REGULAMIN KONKURSU OFERT NA NAJEM POWIERZCHNI Z PRZEZNACZENIEM NA PROWADZENIE BUFETU GASTRONOMICZNEGO W BUDYNKU SĄDU OKRĘGOWEGO W POZNANIU

Transkrypt

1 REGULAMIN KONKURSU OFERT NA NAJEM POWIERZCHNI Z PRZEZNACZENIEM NA PROWADZENIE BUFETU GASTRONOMICZNEGO W BUDYNKU SĄDU OKRĘGOWEGO W POZNANIU 1 Przedmiot konkursu 1. Sąd Okręgowy w Poznaniu przy Al. Marcinkowskiego 32 ogłasza konkurs ofert mający na celu wyłonienie podmiotu świadczącego usługi gastronomiczne w lokalu użytkowym położonym na terenie budynku Sądu Okręgowego w Poznaniu przy Al. Marcinkowskiego Łączna powierzchnia lokalu użytkowego będąca przedmiotem najmu wynosi 155,35 m2, z czego : - 93,94 m2 to sala konsumpcyjna, - 45,89 m2 część produkcyjna, - 8,59 m2, oraz 3,48 m2 powierzchnia ruchu komunikacja, - 1,28 m2 szatnia, - 0,77 m2 WC, - 1,40 m2 pomieszczenie magazynowe 3. Oferent jest zobowiązany odświeżyć odmalować Lokal na własny koszt, oraz w celu przystosowania go do swoich potrzeb doposażyć w odpowiedni sprzęt i meble umożliwiające prowadzenie działalności. Konieczne jest również dostosowanie pomieszczeń bufetu do wymogów sanitarnych w celu uzyskania pozytywnej oceny Sanepidu. 4. Oferent jest zobowiązany przedstawić koncepcję zagospodarowania Lokalu. 5. Sala konsumpcyjna pozostaje do dyspozycji Sądu Okręgowego na każde zgłoszone uprzednio żądanie. 6. Najem powierzchni lokalu użytkowego przewidziany jest na okres 3 lat od dnia zawarcia umowy. 7. Termin oddania lokalu użytkowego do użytku najemcy ustala się na dzień l sierpnia 2012r. 2 Czynsz i opłaty 1. Czynsz najmu obejmuje całość lokalu użytkowego tj. 155,35 m2. Czynsz najmu ustalony będzie w formie opłat miesięcznych płatnych z góry. 2. Do czynszu najmu doliczone zostaną niżej wymienione opłaty, płatne z dołu za : a) energię elektryczną; b) wodę ciepłą i zimną oraz zrzut ścieków; c) ogrzewanie; d) telefon; e) podatek od nieruchomości; f) trwały zarząd; g) ubezpieczenie budynku; 1

2 3. Najemca zapewni we własnym zakresie wywóz odpadów komunalnych i utrzymanie wynajmowanych pomieszczeń w czystości. 4. Opłaty za media rozliczane będą w następujący sposób: a) energia elektryczna - na podstawie odczytu z zainstalowanego podlicznika oraz iloczynu aktualnej stawki za l kwh opłacanej przez Sąd Okręgowy w Poznaniu wraz z proporcjonalnym udziałem w opłatach stałych, przesyłowych; b) woda ciepła i zimna oraz zrzut ścieków - na podstawie odczytu z zainstalowanych podliczników oraz iloczynu aktualnej stawki za m3 opłacanej przez Sąd Okręgowy w Poznaniu wraz z proporcjonalnymi opłatami abonamentowymi; c) ogrzewanie na podstawie faktur otrzymywanych przez Sąd Okręgowy w Poznaniu od zewnętrznego dostawcy, opłata za zużycie i opłaty przesyłowe zostanie wyliczona proporcjonalnie do powierzchni Lokalu w stosunku do całego budynku; d) telefon - na podstawie bilingu wygenerowanego przez oprogramowanie zainstalowane w centrali telefonicznej Sądu Okręgowego w Poznaniu. e) podatek od nieruchomości wg. obowiązującej stawki rocznej za powierzchnię użytkową związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej, określoną corocznie uchwalą Rady Miasta Poznania. f) trwały zarząd - wg. obowiązującej stawki rocznej obowiązującej Sąd Okręgowy w Poznaniu, proporcjonalnie do powierzchni Lokalu w stosunku do całego budynku. g) ubezpieczenie budynku - wg. obowiązującej Wynajmującego składki rocznej, proporcjonalnie do powierzchni Lokalu w stosunku do całego budynku. 3 Warunki udziału w konkursie 1. Materiały konkursowe można otrzymać bezpłatnie w sekretariacie Oddziału Gospodarczego Sądu Okręgowego, w pomieszczeniu nr 005, zawierają one : a) regulamin konkursu; b) formularz oferty konkursowej; c) projekt umowy najmu; d) plan sytuacyjny Lokalu w budynku sądu; Wynajmujący umożliwi oferentom dokonanie wizji przedmiotowego Lokalu po uprzednim skontaktowaniu się z osobą wyznaczoną do kontaktu ws. konkursu. 2. Oferty mogą składać osoby prawne i fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Każdy z oferentów może złożyć tylko jedną ofertę, w jednym egzemplarzu pod rygorem wykluczenia z konkursu. 3. Minimalna stawka czynszu za całość lokalu użytkowego, stanowiąca warunek ważności oferty, nie może być mniejsza niż 1400,00 zł brutto miesięcznie. 4. Oferta musi zawierać : a) wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do składania oświadczenia woli w imieniu oferenta formularz ofertowy; b) koncepcję prowadzenia bufetu tj. asortyment potraw; opis zagospodarowania Lokalu; c) udokumentowanie doświadczenia zawodowego - wykaz wykonywanych w okresie co najmniej ostatnich trzech lat usług w zakresie prowadzenie bufetu, z podaniem okresu wykonywania usługi, miejsc prowadzenia działalności oraz ewentualnie podmiotów dla których była prowadzona; d) poświadczoną przez oferenta kopię polisy OC w zakresie prowadzonej działalności, 2

3 ewentualnie zobowiązanie do zawarcia w/w umowy ubezpieczenia OC w razie wygrania konkursu i podpisania umowy; e) dla osób prawnych - aktualny wypis z KRS ( potwierdzona ważność dokumentu przez organ wydający za okres ostatnich 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert); f) dla osób fizycznych - zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej ( potwierdzona ważność przez organ wydający za okres ostatnich 6 miesięcy przed terminem upływu składania ofert); g) zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego oraz oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu w opłacaniu świadczeń na rzecz w/w instytucji. (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert); h) oświadczenie oferenta, że przygotowując niniejszą ofertę otrzymał wszelkie niezbędne informacje oraz dokonał wizji lokalnej w budynku sądu w pomieszczeniach obecnego bufetu; i) zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON. 5. Oferta winna być sporządzona w języku polskim, napisana komputerowo lub na maszynie. 4 Termin i miejsce składania ofert 1. Oferty ostatecznie należy złożyć do dnia r. do godziny Oferty składać można : a) w sekretariacie Dyrektora Sądu Okręgowego w Poznaniu p. 415 (IV piętro). Oferent na prośbę otrzyma pisemne potwierdzenie złożenia oferty. b) drogą pocztową na adres Sąd Okręgowy w Poznaniu AL Marcinkowskiego Poznań 3. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w jednej nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie, opatrzonej nazwą oraz dokładnym adresem oferenta, z napisem : Oferta konkursowa na wynajem pomieszczeń z przeznaczeniem na prowadzenie bufetu gastronomicznego w budynku Sądu Okręgowego w Poznaniu NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM r. GODZ Otwarcie ofert 1. Jawne otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu r. o godzinie w sali Po otwarciu ofert Sąd Okręgowy w Poznaniu ogłosi na tablicy informacyjnej znajdującej się na parterze gmachu Sądu nazwy i adresy oferentów, a także informacje dotyczące ceny ofertowej. 3. Następnie odbędzie się poufne rozpatrzenie ofert przez komisję konkursową. 6 Kryteria oceny oferty Konkurs przewiduje formę II-etapową, jednak Komisja konkursowa zastrzega sobie możliwość rezygnacji z II etapu w przypadku przedstawiania przez Oferentów wyczerpujących informacji w materiałach załączonych do formularza ofertowego. 3

4 I Etap l. Komisja konkursowa dokona wyboru oferty kierując się następującymi kryteriami a) cena za miesięczny czynsz najmu bufetu - 50 pkt.; b) funkcja użyteczności - 40 pkt. rozumiana jako opis zagospodarowania lokalu oraz oferta gastronomiczna; c) doświadczenie w prowadzeniu działalności gastronomicznej - 10 pkt.; 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punktów wg wzoru : a) ustalenie % za cenę C = Cx C max x50% gdzie : C- cena w % Cx cena badanej oferty Cmax cena najwyższa z ofert b) ustalenie % za funkcje użyteczności FUx FU = 100 x40% gdzie : FU funkcja użyteczności w % FUx funkcja użyteczności badanej oferty 100 współczynnik stały c) ustalenie % za doświadczenie w prowadzeniu działalności gastronomicznej DGx DG = 100 x10% gdzie : DG doświadczenie gastronomiczne w % DGx doświadczenie gastronomiczne danej oferty 100 współczynnik stały d) ustalenie liczby punktów : maksymalna ilość punktów = 100 ( 1% = 1 pkt ) Σ oferenta = C + FU + DG Komisja konkursowa ocenia każdą ofertę z osobna. Każdy Członek Komisji w ocenie indywidualnej przyznaje osobno dla każdej z nich: od 0 do 40 punktów za funkcje użyteczności; od 0 do 10 punktów za doświadczenie gastronomiczne; Następnie sumuje się punkty przyznane przez poszczególnych Członków Komisji, dzieli przez 100 współczynnik stały ( maksymalna ilość punktów, którą może otrzymać badana oferta) i mnoży przez 40 pkt.- funkcja użyteczności lub przez 10 pkt. dla funkcji doświadczenia gastronomicznego. Łączna suma punktów za cenę, funkcję użyteczności i doświadczenia gastronomiczne daje ilość punktów dla badanej oferty. 3. Komisja konkursowa zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert jeżeli: 4

5 nie odpowiadają warunkom konkursu; zostały złożone po wyznaczonym terminie; nie zawierają danych wymienionych w 3 Warunki udziału w konkursie lub dane te są niekompletne, są nieczytelne lub budzą wątpliwości co do ich treści; II Etap 1. Drugi etap konkursu planowany jest na dzień r. 2. Do II etapu konkursu zakwalifikowanych zostanie trzech oferentów z największą liczbą uzyskanych punktów podczas I etapu. 3. Wybrani Oferenci zostaną poinformowani pisemnie o zakwalifikowaniu do II etapu konkursu. 4. Komisja konkursowa negocjuje takie elementy oferty jak: - termin oddania lokalu do użytku, - minimalny zakres oferty - różnorodności potraw, - zagospodarowanie lokalu 5. Komisja konkursowa ma prawo podczas II etapu konkursu uzyskać dodatkowe wyjaśnienia od oferenta związane ze złożona ofertą. 6. Podczas II etapu konkursu z każdym z zakwalifikowanych oferentów zostanie spisany Protokół z negocjacji", który zostanie podpisany przez członków komisji konkursowej i uprawnionego przedstawiciela oferenta. Protokół ten będzie stanowił załącznik nr 2 do umowy najmu lokalu w celu prowadzenia bufetu gastronomicznego. Tym samym ustalenia spisane w niniejszym protokole będą bezwzględnie obowiązujące dla oferenta w przypadku zawarcia z nim umowy. 7. Każdy z Członków Komisji ocenia indywidualnie oferenta. 8. Członkowie Komisji konkursowej oceniają każdą ofertę z osobna. 9. Członkowie Komisji w ocenie indywidualnej przyznają w skali od O do 10 punktów za całość oferty. 10. Wygrywa oferta która uzyska największą liczbę punktów po zsumowaniu ocen poszczególnych Członków Komisji Konkursowej, niezależnie od wyniku I etapu. 11. W przypadku równorzędności ofert, Komisja Konkursowa wybierze spośród nich ofertę, która otrzymała większą ilość punktów za cenę. 7 Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu składania ofert. 8 Ogłoszenie wyników konkursu Wyniki konkursu zostaną ogłoszone na tablicy ogłoszeń znajdującej się w hollu, w siedzibie Sądu Okręgowego w Poznaniu przy Al. Marcinkowskiego 32 oraz na stronie internetowej Sądu Okręgowego w Poznaniu. Niezależnie od powyższych ogłoszeń, o wynikach konkursu zostaną powiadomieni pisemnie wszyscy Oferenci uczestniczący w konkursie. 5

6 9 Postanowienia końcowe 1. Komisja zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu oraz przesunięcia terminu składania ofert. 2. Komisja zastrzega sobie prawo do zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert. 3. Komisja zastrzega sobie prawo do uznania konkursu za ważny chociażby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca warunki określone w regulaminie konkursu. 4. Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami jest Kierownik Oddziału Gospodarczego Sądu Okręgowego w Poznaniu - Jarosław Pałkowski - (061) ZATWIERDZAM / Dyrektor Sądu Okręgowego w Poznaniu / Poznań, dnia r. 6