Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata

Transkrypt

1 Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata OGÓLNE INFORMACJE 1.1. Informacje przedłoŝone przez: Nazwa państwa członkowskiego: Polska województwo lubuskie Nazwa programu i nr CCI: 2007PL161PO008 Nazwa głównego punktu kontaktowego, włącznie z adresem i faksem: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Koordynacji i WdraŜania Funduszy Unii Europejskiej Dyrektor Marek Kalupa ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel , fax , adres sekretariatdpw@mrr.gov.pl Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: 26/03/ Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli) INSTYTUCJA KOORDYNUJĄCA NARODOWE STRATEGICZNE RAMY ODNIESIENIA (IK NSRO) Koordynacja na poziomie NSRO - Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego prowadzi nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu realizacji NSRO, a takŝe odpowiada za prowadzenie badań ewaluacyjnych na poziomie NSRO, w tym badań horyzontalnych oraz badań uzupełniających i badań ad hoc, wynikających z monitorowania realizacji NSRO. Podstawową rolę w ustalaniu standardów zarządzania i realizacji wszystkich PO finansowanych z funduszy europejskich w latach pełni jeden z departamentów MRR Departament Koordynacji i WdraŜania Funduszy Unii Europejskiej. Komórka ta odpowiada takŝe za monitorowanie i nadzór nad procesem wdraŝania wszystkich PO oraz proponowanie nowych działań na forum Rządu RP, Komitetu Koordynującego oraz w relacjach z odpowiednimi komórkami KE. INSTYTUCJA KOORDYNUJĄCA REGIONALNE PROGRAMY OPERACYJNE (IK RPO) Funkcję Instytucji Koordynującej RPO (IK RPO) pełni Minister właściwy do spraw Rozwoju Regionalnego obsługiwany w przedmiotowym zakresie przez Departament Koordynacji i WdraŜania Programów Regionalnych (DKR) w MRR. Instytucja Koordynująca RPO odpowiedzialna jest w szczególności za weryfikację regionalnych programów operacyjnych pod względem ich zgodności z NSRO, negocjowanie regionalnych programów operacyjnych z KE we współpracy z instytucjami zarządzającymi RPO, zapewnienie spójności stosowanych wytycznych oraz monitorowanie efektów wdraŝania RPO w regionach (analizy porównawcze). 1

2 2 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA (IZ) W myśl artykułu 59 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz art. 25 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju funkcję Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym pełni Zarząd Województwa Lubuskiego. Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, IZ jest odpowiedzialna za zarządzanie regionalnym programem operacyjnym i jego realizację zgodnie z zasadą naleŝytego zarządzania finansami. Realizację zadań IZ Zarząd Województwa Lubuskiego wykonuje poprzez jednostki organizacyjne w ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA II STOPNIA (IP II) Zgodnie z art. 59 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 27 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju IZ LRPO deleguje część swoich uprawnień do Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Priorytetu III. Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego pełni Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze. INSTYTUCJA AUDYTOWA (IA) Zgodnie z art. 59 ust.1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 powołana została Instytucja Audytowa, której zadania wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Funkcję tą pełni sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej. Instytucja Audytowa jest niezaleŝna od Instytucji Zarządzającej LRPO, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Pośredniczących II stopnia oraz Instytucji Certyfikującej. Zadania Instytucji Audytowej wykonywane są za pośrednictwem jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej podległych Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów oraz 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województw. W przypadku LRPO będzie to Urząd Kontroli Skarbowej w Zielonej Górze. Instytucja Audytowa odpowiedzialna jest za ogół prac związanych z wydaniem zapewnienia, Ŝe system zarządzania i kontroli LRPO spełnia wymogi Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA (IC) Zgodnie z art. 59 i 61 Rozporządzenia 1083/2006 oraz art. 35 ust. 2 pkt 7 z ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, minister właściwy ds. rozwoju regionalnego certyfikuje Komisji Europejskiej prawidłowość poniesienia wydatków w ramach programów operacyjnych. Instytucja Certyfikująca, to komórka organizacyjna utworzona zarządzeniem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, odpowiedzialna za certyfikację wydatków ponoszonych w ramach EFRR/EFS/FS. W zakresie realizowanych zadań jest ona komórką niezaleŝną od komórek wykonujących funkcje instytucji zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi,

3 wchodzących w skład odrębnych pionów podległych innym Członkom Kierownictwa Ministerstwa. Członek Kierownictwa MRR nadzorujący Instytucję Certyfikującą podlega bezpośrednio Ministrowi Rozwoju Regionalnego i podejmuje w sposób niezaleŝny decyzje w zakresie dokonywania oraz wstrzymywania procesu poświadczania deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej. Obecnie funkcje Instytucji Certyfikującej pełni Departament Instytucji Certyfikującej. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA W CERTYFIKACJI (IPOC) W ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego rolę Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji pełni Wojewoda Lubuski. Powierzenie wykonywania części zadań instytucji certyfikującej nastąpiło, zgodnie z art. 12 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, poprzez zawarcie przez Instytucję Certyfikującą Ministra Rozwoju Regionalnego z Wojewodą Lubuskim pisemnego porozumienia określającego zakres powierzanych zadań oraz obowiązki instytucji, do której zadania są delegowane. Komórka w Urzędzie Wojewódzkim obsługująca Wojewodę w zakresie delegowanych zadań jest funkcjonalnie niezaleŝna. KOMITET MONITORUJĄCY (KM LRPO) Zgodnie z zapisami art. 59 oraz 63 Rozporządzenia 1083/2006 monitorowanie Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata jest prowadzone przez Instytucję Zarządzającą oraz Komitet Monitorujący LRPO, pracujący pod przewodnictwem przedstawiciela Instytucji Zarządzającej. Komitet Monitorujący ma na celu zapewnienie odpowiedniej jakości wdraŝania programu operacyjnego. Monitorowanie odbywa się w oparciu o stopień realizacji wskaźników finansowych oraz wskaźników produktu i rezultatu określone dla kaŝdego priorytetu i działania. Komitet Monitorujący jest powoływany w ciągu trzech miesięcy od daty przekazania Polsce decyzji o zatwierdzeniu programu przez Komisję Europejską. W skład Komitetu Monitorującego wchodzą zarówno przedstawiciele strony rządowej, samorządowej oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Pozwala to zapewnić ścisłą współpracę pomiędzy partnerami oraz realizację załoŝonych celów poprzez wkład indywidualnych doświadczeń wynikających z odmiennych koncepcji i zastosowania róŝnorodnego podejścia do rozwiązywania problemów. Komitet Monitorujący LRPO czuwa nad efektywnością i jakością zarządzania i realizacji LRPO (zgodnie z art. 65 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006). Komitet Monitorujący funkcjonuje w oparciu o Regulamin Komitetu Monitorującego zatwierdzony na pierwszym posiedzeniu. Schemat organizacyjny organów uczestniczących w systemie zarządzania i kontroli stanowią załączniki nr 1a. Schemat systemu zarządzania i kontroli stanowi załącznik nr1b Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji zarządzającej) Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Zarząd Województwa Lubuskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze ul. Podgórna 7, Zielona Góra, Dane kontaktowe: 3

4 Kontakt oficjalny: Marszałek Województwa Lubuskiego Marcin Jabłoński Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze ul. Podgórna 7, Zielona Góra, tel , fax ; Kontakt roboczy: Dyrektor Departamentu Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego Paweł Sługocki ul. Św. Jadwigi 1, Zielona Góra, tel , , fax., adres w.slugocki@lubuskie.pl, sekretariat.lrpo@lrpo.lubuskie.pl, sekretariat.biz@lrpo.lubuskie.pl Organy pośredniczące (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie pośredniczącym) Instytucja Pośrednicząca II stopnia we wdraŝaniu Priorytetu III Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze, Dane kontaktowe: Prezes Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze Alicja Makarska ul. KoŜuchowska 4, Zielona Góra tel , fax , adres amakarska@wfosigw.zgora.pl Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie poświadczającym) Instytucja Certyfikująca Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Instytucji Certyfikującej Dane kontaktowe: Dyrektor Departamentu Instytucji Certyfikującej Sylwester Zając ul. Mysia 2, Warszawa, adres sylwester.zajac@mrr.gov.pl. Adres do korespondencji: ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel , fax ,

5 Instytucja audytowa i organy audytowe (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji audytowej i organach audytowych) Instytucja Audytowa Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Ministerstwo Finansów Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej Dane kontaktowe: Dyrektor Agnieszka Królikowska ul. Świętokrzyska 12, Warszawa, tel , fax , adres sekretariat.cz@mofnet.gov.pl Wytyczne dostarczone instytucjom zarządzającym, certyfikującym i organom pośredniczącym w celu zagwarantowania naleŝytego zarządzania finansami funduszy strukturalnych (data i odniesienie) 1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.); 2. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.); 3. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn. zm.; 4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U.z 2009 r. Nr 152, poz. 1223) 5. Horyzontalne wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego oraz Ministra Finansów. Obowiązujące wytyczne MRR: - Wytyczne w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego (obowiązujące od dnia 13 marca 2007 r.); - Wytyczne w zakresie sprawozdawczości ( obowiązujące od dnia 15 lipca 2009 r.); - Wytyczne w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata (obowiązujące od dnia 30 maja 2007 r.); - Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata (obowiązujące od dnia 3 lipca 2009 r.); - Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym (obowiązujące od dnia 22 grudnia 2009 r.); - Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych (obowiązujące od dnia 19 września 2008 r.); - Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. (obowiązująca od 21 sierpnia 2009 r.) - Wytyczne dotyczące komitetów monitorujących (obowiązujące od dnia 7 września 2007 r.); - Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód (obowiązujące od dnia 15 stycznia 2009 r.); - Wytyczne w zakresie informacji i promocji (obowiązujące od dnia 5 października 2007 r.); 5

6 - Wytyczne w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń (obowiązujące od dnia 5 października 2007 r.); - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (obowiązujące od dnia 17 grudnia 2008 r.); - Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych (dla przedsięwzięć przygotowywanych w stanie prawnym sprzed 15 listopada 2008 r. - obowiązujące od dnia 30 czerwca 2008 r.; dla przedsięwzięć, dla których wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach złoŝono po 15 listopada 2008 r.- obowiązujące od 7 maja 2009 r.); - Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej (obowiązujące od dnia 7 grudnia 2009 r.); - Wytyczne w zakresie reguł dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w ramach zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego w gospodarce odpadami (obowiązujące od 3 marca 2010 r.) - Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych (obowiązujące od dnia 22 stycznia 2010 r.); - Wytyczne w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (obowiązujące od dnia 12 lutego 2008 r.); - Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej (obowiązujące od dnia 4 marca 2010 r.); - Wytyczne w zakresie programowania działań dotyczących mieszkalnictwa (obowiązujące od dnia 9 września 2008 r.); Wytyczne w zakresie zasad dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w transporcie zbiorowym (obowiązujące od dnia 2 lutego 2009 r.); Wytyczne do przygotowania inwestycji w zakresie środowiska współfinansowanych przez Fundusz Spójności i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w latach (obowiązujące od dnia 15 stycznia 2009 r.); Wytyczne dotyczące przeglądu i renegocjacji z Komisją Europejską programów operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata (obowiązujące od dnia 9 września 2008 r.); Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. (obowiązujące od 21 sierpnia 2009 r.). 6. Instrukcja wykonawcza (Podręcznik Procedur Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata ) przyjęta przez Zarząd Województwa Lubuskiego uchwałą z dnia 8 kwietnia 2008 r. (z późn. zm.). 2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1. Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji zarządzającej upowaŝniającego do pełnienia funkcji 6

7 Podstawę powołania Instytucji Zarządzającej stanowią zapisy: - prawa wspólnotowego: Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 ( D U UE L 210/1 z dnia 31 lipca 2006); Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie(WE) nr 1260/1999 (D U UE L 210/25 z dnia 31 lipca 2006); Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (D U UE L 371/1 z dnia 27grudnia 2006); - prawa polskiego: Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009, Nr 84, poz. 712.) Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U Nr 249 poz z późn. zm.); Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U Nr 91 poz. 576); - oraz postanowienia zawarte w: Lubuskim Regionalnym Programie Operacyjnym na lata , zaakceptowanym przez Komisję Europejską w dniu 1 października 2007, przyjętym przez Zarząd Województwa Lubuskiego uchwałą Nr 65/399/2007 z dnia 16 października 2007 r.; Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia wspierających wzrost gospodarczy i zatrudnienie przyjętych decyzją Komisji Europejskiej dnia 7 maja 2007 r. (MRR/H/2(1)/03/2007); Statut Województwa Lubuskiego ogłoszony Obwieszczeniem Zarządu Województwa Lubuskiego dnia 4 czerwca 2002 r. (Dz. Urz. Woj. Lub. Nr 57, poz. 717); Regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z dnia 16 września 2008 r. przyjęty uchwałą Zarządu Województwa Lubuskiego Nr 116/707/08 Nr 131/831/08 z późn. zm.; Porozumienie - Kontrakt Wojewódzki podpisany 6 lutego 2008 r. oraz Aneksy do Kontraktu Wojewódzkiego zawarte w dniu 24 sierpnia 2009 r. oraz w dniu 15 stycznia 2010 r. Zgodnie z zapisami art. 25 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. Zarząd Województwa Lubuskiego pełni rolę Instytucji Zarządzającej dla Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą Zgodnie z zapisami art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju 7

8 Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą naleŝytego zarządzania finansami, a w szczególności za: - zapewnienie, Ŝe operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego oraz spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; - weryfikację, Ŝe współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz Ŝe wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi; - zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla kaŝdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie, Ŝe dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; - zapewnienie utrzymywania przez Beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych; - zapewnienie, Ŝe oceny programów operacyjnych, o których mowa w art. 48 ust. 3 Rozporządzenia Rady 1083/2006, są przeprowadzane zgodnie z art. 47 wskazanego rozporządzenia; - ustanawianie procedur dla zapewnienia, Ŝe wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieŝki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 90 Rozporządzenia Rady 1083/2006; - zapewnianie otrzymywania przez instytucję certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; - kierowanie pracą komitetu monitorującego i dostarczanie mu dokumentacji wymaganej w celu umoŝliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów; - opracowywanie i przedkładanie Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez komitet monitorujący; - zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 Rozporządzenia Rady 1083/ Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Działając zgodnie z art. 59 pkt. 2 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz art. 27 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Instytucja Zarządzająca LRPO na podstawie Porozumienia zawartego w dniu 13 grudnia 2007 r. w Zielonej Górze oraz Aneksu nr 1 do Porozumienia podpisanego w dniu 5 lutego 2009 r. deleguje do Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze część zadań związanych z wdraŝaniem Priorytetu III Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego jednocześnie powierzając WFOŚiGW rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Do zadań realizowanych przez IP II naleŝy w szczególności: - prowadzenie naboru wniosków w ramach poszczególnych Działań Priorytetu III; 8

9 - dokonywanie, w oparciu o przyjęte przez KM LRPO kryteria, oceny projektów, które będą dofinansowane w ramach LRPO; - przygotowywanie umów z Beneficjentami o dofinansowanie projektu; - monitorowanie projektów realizowanych przez Beneficjentów; - kontrolę realizacji dofinansowanych projektów; - dokonywanie weryfikacji wniosków o płatność złoŝonych przez Beneficjentów Priorytetu III LRPO oraz przygotowywanie i przekazywanie do IZ Poświadczenia i deklaracji wydatków; - przekazywanie IC/IPOC wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami; - przygotowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań oraz informacji miesięcznych z Priorytetu III LRPO; - weryfikacja dostarczenia współfinansowanych produktów i usług oraz tego, Ŝe wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów III Priorytetu LRPO zostały faktycznie poniesione i są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi; - monitorowanie oraz wykrywanie nieprawidłowości w ramach projektów realizowanych przez Beneficjentów oraz składanie informacji na ten temat do IZ LRPO. Rozszerzony wykaz działań realizowanych przez IP II został opisany w punkcie 3.1. Opisu systemu zarządzania i kontroli. Szczegółowy zakres obowiązków IP II oraz nadzoru wykonywanego przez IZ określa Porozumienie w sprawie powierzenia roli IP II oraz Aneks nr 1 do Porozumienia Organizacja instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk) Zarząd Województwa Lubuskiego pełni rolę Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Zarząd Województwa wykonuje zadania przypisane Instytucji Zarządzającej za pomocą komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Schemat organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz Instytucji Zarządzającej stanowią odpowiednio załączniki nr 2a i 2b. W realizację zadań związanych z LRPO w ramach UMWL zaangaŝowane są w szczególności: - Departament Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (DFR), - Departament Finansów (DF), - Departament Organizacyjno Prawny (DP). 5 grudnia 2007 r. decyzją Zarządu Województwa Lubuskiego zmieniono strukturę organizacyjną Urzędu Marszałkowskiego łącząc Biuro Instytucji Zarządzającej LRPO z Departamentem Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (DRF) (Uchwała nr 79/473/2007). Departament Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (DFR) podlega Wicemarszałkowi Województwa Lubuskiego. Departamentem kieruje Dyrektor Departamentu, któremu podlega trzech Zastępców Dyrektora Departamentu. W strukturze Departamentu DFR wydzielono wydziały: 9

10 10 - Wydział Programowania Strategicznego LRPO (DFR.I.); - Wydział Informacji i Promocji LRPO (DFR.II.); - Wydział Kontraktacji Inwestycji Infrastrukturalnych LRPO (DFR.III.); - Wydział Kontroli LRPO (DFR.IV.); - Wydział Ekonomiczny i Pomocy Technicznej LRPO (DFR.V.); - Wydział Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych LRPO (DFR.VI.); - Stanowisko ds. Kancelaryjno-Organizacyjnych (DFR.VII.). - Wydział Finansowy LRPO (DFR.VIII.); - Wydział Monitorowania LRPO (DFR.IX.); - Stanowisko ds. Lokalnego Systemu Informatycznego (DFR.X.); Do zadań Wydziału Programowania Strategicznego (DFR.I.) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Przygotowanie opisu systemu zarządzania i kontroli określającego w szczególności organizację i procedury obowiązujące instytucje zaangaŝowane w realizację LRPO. 2. Monitorowanie prawidłowości procesów wdraŝania LRPO. 3. Koordynacja prac związanych z opracowaniem podręcznika procedur dla IZ. 4. Koordynacja prac związanych z opracowaniem instrukcji wykonawczych dla IP II. 5. Wprowadzanie zmian do podręcznika procedur IZ po ich zgłoszeniu przez wydziały DFR, DF. 6. Wprowadzanie zmian do podręcznika procedur IZ na podstawie uwag zgłoszonych przez IPOC oraz IK NSRO. 7. Sporządzenie wytycznych dotyczących procesu realizacji Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (we współpracy z wydziałami DFR, DF, IP II). 8. Opracowanie strategii realizacji programu. 9. Przygotowanie harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach LRPO. 10. Monitorowanie przepływów finansowych w ramach programu. 11. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania. 12. Koordynacja przygotowania planu ewaluacji dla LRPO obejmującego róŝne fazy realizacji programu. 13. Koordynacja procesu ewaluacji programu i priorytetów oraz wdraŝanie wynikających z niego rekomendacji. 14. Koordynacja i prowadzenie zadań związanych z procedurą odwoławczą realizowaną na poziomie IZ LRPO. 15. Współpraca z IP II w zakresie zadań powierzonych wydziałowi. 16. Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 17. Organizowanie pracy Komitetu Monitorującego LRPO i dostarczanie członkom KM LRPO wymaganej dokumentacji w celu jakościowego monitorowania realizacji LRPO. 18. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego w zakresie powierzonych zadań. 19. Współpraca z Komisją Europejską, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Instytucją Certyfikującą, Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji, Krajową Jednostką Oceny, Instytucją Audytową. 20. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań Wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. 21. Współpraca z merytorycznymi Wydziałami Departamentu LRPO.

11 11 Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 8. Do zadań Wydziału Informacji i Promocji LRPO (DFR.II.) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Przygotowywanie i realizacja Planu Komunikacji LRPO i Rocznych Planów Działań. 2. Tworzenie i realizacja koncepcji działań informacyjno-promocyjnych w ramach Departamentu LRPO. 3. Opracowanie budŝetu wydziału, w tym budŝetu przeznaczonego na działania promocyjne i informacyjne LRPO. 4. Inicjowanie, koordynacja i prowadzenie spotkań, szkoleń, konsultacji, warsztatów itp. dla potencjalnych beneficjentów LRPO w regionie. 5. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego. 6. Współpraca z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Urzędami Marszałkowskimi oraz innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie programów operacyjnych na szczeblu regionalnym i krajowym. 7. Współpraca z lokalnymi, regionalnymi oraz krajowymi mediami (TV, prasa, radio, wydawnictwa etc). 8. Opracowywanie, przygotowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnopromocyjnych LRPO. 9. Prowadzenie Punktu Informacyjnego dla Beneficjentów. 10. Przygotowywanie aktualnych informacji dotyczących LRPO do publikacji na stronach internetowych oraz Obsługa witryny internetowej Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania. 13. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie powierzonych zadań. 14. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań Wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 7. Do zadań Wydziału Kontraktacji Inwestycji Infrastrukturalnych (DFR.III) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Współpraca z merytorycznymi Wydziałami Departamentu LRPO. 2. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO. 3. Współpraca z Instytucją Pośredniczącą II-go stopnia (Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska) w zakresie zadań wykonywanych przez Wydział. 4. Opracowanie instrukcji dotyczących zasad wdraŝania Priorytetów I, IV i V LRPO (w tym: Uszczegółowienie LRPO), wniosek aplikacyjny i załączniki, instrukcje dla wnioskodawców, etc.). 5. Organizacja preselekcji propozycji projektów w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 6. Organizacja procedury konkursowej w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO: przygotowywanie ogłoszenia o konkursie i regulaminu konkursu.

12 7. Organizacja i prowadzenie naboru kandydatów na Ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym w ramach Priorytetów I, IV, V LRPO oraz prowadzenie bazy Ekspertów. 8. Prowadzenie punktu przyjęć wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 9. Ocena formalna wniosków o dofinansowanie w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO, w tym przygotowywanie wykazu projektów, które zostały ocenione pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym. 10. Badanie zgodności wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z zasadami pomocy publicznej. 11. Zlecanie przygotowania - w uzasadnionych przypadkach - ekspertyz, dotyczących projektów realizowanych w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO, w celu zasięgnięcia przez Zarząd Województwa Lubuskiego opinii na ich temat oraz prawidłowej oceny merytorycznej. 12. Organizacja i obsługa prac Ekspertów, zajmujących się oceną merytoryczną projektów w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 13. Kontakt oraz korespondencja z Beneficjentami w zakresie projektów, składanych w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 14. Sporządzanie po zakończeniu kaŝdego etapu oceny wniosków raportów i/lub protokółów na temat wyników przeprowadzonego zgodnie z procedurami postępowania. 15. Wykonywanie zadań związanych z procedurą odwoławczą: - przekazywanie dokumentacji do DFR.I (Zespół ds. procedury odwoławczej) w przypadku złoŝenia protestu przez Beneficjenta, - przeprowadzenie ponownej oceny formalnej po pozytywnym rozpatrzeniu protestu lub skargi złoŝonej do WSA lub skargi kasacyjnej do NSA, - przekazywanie dokumentacji do ponownej oceny merytorycznej przez asesorów po pozytywnym rozpatrzeniu protestu lub skargi złoŝonej do WSA lub skargi kasacyjnej do NSA. 16. Przekazywanie poszczególnym Wydziałom Departamentu LRPO oraz Wojewodzie Lubuskiemu informacji o dokonanym przez Zarząd Województwa Lubuskiego - w drodze uchwały - wyborze projektów do realizacji w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 17. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania. 18. Przygotowywanie oraz aneksowanie umów o dofinansowanie projektów, wybranych do realizacji przez Zarząd Województwa Lubuskiego w ramach Priorytetu I, IV i V LRPO. 19. Weryfikacja przedłoŝonego przez Beneficjenta zabezpieczenia naleŝytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. 20. Przygotowywanie i przekazywanie poszczególnym wydziałom Departamentu LRPO okresowych informacji na temat stanu wdraŝania Priorytetu I, IV i V LRPO. 21. Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 22. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie zadań realizowanych przez wydział. 23. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. 12

13 13 Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 15. Do zadań Wydziału Kontroli (DFR.IV) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Prowadzenie kontroli projektów w ramach I, II, IV i V Priorytetu LRPO. 2. Prowadzenie korespondencji z Beneficjentami w ramach prowadzonych kontroli projektów. 3. Koordynacja zadań związanych z występowaniem ryzyka w trakcie realizacji programu. 4. Prowadzenie kontroli systemowej w IP II. 5. Prowadzenie kontroli projektów VI Priorytetu w zakresie projektów realizowanych przez IP II. 6. Sporządzanie Rocznego Planu Kontroli oraz jego aktualizacja. 7. Sporządzanie Planu Kontroli Projektów w ramach Priorytetów I,II,IV,V. 8. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu LRPO. 9. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO. 10. Prowadzenie weryfikacji sprawdzającej dokumentacji PZP Beneficjentów I, II, IV i V Priorytetu LRPO. 11. Sporządzanie informacji zbiorczej z działalności Wydziału Kontroli LRPO, dla Wydziału Monitorowania LRPO. 12. Obsługa KSI i LSI w zakresie wydziału realizowanych zadań. 13. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania LRPO. 14. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie zadań realizowanych przez wydział. 15. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 10. Do zadań Wydziału Ekonomicznego i Pomocy Technicznej (DFR.V) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Opracowanie wytycznych dotyczących zasad wdraŝania Priorytetu VI (Uszczegółowienie, zapotrzebowanie, wniosek o płatność i załączniki, instrukcje dla IP II etc). 2. WdraŜanie pomocy technicznej LRPO poprzez m.in.: przygotowywanie zapotrzebowań na środki z Pomocy Technicznej LRPO, opisywanie dokumentów niezbędnych do rozliczenia wydatków w ramach Pomocy Technicznej, Sporządzanie wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej, Weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym zapotrzebowań i wniosków o płatność składanych przez IP II, Przygotowywanie umów dla IP II w ramach Pomocy Technicznej, Sporządzanie dyspozycji wypłaty środków w ramach Pomocy Technicznej, Planowanie budŝetu na poziomie wydatków Pomocy Technicznej. 3. Prowadzenie bieŝącej obsługi finansowej Departamentu w ramach Pomocy Technicznej LRPO, w tym m. in.:

14 tworzenie projektu budŝetu, sporządzanie planów finansowych, sporządzanie planów wydatków oraz ich aktualizacja, monitorowanie wydatków, sporządzanie sprawozdań miesięcznych, kwartalnych i rocznych realizacji wydatków/środków, sporządzanie sprawozdań bieŝących i okresowych z realizacji działania/priorytetu w ramach PT LRPO, sporządzanie informacji półrocznej i rocznej z realizacji wydatków w danym roku budŝetowym, opracowywanie i aktualizacja harmonogramów wydatków, gromadzenie dokumentacji finansowej (zamówień, umów, protokołów odbioru, kopii faktur, rachunków i innych), weryfikacja i dekretacja dokumentów finansowych (faktury, rachunki, delegacje, itp.). 4. Przygotowywanie prognoz finansowych na kolejny rok budŝetowy i lata następne w ramach Pomocy Technicznej LRPO. 5. Rozliczanie dotacji celowej w części odpowiadającej wydatkom w ramach VI Priorytetu Pomoc Techniczna. 6. Sporządzanie sprawozdań z wykorzystania dotacji celowej w zakresie Pomocy Technicznej LRPO. 7. Sporządzanie sprawozdań bieŝących i okresowych z realizacji działania/priorytetu w ramach Pomocy Technicznej LRPO. 8. Przeprowadzanie postępowań na udzielenie zamówień powyŝej kwoty zł. 9. Współpraca z IP II w zakresie zadań powierzonych wydziałowi. 10. Gromadzenie dokumentacji dotyczącej projektów Pomocy Technicznej w ramach LRPO. 11. Koordynacja i organizacja szkoleń wewnętrznych Departamentu LRPO. 12. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania. 13. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu LRPO. 14. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO. 15. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie powierzonych zadań. 16. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. 17. Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 5. Do zadań Wydziału Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych (DFR.VI) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu LRPO. 2. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO na 14

15 lata Opracowanie instrukcji dotyczących zasad wdraŝania Priorytetu II LRPO na lata (w tym: Uszczegółowienie LRPO na lata , wniosek aplikacyjny i załączniki, instrukcje dla wnioskodawców, etc.). 4. Organizacja i prowadzenie naborów kandydatów na Ekspertów oceniających wnioski od względem merytorycznym w ramach II Priorytetu LRPO oraz prowadzenie bazy Ekspertów. 5. Organizacja procedury konkursowej w ramach Priorytetu II LRPO na lata Prowadzenie Punktu Przyjęć Wniosków w ramach II Priorytetu LRPO. 7. Prowadzenie ewidencji składanych wniosków wraz z pobieraniem danych/informacji dot. realizowanych inwestycji w celach statystycznych oraz sprawozdawczych. 8. Ocena formalna wniosków o dofinansowanie w ramach Priorytetu II LRPO na lata , w tym przygotowywanie wykazu projektów, które zostały ocenione pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym. 9. Badanie zgodności zapisów wniosków w kontekście zasad udzielania pomocy publicznej. 10. Przygotowywanie raportów i protokółów po kaŝdym etapie oceny składanych wniosków. 11. Przygotowanie i obsługa techniczna posiedzeń Ekspertów zajmujących się oceną merytoryczną projektów w ramach Priorytetu II LRPO na lata Przygotowywanie list rankingowych, po zakończeniu oceny merytorycznej projektów w ramach Priorytetu II LRPO. 13. Przygotowywanie oraz aneksowanie umów o dofinansowanie projektów, wybranych do realizacji przez Zarząd Województwa Lubuskiego w ramach Priorytetu II LRPO na lata Kontakt oraz korespondencja z Beneficjentami w zakresie projektów, składanych w ramach Priorytetu II LRPO na lata Zlecanie przygotowania - w uzasadnionych przypadkach - ekspertyz, dotyczących projektów realizowanych w ramach Priorytetu II LRPO na lata , w celu zasięgnięcia przez Zarząd Województwa Lubuskiego opinii na ich temat oraz prawidłowej oceny merytorycznej. 16. Przyjmowanie i weryfikowanie dokumentów niezbędnych do podpisywania umów o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu II LRPO. 17. Przyjmowanie i weryfikacja formalna zabezpieczeń wierzytelności składanych przez Beneficjentów II Priorytetu LRPO po podpisaniu umów o dofinansowanie realizacji projektów. 18. Wprowadzanie danych do KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 19. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania. 20. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie powierzonych zadań. 21. Wykonywanie zadań związanych z procedurą odwoławczą: przekazywanie dokumentacji do DFR.I (Zespół ds. procedury odwoławczej) w przypadku złoŝenia protestu przez Beneficjenta, przeprowadzenie ponownej oceny formalnej po pozytywnym rozpatrzeniu protestu lub skargi złoŝonej do WSA lub skargi kasacyjnej do NSA, przekazywanie dokumentacji do ponownej oceny merytorycznej przez Ekspertów po pozytywnym rozpatrzeniu protestu lub skargi złoŝonej do WSA lub skargi kasacyjnej do NSA. 15

16 22. Przekazywanie Wojewodzie Lubuskiemu informacji o dokonanym przez Zarząd Województwa Lubuskiego w drodze uchwały wyborze projektów do realizacji w ramach Priorytetu II na lata Przygotowywanie i przekazywanie poszczególnym wydziałom Departamentu LRPO okresowych informacji na temat stanu wdraŝania Priorytetu II LRPO na lata Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 25. Przygotowywanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego, Sejmiku Województwa Lubuskiego oraz Komitetu Monitorującego w zakresie powierzonych zadań. 26. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 13. Do zadań na Stanowisku ds. Kancelaryjno-Organizacyjnych (DFR.VII) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem sekretariatu Departamentu: przekazywanie korespondencji z Kancelarii Ogólnej UMWL oraz sekretariatów członków Zarządu do dyrektora Departamentu LRPO, prowadzenie dziennika korespondencji, prowadzenie kalendarza spotkań organizowanych przez Departament LRPO, prowadzenie kalendarza spotkań dyrektora Departamentu oraz z-ców dyrektora Departamentu LRPO, przekazywanie korespondencji zewnętrznej do Kancelarii Ogólnej UMWL, przekazywanie korespondencji wewnętrznej do odpowiednich departamentów i komórek UMWL. 2. Wykonywanie zadań związanych z organizacją pracy w Departamencie LRPO: przekazywanie zastępcom dyrektora oraz kierownikom zaleceń dyrektora dotyczących organizacji pracy, wykonywanie zadań związanych z zapewnieniem odpowiedniej ilości materiałów biurowych w Departamencie LRPO. 3. Wykonywanie zadań stanowiska ds. kadr, tj.: Koordynowanie opracowania planu i wykorzystania urlopów, Koordynowanie i przekazanie do DP planu czasu pracy pracowników Departamentu LRPO, Koordynowanie wykonania zaleceń DP dotyczących kadr. Orientacyjna docelowa liczba etatów przydzielonych do stanowiska: 2. Do zadań Wydziału Finansowego (DFR.VIII) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Planowanie i realizacja przepływów finansowych w ramach LRPO, w tym: tworzenie rocznych prognoz wydatków w ramach LRPO do projektu budŝetu państwa, przeprowadzanie kontroli limitów wydatków, wnioskowanie o przyznanie kolejnych transz dotacji celowej z BudŜetu Państwa, rozliczanie dotacji celowej z BudŜetu Państwa, 16

17 sporządzanie sprawozdań z wykorzystania dotacji celowej z BudŜetu Państwa w zakresie współfinansowania. 2. Certyfikacja wydatków w ramach LRPO, w tym: weryfikacja Zestawienia zatwierdzonych przez IP II stopnia wniosków o płatność wraz z załącznikami na podstawie danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13), weryfikowanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IP II do IZ LRPO, przeprowadzenie weryfikacji poprawności danych w dokumentacji IP II stopnia, weryfikacja sporządzonej przez IP II Dyspozycji przekazania środków na rachunek bankowy Beneficjenta sporządzonej na podstawie zatwierdzonego przez IP II wniosku o płatność w ramach Priorytetu III i przekazywaniem jej do realizacji w Departamencie Finansów, sporządzanie i przekazywanie do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową, sporządzanie prognozy wniosków o płatność na bieŝący i kolejny rok budŝetowy, prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania, odzyskanych i wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu wspólnotowego oraz rejestru naliczonych od powyŝszych kwot odsetek, przygotowywanie informacji na temat kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych dla Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, kontakt i korespondencja z IP II w zakresie Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IP II do IZ LRPO oraz Zestawienia zatwierdzonych przez IP II wniosków o płatność, przygotowanie deklaracji wydatków do celów częściowego zamknięcia programu. 3. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność w ramach LRPO, w tym: weryfikacja merytoryczna wniosków o płatność, w ramach Priorytetu VI, weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V, przekazywanie wniosków o płatność, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V, wraz z informacją o wynikach weryfikacji do Departamentu Finansów, przekazywanie do Wydziału Monitorowania LRPO informacji o wystąpieniu w przedłoŝonym przez Beneficjenta wniosku o płatność, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V, błędów/ braków lub uchybień i o konieczności wezwania podmiotu do uzupełnienia/poprawienia wykrytych błędów/braków lub uchybień, zatwierdzanie wniosków o płatność i poświadczanie wydatków kwalifikowalnych, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V, ewidencja obiegu wniosków o płatność, kontakt i korespondencja z Beneficjentami w zakresie wniosków o płatność, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V. 4. Sporządzanie dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta oraz przekazywanie ich do Departamentu Finansów w celu realizacji zleceń płatności, w ramach Priorytetów I, II, IV, i V. 5. Przekazywanie do Wydziału Kontroli LRPO informacji, niezbędnych dla przeprowadzenia kontroli na miejscu. 6. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień nieprawidłowościach i zgłaszanie ich do Wydziału Monitorowania LRPO. 7. Tworzenie dokumentów programowych dotyczących m.in. przepływów finansowych, dotacji celowej, wniosku o płatność oraz certyfikacji wydatków w ramach LRPO. 17

18 8. Przygotowywanie materiałów na posiedzenie Zarządu Województwa Lubuskiego oraz Sejmiku Województwa Lubuskiego w zakresie powierzonych zadań. 9. Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 10. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu LRPO. 11. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO. 12. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań Wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur IZ LRPO. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 14. Do zadań Wydziału Monitorowania (DFR.IX) w zakresie LRPO naleŝy w szczególności: 1. Realizacja procesu monitorowania LRPO w przekroju programu/priorytetu/ działania/projektu, z ewentualnym wykorzystaniem modelu Hermin. 2. Zapewnianie gromadzenia danych na temat realizacji LRPO, niezbędnych do celów monitorowania. 3. Sporządzanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji LRPO. 4. Przedstawianie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji LRPO, po ich zatwierdzeniu przez Komitet Monitorujący. 5. Dostarczanie pod obrady Komitetu Monitorującego materiałów i dokumentacji z zakresu działalności wydziału. 6. Weryfikacja wniosków o płatność beneficjentów LRPO w zakresie wynikającym z kompetencji wydziału. 7. Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach w zakresie kompetencji wydziału. 8. Koordynowanie procesu informowania o nieprawidłowościach w ramach LRPO. 9. Współpraca z IP II w zakresie zadań powierzonych wydziałowi. 10. Obsługa KSI i LSI w zakresie realizowanych zadań. 11. Obsługa SFC Tworzenie dokumentów programowych i procedur w części związanej z zadaniami wydziału. 13. Prowadzenie dokumentacji, dotyczącej realizacji powierzonych zadań zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 14. Współpraca z merytorycznymi wydziałami Departamentu LRPO. 15. Przygotowanie materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa Lubuskiego oraz Sejmiku Województwa Lubuskiego w zakresie powierzonych zadań. 16. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a takŝe z innymi instytucjami zaangaŝowanymi we wdraŝanie LRPO. 17. Prowadzenie, ochrona i przechowywanie dokumentacji, dotyczącej realizacji zadań wydziału zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz Podręcznikiem Procedur Instytucji Zarządzającej LRPO. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 7. 18