Usługi konsultacyjne w zakresie ewaluacji

Transkrypt

1 ECORYS Polska sp. z o.o. Łucka 2/4/ Warszawa T F E ecorys@ecorys.pl W NIP: PL REGON: KRS: Wysokość kapitału zakładowego: zł Fortis Bank, IBAN: PL SWIFT: PPABPLPK Warszawa, r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT w postępowaniu zgodnym z zasadą efektywnego zarządzania finansami nr 8/26494/2013 ECORYS Polska Sp. z o. o. w związku z realizacją projektu innowacyjnego PI Nawigator zdobywców przyszłości (nr projektu POKL /12), współfinansowanego ze środku Unii Europejskiej w ramach, prowadzi postępowanie zgodne z zasadą efektywnego zarządzania w celu w celu wyłonienia Wykonawcy usługi ewaluacji zewnętrznej produktu finalnego w ramach ww. projektu. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi konsultacyjne w zakresie ewaluacji Rodzaj zamówienia usługa. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. 1. Zamawiający ECORYS Polska Sp. z o. o. ul. Łucka 2/4/6; Warszawa NIP: , REGON: Telefon: Fax: jolanta.figiel@ecorys.pl 2. Informacje nt. Projektu Nawigator zdobywców przyszłości Projekt PI Nawigator zdobywców przyszłości jest współfinasowany z środków Unii Europejskiej w ramach Działania 7.2. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Realizacja projektu odbywa się na terenie województwa podkarpackiego od stycznia 2013 r. do marca 2015 r. W ramach projektu Nawigator zdobywców przyszłości zostanie stworzony innowacyjny model działań włączający różne podmioty i dający im nowe metody pracy, dzięki czemu będzie możliwe lepsze przygotowanie wychowanków domów dziecka do samodzielnego życia.

2 3. Wymagania stawiane oferentom O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia, tzn. Wykonawcy, którzy: a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie przynajmniej trzy ewaluacje projektów z zakresu rynku pracy, a każda z tych ewaluacji obejmowała następujące elementy: opracowanie metodologii badania, realizację badania, opracowanie raportów z realizacji badania. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na podstawie danych i informacji zawartych w żądanych do załączenia do oferty - dokumentach i oświadczeniach z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców zgodnie z zał. nr 2. b) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali należycie, co najmniej jedną ewaluację produktu finalnego w ramach projektu innowacyjnego, a usługa ewaluacji obejmowała następujące elementy: opracowanie metodologii badania, realizację badania, opracowanie raportów z realizacji badania. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na podstawie danych i informacji zawartych w żądanych do załączenia do oferty - dokumentach i oświadczeniach z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców zgodnie z zał. nr 2. c) zadeklarują w ofercie przeprowadzenie ewaluacji zewnętrznej wg przedstawionych wymogów i w podanym terminie d) wykażą się wymaganą wiedzą w postaci osób zdolnych do wykonania zlecenia Wykonawca musi dysponować odpowiednimi dla zapewnienia realizacji przedmiotu zamówienia zasobami kadrowymi (m.in. osoby prowadzące badania terenowe). Kluczowy zespół badawczy musi liczyć co najmniej 3 osoby, w tym: kierownik zespołu, który: - posiada wyższe wykształcenie (co najmniej tytuł magistra) - w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert kierował co najmniej 3 badaniami ewaluacyjnymi projektów z zakresu rynku pracy - jest autorem lub współautorem co najmniej 2 raportów ewaluacyjnych (tj. dokumentów lub opracowań, opisujących rezultaty badań i analiz, przygotowanych dla podmiotu zlecającego ewaluację) dotyczących programów/projektów z zakresu rynku pracy 2 / 11

3 co najmniej dwóch specjalistów ds. ewaluacji, z których każdy: - posiada wyższe wykształcenie (co najmniej tytuł magistra), - w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert brał udział jako członek zespołu badawczego w realizacji co najmniej 3 ewaluacji dotyczących działań projektowych prowadzonych w ramach projektów z zakresu rynku pracy, - posiada doświadczenie w prowadzeniu badań ewaluacyjnych z wykorzystaniem technik jakościowych i ilościowych dotyczących oceny projektów/programów z zakresu rynku pracy, - jest autorem lub współautorem co najmniej 1 raportu ewaluacyjnego (tj. dokumentów lub opracowań, opisujących rezultaty badań i analiz, przygotowanych dla podmiotu zlecającego ewaluację) dotyczących projektów/programów z zakresu rynku pracy. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanych warunków na podstawie danych i informacji zawartych w żądanych do załączenia do oferty - dokumentach i oświadczeniach. d. oświadczą, że są zdolni do wykonania ewaluacji zewnętrznej wg przedstawionych wymogów. Z możliwości realizacji zamówienia wyklucza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności przez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu potwierdzenia braku powiązań, o których mowa oferent dołącza do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań. Z możliwości realizacji zamówienia wyklucza się podmioty, które były zaangażowane w dotychczasową realizację projektu PI Nawigator zdobywców przyszłości (nr projektu POKL /12) Ocena spełnienia przedstawionych warunków zostanie dokonana wg formuły spełnia nie spełnia na podstawie informacji zawartych w formularzu oferty oraz załącznikach. W przypadku niespełnienia któregokolwiek z warunków, nastąpi odrzucenie oferty. 3 / 11

4 4. Grupa, na której prowadzone będzie badanie Grupę docelową, do której zaadresowane są produkty projektu, stanowią Użytkownicy i Odbiorcy. Odbiorcami produktów są wychowankowie domów dziecka z terenu województwa podkarpackiego. Grupę tą stanowić będą: w wymiarze testowania: 60 wychowanków domów dziecka z 3 domów dziecka (Skopanie, Wolica, Sanok) w podziale na dwie grupy: grupa młodsza - 8 do14 lat (18 osób), grupa starsza osoby powyżej 15roku życia (42 osoby); w tym 30 dziewcząt i 30 chłopców. W etapie testowania wezmą udział wymienione domy dziecka z powiatu tarnobrzeskiego, jasielskiego i sanockiego współpracujące z Wnioskodawcą na etapie opracowywania założeń projektu i w trakcie jego realizacji, wykazujące w tym zakresie największe zaangażowanie; Użytkownikami modelu są pracownicy domów dziecka, pracownicy instytucji współpracujących z domami dziecka oraz wolontariusze. Grupa Użytkowników obejmuje: w wymiarze testowania: 21 pracowników z 3 domów dziecka z województwa podkarpackiego. Z każdego domu dziecka rekrutowanych zostanie 5 wychowawców i 2 specjalistów (psycholog/pedagog lub terapeuta) oraz 24 przedstawicieli instytucji współpracujących z domami dziecka w zakresie pomocy i integracji społecznej, edukacji, aktywizacji zawodowej, tj. pracownicy socjalni OPS (w tym PCPR), pedagodzy i wychowawcy w szkołach, pracownicy Poradni Psychologiczno-Pedagogicznych, przedstawiciele IRP oraz NGO tzw. Instytucje Współpracujące z Domami Dziecka (IW) Łącznie 45 osób (domy dziecka 18 kobiet, 3 mężczyzn i IW 18 kobiet, 6 mężczyzn; ogółem 36 kobiet i 9 mężczyzn)5. Ponadto do użytkowników zalicza się 60 wolontariuszy (45 kobiet,15 mężczyzn); 5. Czas i miejsce badania Ewaluacja będzie trwała od stycznia 2014 do czerwca 2014 (koniec fazy testowania). Raport podsumowujący ewaluację musi powstać do końca czerwca Badanie przeprowadzone będzie w Domu Dziecka im. Św. Józefa w Sanoku, Domu Dziecka w Skopaniu oraz w Domu Dziecka w Wolicy. w których realizowane będzie testowanie produktów. 6. Opis przedmiotu zamówienia I. Przedmiotem zamówienia jest zlecenie usługi ewaluacji zewnętrznej produktu finalnego projektu innowacyjnego Nawigator zdobywców przyszłości II. Celem przeprowadzenia ewaluacji jest sprawdzenie, czy produkt spełnia oczekiwania Odbiorców i Użytkowników oraz w tym kontekście wskazanie usprawnień działania ewaluowanego produktu i jego części składowych oraz wskazanie ewentualnych modyfikacji produktu finalnego. 4 / 11

5 III. Do zadań ewaluatora zewnętrznego należy: opracowanie narzędzi badawczych, przeprowadzenie badań i analiza uzyskanych wyników zapoznanie się z wynikami ewaluacji wewnętrznej opracowanie raportu ewaluacyjnego końcowego IV. Kryteria, w oparciu, o które powinna zostać przeprowadzona ewaluacja zewnętrzna: adekwatność ocena, w jakim stopniu założone cele leżące u podstaw opracowanego rozwiązania odpowiadają zidentyfikowanym problemom i rzeczywistym potrzebom osób z wyższym wykształceniem pozostających bez zatrudnienia skuteczność weryfikacja, czy stosowanie produktu przynosi zakładane wyniki efektywność ocena relacji użytych zasobów, wydatkowanych środków finansowych do osiąganych efektów użyteczność ocena wpływu zaoferowanego wsparcia na poprawę sytuacji uczestników na rynku pracy, ocena czy zmiany wywołane realizacją projektu są korzystne z punktu widzenia jego uczestników i do jakiego stopnia oddziaływanie projektu odpowiada potrzebom grupy docelowej trwałość ocena, czy pozytywne efekty proponowanego rozwiązania mogą trwać po zakończeniu projektu (czy po zakończeniu realizacji projektu jest szansa na włączenie modelu do powszechnej praktyki) stopień skomplikowania produktu finalnego ocena łatwości zastosowania w działalności domów dziecka wypracowanych narzędzi możliwość zastosowania produktu finalnego w codziennej praktyce domów dziecka ocena, czy produkt spełnia oczekiwania użytkowników i odbiorców Odpowiedzi na powyższe pytania powinny być zawarte w raporcie z ewaluacji. V. W ramach ewaluacji zewnętrznej przeprowadzone zostaną minimum: 5 / 11

6 6 / 11

7 VI. Ponadto ewaluacja obejmowała będzie pomiar osiągania wskaźników pomiaru celów: - Liczba domów dziecka, które w okresie realizacji projektu wdrożą wypracowany produkt finalny [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba domów dziecka, które przejmą w swej działalności elementy produktu finalnego [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba wychowanków domów dziecka, którzy wzięli udział w projekcie i zwiększyli swoje umiejętności w przystosowaniu do życia w społeczeństwie [badania ewaluacyjne na zakończenie testowania] - Liczba osób, które podniosą swój poziom wiedzy i umiejętności w zakresie opracowania diagnozy wychowanków domów dziecka po zakończonym udziale w szkoleniu dotyczącym Skanera kompetencji min. 90% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które w okresie realizacji projektu będą pracować z wykorzystaniem opracowanego narzędzia diagnozującego 100% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] 7 / 11

8 - Liczba osób, które podniosą swój poziom wiedzy i umiejętności w zakresie pracy z wychowankami domów dziecka po zakończonym udziale w szkoleniu dotyczącym modułu Akademia Rozwoju Kompetencji 90% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które podniosą swój poziom wiedzy i umiejętności w zakresie prowadzenia poradnictwa życiowego po udziale w szkoleniu Life-Tutoring 90% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które w okresie realizacji projektu będą pracować z wykorzystaniem opracowanych ścieżek wsparcia w ramach Akademii Rozwoju Kompetencji 100% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które podniosły swój poziom kompetencji społecznych i przygotowania do usamodzielnienia po zakończonym udziale w zajęciach w ramach Akademii Rozwoju Kompetencji 80% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które podniosły poziom przygotowania do usamodzielnienia po zakończonym udziale w zajęciach w ramach Life-Tutoringu 80% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które stworzą własne portfolio minimum 80% [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba osób, które podniosły poziom wiedzy i umiejętności w zakresie budowania lokalnych partnerstw na rzecz wychowanków domów dziecka po zakończonym udziale w szkoleniu [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba opracowanych i wdrożonych w ramach projektu lokalnych planów działania instytucji działających na rzecz integracji i pomocy społecznej, edukacji, aktywizacji zawodowej [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba instytucji z województwa podkarpackiego, które przyjmą do stosowania wybrane elementy modelu Nawigator Zdobywców Przyszłości [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] - Liczba uczestników spotkań/seminariów/konferencji, którzy nabyli wiedzę na temat stosowania modelu Nawigator Zdobywców Przyszłości [badania ewaluacyjne na zakończenie realizacji projektu] VII. Usługa będzie przeprowadzona wg. następujących etapów: opracowanie raportu metodologicznego - koncepcji ewaluacji wraz z harmonogramem realizacji badania opracowanie adekwatnych narzędzi ewaluacyjnych przeprowadzenie badania wg przyjętej metodologii pozyskanie danych, które umożliwią ocenę bezpośrednich efektów projektu w odniesieniu do grupy Odbiorców i Użytkowników 8 / 11

9 opracowanie raportu końcowego ewaluacji zewnętrznej produktu finalnego zawierającego: opis metodologii, przedstawienie i analizę wyników badania ewaluacyjnego i porównania efektów stosowania produktu z grupą porównawczą, poziom osiągnięcia wskaźników pomiaru celów, wnioski dotyczące funkcjonowania produktu oraz rekomendacje dotyczące usprawnienia produktu oraz dostosowania go do poszczególnych jego grup docelowych i innych interesariuszy VIII. Ewaluacja będzie wykorzystywać dane zastane z systemu monitoringu projektu jak i dane pierwotne pozyskane przez Wykonawcę. IX. Ewaluator zewnętrzny będzie obecny od wczesnej fazy etapu testowania i będzie miał zapewniony udział we wszystkich działaniach prowadzonych w ramach testowania. X. Cele ewaluacji zewnętrznej to usprawnienie działań i udoskonalenie opracowanego produktu finalnego poprzez wskazanie ewentualnych modyfikacji, a także ocena stopnia osiągnięcia założonych rezultatów projektu. Ponadto prowadzona ewaluacja zewnętrzna będzie miała na celu uzyskanie odpowiedzi na następujące pytania kluczowe: - Na ile/w jakim stopniu produkt finalny odpowiada realnym potrzebom i problemom odbiorców i użytkowników? - Na ile/w jakim stopniu produkt finalny odpowiada oczekiwaniom odbiorców i użytkowników? - Na ile/w jakim stopniu zastosowanie produktu finalnego sprzyja rozwiązywaniu problemów odbiorców? - Jakie korzyści odbiorcom i użytkownikom przynosi zastosowanie produktu finalnego? - Jaki wpływ ma zastosowanie produktu finalnego na poprawę sytuacji odbiorców na rynku pracy? - Na ile poszczególne narzędzia są spójne i stanowią odpowiedź na zdiagnozowane problemy i niwelują ich negatywne skutki? - Na ile/w jakim stopniu produkt finalny jest rozwiązaniem ekonomicznym, tzn. jaki jest stosunek poniesionych nakładów związanych z jego realizacją do przewidywanych wyników i rezultatów jego zastosowania? - Jakie są mocne i słabe strony opracowanego produktu finalnego? - Co należałoby zmienić w proponowanym produkcie finalnym? - Jakie są możliwości zastosowania produktu finalnego w codziennej praktyce urzędów pracy? XI. Na podstawie powyższych zabiegów ewaluator zewnętrzny przygotuje raport, w którym zawarte będą m.in. rekomendacje dotyczące ostatecznej wersji produktu finalnego. XII. Należy równocześnie podkreślić, że wyniki realizacji ewaluacji zewnętrznej będą wykorzystane podczas etapu upowszechniania projektu i pozwolą na dotarcie z informacją o zaletach produktu finalnego (jego funkcjonalności i przydatności) do znacznie szerszej grupy instytucji, w tym innych placówek opiekuńczowychowawczych na terenie województwa i ich wychowanków. 9 / 11

10 7. Składanie ofert Oferty powinny zawierać: a) Wypełniony formularz ofertowy załącznik nr 1; b) dokumenty potwierdzające spełnianie wymogów stawianych oferentom, o których mowa w pkt 2: 2.1 wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których dostawy lub usługi zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie (referencje) załącznik nr 2; 2.2 wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami załącznik nr 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo poproszenia oferentów o dodatkowe dokumenty w celu potwierdzenia informacji podanych przez nich w ofercie. Ofertę (podpisaną, w formacie PDF) wraz z załącznikami (podpisanymi lub poświadczonymi za zgodność z oryginałem, w formacie PDF) należy: przesłać w formie elektronicznej na adres jolanta.figiel@ecorys.pl, albo dostarczyć na adres: ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Łucka 2/4/6, Warszawa, do dnia r., do godziny 16:00 (decyduje data i godzina wpłynięcia oferty). W tytule a lub na przesyłce należy podać nr postepowania, na które składana jest oferta. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 8. Kryteria oceny oferty: Zamawiający zweryfikuje złożone oferty pod względem spełniania kryteriów dostępu. Oferty, które spełnią łącznie wszystkie wskazane w p. 2 kryteria, będą oceniane przez Zamawiającego w oparciu następujące kryteria: Kryterium 1 Cena brutto Waga 40% Podana cena winna zawierać wszystkie koszty niezbędne do należytego wykonania usługi oraz powinna wskazywać kwotę netto, stawkę VAT oraz kwotę brutto za wykonanie zlecenia. W sytuacji odrzucenia ofert z 10 / 11

11 powodu, iż kwota ofert przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z oferentem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Kryterium 2 Metodologia realizacji badania ewaluacyjnego 40% Kryterium 3 Sposób organizacji badania ewaluacyjnego 20% Koncepcja badawcza (Metodologia realizacji badania ewaluacyjnego oraz Sposób organizacji badania ewaluacyjnego) muszą zapewniać prawidłowość przeprowadzenia badania zgodnie z wymogami Zamawiającego. 9. Sposób wyboru oferty Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria wskazane w p. 8 spośród ofert spełniających wszystkie wymogi wskazane w p. 2. Zamawiający zakończy postępowanie bez wyboru Wykonawcy, jeżeli nadesłane oferty wykraczały będą ceną ponad maksimum, jakie Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. 9. Osoba kontaktowa ze strony ECORYS Polska Sp. z o.o. W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o kontakt: Jolanta Figiel tel.: , w godz ; jolanta.figiel@ecorys.pl Zapytanie ofertowe sporządziła: Koordynator projektu - Jolanta Figiel Warszawa, dn r. 11 / 11