ZAPYTANIE OFERTOWE NR 98/RTRP/SC/2016

Transkrypt

1 Tyczyn, dnia 22 czerwca 2016 roku ZAPYTANIE OFERTOWE NR 98/RTRP/SC/2016 NA ORGANIZACJĘ RAJDU ROWEROWEGO NA TERENIE CZTERECH GMIN DOLINY STRUGU WRAZ Z PRZEPROWADZENIEM DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH ORAZ IMPREZY PODSUMOWUJĄCEJ WYDARZENIE. 1. Zamawiający Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu, Błażowa, ul. Myśliwska 16. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: Przemysław Grzebyk, tel , p.grzebyk@dolinastrugu.pl 2. Tryb udzielenia zamówienia Zamawiający realizując niniejsze postępowanie nie jest zobowiązany stosować przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu zapewnienia wydatkowania przyznanych środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności tj. skierowania zapytania ofertowego o identycznej treści, do co najmniej 3 oferentów. 3. Tytuł projektu Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu, realizowany przez Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu, współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 4. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu w związku z realizacją projektu pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu, realizowanego przez Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 5. Zakres zamówienia: 5.1 Organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu obejmująca w szczególności : a. wytyczenie i oznaczenie tras przejazdu składającego się z etapów obejmujących start i meta na terenie Rzeszowa, odcinki na terenie miasta Rzeszowa oraz gmin Tyczyn, Błażowa, Hyżne, Chmielnik. Łączna długość trasy powinna wynosić od 50 do 60 km; 1

2 b. zawiadomienie o wydarzeniu odpowiednich urzędów i służb właściwych dla lokalizacji organizowanej imprezy (urzędy gmin, policja, straż pożarna, urząd miasta, Starostwo Powiatowe, GDDKiA, PZDW); c. wytyczenie na trasie przejazdu uczestników min. dwóch miejsc dla postoju, zlokalizowanych w gminach Doliny Strugu. Punkty te powinny być odpowiednio oznaczone poprzez umieszczenie tabliczek z informacją "Punkt postoju", "Rajd rowerowy Doliny Strugu" oraz oznaczeniami programu szwajcarskiego. Każdy z punktów powinien być obsługiwany przez min. jedną osobę, d. opracowanie regulaminu rajdu, e. zorganizowanie na trasie przejazdu uczestników dwóch punktów bufetowych wyposażonych w nagłośnienie (muzyka, przekazywanie informacji do grupy przez mikrofon) z zapewnieniem napojów oraz poczęstunkiem dla uczestników. Bufet powinien obejmować wodę mineralną, napoje niegazowane o pojemność 0,5 l w łącznej ilości 300 szt. oraz drożdżówki w łącznej ilości 150 szt. kruche ciastka 12kg, owoce (banany, pomarańcze, itp.). f. zabezpieczenie rajdu poprzez dostępność samochodu jadącego za kolumną uczestników w celu umożliwienia przewiezienia uczestników wraz z rowerami, którzy nie będą mogli dokończyć rajdu z uwagi np. na usterkę roweru, brak kondycyjny; Samochód lub samochód wraz z przyczepką powinien mieć możliwość załadowania 7 rowerów oraz podwiezienia 7 uczestników rajdu., g. prowadzenie kolumny rowerowej poprzez dostępność samochodu jadącego na czele kolumny uczestników w celu umożliwienia prowadzenia uczestników rajdu określoną trasą, nadawania odpowiedniego tempa oraz kontroli nad uczestnikami rajdu, h. Zabezpieczenie rajdu w postaci min. 6 osób na rowerach, które jadą obok peletonu. i. uzyskanie zgody od właścicieli nieruchomości, na których będą zlokalizowane punkty postojowe. W miejscu postoju powinna być dostępna przestrzeń dla uczestników rajdu w liczbie min. 150 osób, j. zabezpieczenie służb medycznych dostępnych w trakcie wydarzenia, tj. minimum jednej karetki pogotowia podążającej za uczestnikami rajdu, min. 2 ratowników w miasteczku rajdu podczas organizowanych gier i zabaw dla dzieci k. zorganizowanie biura rajdu przed startem w celu zweryfikowania startujących osób; l. zapewnienie obsługi technicznej dla zawodników biorących udział; ł. wynajęcie instruktora jazdy rowerem, będącego do dyspozycji uczestników na godzinę przed rajdem oraz w trakcie rajdu. m. organizacja dwóch pokazów rowerowych z konkursem dla uczestników rajdu, każdy po 30 minut - trial rowerowy. n. zapewnienie punktu serwisowego w miasteczku zawodów i na trasie, umożliwiającego każdemu z uczestników naprawę usterki lub skonsultowanie się z mechanikiem. o. organizacja gier i zabaw dla dzieci i młodzieży w miasteczku rajdu w czasie odbywania się przejazdu rowerowego. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić odpowiedni teren dla organizacji zabaw i gier. p. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia zabezpieczenia miejsca odbywania pokazów, gier i zabaw w sposób gwarantujący bezpieczeństwo uczestnikom. r. Zapewnienie min. 2 osób prowadzących imprezę (konferansjer) od godzin porannych do zakończenia imprezy. s. Zapewnienie jednakowych koszulek dla obsługi, nawiązujących do odbywającego sie rajdu przeprowadzenie działań promocyjnych, w tym : 2

3 a. opracowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych: - plakaty : 100 szt., papier 130 g, format A3, pełny kolor, opracowanie projektu plakatu, - ulotki 500 szt. format A4, obustronna, składana w Z, pełny kolor, gramatura papieru : min. 130 g, opracowanie projektu ulotki, - opracowanie graficzne mapy z naniesieniem trasy rajdu w celu zamieszczenia jej na plakatach i ulotkach. - Wykonawca przedstawi dokumentację zdjęciową z umieszczenia plakatów. Ostateczna wersja projektu plakatu i ulotki do zatwierdzenia przez Zamawiającego, Dystrybucja plakatów oraz ulotek na 6 dni przed wydarzeniem. b. Opracowanie i emisja reklamy w radio, internet. - reklama na portalu internetowym o zasięgu regionalnym (np. portal internetowy jednego z dzienników regionalnych) : informacja oraz zaproszenie do udziału w wydarzeniu. Ostateczna wersja treści reklamy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy leży zamówienie powierzchni reklamowej na portalu ustalonym z Zamawiającym, dostarczenie treści reklamy. Reklama ma obejmować wynajem powierzchni reklamowej w postaci billboardu umieszczonego na stronie głównej portalu. Użytkownik po kliknięciu w billboard zostanie przekierowany do artykułu. Liczba wyświetleń - minimum 5000 szt.. - reklama w radio : liczba emisji : 14, czas trwania każdej emisji : min s., dni emisji: od 25 lipca do 30 lipca 2016 r. w godz. 6:00-22:00, ostateczna wersja treści reklamy oraz harmonogramu emisji do zatwierdzenia przez Zamawiającego, - uzyskanie patronatu medialnego, - rozmowa dziennikarza sportowego z organizatorem na temat rajdu, która zostanie wyemitowana w "Wiadomościach sportowych" radia, - promocja części artystycznej na podstawie rozmowy dziennikarza muzycznego z przynajmniej jednym zespołem i emisją utworów tego zespołu w radiu podczas audycji. c. wyprodukowanie koszulek dla uczestników rajdu : 20 szt. w rozmiarze S, 70 szt. w rozmiarze M, 60 szt. w rozmiarze L nadruk na koszulce zawierający logo Doliny Strugu, Swiss Contrybution, napis II rajd rowerowy Doliną Strugu, nadruk jednostronny w dwóch kolorach (czarny, czerwony). gramatura 170 g. d. przeprowadzenie reportażu po imprezie w postaci filmu (3 min, wywiad z organizatorem, uczestnikami). Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie z wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. e. wykonanie relacji zdjęciowej przez 2 fotografów. Jeden fotograf wykonujący zdjęcia podczas rajdu, drugi wykonujący dokumentację zdjęciową w miasteczku rajdu w trakcie trwania całego 3

4 wydarzenia. Dokumentację zdjęciową w postaci minium 500 zdjęć Wykonawca przekaże zamawiającemu na nośniku elektronicznym. f. Brama pneumatyczna z Informacjami o rajdzie (duży napis na górnej części bramy "Rajd rowerowy Doliną Strugu", na dwóch ścianach bocznych loga Gmin oraz Partnerów) 5.3. Organizacja spotkania na podsumowanie imprezy: - uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości, na której będzie zlokalizowana impreza podsumowująca rajd, - zaproszenie gości oficjalnych, - rozdanie nagród dla uczestników rajdu, - osoba prowadząca część oficjalną wraz m.in. z powitaniem gości, prowadzeniem konkursów, zapowiedzi od organizatorów w trakcie trwania całej imprezy. - organizacja cateringu. Poczęstunek w formule obiadu dla wszystkich uczestników rajdu w liczbie 150 osób. Poczęstunek obejmuje dla pojedynczego uczestnika danie ciepłe wraz z napojami, jak np. kompot, kawa, herbata, woda i soki (wszystko jednak w limicie do 30 zł/osobę). Oferta powinna zawierać następujące menu: danie ciepłe - zupa 150 porcji, drugie danie - grillowana karkówka lub kurczak z ziemniakami i zestawem surówek szt. sok 0,33/na osobę, zamówienie obejmuje również przygotowanie stołów, korzystanie z cateringu powinno być potwierdzone przez uczestników (podpis uczestnika), posiłki dla uczestników będą wydawane po okazaniu bloczka. Posiłek w postaci dania obiadowego. - organizacja Biura Rajdu - pełniącego funkcje informacyjne, prowadzącego rozdawnictwo koszulek i numerów dla uczestników, rozdawnictwo gadżetów, wydawanie bloczków z przydziałem na posiłek dla uczestników, udostępnienie listy uczestników, na której podpisy będą składać uczestnicy odbierający komplet gadżetów, numery startowe oraz bloczki do posiłków. - wynajęcie ławek i stołów na czas imprezy podsumowującej, (dla pomieszczenia ok. 150 osób) - rozdanie upominków dla wszystkich uczestników na kwotę 30 złotych na osobę. Wykonawca na etapie składania oferty przedstawi proponowany zestaw pojedynczego upominku. - rozdanie nagród w konkursie (np. bidony, pompka, vouchery, bon na zakupy w sklepie rowerowym/sportowym). Wartość nagród dla 20 osób na łączną kwotę 3000,00 złotych. Wykonawca na etapie składania oferty przedstawi proponowany zestaw nagród. - sporządzenie list potwierdzających odbiór upominków i nagród przez uczestników. - zorganizowanie koncertu w godzinach Rodzaj muzyki prezentowany przez zespoły powinien obejmować następujące gatunki : folk, rock, muzyka góralska lub muzyka łącząca powyższe gatunki muzyczne. Koncert powinien obejmować występ od dwóch do trzech zespołów muzycznych. - wynajęcie sceny, zabezpieczenie sceny, oświetlenia, nagłośnienia na scenie w trakcie imprezy. Podłoga sceny o rozmiarach 6 x 8 m, wys. 1 m Zadaszenie sceny 7 x 9 m Scena okotarowana z trzech stron 4

5 Tzw. wingi do podwieszenia nagłośnienia po zewnętrznej stronie sceny. Nagłośnienie: System frontowy typu d&b Q1 lub JBL VRX + odpowiednia ilość kolumn basowych. Konsoleta frontowa typu Soundcraft VI 6 lub Yamaha CL5 lub inna o równoważnych parametrach. Okablowanie, Mikrofony bezprzewodowe. Oświetlenie: 8 x inteligentna głowica oświetleniowa Frontowe oświetlenie żarowe. Okablowanie. Konsoleta sterująca. - wraz z ofertą oferent powinien przedłożyć godzinowy proponowany program rajdu. 6. Terminy realizacji zamówienia : Realizacja działań 5.1, 5.2 c, 5.2 d, 5.2.e, 5.3 ma zostać przeprowadzona w terminie do 31 lipca 2016 r. Termin realizacji działań 5.2.a. 25 lipca 2016 r. Termin realizacji działania 5.2.b w okresie od 25 lipca do 30 lipca 2016 r. 7. Wymagania w stosunku do Wykonawcy Wykonawca ma obowiązek wykonania wszelkich prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy, ze złożoną ofertą, z niniejszym zakresem zadań, oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby prawne lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które spełniają następujące warunki: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień - załączą odpis zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, szczególnie w zakresie wykonywania podobnych usług oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. (Oświadczenie Wykonawcy załącznik nr 3), o zamówienie mogą się ubiegać wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich trzech lat zorganizowali co najmniej trzy wydarzenia o charakterze sportowym skierowane dla min. 50 osób każde. (oświadczenie Wykonawcy - załącznik nr 3). Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy przed podpisaniem umowy do przedstawienia dokumentów na potwierdzenie spełniania wymagań określonych w zapytaniu. 8. Kryteria oceny oferty: a) Przy ocenie oferty brane pod uwagę będą następujące elementy: spełnianie wymienionych kryteriów formalnych, przedstawiona oferta cenowa % b) ceny nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy. 5

6 9 Sposób przygotowania oferty a) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę b) Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) c) Składający ofertę musi przedłożyć: wypełniony formularz ofertowy (według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) podpisaną klauzulę antykorupcyjną (Załącznik nr 2) podpisane oświadczenie oferenta o spełnianiu warunków (Załącznik nr 3) parafowany wzór umowy (Załącznik nr 4) proponowany zestaw upominków i nagród (Załącznik nr 5) odpis KRS lub inny dokument rejestrowy (dotyczy osób prawnych). proponowany godzinowy program rajdu. Niewypełnienie lub brak któregokolwiek z załączników będzie skutkować odrzeceniem oferty ze względów formalnych. d) Sposób i termin składania ofert Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć w zaklejonej kopercie do siedziby Biura Projektu, ul. Kościuszki 8, Tyczyn w terminie do dnia 30 czerwca 2016 r. do godziny 12:00 z dopiskiem na kopercie KONKURS nr 98/RTRP/SC/2016, decyduje data wpływu do biura. e) Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi osobę, której oferta została wybrana w terminie do 7 dni roboczych od ostatniego dnia, w którym mija termin przyjmowania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez Zamawiającego na sfinansowanie niniejszego zamówienia. W sytuacji gdy cena oferty przekroczy kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w trakcie realizacji zamówienia. f) Niniejsze zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: Do niniejszego formularza są załączone następujące dokumenty: 1. Formularz ofertowy (Załącznik nr 1) 2. Klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 2) 3. Oświadczenie (Załącznik nr 3) 4. Wzór umowy (Załącznik nr 4) 5. Proponowany zestaw upominków i nagród (Załącznik nr 5). 6

7 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Pieczęć firmowa Ja, niżej podpisany OFERTA WYKONAWCY działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy): Nazwa Adres siedziby NIP Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr 98/RTRP/SC/2016 na: Organizację rajdu rowerowego na terenie czterech gmin Doliny Strugu wraz z przeprowadzeniem działań promocyjnych oraz imprezy podsumowującej wydarzenie. w związku z realizacją projektu pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, składam ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia objętego zapytaniem ofertowym za cenę brutto w kwocie zł (słownie:.. zł). 1. Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 2. Zaoferowana cena jest ceną stałą w okresie obowiązywania umowy. 3. Oświadczam, ze zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami oraz przyjmuję bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jej treści. 4. Zobowiązuje się, w przypadku wyboru mojej osoby, do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez zamawiającego. (miejscowość, data)... czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty: 1. Podpisana klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 2). 2. Podpisane oświadczenie oferenta o spełnianiu warunków (Załącznik nr 3). 3. Parafowany wzór umowy (Załącznik nr 4). 4. Proponowany zestaw upominków i nagród (Załącznik nr 5). 5. Odpis KRS lub inny dokument rejestrowy. 7

8 Załącznik nr 2 Klauzula antykorupcyjna Oświadczam, że nie oferowałem ani nie dawałem żadnych korzyści majątkowych w celu wpłynięcia na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych 98/RTRP/SC/2016 w ramach Projektu pn. Wieloaspektowy Program rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz, że nie brałem udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcami, które miałyby na celu wpłynięcie na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami. miejscowość, data czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy 8

9 Załącznik nr 3 Miejscowość i data OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym nr 98/RTRP/SC/2016, tj. 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 3. Nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości, 4. Wykaz wydarzeń realizowane przez w ciągu ostatnich trzech lat. L.p Podmiot zleceniodawcy organizacji wydarzenia/dane kontaktowe (adres, nr telefonu) Nazwa wydarzenia Czas realizacji Liczba uczestników.. czytelny podpis 9

10 Załącznik nr 4 WZÓR UMOWY NR Zawarta w dniu w pomiędzy Regionalnym Towarzystwem Rolno - Przemysłowym Dolina Strugu, Błażowa, ul. Myśliwska 16, NIP reprezentowanym przez: 1. Kazimierz Jaworski Prezes Zarządu 2. Leś Adam Bała Członek Zarządu zwanym dalej Zamawiającym. a zwanym dalej Wykonawcą, 1 1. Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w wyniku postępowania konkursowego Przedmiotem umowy, zwanym dalej Zamówieniem jest: Organizacja rajdu rowerowego na terenie czterech gmin Doliny Strugu wraz z przeprowadzeniem działań promocyjnych oraz imprezy podsumowującej wydarzenie w ramach projektu pt. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu, realizowanego przez Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 2. Zakres zamówienia: 2.1 Organizacja rajdu rowerowego na terenie Doliny Strugu obejmująca w szczególności : a. wytyczenie i oznaczenie tras przejazdu składającego się z etapów obejmujących start i meta na terenie Rzeszowa, odcinki na terenie miasta Rzeszowa oraz gmin Tyczyn, Błażowa, Hyżne, Chmielnik. Łączna długość trasy powinna wynosić od 50 do 60 km; b. zawiadomienie o wydarzeniu odpowiednich urzędów i służb właściwych dla lokalizacji organizowanej imprezy (urzędy gmin, policja, straż pożarna, urząd miasta, Starostwo Powiatowe, GDDKiA, PZDW); c. wytyczenie na trasie przejazdu uczestników min. dwóch miejsc dla postoju, zlokalizowanych w gminach Doliny Strugu. Punkty te powinny być odpowiednio oznaczone poprzez umieszczenie tabliczek z informacją "Punkt postoju", "Rajd rowerowy Doliny Strugu" oraz oznaczeniami programu szwajcarskiego. Każdy z punktów powinien być obsługiwany przez min. jedną osobę, d. opracowanie regulaminu rajdu,

11 e. zorganizowanie na trasie przejazdu uczestników dwóch punktów bufetowych wyposażonych w nagłośnienie (muzyka, przekazywanie informacji do grupy przez mikrofon) z zapewnieniem napojów oraz poczęstunkiem dla uczestników. Bufet powinien obejmować wodę mineralną, napoje niegazowane o pojemność 0,5 l w łącznej ilości 300 szt. oraz drożdżówki w łącznej ilości 150 szt. kruche ciastka 12kg, owoce (banany, pomarańcze, itp.). f. zabezpieczenie rajdu poprzez dostępność samochodu jadącego za kolumną uczestników w celu umożliwienia przewiezienia uczestników wraz z rowerami, którzy nie będą mogli dokończyć rajdu z uwagi np. na usterkę roweru, brak kondycyjny; Samochód lub samochód wraz z przyczepką powinien mieć możliwość załadowania 7 rowerów oraz podwiezienia 7 uczestników rajdu., g. prowadzenie kolumny rowerowej poprzez dostępność samochodu jadącego na czele kolumny uczestników w celu umożliwienia prowadzenia uczestników rajdu określoną trasą, nadawania odpowiedniego tempa oraz kontroli nad uczestnikami rajdu, h. Zabezpieczenie rajdu w postaci min. 6 osób na rowerach, które jadą obok peletonu. i. uzyskanie zgody od właścicieli nieruchomości, na których będą zlokalizowane punkty postojowe. W miejscu postoju powinna być dostępna przestrzeń dla uczestników rajdu w liczbie min. 150 osób, j. zabezpieczenie służb medycznych dostępnych w trakcie wydarzenia, tj. minimum jednej karetki pogotowia podążającej za uczestnikami rajdu, min. 2 ratowników w miasteczku rajdu podczas organizowanych gier i zabaw dla dzieci k. zorganizowanie biura rajdu przed startem w celu zweryfikowania startujących osób; l. zapewnienie obsługi technicznej dla zawodników biorących udział; ł. wynajęcie instruktora jazdy rowerem, będącego do dyspozycji uczestników na godzinę przed rajdem oraz w trakcie rajdu. m. organizacja dwóch pokazów rowerowych z konkursem dla uczestników rajdu, każdy po 30 minut - trial rowerowy. n. zapewnienie punktu serwisowego w miasteczku zawodów i na trasie, umożliwiającego każdemu z uczestników naprawę usterki lub skonsultowanie się z mechanikiem. o. organizacja gier i zabaw dla dzieci i młodzieży w miasteczku rajdu w czasie odbywania się przejazdu rowerowego. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić odpowiedni teren dla organizacji zabaw i gier. p. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia zabezpieczenia miejsca odbywania pokazów, gier i zabaw w sposób gwarantujący bezpieczeństwo uczestnikom. r. Zapewnienie min. 2 osób prowadzących imprezę (konferansjer) od godzin porannych do zakończenia imprezy. s. Zapewnienie jednakowych koszulek dla obsługi, nawiązujących do odbywającego sie rajdu przeprowadzenie działań promocyjnych, w tym : a. opracowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych i informacyjnych: - plakaty : 100 szt., papier 130 g, format A3, pełny kolor, opracowanie projektu plakatu, - ulotki 500 szt. format A4, obustronna, składana w Z, pełny kolor, gramatura papieru : min. 130 g, opracowanie projektu ulotki,

12 - opracowanie graficzne mapy z naniesieniem trasy rajdu w celu zamieszczenia jej na plakatach i ulotkach. - Wykonawca przedstawi dokumentację zdjęciową z umieszczenia plakatów. Ostateczna wersja projektu plakatu i ulotki do zatwierdzenia przez Zamawiającego, Dystrybucja plakatów oraz ulotek na 6 dni przed wydarzeniem. b. Opracowanie i emisja reklamy w radio, internet. - reklama na portalu internetowym o zasięgu regionalnym (np. portal internetowy jednego z dzienników regionalnych) : informacja oraz zaproszenie do udziału w wydarzeniu. Ostateczna wersja treści reklamy do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy leży zamówienie powierzchni reklamowej na portalu ustalonym z Zamawiającym, dostarczenie treści reklamy. Reklama ma obejmować wynajem powierzchni reklamowej w postaci billboardu umieszczonego na stronie głównej portalu. Użytkownik po kliknięciu w billboard zostanie przekierowany do artykułu. Liczba wyświetleń - minimum 5000 szt.. - reklama w radio : liczba emisji : 14, czas trwania każdej emisji : min s., dni emisji: od 25 lipca do 30 lipca 2016 r. w godz. 6:00-22:00, ostateczna wersja treści reklamy oraz harmonogramu emisji do zatwierdzenia przez Zamawiającego. - rozmowa dziennikarza sportowego z organizatorem na temat rajdu, która zostanie wyemitowana w "Wiadomościach sportowych" radia. - promocja części artystycznej na podstawie rozmowy dziennikarza muzycznego z przynajmniej jednym zespołem i emisją utworów tego zespołu w radiu podczas audycji. c. wyprodukowanie koszulek dla uczestników rajdu : 20 szt. w rozmiarze S, 70 szt. w rozmiarze M, 60 szt. w rozmiarze L nadruk na koszulce zawierający logo Doliny Strugu, Swiss Contrybution, napis II rajd rowerowy Doliną Strugu, nadruk jednostronny w dwóch kolorach (czarny, czerwony). gramatura 170 g. d. przeprowadzenie reportażu po imprezie w postaci filmu (3 min, wywiad z organizatorem, uczestnikami). Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie z wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. e. wykonanie relacji zdjęciowej przez 2 fotografów. Jeden fotograf wykonujący zdjęcia podczas rajdu, drugi wykonujący dokumentację zdjęciową w miasteczku rajdu w trakcie trwania całego wydarzenia. Dokumentację zdjęciową w postaci minium 500 zdjęć Wykonawca przekaże zamawiającemu na nośniku elektronicznym.

13 f. Brama pneumatyczna z Informacjami o rajdzie (duży napis na górnej części bramy "Rajd rowerowy Doliną Strugu", na dwóch ścianach bocznych loga Gmin oraz Partnerów) 2.3. Organizacja spotkania na podsumowanie imprezy: - uzyskanie zgody od właściciela nieruchomości, na której będzie zlokalizowana impreza podsumowująca rajd, - zaproszenie gości oficjalnych, - rozdanie nagród dla uczestników rajdu, - osoba prowadząca część oficjalną wraz m.in. z powitaniem gości, prowadzeniem konkursów, zapowiedzi od organizatorów w trakcie trwania całej imprezy. - organizacja cateringu. Poczęstunek w formule obiadu dla wszystkich uczestników rajdu w liczbie 150 osób. Poczęstunek obejmuje dla pojedynczego uczestnika danie ciepłe wraz z napojami, jak np. kompot, kawa, herbata, woda i soki (wszystko jednak w limicie do 30 zł/osobę). Oferta powinna zawierać następujące menu: danie ciepłe - zupa 150 porcji, drugie danie - grillowana karkówka lub kurczak z ziemniakami i zestawem surówek szt. sok 0,33/na osobę, zamówienie obejmuje również przygotowanie stołów, korzystanie z cateringu powinno być potwierdzone przez uczestników (podpis uczestnika), posiłki dla uczestników będą wydawane po okazaniu bloczka. Posiłek w postaci dania obiadowego. - organizacja Biura Rajdu - pełniącego funkcje informacyjne, prowadzącego rozdawnictwo koszulek i numerów dla uczestników, rozdawnictwo gadżetów, wydawanie bloczków z przydziałem na posiłek dla uczestników, udostępnienie listy uczestników, na której podpisy będą składać uczestnicy odbierający komplet gadżetów, numery startowe oraz bloczki do posiłków. - wynajęcie ławek i stołów na czas imprezy podsumowującej, (dla pomieszczenia ok. 150 osób) - rozdanie upominków dla wszystkich uczestników na kwotę 30 złotych na osobę. Wykonawca na etapie składania oferty przedstawi proponowany zestaw pojedynczego upominku. - rozdanie nagród w konkursie (np. bidony, pompka, vouchery, bon na zakupy w sklepie rowerowym/sportowym). Wartość nagród dla 20 osób na łączną kwotę 3000,00 złotych. Wykonawca na etapie składania oferty przedstawi proponowany zestaw nagród. - sporządzenie list potwierdzających odbiór upominków i nagród przez uczestników. - zorganizowanie koncertu w godzinach Rodzaj muzyki prezentowany przez zespoły powinien obejmować następujące gatunki : folk, rock, muzyka góralska lub muzyka łącząca powyższe gatunki muzyczne. Koncert powinien obejmować występ od dwóch do trzech zespołów muzycznych.

14 - wynajęcie sceny, zabezpieczenie sceny, oświetlenia, nagłośnienia na scenie w trakcie imprezy. Podłoga sceny o rozmiarach 6 x 8 m, wys. 1 m Zadaszenie sceny 7 x 9 m Scena okotarowana z trzech stron Tzw. wingi do podwieszenia nagłośnienia po zewnętrznej stronie sceny. Nagłośnienie: System frontowy typu d&b Q1 lub JBL VRX + odpowiednia ilość kolumn basowych. Konsoleta frontowa typu Soundcraft VI 6 lub Yamaha CL5 lub inna o równoważnych parametrach. Okablowanie Mikrofony bezprzewodowe Oświetlenie: 8 x inteligentna głowica oświetleniowa Frontowe oświetlenie żarowe Okablowanie Konsoleta sterująca 3. Terminy realizacji: Realizacja działań 2.1, 2.2 c, 2.2 d, 2.2.e, 2.3 ma zostać przeprowadzona w terminie do 31 lipca 2016 r. Termin realizacji działań 2.2.a. 25 lipca 2016 r. Termin realizacji działania 2.2.b w okresie od 25 lipca do 30 lipca 2016 r. 4. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom Za realizację Zamówienia określonego w 2, Strony ustalają wynagrodzenie w wysokości zł. brutto (słownie: 00/100). Wynagrodzenie uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 2. Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, dokonana będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionego rachunku/faktury, podpisaniu protokołu odbioru przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń oraz dostarczeniu list potwierdzających odbiór zestawów gadżetów i nagród przez uczestników. 3. Warunkiem dokonania płatności będzie dostępność środków na rachunku bankowym Zamawiającego. Adresem dla doręczenia Zamawiającemu rachunku/faktury jest: Biuro Projektu w Tyczynie, Tyczyn, ul. Kościuszki 8. Jako dzień zapłaty strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.

15 4 1. Zamawiający w przypadku nie wykonania Zamówienia przez Wykonawcę, bądź wykonania go w sposób nienależyty, ma prawo do wypowiedzenia umowy bez odszkodowania. 2. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 3 ust Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. 6 Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się: a) ze strony Zamawiającego:. b) ze strony Wykonawcy:. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. 7 Zmiany treści Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 9 Spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy będą rozpoznawane przez sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 10 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Wykonawcy, i jeden dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca

16 Załącznik nr 5 Miejscowość i data PROPONOWANY ZESTAW UPOMINKÓW I NAGRÓD 1. Proponowany zestaw upominków. L.p Wyszczególnienie 1. Proponowany zestaw nagród. L.p Wyszczególnienie.. czytelny podpis