*Noark 5. Ramy prawne. Opr. Anna Bińkowska

Transkrypt

1 *Noark 5 Ramy prawne Opr. Anna Bińkowska

2 Noark 5 musi zapewnić użytkownikowi łatwość dostosowywania i efektywność w ramach istniejącej struktury prawnej. Użytkownicy Noark 5 muszą również mieć świadomość istnienia innych rozwiązań prawnych, znaczących z punktu widzenia archiwów.

3 - Ustawa z 4 grudnia 1992 nr 126 dot. archiwów (the Archives Act) -rozporządzenie z 11 grudnia 1998 nr 1193 dot. archiwów urzędowych (the Archives Regulation) -rozporządzenie z 1 grudnia 1999 nr 1566 dot. rozwiązań technicznych i zaopatrzenia archiwów -uchwała z 10 lutego 1967 dot. metod w sprawach administracyjnych (the Public Administration Act) -rozporządzenie z 25 czerwca 2004 nr 988 dot. komunikacji elektronicznej i urzędów publicznych (the e-administration Act) -ustawa z 19 maja 2006 nr 16 o dostępie do dokumentów administracji publicznej (Freedom of Information Act), która zastąpiła ustawę z ustawa z 14 kwietnia 2000 nr 31 o przetwarzaniu danych osobowych (the Personal Data Act) + regulacja z 15 grudnia 2000 nr ustawa z 15 czerwca 2001 nr 81 dot. podpisu elektronicznego (the e-signature Act) -ustawa z 20 marca 1998 nr 10 dot. bezpieczeństwa (the Security Act) -dekret z 17 marca 1972 nr 3352 dot. dokumentów wymagających ochrony innych niż wymienione w ustawie dot. bezpieczeństwa

4 Akty prawne mają za zadanie pomóc zapewnić należyte zabezpieczenie i przechowywanie dokumentów administracji publicznej zarówno ze względów prawnych, jak i dla wiedzy i badań prowadzonych w przyszłości. Dobra praktyka administracyjna słowa klusze: równość (precedens), podstawy podejmowania decyzji, obowiązek odpowiedzi na sprawy w określonym terminie, etc. Noark 5 musi wspierać inne funkcje archiwów które wynikają z regulacji prawnych.

5 Ustawa o Archiwach (the Archives Act) z dnia 4 grudnia 1992 nr 126, weszła w życie 1 stycznia 1999 (tego samego dnia weszło w życie rozporządzenie z 11 grudnia 1998 nr 1193 dot. archiwów administracyjnych (the Archives Regulation). Rozporządzenie z 1 grudnia 1999 nr 1566 dot. dot. rozwiązań technicznych i zaopatrzenia archiwów dotyczy zarządzania oficjalnymi archiwami; wprowadzono je jako regulację elektronicznego archiwizowania materiału archiwalnego. Ustawa ustala generalne i fundamentalne zasady dotyczące archiwów, a w szczególności archiwów administracji publicznej; Cel zabezpieczenie archiwaliów o znacznym walorze kulturalnym i badawczym lub które zawierają ważne informacje administracyjne lub prawne, aby umożliwić korzystanie z nich w przyszłości; Organy publiczne są zobowiązane do posiadania archiwów zorganizowanych w taki sposób, aby przechowywane Zarządzanie zasobami w nich dokumenty były muszą zabezpieczone być przechowywane jako źródła razem do korzystania z metadanymi obecnie w taki oraz sposób, w przyszłości. aby możliwe było ich odczytanie w niezmienionej formie.

6 Ustawa o Archiwach (the Archives Act) Każdy organ administracji publicznej jest zobowiązany do archiwizowania wszystkich dokumentów, które zostały wytworzone w efekcie działań instytucji, niezależnie od tego, czy dokument został dostarczony do instytucji bądź przez nią wytworzony (archiving obligation). Definicja dokumentu w ustawie ma bardzo szerokie znaczenie i jest technologicznie neutralna (dokument może być zarówno elektroniczny, jak i analogowy ): [dokument to] logicznie powiązana ilość informacji zapisana na medium, przeznaczona do późniejszego odczytywania, odsłuchiwania, prezentowania bądź przenoszenia. Archive limitation dokumenty wytworzone jako część działań jednostki, które jednak nie pozostają ani tematem prowadzonej sprawy, ani nie są tak cenne jak dokumentacja, powinny zostać zniszczone bądź przechowywane poza archiwum (wprowadza to Rozporządzenie o Archiwach the Archives Regulation). The Archives Regulation wprowadza również obowiązek rejestracji dokumentów dla wszystkich organów publicznych. Aby dokument został zarejestrowany musi: a) należeć do akt sprawy (został przysłany lub stworzony przez organ i dotyczy zakresu obowiązków i działań organu; b) stanowić część korespondencji (został przysłany do organu bądź przez niego wysłany) c) posiadać istotną treść (musi jednocześnie być tematem oraz posiadać wartość dokumentacji). Kiedy wszystkie trzy warunki są spełnione, dokument jest rejestrowany w dzienniku. Wewnętrzne dokumenty są wprowadzane do dziennika wówczas, gdy jednostka uzna to za stosowne.

7 Ustawa o Archiwach (the Archives Act) Brakowanie - gdy materiał archiwalny przestał być istotny dla dokumentacji sprawy bądź utracił swoją wartość jako dokumentacja. Może zostać wówczas zniszczony bądź skasowany. Sekcja 9(c) zgodę na brakowanie wydaje Generalny Dyrektor Narodowych Służb Archiwalnych. Niezależnie od niego, Norweski Inspektorat Danych (Norwegian Data Inspectorate) może podejmować decyzje dotyczące usuwania danych osobowych (na podstawie ust. 29 Ustawy o Danych Osobowych). Wówczas jednak Generalny Dyrektor musi wyrazić swoją opinię. Materiał archiwalny podlegający obowiązkowi archiwizacji ze względu na swoją wartość kulturalną bądź dokumentacyjną NIE podlega brakowaniu. Jest to możliwe jedynie po uzyskaniu specjalnej zgody Dyrektora Generalnego. Brakowanie jest czynnością nieodwracalną.

8 Freedom of Information Act Ustawa z 19 maja 2006 nr 16 (zastąpiła ustawę z 1970 roku). Cel zapewnienie jawnej i otwartej działalności organów publicznych, ułatwienie dostępu do informacji, wolności wypowiedzi, demokratycznego udziału, praw jednostki, zaufania do instytucji publicznych i publicznej kontroli. Akt ma również ułatwić ponowne korzystanie z informacji. Dokumenty spraw, zespoły akt są dostępne do inspekcji, chyba, że z powodów prawnych zostały utajnione. Każdy może zażądać dostępu do akt, zespołów i spisów akt które są podobne do akt spraw dotyczących danego organu. Każdy może również zażądać dostępu do streszczenia informacji przechowywanych elektronicznie w bazach danej jednostki, jeśli przygotowanie takiego streszczenia nie wymaga skomplikowanych czynności. Organy publiczne podlegające ustawie są zobowiązane do przechowywania akt według zasad określonych w Ustawie o Archiwach i kolejnych rozporządzeniach. Organy, które dysponują elektronicznymi inwentarzami, są zobowiązane do udostępnienia ich publicznie w internecie. Dokumenty mogą zostać również udostępnione w internecie, jeśli nie stoi to w sprzeczności z innymi aktami prawnymi.

9 Ustawa o Administracji Publicznej (the Public Administration Act) Ustawa z 10 lutego 1967 o postępowaniu z dokumentacją w sprawach administracyjnych reguluje zasady postępowania z dokumentacją. Cel uregulowanie praw obywateli wówczas, kiedy wchodzą oni w interakcje z urzędami. Ustawa ma chronić prawa obywateli oraz gwarantować właściwe załatwianie spraw. Sekcja 18 ustawy gwarantuje dostęp do informacji osobistych. Rozporządzenie o e-administracji (e-administration Regulation) Wprowadzone w życie 1 lipca 2002 roku, kolejne zmiany weszły w życie 1 lipca 2004 roku; Cel przygotowanie regulacji które wprowadzą bezpieczne i efektywne użytkowanie komunikacji elektronicznej w administracji publicznej i z administracją publiczną. Ma ułatwiać korzystanie z form elektronicznych i promować ich zastosowanie (np. podpisy elektroniczne). Rozdział 2 informuje przede wszystkim o zasadach korzystania z informacji poufnych oraz danych osobowych. Rozdział 6 traktuje o zaszyfrowanych wiadomościach, podpisach elektronicznych i ich traktowaniu przez ciała administracyjne. Ustęp 26 ustala zasady archiwizowania bezpiecznych podpisów etc.

10 Ustawa o Danych Osobowych (the Personal Data Act) ustawa z 14 kwietnia 2000 nr 31 o danych osobowych (the Personal Data Act), weszła w życie 1 stycznia 2001 roku. Ustawa zastąpiła stary akt z 1978 roku. Ustawa dotyczy przetwarzania danych osobowych za pomocą systemów elektronicznych oraz przetwarzania danych manualnie, co wiąże się ze stworzeniem rejestru. Cel ochrona osób przed nieuprawnionym i niewłaściwym wykorzystaniem informacji osobowych poprzez niewłaściwe traktowanie i używanie dokumentów. Ustawa ma zapewnić, że dane osobowe będą traktowane we właściwy sposób, zapewniający prywatność. Ustawa skupia się na przetwarzaniu danych osobowych pozyskiwaniu, zapisywaniu, przechowywaniu, udostępnianiu. Dodatkowa regulacja z 15 grudnia 2000 nr 1265

11 Ustawa o Podpisie Elektronicznym (the e-signature Act) Ustawa z 15 czerwca 2001 roku nr 81, weszła w życie 1 lipca 2001 roku; Ma zapewnić dostęp do certyfikowanych usług i produktów na rynku norweskim by umożliwić korzystanie z najwyższych standardów bezpieczeństwa. Podpis elektroniczny może być używany do weryfikowania elektronicznie przekazywanych informacji, czy nie zostały one zmienione po wysłaniu przez nadawcę. Ma on gwarantować autentyczność i integralność. Elektroniczne dowody osobiste i podpisy są konieczne do wprowadzenia systemów elektronicznych na większą skalę (wymaga to bezpiecznego identyfikowania się nawzajem w sieci). Podpis elektroniczny toruje drogę digitalizacji wielu serwisów publicznych. Podpis elektroniczny jest tak samo traktowany jak podpis odręczny. Dodatkowa regulacja z 15 grudnia 2000 nr 1265

12 Ustawa o Bezpieczeństwie (the Security Act) Ustawa z 20 marca 1998 nr 10 weszła w życie 1 lipca 2001 roku; Ma zapewnić bezpieczeństwo narodowe i ochronić interesy państwa przed szpiegostwem, sabotażem i terroryzmem poprzez użycie środków zapobiegawczych w całej administracji publicznej. Ma chronić prawa jednostki i zapewnić zaufanie do organów publicznych. Ma również ułatwić kontrolę instytucji państwowych.

13 Dekret o Ochronie (Protection Decree) Dekret z 17 marca 1972 nr 3352 dotyczy dokumentów wymagających ochrony ze względów innych niż te wymienione w Ustawie o Bezpieczeństwie i towarzyszących jej regulacjach dotyczących informacji niezależnie od sposobu ich zapisu/przechowywania. Ochrona dokumentów zgodnie z Dekretem może mieć miejsce jedynie gdy dokumenty będą zaklasyfikowane jako poufne i tajne wg Freedom of Information Act i kiedy ich ujawnienie może narobić szkód.