identycznych lub zbliżonych do siebie treściowo haseł w różnych częściach wykazu utrudnia właściwe kierowanie spraw do odpowiednich teczek, np. materiały dotyczące kilku komórek 4. W państwowej służbie archiwalnej przyjęto jako ogólnie obowiązujący w resortach cywilnych jednolity wykaz rzeczowy akt, o układzie dziesiętnym 5. Tak więc nie jest on uzależniony od struktury organizacyjnej twórcy akt i może być stosowany w różnych instytucjach. Wykaz jest zatem rzeczową klasyfikacją akt w oderwaniu od struktury organizacyjnej. Jego budowa polega na podziale całości wytwarzanej dokumentacji na 10 klas głównych, oznaczonych cyframi od 0 do 9, następnie każdą z nich na 10 klas stopnia niższego. Dalszego podziału dokonuje się w zależności od potrzeby, jednak zawsze w obrębie od 0 do 9. Końcowy stopień podziału danej klasy 4 Ocenę strukturalnych wykazów akt dają: M. G d y n i a, i Sł. P o p r a s k a, Wykaz akt przedsiębiorstw hutniczych, Archeion t. 34, 1961, s. 3 23, A. M u s z y ń s k i, op. cit., s ; I. R a d t k e, Jednolite wykazy akt, Archeion t. 44, 1966, s Przykładowy wykaz akt typowych stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z r. (Dz. U. nr 41, 1984, poz. 216).

4 stanowi hasło teczki. Opracowywane dla poszczególnych resortów, instytucji czy urzędów rzeczowe wykazy akt podlegają akceptacji państwowej służby archiwalnej. W praktyce jednostki organizacyjne stopnia centralnego, których wykazy akt mają charakter wzorcowy dla jednostek podległych uzgadniają opracowane rzeczowe wykazy akt z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych. Natomiast jednostki organizacyjne, które nie posiadają jednostek podległych wykazy akt uzgadniają z archiwami sprawującymi nadzór archiwalny. Tak więc w resortach objętych nadzorem archiwalnym przez państwową służbę archiwalną sprawa opracowywania i uzgadniania (akceptacji) rzeczowych wykazów akt została ogólnie uregulowana, co w praktyce daje właściwe wyniki. Rozwiązanie tej kwestii w wojsku stoi także przed wojskową służbą archiwalną. Biorąc pod uwagę specyfikę jednostek wojskowych między innymi pod względem organizacji, obowiązującego w kancelarii dziennikowego systemu prowadzenia ewidencji oraz stosowanego dotychczas dowolnego podziału wytwarzanej dokumentacji na poszczególne teczki przedmiotowe obowiązujący Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych 6 jest jedynie generalnym kwalifikatorem i nie określa podziału dokumentacji wojskowej na grupy rzeczowe. Ponadto ograniczone możliwości Centralnego Archiwum Wojskowego w zakresie indywidualnego akceptowania rzeczowych wykazów akt opracowywanych przez poszczególne jednostki wojskowe skłaniają do stwierdzenia, że zasady przyjęte w tym zakresie przez państwową służbę archiwalną w odniesieniu do jednostek wojskowych praktycznego zastosowania nie mają. Celem niniejszego opracowania jest zatem przedstawienie k o n c e p c j i zdaniem autora realnego rozwiązania tego zagadnienia w wojsku. * W założeniu r z e c z o w y w y k a z a k t dla potrzeb jednostki 6 Wykaz stanowi załącznik do Instrukcji o postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, sygn. Szt. Gen. 388/66.

5 wojskowej powinien stanowić systematyczny spis haseł ujęty w klasyfikację rzeczową w formie tabelarycznej i w układzie poziomym zawierać: Lp. Hasło Kat. arch. Uwagi Liczba porządkowa oznaczenie cyfrowe kolejności zapisu haseł wykazu (pozycji wykazu), może ona stanowić także numer teczki. 2. Hasło sformułowanie słowne określające zakres treściowy spraw gromadzonych w jednej teczce. Dlatego też jednym z zasadniczych warunków dobrze sporządzonego wykazu, (należycie spełniającego swoją funkcję) jest odpowiednie zredagowanie haseł właściwie informujących o przedmiotowości poszczególnych teczek. Hasła wykazu powinny być tak sprecyzowane, aby bez trudu dało się każdą sprawę zakwalifikować do właściwej teczki. 3. Kategoria archiwalna oznaczenia literowe określające czas przechowywania dla poszczególnych grup akt (teczek) objętych danym hasłem. Dlatego też podział rzeczowy wytwarzanej dokumentacji winien być taki, aby akta poszczególnych kategorii (A, B lub Bc) gromadzone były w oddzielnych teczkach. 4. Uwagi dane uzupełniające (wyjaśniające) treść hasła, mogą też zawierać wyszczególnienie rodzajów spraw gromadzonych w teczce pod określonym hasłem. W wykazie pionowym poszczególne pozycje wykazu obejmowałyby jednorodne grupy spraw określonych odpowiednim hasłem. Liczba haseł powinna odpowiadać rzeczywistym potrzebom jednostki tak więc ilości pozycji wykazu nie należy nadmiernie rozbudowywać lub zbytnio ograniczać. Rzeczowe wykazy akt dla poszczególnych jednostek (kancelarii) wojskowych opracowywane byłyby przez te jednostki w oparciu o proponowany poniżej S c h e m a t j e d n o l i t e g o p o d z i a ł u a r c h i w a l n e g o d o k u m e n t a c j i w o j s k o w e j oraz Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych stanowiący generalny kwalifikator dokumentacji powstającej w wyniku

6 działalności jednostek wojskowych. Dokonanie podziału wytwarzanej w jednostce dokumentacji na grupy rzeczowe (teczki przedmiotowe) w ramach podziału archiwalnego przyjętego w schemacie byłoby spełnieniem wymogów w zakresie prawidłowego kształtowania narastającego zasobu archiwalnego, a tym samym opracowany rzeczowy wykaz akt byłby akceptowany przez wojskową służbę archiwalną. Wykaz każdorazowo zatwierdzałby dowódca jednostki, natomiast CAW i wojskowe archiwa terenowe prowadziłyby w tym zakresie konsultację oraz kontrole w ramach sprawowanego nadzoru archiwalnego. W przypadku zmiany struktury organizacyjnej lub zakresu działania jednostki, rzeczowy wykaz akt winien być poddany weryfikacji i w miarę potrzeby należy dokonać zmian (uzupełnienia) lub opracować nowy. S C H E M A T J E D N O L I T E G O P O D Z I A Ł U A R C H I W A L N E G O D O K U M E N T A C J I W O J S K O W E J Materiały archiwalne 1. D o k u m e n t a c j a n o r m a t y w n o o r g a n i z a c y j n a: 1) 2) 3) 4) 5) projekty ustaw, dekretów, rozporządzeń i uchwał dotyczące obronności kraju oraz Sił Zbrojnych PRL, rozkazy, zarządzenia i inne dokumenty wyższych przełożonych stanowiące podstawę prawną organizacji i zakresu działania własnej jednostki, rozkazy, zarządzenia i inne dokumenty własne dotyczące organizacji i zakresu działania jednostek podległych (stanowiące podstawę prawną ich działalności), rozkazy, zarządzenia, dyrektywy, wytyczne, instrukcje, regulaminy własne (oryginały, a w instytucjach centralnych także zasadnicze projekty), wykładnie aktów prawnych,

7 6) etaty jednostek wojskowych, 7) zakresy działania (statuty), 8) schematy strukturalno-organizacyjne własne oraz jednostek podległych, 9) ewidencje jednostek podległych. 2. D o k u m e n t a c j a o r g a n ó w k o l e g i a l n y c h: 1) opracowania problemowe własne, 2) sprawozdania (protokoły-relacje) z przebiegu posiedzeń, 3) uchwały, wnioski, postulaty itp. (wypracowane decyzje, przyjęte ustalenia). 3. D o k u m e n t a c j a p l a n i s t y c z n a: 1) materiały dotyczące organizacji i metodyki planowania opracowania własne, 2) programy i plany perspektywiczne opracowania własne (wersje ostateczne), 3) plany wieloletnie oraz zmiany ustaleń planowych opracowania własne (wersje ostateczne), 4) plany roczne jednostkowe i zbiorcze oraz zmiany ustaleń planowych wersje ostateczne (w przypadku krótszych okresów sprawozdawczych niż roczne należy zachować półroczne lub kwartalne). 4. D o k u m e n t a c j a s p r a w o z d a w c z a: 1) materiały dotyczące organizacji i metodyki sprawozdawczości opracowania własne, 2) sprawozdania wieloletnie zbiorcze własne (wersje ostateczne), 3) sprawozdania roczne jednostkowe i zbiorcze własne wersje ostateczne, w przypadku krótszych okresów sprawozdawczych niż roczne, należy zachować półroczne lub kwartalne), 4) sprawozdania z działalności komórek organizacyjnych, które nie znalazły odzwierciedlenia w wersji ostatecznej sprawozdań całościowych. 5. D o k u m e n t a c j a s t a t y s t y c z n a: 1) 2) zbiorcze opracowania końcowe zagadnień merytorycznych własne, analizy problemowe i kompleksowe opracowania własne.

8 6. D o k u m e n t a c j a m e r y t o r y c z n a 7 : 1) materiały operacyjne, 2) materiały wyszkoleniowe wojsk i służb, 3) materiały odzwierciedlające stany liczbowe Sił Zbrojnych, 4) budżety oraz sprawozdania z ich realizacji stopnia centralnego, 5) materiały dotyczące zaopatrzenia Sił Zbrojnych oraz stanu ilościowego sprzętu i uzbrojenia, 6) zasadnicza dokumentacja techniczna i eksploatacyjna budownictwa wojskowego oraz nieruchomości wojskowych, 7) materiały obejmujące wyniki prac naukowo-badawczych wojska, 8) materiały gier wojennych (ćwiczeń wojsk, sztabów i związków taktycznych), 9) materiały dotyczące działalności wojska na rzecz gospodarki narodowej, 10) zasadnicze materiały dotyczące działalności wojska w misjach pokojowych, 11) akta personalne żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych wojska szczególnie zasłużonych dla obronności kraju i Sił Zbrojnych PRL. 7. Do k u m e n t a c j a p o k o n t r o l n a: 1) przepisy dotyczące zasad i trybu prowadzenia działalności kontrolnej i rozliczeniowej opracowania własne, 2) sprawozdania, protokoły i zarządzenia pokontrolne z kontroli zewnętrznych własnej jednostki, 3) sprawozdania i protokoły z działalności kontrolnej jednostek podległych, 4) sprawozdania, meldunki i inne materiały o realizacji zaleceń pokontrolnych własne oraz jednostek podległych. 8. D o k u m e n t a c j a w s p ó ł p r a c y z j e d n o s t k a m i o r g a n i z a c y j n y m i w k r a j u i z a g r a n i c ą: 1) ogólne założenia i zasady współpracy opracowania własne, 2) programy, umowy i porozumienia (egz. na prawach oryginału), 7 Materiały specyficzne dla danej jednostki powstałe w wyniku zasadniczej działalności (nie ujęte w poz. 3 5 i 7 9); zakwalifikowane w oparciu o odpowiedni dział Wykazu wojskowych materiałów archiwalnych.

9 3) sprawozdania, protokoły, referaty itp. z posiedzeń kolegialnych, w których jednostka stanowiła jedną ze stron, 4) sprawozdania i analizy z realizacji umów rocznych i wieloletnich. 9. D o k u m e n t a c j a p a r t y j n o p o l i t y c z n a o r a z o r g a n i z a c j i m ł o d z i e ż o w y c h: 1) protokoły z konferencji i narad partyjno-politycznych, 2) uchwały i protokoły z posiedzeń komitetu partyjnego jednostki, 3) protokoły z zebrań podstawowych organizacji partyjnych i organizacji młodzieżowych, 4) komplet dokumentacji z akcji sprawozdawczo-wyborczej. 10. D o k u m e n t a c j a h i s t o r i o g r a f i c z n a: 1) opracowania monograficzne własnej jednostki, 2) kroniki. 11. D o k u m e n t a c j a k a n c e l a r y j n a i a r c h i w a l n a: 1) instrukcje kancelaryjne i archiwalne opracowania własne, 2) rzeczowe wykazy akt, 3) podstawowa ewidencja zasobu archiwum (spisy zdawczo-odbiorcze, inwentarze, rejestry itp.), 4) wzory odcisków pieczęci wojskowych (główna ewidencja pieczęci używanych w wojsku). Dokumentacja niearchiwalna kategoria B 8 1. D o k u m e n t a c j a f i n a n s o w a: 1) preliminarze i sprawozdania budżetowo-finansowe w zakresie oddziału gospodarczego, 8 Podlega przekazaniu do archiwum; okresy przechowywania ustala się w oparciu o Wykaz wojskowych materiałów archiwalnych.

10 2) protokoły komisji kontroli finansowych jednostek, 3) podstawowe rejestry rachunkowo-kasowe oddziału gospodarczego, 4) listy uposażeń żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych, 5) ewidencja i rozliczenia wojskowych dokumentów przewozowych, 6) zasadnicza korespondencja w sprawach uposażenia. 2. D o k u m e n t a c j a m a t e r i a ł o w a: 1) podstawowa ewidencja sprzętu i materiałów oddziału gospodarczego, 2) protokoły zdawczo-odbiorcze sprzętu i materiałów, 3) sprawozdania o obrocie sprzętu i materiałów w zakresie oddziału gospodarczego, 4) protokoły kontroli sprzętu i materiałów jednostki, 5) ewidencja i materiały dochodzeniowe wyjaśniające dotyczące strat i szkód w mieniu wojskowym. 3. D o k u m e n t a c j a o s o b o w a: 1) ewidencja stanu osobowego żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych wojska oddziału gospodarczego, 2) teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych i pracowników cywilnych wojska (nie zaliczone do kategorii A ), 3) sprawozdania (analizy) o stanie dyscypliny jednostki wojskowej, 4) ewidencja i meldunki o wypadkach nadzwyczajnych, 5) ewidencja oraz analizy skarg i wniosków jednostki wojskowej. 4. D o k u m e n t a c j a k a n c e l a r y j n a i o c h r o n y t a j e m n i c y: 1) podstawowa ewidencja kancelaryjna rejestr teczek tajnych i ksiąg ewidencyjnych przekazuje się po rozformowaniu jednostek, 2) protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, 3) protokoły z kontroli stanu ochrony tajemnicy, 4) aprobaty do prac z materiałami niejawnymi. 5. D o k u m e n t a c j a m e r y t o r y c z n a: 1) materiały wytwarzane w wyniku zasadniczej działalności ustalone w oparciu o odpowiedni dział Wykazu wojskowych materiałów archiwalnych.

11 kategorii Bc 9 6. M a t e r i a ł y o t r z y m a n e d o w i a d o m o ś c i i s ł u ż b o w e g o w y k o r z y s t a n i a: 1) rozkazy, zarządzenia, wytyczne i inne dokumenty wchodzące, które nie stanowią podstawy prawnej organizacji i zakresu działalności jednostki, 2) pisma okólne i biuletyny informacyjne, 3) inne materiały powtarzalne otrzymane z instytucji nadrzędnych lub jednostek podległych. 7. M a t e r i a ł y ź r ó d ł o w e d o o p r a c o w a ń z b i o r c z y c h (c a ł o ś c i o w y c h): 1) materiały planistyczno-sprawozdawcze z jednostek podległych, 2) materiały planistyczno-sprawozdawcze półroczne, kwartalne i miesięczne własne, które nie zostały zakwalifikowane do kategorii A (por.: 2.4/ i 3.3), 3) materiały komórek organizacyjnych jednostki, które znalazły odzwierciedlenie w opracowaniach całościowych, 4) inne materiały wykorzystane w opracowaniach zbiorczych. 8. M a t e r i a ł y s t a n o w i ą c e p o d s t a w ę k s i ę g o w a n i a: 1) zapotrzebowania materiałowe, 2) asygnaty przychodowo-rozchodowe, 3) rozdzielniki materiałowe, 4) kartoteki magazynowe, 5) dowody kasowe. 9. K o r e s p o n d e n c j a m a n i p u l a c y j n a: 1) pisma przewodnie, 2) wyciągi, wypisy itp., 3) telegramy, 4) zawiadomienia, potwierdzenia itp. 9 Nie podlega przekazaniu do archiwum; niszczy się w kancelarii jednostki.

12 10. Ewidencja pomocnicza wewnętrznego obiegu dokumentacji. Schemat ma stanowić pomoc metodyczną przy opracowywaniu rzeczowego wykazu akt dla potrzeb każdej jednostki (kancelarii) wojskowej niezależnie od szczebla w sensie organizacyjnym i wielkości zakresu działania. Ujmuje on rodzaje dokumentacji pod względem posiadanej wartości informacyjnej (źródłowej) w ramach poszczególnych kategorii archiwalnych. Określa zatem jakie materiały powstające w wyniku działalności jednostki mają wartość historyczną i kwalifikują się do trwałego przechowywania (kategorii A ), a jakie jedynie czasowe znaczenie praktyczne i mogą być niszczone (kategorii B ). Schemat nie narzuca podziału dokumentacji na poszczególne grupy rzeczowe (teczki przedmiotowe), a jedynie ma ułatwić dokonanie takiego podziału w odniesieniu do materiałów powstających w jednostce. Dokonanie klasyfikacji w oparciu o schemat warunkuje tworzenie w opracowywanym wykazie akt haseł obejmujących materiały o jednakowym okresie przechowywania. Zakres treściowy haseł wykazu (spraw gromadzonych w poszczególnych teczkach) uzależniony jest zatem od rzeczywistych potrzeb danej jednostki, a nie uwarunkowany konstrukcją schematu.