Skarb Państwa Sąd Rejonowy w Suwałkach ul. Waryńskiego 45, Suwałki

Transkrypt

1 Skarb Państwa Sąd Rejonowy w Suwałkach ul. Waryńskiego 45, Suwałki OF-220-2/2015 ZAPYTANIE OFERTOWE Sąd Rejonowy w Suwałkach zaprasza do złożenia oferty na najem powierzchni biurowej z przeznaczeniem na: Tymczasową siedzibę I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Suwałkach 1. Zamawiający Skarb Państwa Sąd Rejonowy w Suwałkach ul. Waryńskiego Suwałki NIP Forma postępowania: Zapytanie ofertowe Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013r. poz. 907 ze zm.) na podstawie art. 4 pkt 3 lit. i). I. Przedmiot zamówienia Najem lokalu na potrzeby siedziby I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Suwałkach II. Wymagania względem najmowanego lokalu: 1. Lokal musi znajdować się na terenie miasta Suwałk. 2. Lokalizacja w bliskiej odległości do przystanków komunikacji miejskiej oraz zapewniająca dobry dojazd pojazdami indywidualnymi. 3. Powierzchnia użytkowa biurowa i socjalna lokalu musi liczyć 690 m 2 z tolerancją (+/- 15%) (bez uwzględnienia powierzchni wspólnej), w przypadku lokalizacji na kilku kondygnacjach - poszczególne kondygnacje muszą bezpośrednio do siebie przylegać. Budynek winien posiadać co najmniej dwa niezależne wejścia (oddzielne wejścia dla pracowników i interesantów). 4. Lokal musi spełniać warunki techniczne i formalne dla obiektu użyteczności publicznej i być przystosowany do prowadzenia w nim prac biurowych (w tym do przyjmowania interesantów, - umożliwiać korzystanie w sposób sprawny i bezpieczny bez zbędnych barier architektonicznych przez osoby w każdym stopniu niepełnosprawności), wyposażony w sprawne, funkcjonujące instalacje: a) instalację elektryczną 230 V, w tym oświetleniową standardową dla pomieszczeń biurowych, b) instalację telefoniczną (w tym łącze światłowodowe) wraz z miejscem na centralę telefoniczną co najmniej jedno (1) gniazdo telefoniczne dla każdego stanowiska pracy. c) instalację informatyczną (okablowanie strukturalne kategorii min. 5e) co najmniej 2 gniazda dla każdego stanowiska pracy, d) pomieszczenie dedykowane do wykorzystania na potrzeby serwerowni lokalnej najemcy lub umożliwić przystosowanie powierzchni min. 12m 2 do tego celu, łączem telekomunikacyjnym i niezależną klimatyzacyjną (dwa niezależne urządzenia) monitoring temperatury pomieszczenia, e) instalację klimatyzacyjną dla sal rozpraw, f) instalację wodną (z.w. cw.) i kanalizacyjną,

2 g) instalację centralnego ogrzewania, h) instalację alarmową, antywłamaniową, i) instalacje przeciwpożarową obsługiwaną przez administratora obiektu, czujki p.poż, w każdym pomieszczeniu, j) elektroniczny system kontroli dostępu do powierzchni biurowej obsługiwany przez indywidualne zbliżeniowe karty dostępu, k) dostęp światła dziennego do pomieszczeń pracowniczych. 5. Wynajmujący powinien zapewnić w lokalizacji wydzielone miejsca parkingowe do wyłącznej dyspozycji Najemcy - min.10 (dopuszczalne jest zapewnienie części miejsc parkingowych w bezpośredniej bliskości lokalizacji). 6. Powierzchnia najmu, na dzień rozpoczęcia najmu musi być zaaranżowana w formie wydzielonych pomieszczeń, zgodnie z poniższymi wytycznymi: Lp. Rodzaj pomieszczenia Szacunkowa powierzchnia (możliwa korekta w celu optymalizacji [m 2 ]) Ilość (możliwa korekta w celu optymalizacji wykorzystania powierzchni) Ilość w m 2 1. Pokój 1 osobowy Pokój 2 osobowy Pokój 2 osobowy Pokój 1 osobowy Pokój 3 osobowy Sala rozpraw Sala rozpraw Pokój narad (przy s. rozpraw) Pokój świadków (przy s. rozpraw) Holl poczekalnia Serwerownia Pomieszczenie techniczne Pomieszczenie socjalne Pomieszczenie gospodarcze Portiernia Szatnia Pomieszczenie sanitarne (wc damski /męski dla pracowników i interesantów) 18 Komunikacja (25 % pow. użytkowej) Lokal musi posiadać możliwość oznakowania tablicami informacyjnymi Najemcy. 8. Budynek, w którym będzie się znajdował lokal musi być w stanie niewymagającym przebudowy i remontów w całym okresie trwania umowy najmu oraz musi mieć zapewnioną ochronę fizyczną w godzinach urzędowania.

3 9. Właściciel Budynku/Wynajmujący, w którym będzie się znajdował lokal musi posiadać ważną polisę ubezpieczeniową OC z tytułu wynajmowania powierzchni Budynku, odnawianą w każdym roku, w okresie trwania umowy najmu. III. Wytyczne ogólne dotyczące instalacji teleinformatycznych. Założenia: Zapewnienie łącza komunikacyjnego pomiędzy główną lokalizacją sądu ul. Waryńskiego 45 (serwerownia SR Suwałki) i wynajmowanym obiektem (pomieszczenie serwerowni). Zapewnienie usług IT wraz z wymaganym sprzętem sieciowym do świadczenia tych usług. A. Uwagi ogólne w zakresie urządzeń sieciowych i rozwiązań IT: 1. Ze względu na uzyskanie jednorodności technicznej, technologicznej, zarządzającej, serwisowej oraz ciągłości gwarancji i wsparcia producenta na urządzenia i oprogramowanie posiadane przez Najemcę (SR Suwałki) należy dokonać takiego doboru urządzeń i oprogramowania, aby Wynajmujący zagwarantował całkowitą projektową i produkcyjną funkcjonalność, niezawodność, bezpieczeństwo i administrowanie siecią LAN w wynajmowanym obiekcie. 2. Wszystkie dostarczone urządzenia (sieciowe) oraz oprogramowanie systemowe (np. do obsługi stref bezpieczeństwa) powinny być objęte usługą wsparcia technicznego producenta przez cały okres wynajmu. 3. Wszystkie dostarczone urządzenia oraz oprogramowanie teleinformatyczne zostanie przekazane przez Wynajmującego do wyłącznego zarządzania (administrowania) przez Najemcę przez cały okres wynajmu. B. Wytyczne dla doboru rodzaju i ilości urządzeń sieciowych: Ilość i obsada urządzeń sieciowych powinna wynikać z projektu okablowania strukturalnego oraz wymagań Użytkownika. 1. Przełączniki sieciowe (warstwa dostępowa, dystrybucyjna): a. rodzaj - rodzina przełączników firmy CISCO CATALYST WS 2960-X; b. dobór ilości portów należy przeprowadzić według zasady pełnego pokrycia wszystkich logicznych gniazd sieci strukturalnej, dodatkowo zapas 20%, 2. Router/Firewall rodzina urządzeń firmy CISCO; C. Wytyczne w zakresie parametrów łącza komunikacyjnego (transmisja danych): 1. Łącze 100/100Mbps a. Ul. Waryńskiego 45, Suwałki (serwerownia SR Suwałki, parter) b. ul. Adres Obiektu Najmu (pomieszczenie telekomunikacyjne) c. po stronie zamawiającego złącza: Ethernet 100/100 Mbps, RJ45, d. routery z rodziny Cisco do obsługi łącza na czas trwania najmu (administrować będzie nimi Najemca) lub 2. Łącze światłowodowe: a. Ul. Waryńskiego 45, Suwałki (serwerownia SR Suwałki, parter) b. ul. Adres Obiektu Najmu (pomieszczenie telekomunikacyjne), c. po stronie zamawiającego złącza: Ethernet 100/100 Mbps, RJ45, d. Wynajmujący winien zapewnić po obu stronach łącza komunikacyjnego odpowiednie urządzenia i kable optyczne (typ i rodzaj zgodny z posiadanymi urządzeniami przez Najemcę) 3. Warunki SLA: a. gwarancja dostępności usługi 99,8 % b. usunięcie awarii i usterek powstałych w okresie świadczenia usług w czasie 4 godzin od ich zgłoszenia przez Najemcę;

4 c. możliwość zgłoszenia awarii lub usterki przez całą dobę (forma pisemna, fax, telefonicznie, mail); d. czas reakcji na zgłoszoną awarię lub usterkę w czasie nieprzekraczającym 1 godziny od chwili jej zgłoszenia (forma pisemna, fax, telefonicznie, mail); e. usługa gwarantuje stały dostęp (24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu 24/7 ) D. Wytyczne w zakresie sieci komputerowej i pomieszczenia serwerowni. a. sieć w kategorii min 5e; kable sieciowe podłączone do patch paneli znajdujących się w pomieszczeniu serwerowni, w szafie krosowniczej - 45 użytkowników; b. serwerownia (z przyległym pomieszczeniem technicznym pokój administratorów) powinna być dostępna tylko i wyłącznie dla upoważnionych pracowników najemcy, c. serwerownia oraz dodatkowe punkty dystrybucyjne zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, dostęp tylko dla pracowników najemcy; d. serwerownia musi być wyposażona w system klimatyzacyjny (dwa niezależne urządzenia); e. podłoga pomieszczenia przeznaczona na serwerownię powinna być antystatyczna i niepalna; f. w serwerowni nie może być jakichkolwiek instalacji: wodno-kanalizacyjnych, centralnego ogrzewania, gazowych, które mogą stwarzać zagrożenie dla systemów serwerowych. g. możliwość bezpośredniego podłączenia dla operatora sieci WAN oraz sieci telefonicznej do serwerowni w wynajmowanym budynku (czy to bezpośrednio czy też za pośrednictwem okablowania operatora budynku) IV. Istotne warunki Najmu 1. Długość kontraktu: 48 m-cy; z możliwością przedłużenia o 12 m-cy 2. Koszt najmu: do uzgodnienia 3. Koszt adaptacji do potrzeb sądu: należy ująć w kosztach najmu 4. Dostępność w pełni zaadaptowanej powierzchni: 30 września 2015 r. nie później niż 30 listopad 2015 r. V. Warunki o charterze prawnym, ekonomicznym, finansowym O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają ważny tytuł prawny do nieruchomości i są uprawnieni do jej wynajmowania, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. II niniejszego zaproszenia. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia. 4. Nie są objęci postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zachodzą okoliczności, które uzasadniają złożenie wniosku o upadłość. 5. Nie byli karani za przestępstwa popełnione umyślnie i nie toczy się przeciwko mi postępowanie karne, skarbowe o zajęcie wierzytelności. VI. Składanie ofert 1. Warunkiem uczestnictwa w przetargu jest złożenie pisemnej oferty (zgodnie z załączonym do zaproszenia wzorem) 2. Oferta musi zawierać: a) Formularz oferty; b) Formularz zgłoszeniowy; c) Rzuty oferowanej powierzchni;

5 d) Odpis z księgi wieczystej dla oferowanej do wynajmu nieruchomości; e) Oświadczenie o niekaralności osoby upoważnionej do reprezentowania. 3. Oferta powinna być złożona w siedzibie Sądu Rejonowego w Suwałkach przy ul. L. Waryńskiego 45, w pokoju nr 13 w terminie do r. do godziny 11: Ofertę wraz z załącznikami należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie powinno być zaadresowane następująco: Sąd Rejonowy w Suwałkach ul. L. Waryńskiego Suwałki oraz opisane: Oferta na wynajmem lokalu z przeznaczeniem na potrzeby I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Suwałkach". 5. Termin związania ofertą - 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VII. Kwalifikacja oferty do II Etapu 1. Złożenie jednej ważnej oferty jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia przetargu i zawarcia umowy. 2. Do II etapu zostaną zaproszeniu Oferenci, których oferta nie została odrzucona oraz została uznana przez Zamawiającego za spełniającą warunki postępowania; tj.: a) w zakresie warunków - Wymagania względem wynajmowanego lokalu - część II Zaproszenia - ocena spełniania warunków odbędzie się na podstawie oświadczenia Oferenta zawartego w Formularzu zgłoszeniowym" - poz. Od 1 do 11 Tabeli; b) w zakresie warunku - Warunki o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym - ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie oświadczeń Oferenta zawartych w formularzu ofertowym. Ocena spełniania warunków dokonana będzie w oparciu o kryterium - spełnia/nie spełnia. 3. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli została ona złożona: a) po wyznaczonym terminie, b) w niewłaściwym miejscu, c) nie zawiera danych i dokumentów, o których mowa w ust. VI.2. lub są one niekompletne, nieczytelne lub budzą inną uzasadnioną wątpliwość, zaś złożenie wyjaśnień lub uzupełnień prowadzić będzie do uznania ich za nową ofertę. 4. O odrzuceniu oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Oferenta. 5. O wyborze ofert, które zostaną zakwalifikowane do II ETAPU Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie. 6. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny. VIII. Informacje o dalszych etapach prowadzonego postępowania. Organizator określa kolejne etapy postępowania przetargowego: II ETAP - negocjacje z zaproszonymi Oferentami celem doprecyzowania potrzeb i szczegółowych wymagań Zamawiającego; III ETAP - opracowanie przez Zamawiającego szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ), opisu sposobu obliczenia wynagrodzenia Wynajmującego z tytułu wynajmu Lokalu, projektu umowy, zaproszenie do złożenia oferty cenowej; IV ETAP - złożenie oferty cenowej, negocjacje i wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcie umowy.

6 IX. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia lub odstąpienia od przetargu bez podania przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków przetargu lub ich odwołania. X. Załączniki Załącznikami do niniejszego Zaproszenia są: 1. Formularz Oferty; 2. Formularz Zgłoszeniowy; Suwałki, dn r. Zatwierdzam: Dyrektor Sądu Rejonowego w Suwałkach Alicja Maria Wierzbicka

7 (pieczęć Oferenta) Nawiązując do ogłoszenia o zapytaniu ofertowym na: Do Sąd Rejonowy w Suwałkach ul. Waryńskiego Suwałki złożenie oferty na najem powierzchni biurowej z przeznaczeniem na: Tymczasową siedzibę I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Suwałkach 1. MY/JA NIŻEJ PODPISANI/Y działając w imieniu i na rzecz: (nazwa firma) dokładny adres Oferenta) będąc uprawnionym do dysponowania nieruchomością na podstawie: (wskazać tytuł prawny do oferowanej nieruchomości) składam/y niniejszą ofertę. 2. OŚWIADCZAM/Y*, że zapoznaliśmy się z treścią Zaproszenia do złożenia oferty w przetargu". Uznajemy się związani określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. 3. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 4. Oświadczamy, że*: 1) Posiadam/y ważny tytuł prawny do nieruchomości i jestem/śmy uprawnieni do jej wynajmowania, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. II Zaproszenia; 2) Posiadam/y uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3) Znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia. 4) Nie jestem/jesteśmy objęci postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym oraz nie zachodzą w stosunku do mnie/nas okoliczności, które uzasadniają złożenie wniosku o upadłość. 5) Nie byłem/byliśmy karany/ni za przestępstwa popełnione umyślnie i nie toczy się przeciwko mi postępowanie karne, skarbowe o zajęcie wierzytelności. 5. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania należy kierować na poniższy adres: Inne - nieobligatoryjne załączniki: dnia 2015 roku * niepotrzebne skreślić (podpis Oferenta)

8 Formularz zgłoszeniowy (pieczęć Oferenta) Składając ofertę na: Usługę wynajmu powierzchni biurowej z przeznaczeniem na: Tymczasową siedzibę I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Suwałkach oświadczamy, że oferowana przez nas nieruchomość (lokal) spełnia następujące warunki: Nr Warunek Spełnienie warunku 1 Dane szczegółowe dotyczące spełnienia warunków 1 Lokal spełnia warunki techniczne i formalne dla obiektu użyteczności publicznej 2 Lokal posiada pozwolenie na użytkowanie, jeśli nie to kiedy planowane jest uzyskanie w/w pozwolenia. Data (planowanego uzyskania ostatecznej decyzji pozwolenia na użytkowanie): 2015 r. 3 Lokal znajduje się na terenie miasta Suwałk, Adres oferowanego lokalu - Suwałki, ul. 4 Możliwość dojazdu do budynku środkami komunikacji miejskiej oraz samochodami osobowymi Najbliższe przystanki (wskazać linie): 5 Powierzchnia użytkowa biurowa i socjalna lokalu liczy min. 690m2 z tolerancją (+/-) 15% ( bez uwzględnienia powierzchni wspólnej) w przypadku lokalizacji na kilku kondygnacjach poszczególne kondygnacje muszą bezpośrednio do siebie przylegać Metraż oferowanej powierzchni: m 2 Położenie oferowanego lokalu w budynku: (piętro/piętra) 6 Wynajmujący zapewnia w lokalizacji wydzielone miejsca parkingowe do wyłącznej dyspozycji Najemcy - min. 10 miejsc Oferowana liczba miejsc parkingowych do wyłącznej dyspozycji Najemcy: 7 Lokal dostępny jest dla osób niepełnosprawnych 8 Lokal spełnia warunki techniczne i formalne dla obiektu użyteczności publicznej i być przystosowany do prowadzenia w nim prac biurowych (w tym do przyjmowania interesantów, - umożliwiać korzystanie w sposób sprawny i bezpieczny bez zbędnych barier architektonicznych przez osoby w każdym stopniu niepełnosprawności), wyposażony w sprawne, funkcjonujące instalacje: instalację elektryczną 230 V, w tym oświetleniową standardową dla pomieszczeń biurowych, instalację telefoniczną (w tym łącze światłowodowe) wraz z miejscem na centralę telefoniczną co najmniej jedno (1) gniazdo telefoniczne dla każdego stanowiska pracy. instalację informatyczną (okablowanie strukturalne kategorii min. 5e) co najmniej 2 gniazda dla każdego stanowiska pracy, 1 Niewłaściwe skreślić;

9 pomieszczenie dedykowane do wykorzystania na potrzeby serwerowni lokalnej najemcy lub umożliwić przystosowanie powierzchni min 12m2 do tego celu, z zasilaniem elektrycznym 400V, łączem telekomunikacyjnym i niezależna klimatyzacyjną (dwa niezależne urządzenia) monitoring temperatury pomieszczenia, instalację klimatyzacyjną dla sal rozpraw; instalację wodną (z.w.cw.) i kanalizacyjną; instalację centralnego ogrzewania; instalację alarmową, antywłamaniową; instalacje przeciwpożarową obsługiwaną przez administratora obiektu, czujki p.poż, w każdym pomieszczeniu, elektroniczny system kontroli dostępu do powierzchni biurowej obsługiwany przez indywidualne zbliżeniowe karty dostępu; dostęp światła dziennego do pomieszczeń pracowniczych. Informacje dodatkowe 9 10 Powierzchnia najmu, na dzień rozpoczęcia najmu musi być zaaranżowana w formie wydzielonych pomieszczeń, zgodnie z zaleceniami Zamawiającego Powierzchnia najmu, na dzień złożenia formularza zgłoszeniowego możliwa jest do aranżacji przez Wynajmującego w uzgodnieniu z Najemcą 11 Lokal posiada osobne liczniki na media Przedstawiciel tel. faks 6. OFERTĘ niniejszą składam/y na stronach. 7. ZAŁĄCZNIKAMI do niniejszej oferty, stanowiącymi jej integralną część są: 2) Formularz zgłoszeniowy; 3) Rzuty oferowanej powierzchni; 4) Odpis z księgi wieczystej dla oferowanej do wynajmu nieruchomości/lokalu. dnia roku (podpis Oferenta)