Kolejne osoby możemy wyświetlać naciskając przyciski do przesuwania rekordów.

Transkrypt

1 Wskazówki do wykonania Ćwiczenia 7, Korespondencja seryjna (Word 2007) ze strony Autor: dr Mariusz Giero Narzędzie korespondencji seryjnej warto użyć, gdy naszym zadaniem jest przygotowanie imiennego dokumentu kierowanego do jakiejś grupy osób (np. informacja, zawiadomienie, zaproszenie, reklama). Aby skorzystać z korespondencji seryjnej należy wykonać 3 kroki: Krok I. przygotować treść dokumentu Krok II. przygotować (w oddzielnym pliku) listę (bazę) osób, do których ma być skierowany dokument lub podłączyć bazę istniejącą. Krok III. wskazać, gdzie co ma być umieszczone w dokumencie, tj. gdzie ma być umieszczone imię, nazwisko, adres osoby itd. Następnie wykonuje się tzw. scalenie dokumentu co skutkuje wydrukowaniem oddzielnych dokumentów lub wysłaniem i do wszystkich osób, z listy którą zrobiliśmy w kroku II. 1. Przygotowanie zawiadomienia informacja Krok I. Kopiujemy tekst z linku informacja 1 do dokumentu Worda i zapisujemy dokument pod nazwą informacja Krok II. Tworzymy listę (bazę) osób KORESPONDENCJA WYBIERZ ADRESATÓW WPISZ NOWĄ LISTĘ DOSTOSUJ KOLUMNY. Przez DODAJ/USUŃ dostosuj listę pól jak na obrazku poniżej: Wprowadź dane dla 3 osób. W polu płeć wpisuj k lub m Po wpisaniu danych: OK. Program poprosi o zapisanie danych. Zapisz dane pod nazwą baza osób w tym samym folderze co plik informacja Krok III. Usuwamy kropki po słowie Pan(i). Następnie KORESPONDENCJA - WSTAW POLA KORESPONDENCJI SERYJNEJ. Wybieramy Imię i Nazwisko. W dokumencie pojawi się «IMIĘ» «NAZWISKO». W ten sposób wskazuje się, że w tym miejscu mają być wstawiane imiona i nazwiska osób z przygotowanej w p. 1.2 listy Aby zobaczyć konkretne imiona i nazwiska włączamy KORESPONDENCJA - PODGLĄD WYNIKÓW: Kolejne osoby możemy wyświetlać naciskając przyciski do przesuwania rekordów.

2 1.5. Pracę z korespondencją seryjną kończymy wybierając KORESPONDENCJA - ZAKOŃCZ I SCAL: DRUKUJ DOKUMENTY automatyczne wydrukowanie imiennych dokumentów do wszystkich osób z listy. WYŚLIJ WIADOMOŚCI automatyczne wysłanie i do wszystkich osób z listy. Uwaga: WYŚLIJ WIADOMOŚCI działa tylko we współpracy z programem Microsoft Outlook Korzystając z korespondencji seryjnej możemy ustawić, że automatycznie będzie się pojawiało słowo Pan jeśli adresatem jest mężczyzna oraz Pani jeśli kobieta: Kasujemy słowo Pan(i). Wybieramy KORESPONDENCJA REGUŁY JEŚLI TO INACZEJ. Programujemy regułę jak poniżej: Aby sprawdzić czy reguła działa poprawnie przesuwamy kolejne osoby z listy wg p Powinno się pojawiać właściwe słowo. Analogicznie programujemy regułę, aby pokazywała się właściwa forma tekstu został umieszczony. 2. Przygotowanie dokumentu informacja 2. Powtórzymy czynności z p. 1, za wyjątkiem p. 1.2, tj. nie będziemy tworzyć listy osób od początku, ale skorzystamy z już utworzonej Krok I. Kopiujemy tekst z linku informacja 2 do dokumentu Worda i zapisujemy dokument pod nazwą informacja Krok II. Podłączamy istniejącą listę osób: KORESPONDENCJA WYBIERZ ADRESATÓW UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY. Odszukujemy i zaznaczamy plik baza osób, a następnie naciskamy OTWÓRZ Krok III. Wskazujemy tak jak w p. 1.3 gdzie ma być wstawione imię, nazwisko oraz po słowie zamieszkał(y/a) : kod, miasto i po słowie ul. ulica i numer domu Programujemy reguły, aby pojawiała się właściwa forma tekstu Szanowny Pan, zamieszkały, został Pan przyjęty. 3. Adresowanie kopert Koperta ma być zaadresowana wg wzoru pod linkiem koperta W nowym dokumencie ustawiamy rozmiar papieru (wybierzemy małą kopertę): UKŁAD STRONY ROZMIAR WIĘCEJ ROZMIARÓW PAPIERU ZAKŁADKA PAPIER SZEROKOŚĆ 13 CM WYSOKOŚĆ 9 CM. Zapisujemy dokument pod nazwą koperta Krok I. Wpisujemy Sz. P. oraz ul.. Pozostały tekst będzie pobrany z bazy osób Krok II. Podłączamy bazę osób tak jak w p Krok III. Wskazujemy, gdzie co ma być umieszczone tak jak w p Koperty do wszystkich osób z bazy wydrukujemy naciskając Zakończ i scal (Patrz p. 1.5).

3 4. Modyfikacja bazy osób Aby dokonać modyfikacji może być otwarty tylko jeden dokument, do którego jest podłączona baza osób (Należy zamknąć dokumenty informacja1 i informacja2, tak aby pozostał otwarty tylko dokument koperta ) KORESPONDENCJA EDYTUJ LISTĘ ADRESATÓW W LEWEM DOLNYM ROGU WSKAZUJEMY PLIK Z BAZA OSÓB EDYTUJ: Można teraz dokonywać zmian w bazie: dodawać/usuwać osoby, zmieniać dane. Np. dopiszmy nową osobę. Po zaakceptowaniu ta osoba jest już uwzględniona przy adresowaniu kopert. Przewiń rekordy (p. 1.4), aby pokazała się ta osobą. 5. Przygotowanie dokumentu oceny Krok I. Przygotowujemy dokument wg wzoru z linku oceny. Zestawienie ocen należy przygotować w formie tabeli. Dokument zapisujemy pod nazwą oceny Krok IIa. Podłączamy bazę osób tak jak w p. 2.3 (tą bazę potraktujemy jako bazę uczniów) Krok IIb. Modyfikujemy tą bazę tak jak opisane w p. 4.2 dodając pola przez Dostosuj kolumny na wpisanie ocen z poszczególnych przedmiotów: pol, ang, mat, geo, his, wf. Wprowadzamy oceny Krok III. Wskazujemy, gdzie co ma być umieszczone tak jak w p. 1.3: imię i nazwisko uczniów oraz oceny z poszczególnych przedmiotów Programujemy reguły, aby pojawiała się właściwa forma tekstu Uczeń oraz otrzymał Programujemy reguły, aby pojawiał się komentarz oceny: jeśli ocena z przedmiotu jest 5 lub 6 komentarz powinien być Gratulacje!, jeśli 1 lub 2 komentarz Wstyd!, jeśli inna ocena brak komentarza: Ustawiamy się w komórce, gdzie ma być komentarz dla oceny z języka polskiego Programujemy regułę na komentarz Gratulacje! :

4 I będąc w tej samej komórce programujemy regułę na komentarz Wstyd! : Analogicznie można zaprogramować reguły dla ocen z pozostałych przedmiotów. Ale, aby zrobić to szybciej można odsłonić kod reguł dla języka polskiego, skopiować go do pozostałych komórek i poprawić: Odsłaniamy kod: naciskamy Alt-F9. Pojawi się: {IF {MERGEFIELD pol} >= 5 "Gratulacje!" "" }{IF {MERGEFIELD pol} <= 2 "Wstyd!" "" } Kopiujemy ten kod do pozostałych komórek, gdzie będą komentarze Poprawiamy kod: zmieniamy pol na odpowiednią nazwę przedmiotu, np. w komentarzu do oceny z angielskiego zmieniamy pol na ang (w dwóch miejscach, dla reguły gratulacje i dla reguły wstyd) itd Ukrywamy kod: naciskamy Alt-F Uwaga: Być może nie od razu pojawią się poprawne komentarze. Dopiero, gdy przewiniemy bazę osób (patrz p. 1.4) do następnej osoby komentarze będę wyświetlać się poprawnie Automatyczne obliczanie średniej. Warunkiem jest, aby dane były umieszczone w tabeli Ustawiamy się w komórce, gdzie ma być obliczona średnia NARZĘDZIA TABEL UKŁAD FORMUŁA: Z listy wklej funkcję wybieramy: average i dopisujemy jako argument tej funkcji above : Uwaga: W polu Formuła na początku musi być znak równości. Word jest w porównaniu z Excelem uboższy w funkcje. Jak również w przeciwieństwie do Excela nie podaje się adresów komórek jako argumentów, ale położenie argumentów (danych do obliczeń): above, below, left albo right.

5 Przesuwamy kolejne osoby (p. 1.4) i średnia oblicza się automatycznie dla poszczególnych osób.