BIUROWOŚĆ WOJSKOWA W LATACH

Transkrypt

1 Lucjan Teter BIUROWOŚĆ WOJSKOWA W LATACH W latach wojsko polskie przeszło szereg reorganizacji i zmian; Dotyczyły one nie tylko ilości, ale i jakości formacji i służb wojskowych, zakładów i instytucji oraz najwyższych władz wojskowych 1. Wszystkie one, spełniając określone zadania, utrwalały swą czynność urzędową w postaci pism oraz dokumentów wysyłanych i otrzymywanych. Wszystkie posiadały i prowadziły kancelarie. W kancelariach wojskowych powstawały materiały archiwalne, obejmujące akta spraw zakończonych, akta zbędne w dalszej pracy. Z czasem przekształcały się one w zespoły akt, obejmujące akta powstałe w wyniku działalności instytucji i jednostek. W działalności biurowości wojskowej w latach , również następowały zmiany. Biurowość wojskowa obejmuje ogół czynności i urządzeń, zapewniających pisemne opracowanie dokumentów, związanych z działalnością instytucji, dowództw, jednostek i zakładów wojskowych, a w szczególności rozkazów, zarządzeń, raportów, sprawozdań i meldunków oraz załatwienie korespondencji, a także rejestrację i przechowywanie całości wytworu kancelaryjnego. Zależnie od ważności spraw, w latach międzywojennych przyjęto ogólnie dzielić korespondencję wojskową na jawną, poufną i tajną. Ze względu na rodzaj oraz 1 Problemy związane z zarysem organizacji i działalności władz naczelnych poruszają m.in. B. W o s z c z y ń s k i, Komisja Wojskowa i Ministerstwo Spraw Wojskowych w latach , Warszawa 1966 (maszynopis); E. K r a w c z y k, Demobilizacja i pokojowa organizacja Wojska Polskiego w latach , Warszawa 1963 (maszynopis). Ponadto: E. K o z ł o w s k i, Wojsko Polskie , Warszawa 1964.

2 termin sprawy, pisma służbowe dzielono na pilne i wykonywane w trybie normalnym. O pilności pisma decydował osobiście dowódca, szef biura, względnie wydziału. Do oznaczenia pilności używano odpowiedniego znaku lub pieczątki z napisem pilne. Znak ten oznaczał, że załatwienie powinno nastąpić tego samego dnia, w którymi otrzymano pismo do wy konania. W korespondencji wojskowej z okresu używano ujednoliconych formatów papieru. Również wymiary ksiąg oraz wszelkich druków były znormalizowane. 1. System dziennikowy w biurowości wojskowej Czynności kancelaryjne w wojsku, normowane były rozkazami i przepisami służbowymi. Pierwsze odpowiednie przepisy służbowe dla Ministerstwa Spraw Wojskowych, wydano 10 grudnia 1919 roku 2. Określały one m.in. zakres działania MSWojsk., podział czynności i wpływ akt oraz ich opracowanie, korespondencję z Sejmem, Radą Ministrów, ministrami, z władzami państw obcych oraz z władzami wojskowymi. Ustalały też wzory dzienników, ksiąg oraz stempli potrzebnych w pracy kancelarii wojskowych. Wszystkie pisma, wpływające i wychodzące, przechodziły przez dziennik podawczy, gdzie otrzymywały numer. Do dziennika podawczego zaprowadzono skorowidze: imienny, liczbowy, miejscowości i rzeczowy. Wpisywano w nich nazwisko, imię i adres petenta; numer akt i jego treść; liczbę dziennika (obcą i własną); miejscowość nadawcy, treść i numer pisma; przedmiot sprawy. Pisma układano chronologicznie. Obieg pism był zawiły i powolny. Towarzyszyły mu liczne zapisy i pokwitowania. Referent skrępowany był czynnościami kancelaryjnymi, gdyż pismo 2 CAW, Gabinet Ministra Spraw Wojskowych, t Opracowanie to zostało wykorzystane w późniejszych normatywach dotyczących problemu. Por.: Przepisy biurowe dla sił zbrojnych (projekt z r.); Biurowość w czasie pokoju dla dowództw i instytucji szczebla niższego (Biur-1 z r.); Biurowość w czasie pokoju dla dowództw i instytucji szczebla wyższego (Biur-2 z r.). Patrz też Encyklopedia Wojskowa, t. 1, Warszawa 1931, s

3 przechodziło wiele razy przez ten sam punkt obiegu. Zaznaczył się wyraźnie biurokratyzm i brak odpowiedzialności ze strony dowódców i szefów, czekających na pisemną podkładkę dla podjęcia decyzji. Ich inicjatywa i samodzielność były jednocześnie ograniczane odgórnie, gdyż brakowało ściśle sprecyzowanych podziałów czynności i kompetencji. W połowie 1921 roku minister spraw wojskowych określił, że biurokratyzm jako wytwór gnuśności, lenistwa, braku poczucia odpowiedzialności i obowiązku, jest zaprzeczeniem pracy rozumnej, wydajnej i celowej 3. Stwierdzał, iż armia w początkach swego istnienia winna szczególnie wystrzegać się tego starego, wiecznie na zwłokę działającego narowu. Wzywał przy tym wszystkich swoich współpracowników do jak najbardziej energicznego tępienia biurokratyzmu w podległych im biurach i urzędach. Wychodził bowiem z założenia, że szefowie departamentów i sekcji, winni sami każdą sprawę odpowiednio osądzić i pokierować, nie zaś stawać się źródłem tzw. szyberów czyli pozornego jej załatwiania 4. Poddawano krytyce objawy formalizmu, przerostu korespondencji oraz przewlekłego załatwiania, często pilnych spraw. Z Sejmu i Rady Ministrów napływały do MSWojsk. ponaglenia z powodu przekraczania terminów, ustalonych na otrzymanie odpowiedzi. Instytucje centralne MSWojsk. czyniły to samo w stosunku do podległych im jednostek i zakładów. Centralizacja w dziedzinie administracji wojskowej, nadmierna skłonność do uzgadniania i opiniowania, często występujące ostrożności w podejmowaniu decyzji i brania na siebie odpowiedzialności, wywoływały krytykę. Kancelarię wojskowe były przeładowane aktami. Każdy dzień przynosił duże ilości wpływającej korespondencji. Roczny wpływ pism w departamentach Ministerstwa Spraw Wojskowych i w sztabach dowództw okręgów generalnych, wynosił przeciętnie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy. Zarówno 3 Dodatek tajny nr 29 z dnia r. do Rozkazu Dziennego MSWojsk. nr Uwagi powyższe zostały wyrażone w związku z faktem następującym: Sekcja Traktatowa otrzymała dnia r. pilne pismo od szefa Wojskowej Misji Francuskiej dotyczące koncesji na aparaty lotnicze Towarzystwa Aero-Targ w Poznaniu. Zamiast osiągnąć w najkrótszej drodze porozumienie skierowano sprawę na przewlekłą drogę koszulkowych opinii. Po sześciotygodniowej wędrówce po różnych biurach MSWojsk. i Naczelnego Dowództwa (Szt. Gen.) sprawa nie doczekała się załatwienia. Zmusiło to Francuską Misję do interwencji, w wyniku której sprawa została wreszcie załatwiona. Por. dodatek tajny nr 29 z dnia r. (jak przypis 3).

4 administracja wojskowa jak i system kancelaryjny wymagały gruntownego i szybkiego uzdrowienia 5. Obowiązujący wówczas system kancelaryjny, oparty na wzorach austriackich, nie odpowiadał wymogom. Prowadzenie wielkiej ilości ksiąg kancelaryjnych było zjawiskiem powszechnym na różnych szczeblach. Zawiła manipulacja kancelaryjna pochłaniała wiele czasu. Kancelarie wojskowe najniższych szczebli w dużym stopniu korzystały z doświadczeń pracowników b. armii austriackiej. Istniejący stan rzeczy wymagał więc zmiany. 2. Próby reformy biurowości wojskowej Od roku 1924 datują się pierwsze prace zmierzające do uproszczenia biurowości wojskowej i jej reorganizacji. Początkowo założona została jeszcze jedna księga kancelaryjna tzw. księga rubryk, uwzględniająca numery odnoszące się do danego rodzaju spraw. Pod numerami dziennika podawczego dla danego pisma, notowano oznaczenie cyfrowe spraw. Było to przechodzenie do układu i rejestracji akt według podziału rzeczowego, z zachowaniem dziennika podawczego. Tego rodzaju manipulacja kancelaryjna wymagała prowadzenia tzw. księgi łączeń, podzielonej według kolejności liczb na numery odpowiadające grupom i rodzajom spraw, gdzie obok numeru notowano i hasła danej sprawy. W roku 1925 zaczęto propagować w Wojsku Polskim, amerykański system kancelaryjny. Między innymi przetłumaczone zostały przepisy biurowe obowiązujące w wojsku Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej, które jednak nie odpowiadały naszej organizacji i nie mogły być wprowadzone u nas 6. W biurach i departamentach zastanawiano się także nad innymi sposobami usprawnienia biurowości. Np. w Departamencie VIII Sanitarnym MSWojsk. 5 Raport szefa Biura Ogólno-Administracyjnego ze stanu prac nad przepisami o biurowości z dnia r. zamieszczony w przepisach biurowych dla sił zbrojnych z r. (por. przypis 1). 6 System ten propagował mjr Mach pracownik referatu przepisów i regulaminów Biura Szefa Administracji Armii.

5 opracowano wiosną 1925 roku projekt tymczasowej instrukcji dla służby kancelaryjnej, wykorzystywany dla przygotowania urzędników cywilnych MSWojsk. Podstawowy materiał do niego czerpano z rozporządzenia Rady Ministrów z 28 października 1920 roku oraz z rozkazów MSWojsk., dotyczących spraw kancelaryjnomanipulacyjnych 7. Ważnym elementem była tu praktyka nabyta w pracy kancelaryjnej. Czyniono starania o wydanie projektu w formie tymczasowej instrukcji, która by częściowo rekompensowała brak odpowiednich przepisów dla służby kancelaryjnej 8. Wkrótce jednak, bo już 10 lipca 1926 roku szef administracji armii przeprowadził z kierownikami kancelarii departamentów MSWojsk. odprawę, poświęconą sprawie uproszczenia biurowości w wojsku. Równocześnie zalecił im opracowanie oraz przedłożenie uwag i wniosków, zmierzających do usprawnienia pracy kancelaryjnej. W tym czasie, także Oddział I Sztabu Generalnego zajmował się kwestią uproszczenia biurowości w oddziałach liniowych, zlecając dowódcom okręgów korpusów przedłożenie wyczerpujących referatów w tej sprawie 9. W styczniu 1926 roku powołano pod przewodnictwem gen. S. Mokrzeckiego komisję do opracowania niezbędnych zmian w przepisach o biurowości w oddziałach, sztabach, zakładach i departamentach 10. Raporty przewodniczącego komisji, złożone ministrowi spraw wojskowych w dniach 30 marca i 23 czerwca 1926 roku informują, że przedmiotem szczegółowych badań były studia nad biurowością kompanii, szwadronów i baterii. Proponowane zmiany w biurowości nie zostały sprecyzowane ostatecznie. Powodem tego jak stwierdza gen. Mokrzecki było ogłoszenie przez Szefostwo Administracji Armii konkursu na opracowanie nowych 7 Przepisy i rozkazy władz wojskowych dotyczące zagadnień kancelaryjnych drukowano m.in. w Dzienniku Rozkazów MSWojsk., w Rozkazie Dziennym MSWojsk. z lat oraz rozsyłano w formie pism. 8 Dotychczasowe badania nie pozwalają-na stwierdzenie, czy zamiar ten został ostatecznie zrealizowany. 9 Materiały archiwalne dotyczące tego zagadnienia zachowały się w zespole akt Szefa Administracji Armii, t Por. Raport szefa Biura Ogólno-Adiministracyjnego ze stanu prac nad przepisami o biurowości z r. zamieszczony w projekcie o przepisach biurowych dla sił zbrojnych. Biuro Ogólno- Administracyjne l.dz /27.

6 przepisów gospodarczych i wzorów druków. Czekano więc na rozstrzygnięcie konkursu. Dlatego też praktycznie praca komisji została przerwana 11. W końcu marca 1927 roku rozpoczęła pracę nowa komisja redakcyjna, powołana przez wiceministra spraw wojskowych i szefa administracji armii 12. Zadaniem jej było m.in. wypracowanie jednolitego systemu kancelaryjnego i jednolitych przepisów służbowych dla kancelarii, przynajmniej od dywizji w dół oraz ustalenie sposobów ograniczenia korespondencji. Komisja ta dysponowała bogatym materiałem nadesłanym z różnych instytucji MSWojsk. Dowódcy Okręgów korpusów, w zasadzie postulowali opracowanie jednolitego regulaminu administracji wojskowej i służby kancelaryjnej. Dowodzili, że system korespondowania wykazuje wiele braków, które utrudniają i komplikują pracę kancelaryjną 13. Równocześnie DOK w swoim zakresie wydały rozkazy regulujące pracę kancelaryjną, zalecając jej uproszczenie 14. W rozkazach tych niejednokrotnie krytykowano dotychczas obowiązujący system obiegu korespondencji i całokształt spraw dotyczących biurowości. Zwracano m.in. uwagę na daleko posuniętą centralizację, która w dużym stopniu ograniczała samodzielność szefów poszczególnych komórek organizacyjnych instytucji wojskowych różnego szczebla 15. Na pogłębienie tej problematyki wywierał wówczas też wpływ Korpus Kontrolerów 16. W związku z opracowywaniem nowych przepisów służbowych o biurowości, minister spraw wojskowych zarządził, aby system biurowości obowiązujący dotychczas w instytucjach centralnych, jak też w dowództwach okręgów korpusów 11 O dotychczasowych wynikach obrad komisji informował gen. Mokrzecki w piśmie do szefa Biura Ogólno-Administracyjnego. Por. CAW, Szef Administracji Armii, t Przewodniczącym komisji został płk T. Malinowski, a członkami: mjr M. Porwit z Wojskowego Instytutu Naukowo-Wydawniczego, mjr SG B. Mikiewicz z Biura Ogólno-Administracyjnego, kpt. dr M. Młotek z 52 pułku piechoty (pp), kpt. S. Szydło z 51 pp, kpt. E. Metze z 71 pp. W maju 1927 r. przewodniczącym komisji został mjr Porwit, gdyż płk Malinowski otrzymał nowy przydział służbowy. 13 Referaty i wnioski w sprawie uproszczenia biurowości w wojsku. Patrz: CAW, Szef Administracji Armii, t Por. m.in. rozkaz nr 48 DOK-III, z dnia r., pkt 23 (biurowość i praca kancelaryjna uproszczenie). CAW, Kolekcja rozkazów DOK III, t Pisma dowódców okręgów korpusów z marca i kwietnia 1926 r. dotyczące biurowości w jednostkach podległych i- korespondencja z tym związana oraz memoriał płka w st. spocz. J. Pączkowskiego do MSWojsk. z dnia r. pt. Centralizacja, biurokracja i formalistyka w administracji wojskowej CAW, Szef Administracji Armii, t W ramach akcji oszczędnościowej w wojsku Korpus Kontrolerów zajmował się kwestią biurokratyzmu, przeładowania pracy czynnościami biurowymi i załatwiania spraw drogą korespondencyjną. Por. sprawozdania i korespondencja Korpusu Kontrolerów CAW, Korpus Kontrolerów, t. 43, 44, 47, 50,

7 oraz sposób zaopatrywania się w potrzebne książki i druki kancelaryjne, stosować do 1 kwietnia 1928 roku System dziennikowo-regestrowy W wyniku prac komisji redakcyjnej, działającej pod przewodnictwem płka Malinowskiego, a następnie mjra Porwita oraz badań przeprowadzonych wspólnie z przedstawicielami centralnych instytucji wojskowych, w czerwcu 1927 roku opracowano i przedłożono MSWojsk. projekt przepisów o biurowości dla siły zbrojnej, a także materiał i wnioski, co do ograniczenia korespondencji. Projekt ten, jako pierwszy zasadniczy krok zmierzający do uregulowania stosunków w dziedzinie biurowości, został rozesłany do centralnych władz wojskowych, szkół wojskowych, dowództw okręgów korpusów i jednostek celem wypowiedzenia się, szczególnie w sprawie: schematu regestru i ewentualnego uzupełnienia haseł, prowadzenia korespondencji, właściwości i celowości form korespondencji, załączonych do projektu wzorów i formularzy. Chodziło też o ewentualne sformułowanie wniosków co do: zaproponowanych skrótów, zakresu prac kancelaryjnych (wpływ korespondencji, otwieranie i sposób jej rozdziału, stosowanie pieczęci), przechowywania, wydzielania i niszczenia akt oraz innych czynności manipulacyjnych; zabezpieczenia tajemnicy służbowej oraz podziału spraw na tajne i poufne; pracy poszczególnych referentów, komisji i konferencji oraz współpracy pisemnej 18. Projekt przepisów o biurowości był oryginalną pracą polską, dostosowaną do poziomu sił biurowych, odpowiadającą ówczesnym warunkom funkcjonowania polskiej kancelarii. Składał się on z następujących rozdziałów: A. Zasady przewodnie biurowości, B. Organizacja biur, C. Korespondencja wojskowa (rodzaj i forma korespondencji, materiały kancelaryjne), D. Kancelaria (podział korespondencji, księgi kancelaryjne, sporządzanie pism, obieg pism, regestratura, wydzielanie i 17 Dz. Rozk. MSWojsk. nr 35, poz r. 18 Por. rozkaz I wiceministra i szefa Administracji Armii L.10633/27 z dnia r. Przepisy biurowe dla sił zbrojnych, Warszawa 1927, s. III.

8 niszczenie akt), E. Praca referendarska (charakterystyka pracy, plan pracy), F. Zabezpieczenie tajemnicy służbowej. Całokształt spraw wymienionych w rozdziałach A F ujęto w 144 punktach na 85 stronach. Omawiany projekt przepisu zawierał dwa załączniki: pierwszy wzory korespondencji wojskowej, dziennika podawczego, pieczęci, druków i ksiąg kancelaryjnych; drugi schemat regestru podzielony na 10 grup, a każda grupa na 10 podgrup obejmujących odpowiednie hasła. Podział ogólny na grupy w projekcie tym, przedstawiał się następująco: 0 99 Ogólne. Różne Organizacja Wyszkolenie Personalne. Sprawiedliwość Rachunkowość pieniężna Materiał. Sprzęt Środki lokomocji Wody. Marynarka Nieruchomości Zdrowie ludzi, zwierząt. Zamieszczono również skorowidz alfabetyczny haseł ujętych w grupach i podgrupach. Przesłane przez instytucje i jednostki uwagi oraz wnioski, uwzględnione zostały przy opracowaniu ostatecznej wersji przepisów. Dnia 11 grudnia 1926 roku rozkazem MSWojsk. został zatwierdzony i wprowadzony w życie przepis Biur-1 Biurowość w czasie pokoju, znacznie rozszerzony w porównaniu z projektem 19. Przepis ten składał się z trzech zasadniczych części oraz załączników i wzorów: część I postanowienia ogólne (obowiązujące zarówno dowództwa i instytucje na szczeblu niższym, jak władze i instytucje na szczeblu wyższym); część II czynności kancelaryjne w dowództwach i instytucjach 19 Wchodził on w życie z dniem r. i był rozwinięciem przepisów biurowych dla sił zbrojnych z r.

9 na szczeblu niższym; część III biurowość w instytucjach i władzach na szczeblu wyższym. Załączniki do przepisu obejmowały: nr 1 wykaz znaków konwencjonalnych w korespondencji telegraficznej, nr 2 instrukcję o prowadzeniu ksiąg i wypełnianiu druków kancelaryjnych, nr 3 schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją o stosowaniu schematu regestru. W rozkazie wprowadzającym w życie powyższe przepisy stwierdzano, że schemat regestru, oparty na pierwotnym projekcie, w ramach haseł ulegnie rewizji. W tym też celu władze i instytucje na szczeblu wyższym oraz samodzielne instytucje biurowe na szczeblu niższym, w terminie do dnia 30 września 1929 roku, winny były przedstawić wnioski, co do poprawek haseł oraz ewentualnego ich uzupełnienia. Do końca 1929 roku, tj. do czasu wydania przez MSWojsk. przewidzianych w przepisach kluczy hasłowych dla władz i instytucji na szczeblu wyższym oraz samodzielnych instytucji biurowych na szczeblu niższym, wspomniane władze i instytucje, stosować miały klucze hasłowe, zestawione we własnym zakresie. Rozkaz zabraniał stosowania jakichkolwiek innych ksiąg kancelaryjnych, nieprzewidzianych wspomnianym przepisem. Obowiązujące z dniem 1 stycznia 1929 roku przepisy wprowadzały, zasadnicze zmiany w sposobie rejestracji i przechowywania akt, pozostawiając w dalszym ciągu dziennik podawczy. Załącznik nr 3 do Biur-1 schemat regestru ze skorowidzem alfabetycznym i instrukcją o jego stosowaniu dzielił sprawy ze względu na charakter i rodzaj na haseł, które w niewielkim stopniu różniły się od projektu z roku Każde pismo otrzymywało odpowiedni numer cyfrowy regestru. Danemu numerowi odpowiadała teczka, w której przechowywano odnośne pisma. Dla szczegółowego określenia sprawy używano prócz tego tzw. klucza haseł, który dzielił szczegółowo grupę spraw. Każdemu hasłu odpowiadała cyfra (np. cyfra 2 odpowiadała hasłu wyszkolenie ; to z kolei podzielone było na 10 grup, grupa na 10 podgrup: ). Numer regestru, łącznie z kluczem haseł stanowił znak pisma, według którego można je było odszukać w odpowiedniej teczce. System ten wymagał prowadzenia księgi regestrowej. Zaznaczano w niej numer według regestru i odpowiadające mu hasło (w postaci ułamka). Następnie

10 wpisywano numery dziennika podawczego odpowiednich pism, cyfrę odpowiadającą zwężonemu hasłu i cyfrę oznaczającą ilości pism tej sprawy. W odpowiedniej rubryce dziennika podawczego wpisywano znak akt według księgi regestrowej; System ten był skomplikowany przez liczne znaki złożone z właściwego numeru regestru oraz numeru w postaci ułamka, określającego bliższą przynależność według klucza haseł. Tak więc było to rozwiązanie połowiczne i nie uprościło biurowości w stopniu pożądanym. Próby usprawnienia biurowości trwały więc dalej i szły w kierunku zniesienia dziennika podawczego oraz ulepszenia sposobu stosowania regestru. Likwidacja dziennika miała uprościć samą rejestrację pism, a ulepszenie stosowania regestru usunąć zagmatwane znaki aktu. Wysiłki podejmowane w tym kierunku, zakończone zostały zupełną zmianą podstaw i zasad biurowości wojskowej, wprowadzoną w roku Zbiegły się one z reorganizacją biurowości w urzędach państwowych cywilnych, wprowadzoną uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 roku o przepisach kancelaryjnych w administracji publicznej System bezdziennikowy w kancelarii wojskowej Wprowadzona w życie rozkazem Ministerstwa Spraw Wojskowych z dnia 30 lipca 1931 roku Biurowość władz i instytucji szczebla wyższego jako Biur-2 obejmowała: część I Postanowienia ogólne (zasady biurowości, zabezpieczenie tajemnicy służbowej, rodzaje korespondencji i charakter akt); część II Metody pracy (postanowienia organizacyjne, plan i metody pracy wewnątrz biura, współpraca między biurami, załatwianie spraw); część III Zasady systemu kancelaryjnego 20 Monitor Polski nr 196, poz. 273 z 27 sierpnia 1931 r. Zagadnienia związane z dziejami kancelarii w administracji cywilnej omawiają: T. M a n t e u f f e l, Początki współczesnej państwowej biurowości polskiej, jako materiał do organizacji registratur w urzędach państwowych ( ), Archeion nr 5, 1929, s. 53 i nast.; M. M o t a s, Pomoce kancelaryjne w okresie międzywojennym, Archeion nr 35, 1961, S ; tegoż. Zarys dziejów kancelarii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w latach , Archeion nr 43, 1966, s i Z dziejów Kancelarii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w latach , Archeion nr 44, 1966, s

11 (kancelaria, obieg pism, podział czynności, wpływ korespondencji z zewnątrz, podział pism, wymiana korespondencji między biurami, wpływ pism do biura i podział między referentów, rejestracja i oznaczanie pism, przygotowanie pism i czystopisy, przekazanie do kancelarii korespondencji wysyłanej na zewnątrz, wysyłanie pism, przechowywanie akt); część IV Organizacja pracy biurowej kancelaryjnej (wskazania ogólne, organizacja pracy w okręgach korpusów, organizacja pracy we władzach instytucjach centralnych). Zawierała ona też spis oraz wykaz wzorów i załączników, a mianowicie: instrukcję o pieczęciach i pieczątkach (zał. nr 1), instrukcję o redagowaniu pism (zał. nr 2), instrukcję o składach akt (zał. nr 3), schemat wykazu akt trzycyfrowy (zał. nr 4), schemat wykazu akt czterocyfrowy (zał. nr 5), klucze do układu akt (zał. nr 6). Biurowość wojskowa objęta została przepisami Biur-1 i Biur-2. Przepisy Biur- 1 przeznaczone były dla dowództw lub instytucji szczebla niższego, zaś Biur-2 dla dowództw i instytucji szczebla wyższego. W pracy biur i kancelarii starano się odtąd załatwiać sprawy szybko, prosto, życiowo i o ile możności bezpośrednio. Sprawność biurową osiągano przez odpowiednią organizację pracy, odciążenie dowódcy, kierownika lub szefa od pracy kancelaryjnej. Dążono do zmniejszenia pomocniczego personelu kancelaryjnego, jak również zredukowania czasu potrzebnego na załatwienie spraw. Zgodnie z przepisami Biur-2, pisma należało sporządzać tylko w wypadku istotnej potrzeby, a w oddziałach i pododdziałach ograniczyć do istotnie najniezbędniejszych. Zalecane było, aby pisać jak najmniej, natomiast jak najwięcej spraw załatwiać ustnie, drogą odpraw, omówień, raportów i osobistego kontaktu, jeżeli nie ucierpi na tym sprawa, a sposób załatwiania nie wywoła większych kosztów. O ile istniały możliwości, to wpływające sprawy należało załatwić tego samego dnia i jak najczęściej odręcznie. Z nowymi zasadami wiązała się też oszczędność czasu. Starano się więc uprościć biurowość, zmechanizować czynności kancelaryjne przez ujednolicenie urządzeń biurowych i formy pism oraz stosowanie pism typowych (formularzy). Do tego celu służyły też odpowiednie pieczątki upraszczające i mechanizujące pewne czynności kancelaryjne, jak również normujące i zabezpieczające obieg pism.

12 Przy załatwianiu wszelkich spraw obowiązywała zasada przestrzegania tajemnicy służbowej, co też regulowały oddzielne przepisy 21. Wszystkie sprawy dzielono na jawne, poufne i tajne. Instrukcja o załatwianiu pism tajnych i poufnych określała też sposób obchodzenia się z nimi. Zgodnie z przepisami korespondencja wojskowa najogólniej dzieliła się na: 1) rozkazy przekazanie woli przełożonego podwładnemu, 2) zawiadomienia przesyłanie opinii lub wiadomości przez przełożonego podwładnemu lub przez równorzędnych sobie, 3) meldunki krótkie zdanie sprawy przełożonemu, 4) raporty szerzej ujęte przedstawienie pewnych zdarzeń lub czynności, 5) prośby. Do obowiązków kierownika kancelarii, zgodnie z przepisami, należały następujące czynności: przyjmowanie i podział korespondencji, oznaczanie pism numerami wykazu akt w niższych dowództwach, przedstawianie dowódcy pism wymagających jego decyzji, wysyłanie pism, sprawozdań i wykazów, sprawdzanie czystopisów i przechowywanie rozkazów, kompletowanie rozkazów dziennych dowódcy, prowadzenie wykazu obsady personalnej, przechowywanie pieczęci, nadzór nad porządkiem kancelaryjnym. W dowództwach szczebla wyższego, obowiązki kierownika kancelarii normowane były wewnętrznymi przepisami instytucji. W biurach szczebla wyższego (głównie centralnych władz wojskowych) rozróżniano sprawy zasadnicze, programowe, dużej wagi stanowiące istotę pracy i typowe wynikające z zastosowania pewnych przepisów, rozkazów oraz z codziennego biegu życia wojska. Myślą przewodnią pracy w kancelariach wojskowych była prostota i sprężystość. W związku z tym unikano zbędnej korespondencji np. pisemnego porozumienia się wewnątrz danego biura. W celu osiągnięcia jednolitości i sprawności pracy, wprowadzono odprawy w wyższych dowództwach oraz odprawy i raporty ustne w niższych. Celem tych odpraw było osobiste porozumienie się przełożonego z 21 Przepisy te ogłaszano w Dzienniku Rozkazów, rozkazach dziennych i regulaminach biurowych wydawanych w oparciu o Biur-1 i Biur-2. Dnia r. MSWojsk. wydało instrukcję o załatwianiu pism tajnych i poufnych, która weszła w życie jednocześnie z właściwymi przepisami Biur-1 i Biur-2. Jej uzupełnienie ukazało się w roku 1932.

13 podwładnymi, przekazywanie dyrektyw wyższego dowódcy i zorientowanie się w całokształcie pracy. W niższych dowództwach zalecano notowanie woli dowódcy wprost na akcie, względnie załączonej do niego kartce. Przy załatwianiu spraw wyodrębniano sprawy terminowe, przestrzegano też kolejności spraw pilnych. Biura jednej instytucji posiadały jedną kancelarię, która powołana była do: przyjmowania i przydzielania pism wpływających, sporządzania czystopisów, wysyłania korespondencji na zewnątrz i prowadzenia składu akt. Podziału zadań wewnątrz biura (departamentu) dokonywał jego szef. Rozdzielał on grupy czynności między szefów wydziałów, a ci z kolei przekazywali je referentom. Podział ten dokonywano według numerów schematu wykazu akt, w zakresie przydzielonym danej komórce organizacyjnej. Zakres czynności był stały: sprawy opatrzone odpowiednim numerem, kancelaria przydzielała właściwym referentom. Cechą rozpoznawczą danej sprawy był numer ustalony schematem wykazu akt, który odpowiadał komórce organizacyjnej, załatwiającej daną grupę spraw. Z nim też związana była teczka, znajdująca się u referenta. Pisma wpływające posiadały właściwy numer. Odpowiedzi powoływały się na numer sprawy, oznaczony cyfrą. Pismom nie posiadającym tych cech, nadawano numer na podstawie treści wpływu i skorowidza schematu wykazu akt. Całą korespondencję, wpływającą z zewnątrz, przyjmował kierownik kancelarii. W kancelariach dowództw wyższych obowiązywało jednorazowe otwieranie wpływu dziennego. Kierownik kancelarii sprawdzał stan korespondencji, ilość załączników itp. Niedokładność i wątpliwości wyjaśniał natychmiast ustnie, telefonicznie lub pisemnie. Pisma adresowane do rąk własnych dowódcy, oddawano bez naruszenia ich stanu. Kierownik kancelarii odciskał na pismach pieczątkę wpływu i wpisywał datę wpływu oraz przydział. On też dzielił pisma na jawne, tajne i poufne (na tajnych i poufnych pieczątka czerwona). Posegregowaną korespondencję wpisywał do rozdzielnika pism, względnie do księgi doręczeń obiegu wewnętrznego. W rozdzielniku wpisywano tylko datę oraz ilość otrzymanych i przydzielonych poszczególnym referentom pism. Do oznaczenia, łączenia, rejestracji i przechowywania służył schemat wykazu akt (zał. nr 4 trzycyfrowy, zał. nr 5 czterocyfrowy). Na jego podstawie

14 przydzielano określone grupy spraw odpowiednim organom, komórkom organizacyjnym czy referentom. Podział ogólny czynności zarządzał minister spraw wojskowych, rozdzielając sprawy ujęte w schemacie wykazu akt, między poszczególne biura. Plan tego podziału, zgodnie z przepisami o biurowości władz i instytucji wyższego szczebla (Biur-2, paragraf 94), ogłaszano w rozkazie dziennym MSWojsk. 22. Rejestracja pism wychodzących w biurach instytucji wojskowych polegała na: nadaniu właściwego numeru sprawy wg schematu wykazu akt, który wpisywano do pieczątki wpływu w rubryce Nr sprawy ; wpisaniu pisma do rejestru pism i włączeniu go do odpowiedniej teczki. Pisma wchodzące wpisywano do rejestru podając datę, numer porządkowy wpływu w danym dniu, numer sprawy, krótką treść, nadawcę, datę załatwienia, ewentualne uwagi. Nadany numer wg schematu rejestru, wraz z datą pisma, stanowił jego znak. Rejestr pism pozwalał zorientować się w ilości i jakości pism otrzymanych przez dany organ do załatwienia oraz które z pism załatwiono i ile spraw pozostało jeszcze do załatwienia. Liczby porządkowe rejestru pism zaczynano codziennie od jedności. Ilość teczek w kancelarii zależna była od podziału czynności. Istniały teczki grupowe odpowiadające pewnej grupie spraw i rodzajowe związane z podziałem spraw wewnątrz grupy. Strona tytułowa teczki oznaczona była pieczątką nagłówkową dowództwa (u góry w lewym rogu), datą założenia teczki (pod pieczątką), numerem teczki (po środku) oraz hasłem odpowiadającym danemu numerowi, według schematu wykazu akt. Ponadto teczki zaopatrzone były u góry, z prawej strony, w nazwę organu załatwiającego dane sprawy. Wewnątrz teczki aktom nadawano układ, w zależności od ich rodzaju: alfabetyczny jeśli w grę wchodziły nazwiska, chronologiczny jeśli były to pisma łączące się ze sprawami, powtarzającymi się okresowo, wg formacji w wypadku prowadzenia jednorodnej korespondencji z różnymi jednostkami wojskowymi. Akta 22 Podział czynności na biura i departamenty MSWojsk. określał rozkaz dzienny MSWojsk. nr 31 z dnia r. Już jednak tegoż roku został on anulowany, a na jego miejsce wprowadzono nowy podział czynności ogłoszony w dodatku do rozkazu dziennego MSWojsk. nr 35. Określał on cyfrowe oznaczenia grup rzeczowych podanych w schemacie wykazu akt.

15 załatwione i zbędne do dalszej pracy przechowywano w tzw. składach akt, które organizowały tylko kancelarie dowództw. Do prowadzenia ewidencji akt w składach służyły: schemat wykazu akt, na którym notowano daty przyjęcia poszczególnych kategorii akt oraz nazwę organu oddającego; spisy akt wydzielonych, używane przy wszelkiego rodzaju postępowaniu z aktami wydzielonymi ze składu akt; karty wypożyczenia akt. Okres przechowywania w składach, akt załatwianych, wynosił 10 lat. Pod względem znaczenia, uzasadniającego potrzebę dłuższego lub krótszego przechowywania, dzielono akta na dwie kategorie: A o znaczeniu trwałym i B o znaczeniu czasowym. Zaliczanie akt do tych kategorii dokonywano na podstawie oddzielnych zarządzeń. W składzie dokonywane było tzw. wydzielanie akt, które miało na celu: ustalenie właściwej kategorii, wydzielenie akt potrzebnych do bieżącego urzędowania; przygotowanie akt do przekazania archiwum na dalsze przechowywanie; mszczenie akt o wartości czasowej, niepotrzebnych do dalszej pracy. Po wykonaniu tych czynności zawiadamiano właściwe archiwum wojskowe oraz przełożonego o dalszych zamierzeniach, co do losu akt przewidzianych do wydzielania, podlegających przekazaniu do archiwum wojskowego lub zniszczeniu. Równocześnie przedstawiano wykaz akt proponowanych do wydzielenia. Określony był okres 2 miesięcy na otrzymanie zgody, zastrzeżeń czy zleceń ze strony archiwum lub władz przełożonych Biurowość w instytucjach centralnych i okręgach korpusów Postanowienia czwartej części Biur-2 zawierały wskazania, co do organizacji pracy biurowej w instytucjach centralnych i okręgach korpusów. Stwierdzano w nich, że funkcjonalność nowego systemu uzależniona jest od umiejętnego, praktycznego uzgodnienia zasad podstawowych z istotnymi potrzebami dowództw i instytucji Do 23 Postępowanie z produkcją kancelaryjną w składach akt regulowane było w oparciu o załącznik nr 3 do Biur-1 i Biur-2. Od dnia r. obowiązywała też specjalna instrukcja o przechowywaniu, wydzielaniu i niszczeniu akt, wydana staraniem Archiwum Wojskowego (maszynopis).

16 podstawowych wymogów dobrej organizacji zaliczano: oszczędność środków i personelu, uzgadnianie czynności w czasie (planowanie pracy), porządek i punktualność w wykonywaniu poszczególnych czynności. Ścisłe przestrzeganie podziału czynności stanowiło niezbędny warunek sprawnego urzędowania. Głównym środkiem, ułatwiającym przeprowadzanie należytego podziału czynności, były schematy wykazu akt. Organizację i tok pracy biurowej w okręgach korpusów, ustalały odpowiednie regulaminy, wydawane przez poszczególnych dowódców, w myśl obowiązujących przepisów i z przystosowaniem do potrzeb. Dowódca okręgu korpusu nadzorował czynności biurowe przez delegowanych w tym celu instruktorów, wydawał właściwe zarządzenia oraz uzgadniał między podległymi formacjami zasady funkcjonowania kancelarii. Natomiast kancelaria DOK obsługiwała wszystkie oddziały i referaty sztabu, okręgowy urząd wychowania fizycznego i przysposobienia wojskowego, samodzielny referat informacyjny (tylko dla spraw jawnych), inspektora poborowego, okręgowy urząd budownictwa oraz szefostwa uzbrojenia, inżynierii, sanitarne, weterynarii, intendentury, budownictwa i duszpasterstwa 24. Regulaminy biurowe dowództw okręgów korpusów określały m.in. godziny odbioru, otwierania, przekazywania, wymiany, przeglądu i referatu. Ponadto ustalały sposób wykonywania czystopisów, oznaczania i podpisywania pism. Określały też czynności punktu wymiany korespondencji oraz prowadzenia teczek spraw i przekazywania ich do składu akt. Regulaminy posiadały załączniki w postaci: zestawienia spraw według schematu wykazu akt trzycyfrowego dla oddziałów, referatów, urzędów i szefostw DOK; listy wspólnych numerów schematu wykazu akt, rozdzielnika pism, arkusza rejestru pism prowadzonego przez referenta, karty wypożyczenia akt oraz wykresy normalnego obiegu pism. Organizację pracy biurowej w poszczególnych organach centralnych, posiadających własne kancelarie, ustalały oddzielne regulaminy biurowe, które wydawali: minister spraw wojskowych dla bezpośrednio podległego mu ministerstwa, Kierownictwa Marynarki Wojennej i biur Generalnego Inspektoratu Sił 24 Z dniem r. zlikwidowane zostały w okręgach korpusów kancelarie poszczególnych szefostw. Kancelaria DOK obejmowała: dział podawczy, czystopisarnię, ekspedycję (punkt wymiany korespondencji) oraz skład akt.

17 Zbrojnych; szef Sztabu Głównego dla Sztabu, kierownictwa fortyfikacji oraz innych instytucji, nad którymi sprawował całkowity nadzór. Już w miesiącu sierpniu 1931 roku. ukazały się regulaminy ustalające, podobnie jak w dowództwach okręgów korpusów, właściwy zakres pracy biurowej wspomnianych instytucji 25. Uregulowano m.in. godziny otwierania, odbioru, przekazywania, wymiany między biurami, przeglądu i podziału korespondencji, określono sposób obiegu pism. między komórkami organizacyjnymi, sposób postępowania z wpływami. Regulaminy precyzowały zagadnienia punktów wymiany korespondencji, prowadzenia teczek spraw, ich przechowywania i przekazywania do składu akt 26. Wraz z wydaniem regulaminu biurowego, przeprowadzono w danej instytucji podział czynności, przez rozdzielenie między podległe komórki organizacyjne grup rodzajów ujętych w schemacie wykazu akt. W wypadku przeprowadzania reorganizacji lub zmian w zakresie funkcjonowania poszczególnych komórek, przeprowadzono też właściwe korekty w planach podziału czynności i ewentualnie w regulaminach biurowych. Schemat wykazu akt ujmował tylko przedmioty np. broń, amunicję, nieruchomości, wydatki, przepisy itp. Natomiast czynności wykonywane w stosunku do przedmiotów, na ogół zostały pominięte, z wyjątkiem ważniejszych, stanowiących jakby odrębny przedmiot, np. wyszkolenie, organizację itp. Te ostatnie ujmowano w schemacie pod osobnymi numerami. Korespondencję dotyczącą różnych czynności, a odnoszących się do tego samego przedmiotu. grupowano pod numerem, określającym dany przedmiot. Przy podziale numerów schematu między poszczególne komórki organizacyjne, starano się unikać rozbicia grup między kilka organów. Zależało to od wewnętrznej organizacji instytucji. Grupy numerów były przydzielane tak, aby kancelaria mogła automatycznie kierować sprawy do właściwych komórek. W poszczególnych komórkach organizacyjnych, biurowych, referatach można było posługiwać się tylko tymi numerami schematu, które zostały im przydzielone zgodnie z podziałem czynności. Przy posługiwaniu się schematem, obowiązkiem 25 Regulamin biurowy MSWojsk. wraz z załącznikami ukazał się dokładnie dnia r. 26 Skład akt MSWojsk. utworzony został dnia r. na mocy rozkazu MSWojsk. Obsługiwał on 23 instytucje. Dz. Rozk. nr 25, poz r.

18 kancelarii było zorientowanie się, jakiej grupy przedmiotów dotyczy dana sprawa i odesłanie pisma do organu kompetentnego. Z biegiem czasu postępowanie automatyzowało się coraz więcej wobec posługiwania się przez organa, o tych samych zakresach działania, tymi samymi numerami na wszystkich szczeblach. W ten sposób kancelaria, opierając się na numerze pisma, kierowała je automatycznie do organu, któremu dany numer został przydzielony. * W wyniku przepisów Biur-1 i Biur-2 wprowadzony został system bezdziennikowy. Punktem wyjściowym była potrzeba uproszczenia zasad funkcjonowania biurowości. Dążono do odrzucenia nadmiernego skrępowania i zwiększenia swobody w manipulacji kancelaryjnej. Biurowość została dostosowano do potrzeb danych urzędów. Zwrócono uwagę na samą technikę kancelaryjną, zalecono unikać zbytniej pisaniny i przewlekania w załatwianiu spraw. Przy organizowaniu samej pracy, brano pod uwagę zakres działalności urzędów, rodzaj czynności, korespondencję oraz wyszkolenie personelu urzędniczego i kierowniczego. Przepisy te nie zezwalały na centralizowanie biegu spraw w kancelarii, na tworzenie z niej organu nadrzędnego; wykazywały jej rolę jako organu pomocniczego, ułatwiającego pracę kierownikowi i referentom, wypełniającego ich wskazania. Kancelarii pozostawały do wykonania zadania pomocnicze w zakresie technicznego postępowania z aktami. Metody prowadzenia biurowości zawarte w przepisach z roku 1931 oparte były o zasadę rozwijającej się wówczas naukowej organizacji pracy, której myślą przewodnią było osiąganie jak największej wydajności, przy jak najmniejszym nakładzie wysiłku i czasu 27. Zakładano więc planowość w pracy oraz badanie warunków jej wykonywania. 27 Metoda naukowej organizacji pracy propagowana była w Europie przez H a u s m a n n a, szczególnie w opracowaniu pt. Reforma biurowości, jako część reformy administracji, Warszawa Por. też: S. T o m a s z k i e w i c z, Zarys zasad naukowej organizacji pracy oraz ich zastosowanie w biurowości (system bezdziennikowy), Warszawa 1930.

19 Wprowadzone, po długich dyskusjach, w roku 1931 przepisy, dotyczące zasad funkcjonowania biurowości w jednostkach i instytucjach wojskowych, obowiązywały już do wybuchu drugiej wojny światowej.