Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 73/847/15 Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia 25 listopada 2015 r. 1 Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Listopad 2015

2 Spis treści Załącznik OGÓLNE INFORMACJE Informacje przedłożone przez: Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli) Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji zarządzającej) Organy pośredniczące (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie pośredniczącym) Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie poświadczającym) Instytucja audytowa i organy audytowe (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji audytowej i organach audytowych) Wytyczne dostarczone instytucjom zarządzającym, certyfikującym i organom pośredniczącym w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami funduszy strukturalnych (data i odniesienie) INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji zarządzającej upoważniającego do pełnienia funkcji Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Organizacja instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk) Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników instytucji zarządzającej/organów pośredniczących (data i odniesienie) Opis procedur dotyczących wyboru i zatwierdzania operacji oraz odnoszących się do zapewniania, że w całym okresie realizacji spełniają one wymogi obowiązujących przepisów wspólnotowych i krajowych (art. 60 lit. a) Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) Weryfikacja operacji (art. 60 lit. b) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/ Rozpatrywanie wniosków o płatność

3 2.2.6 Opis sposobu przekazania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą Zasady kwalifikowalności ustanowione przez państwa członkowskie i mające zastosowanie do programów operacyjnych Jeżeli instytucja zarządzająca i certyfikująca zostały wyznaczone w ramach tego samego organu należy opisać, w jaki sposób zapewniono rozdzielenie funkcji Zamówienia publiczne, pomoc państwa, równość szans i przepisy dotyczące ochrony środowiska Instrukcje i wytyczne wydane na temat obowiązujących przepisów (data i odniesienie) Środki mające na celu zapewnić spełnienie wymogów obowiązujących przepisów, np.: kontrole zarządzania, kontrole, audyt Ścieżka audytu Opis sposobu, w jaki wymogi określone w art. 15 będą wdrażane w odniesieniu do programu i/lub poszczególnych priorytetów Wydane instrukcje w sprawie przechowywania dokumentów uzupełniających przez Beneficjentów (data i odniesienie) Nieprawidłowości i kwoty odzyskane Wydane instrukcje w sprawie sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości oraz rejestracji długów i odzyskanych nadpłaconych kwot (data i odniesienie) Opis procedur (wraz z wykresem) mających na celu wypełnienie wymogu dotyczącego złożenia sprawozdania Komisji na temat nieprawidłowości zgodnie z art ORGANY POŚREDNICZĄCE Organ pośredniczący i jego główne funkcje Organizacja każdego organu pośredniczącego Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk) Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników organu pośredniczącego (data i odniesienie) Opis procedur dotyczących wyboru i zatwierdzania operacji, (jeżeli nie opisano w pkt ) Weryfikacja operacji (art. 60 lit. b) Rozporządzenia Rady (WE) nr, 1083/2006) (jeżeli nie opisano w pkt ) Opis procedur dotyczących rozpatrywania wniosków o płatność, (jeżeli nie opisano w pkt ) 75 3

4 4. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji certyfikującej Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą Funkcje oficjalnie oddelegowane przez Instytucję Certyfikującą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Organizacja instytucji certyfikującej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Procedury pisemne opracowane w IC Poświadczanie deklaracji wydatków Opis procedury, zgodnie z którą deklaracje wydatków są sporządzane, poświadczane i przedkładane Komisji Opis działań podejmowanych przez Instytucję Certyfikującą w celu zapewnienia, że wymogi określone w art. 61 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 są spełnione Uzgodnienia dotyczące dostępu Instytucji Certyfikującej do szczegółowych informacji na temat operacji, weryfikacji i audytu będących w posiadaniu Instytucji Zarządzającej, organów pośredniczących i Instytucji Audytowej System księgowy Opis systemu księgowego, który należy wprowadzić i stosować jako podstawę służącą poświadczaniu wydatków do Komisji Europejskiej Poziom szczegółowości systemu księgowego: Kwoty odzyskane Opis systemu służącego zapewnianiu szybkiego odzyskania pomocy wspólnotowej Uzgodnienia dotyczące prowadzenia księgi dłużników oraz odejmowania odzyskanych kwot od wydatków, które mają być zadeklarowane KE INSTYTUCJE AUDYTOWE Opis głównych zadań i wzajemnych relacji Instytucji Audytowej i instytucji jej podporządkowanych Organizacja Instytucji Audytowej i instytucji jej podporządkowanych Schematy organizacyjne (w tym liczba przypisanych etatów)

5 5.2.2 Rozwiązania w zakresie zagwarantowania niezależności Wymagane kwalifikacje i doświadczenie Opis procedur monitorowania wdrażania rekomendacji/zaleceń i środków korygujących wynikających z raportów audytowych/informacji pokontrolnych Opis procedur (jeśli dotyczy) dotyczących nadzoru Instytucji Audytowej nad działalnością instytucji audytowych jej podporządkowanych Roczne sprawozdanie audytowe i deklaracja zamknięcia Opis procedur dotyczących przygotowania rocznego raportu o kontroli, rocznej opinii i deklaracji zamknięcia Wyznaczenie koordynującej instytucji audytowej Opis roli koordynującej instytucji audytowej, jeśli dotyczy SYSTEM INFORMATYCZNY (ART. 60 LIT. C) ROZPORZĄDZENIA RADY (WE) NR 1083/2006) ZAŁĄCZNIKI

6 1. OGÓLNE INFORMACJE 1.1 Informacje przedłożone przez: Nazwa państwa członkowskiego: Polska województwo lubuskie Nazwa programu i nr CCI: 2007PL161PO008 Nazwa głównego punktu kontaktowego, włącznie z adresem i faksem: Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej Dyrektor Marek Kalupa ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel , fax , adres sekretariatdkf@mir.gov.pl Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: 20/11/ Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli) INSTYTUCJA KOORDYNUJĄCA NARODOWE STRATEGICZNE RAMY ODNIESIENIA (IK NSRO) Koordynacja na poziomie NSRO - Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego prowadzi nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu realizacji NSRO, a także odpowiada za prowadzenie badań ewaluacyjnych na poziomie NSRO, w tym badań horyzontalnych oraz badań uzupełniających i badań ad hoc, wynikających z monitorowania realizacji NSRO. Podstawową rolę w ustalaniu standardów zarządzania i realizacji wszystkich PO finansowanych z funduszy europejskich w latach pełni jeden z departamentów MIR Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej. Komórka ta odpowiada także za monitorowanie i nadzór nad procesem wdrażania wszystkich PO oraz proponowanie nowych działań na forum Rządu RP, Komitetu Koordynującego oraz w relacjach z odpowiednimi komórkami KE. INSTYTUCJA KOORDYNUJĄCA REGIONALNE PROGRAMY OPERACYJNE (IK RPO) Funkcję Instytucji Koordynującej RPO (IK RPO) pełni Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego obsługiwany w przedmiotowym zakresie przez Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju (DKS) w MIR. Instytucja Koordynująca RPO odpowiedzialna jest w szczególności za weryfikację regionalnych programów operacyjnych pod względem ich zgodności z NSRO, negocjowanie regionalnych programów operacyjnych z KE we współpracy z instytucjami zarządzającymi RPO, zapewnienie spójności stosowanych wytycznych oraz monitorowanie efektów wdrażania RPO w regionach (analizy porównawcze). INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA (IZ)

7 7 W myśl artykułu 59 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz art. 25 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, funkcję Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym pełni Zarząd Województwa Lubuskiego. Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, IZ jest odpowiedzialna za zarządzanie regionalnym programem operacyjnym i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Realizację zadań IZ Zarząd Województwa Lubuskiego wykonuje poprzez jednostki organizacyjne w ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA II STOPNIA (IP II) Zgodnie z art. 59 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 27 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju IZ LRPO deleguje część swoich uprawnień do Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Priorytetu III. Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego pełni Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze. INSTYTUCJA AUDYTOWA (IA) Zgodnie z art. 59 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 powołana została Instytucja Audytowa, której zadania wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Funkcję tę pełni sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej. Instytucja Audytowa jest niezależna od Instytucji Zarządzającej LRPO, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Pośredniczących II stopnia oraz Instytucji Certyfikującej. Zadania Instytucji Audytowej wykonywane są za pośrednictwem jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej podległych Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów oraz 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województw. W przypadku LRPO jest to Urząd Kontroli Skarbowej w Zielonej Górze. Instytucja Audytowa odpowiedzialna jest za ogół prac związanych z wydaniem zapewnienia, że system zarządzania i kontroli LRPO spełnia wymogi Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA (IC) Zgodnie z art. 59 i 61 Rozporządzenia 1083/2006 oraz art. 35 ust. 2 pkt 7 z ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, minister właściwy ds. rozwoju regionalnego certyfikuje Komisji Europejskiej prawidłowość poniesienia wydatków w ramach programów operacyjnych. Instytucja Certyfikująca, to komórka organizacyjna utworzona zarządzeniem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, odpowiedzialna za certyfikację wydatków

8 ponoszonych w ramach EFRR/EFS/FS. W zakresie realizowanych zadań jest ona komórką niezależną od komórek wykonujących funkcje instytucji zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi, wchodzących w skład odrębnych pionów podległych innym Członkom Kierownictwa Ministerstwa. Członek Kierownictwa MIR nadzorujący Instytucję Certyfikującą podlega bezpośrednio Ministrowi Infrastruktury i Rozwoju i podejmuje w sposób niezależny decyzje w zakresie dokonywania oraz wstrzymywania procesu poświadczania deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej. Obecnie funkcję Instytucji Certyfikującej pełni Departament Certyfikacji i Desygnacji. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA W CERTYFIKACJI (IPOC) W ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego rolę Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji pełni Wojewoda Lubuski. Powierzenie wykonywania części zadań instytucji certyfikującej nastąpiło, zgodnie z art. 12 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, poprzez zawarcie przez Instytucję Certyfikującą Ministra Infrastruktury i Rozwoju z Wojewodą Lubuskim pisemnego porozumienia określającego zakres powierzanych zadań oraz obowiązki instytucji, do której zadania są delegowane. Komórka w Urzędzie Wojewódzkim obsługująca Wojewodę w zakresie delegowanych zadań jest funkcjonalnie niezależna. KOMITET MONITORUJĄCY (KM LRPO) Zgodnie z zapisami art. 59 oraz 63 Rozporządzenia 1083/2006 monitorowanie Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata jest prowadzone przez Instytucję Zarządzającą oraz Komitet Monitorujący LRPO, pracujący pod przewodnictwem przedstawiciela Instytucji Zarządzającej. Komitet Monitorujący ma na celu zapewnienie odpowiedniej jakości wdrażania programu operacyjnego. Monitorowanie odbywa się w oparciu o stopień realizacji wskaźników finansowych oraz wskaźników produktu i rezultatu określone dla każdego priorytetu i działania. Komitet Monitorujący jest powoływany w ciągu trzech miesięcy od daty przekazania Polsce decyzji o zatwierdzeniu programu przez Komisję Europejską. W skład Komitetu Monitorującego wchodzą zarówno przedstawiciele strony rządowej, samorządowej oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Pozwala to zapewnić ścisłą współpracę pomiędzy partnerami oraz realizację założonych celów poprzez wkład indywidualnych doświadczeń wynikających z odmiennych koncepcji i zastosowania różnorodnego podejścia do rozwiązywania problemów. Komitet Monitorujący LRPO czuwa nad efektywnością i jakością zarządzania i realizacji LRPO (zgodnie z art. 65 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006). Komitet Monitorujący funkcjonuje w oparciu o Regulamin Komitetu Monitorującego zatwierdzony na pierwszym posiedzeniu. Schemat organizacyjny organów uczestniczących w systemie zarządzania i kontroli stanowią załączniki nr 1a. Schemat systemu zarządzania i kontroli stanowi załącznik nr1b. 8

9 Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji zarządzającej) 9 Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Zarząd Województwa Lubuskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze ul. Podgórna 7, Zielona Góra, Dane kontaktowe: Kontakt oficjalny: Marszałek Województwa Lubuskiego Elżbieta Anna Polak Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze ul. Podgórna 7, Zielona Góra, tel , fax ; Kontakt roboczy: Dyrektor Departamentu Programów Regionalnych Katarzyna Drożak ul. Chrobrego 1-3-5, Zielona Góra, tel , , fax., adres k.drozak@lubuskie.pl, sekretariat.dfr@lubuskie.pl, 1.5 Organy pośredniczące (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie pośredniczącym) Instytucja Pośrednicząca II stopnia we wdrażaniu Priorytetu III Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze, Dane kontaktowe: Prezes Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze Jolanta Fedak ul. Miodowa 11, Zielona Góra tel , fax , adres jfedak@wfosigw.zgora.pl. 1.6 Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w organie poświadczającym) Instytucja Certyfikująca Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju i Desygnacji Dane kontaktowe: Dyrektor Departamentu Certyfikacji i Desygnacji Sylwester Zając Departament Certyfikacji

10 10 ul. Mysia 2, Warszawa, adres Adres do korespondencji: ul. Wspólna 2/4, Warszawa tel , fax , 1.7 Instytucja audytowa i organy audytowe (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji audytowej i organach audytowych) Instytucja Audytowa Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Ministerstwo Finansów Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej Dane kontaktowe: Dyrektor Urszula Olędzka ul. Świętokrzyska 12, Warszawa, tel , fax , adres sekretariat.do@mf.gov.pl. 1.8 Wytyczne dostarczone instytucjom zarządzającym, certyfikującym i organom pośredniczącym w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami funduszy strukturalnych (data i odniesienie) 1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.); 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.); 3. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.); 4. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn.zm.) 5. Horyzontalne wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju oraz Ministra Finansów. Obowiązujące wytyczne MIR: - Wytyczne nr 2 w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego (obowiązujące od dnia 13 marca 2007 r.); - Wytyczne w zakresie sprawozdawczości (obowiązujące od dnia 1 października 2011 r.); - Wytyczne nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata (obowiązujące od dnia 30 maja 2007 r.); - Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata (obowiązujące od dnia 29 czerwca 2012 r.);

11 - Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym (obowiązujące od dnia 23 października 2014 r.); - Wytyczne w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych (obowiązujące od dnia 19 września 2008 r.); - Wytyczne nr 1 dotyczące komitetów monitorujących (obowiązujące od dnia 1 grudnia 2014 r.); - Wytyczne w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód (obowiązujące od dnia 11 czerwca 2013 r. ); - Wytyczne w zakresie informacji i promocji (obowiązujące od dnia 2 lipca 2010 r.); - Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (obowiązujące od dnia 14 maja 2010 r.); - Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych (dla przedsięwzięć przygotowywanych w stanie prawnym sprzed 15 listopada 2008 r. - obowiązujące od dnia 30 czerwca 2008 r.; dla przedsięwzięć, dla których wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach złożono po 15 listopada 2008 r.- obowiązujące od 7 maja 2009 r.); - Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej (obowiązujące od dnia 4 grudnia 2014 r.); - Wytyczne w zakresie reguł dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w ramach zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego w gospodarce odpadami (obowiązujące od 27 lipca 2012 r.); - Wytyczne w zakresie projektów indywidualnych (obowiązujące od dnia 28 sierpnia 2013 r.); - Wytyczne w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania (obowiązujące od dnia 15 lutego 2011 r.); - Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej (obowiązujące od dnia 4 marca 2010 r.); - Wytyczne w zakresie programowania działań dotyczących mieszkalnictwa (obowiązujące od dnia 9 września 2008 r.); Wytyczne w zakresie dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w transporcie zbiorowym (obowiązujące od dnia 18 maja 2011 r.); Wytyczne dotyczące przeglądu i renegocjacji z Komisją Europejską programów operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata (obowiązujące od dnia 9 września 2008 r.). 6. Instrukcja wykonawcza (Podręcznik Procedur Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata ) przyjęta przez Zarząd Województwa Lubuskiego uchwałą z dnia 8 kwietnia 2008 r. (z późn. zm.). 11

12 12 2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1 Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji zarządzającej upoważniającego do pełnienia funkcji Podstawę powołania Instytucji Zarządzającej stanowią zapisy: - prawa wspólnotowego: Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 ( D U UE L 210/1 z dnia 31 lipca 2006, z późn. zm.); Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie(WE) nr 1260/1999 (D U UE L 210/25 z dnia 31 lipca 2006, z późn.zm.); Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (D U UE L 371/1 z dnia 27 grudnia 2006, z późn. zm.); - prawa polskiego: Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm); Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U poz. 885, z późn. zm.); Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.). - oraz postanowienia zawarte w: Lubuskim Regionalnym Programie Operacyjnym na lata , zaakceptowanym przez Komisję Europejską w dniu 1 października 2007, przyjętym przez Zarząd Województwa Lubuskiego uchwałą Nr 65/399/2007 z dnia 16 października 2007 r. zmienionym Decyzją Komisji Europejskiej w dniu 7 grudnia 2011 roku. Projekt zmian do dokumentu został zatwierdzony uchwałą Nr 38/473/11 Zarządu Województwa Lubuskiego z 14 czerwca 2011 roku. Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia wspierających wzrost gospodarczy i zatrudnienie przyjętych decyzją Komisji Europejskiej dnia 7 maja 2007 r. (MRR/H/2(1)/03/2007); Statut Województwa Lubuskiego ogłoszony Obwieszczeniem Zarządu Województwa Lubuskiego dnia 4 czerwca 2002 r. (Dz. Urz. Woj. Lub. Nr 57, poz. 717);

13 Regulamin organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z dnia 14 maja 2015 r. przyjęty uchwałą Zarządu Województwa Lubuskiego Nr 36/368/15 z późn. zm.; Porozumienie - Kontrakt Wojewódzki podpisany 6 lutego 2008 r. oraz Aneksy do Kontraktu Wojewódzkiego zawarte 24 sierpnia 2009 r., 15 stycznia 2010 r., 25 czerwca 2012 r., 17 października 2013 r. oraz 25 sierpnia 2014 r. Zgodnie z zapisami art. 25 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. Zarząd Województwa Lubuskiego pełni rolę Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą Zgodnie z zapisami art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, a w szczególności za: - zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego oraz spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; - weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi; - zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; - zapewnienie utrzymywania przez Beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych; - zapewnienie, że oceny programów operacyjnych, o których mowa w art. 48 ust. 3 Rozporządzenia Rady 1083/2006, są przeprowadzane zgodnie z art. 47 wskazanego rozporządzenia; - ustanawianie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 90 Rozporządzenia Rady 1083/2006; - zapewnianie otrzymywania przez instytucję certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; 13

14 - kierowanie pracą komitetu monitorującego i dostarczanie mu dokumentacji wymaganej w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów; - opracowywanie i przedkładanie Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez komitet monitorujący; - zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 Rozporządzenia Rady 1083/ Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Działając zgodnie z art. 59 pkt. 2 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 oraz art. 27 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Instytucja Zarządzająca LRPO na podstawie Porozumienia zawartego w dniu 13 grudnia 2007 r. w Zielonej Górze (z późn. zm.) deleguje do Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze część zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Ochrona i zarządzanie zasobami środowiska przyrodniczego jednocześnie powierzając WFOŚiGW rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Do zadań realizowanych przez IP II należy w szczególności: - prowadzenie naboru wniosków w ramach poszczególnych Działań Priorytetu III; - dokonywanie, w oparciu o przyjęte przez KM LRPO kryteria, oceny projektów, które będą dofinansowane w ramach LRPO; - przygotowywanie umów z Beneficjentami o dofinansowanie projektu; - monitorowanie projektów realizowanych przez Beneficjentów; - kontrolę realizacji dofinansowanych projektów; - dokonywanie weryfikacji wniosków o płatność złożonych przez Beneficjentów Priorytetu III LRPO oraz przygotowywanie i przekazywanie do IZ Poświadczenia i deklaracji wydatków; - przekazywanie IC/IPOC wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami; - przygotowywanie okresowych, rocznych i końcowych sprawozdań oraz informacji miesięcznych z Priorytetu III LRPO w zakresie projektów, znajdujących się na liście Indykatywnego Planu Inwestycyjnego LRPO; - weryfikacja dostarczenia współfinansowanych produktów i usług oraz tego, że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów III Priorytetu LRPO zostały faktycznie poniesione i są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi; - monitorowanie oraz wykrywanie nieprawidłowości w ramach projektów realizowanych przez Beneficjentów oraz składanie informacji na ten temat do IZ LRPO. Rozszerzony wykaz działań realizowanych przez IP II został opisany w punkcie 3. Opisu systemu zarządzania i kontroli. Szczegółowy zakres obowiązków IP II oraz nadzoru wykonywanego przez IZ określa Porozumienie w sprawie powierzenia roli IP II (z późn.zm.). 14

15 Organizacja instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (włącznie z orientacyjną liczbą przydzielonych stanowisk) Zarząd Województwa Lubuskiego pełni rolę Instytucji Zarządzającej Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata Zarząd Województwa wykonuje zadania przypisane Instytucji Zarządzającej za pomocą komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Schemat organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego oraz Instytucji Zarządzającej stanowią odpowiednio załączniki nr 2a i 2b. W realizację zadań związanych z LRPO w ramach UMWL zaangażowane są w szczególności: - Departament Programów Regionalnych (DFR), - Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym (DIZ), - Departament Finansów (DF), - Biuro Audytu, Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego (BAK), - Departament Administracyjno-Gospodarczy (DA). 5 grudnia 2007 r. decyzją Zarządu Województwa Lubuskiego zmieniono strukturę organizacyjną Urzędu Marszałkowskiego łącząc Biuro Instytucji Zarządzającej LRPO z Departamentem Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (DFR) (Uchwała nr 79/473/2007). 24 lutego 2015 r. decyzją Zarządu Województwa Lubuskiego dostosowano strukturę Departamentu RPO (DFR) do nowego okresu programowania na lata Zakres zadań został zwiększony przy jednoczesnym zachowaniu obowiązku realizacji LRPO na lata (Uchwała nr 19/217/15). Dodatkowo ww. zmiana Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego uwzględniała utworzenie Departamentu Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym (DIZ), w zakresie którego ujęte zostały zadania dotyczące Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Departament Programów Regionalnych (DFR) podlega Członkowi Zarządu Województwa Lubuskiego. Departamentem kieruje Dyrektor Departamentu, któremu podlega dwóch Zastępców Dyrektora Departamentu. W strukturze Departamentu Programów Regionalnych (DFR) 1 wydzielono wydziały: - Wydział Koordynacji Wdrażania EFRR (DFR.I). - Wydział ds. Instrumentów Inżynierii Finansowej (DFR.II). - Wydział Kontraktacji Inwestycji Publicznych (DFR.III). - Wydział Kontroli (DFR.IV). - Wydział Postępowań Administracyjnych, Windykacji i Procedury Odwoławczej (DFR.V). - Wydział Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych (DFR.VI). 1 Zgodnie z Zarządzeniem Nr 7/2015 Dyrektora Departamentu Programów Regionalnych z dnia 11 września 2015 r. w sprawie podziału zadań i kompetencji oraz organizacji pracy i funkcjonowania Departamentu Programów Regionalnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze

16 16 - Stanowisko ds. Kancelaryjno-Administracyjnych (DFR.VII). - Wydział Finansów i Certyfikacji (DFR.VIII). - Wydział Kontraktacji Inwestycji Środowiskowych (DFR.X). Do zadań Wydziału Koordynacji Wdrażania EFRR (DFR.I.) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Koordynacja zamknięcia Programu LRPO Prace związane z opisem systemu zarządzania i kontroli określającego w szczególności organizację i procedury obowiązujące instytucje zaangażowane w realizację LRPO Koordynacja prac związanych z opracowaniem Instrukcji Wykonawczych IZ LRPO Koordynacja prac związanych z opracowaniem Instrukcji Wykonawczych dla IP II w ramach LRPO Przygotowanie harmonogramu ogłaszania konkursów w ramach LRPO Przygotowanie planu ewaluacji dla LRPO oraz jego realizacja. 7. Realizacja procesu monitorowania LRPO w przekroju programu/priorytetu/ działania/projektu. 8. Współpraca z IP II w zakresie zadań powierzonych Wydziałowi w ramach LRPO Obsługa systemu informatycznego w zakresie realizowanych zadań oraz nadanych uprawnień. 10. Obsługa SFC Organizowanie pracy Komitetu Monitorującego LRPO na lata i dostarczanie jego członkom wymaganej dokumentacji w celu jakościowego monitorowania realizacji LRPO Zapewnianie gromadzenia danych na temat realizacji LRPO oraz RPO-L2020, niezbędnych do celów zarządzania i monitorowania. 13. Sporządzanie informacji miesięcznych, kwartalnych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji LRPO Przekazywanie zbiorczych danych do DIZ w celu przygotowania sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji RPO-L Przedstawianie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i końcowego z realizacji LRPO Wykrywanie, określanie nieprawidłowości, sporządzanie raportów i zestawień o nieprawidłowościach. 17. Koordynowanie procesu informowania o nieprawidłowościach w ramach LRPO Współpraca z instytucjami zaangażowanymi w realizację, kontrolę, audyt, w tym koordynacja w zakresie kontroli i audytów przeprowadzanych w ramach LRPO Przekazywanie Instytucji Certyfikującej odpowiednich informacji na temat wyników audytów przeprowadzonych weryfikacji i kontroli oraz wyników audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność. 20. Koordynacja tworzenia, analizowania oraz opiniowania dokumentów wdrożeniowych niezbędnych do realizacji RPO-L2020 oraz przekazywanie ich do Departamentu

17 Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym w celu ujęcia w systemie realizacji RPO-L Prowadzenie spraw związanych z realizacją kontraktu wojewódzkiego umożliwiającego dofinansowanie regionalnych programów operacyjnych ze środków pochodzących budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych. 22. Wsparcie dla pracowników Departamentu w zakresie prawidłowości działania infrastruktury informatycznej. 23. Zarządzanie urządzeniami sieciowymi znajdującymi się w zasobach Departamentu. 24. Administracja stron internetowych związanych z zadaniami Departamentu. 25. Wdrażanie oraz nadzór nad rozwiązaniami informatycznymi usprawniającymi pracę Departamentu (LSI , SKW, LSI 2020). 26. Współpraca z innymi komórkami UMWL w zakresie administracji infrastrukturą informatyczną, planowania i organizacji zamówień publicznych dotyczących IT. 27. Pełnienie funkcji administratora ESOD oraz innych systemów funkcjonujących w UMWL w odniesieniu do pracowników Departamentu. 28. Pełnienie funkcji Administratora Merytorycznego IZ w ramach KSI i CSI SL2014, w tym współpraca z Administratorami Merytorycznymi IK NSRO oraz IP II. 29. Pełnienie funkcji koordynatora zadań obronnych w Departamencie. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału DFR.I: 8. Do zadań Wydziału ds. Instrumentów Inżynierii Finansowej (DFR.II) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Zamykanie perspektywy finansowej na lata polegające na weryfikacji i zatwierdzaniu wniosków o płatność i wniosków sprawozdawczych w ramach LRPO na lata w zakresie działań realizowanych w ramach instrumentów finansowych, w tym weryfikacja załączonych dokumentów i weryfikacja wydatków kwalifikowalnych. 2. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność i wniosków sprawozdawczych w ramach RPO-L2020 w zakresie działań realizowanych w ramach instrumentów finansowych, w tym weryfikacja załączonych dokumentów i poświadczenie wydatków kwalifikowalnych. 3. Sporządzanie dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta w celu realizacji zleceń płatności w ramach RPO-L2020, w zakresie działań realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 4. Prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie w ramach RPO-L2020: Prowadzenie ewidencji kont podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji. 5. Przekazywanie do Wydziału Finansów i Certyfikacji (DFR) informacji dotyczących płatności oraz innych niezbędnych informacji dotyczących środków finansowych instrumentów finansowych. 6. Współpraca z Wydziałem Finansowym (DIZ) w zakresie planowania i realizacji przepływów finansowych oraz certyfikacji wydatków w ramach RPO-L2020, w zakresie działań realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 7. Sprawozdawczość w zakresie instrumentów finansowych w ramach LRPO oraz RPO-L

18 8. Przekazywanie do Wydziału Kontroli informacji niezbędnych do przeprowadzenia kontroli instrumentów finansowych. 9. Udział w formułowaniu zasad realizacji w zakresie instrumentów finansowych określonych w RPO Lubuskie Opracowanie instrukcji dotyczących zasad wdrażania Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 11. Realizacja procesu naboru, preselekcji i oceny projektów o dofinansowanie w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 12. Ocena formalna wniosków o dofinansowanie w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych, w tym przygotowanie wykazu projektów, które zostały ocenione pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym. 13. Organizacja i obsługa prac ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 14. Prowadzenie punku przyjęć wniosków o dofinansowanie na realizację projektów w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 15. Badanie zgodności wniosku o dofinansowanie z zasadami pomocy publicznej. 16. Prowadzenie ewidencji składanych wniosków wraz z pobieraniem danych/informacji dotyczących realizowanych inwestycji w celach statystycznych oraz sprawozdawczych. 17. Przygotowanie raportów i protokołów po każdym etapie oceny składanych wniosków. 18. Sporządzanie Decyzji/Umów/Porozumień o dofinansowanie projektów w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 19. Opiniowanie proponowanych zmian w projektach, przygotowanie Zmian/Aneksów do Umów/Porozumień o dofinansowanie projektów, wybranych do realizacji przez Zarząd Województwa Lubuskiego w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 20. Przygotowanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia umowy z beneficjentem na finansowanie projektu w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 21. Zlecenie przygotowania w uzasadnionych przypadkach ekspertyz, dotyczących projektów realizowanych w Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi 18

19 Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych, w celu zasięgnięcia przez Zarząd Województwa Lubuskiego opinii na ich temat oraz prawidłowej oceny merytorycznej. 22. Kontakt oraz korespondencja z Beneficjentami w zakresie projektów, składanych w ramach Osi Priorytetowej 1 RPO-L2020 w Działaniu 1.5; Osi Priorytetowej 3 RPO-L2020 w Działaniu 3.1, Działaniu 3.2 oraz Działaniu w zakresie projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych. 23. Weryfikacja formalna przedłożonego przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału DFR.II: 6. Do zadań Wydziału Kontraktacji Inwestycji Publicznych Finansowej (DFR.III) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Opracowanie instrukcji dotyczących zasad wdrażania Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L Organizacja naboru w trybie konkursowym i indywidualnym Priorytetów I, IV i V LRPO. 3. Realizacja procesu naboru, preselekcji i oceny projektów o dofinansowanie w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L Organizacja i prowadzenie naboru kandydatów na Ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz prowadzenie bazy Ekspertów. 5. Współpraca z Instytucją Pośredniczącą II-go stopnia w zakresie zadań wykonywanych przez Wydział w ramach LRPO. 6. Prowadzenie punktu przyjęć wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L Ocena formalna wniosków o dofinansowanie w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L2020, w tym przygotowywanie wykazu projektów, które zostały ocenione pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym. 8. Badanie zgodności wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z zasadami pomocy publicznej. 9. Zlecanie przygotowania - w uzasadnionych przypadkach - ekspertyz, dotyczących projektów realizowanych w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L2020, w celu zasięgnięcia przez Zarząd Województwa Lubuskiego opinii na ich temat oraz prawidłowej oceny merytorycznej. 10. Organizacja i obsługa prac Ekspertów, zajmujących się oceną merytoryczną projektów w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO- L Kontakt oraz korespondencja z Beneficjentami w zakresie projektów, składanych w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L Opiniowanie proponowanych zmian w projektach, przygotowywanie oraz aneksowanie umów o dofinansowanie projektów, wybranych do realizacji przez Zarząd Województwa Lubuskiego w ramach Priorytetów I, IV i V LRPO oraz Osi Priorytetowej 2, 5, 9 i Działania 4.4 RPO-L

20 13. Weryfikacja przedłożonego przez Beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. 14. Opracowanie oraz bieżąca aktualizacja dokumentacji, podejmowanie czynności organizacyjnych mających na celu przygotowanie departamentu do realizacji zadań obronnych określonych w planie operacyjnym funkcjonowania Urzędu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. 15. Tworzenie, analizowanie i opiniowanie dokumentów wdrożeniowych w zakresie kompetencji Wydziału oraz przekazywanie do Departamentu Zarządzania RPO w celu ujęcia ich w systemie realizacji RPO-L Prowadzenie spraw związanych z realizacją kontraktu wojewódzkiego umożliwiającego dofinasowanie regionalnych programów operacyjnych ze środków pochodzących z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 12. Do zadań Wydziału Kontroli (DFR.IV) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Prowadzenie kontroli projektów w ramach I, II, IV i V Priorytetu LRPO oraz Osi Priorytetowej 1,2,3,4,5 i 9 RPO-L Prowadzenie kontroli systemowej w IP II w ramach LRPO. 3. Prowadzenie kontroli projektów VI Priorytetu LRPO w zakresie projektów realizowanych przez IP II. 4. Sporządzanie Rocznego Planu Kontroli IZ LRPO i Rocznego Planu Kontroli RPO-L2020 w zakresie kontroli projektów oraz jego aktualizacja, weryfikacja RPK IP II. 5. Prowadzenie weryfikacji sprawdzającej dokumentacji PZP Beneficjentów I, II, IV i V Priorytetu LRPO oraz Osi Priorytetowej 1,2,3,4,5 i 9 RPO-L Koordynacja zadań związanych z występowaniem ryzyka w ramach LRPO. 7. Współpraca z Wydziałem Finansów i Certyfikacji w celu realizacji procesu kontroli. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 18. Do zadań Wydziału Postępowań Administracyjnych, Windykacji i Procedury Odwoławczej (DFR.V) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Prowadzenie postępowań administracyjnych (w tym tworzenie projektów decyzji administracyjnych), prowadzących do odzyskania od Beneficjenta środków dotacji w ramach EFRR. 2. Tworzenie projektów tytułów wykonawczych oraz prowadzenie spraw związanych z postępowaniami egzekucyjnymi w ramach EFRR. 3. Koordynacja i prowadzenie zadań związanych z procedurą odwoławczą realizowaną na poziomie IZ w ramach EFRR. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 6. Do zadań Wydziału Kontraktacji Inwestycji Gospodarczych (DFR.VI) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Opracowanie instrukcji dotyczących zasad wdrażania Priorytetu II LRPO. 2. Współpraca z DFR I w zakresie zamknięcia LRPO na lata

21 3. Tworzenie, analizowanie i opiniowanie dokumentów wdrożeniowych w zakresie Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu 1.5 oraz przekazywanie do Departamentu Zarządzania RPO w celu ujęcia ich w systemie realizacji RPO L Organizacja naboru w trybie konkursowym i indywidualnym dla Priorytetu II LRPO oraz naboru w trybie konkursowym dla Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Organizacja i prowadzenie naboru kandydatów na Ekspertów oceniających wnioski pod względem merytorycznym w ramach Priorytetu II LRPO. 6. Prowadzenie punktu przyjęć wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu II LRPO oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Ocena formalna wniosków o dofinansowanie w ramach Priorytetu II LRPO oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu 1.5, w tym przygotowywanie wykazu projektów, które zostały ocenione pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym. 8. Badanie zgodności wniosku o dofinansowanie realizacji projektu z zasadami pomocy publicznej. 9. Prowadzenie ewidencji składanych wniosków wraz z pobieraniem danych/informacji dot. realizowanych inwestycji w celach statystycznych oraz sprawozdawczych. 10. Przygotowywanie raportów i protokołów po każdym etapie oceny składanych wniosków. 11. Przygotowanie i obsługa techniczna posiedzeń Ekspertów zajmujących się oceną merytoryczną projektów w ramach Priorytetu II LRPO na lata oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Przygotowywanie list rankingowych, po zakończeniu oceny merytorycznej projektów w ramach Priorytetu II LRPO oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Przyjmowanie i weryfikowanie dokumentów niezbędnych do podpisywania umów o dofinansowanie realizacji projektów w ramach Priorytetu II LRPO na lata oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Opiniowanie proponowanych zmian w projektach, przygotowywanie oraz aneksowanie umów o dofinansowanie projektów, wybranych do realizacji przez Zarząd Województwa Lubuskiego w ramach Priorytetu II LRPO na lata oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Kontakt oraz korespondencja z Beneficjentami w zakresie projektów składanych w ramach Priorytetu II LRPO na lata oraz Osi Priorytetowej I RPO-L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych w Działaniu Zlecanie przygotowania - w uzasadnionych przypadkach - ekspertyz, dotyczących projektów realizowanych w ramach Priorytetu II LRPO na lata oraz Osi Priorytetowej I RPO- L2020 z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach instrumentów finansowych 21

22 w Działaniu 1.5, w celu zasięgnięcia przez Zarząd Województwa Lubuskiego opinii na ich temat oraz prawidłowej oceny merytorycznej. 17. Przyjmowanie, weryfikacja formalna, przekazywanie do sejfu oraz do skrytki bankowej zabezpieczeń wierzytelności składanych przez Beneficjentów LRPO i RPO-L2020 po podpisaniu umów o dofinansowanie realizacji projektów oraz anulowanie i zwrot zabezpieczeń po wygaśnięciu wszelkich zobowiązań wynikających z ww. umów. Orientacyjna docelowa liczba stanowisk przydzielonych do wydziału: 11. Do zadań na Stanowisku ds. Kancelaryjno - Administracyjnych (DFR.VII) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Wykonywanie zadań związanych z funkcjonowaniem sekretariatu Departamentu: - przekazywanie korespondencji z Kancelarii Ogólnej UMWL oraz sekretariatów członków Zarządu do dyrektora Departamentu Programów Regionalnych, - prowadzenie dziennika korespondencji, - prowadzenie kalendarza spotkań organizowanych przez Departament Programów Regionalnych, - prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora, - przekazywanie korespondencji zewnętrznej do Kancelarii Ogólnej UMWL, - przekazywanie korespondencji wewnętrznej do odpowiednich departamentów i komórek UMWL. 2. Wykonywanie zadań związanych z organizacją pracy w Departamencie Programów Regionalnych: - przekazywanie Z-com Dyrektora oraz kierownikom zaleceń Dyrektora dotyczących organizacji pracy, - wykonywanie zadań związanych z zapewnieniem odpowiedniej ilości materiałów biurowych w Departamencie Programów Regionalnych, - przygotowanie zarządzenia wewnętrznego ustalającego organizację oraz podział zadań i kompetencji w departamencie. 3. Wykonywania zadań stanowiska ds. kadr, tj.: - koordynowanie opracowania planu i wykorzystania urlopów, - koordynowanie i przekazanie do DA planu czasu pracy pracowników Departamentu Programów Regionalnych, - koordynowanie wykonania zaleceń DA dotyczących kadr, - ewidencja delegacji służbowych, - prowadzenie rejestru skarg i wniosków, - sporządzanie list obecności pracowników Orientacyjna docelowa liczba etatów przydzielonych do stanowiska: 3. Do zadań Wydziału Finansów i Certyfikacji (DFR.VIII) w zakresie LRPO należy w szczególności: 1. Weryfikacja i zatwierdzanie wniosków o płatność w ramach LRPO (Priorytety I, II, IV, i V) i RPO-L2020 (Osie Priorytetowe 1,2,3,4,5 i 9), w tym kontrola załączonych dokumentów i poświadczanie wydatków kwalifikowalnych. 22