BI / 3 Warszawa, dnia 24 września 2014 roku ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 BI / 3 Warszawa, dnia 24 września 2014 roku ZAPYTANIE OFERTOWE Biuro Infrastruktury Ministerstwa Spraw Zagranicznych zaprasza do złożenia oferty na najem powierzchni biurowej z przeznaczeniem na: 1. ZAMAWIAJĄCY Ministerstwo Spraw Zagranicznych Al. J. Ch. Szucha 23, Warszawa TYMCZASOWĄ SIEDZIBĘ MSZ 2. FORMA POSTĘPOWANIA: ZAPYTANIE OFERTOWE Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. z późn. zm.). Postępowanie podlega zasadzie konkurencyjności. 3. LOKALIZACJA NIERUCHOMOŚCI Obiekt przeznaczony na tymczasową siedzibę MSZ powinien być położony blisko centrum miasta w odległości do ok. 20 min. pieszo od głównej siedziby MSZ położonej przy al. Szucha 23. Pożądana jest prestiżowa lokalizacja z łatwym dostępem do infrastruktury miejskiej zapewniającej optymalną komunikację i dogodne warunki ewakuacji. Na terenie, na którym znajduje się nieruchomość lub w jej niedalekim pobliżu winna znajdować się powierzchnia (parking, garaż strzeżony) zapewniająca bezpieczne parkowania samochodów służbowych. Pożądana jest możliwość parkowania, co najmniej 20 samochodów. Budynek winien posiadać, co najmniej dwa niezależne wejścia (najlepiej z różnych stron budynku), a teren wokół obiektu winien umożliwiać swobodny nadzór wizyjny. 4. UWARUNKOWANIE ZEWNĘTRZNE MSZ przy wyborze obiektu na tymczasową siedzibę kierować się będzie następującą hierarchią przydatności na siedzibę urzędu: obiekt wolnostojący (najkorzystniejszy wariant), obiekt w wielokondygnacyjnym budynku biurowym klasy A, Bezpośrednie sąsiedztwo (otoczenie) tymczasowej siedziby:

2 lokalizacja obiektu powinna umożliwiać zabezpieczenie dostępu do urzędu osób niepowołanych z przestrzeni przyległych (od strony ulicy, sąsiednich posesji lub innych podmiotów zlokalizowanych w tym samym obiekcie), obiekt powinien umożliwiać wydzielenie od innych funkcji budynku komunikację wyłącznie dla pracowników MSZ i interesantów MSZ (oddzielenie wejścia dla pracowników i interesantów). 5. ISTOTNE WARUNKI NAJMU Powierzchnia całkowita od 2000 m 2 do m 2 Długość kontraktu Koszt najmu Koszty eksploatacyjne Zwolnienie z czynszu 60 m-cy; z możliwością przedłużenia o 12 m-cy. Do uzgodnienia. Do uzgodnienia. Do uzgodnienia. Termin przekazania lokalu 30 marca 2015 r. 6. PROSIMY O PODANIE NASTĘPUJĄCYCH INFORMACJI O OFERCIE Zarządzanie budynkiem Wynajmujący /Własność/ finansowanie Inni najemcy Proponowana powierzchnia Prosimy o podanie nazwy firmy zarządzającej budynkiem Prosimy o podanie: Formy własności/ Właściciela budynku/ Dewelopera / Podmiotu finansującego. Prosimy o załączenie kompletnej listy innych najemców, którzy będą zajmować powierzchnie biurowe i handlowe w budynku w dniu rozpoczęcia planowanego przez MSZ najmu. Uprzejmie prosimy o wskazanie proponowanych pięter. Prosimy również o załączenie planów powierzchni. Uprzejmie prosimy o sprecyzowanie powierzchni netto i brutto, współczynnika powierzchni wspólnych oraz powierzchni całego piętra. Parking Prosimy o szczegółowy opis, jakie usługi parkingowe mogą być przez Wynajmującego dostarczone.

3 Opis ten powinien zawierać następujące informacje: całkowita liczba dostępnych miejsc parkingowych, liczba pięter parkingu, lokalizacja parkingu, godziny pracy parkingu również w dni wolne od pracy, liczba miejsc parkingowych zarezerwowanych dla Najemcy oraz warunki najmu. 7. CZYNSZ, KOSZTY OPERACYJNE I INNE KOSZTY Czynsz podstawowy Koszty eksploatacyjne Energia elektryczna Pozostałe koszty Zwolnienia z opłat - dodatkowe zachęty Możliwość przedłużenia umowy Uprzejmie prosimy o propozycję stawki czynszu na cały okres najmu. Prosimy o zaproponowanie możliwie najkorzystniejszej stawki. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia w tym podatek PTU. Uprzejmie prosimy o podanie wysokości opłaty tytułem kosztów eksploatacyjnych za metr kwadratowy powierzchni wynajmowanej w budynku. Prosimy również o szczegółowe wyliczenie kosztów, jakie wchodzą w skład opłaty. Prosimy o sprecyzowanie czy opłata za zużycie energii jest wliczona w czynsz podstawowy. Jeśli nie jest wliczona, prosimy opisać sposób naliczania opłaty oraz jaka szacunkowa wysokość kosztów jest przewidywana w pierwszym roku najmu. Prosimy o sprecyzowanie czy i jeżeli tak to, jakie inne, dodatkowe koszty będą ponoszone w związku z najmem powierzchni w budynku. Prosimy o wskazanie możliwości zwolnień z opłat, jakie może Wynajmujący zaproponować oraz o sprecyzowanie czy dotyczyć one będą czynszu podstawowego, parkingu, kosztów operacyjnych, podatków, kosztów zużycia energii elektrycznej bądź innych kosztów w tym zwolnienie z kaucji. Najemca chce mieć zapewnioną możliwość przedłużenia okresu najmu. 8. STANDARDOWE ORAZ DODATKOWE PRACE WYKOŃCZENIOWE

4 Standardowe oraz dodatkowe prace wykończeniowe Prosimy o dostarczenie technicznej specyfikacji budynku. Telekomunikacja Uprzejmie prosimy o podanie ilości łącz światłowodowych, jakie są doprowadzone do budynku. Prosimy o informacje, jakie firmy dostarczają usługi telekomunikacyjne do budynku oraz informacje dotyczące sieci internetowej w budynku, jej przepustowości i kosztów związanych z jej użytkowaniem. Systemy zabezpieczeń Prosimy o umożliwienie wglądu do dokumentacji elektronicznej w formacie AutoCad oraz szczegółową dokumentację dot. istniejących systemów zabezpieczeń system alarmowy, system telewizji dozorowej, system kontroli dostępu, ilość drzwi (typ, certyfikaty, itp.), szerokość wkładek w drzwiach, typ zamków. Szczegółową informację nt. instalacji przeciwpożarowej Źródła energii elektrycznej Jednocześnie prosimy o informację z ilu niezależnych źródeł dostarczana jest energia elektryczna do budynku Okablowanie strukturalne Preferencją jest wynajęcie obiektu wraz z okablowaniem strukturalnym. Dotyczy to dostarczenia przez Wynajmującego usług IT wraz z wymaganym sprzętem sieciowym do świadczenia tych usług. Nośność stropów Prosimy o podanie nośności stropów (waga na m 2 podłogi). Klimatyzacja i wentylacja Prosimy o opisanie systemu klimatyzacji i wentylacji. Poufność Prosimy o potwierdzenie, czy we wszystkich pomieszczeniach biurowych będzie dostępna możliwość odrębnego, indywidualnego sterowania klimatyzacją. Dotyczy to również pomieszczeń technicznych, jeśli zaistnieje taka potrzeba, wynikająca z projektu okablowania strukturalnego. Prosimy również o informacje czy okna w budynku są otwieralne. Niniejsze zapytanie ofertowe powinno służyć wyłącznie w celu przygotowania oferty dla Najemcy. Zapytanie to nie stanowi prawnego

5 zobowiązania do wynajęcia powierzchni przez Najemcę, które może nastąpić jedynie po uzgodnieniu warunków przez obie strony i podpisaniu umowy najmu. 9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Każdy Wynajmujący może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wynajmującego. Oferta wraz z załącznikami i dokumentami sporządzanymi przez Wynajmującego powinna być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji Wynajmującego. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty, wymaga się aby Wynajmujący dołączył do oferty kopię pełnomocnictwa (w przypadku oferty składanej elektronicznie - skan). 10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana do dnia 24 października 2014 r. za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: bi.sekretariat@msz.gov.pl lub faksu na nr: lub poczty lub kuriera (na poniższy adres) lub dostarczona osobiście na adres: Sekretariat Biura Infrastruktury, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Al. J. Ch. Szucha 23, Warszawa. 10. Do oferty należy załączyć kopię (w przypadku oferty składanej elektronicznie - skan) wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawionych w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed terminem złożenia oferty. Wzór oferty jest załącznikiem do zapytania ofertowego. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Wynajmujący może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Najemca może żądać od Wynajmującego wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 11. OCENA OFERT Kryteria wyboru oferty Maksymalna liczba punktów 100, 40 pkt. cena za 1 m 2, 30 pkt. odległość od siedziby Zamawiającego, tj. Al. J. Ch. Szucha 23, Warszawa,

6 Sposób przyznawania punktacji 30 pkt. ocena obiektu przez ekspertów Najemcy zgodnie z potrzebami MSZ, Kryterium: Cena cena 1 m 2 brutto za miesiąc wynajmu (waga 40 pkt), Oferty ocenione zostaną z zastosowaniem przelicznika: Lp = Cn/Co x 40 pkt Gdzie: Lp liczba otrzymanych punktów; Cn najniższa cena brutto za m-c wynajmu spośród wszystkich złożonych ofert; Co cena brutto oferty ocenianej; Kryterium: odległość od siedziby Zamawiającego (waga 30 pkt) Oferty ocenione zostaną z zastosowaniem przelicznika: Lp = No/Ro x 30 pkt Gdzie: Lp liczba otrzymanych punktów; No najmniejsza odległość lokalu od siedziby Zamawiającego w km spośród wszystkich złożonych ofert; Ro odległość lokalu od siedziby Zamawiającego oferty ocenianej; Odległość lokalu od siedziby Zamawiającego sprawdzona będzie w linii prostej na mapie. W przypadku, gdy odległość lokalu od siedziby Zamawiającego wyniesie 0 km przyznana będzie maksymalna ilość punktów za podane kryterium. 12. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pan Szymon Białek pod numerem telefonu oraz adresem szymon.bialek@msz.gov.pl Ministerstwo Spraw Zagranicznych zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zawartych w ofertach oraz do nie wybrania żadnej z wpływających ofert.