1. Organizację konkursu dotyczącego rozwoju Doliny Strugu w podziale na: a. Grafikę komputerową b. Malarstwo c. Fotografię z opisem.

Transkrypt

1 Tyczyn, roku ZAPYTANIE OFERTOWE NR 106/RTRP/SC/2016 DOTYCZĄCE ORGANIZACJI KONFERENCJI PODSUMOWUJĄCEJ PROJEKT PN. WIELOASPEKTOWY PROGRAM ROZWOJU SAMI SOBIE W MIKROREGIONIE DOLINA STRUGU REALIZOWANEGO PRZY WSPARCIU ŚRODKÓW SZWAJCARSKICH. 1. Zamawiający. ul. Myśliwska 16, Błażowa. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: Przemysław Grzebyk , p.grzebyk@dolinastrugu.pl 2. Tryb udzielenia zamówienia Zamawiający realizując niniejsze postępowanie nie jest zobowiązany stosować przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu zapewnienia wydatkowania przyznanych środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności tj. skierowania zapytania ofertowego o identycznej treści do co najmniej 3 oferentów. 3. Tytuł projektu Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu, realizowany przez Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu, współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 4. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowej konferencji naukowej podsumowującej projekt pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu realizowanego przy wsparciu środków szwajcarskich. Program konferencji zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zamawiana usługa obejmuje następujące zadania: 1. Organizację konkursu dotyczącego rozwoju Doliny Strugu w podziale na: a. Grafikę komputerową b. Malarstwo c. Fotografię z opisem. Strona 1 z 11

2 Wykonawca, w ciągu 3 dni od podpisania umowy z Zamawiającym przedstawi propozycję regulaminu konkursu. Celem konkursu jest zachęcenie dzieci i młodzieży do twórczego spojrzenia na przyszłość mikroregionu Doliny Strugu. Założenia: Temat: Pozytywne zmiany w Dolinie Strugu. Konkurs przewiduje wykonanie przez uczniów szkół prac, które zostaną poddane ocenie przez kapitułę. W konkursie będą mogli wziąć udział uczniowie szkół podstawowych, gimnazjów oraz szkół średnich z terenu Doliny Strugu. Każda ze szkół wyselekcjonuje 3 uczniów, którzy przedstawią swoje prace w w/w tematykach. Konkurs zostanie podzielony na 3 kategorie: szkoły podstawowe, gimnazja i szkoły średnie. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić kapitułę oceniającą prace, do której należeć będą: profesjonalny fotograf, grafik komputerowy oraz malarz/artysta, którzy będą oceniać prace w swoich kategoriach. Ostateczny termin przekazania prac kapitule: 17 październik 2016 r. (kapituła ocenia do piątku). Podczas konferencji, w dniu 24 października 2016 r. zwycięzcom konkursu zostaną przyznane nagrody rzeczowe oraz dyplomy za I, II i III miejsce w każdej z kategorii (łącznie 9 zestawów nagród). Nagrody łącznie nie mogą przekroczyć kwoty 500 zł za jeden zestaw nagród. 2. Organizację jednodniowej konferencji podsumowującej projekt. Konferencja odbędzie się w Szkole Liderów w Chmielniku 4B. W ramach konferencji wykonawca zobowiązany jest przygotować salę, która pomieści 100 osób (zaproszonych gości). Wykonawca zapewni także profesjonalne nagłośnienie z 2 bezprzewodowymi mikrofonami oraz osobę odpowiedzialną za nagłośnienie. W sali powinien znajdować się komputer przenośny, podłączony do projektora, na którym będą wyświetlane prezentacje wygłaszane w trakcie konferencji. Całość konferencji powinna być transmitowana na żywo na ekranach monitorów multimedialnych do sal, w których przebywać będzie młodzież, która uczestniczyła w programie Szkoły Liderów- 4 sale w których będzie przebywać łącznie 100 osób. 3. Zapewnienie tłumaczenia z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski w wykonaniu tłumacza w trakcie konferencji. 4. Przygotowanie cateringu dla 200 osób wraz z obsługą w trakcie konferencji w formie: 4.1 Ciągły serwis kawowy, uzupełniany na bieżąco w formie bufetu: kanapki, ciastka, napoje: kawa, herbata, cukier, cytryna, mleko, woda gazowana i niegazowana, soki. 4.2 Obiad dla 100 osób zawierający: zupa tradycyjna, (np. rosół, zupa krem), 350 ml na osobę, ciepłe danie obiadowe, (ziemniaki 250 g na osobę, mięso schab/drób 150 g na osobę), surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę, sok 0,33/na osobę wraz z serwisem kawowym j.w. Posiłek zorganizowany w wybranej przez Wykonawcę restauracji na terenie Doliny Strugu. Wykonawca zapewni autokar dla 50 osób na posiłek. 5. Przygotowanie oraz rozdawnictwo materiałów konferencyjnych w postaci: - wysokiej jakości bawełniane torby konferencyjne z długimi uszami; ilość 200 szt. mieszczące materiały formatu A4, kremowe, oznaczone logotypami: RTRP Dolina Strugu, Swiss Contribution, Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia i nazwą konferencji, Strona 2 z 11

3 - długopisy; ilość 200 szt. - niebieskie, piszące na niebiesko, oznaczone logotypami: RTRP Dolina Strugu, Swiss Contribution, Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia i nazwą konferencji, - notatniki; ilość 200 szt.; format A5, okładka: papier: 250 g, druk 4+4, kreda błysk, oznaczonych logotypem RTRP Dolina Strugu, Swiss Contribution, Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia i nazwą konferencji; środek: liczba kartek: 50, papier 100 g, - wykonanie projektu graficznego zaproszenia na konferencję, które będzie wysyłane w formie elektronicznej i papierowej w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej zawierające logotypy: RTRP Dolina Strugu, Swiss Contribution oraz Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia. - pendrive ze smyczą- 200 szt., o pojemności 4 GB z nadrukiem logotypów Swiss Contribution oraz Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia, zapakowany w papierowe pudełko z wgranymi materiałami z konferencji- prezentacje, wykłady. Wszystkie materiały konferencyjne powinny zostać wykonane zgodnie z Wytycznymi ws. Informacji i promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 6. Przygotowanie ekspozycji zawierającej produkty lokalne Doliny Strugu minimum 6 wystawców. Rodzaje beneficjentów i produktów objętych ekspozycją: Stoisko 1- Przetwórnie owocowo-warzywne (2 beneficjentów) wraz z degustacją. Świeże soki własnej produkcji w ilości 50 L. Stoisko 2- Gospodarstwa agroturystyczne, (co najmniej dwóch beneficjentów) wraz z degustacją. Dania regionalne Doliny Strugu- żur tradycyjny, bigos, racuchy z dżemem, kompot owocowy, kiełbasa, szynka wiejska, ogórek kiszony, porcji po 100g podawane na jednorazowych naczyniach (każdego z dań) Stoisko 3- Pszczelarstwo- dwóch beneficjentów prezentujących swoje wyroby, wraz z degustacją miodu różnych gatunków (co najmniej 4) w ilości każdy rodzaj- 1 L. Stoisko 4- Piekarnie - co najmniej 1 beneficjent wystawiający swoje wyroby- wraz z degustacją 10 rodzajów pieczywa w ilości 20 kg łącznie. Wykonawca zobowiązany jest przygotować dla każdego z beneficjentów materiały promocyjne opracowane zgodnie z wytycznymi ws. Informacji i promocji Szwajcarsko- Polskiego Programu Współpracy tj. co najmniej ulotkę zawierającą informacje na temat danego wystawcy. 7. Opracowanie i druk publikacji opisującej efekty wdrażania Programu oraz zmian osiągniętych w wyniku jego realizacji, zawierającej wszystkie elementy związane z promocją Marki Doliny Strugu. Publikacja powinna uwzględniać opis programu pomocy szwajcarskiej w Polsce, genezę i zakres oraz Programu Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu. Publikacja powinna obejmować także opis obiektów oraz miejsc, atrakcyjnych pod względem ekologii, turystyki, przedsiębiorczości, urlopu duchowego. W zakresie miejsc/obiektów koniecznych do ujęcia w publikacji powinny znaleźć się w szczególności : obiekty zabytkowe, obiekty sakralne, punkty widokowe, pomniki przyrody żywej, obszary chronionego krajobrazu, miejsca realizacji podprojektów Programu. Część publikacji powinna być poświęcona opisowi ważniejszych wydarzeń historycznych związanych z terenem Doliny Strugu jak również zamieszczeniu informacji o znaczących osobach związanych z tym terenem szczególnie związanych z rozwojem Doliny Strugu. Publikacja powinna zawierać minimum jedno zdjęcie dla każdego z opisywanych obiektów Strona 3 z 11

4 urlopu duchowego i opis (co najmniej 500 znaków dla danego obiektu). Publikacja powinna zawierać informacje nt. co najmniej 100 miejsc związanych z w/w zakresem. W treści publikacji powinny znaleźć się zdjęcia i opis autorów nagrodzonych prac w ramach przeprowadzonego konkursu, przedstawionego w punkcie 1. Publikacja powinna także zawierać treść i materiały z konferencji. Termin dostarczenia publikacji do 15 grudnia 2016r. 300 stron. min. 100 stron kolorowych. Druk 3000 szt. Zawartość, skład i grafika powinna zostać uzgodniona z Zamawiającym. Zawartość merytoryczną przygotuje Wykonawca. Zamawiający, w miarę możliwości, udostępni wykonawcy dostęp do wszelkich publikacji i opracowań związanych z przygotowywanym zakresem, który powinien znaleźć się w publikacji. Format publikacji oraz technika wykonania: 1) Format strony: A4 2) Oprawa: miękka klejona 3) Okładka druk: 4+0 offset 4) Uszlachetnienie okładki: folia mat 1+0, lakier UV wybiórczy 1+0 5) Okładka papier: karton jednostronnie powlekany gramatura 300 g/m2 6) Strony wewnątrz: druk 4+4 offset 7) Papier strony wewnątrz: kreda gloss gramatura 170 g/m2 8. Przygotowanie zestawów upominkowych- 100 szt., dla każdego uczestnika konferencji zawierającego produkty lokalne, np. chleb, dżem, miód, ciastka. W ramach przygotowania zestawu upominków, Wykonawca zobowiązany jest wykonać bawełniane torby z długimi uchwytami, w których znajdować się będą upominki. Torby powinny być wykonane w kolorze kremowym i oznaczone logotypami: RTRP Dolina Strugu, Swiss Contribution, Dolina Strugu Spichlerz Zdrowia i nazwą konferencji. Upominki znajdujące się w torbie, muszą być wykonane przez lokalne firmy, producentów i przetwórców. Wykonawca do oferty dołączy proponowany zestaw upominków, wraz z wykazem dostawcy dla danego produktu, zgodnie z powyższymi wymaganiami. Jeden zestaw (torba wraz z upominkami) nie powinien przekroczyć kwoty 35,00 zł. Upominki zostaną rozdane uczestnikom po zakończeniu konferencji. 9. Wykonanie relacji zdjęciowej przez fotografa obejmującej dokumentację zdjęciową z konferencji. Dokumentację zdjęciową w postaci minimum 100 zdjęć Wykonawca przekaże Zamawiającemu na nośniku elektronicznym w terminie do 7 dni od zakończenia konferencji. Miejsce dostarczenia: biuro projektu szwajcarskiego: Tyczyn, ul. Kościuszki Zapewnienie min. 1 osoby prowadzącej konferencję (konferansjer) od godzin porannych do zakończenia konferencji tj. w godzinach od 8.00 do Terminy realizacji zamówienia: 1. Przeprowadzenie konferencji, zgodnie z niniejszym zapytaniem: 24 października 2016 r. Strona 4 z 11

5 2. Dostarczenie Zamawiającemu materiałów konferencyjnych: 19 października 2016 r. 3. Wykonanie oraz przekazanie do odbioru publikacji z konferencji: 15 grudnia 2016 r. 6. Sposób obliczania ceny: Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty Wykonawcy niezbędne do zrealizowania zamówienia. 7. Forma wynagrodzenia oraz termin płatności Na podstawie faktury VAT wystawianej łącznie na wartość całego zamówienia w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu odbioru przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT. Zamawiający bierze pod uwagę możliwość udzielenia zamówień uzupełniających. 8. Kryteria oceny ofert podstawowym kryterium wyboru jest cena. - zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od złożenia Zamówienia, gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez Zamawiającego na sfinansowanie niniejszego zamówienia. - niedołączenie do oferty jednego lub więcej załączników wymienionych w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) będzie skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych. - Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom. 9. Sposób i termin składania ofert Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć do biura projektu Programu Szwajcarskiego Regionalnego Towarzystwa Rolno-Przemysłowego Dolina Strugu, ul. Kościuszki 8, Tyczyn w terminie: do dnia 28 września 2016 r. do godz Sposób przygotowania oferty 1. Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana(własnoręczny podpis). 2. Oferta Wykonawcy zawierać będzie cenę jednostkową oraz całkowitą brutto zawierającą koszty organizacji konferencji oraz działań towarzyszących objętych niniejszym zapytaniem, 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 4. Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z następującym napisem Oferta na zapytanie ofertowe nr106/rtrp/sc/2016". 11. Termin wyboru oferty i sposób powiadomienia oferentów Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy na stronie: najpóźniej w dniu 28 września 2016 r. 12. Informacje administracyjne Strona 5 z 11

6 Niniejsze zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. Do niniejszego zapytania ofertowego dołączone są następujące dokumenty: 1. Formularz ofertowy (Załącznik nr 1) 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) 3. Klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3) 4. Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4) Strona 6 z 11

7 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Miejscowość i data Pieczęć firmowa OFERTA WYKONAWCY Ja, niżej podpisany działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy): Nazwa Adres siedziby NIP W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr. 106/RTRP/SC/2016 dotyczące realizacji zlecenia na organizację konferencji naukowej podsumowującej projekt pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Składam ofertę na wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego za poniżej przedstawioną kwotę: Przedmiot zamówienia Cena jednostkowa brutto Ilość Razem brutto 1.Przeprowadzenie konkursu* 2. Organizacja konferencji* 3.Tłumaczenie* 4. Usługa cateringowa* 5. Materiały konferencyjne* 6. Przygotowanie ekspozycji* 7. Opracowanie i wydruk publikacji* 8. Przygotowanie zestawów upominkowych* Strona 7 z 11

8 9. Wykonanie relacji zdjęciowej* 10. Konferansjer* Łącznie *- zgodnie z przedmiotem zamówienia 1. Kwota brutto.. zł (słownie kwota brutto) w tym podatek zł (słownie) a) Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją Zamówienia tj. przygotowanie i przeprowadzenie konferencji oraz działań towarzyszących objętych przedmiotem zamówienia b) Oświadczam, że zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami oraz przyjmuję bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści. c) Oświadczam, że termin związania z ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia otwarcia ofert. Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty: a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) b) Podpisana klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3) c) Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4) Miejscowość, data.. Pieczęć i podpis składającego ofertę Strona 8 z 11

9 Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia Wykonawcy Miejscowość i data Pieczęć firmowa OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW Oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania wymaganej przedmiotem zamówienia działalności, czynności zgodnie z wymogami ustawowymi. 2. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Działam na rynku w branży promocyjnej od dnia. 4. Prowadzę działalność spełniającą wymogi sanepidu. 5. posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie, szczególnie w zakresie wykonywania podobnych usług oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 6. zobowiązują się do świadczenia usług cateringowych wyłącznie z produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowania i przygotowania artykułów spożywczych (m in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. bezpieczeństwa żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm. miejscowość, data.. czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 9 z 11

10 Załącznik nr 3- Klauzula antykorupcyjna Miejscowość i data Pieczęć firmowa Klauzula antykorupcyjna Oświadczam, że nie oferowałem ani nie dawałem żadnych korzyści majątkowych w celu wpłynięcia na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych nr 106/RTRP/SC/2016 w ramach Projektu pn. Wieloaspektowy Program rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz, że nie brałem udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcami, które miałyby na celu wpłynięcie na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.. miejscowość, data. podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 10 z 11

11 Załącznik nr 4 Miejscowość i data PROPONOWANY ZESTAW UPOMINKÓW 1. Proponowany zestaw upominków. L.p. Wyszczególnienie Nazwa, adres dostawcy Pieczęć, podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 11 z 11