REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 25 /2014 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 12 czerwca 2014 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu

2 I. Postanowienia ogólne 1 Departament Polityki Regionalnej zwany dalej Departamentem działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu ustalonego Uchwałą Nr 1293/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 listopada 2011 r. wraz ze zmianami oraz niniejszego Regulaminu. 2 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: Sejmiku należy przez to rozumieć Sejmik Województwa Wielkopolskiego; Zarządzie Województwa należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Wielkopolskiego; Marszałku Województwa należy przez to rozumieć Marszałka Województwa Wielkopolskiego; Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu; WRPO należy przez to rozumieć Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata i Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata Nadzór merytoryczny nad działalnością Departamentu sprawuje Marszałek Województwa (ZW-I) Całokształtem pracy Departamentu kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Departamentu przy pomocy trzech Zastępców. 2. Zastępcy Dyrektora współdziałają z Dyrektorem Departamentu w kierowaniu Departamentem, nadzorując realizację zadań wynikających z powierzonego im zakresu działania. 3. Zastępstwo Dyrektora w czasie jego nieobecności sprawuje wyznaczony Zastępca. 4. Zastępcy Dyrektora zastępują się wzajemnie podczas nieobecności. Przekazujący winien zapoznać przejmującego zastępstwo o stanie załatwienia aktualnie prowadzonych spraw. 5. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Departamentu ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności, wyznaczeni przez Dyrektora lub Zastępcę. 2

3 5 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Departamentu z oznaczeniem sposobu znakowania akt: Zastępca Dyrektora ds. planowania regionalnego DPR-I Oddział Planowania Strategicznego DPR-I -1 Oddział Ewaluacji i Oceny DPR-I-2 Wielkopolskie Regionalne Obserwatorium Terytorialne - Oddział DPR-I -3 Zastępca Dyrektora ds. koordynacji programu regionalnego DPR-II Oddział Koordynacji DPR-II -1 Oddział Monitorowania DPR-II-2 Wydział Zarządzania Finansowego WRPO DPR-II-3 Oddział Budżetu WRPO DPR-II-3-1 Oddział Certyfikacji Wydatków DPR-II-3-2 Zastępca Dyrektora ds. informacji, kontroli i pomocy technicznej DPR-III Oddział Systemów Informatycznych DPR-III-1 Oddział Kontroli DPR-III-2 Oddział Pomocy Technicznej DPR-III-3 Wydział Informacji i Promocji DPR-III-4 Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń DPR-III-4-1 Oddział Koordynacji Punków Informacyjnych DPR-III-4-2 Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich - referat DPR-III Oddział organizacyjno-prawny DPR-IV 2. Schemat organizacyjny Departamentu stanowi załącznik do Regulaminu. II. Zakres działania i podział zadań kierownictwa Departamentu 6 Zakres działania Dyrektora Departamentu: 1) wykonywanie zadań określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu, 2) nadzorowanie kształtowania kompleksowej polityki działania w zakresie programowania rozwoju województwa wielkopolskiego, przygotowania oraz realizacji strategii, planów i programów regionalnych, a także współdziałanie w tym zakresie z innymi Departamentami Urzędu, w szczególności w celu efektywnej realizacji WRPO, 3) wykonywanie i nadzorowanie czynności wynikających z pełnienia przez Zarząd Województwa funkcji Instytucji Zarządzającej WRPO, określonych w regulacjach krajowych i wspólnotowych, a także w dokumentach szczegółowych opisujących system zarządzania i realizacji WRPO, na podstawie stosownych upoważnień, 3

4 4) zarządzanie projektem Wsparcie funkcjonowania Wielkopolskiego Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego realizowanego przez Urząd w ramach współfinansowania ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, 5) koordynowanie prac związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , 6) nadzorowanie planowania i zarządzania budżetem Departamentu, 7) udział w posiedzeniach Zarządu Województwa, 8) realizacja zadań wynikających z uchwał Sejmiku i Zarządu Województwa oraz ustaleń komisji Sejmiku, 9) wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka Województwa, 10) reprezentowanie Departamentu na zewnątrz, 11) bieżące współdziałanie z Kancelarią Sejmiku, Gabinetem Marszałka, Departamentami oraz innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, 12) współpraca z działającymi na terenie województwa jednostkami administracji rządowej, samorządu terytorialnego, organizacjami gospodarczymi i społeczno-zawodowymi w zakresie realizacji podstawowych zadań Departamentu, 13) dekretowanie wpływającej korespondencji, 14) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Departamentu do podpisu Marszałka Województwa, Członków Zarządu i Zarządu Województwa, 15) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników, 16) przedstawianie Marszałkowi Województwa wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 17) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą Zastępców Dyrektora Departamentu, 18) podpisywanie pism w zakresie działań Departamentu przygotowanych przez jego pracowników. 7 Wspólne zakresy działania Zastępców Dyrektora: 1) zastępowanie Dyrektora Departamentu, 2) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą podległych Wydziałów i/lub Oddziałów i podległych pracowników, 4

5 3) nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwiania spraw przez podległych pracowników i udzielanie im odpowiednich wytycznych w tym zakresie, 4) przedstawianie Dyrektorowi Departamentu wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 5) dekretowanie korespondencji i dokonywanie jej rozdziału zgodnie z zakresami czynności pracowników oraz parafowanie pism przygotowanych przez pracowników do podpisu Dyrektora, Marszałka, Członków Zarządu Województwa i Zarządu Województwa, 6) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i czuwanie nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników, 7) podpisywanie pism w zakresie działań Departamentu przygotowanych przez jego pracowników. 8 Zadania poszczególnych Zastępców Dyrektora Departamentu: 1) Zastępca Dyrektora Departamentu ds. Planowania Regionalnego (DPR-I) Kierowanie całokształtem pracy i zapewnienie sprawnego funkcjonowania Departamentu w zakresie planowania regionalnego oraz sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą: a) Oddziału Planowania Strategicznego, b) Oddziału Ewaluacji i Oceny, c) Wielkopolskiego Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego (Oddziału). 2) Zastępca Dyrektora Departamentu ds. Koordynacji Programu Regionalnego (DPR-II) Kierowanie całokształtem pracy i zapewnienie sprawnego funkcjonowania Departamentu w zakresie koordynacji realizacji programu regionalnego oraz sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą: a) Oddziału Koordynacji, b) Oddziału Monitorowania, c) Wydziału Zarządzania Finansowego WRPO (w tym: Oddziału Budżetu WRPO, Oddziału Certyfikacji Wydatków). 3) Zastępca Dyrektora Departamentu ds. Informacji, Kontroli i Pomocy Technicznej (DPR-III) Kierowanie całokształtem pracy i zapewnienie sprawnego funkcjonowania Departamentu w zakresie informacji, kontroli i pomocy technicznej a) Oddział Systemów Informatycznych b) Oddziału Kontroli, c) Oddziału Pomocy Technicznej, 5

6 d) Wydziału Informacji i Promocji (w tym: Oddziału Informacji, Promocji i Szkoleń oraz Oddziału Koordynacji Punktów Informacyjnych wraz z Głównym Punktem Informacyjnym Funduszy Europejskich - Referatem). 9 Kierownictwo Departamentu w wykonywaniu zadań współpracuje z Komisjami Sejmiku, w tym w szczególności z Komisją Strategii Rozwoju Regionalnego i Współpracy Międzynarodowej. III. Zakres działania Naczelników Wydziałów 10 Zakres działania Naczelników Wydziałów: 1) kierowanie pracami bezpośrednio podległego Wydziału oraz koordynacja prac w zakresie podległych Oddziałów, a także współpraca z pozostałymi komórkami Departamentu w celu sprawnego wykonywania zadań Departamentu, 2) dekretowanie i rozdział korespondencji oraz czuwanie nad sposobem jej załatwienia, 3) nadzorowanie pod względem merytorycznym realizowania zadań przez podległe Oddziały, 4) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników do podpisu Zarządu Województwa, Marszałka Województwa, Członków Zarządu Województwa, Dyrektora, Zastępcy Dyrektora, 5) przedstawianie Zastępcy Dyrektora Departamentu wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 6) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i zapewnienie pełnego wykorzystania czasu pracy przez podległych pracowników. IV. Zakres działania Kierowników Oddziałów 11 Wspólne zakresy działania Kierowników Oddziałów: 1) kierowanie całokształtem pracy Oddziału i zapewnienie sprawnego jego funkcjonowania, 2) nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwiania spraw przez podległych pracowników i udzielanie im wytycznych w tym zakresie, 3) dekretowanie i rozdział korespondencji zgodnie z zakresami czynności pracowników oraz czuwanie nad sposobem jej załatwienia, 6

7 4) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Oddziału do podpisu Dyrektora, Marszałka Województwa, Członków Zarządu Województwa i Zarządu Województwa, 5) przedstawianie Dyrektorowi Departamentu lub jego Zastępcom wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 6) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i pełnego wykorzystania czasu pracy przez podległych pracowników. V. Planowanie pracy w Departamencie 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: 12 1) akty normatywne określające zadania samorządu województwa, 2) uchwały Sejmiku, 3) uchwały Zarządu Województwa. 2. Przy planowaniu pracy Departamentu uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. VI. Szczegółowa organizacja i zakres działania Departamentu 13 Departament kształtuje kompleksową politykę rozwoju społeczno-gospodarczego Wielkopolski oraz realizuje ją, prowadząc analizy i przygotowując odpowiednie dokumenty. Koordynuje prace i uczestniczy w przygotowaniu strategii rozwoju województwa oraz projektów programów wojewódzkich. Współuczestniczy w realizacji tych programów. Wykonuje zadania Zarządu Województwa pełniącego rolę Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie zarządzania Programami. Koordynuje prace związane z przygotowywaniem nowej perspektywy finansowej w szczególności w zakresie Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Realizuje zadania wynikające z wdrażania projektu Wsparcie funkcjonowania Wielkopolskiego Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej (do czasu rzeczowego i finansowego zakończenia realizacji projektu). 7

8 14 Do zakresu działania komórek organizacyjnych Departamentu należy: 1. Oddział Planowania Strategicznego (DPR-I-1) 1) koordynacja prac nad dokumentem programowym WRPO oraz nad jego zmianami, 2) monitorowanie stopnia realizacji celów Strategii Rozwoju Województwa Wielkopolskiego oraz przygotowywanie aktualizacji dokumentu, 3) udział w pracach koncepcyjnych w zakresie polityki regionalnej, polityki przestrzennego zagospodarowania kraju oraz polityki spójności Unii Europejskiej (udział w zespołach eksperckich i grupach roboczych, opiniowanie projektów dokumentów), 4) analiza i zarządzanie liniami demarkacyjnymi dla WRPO, 5) monitorowanie polityk regionalnych, krajowych i wspólnotowych, w tym polityk horyzontalnych Unii Europejskiej, 6) monitorowanie osiągania celów WRPO, 7) udział pracowników w Komisjach Oceny Projektów dla projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej Działanie 7.1 Schemat II Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 8) współpraca z innymi departamentami Urzędu Marszałkowskiego w realizacji zadań związanych z pracami nad regionalnymi strategiami i programami sektorowymi, 9) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 10) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , w tym obsługa Systemu Ewidencji Przedsięwzięć, 11) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 2. Oddział Ewaluacji i Oceny (DPR-I-2) 1) pełnienie roli Jednostki Ewaluacyjnej WRPO, 2) przygotowanie Planu Ewaluacji WRPO oraz okresowych planów ewaluacji WRPO, 3) zlecanie ewaluacji i ekspertyz zewnętrznych i prowadzenie ewaluacji wewnętrznych, 4) organizacja i zlecanie okresowych ocen szacunkowych WRPO, 5) zlecanie analiz z zastosowaniem modeli makroekonomicznych, 6) współpraca z Komitetem Monitorującym WRPO, Krajową Jednostką Ewaluacji oraz z Komisją Europejską w zakresie ewaluacji, 7) monitorowanie realizacji rekomendacji wynikających z badań ewaluacyjnych, 8

9 8) przedstawianie opinii publicznej wyników ewaluacji, 9) organizacja prac Grupy Sterującej Ewaluacją WRPO, 10) budowanie potencjału ewaluacyjnego, 11) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 12) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , 13) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 3. Wielkopolskie Regionalne Obserwatorium Terytorialne (DPR-I-3) - Oddział 1) realizacja zadań wynikających z zarządzania projektem Wsparcie funkcjonowania Wielkopolskiego Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w ramach współfinansowania ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, w tym w szczególności: a) zbieranie, gromadzenie oraz analiza danych dotyczących sytuacji społeczno-gospodarczej regionu, b) przygotowanie ekspertyz, analiz i innych opracowań, w tym również w ramach współpracy z departamentami, biurami i jednostkami podległymi Marszałkowi Województwa, c) monitorowanie i analiza danych na potrzeby planowania strategicznego, d) tworzenie sieci współpracy jednostek zajmujących się monitorowaniem polityk publicznych w regionie, w tym z innymi departamentami, biurami i jednostkami podległymi Urzędu oraz jednostkami samorządu terytorialnego szczebla powiatowego, e) współpraca z Krajowym Obserwatorium Terytorialnym oraz regionalnymi obserwatoriami terytorialnymi innych województw, f) uruchomienie i utrzymanie platformy informatycznej stanowiącej bazę wiedzy Wielkopolskiego Regionalnego Obserwatorium Terytorialnego, g) publikacja biuletynów dotyczących aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej województwa, h) zadania administracyjne związane z zarządzaniem projektem. 2) pełnienie funkcji sekretariatu Regionalnego Forum Terytorialnego, 9

10 3) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 4. Oddział Koordynacji (DPR-II-1) 1) pełnienie funkcji Sekretariatu Komitetu Monitorującego WRPO, 2) przygotowywanie porozumienia/aneksów z Instytucją Pośredniczącą WRPO oraz nadzór nad ich realizacją, 3) nadzór merytoryczny i udział w przygotowaniu Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Wielkopolskiego dotyczącego perspektywy finansowej oraz zmian do tego dokumentu, 4) współpraca z Instytucją Koordynującą Regionalne Programy Operacyjne w zakresie funkcjonowania systemu wdrażania WRPO, 5) nadzorowanie prac związanych z zarządzaniem Priorytetem III Środowisko przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (w tym opiniowanie wytycznych dla beneficjentów oraz dokumentacji konkursowej), a także nadzór nad instytucją realizującą zadania w tym zakresie, 6) przygotowywanie Szczegółowego opisu priorytetów WRPO i zmian do tego dokumentu, 7) gromadzenie informacji dotyczących konkursów/projektów indywidualnych, ogłaszanych /realizowanych w ramach WRPO, 8) udział w pracach Komisji Odwoławczej rozpatrującej protesty wnoszone w ramach konkursów Priorytetu III Środowisko przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 9) koordynowanie prac nad przygotowaniem i spójnością zapisów w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu III Środowisko przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 10) prowadzenie i zarządzanie bazą ekspertów powołanych w celu rzetelnej i bezstronnej oceny projektów w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 11) udział pracowników w Komisjach Oceny Projektów dla projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej Działanie 7.1 Schemat II Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 12) przygotowywanie, we współpracy z jednostkami zaangażowanymi w realizację WRPO, propozycji kryteriów wyboru projektów, a następnie przekazanie ich Komitetowi Monitorującemu WRPO do zatwierdzenia, 10

11 13) bieżąca współpraca i koordynacja zadań związanych z realizacją Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w województwie wielkopolskim, 14) bieżąca współpraca i koordynacja zadań związanych z realizacją Obszarów Strategicznej Interwencji miast subregionalnych w województwie wielkopolskim, 15) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 16) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , w tym prowadzenie i obsługa Systemu Ewidencji Przedsięwzięć, 17) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 5. Oddział Monitorowania (DPR-II-2) 1) zarządzanie systemem monitorowania WRPO, 2) prowadzenie rzeczowego i finansowego monitoringu na poziomie WRPO, 3) przygotowanie analiz i sprawozdań dla potrzeb Komitetu Monitorującego WRPO, 4) gromadzenie informacji od instytucji i podmiotów realizujących poszczególne priorytety i działania WRPO, o postępie rzeczowym i finansowym osiąganych celów, 5) przygotowywanie sprawozdań z wykonania i realizacji WRPO oraz przekazywanie ich Instytucji Koordynującej Regionalne Programy Operacyjne, Komitetowi Monitorującemu WRPO oraz Komisji Europejskiej, 6) przekazywanie danych do Komisji Europejskiej w systemie SFC2007, 7) nadzorowanie prac nad wprowadzaniem danych do systemu informatycznego, 8) przygotowanie materiałów dla przedstawicieli Zarządu Województwa uczestniczących w posiedzeniach Komitetu Koordynacyjnego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, 9) przeprowadzanie kontroli krzyżowej WRPO oraz kontroli horyzontalnych, 10) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 11) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , w tym obsługa Systemu Ewidencji Przedsięwzięć, 12) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 11

12 6. Wydział Zarządzania Finansowego WRPO (DPR-II-3) 1) Odział Budżetu WRPO (DPR-II-3-1) W zakresie perspektywy finansowej oraz wypełnia następujące zadania: a) planowanie, wnioskowanie, wydatkowanie i sporządzanie sprawozdań dotyczących środków z budżetu środków europejskich i budżetu państwa na realizację WRPO; b) wystawianie zleceń płatności ze środków europejskich przekazywanych do Banku Gospodarstwa Krajowego oraz zapotrzebowań na środki z budżetu państwa; c) prowadzenie ewidencji księgowej środków europejskich zgodnie z właściwymi przepisami; d) monitorowanie dostępnej alokacji, poziomu jej zakontraktowania i wydatkowania; e) przygotowywanie i aktualizacja procedur dotyczących zadań z zakresu Oddziału; f) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału; g) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych W zakresie perspektywy finansowej wypełnia następujące szczególne zadania: a) dokonywanie weryfikacji finansowej wniosków beneficjentów o płatność; b) uczestniczenie w przygotowaniu zmian do Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Wielkopolskiego W zakresie perspektywy finansowej wypełnia następujące szczególne zadania: a) uczestniczenie w przygotowaniu tekstu i zmian do Kontraktu Terytorialnego. 2) Odział Certyfikacji Wydatków (DPR-II-3-2) W zakresie perspektywy finansowej oraz wypełnia następujące zadania: a) przygotowywanie i aktualizacja procedur dotyczących zadań z zakresu Oddziału; b) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału; c) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych W zakresie perspektywy finansowej wypełnia następujące zadania: a) weryfikacja Poświadczenia i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej WRPO do Instytucji Zarządzającej WRPO; b) przygotowanie oraz przekazywanie Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od Instytucji Zarządzającej WRPO do Instytucji Certyfikującej; 12

13 c) monitorowanie zasady n+3/n+2 oraz podejmowanie odpowiednich do zaistniałej sytuacji działań; d) sporządzanie prognoz wydatków do Komisji Europejskiej. W zakresie perspektywy finansowej wypełnia następujące zadania związane z wykonywaniem funkcji Instytucji Certyfikującej przez Instytucję Zarządzającą: a) sporządzanie i przedstawianie Komisji wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach; b) weryfikacja sporządzanych przez jednostki zaangażowane we wdrażanie Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata listy wniosków beneficjenta o płatność do ujęcia we wniosku o płatność do Komisji Europejskiej; c) sporządzanie rocznego zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej zgodnie z właściwymi przepisami; d) zapewnienie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz weryfikacja zatwierdzonych wydatków pod względem ich poniesienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z kryteriami mającymi zastosowanie do Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata ; e) monitorowanie prawidłowości zapisów dotyczących wydatków w systemie informatycznym; f) analizowanie zapisów procedur dotyczących weryfikacji wydatków; g) monitorowanie wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność w celu uwzględnienia ich przy sporządzaniu wniosków do Komisji Europejskiej; h) prowadzenie elektronicznej ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu; i) sporządzanie danych finansowych (m.in. prognoz wydatków) do przekazania do Komisji Europejskiej. 7. Oddział Systemów Informatycznych (DPR-III-1) 1) nadzorowanie działania oraz administrowanie Lokalnym Systemem Informatycznym do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 2) administrowanie, projektowanie i koordynowanie prac nad Lokalnym Systemem Informatycznym do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 3) wparcie użytkowników, przeprowadzanie szkoleń z obsługi i polityki bezpieczeństwa, zarządzanie uprawnieniami oraz cykliczne wykonywanie audytów jakości danych 13

14 w Krajowym Systemie Informatycznym dla Departamentu, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego, Biura Obsługi Funduszy, Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 4) wsparcie użytkowników w zakresie raportowania i przygotowywania niestandardowych raportów w Oracle Discoverer dla Departamentu, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego, Biura Obsługi Funduszy, Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 5) wparcie użytkowników, przeprowadzanie szkoleń z obsługi i polityki bezpieczeństwa, zarządzanie uprawnieniami oraz cykliczne wykonywanie audytów jakości danych w Centralnym Systemem Informatycznym SL2014 do obsługi perspektywy finansowej dla Departamentu, Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego, Biura Obsługi Funduszy, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego, Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu, 6) administrowanie Systemem Ewidencji Przedsięwzięć, 7) wsparcie przy obsłudze systemów Komisji Europejskiej SFC2007, SFC2014, 8) obsługa Systemu Informacyjnego o Sieciach Szerokopasmowych, 9) przygotowywanie i publikowanie uchwał w programie Legislator, 10) obsługa systemu e-radni w ramach zakresu działań Departamentu, 11) wsparcie w zakresie obsługi informatycznej Departamentu, 12) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 13) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , 14) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 15) opracowywanie i dokonywanie aktualizacji procedur, wytycznych i wzorów dokumentów w zakresie realizowanych zadań, 16) przygotowywanie propozycji zapisów do Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie realizowanych zadań. 8. Oddział Kontroli (DPR-III-2) 1) współpraca z Instytucją Audytową, Certyfikującą, Pośredniczącą w Certyfikacji oraz z Instytucją Koordynującą Regionalne Programy Operacyjne, 14

15 2) przygotowywanie Rocznych Planów Kontroli Instytucji Zarządzającej WRPO, 3) przeprowadzanie kontroli systemowej WRPO, 4) przeprowadzanie kontroli doraźnych, 5) przeprowadzanie kontroli na zakończenie realizacji projektów Priorytetu VII Pomoc Techniczna, 6) udział w kontrolach prowadzonych przez Departament i Departament Wdrażania Programu Regionalnego, 7) opiniowanie dokumentacji związanej z wszczęciem postępowania o zamówienie publiczne dla projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej Działanie 7.1 Schemat II Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 8) koordynowanie kontroli i audytów przeprowadzanych w Instytucji Zarządzającej WRPO, 9) gromadzenie, analiza, sporządzanie i przekazywanie do uprawnionych instytucji informacji o nieprawidłowościach finansowych we wdrażaniu WRPO, 10) przygotowywanie Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli dla WRPO, 11) przygotowywanie Rocznego Planu Zatrudnienia Kadr przewidzianych do realizacji zadań związanych z zarządzaniem i wdrażaniem WRPO, 12) weryfikacja Rocznego Planu Działań w ramach Pomocy Technicznej WRPO, 13) bieżący nadzór nad przygotowaniem zapisów w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej WRPO, 14) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 15) koordynacja systemu kontroli zarządczej w Departamencie, 16) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , 17) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 9. Oddział Pomocy Technicznej (DPR-III-3) 1) opracowywanie Rocznego Planu Działań w ramach Pomocy Technicznej WRPO zawierającego m.in. opisy i podział kwot na poszczególne projekty, 2) przygotowywanie decyzji o przyznanie dofinansowania dla poszczególnych projektów, 3) planowanie i zarządzanie budżetem Pomocy Technicznej WRPO, 4) planowanie i zarządzanie budżetem Departamentu, 15

16 5) realizacja, monitorowanie i rozliczanie finansowe projektów w ramach Pomocy Technicznej WRPO, 6) realizacja zadań związanych z przyznaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej WRPO (w tym weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o dofinansowanie oraz sporządzanie umów o dofinansowanie), 7) sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z zakresu Pomocy Technicznej WRPO, 8) udział w pracach związanych z tworzeniem planu zamówień publicznych, 9) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, 10) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , 11) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 10. Wydział Informacji i Promocji (DPR-III-4) 1) Oddział Informacji, Promocji i Szkoleń (DPR-III-4-1) a) opracowywanie i realizacja Planu Komunikacji WRPO, b) opracowywanie i realizacja Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych WRPO, c) organizacja szkoleń dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz pracowników zaangażowanych w realizację WRPO, d) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO, e) prowadzenie serwisu internetowego WRPO, f) przygotowywanie i opiniowanie wytycznych Instytucji Zarządzającej WRPO w zakresie kompetencji Oddziału, g) udział w pracach związanych z programowaniem perspektywy finansowej Unii Europejskiej , h) przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych 2) Oddział Koordynacji Punktów Informacyjnych (DPR-III-4-2) a) kontrola, nadzór merytoryczny i organizacyjny nad siecią Punktów Informacyjnych, zlokalizowanych na terenie województwa wielkopolskiego, b) Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich (DPR-III-4-2-1) referat 16

17 Prowadzenie Głównego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich, którego zadaniami są: - diagnoza potencjalnego beneficjenta i udzielanie informacji o możliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu Narodowej Strategii Spójności, Umowy Partnerstwa, - informowanie o realizowanych projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich, - organizacja spotkań informacyjnych, szkoleń, Mobilnych Punktów Informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, - przygotowanie, druk i dystrybucja materiałów informacyjnych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, - przeprowadzanie innych działań informacyjnych zgodnie z Wnioskiem o przyznanie dotacji na działalność Głównego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich, - promowanie Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie oraz świadczonych przez nie usług, - koordynacja działalności Lokalnych Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie i wymiana informacji pomiędzy uczestnikami Sieci, w tym organizacja szkoleń dla uczestników sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, kontrola i monitoring działalności Lokalnych Punktów Informacyjnych, - rozliczanie dotacji celowej udzielonej przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju na działalność Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich oraz dotacji udzielonej podmiotom wybranym w konkursie na prowadzenie Lokalnych Punktów Informacyjnych, - prowadzenie baz danych i zestawień związanych z wykonywanymi przez Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich zadaniami, - przechowywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów związanych z wykonywanymi zadaniami. 11. Oddział organizacyjno-prawny (DPR-IV) 1) przyjmowanie, wysyłka oraz rejestracja korespondencji przychodzącej, udzielanie informacji w tym zakresie, 2) prowadzenie terminarza spotkań kierownictwa Departamentu oraz ich organizacja, 3) prowadzenie spraw administracyjno-kadrowych Departamentu (listy obecności, urlopy, kopie zakresów czynności pracowników, rejestr upoważnień, delegacje itp.), 4) przygotowywanie na polecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora pism dotyczących spraw administracyjno-organizacyjnych, 17

18 5) obsługa Departamentu w zakresie niezbędnym do jego nieprzerwanego funkcjonowania, 6) prowadzenie rejestru uchwał podejmowanych przez Zarząd Województwa w zakresie kompetencji Departamentu, 7) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora Departamentu, 8) pomoc prawna w przygotowaniu pism i dokumentów, w szczególności dotyczących zarządzania i realizacji Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata oraz ich zgodności z prawem wspólnotowym, krajowym oraz wewnętrznymi regulacjami, 9) zarządzanie bezpieczeństwem informacji, danych i dokumentów związanych z wykonywaniem powierzonych zadań, 10) koordynacja archiwizacji przygotowywanych przez poszczególne Oddziały dokumentów i przekazywanie zarchiwizowanych akt do archiwum zakładowego, 11) opracowywanie i aktualizacja wewnętrznych procedur/regulaminów w ramach zadań realizowanych przez Departament. 15 Komórki organizacyjne Departamentu zobowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji zadań Departamentu. 16 Skargi i wnioski wpływające do Departamentu załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 33 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. VII. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz tryb składania dokumentów Zarządowi i Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego 17 Przy przygotowywaniu projektów pism i decyzji oraz uchwał Zarządu Województwa, uchwał Sejmiku obowiązują następujące zasady: 1) pracownicy Departamentu podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism, 2) naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Oddziałów lub pracownicy (po uprzednim pisemnym upoważnieniu) podpisują pisma w sprawach do załatwienia, w których zostali upoważnieni w formie pisemnej przez Marszałka Województwa lub Zarząd Województwa, 18

19 3) pisma podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo i nadzorujący Kierownik Oddziału. 4) Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Departamentu niezastrzeżone do właściwości Marszałka Województwa, Wicemarszałków Województwa i Członków Zarządu Województwa, 5) Dyrektor Departamentu parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Marszałka Województwa, Wicemarszałków Województwa i Członków Zarządu Województwa Pieczęcie urzędowe używane w Departamencie są ewidencjonowane w Departamencie Administracyjnym, a ich odbiór potwierdzony pisemnie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych. 3. Sposób postępowania z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w przepisach szczególnych. 19 Projekty uchwał Zarządu Województwa winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora Departamentu lub jego Zastępcę, 2) Marszałka Województwa sprawującego nadzór nad Departamentem, 3) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego gdy wywołują skutki finansowe, oraz zaopiniowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. 20 Projekty uchwał Sejmiku przekazywane są do Kancelarii Sejmiku po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu Województwa oraz opinii właściwych komisji Sejmiku. VIII. Zasady organizacji kontroli 21 Kontroli wewnętrznej w Departamencie podlega: 1) wykonywanie zadań na stanowiskach pracy, 2) dyscyplina pracy. 19

20 22 1. Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Departamentu oraz jego Zastępcy. 2. Dowodem przeprowadzenia kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub podpisanie dokumentu (pisma) Departament w zakresie ustalania kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 2. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określają przepisy Rozdziału VI Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego oraz odrębna uchwała Zarządu Województwa. IX. Postanowienia końcowe 24 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Departamentu. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 25 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 26 Pracownicy Departamentu potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu. 27 W zakresie spraw nieujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu. 20