PakietMicrosoft Office

Transkrypt

1 PakietMicrosoft Office Materiały pomocnicze do pracy z oprogramowaniem biurowym Urząd Gminy Kaliska, październik 2016 Wykonał: Sergiusz Kuchta

2 Zagadnienia: 1. Tworzenie Tabel i obramowań Excel 2. Korespondencja Seryjna 3. Podstawowe działania w arkuszu kalkulacyjnym 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym 5. Formatowanie warunkowe 6. Skróty klawiszowe informacja

3 1. Tworzenie tabel Aby stworzyć tabelę w arkuszu kalkulacyjnym na samym początku musimy określić jakie dane ma ona zawierać. W naszym przykładzie zaczniemy przygotowywać tabelę z danymi którą wykorzystamy w następnym zadaniu. Nasza tabela ma zawierać dane adresowe do odbiorców pisma.

4 1. Tworzenie tabel W celu stworzenia czytelnej tabeli, na samej górze przygotowujemy jej nagłówki, oznaczamy w której kolumnie będą przechowywane jakie dane:

5 1. Tworzenie tabel

6 1. Tworzenie tabel Uzupełnijmy naszą tabelę przykładowymi danymi

7 1. Tworzenie tabel

8 1. Tworzenie tabel Opcjonalnie do naszej tabeli można dodać ramki za pomocą narzędzia Obramowania

9 1. Tworzenie tabel

10 1. Tworzenie tabel Aby dodać obramowanie naszej tabeli, zaznaczamy obszar na którym ma się pojawić obramowanie, a następnie wskazujemy typ obramowania jaki chcemy dodać. Możemy również wybrać opcję rysuj obramowanie, i ręcznie nanieść wybrane przez nas linie na konkretne obszary. WAŻNE! Możemy rysować ramki tylko po krawędziach komórek bądź na skos od wierzchołka do wierzchołka komórki.

11 2. Korespondencja seryjna Przy wysyłce dużej ilości pism o identycznej budowie treści przy zmieniających się tylko niektórych danych takich jak np. Dane adresowe odbiorcy, czy kwota którą powinien zapłacić możemy posłużyć się bardzo wygodną i upraszczającą pracę funkcją jaką jest korespondencja seryjna. Przy używaniu wartości tekstowych w formułach koniecznie musimy pamiętać o tym by ująć ją w cudzysłów! Np. JEŻELI(A1= Czerwony ; Wartość A1 to Czerwony ; Wartość A1 to nie Czerwony )

12 2. Korespondencja seryjna Do korespondencji seryjnej potrzebujemy pismo na którym będziemy pracować, oraz arkusz bazę danych z której nasza funkcja ma pobierać informacje. Mamy już przygotowany przykładowy arkusz z danymi adresowymi, który wykorzystamy do wykonania korespondencji seryjnej Naszym zadaniem jest przygotować koperty zaadresowane do osób znajdujących się w bazie danych.

13 2. Korespondencja seryjna Aby rozpocząć korespondencję seryjną przechodzimy na wstążce do zakładki Korespondencja

14 2. Korespondencja seryjna

15 2. Korespondencja seryjna Następnie wybieramy opcję Rozpocznij korespondencję seryjną, po czym wybieramy Listy Dobrze by było gdyby nasze pismo w tym momencie było już przygotowane, a w tej chwili uzupełnialibyśmy tylko wartości zmienne.

16 2. Korespondencja seryjna Następnie za pomocą przycisku Wybierz adresatów wybieramy Użyj istniejącej listy po czym wskazujemy plik z naszym arkuszem kalkulacyjnym w, którym mamy przygotowane nasze dane do zaciągnięcia.

17 2. Korespondencja seryjna Wskazujemy nasz plik Oraz arkusz w nim zawarty

18 2. Korespondencja seryjna Następnie za pomocą przycisku Wstaw pola korespondencji seryjnej wskazujemy gdzie ma się pojawić interesująca nas zmienna wartość.

19 2. Korespondencja seryjna Tym sposobem uzupełniamy wszelkie miejsca które mają zaciągać się z naszej bazy. Należy pamiętać jednak, że jeden wiersz w bazie, odpowiada jednej wersji dokumentu. W jednym dokumencie nie można wykorzystać dwóch różnych wierszy bazy, ani dwóch różnych baz.

20 2. Korespondencja seryjna Po dodaniu naszych zmiennych powinny wyglądać one tak jak na obrazku obok. Po kliknięciu na którąkolwiek z nich, powinna się ona podświetlać w całości na szaro. Spróbujmy teraz nacisnąć podgląd wyników, i przejrzeć kilka z nich korzystając ze strzałek wskazanych na obrazku

21 2. Korespondencja seryjna Jeżeli wszystko jest w porządku z naszym dokumentem, używamy przycisku Zakończ i scal a następnie zaznaczamy Edytuj poszczególne dokumenty, po czym wybieramy Wszystkie. Mamy teraz komplet dokumentów do druku.

22 3. Podstawowe działania w arkuszu kalkulacyjnym Excel jest doskonałym narzędziem do zliczania danych zawartych w tabelach czy zestawieniach. Aby policzyć cokolwiek w arkuszu kalkulacyjnym musimy utworzyć tzw. Formułę. Formułę wpisujemy bezpośrednio w komórce, lub po zaznaczeniu jej na pasku formuły. Każdą formułę zaczynamy od znaku = po nim wpisujemy jej treść

23 3. Podstawowe działania w arkuszu kalkulacyjnym Najprostsza formuła może wyświetlać np. zawartość innej komórki (np. =A1 Wyświetli zawartość komórki A1) Przykładowe użycie formuł: =A1+A2 dodaje do siebie komórki A1 i A2 =(A1/A2)*5 dzieli komórkę A1 przez A2 a następnie wynik mnoży razy 5 =SUMA(A1:B5) sumuje ze sobą zawartość komórek ze zbiorua1:b5, jest to równoznaczne z formułą: =A1+A2+A3+A4+A5+B1+B2+B3+B4+B5 stosowanie zbioru, często znacznie upraszcza formułę.

24 3. Podstawowe działania w arkuszu kalkulacyjnym Funkcje stosowane w arkuszu kalkulacyjnym mogą państwo odnaleźć po wybraniu na wstążce zakładki Formuły. Ze względu na ich ilość nie będę ich tutaj przytaczać, po rozwinięciu kategorii, można zapoznać się z jej zawartością, a po wybraniu funkcji można za pomocą prostego kreatora dodać ją do komórki. Funkcja nie musi koniecznie zwracać liczby! Może ona zwracać również wartość tekstową, oraz wartości logiczne takie jak prawda i fałsz. Funkcjonalność taka przydaje się np. gdy szukamy pozycji w arkuszu spełniających określone kryteria. Np. porównując dwie wartości ze sobą. Najpopularniejsze funkcje zostaną opisane szerzej w następnym punkcie.

25 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym JEŻELI Funkcja jeżeli pozwala nadać komórce wartość w zależności od określonego warunku. Przykładowym jej użyciem może być np. porównanie dwóch komórek i wyświetlenie tej o większej wartości =JEŻELI(A1>B1;A1;B1) Formuła ta wykonuje wskazane wyżej porównanie, i wyświetla większą z komórek Składnia funkcji JEŻELI: JEŻELI(WARUNEK;WARTOŚĆ JEŻELI PRAWDA;WARTOŚĆ JEŻELI FAŁSZ)

26 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym MIN(ZBIÓR WARTOŚCI) Funkcja służy do wskazania wartości minimalnej w zbiorze wartości wskazanym jako jej argument MAX(ZBIÓR WARTOŚCI) Funkcja podobna do poprzedniej, lecz wskazuje wartość maksymalną w zbiorze ŚREDNIA(ZBIÓR WARTOŚCI) Również podobna do poprzednich, wskazuje wartość średnią ze zbioru

27 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym SUMA.JEŻELI(ZAKRES;KRYTERIA;ZAKRES SUMOWANIA) Funkcja zsumuje wartości komórek, bądź wartości przypisane do nich, po spełnieniu konkretnego kryterium. W przypadku nie podania zakresu sumowania (wartości przypisane) sumowane będą komórki z zakresu w którym sprawdzane są kryteria

28 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym ORAZ(Warunek_logiczny1;Warunek_logiczny2; ) Sprawdza wynik warunków logicznych, jeżeli wszystkie dają wartość PRAWDA przyjmuje wartość PRAWDA, jeżeli nie, przyjmuje wartość FAŁSZ LUB(Warunek_logiczny1;Warunek_logiczny2; ) Sprawdza wynik warunków logicznych, jeżeli jeden z warunków daje wynik PRAWDA, zwraca wartość PRAWDA

29 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela_tabl ica;nr_indeksu_kolumny;przeszukiwany_zakres) Ta funkcja umożliwia znajdowanie danych w tabeli lub zakresie według wierszy. Funkcja ta pozwala na przykład wyszukać nazwisko pracownika przy użyciu jego numeru pracownika lub znaleźć numer telefonu przez wyszukanie odpowiedniego nazwiska (podobnie jak w książce telefonicznej).

30 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym DATA(rok, miesiac, dzień) Ta funkcja zwraca uporządkowaną liczbę kolejną reprezentującą konkretną datę. Jest ona najbardziej przydatna w sytuacjach, gdy rok, miesiąc i dzień są uzyskiwane na podstawie formuł lub odwołań do komórek. DNI(data końcowa, data początkowa) Ta funkcja zwraca liczbę dni między dwiema datami. Przydatna przy tworzeniu wszelkiego rodzaju rejestrów, do kontroli liczby dni upływających do np. końca terminu

31 4. Przydatne formuły w arkuszu kalkulacyjnym Pomoc techniczna Microsoft dla oprogramowania Office zawiera bogatą bazę informacji nt. Funkcji dostępnych w programie Excel, wraz z opisem oraz bogatą ilością przykładów.

32 5. Formatowanie warunkowe Formatowanie warunkowe, pomaga nam wyznaczyć komórki wg. Konkretnych kryteriów np.: Zaznaczyć komórki o konkretnej wartości na czerwono. Oznaczyć wartości za pomocą skali barw, np. Najmniejsze zielone, największe czerwone.

33 5. Formatowanie warunkowe Aby użyć formatowania warunkowego zaznaczamy zakres danych, następnie w zakładce Narzędzia Główne wybieramy opcje Formatowanie warunkowe

34 5. Formatowanie warunkowe Następnie korzystamy z gotowych rozwiązań, które zwykle wystarczają do tego co nam potrzeba, bądź tworzymy własny warunek

35 5. Formatowanie warunkowe Następnie wskazujemy warunek który musi być spełniony. Arkusz od razu pokazuje nam które komórki zostaną warunkowo sformatowane, po wybraniu zatwierdzamy OK

36 5. Formatowanie warunkowe Możemy również za pomocą przycisku Nowa reguła utworzyć nowe formatowanie warunkowe.

37 5. Formatowanie warunkowe Efekt warunku z poprzedniego slajdu, zaznaczono na żółto tylko wartości unikatowe

38 6. Skróty Klawiaturowe Najpopularniejsze Skróty klawiszowe w systemach WINDOWS Skróty Systemowe Naciśnięcie klawisza lub kombinacji klawiszy: F1: Pomoc CTRL+ESC: Otwieranie Menu Start ALT+TAB: Przełączanie między oknami ALT+F4: Zamykanie aktywnego okna SHIFT+DELETE: Trwałe usuwanie element z dysku(pomijając kosz) CTRL+C: Kopiuj CTRL+X: Wytnij CTRL+V: Wklej CTRL+Z: Wstecz F10: Wejście do menu Plik SHIFT+F10: Otwieranie menu kontekstowego ALT+SPACE: Otwieranie menu kontekstowego programu na pasku zadań CTRL+F4: Rozwinięcie paska adresu ALT+F6: Zaznaczanie adresu w pasku adres

39 6. Skróty Klawiaturowe Skróty stosowane w programach Naciśnięcie klawisza lub kombinacji klawiszy (Word, Excel): CTRL+B: Pogrubienie CTRL+U: Podkreślenie CTRL+I: Kursywa CTRL+Q Wyrównaj do lewej CTRL+E Wyśrodkuj CTRL+R Wyrównaj do prawej CTRL+J Wyjustuj tekst 2xLPM: Zaznaczenie całego wyrazu 3xLPM: Zaznaczenie całego zdania w tekście CTRL+SHIFT+< Mniejsze litery CTRL+SHIFT+> Większe litery CTRL+P Drukowanie Skróty związane z Eksploratorem Windows Naciśnięcie klawisza lub kombinacji klawiszy: F2: Zmiana nazwy F3: Wyszukaj ALT+ENTER: Właściwości zaznaczonego elementu F5: Odśwież CTRL+A: Zaznacz wszystko Backspace: Poprzednia strona CTRL+SHIFT Gdy zamienia się nam Y i Z